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Funciones del personal de una agencia de publicidad (página 2)

Enviado por Marta Rodrguez



Partes: 1, 2


CUALIDADES:

Inteligente, capacidad analítica y conocimiento de las herramientas de administración, ambición, motivación para el logro y el poder, ecuanimidad y optimismo, conocimiento y habilidades detallados del negocio en que se encuentre.

Destreza técnica, es decir capacidad de utilizar las herramientas, procedimientos y técnicas de una disciplina especializada, destreza humana, capacidad para trabajar con otras personas como individuos o grupos y de entender y motivarlas, destreza conceptual es la capacidad mental de coordinar e ingresar todos los intereses de la organización y sus actividades".

DIRECTOR CREATIVO GENERAL

No todas las Agencias de publicidad tienen un director creativo General, esto depende del tamaño de la misma, en Panamá muy pocas Agencias lo tienen. Como Director  creativo General administra el Departamento y sirve como asesor a su grupo de trabajo.

DEBERES DE ESTA POSICIÓN:

-         Perfecciona, actualiza y refuerza a los que colaboran con el, mediante seminarios, conferencias, etc.

-         Organiza sistemas de trabajo de tal forma que cumpla con los objetivos.

-         Es el representante del departamento ante los clientes proveedores.

En resumen es responsable de administrar el departamento supervisión de empleados, contrataciones, contacto con los medios nuevos negocios y adiestramientos.

El Director Creativo General obedece y es responsable ante el presidente/Gerente General. Tiene bajo su responsabilidad a los Directores Creativos, Directores de Producción, Directores de Arte, Redactores de texto, Asistentes, Montaje, Ilustradores, Secretarias y el personal de Departamento de Tráfico.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA:

La persona que aspire a esta posición debe poseer título Universitario en el área de publicidad, Diseño, Arte o Literatura cursos especiales en Mercadeo, Administración de Empresas. Tiene que tener máximo para aspirar  a esta posición tres años un cargo similar, cinco o más como Director Creativo para efectuar esta labor se necesita dos años de entrenamiento.

El equipo que utiliza el Director Creativo General es Macintosh, SE.

Las personas que ocupen este cargo deben presentar las siguientes cualidades:

-         Capacidad de liderazgo, poder trabajar en equipo, baja presión y tomar decisiones rápidas.

-         Tiene que tener mucho talento, rapidez mental, ser organizado y poder trabajar varias cosas a la vez.

-         Tener bastante cultura general artística, sobre todo ser una persona con buen humor, pues se va a tener que enfrentar con muchos problemas.

DIRECTOR CREATIVO

En caso de que no haya un Director Creativo General, el Director Creativo se encarga de administrar el departamento, y si lo hay, solamente le corresponde conceptualizar las ideas, las elabora, producen, venden campañas publicitarias y anuncios.

DEBERES DE LA PERSONA QUE OCUPA ESTA POSICIÓN:

-         Preparar la presentación de la campaña y asegurarse de la calidad de la misma.

-         Tiene que estar presente cuando se filma o desarrolla la campaña.

-         Servir de asesor a clientes en las áreas de comunicación y producción.

-         En resumen sus principales responsabilidades son: contactar a los clientes, supervisar a los empleados, contactar proveedores controlar la calidad final de los trabajos y tiempo de entrega de los mismos.

PREPARACIÓN REQUERIDA:

-         Para ocupar esta posición es necesario tener título Universitario y cursos especializados. Además de tener adiestramiento en computación, mercadeo, cine, ventas, seminarios de publicidad (creatividad, medios, producción) cursos especiales sobre manejo de marcas.

-         En relación a la experiencia requerida se necesita mínimo 6 años de trabajo en un departamento creativo de una agencia de publicidad, o sino recibir un entrenamiento de seis años como redactor.

-         El equipo de trabajo que utiliza el Director Creativo es la Macintosh Classic, SE y Láser Printer.

