1.5. Identifique los tres "pilares de la
información de calidad".
Explique la función de
cada uno de ellos para satisfacer las necesidades de
información de los tomadores de decisiones.
¿Cómo puede ser que la información que es
relevante para un usuario no lo sea necesariamente para otro?
Los tres pilares de la información son: exactitud,
oportunidad y relevancia.
La exactitud es algo más que saber que uno más
uno es igual a dos. Significa que la información
esté libre de errores. Significa que la información
es clara y refleja adecuadamente el sentido de los datos en los que
se basa. Transmite una imagen clara al
receptor, lo cual puede requerir una presentación en forma
gráfica en vez de tabular. La exactitud significa que la
información está libre de tendencias o
desviaciones.
El hacer llegar la información a los receptores dentro
del marco de tiempo
necesario es otro atributo clave de la calidad de la
información. Tiene escaso valor contar
con información a destiempo para adoptar las oportunas
acciones
correctivas. La oportunidad en la información significa
simplemente que los receptores la puedan obtener cuando la
necesitan.
La relevancia es el último atributo clave de la calidad
de la información. En palabras sencillas, ¿la
información responde de manera específica al
receptor sobre el qué, por qué,
dónde,cuándo,quién,cómo?
Los gerentes siempre han usado información para
desempeñar sus labores y dar respuestas a las anteriores
preguntas. Así pues el tema de la información
gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad es la
facilidad con que puede obtenerse información exacta y
actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es
la
computadora. Las organizaciones
están adquiriendo cada vez más conciencia de que
la información es un recurso de importancia
estratégica y que la computadora
puede cultivar ese recurso.
1.6. ¿Cuál es la dirferencia
principal entre los trabajadores de la informacion y los de
opraciones?. Proporcione cuatro ejemplos de trabajadores de la
informacion y de trabajadores de opreraciones.
Trabajadores de operarios: estos trabajadores
están involucrados directamente con la fabricacion y
distribución de productos o la
prestación de un servicio. En
las compañias manufactureras, por ejemplo. Los
trabajadores de operaciones
están involucrados en la conversión de materias
primas en productos terminados. Ensablan piezas para obtener un
producto
terminado, operan máquinas
para producir un bien, o emplean herramientas
para trabajar sobre un producto. Estas son las personas que se
ensucian las manos. Otros que no trabajan directamente sobre un
producto pero que también se consideran trabajadores de
operaciones son los operadores de los montacargas, el personal del
almacén
de herramientas, los inspectores, los chóferes de los
camiones, etc. A medida que aumente la autorización en el
arrea de trabajo de
operaciones, aumentará la necesidad de información
en esta área.
Trabajadores de la información: los trabajadores
de la información están involucrados directamente
con la creación, procesamiento distribución e
interpretación y análisis de la información, son los
contadores, empleados de oficina,
ingenieros, abogados, programadores de computadoras,
analistas de sistemas,
gerentes, físicos, bibliotecarios y auditores, todos ellos
son trabajadores de la información. La información
es obviamente el ingrediente principal de su trabajo. La
creación, procesamiento, distribución,
interpretación y análisis de información es
su trabajo tarea. Manejan toda clase de
mensajes, llamadas telefónicas y memos. Estudian reportes,
preparan reportes, toman decisiones, actúan debido a las
decisiones que se han tomado, dirigen o asisten a reuniones, e
inician y dan seguimiento a las actividades.
Los trabajadores de la información se pueden dividir de
manera general en tres amplias categorías: (1) usuarios
primarios de la información, como los gerentes que
utilizan la información para el control, planeación
y toma de
decisiones. (2) aquellos que a su vez son usuarios y proveedores de
la información, como los contadores, y (3) el personal de
soporte de la información, como las secretarias,
programadores de base de datos
y analistas de sistemas.
1.7. ¿Qué elementos conforman
la cultura
organizacional?¿Cómo afecta esta cultura al
sistema de
información de la compañía? ¿Por
qué es imperativo que la cultura de una organización apoye cualquier
modificación significativa hecha por la gerencia de
la empresa,
especialmente si se refiere al sistema de
información?
7 – La cultura es la forma de hacer las cosas. Los
elementos que la conforman son: El aglutinante social, el
ambiente
diario integrado por quienes trabajan en él, el aprendizaje
acumulado que se obtiene de decisiones, castigos, recompensas; la
forma que es "la manera en que la gente de una determinada
organización se comporta; y la cultura corporativa que
hace referencia, a lo que realmente pasa en la
organización, ella aporta personalidad,
singularidad y significado.
Algunas culturas aceptan el cambio y
motivan la innovación y los riesgos; otras
los detestan y muestran una mentalidad de barrera.
Cualquier cambio en el sistema de información va a
forzar a comportarse de manera diferente y va a ocasionar
importantes modificaciones en las normas
culturales.
