Gestión del conocimiento organizacional en la dirección integrada por proyectos (página 2)

El trabajo tiene
como objetivo
presentar el modelo
propuesto en el que se combinan y complementan diferentes
estrategias
para identificar, adquirir, retener, desarrollar y utilizar
el
conocimiento en la realización de los proyectos,
apoyado por el uso de las TIC, lo cual
redunda en el beneficio de la entidad.

DESARROLLO

En las organizaciones,
el conocimiento
es considerado actualmente como el activo fundamental para su
desempeño exitoso. Este está
implícito en todos los procesos del
sistema y se
encuentra alojado no sólo en las mentes de las personas
sino también en los documentos, bases
de datos, rutinas,
procesos, prácticas y normas
institucionales.

Existe un desarrollo
secuencial entre dato, información y conocimiento; los datos una
vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en
información. La información asociada a un contexto
y a una experiencia se convierte en conocimiento y finalmente el
conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades
organizativas se convierte en capital
intelectual.

Entre los modelos de
gestión del
conocimiento más conocidos y aceptados se encuentra el
de Nonaka y Takeuchi (1995) que establece dos tipos de
conocimientos:

Conocimiento tácito. Es personal y
difícil de formalizar, comunicar y transferir. Se compone
de las ideas, habilidades y valores del
individuo.
Está internamente ligado a las características
psicológicas y las experiencias de cada individuo,
determinando sus conductas. No está registrado en
ningún medio, por ello es más difícil de
compartir.

Conocimiento explícito. Es aquel que se
exterioriza y puede estar registrado en disímiles soportes
documentos, bases de datos,
etc. Es transferible siempre que el receptor disponga del
conocimiento y el lenguaje
necesario para asimilarlo.

Ambos son complementarios y se produce entre ellos una
transformación continua a través de cuatro procesos
de conversión (Figura 1).

• Tácito a tácito (Socialización). Los individuos adquieren
  nuevos conocimientos directamente de otros.
• Tácito a explícito
  (Exteriorización). El conocimiento se hace tangible por
  medio de la documentación y el diálogo, plasmándose en conceptos
  o modelos que viabilizan y facilitan su comprensión y
  utilización.
• Explícito a explícito
  (Combinación). Esta fase tiene por objetivo transformar
  el conocimiento en formas más complejas, es decir, es un
  proceso de
  sistematización de conceptos en el que se genera un
  sistema de conocimiento.
• Explícito a tácito
  (Interiorización). Está muy relacionado con
  el
  aprendizaje, los individuos internalizan el conocimiento
  adquirido en su propia experiencia.

En la Dirección Integrada por Proyectos (DIP),
los proyectos se desarrollan con un enfoque sistémico en
cuatro etapas: concepción, planificación, control de
ejecución y cierre (Figura 2).

Figura 2. Etapas de elaboración de un
proyecto

La etapa de Concepción se inicia con la
solicitud del cliente. En esta
etapa se definen los objetivos, los
resultados a alcanzar, el presupuesto, el
alcance, la calidad y la
configuración con las hipótesis y el análisis de riesgo. Se
evalúa entre otros aspectos la propuesta, su factibilidad y la
contratación. Cuando el proyecto es
aprobado por la instancia correspondiente, se pasa a la fase de
planificación.

La Planificación implica el conocimiento
anticipado de qué hacer, cómo hacerlo,
cuándo, con qué y con quién. Para
desarrollar el control de la ejecución de forma eficiente,
es necesario diseñar una organización estructurada
con puntos de corte.

El Control de ejecución constituye una de las
etapas más importantes en el desarrollo del proyecto. El
sistema de control debe ser integral, desde el que realiza el
director, hasta el autocontrol que desarrolla cada individuo en
velar por la calidad de su trabajo diario y el cuidado de los
medios de
trabajo, buscando la excelencia en el mismo.

Este enfoque integral en el control ha brindado buenos
resultados en las empresas que
utilizan el tablero de comando o cuadro de mando
integral para reflejar los indicadores de
tiempo,
calidad, costo,
desempeño y logística, como se muestra a
continuación.

El análisis se desarrolla sobre la base de los cortes
programados, diseñando salidas de la información
hacia la partes interesadas, acorde con sus funciones en el
proyecto, mediante tablas, gráficos, informes,
páginas
Web con vinculaciones a consultas dinámicas o informes
previamente elaborados, etc.

Una vez terminado el proyecto se pasa a la etapa de
Cierre en la que un equipo de expertos valida el
cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del
cliente.

Para hacer efectiva la gestión
del conocimiento en la DIP, es fundamental aplicar un conjunto de
procedimientos
estratégicos que faciliten la implementación de una
nueva cultura
organizacional que coadyuve al desarrollo del Capital
Intelectual en la entidad en un proceso en espiral ascendente,
estableciéndose diferentes niveles de desarrollo que
pueden ser alcanzados a partir de la ejecución de
proyectos de cambio y
asesorías. Los procedimientos propuestos en el modelo
son:

§        
Identificación selectiva del conocimiento.

§        
Adquisición y desarrollo del conocimiento.

§        
Retención del conocimiento.

§        
Compartir y distribuir el conocimiento.

§        
Utilización del conocimiento.