-         Es obvio ser creativo, tener iniciativa, saber, redactar correctamente, flexibilidad de horario, poder trabajar en grupo, tener excelente nivel cultural, capacidad para persuadir y tomar decisiones y tener sentido de humor, ser discreto, y capacidad para trabajar bajo prisión.

DIRECTOR DE ARTE

Si la empresa posee un Director de Arte, en vez de una de Arte/Montaje, entonces la principal función de este Director es la de participar en el desarrollo gráfico y conceptual de la campañas. De lo contrario estaría bajo la orden del Director General Creativo o el Director Creativo, todo depende de cómo este estructurada la agencia y del tamaño de la misma.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Diseñar material gráfico para las diversas necesidades de los clientes de la compañía.

-         Dividir toma fotográfica.

-         Supervisar y dirigir ilustraciones.

-         Recomendar un tratamiento visual creativo y efectivo de la publicidad de las cuentas.

En fin el Director de Arte supervisa a los Bocetistas, Ilustradores, Diseñadores, Proveedores y Montaje. Recibe instrucciones del Director Creativo y del Jefe del departamento de arte y es responsable de la calidad de sus trabajos y la de los proveedores externos y de supervisión de los asistentes a su cargo.

PREPARACIÓN NECESARIA:

TÍTULO Universitario en el área de diseño gráfico, publicitario o arte, cursos especiales de computadoras, programas adobe ilustrato, freehand, page maker o quark exprés, fotografía, cursos de diseño gráfico y dibujo, curso de fotomecánica y separación de colores, impresión, diagramación, supervisión; experiencia requerida para ocupar este puesto tres años; equipo que utiliza Macintosh, Láser Printer, scanner.

CUALIDADES NECESARIAS:

Mentalidad creativa, talento artístico, capacidad para trabajar bajo presión y en equipo, sentido del humor, excelente nivel cultural y estar actualizado constantemente.

DIBUJANTES ARMADORES

Sus principales funciones son: dibujar y montar finalmente los artes que llegan al departamento.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Elaborar los artes finales (dibujo y armado).

-         Retocar fotografías, letras y corregir textos.

-         Mantener los estándares de calidad de la producción final.

-         Efectuar los ajustes indicados por el Director de Arte o el Director Creativo.

-         Sugerir técnicas para mejorar la calidad de los artes finales.

-         Realizar artes de calidad, según lo solicitado por el cliente.

Los dibujantes y armadores acatan órdenes de los Directores de Arte o Directores Creativos. Supervisa a los proveedores y al laboratorio de fotografía.

PREPARACIÓN:

Se necesita tener curso de dibujo técnico y adiestramiento en computación, fotografía, diagramación, impresión, fotomecánica, separación de colores, diseño grafico y como experiencia un año de trabajo en algún departamento de arte. Solo se necesita 3 meses para entrenamiento para ejercer esta labor.

El equipo que utilizan es todo el relativo al departamento de arte y son responsables de la limpieza, rapidez y calidad de los artes finales.

CUALIDADES NECESARIAS:

Poseer buena disciplina laboral, sentido del humor, habilidad organizacional y manual, capacidad para trabajar bajo presión y en equipo.

DIRECTOR DE TRÁFICO

Cuando la agencia es muy chica no hay director de trafico, puede haber una persona encargada o en medio se realiza este trabajo.

La función principal es la de supervisar y coordinar el departamento y los trabajos internos y externos de la empresa y por lo general tiene un asistente.

DEBERES DE LA POSICIÓN:

-         Recibe y elabora las órdenes de trabajo que se realizan en los diversos departamentos.

-         Supervisar el trabajo el trabajo en cada una de sus etapas, para que éste listo en las fechas indicadas.

-         Cuidar de que no se pierda ningún material o artes terminados.

-         Entregar los trabajos al medio correspondiente en la fecha indicada y con las especificaciones técnicas de cada medio.