Al tratar de ponerse en práctica el nuevo sistema este
puede requerir que la información sea dividida en grupos y se
genera desconfianza y negación entre sus integrantes.
Los diseñadores de EL NUEVO sistema de
información deben trabajar para lograr que sea aceptado
por la cultura y que se involucren con él. La gente debe
tener un sentimiento de "propiedad" y
se les debe ofrecer nuevos retos para no caer en el
aburrimiento.
Es importante que desde el nivel más alto hasta el
nivel más bajo tengan acceso a la información.
La cultura resultante de la organización está
influenciada desde el exterior por la cultura de la nación
y en muchos casos de las comunidades que la rodean. Existen
algunos estudios que tratan de caracterizar la cultura de la
Nación
Cubana; pero aún no hay nada definitorio al respecto,
aunque por apreciaciones personales de cada cubano, muchos -por
no absolutizar a todos- pueden hacer una descripción más o menos completa de
sus rasgos fundamentales: lengua,
historia,
tradiciones, imágenes,
costumbres, estereotipos y símbolos entre otros.
El que no se disponga de una investigación en Cuba
representativa al respecto, no obstaculiza un estudio
específico dado, por el contrario contribuye a la
misma.
Existen investigaciones
en diferentes países, que ponen de manifiesto o mejor
evidencian que la Cultura Nacional ejerce mayor influencia sobre
los individuos que la cultura de la organización a la cual
que pertenecen. En realidad hay elementos de la Cultura Nacional
que son determinantes en la caracterización de los
individuos de un país o región.
1.8. Defina el término base activo.
Incluya en su definición la diferencia entra activos
financieros y operacionales. ¿Cómo se emplea de
manera especifica el sistema de información en
términos de los activos financieros y operacionales
de la compañía?
La base de activos se puede definir en diversas formas.
Por ejemplo, se podría decir que la base del activo
de una organización la componen las personas, el dinero, las
maquinas, los materiales y
los métodos. O
bien, los activos se pueden describir como tangibles (planta y
equipos) e intangibles (patentes, derechos de
autor y secretos comerciales). Aquí simplemente
mostramos los activos como financieros y operacionales. No
obstante, en cualquier caso se necesitan información para
el seguimiento de estos activos, para mostrar qué tan bien
se están empleando o para señalar cómo
se podrían emplear mejor. De hecho, la eficiencia y la
eficacia en el
empleo de los
activos es uno de los factores clave del éxito
de cualquier organización.
Los activos financieros son el efectivo o lo que se puede
convertir fácilmente en efectivo. Estos activos proveen la
"energía" de inversión de la organización. En las
compañías no financieras, como las manufactureras,
los activos financieros soportan las operaciones y proporcionan
los medios con los
cuales la organización puede crecer y prosperar. La
información requerida comprende también los
presupuestos
de capital y los
análisis de inversión, la participación en
el mercado, los
pronósticos de ventas, etc.
En las instituciones
financieras como las compañías de seguros y
bancos, el
activo principal es el dinero.
Los activos operacionales son todos los activos tangibles e
intangibles para requeridos para producir y distribuir un
producto o un servicio. En una compañía
manufacturera o constructora, estos activos incluyen a todo el
inventario,
los bienes
raíces, la planta y el equipo, las patentes, etc.
1.9. ¿A qué grupo de
personas describe el término de afectados e interesados?
Proporciones cinco ejemplos de afectados e interesados,
incluyendo personas tanto dentro de la compañía
cómo fuera de ella.
Al grupo que describe el término de afectados e
interesados: la sociedad en
general, organizaciones no lucrativas, programas
emprendidos por el gobierno.
Interesados: los accionistas que han invertido su
dinero, los prestamistas, y los entes reguladores.
Afectados: los afectados son ciertamente los clientes, los
analistas financieros, los recaudadores de impuestos, los
empleados y los representantes sindicales.
1.10. Explique cómo se
puede emplear el sistema de información de una
compañía para ayudar a diferenciar sus productos o
servicios
respecto a los de sus competidores.
Claramente, la información es el arma principal que
ayudará a la gerencia, a los productos y los servicios y a
la productividad
a penetrar en el ambiente competitivo. El encanto de la tecnología informática no hará avanzar estas
dimensiones, pero si lo hará la necesidad de contender y
sobrevivir en un ambiente competitivo y violento, un ambiente que
incluye una competencia
internacional más fuerte. Debe quedar claro que las
computadoras, la tecnología informática y la
información de calidad no son los finos sino simplemente
las armas
competitivas que apoyan a las organizaciones para alcanzar las
metas de los gerentes triunfadores, de productos y servicios
excelentes y de una mayor productividad- y del éxito a
final de cuentas.
Cualquiera que sea su industria, las
compañías que producen la información de la
más alta calidad permanecerán como – o se
convertirán- en las más fuertes competidoras del
ramo. Por otra parte, si una compañía no puede
mejorar su información, quedara a la zaga de aquellas que
sí pueden.
1.11. Dé cinco ejemplos
de cómo se puede incrementar la producción de los trabajadores de la
información mejorando la tecnología del sistema de
información existente.
2. Utilizar
teleconferencias donde sea posible.
3. Utilizar sistemas
de mensajes basados en computadoras y correo
electrónicos.
4. Suministrar
bases de datos
ampliamente accesibles.
5. Proporcionar
computadoras personales tanto de propósitos
específicos como de propósitos
múltiples.
6. Aplicando
sistemas
expertos y auxiliares en campo donde sea factible.
7. Proporcionando
personal adecuado para sistemas de paginados y teléfonos
celulares.
8. Poniendo a
disposición sistemas de respuestas por voz las 24 hs. del
día.
1.12. Explique la jerarquía gerencial en
función de las necesidades únicas de
información en cada nivel. ¿Qué
información es común en todos los niveles?
¿Qué fuentes de
información se aplican particularmente a los gerentes
estratégicos?
El gerente
técnico se ocupa de los asuntos operacionales diarios como
por ejemplo embarques y recepción, contratación y
despidos, capacitación, etc.
El gerente táctico se encarga de seleccionar los
mejores métodos o las máquinas para cumplir con los
objetivos a
corto plazo, como por ejemplo los procesamientos y políticas,
la
administración presupuestaria y financiera,
etc.
El gerente estratégico se ocupa de las cuestiones a
largo plazo, como los gastos fuertes de
capital, nuevos mercados,
reorganizaciones, adquisición de compañías,
cierres y reubicaciones.
Las fuentes de
información generalmente que aplican son los reportes
gubernamentales, los estudios demográficos, las
publicaciones comerciales, los estudios de mercado, las firmas de
investigación y los medios generales de comunicación.
1.13. ¿Cuál es la diferencia entre toma
de decisiones programada y no programada? Proporcione ejemplos de
cada una.
- Toma de decisiones programadas: consiste en tratar
con decisiones repetitivas y bien estructuradas. Ej.:
modificación administrativa dentro de un departamento,
etc. - Toma de decisiones no programadas: consiste en
manejar los problemas
que no están bien definidos y tienen que ser en forma
urgente dicha decisión. Ej.: decisión de compra,
la expansión de las instalaciones de la planta, las
transacciones de combinación de la empresa,
etc.
1.14. Describa ampliamente los
cinco factores organizacionales clave presentados en el texto. Resalte
la influencia especifica que cada factor tiene en el diseño
y operación del sistema de información.
Los factores organizacionales juegan un papel principal en
determinar la clase de información que se produce y la
forma en que se comunica. Estos factores son la naturaleza,
las categorías, el tamaño, la estructura y
el estilo gerencial.
Factores organizacionales:
- Naturaleza: es uno de los factores principales que
constituye a los requerimientos de la información de la
organización. Estos pueden varias según el tipo
de estilo de dicha organización. - Las categorías: Hay tres formas, la
organización funcional: el gerente es responsable de un
área determinada, la organización divisional: el
gerente de división es encargado de las funciones y la
organización matricial: hay dos formas de arreglos, una
en base a las funciones y la otra en base a los proyectos y
programas. - El tamaño: es un factor que afecta los
requerimientos de la organización, entre más
grande sea mayores van a ser dichos requerimientos. Por
ejemplo: pueden surgir nuevos departamentos, nuevos cargos y
subcargos, se genera más burocracia para
las transacciones o requerimientos, etc. - La estructura: Afecta a los requerimientos de la
información y se encuentra relacionada con el
tamaño. La información puede ser requerida de
diferentes formas, esto varía según el tipo de
estructura que posea la organización. - El estilo gerencial: afecta a los requerimientos de
la información, según el estilo del gerente va a
variar el desarrollo
de la planeación extensiva o extensiva y esto lleva a
varias el tipo de información para
pronósticos.
Segunda parte preguntas de repaso.
2.1. Haga una lista y describa brevemente los seis
componentes estructurales que integran un sistema de
información.
Sin importar a las organizaciones que sirven o la forma en que
se desarrollan y diseñen, todos los sistemas de
información están compuestos de los
siguientes seis componentes estructurales: entrada, modelos,
salida, tecnología, base de datos y controles.
Entrada: la entrada representa a todos los
datos, texto, voz e imágenes que entran al sistema de
información y los métodos y los medios por lo
cuales se capturan e introducen.
Modelos: este componente consta de modelos
lógicos-matemáticos que manipulan de diversas
formas la entrada y los datos almacenados, para producir los
resultados deseados o salida. Un modelo
lógicos-matemático puede combinar ciertos elementos
de datos para proporcionar una respuesta adecuada a una consulta,
o puede reducir o agregar volúmenes de datos para
obtener un reporte conciso. Puede ser tan simple como
(ganancias =ingresos –
gastos).