-         Esta pendiente de las fechas de entrega de las diversas piezas que se hacen en los departamentos y de los trabajos que deben salir en el día indicado.

-         Decide con el Director C.G y el de Arte las fechas de cada una de las etapas del trabajo.

-         Coordinación interna de los materiales entre departamentos.

-         Recepción y confeccionar las órdenes de trabajo.

-         Solicitar cotizaciones a los proveedores.

-         Contacto con los proveedores  de material gráfico.

-         Participar en reuniones con creativos, ejecutivos y producción gráfica con el objeto de coordinar los ingresos y salida de los di9ferentes trabajos.

PREPARACIÓN NECESARIA:

Título Universitario en comunicación o administración, adiestramiento en manejo de planillas electrónicas en PC y Macintosh, elaboración de presupuesto y costos, curso de supervisión.

El aspirante necesita como mínimo dos años de experiencia en una agencia de tráfico. Para poder realizar esta labor se necesita un entrenamiento de tres meses.

DIRECTOR DE PRODUCCIÓN AUDIOVISUAL

Hay agencias que realizan todo el material audiovisual dentro de la misma, otras lo mandan a hacer afuera, independientemente es función principal del director de producción Audiovisual dirigir el departamento y coordinar las producciones con proveedores y el Depto. Creativo.

DEBERES DE PUESTO:

-         Cotizar con proveedores, obteniendo máximos beneficios para el cliente y la agencia, además de llevar la facturación de producción por el cliente.

-         Coordinar las producciones audiovisuales de la agencia con los proveedores.

-         Exigir el máximo de calidad posible en todas y cada una de las producciones efectuadas para los clientes de la agencia.

-         Mantener contacto constante con proveedores actuales, nuevos y potenciales.

-         Asistir a todas las producciones de los clientes de la agencia. (preproducción, producción, posproducción).

Sus principales responsabilidades son formar personal a su cargo, "elaborar time table para todas producciones, mantener archivo al día de : proveedores, facturas, costos,, controles internos, masters, copias, tanto de video como de audio ordenados por el cliente, producto, trabajo, fecha, etc. Asistir a reuniones con los clientes, según sea necesario. Mantenerse al día con las últimas producciones de la competencia nacional e internacional".

El Director de Producción Audiovisual recibe instrucciones e informa al D.C.g. supervisa a asistentes y secretaria.

CONOCIMIENTOS QUE DEBE POSEER:

Título Universitario en Cine, publicidad, comunicación o técnico compatible con su función. Adiestramiento en computadoras y programas: Microsoft Excel, lotus o cualquier tipo de planillas electrónicas, cine, televisión,    Administración de empresas, seminarios generales de producción, experiencia que se necesita para esta posición un año de trabajo en alguna casa productora o en algún departamento de producción. Para entrenar a una persona que efectúe la misma labor se necesita de tres a seis meses dependiendo de sus destrezas.

CUALIDADES NECESARIAS:

-         Ser organizado, poder trabajar bajo presión y en equipo.

-         Habilidad para la toma de decisiones y en matemáticas

-         Excelente nivel cultural, actualización constante.

-         Conocimiento técnicos avanzados en su área, inglés básico.

ASISTENTE DE PRODUCCIÓN

Su principal función es la de dar seguimiento a los estimados de producción, coordinar las grabaciones con los proveedores y asistir al director de producción.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Asistir al Director de producción y ejecutar los trabajos que este les asigne.

-         Dar seguimiento a los estimados de producción.

-         Realizar copias de radio y televisión a los canales.     

-         Coordinar grabaciones de radio y televisión con los proveedores y realizar time tables.

-         Realizar informes sobre el estado de los trabajos realizados y en proceso.

-         Control de comerciales de la competencia.

-         Revisar y mantener al día los materiales de la filmoteca del departamento.

Este recibe órdenes y rinde informe a los Directores de producción, Creativos, y Creativos General.