Modelos: manipulan la entrada y los datos almacenados,
es decir combinan ciertos elementos de datos para proporcionar
una respuesta adecuada y obtener un reporte conciso
Salida: la salida es en gran medida, el
componente que guía e influye en los otros componentes. Si
el diseño de este componente no satisface las necesidades
del usuario, entonces los otros componentes tienen poca
importancia. La salida representa el otro extremo de la entrada y
obviamente no puede ser mejor que la entrada y los modelos
empleados para producirla. Con frecuencia, la entrada y la salida
son interactivas. La salida se convierte en entrada y la entrada
se convierte en salida. Ejemplo: la bocina de un teléfono es un dispositivo de entrada, el
auricular es un dispositivo de salida.
Tecnología: es la caja de herramientas
del trabajo en sistemas de información. Captura la
entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y
transmite salida, y ayuda a controlar todo el sistema. Hace todo
el trabajo
pesado y une a todos los componentes estructurales.
Base de datos: la base de datos es el lugar en
donde se almacenan todos los datos necesarios para atender a las
necesidades de todos los usuarios. Nuevamente, los datos pueden
ser una combinación de voz, imágenes, texto y
números. La base de datos se considera desde dos puntos de
vista, el físico y el lógico.
Bloque de controles: todos los sistemas de
información están sujetos a una diversidad de
peligros y amenazas, como desastres
naturales, incendios,
fraude, fallas de
los sistemas, errores y omisiones, intercepción secreta,
definiciones, sabotajes, y multiplicaciones maliciosas. En
muchos casos sin embargo, los peores abusos del sistema provienen
de procedimientos
operacionales inadecuados, empleados incompetentes y una pobre
administración. Por eso se debe
diseñar un sistema para su protección, integridad y
operación uniforme.
2.2. ¿Qué representa la entrada?
¿En qué consiste la entrada? ¿Cuáles
son algunos de los dispositivos para la introducción de datos de entrada?
La entrada representa a todos los datos, texto, voz e
imágenes que entran al sistema de información y los
métodos y los medios por lo cuales se capturan e
introducen. La entrada esta compuesta de
transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes.
Por lo general, la entrada sigue un protocolo y un
formato para que el contenido de identificación, la
autorización, el arreglo y el procedimiento
sean adecuados. La introducción puede hacerse mediante
escritura
manual, formas
en papel, reconocimiento de características físicas
como geometría
manual y huellas digitales, teclados, bastones de mando, gastos,
ratones, voz, sensores
táctiles, y caracteres y códigos ópticos y
magnéticos. Con frecuencia se puede conseguir una
eficiencia en la entrada combinando los métodos. Ejemplo:
la entrada por voz puede complementarse mediante un teclado para
códigos numéricos, o para la entrada de
mensajes.
2.3. ¿Qué determina la calidad de
salida?
La calidad de la salida la determina la exactitud,
oportunidad y relevancia. Además esta salida debe tratarse
en función de su destino, uso, frecuencia de uso y
seguridad.
2.4. ¿Cuales son algunos de los medios que
pueden emplearse para producir la salida?
La salida se puede producir en pantallas, impresoras,
dispositivos de audio o microfilm. En el pasado, el principal
medio de salida eran las pilas de reportes
impresos, denominados listados de computadora. En la actualidad,
las personas están eligiendo otras formas de salida que
vayan más adecuado a sus gustos, como graficas,
video y audio,
correos electrónicos.-
2.5. ¿Dé una definición de cada
uno de los componentes que integran al componente de construcción de la tecnología de los
sistemas de información?
La tecnología consta de tres componentes principales:
la computadora y el almacenamiento
auxiliar, las telecomunicaciones y el software.
Las telecomunicaciones comprenden el empleo de medios
electrónicos y de transmisión de luz para la
comunicaron entre nodos a lo largo de una distancia. El
software corresponde a los programas que hacen que funcione el
hardware de
la computadora y le dan instrucciones sobre la forma de procesar
los modelos. El hardware esta compuesto de una variedad de
dispositivos que proporcionan el soporte físico para los
componentes estructurales.
2.6. La base de
datos puede describirse en función de sus propiedades
lógicas y físicas. Explique estas propiedades y
dé ejemplos de cada una.
La base de datos se considera desde 2 puntos de vista, el
físico y el lógico:
La base de datos física está
compuesta de los medios de almacenamiento, como las cintas,
discos, disquetes, casetes, tarjetas
magnéticas, pastillas (chips) y microfilms. Esta es la
forma en que los datos se almacenan realmente. Sin embargo, otro
problema probablemente más importante es cómo
buscar, asociar y recuperar los datos almacenados para satisfacer
necesidades especificas de información. También
tiene que ver con el componente de software del sistema e incluye
técnicas lógicas y asociativas de
datos como índices, directorios, listas, llaves,
apuntadores, redes, árboles
y relaciones.
Base de datos física: está compuesta por
medios de almacenamiento, como la cinta, discos, disquetes,
casetes, tarjeta magnéticas, pastillas (chips) y
microfilms.
Base de datos lógicas: está busca, asocia
y recupera datos almacenados para satisfacer las necesidades como
índices, directorios, listas, llaves, apuntadores, redes,
árboles y relaciones
2.7. ¿Cuáles son los cinco controles que
deben diseñarse en un sistema de información para
asegurar su protección, integridad y operación
uniforme?
Algunos de los controles que necesitan diseñarse en el
sistema para asegurar su protección, integridad y
operación uniforme son la instalación de un sistema
de administración de registros, la
aplicación de controles contables tradicionales, y el
desarrollo de un plan maestro de
sistemas de información, la creación de un plan de
contingencias, la aplicación de procedimiento para el
personal. Como verificación de antecedentes,
capacitación, rotación de tareas, vacaciones
obligatorias.
·
Instalación de un sistema de registros.
·
Aplicación de controles contables.
·
Desarrollo de un plan maestro de sistemas de
información.
·
Aplicación de procedimientos para el personal.
·
Empleo de procedimientos de programación y controles.
2.8. Toda organización y, en consecuencia, todo
sistema de información, opera dentro del contexto de
presiones y restricciones internas y externas. Identifique y
describa las 10 fuerzas del diseño que influyen y ayudan a
moldear el sistema de información.
- Integración: los sistemas de
información deberán estar acoplados, conectados,
comunicados, enlazados, sincronizados y permite la coordinación de las operaciones. - Interfaz usuario/sistema: la información debe
fluir. La riqueza de la interfaz usuario/sistema depende de la
fuerza y
variedad de las capacidades en los componentes
estructurales. - Fuerza competitiva: demanda
información de calidad y oportuna. La competencia
implica mejorar la actividad gerencial, la
diferenciación de productos y servicios. - Calidad y utilidad de la
información: se debe identificar los requerimientos
de información de los individuos para proporcionar la
información necesaria, relevante, exacta y
oportuna. - Requerimientos de sistemas: Están
influenciados por:
a) La confiabilidad; que
significa que sea accesible a los usuarios.
b) La flexibilidad: que
significa habilidad para cambiar y adaptarse a los diferentes
requerimientos.
c) Programa de
instalación: que es el tiempo en que se reconoce una
necesidad hasta que se implementa la solución.
d) Expectativa de vida y
potencial de crecimiento: los sistemas deben diseñarse
para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable.
e) Capacidad para recibir
mantenimiento:
se debe dar al sistema mantenimiento para corregir fallas o
efectuar mejoras.
- Requerimientos de procesamientos de datos: se
dividen en 4:
a) Volumen: que es
la cantidad de datos procesados en un tiempo para lograr una meta
de información.
b) Complejidad: implica
las operaciones de datos que deben realizarse para llegar a la
información.
c) Restricciones de
tiempo: implica el tiempo permitido desde que los datos
están disponibles hasta que la información se
requiere.
d) Demandas
computacionales: es una combinación de volumen,
complejidad, restricción de tiempo para un requerimiento
de información.
- Factores organizacionales: Abarca 5 factores
claves.
a) La naturaleza de la
organización
b) Su categoría
(funcional – divisional – matricial).
c) Su tamaño.
d) Su estructura.
e) Y su estilo gerencial
(autocrático o democrático; centralizado o
descentralizado).
- Requerimientos de costo-eficiencia: es importante identificar
los costos y
beneficios que se van a obtener. La cantidad de dinero
disponible tendrá un impacto directo y significativo
sobre el diseño del sistema de información - Factores humanos: se deben diseñar sistemas
que sean física y psicológicamente cómodos
para los empleados; que sea adaptable a los gustos, disgustos,
hábitos, destrezas y tareas del usuario. - Requerimiento de factibilidad: que se pueda hacer.
2.9. Se ha puesto mucha atención a la especulación de que
los robots computarizados desplazaran a un porcentaje
significativo de los trabajadores de operaciones, alterando de
esa forma la economía nacional. A pesar de estos
temores, la población de robots continúa
creciendo. De cinco razones del empleo creciente de robots en el
futuro.
Los robots se utilizarán cada vez más debido a
que (1) aumentan la productividad y la calidad de la salida; (2)
eliminan las tareas tediosas, peligrosas y sucias; (3) tienen la
habilidad para explorar y trabajar en ámbitos peligrosos y
hostiles; (p. ej.; exploración submarina, minería y
manufactura
con base en la luna, reparación de satelices); (4) se
beneficiarán de la creciente economía de la
microelectrónica; y (5) debido a su capacidad de
programación pueden ser utilizados en una diversidad de
procesos de
manufactura. A decir verdad los robots y los sistemas de
información trabajan bien en conjunto y a medida que los
robots se vuelven más inteligentes y asumen más
tareas, especialmente en áreas remotas, será mayor
la necesidad de información más oportuna y mejores
ciclos de retroalimentación.