PREPARACIÓN REQUERIDA:

Para ser asistente de producción se necesita Título Universitario o Técnico compatible con su función adiestramiento en computación, seminarios generales de producción y una experiencia de seis meses de trabajo general en una productora o algún departamento de producción. El tiempo requerido para entrenar a alguien para que actúe esta labor es de 6 meses.

Sus principales responsabilidades son las de coordinar las producciones y la calidad técnica de los mismos.

CUALIDADES NECESARIAS:

Capacidad para trabajar en equipo, habilidad organizacional, buen nivel cultural, conocimiento técnico, inglés básico.

DIRECTOR DE EJECUTIVO DE CUENTAS

Función principal servir como intermediario el cliente y la agencia. Coordinar todo proceso requerido para dar servicio al cliente. Administrar todos los esfuerzos publicitarios para cada cliente.

DEBERES DEL PUESTO:

-         "Desarrollar  estrategias efectivas para los clientes.

-         Coordinar inversión del presupuesto.

-         Atender requerimiento de los clientes ya sea en reuniones o mediante llamadas telefónicas.

-         Preparar presentaciones de campañas.

-         Resolver problemas que se le presenten.

-         Preparar "status reports" de los clientes.

-         Pedirles a los ejecutivos juniors "status report".

-         Revisar periódicamente los "budgets controls".

-         Revisar y aprobar la facturación.

-         Dar seguimiento al cobro de los clientes.

-         Presentaciones de "Brand review".

-         Preparar presentaciones para los nuevos negocios.

-         Tener informado a la gerencia del "status" de diferentes cuentas.

-         Realizar análisis de la competencia y de la situación del mercado.

-         Almuerzos y cenas con clientes, ayuda con cuentas que no son de su responsabilidad, hace negociaciones con los medios y/o suplidores, storechecks.

Es responsables de hacer contacto con el cliente, con los suplidores, registro e informes, supervisión de empleados este recibe órdenes e informe al presidente, vicepresidente de servicios de cuentas y clientes. Supervisa a ejecutivos de cuentas y a las secretarias correspondientes.

PREPARACIÓN MINIMA REQUERIDA:

Título Universitario y cursos en computadoras, redacción y estilo, mercadeo, publicidad, cursos gerenciales. Experiencia necesaria cuatro años como ejecutiva de cuentas, tiempo requerido para entrenar a alguien para que realice la labor tres meses.

CUALIDADES NECESARIAS:

 Flexibilidad de horario, habilidad de funcionar bajo presión y liderato.

EJECUTIVO DE CUENTAS

Sirve entre agencia y cliente. Responsable de estudiar el mercado y las necesidades de sus clientes para desarrollar estrategias efectivas. Planifica y ejecuta planes y campañas, ofrece servicio de publicidad y mercadeo a las cuentas asignadas. "El ejecutivo de cuentas debe producir una atmosfera agradable, honesta y beneficiosa dentro del personal del servicio de la cuenta, de forma que proporcione efectos saludables a la agencia, al cliente, al director de la cuenta y a él mismo".

DEBERES DEL PUESTO:

-         Dar seguimiento a los trabajos solicitados por el cliente.

-         Desarrollar estrategias que sirvan de guía a todos los departamentos.

-         Presentar al cliente las recomendaciones de la agencia de publicidad.

-         Describir detalladamente los costos y planes; además de conocer los planes a corto y largo plazo del cliente.

-         Conocer el negocio de la cuenta que tiene a su cargo.

-         Enviar y dar seguimiento de estimados de producción y medios.

-         Controlar el tiempo y evaluar el trabajo.

-         Enviar y realizar "status reports" al cliente.

-         Asistir a reuniones solicitadas por el cliente o la agencia y redactar luego de estas los reportes.

-         Mantener al cliente informado sobre suplementos, especiales y actividades propias para su producto o servicio.

-         Enviar control de presupuesto al cliente y al departamento de contabilidad.