2.10. Mencione cuatro atributos que pueden
diseñarse en un sistema de información que influya
en la calidad y utilidad de la información que
produce.
La información debe de ser oportuna, exacta,
relevante y útil.-
2.11. – Identifique y explique la importancia de los
seis requerimientos de sistemas.
Los requerimientos de sistemas son los requerimientos
operacionales inherentes al sistema de información mismo y
surgen de o están influenciados por otras fuerzas del
diseño requerimientos. Especialmente la
producción de información de calidad. Estos
requerimientos son (1) confiabilidad; (2)
disponibilidad; (3) flexibilidad; (4) programa de
instalación; (5) expectativa de vida y potencial de
crecimiento; (6) capacidad para recibir mantenimiento.
- Confiabilidad: se refiere al grado de seguridad con
que un recurso realiza su función, produciendo los
mismos resultados en procesos sucesivos. - Disponibilidad: significa que el sistema es
accesible a los usuarios. Un sistema puede ser confiable, pero
no estar disponible cuando, por ejemplo, esta siendo probado o
cuando se le está agregando un componente. Por otra
parte, un sistema puede estar disponible pero no ser
confiable. - Flexibilidad: el requerimiento de flexibilidad se
refiere a la habilidad del sistema para cambiar o adaptarse
para satisfacer los requerimientos cambiantes de los
usuarios. - Programa de instalación: comprende el espacia
de tiempo existente entre el momento en que una
organización reconoce una necesidad y el momento en que
implementa la solución supuestamente, aunque no siempre,
entre más tiempo se requiera para diseñar un
sistema, mejor será el diseño. (ej.) si a
uno se le dieran 5 años y suficientes recursos para
diseñar un sistema, uno podría diseñar el
sistema perfecto. Normalmente uno no puede darse este lujo y
tiene que diseñar el mejor sistema que puede dentro del
tiempo asignado. - Expectativa de vida y potencial de crecimiento:
algunos sistemas no cuentan con una expectativa de vida debido
a que ya son obsoletos en el momento en que se implementan. O
bien, un sistema puede instalarse y trabajar muy bien durante
cierto tiempo, pero debido a que es un sistema que tiene una
sola salida sin la capacidad de crecer, queda " patas
pa`arriba"· cuando aumentan las necesidades de los
usuarios. Por lo tanto, los sistemas deben diseñarse
para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable.
(ej.) 5 años.- y ser también capaces de crecer si
las necesidades cambian de manera significativa. - Capacidad para recibir mantenimientos: una vez que
un sistema se implementa, debe recibir mantenimiento, debido a
que se deben corregir fallas, a que se deben satisfacer
solicitudes especiales y a que deben efectuarse mejoras
generales a los sistemas. La pregunta no es si uno
tendrá o no que dar mantenimiento al sistema. Uno lo
tendrá que hacer. La meta por lo
tanto, deberá ser la de diseñar sistemas
que sean capaces de recibir mantenimiento mediante el empleo de
nombres de datos estándar y lenguajes de
programación, programación estructurada y
modular, configuraciones estándar y procedimientos
estándar de documentación.
2.12. – El mantenimiento de sistemas en
un componente inevitable de cualquier sistema de
información del que se espera que proporcioné un
procesamiento eficiente de datos por un espacio de tiempo
prolongado. Proporcioné cuatro sugerencias para un
diseño de
sistemas con mayor facilidad de mantenimiento
- Proporcionar el empleo de nombres de datos estándar
y lenguajes de programación. - Programación estructurada y modular.
- Configuraciones estándar.
- Procedimientos estándar de
documentación.
2.13 ¿Cuáles son los cuatro
requerimientos del procesamiento de
datos?.
Los requerimientos de procesamiento de datos se refieren al
trabajo de detalle del sistema y se dividen en cuatro
categorías: (1) el volumen de datos involucrados; (2) la
complejidad de las operaciones de procesamiento de datos; (3) las
restricciones de tiempo de procesamiento; (4) las demandad
computacionales.
2.14. Explique algunas de las condiciones especificas
ambientales y físicas que considera la ergonomía
al tratar de optimizar la interfaz usuario / sistema.
Tarde o temprano, la información tiene que fluir
por el cerebro humano
para tener algún valor. Por lo tanto, entre mejor sea la
interfaz entre el usuario y el sistema, sin obstrucción,
interferencia externa o dependencia de intermedios, mejor
será el flujo de la información. La riqueza de la
interfaz usuario/sistema dependerá de la fuerza y variedad
de capacidades en los componentes estructurales. Los esquemas de
entrada le permitirán al usuario comunicarse con el
sistema a través de una combinación de preguntas y
respuestas, comandos, teclas
de función, menús, cajas de dialogas y
verificaciones, todos ellos introducidos por medio de
lenguajes naturales y voz, tableros táctiles, bastones de
mando, teclados, etc. Los modelos ayudan en las tareas de
transacciones, el trabajo de oficinas, el diseño, la
producción y la administración. Los modelos se
acoplan con la base de datos, la cual servirá más
como una base de conocimientos de material fuente, especialmente
durante los diálogos gerenciales. La salida,
además de satisfacer las necesidades de información
de los usuarios, atraerá y servirá a los sentidos del
oído, la
vista y el tacto. La tecnología reducirá el tiempo
y el espacio entre el usuario y el sistema. Los controles les
proporcionaron a los usuarios autorizados un sistema confiable y
todo el acceso que necesiten para realizar sus tareas o sostener
un dialogo con el
sistema.
2.14- La meta principal es mejorar el lugar de trabajo para
las personas. Se ocupa de la iluminación, la decoración, la
acústica, trata de evitar las molestias, etc.
La ergonomía propone dividir las áreas, por un
lado el sector de trabajo y por el otro el de descanso.
Para aquellos que trabajan en un lugar con departamentos
diseñar un sistema para unirlos, que colaboren uno con
otros y que se pueda satisfacer a todos. Se debe brindar
oportunidades desafiantes y dan autonomía para que los
empleados puedan tomar decisiones sobre su trabajo.
2.15 ¿Qué usos se le pueden dar al centro
de recursos de información?.
Instale una sala de herramientas o un centro de computo de
trabajos abiertos donde puedan acudir los empleados para obtener
la ayuda que necesitan para trabajar con el sistema. Esta ayuda
puede traer consigo mayor capacitación, un cambio menor en
el diseño de los sistemas, o la verificación de una
computadora personal u otros auxiliares de los sistemas de
información. Esta parte del diseño de sistemas
recala la utilidad y accesibilidad de los servicios de
cómputo. Los empleados pueden acudir y hacer mucho de lo
que quieran. Pueden curiosear, probar cosas, hacer preguntas, ver
demostraciones, jugar con la última tecnología y,
en general, comprender mejor la forma en que funciona el sistema
y lo que puede hacer por ellos, todo dentro del contexto de un
ambiente amable y servicial.
2.16. Todo sistema de información está
limitado por cinco requerimientos de factibilidad. Haga
una lista estos requerimientos y explique la forma en que cada
uno de ellos afecta el diseño del sistema.
El acrónimo TELOS representa los cinco
componentes de los requerimientos de factibilidad. (Factibilidad:
técnica, económica, legal, operacional y de
programa).
1.Factibilidad técnica: para decidir la
factibilidad técnica el diseñador determina si se
puede desarrollar e implementar el diseño preliminar
empleando la tecnología existente. Esta
determinación generalmente incluye la experiencia
tecnológica que existe actualmente dentro de la
organización, pero también puede incluir la
asesoría de los más avanzado en tecnología
fuera de la organización. Como afirmación general,
la tecnología esta mucho más delante de la
capacidad de la gente para aplicarla con efectividad. Por esta
razón en la mayoría de los casos la
factibilidad técnica desde el punto de vista de
disponibilidad es un aspecto no relevante, más bien el
problema es el de la habilidad para adquirirla, aplicarla y
utilizarla. De hecho debido a que la tecnología aglutina y
soporta los otros componentes estructurales, el nivel de acceso a
ella tendrá claramente un impacto significativo en la
forma en que finalmente se diseñe el sistema.
2. Factibilidad
económica: esta área de
factibilidad origina una pregunta básica: ¿cuenta
la organización con los fondos necesarios para
desarrollar e implementar un sistema de información dados
los requerimientos de otros proyectos de capital dentro de la
organización? Si es así, ¿cual es el nivel
de compromiso financiero? Obviamente, el nivel del diseño
y el alcance están relacionados directamente con el apoyo
económico. (: en este caso si la empresa no cuenta con el
capital suficiente puede perjudicar el desarrollo e implementar
un sistema adecuado de información).
3. Factibilidad legal: este factor
ordena que no exista conflicto
entre el sistema que se esta considerando y la capacidad de
organización para descargar sus obligaciones
legales. El analista debe considerar en este aspecto las
implicaciones legales que surjan de los estatutos aplicables
federales y estatales, las reglas de la ley común,
las agencias administrativas federales y estatales ( ej. Oficina
de impuestos sobre la renta, comisión de valores e
intercambio) y las cláusulas contractuales. Por ej. Al
considerar los requerimientos de retención de
registros, el analista debe conocer qué registros se deben
retener, quien debe guardarlos, cuanto tiempo deben guardarse y
el nivel de seguridad requerido.