-         Enviar al cliente estados de cuenta y dar seguimiento al pago de facturas.

-         Durante todo el año confirmar con contabilidad el presupuesto real.

-         Hacer presentaciones anuales, contemplando un análisis se situación del mercado, disciplina publicitaria y toda las recomendaciones de la agencia que ayuden a lograr el objetivo publicitario.

PREPARACIÓN REQUERIDA:

Título Universitario y adiestramiento en computadora, redacción y estilo, adiestramiento en los diferentes departamentos de la agencia. Haber asistido a seminarios de mercadeo o publicidad, experiencia haber trabajado aunque sea como internista en alguna Agencia; seria recomendable que tuviera dos años de experiencia. Se necesita 3 meses de entrenamiento para entrenarse para esta posición.

Cualidades necesarias flexibilidad de horario, habilidad de funcionar bajo presión asertivo buen comunicador, liderato y ser organizada.

DIRECTOR DE MEDIOS

Coordinación y administración general del departamento de medios.

DEBERES EL PUESTO:

-         Negociar con los diferentes medios.

-         Hacer los volúmenes de discouts.

-         Controlar la inversión por medios.

-         Atender a los medios y supervisar el trabajo del día.

-         Realizar periódicamente reuniones.

-         Hacer planes y presentaciones anuales.

-         Hacer presentaciones a clientes prospectos (nuevos negocios).

-         Asistir a reuniones del comité gerencial.

Es responsable del contacto con clientes, registros de informes, dinero, adiestramiento y contacto con suplidores.

El Director de medios recibe instrucciones y rinde informes al presidente, supervisa a todos los empleados del departamento de medios.

PREPARACIÓN REQUERIDA:

Título Universitario y tener cursos de computadoras, gerencia y sistemas de medios. Se necesita tener por lo menos 10 años de experiencia en algún trabajo directamente relacionado con inversiones en medios. El tiempo de duración para entrenarse para este puesto va depender de la habilidad que tenga la persona.

El equipo que utiliza es la Macintosh SE y Láser Printer.

Las cualidades que debe tener poseer son: liderato, confiabilidad y habilidad para los números.

MEDIOS - COMPRADOR:

La función principal de los que trabajan en medio es desarrollar y ejecutar los planes y compras de medios.

Preparar  e interpretar análisis de medios.

Analizar la competencia en términos de medios (tv, prensa, radio, revistas, etc.).

Es responsable de la planificación y compra de medios para las cuentas asignadas, manejo de las cuentas en medios.

Recibe instrucciones del Dir. Del Depto. De Medios, supervisor de medios y ejecutivos de cuentas y rinde cuentas al Director del Depto. De Medios, y en ocasiones al Sup. De medios.

SECRETARIAS DE PRODUCCIÓN - CREATIVIDAD - EJECUTIVO

Se encargan de realizar todo el trabajo secretaria y de oficina del departamento y coordinar las funciones de éstos.

Por lo general las secretarias aprenden tanto del puesto que al final quedan ejerciendo el puesto de asistente donde funcionan.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Asisten al departamento y al director de éstos en las funciones secretariales.

-         Dan seguimiento y a los estimados de producción y creatividad.

-         Se encargan del archivo del departamento, orden y actualización de los mismos.

-         Dan seguimiento a las copias de videos o anuncios solicitadas por los clientes y proveedores.

-         Asisten al Director de Producción, Creatividad o Cuentas.

-         Participan cuando así lo requieren sus jefes a reuniones con clientes, proveedores, y personal de la agencia.

-         Reciben órdenes y son responsables ante sus jefes inmediatos.

PREPARACIÓN REQUERIDA:

Título Universitario o Técnico compatible con su función, cursos especiales en computadoras: PC/Macintosh. Seminarios generales de producción, creatividad, experiencia requerida para este puesto 6 meses de trabajo general en alguna casa productora, departamento de producción o agencia de publicidad. para entrenar a alguien se necesita seis meses.