4. Factibilidad operacional:
¿estará basado el diseño en el ambiente
organizacional, los procedimientos existentes y el personal? En
caso de no ser así, ¿se pueden adquirir las
habilidades suficientes, adiestrar al personal y efectuar otros
cambios para que el sistema sea operacional? Si la respuesta es
no, entonces tendrá que modificarse el diseño
del sistema para que sea operacional dentro de las condiciones
existentes. (se basa en el diseño organizacional, los
procedimientos existentes y el personal. En el caso que no se
cuente con estas herramientas se debe adiestrar al personal,
efectuar cambios en el sistema para que sea operacional).
5. Factibilidad de programa: esto significa que
el diseño del sistema debe ser capaz de llegar a ser
operativo dentro de algún marco de tiempo. Si no es
así, el diseño o el marco de tiempo tendrán
que cambiar.( puede ser que el diseño del sistema no
sea capaz de llegar a ser operativo dentro del tiempo adecuado
para su utilización).
2.17 – El plan maestro a partir del cual se
desarrolla un sistema de información eficiente y operativo
se conoce como metodología del desarrollo de sistemas de
información. Describa las cinco fases principales de esta
metodología. Incluya una explicación del desarrollo
de prototipos de sistemas.
En la parte 4 se describe con detalle la metodología
del desarrollo de sistemas, en la fig. 2.5 se muestra un
esquema general de esta. Sus fases principales son el análisis de
sistemas, el diseño general de sistemas, la evaluación
de sistemas, el diseño detallado de sistemas y la
implementación de sistemas. Dentro de cada fase se
incluyen las principales actividades o tareas. Las primeras
cuatro fases están dirigidas a proporcionar valores
específicos para los componentes estructurales. La
última fase se ocupa de que los componentes
estructurales sean operacionales. Algunos autores
compañías y consultores dividen su
metodología de desarrollo de sistemas en fases o
etapas diferentes a las presentadas en este
capítulo. Por eje. Un autor divide la metodología
en tres etapas: análisis de sistemas, diseño de
sistemas e implementación de sistemas. Algunas firmas
contables emplean seis fases: factibilidad,
diseño, programación, prueba,
implementación, capacitación, conversación y
revisión posterior a la implementación.
Independientemente del número o nombres de las fases o
etapas, la metodología del desarrollo de sistemas
racionaliza y asigna una rutina al proceso
de construcción de sistemas de información. Su
sello distintivo lo forman sus fases discretas. La meta principal
de la metodología de desarrollo de sistemas es reducir los
inicios, falsos, reciclamiento indebido, retrabados y callejones
sin salida. Además, aumenta la probabilidad
de que el sistema que se construya e instale finalmente sea el
que usuarios desean y necesitan. Pero de ninguna manera la
metodología del desarrollo de sistemas deberá
ahogar la creatividad o
la innovación. Proporciona un faro guía para el
recorrido a lo largo del sistema de información. El
qué tan excitante, productivo y creativo desee el analista
de sistemas que sea este recorrido depende, en gran medida,
del propio analista.
2.17- Sus cinco fases son:
a) Análisis de
sistemas: ayuda a identificar la información que se
necesita. Se llevan a cabo entrevistas,
muestreos y se plantean preguntas. Posteriormente se hace un
análisis conceptual y los usuarios deben estar de acuerdo
con los resultados para pasar a la fase siguiente.
b) Diseño del
sistema: es el proceso de traducir los requerimiento
definidos en la fase anterior a varios diseños observando
como impactará cada uno, luego se trabaja hacia un
consenso. Aquí se emplean técnicas y los analistas
concluyen esta fase con un entendimiento de lo que se desea y de
lo que tendrán que hacer para obtenerlo.
c) La evaluación
de sistemas: implica la selección
de la tecnología que se soporta a los componentes
estructurales, la evaluación de esta tecnología,
los proveedores que la suministran y un análisis de
costo-eficacia de cada alternativa propuesta en el diseño
para determinar la mejor.
d) Diseño
detallado de sistema: antes de empezar esta fase se ve que
haya un consenso final. Si es así, se sigue por hacer una
definición precisa y detallada de cada componente del
sistema.
e)
Implementación de sistemas: es la
capacitación y educación de los
usuarios, la prueba y conversión para hacer que el sistema
sea operacional. Aquí el trabajo de desarrollo y
diseño llega a un clímax. Luego de su
aplicación se deberá realizar un seguimiento para
ver si hay que hacer ajustes. Modificaciones significativas
pasado un tiempo se podrá hacer un mayor mantenimiento o
desarrollar o diseñar un nuevo sistema.
f)
Prototipo de sistema: es un subsistema o un subconjunto
del sistema. Implica la interacción y consulta del usuario con el
analista de sistema. Ellos producen un modelo de trabajo
(prototipo) de una aplicación. Para una determinada
solicitud.
Se prueban, modifican y rediseñan prototipos hasta que
el usuario elige uno que luego implementará.
Autora:
Sandra Carolina Ortega
26/08/2008.
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