Equipo que utiliza Macintosh Classica, PC.

CUALIDADES:

Capacidad para trabajar en equipo, habilidad organizacional, buena memoria, habilidad para la comunicación interpersonal y conocimientos de matemáticas.

CONTRALOR

Realiza labores financieras de la compañía, administra y supervisa el departamento de contabilidad.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Verificar "cash flow" y dar seguimiento a los cobros de cuentas por cobrar.

-         Preparar estados financieros, analizar las cuentas del mayor general, el presupuesto actual vs el del año anterior y explicar variaciones.

-         Verificar la nómina. Coordinar la facturación  con los demás departamentos.

-         Verificar los pagos a suplidores y firmar los cheques.

-         Supervisar toda la facturación y verificar que todo los facturado tiene su correspondiente cuenta a pagar establecida.

-         Preparar reportes trimestrales y verificar planillas de contribuciones sobre nómina.

-         Determinar  "el impuesto"  estimado.

-         Revisar los estados financieros auditados y aprobarlos.

-         Atender a los auditores, contestarles sus preguntas y discutir la situación financiera de la compañía con ellos.

-         Presupuesto, estados financieros, impuestos plantillas de patente, todos los documentos solicitados po0r los auditores, informes para la junta de directores.

-         Participar en todo lo relacionado con asuntos legales con los abogados.

-         Mantener comunicación con los bancos y proveerles toda la información que necesiten.

Este es responsable del contacto con suplidores, registro e informes, dinero un otros valores, equipo materiales y máquinas, supervisión de empleados.

Supervisa a Contadores, Secretarias. Recibe instrucciones y rinde cuentas al Presidente.

CONOCIMIENTOS:

Necesita Título Universitario, conocer de computadoras y tener una experiencia mínima de 5 años en análisis financieros, contabilidad y controles externos. Utiliza el equipo de Macintosh SE/30, programas Excel y adseve.

CUALIDADES NECESARIAS:

Flexibilidad de horario, liderato, habilidad para trabajar bajo presión.

CONTABILIDAD

Se encarga de informar al gerente o consejo de administración acerca de los ingresos y egresos efectuados por las operaciones, dando así oportunidad  de efectuar los pagos y cobros correspondientes a su debido tiempo. Proporciona información para la elaboración de pronósticos y presupuestos en la empresa para la toma de decisiones.

El objetivo del departamento de contabilidad es plasmar la información de sus registros en los estados financieros, con el objeto de dar a conocer a los directivos los resultados obtenidos en un determinado periodo de operaciones.

DEBERES DEL PUESTO:

-         Registrar las cuentas de los acreedores y deudores.

-         Controlar las operaciones internas.

-         Controlar los gastos de cada uno de los departamentos.

-         Planear presupuestos de compras, ventas, gastos, y de administración.

-         Administración de personal y capital de la empresa, registro de nóminas, seguros, impuestos,  gastos legales prestaciones.

-         Archivos de facturas, pagarés,  letras, y demás documentos.

-         Elaboran y revisan las facturas.

-         Determina los pagos de sueldos e impuestos y control presupuestal.

En muchas empresas funciona dentro de este departamento el departamento de personal; cuyo objetivo principal es el de contratar o reclutar al personal para la empresa, así como mantener las buenas relaciones humanas y efectuar todas la labores.

CONOCIMIENTOS:

Necesita Título Universitario, conocer de computadoras y tener una experiencia mínima de 5 años en análisis financieros, contabilidad y controles externos. Utiliza el equipo de Macintosh SE/30, programas Excel y adseve.

CUALIDADES NECESARIAS:

Flexibilidad de horario, liderazgo, habilidad para trabajar bajo presión. Buena memoria, habilidad para la comunicación interpersonal y conocimientos de matemáticas.

 

 

 

Autora

Marta Rodríguez 


Partes: 1, 2


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