Identificación selectiva del conocimiento.
Cuando se trata de generar y favorecer el conocimiento en una
organización, no se refiere a cualquier tipo de
conocimiento, sino a aquel que le permita cumplir con su misión,
visión y objetivos estratégicos. La idea es
detectar los activos
necesarios en la ejecución de los proyectos, que son los
que efectivamente podrán generar las ventajas competitivas
sostenibles.

El proceso de determinación, tanto de los conocimientos
existentes como de aquellos requeridos por la
organización para su funcionamiento se sustenta en las
herramientas
de identificación de conocimientos como los mapas
topográficos de conocimientos y los mapas de fuentes de
conocimientos.

Adquisición y desarrollo del conocimiento: Cada
organización a partir de su objeto social, desarrollo
alcanzado, etc. debe determinar la forma más factible en
que se debe adquirir el conocimiento.

Es un reto imprescindible en el marco de la
implementación de programas de
gestión del conocimiento formar a los especialistas para
interactuar de forma efectiva con la información, es
decir, para que sean competentes
informacionalmente[1].

El Departamento de Capacitación de la entidad es el
responsable de que todo el conocimiento que poseen cada uno de
los miembros de la organización y las diversas cualidades
de cada uno de ellos, se complementen para generar un clima de trabajo en equipo
y motivar el compromiso del personal con la
organización.

Para lograr la efectividad de la propuesta, resulta necesario
que en primera instancia, se confeccione y ejecute un programa de
superación básico que incluya entre otros temas,
Sistema
Operativo, aplicaciones de Ofimática y navegadores
Web, con el
objetivo de crear en el personal una cultura
informática y las habilidades necesarias
para la explotación de las nuevas
tecnologías. Posteriormente se debe pasar a una
capacitación más específica y personalizada
a partir del rol que desempeña el individuo dentro de la
entidad.

La adquisición de estos conocimientos se puede realizar
de forma autodidacta u orientada destacándose el papel
formador y educativo de los líderes de proyectos, apoyados
por la dirección de la entidad. En este proceso resulta
muy conveniente aplicar los nuevos paradigmas de
capacitación basados en la educación mediada
por las redes de
comunicación y garantiza una independencia
geográfica-temporal muy necesaria en los trabajadores que
deben asumir además, otras responsabilidades sociales.

Al mismo tiempo se orienta el desarrollo de los conocimientos
necesarios que la organización no posee o, al menos, no en
los niveles deseados y crear aquellos que no existen
todavía dentro o fuera de ella. Con personal cada vez
más competente, la entidad obtendrá un mejor
desempeño.

Retención del conocimiento: Su objetivo es
almacenar y actualizar paulatinamente todo el conocimiento que se
desea retener por su importancia y relevancia.

Resulta casi imposible exteriorizar el conocimiento aplicado
en cada uno de los proyectos sino se hace un uso adecuado de las
TIC y las bases de datos.

En el modelo se propone almacenar la información
inherente al proyecto en formato digital con enlaces a
documentación complementaria como pueden ser: normas,
valoraciones de expertos, planos, esquemas, vídeos,
imágenes, etc, pudiéndose utilizar
para este fin cualquiera de las herramientas computacionales
disponibles actualmente como son MS Project, DotProject,
Primavera Project Planner, u otra
similar[2].

Para organizar y estructurar adecuadamente la
información del proyecto, la dirección de la
entidad debe establecer determinadas normas que orienten la forma
de documentarlos de manera estandarizada desde el mismo momento
en que se van desarrollando. La aplicación de estas normas
debe ser chequeada sistemáticamente por el director del
proyecto y sus resultados tenidos en cuenta en la evaluación
del desempeño del equipo de trabajo.

Cabe señalar que cada una de las herramientas
informáticas mencionadas almacena la información de
los proyectos en bases de datos, pero el diseño
de las mismas suele ser complejo por lo que su
manipulación solo se recomienda para especialistas en
Computación, por lo que en la
implementación realizada del modelo se confeccionó
una base de datos
sencilla que pudiera ser manipulada fácilmente por el
equipo de trabajo con el objetivo de montarla en el servidor del
centro y a través de la Intranet o
página
Web de la empresa
acceder a los proyectos almacenados. aunque cabe señalar
que su diseño e implementación depende en gran
medida de las características específicas de cada
entidad. En la base de datos propuesta se  tuvieron en
cuenta los siguientes aspectos:

• Para cada proyecto almacenar la siguiente
  información: Código, Título, Jefe del proyecto,
  Objetivos, Tipo de proyecto, Fecha de inicio, Fecha de
  terminación, Estado de
  ejecución, Vinculación a la información
  del proyecto en formato digital, Palabras claves y
  Observaciones.

NOTA: Si se considera necesario, se pueden agregar
campos adicionales que coadyuven a una clasificación
más específica del proyecto.

• La definición y uso de nomencladores a fin de
  estandarizar la información almacenada y facilitar
  así las recuperaciones.
• Definir un Tesauro o glosario de
  términos para estandarizar las palabras claves con
  vistas a disminuir el problema que generan los
  sinónimos, homónimos, errores ortográficos
  y el uso de abreviaturas.
• Utilizar MS Access como
  gestor de base de datos, por su amplia difusión y
  fácil manipulación, aunque si se cuenta con los
  recursos
  tecnológicos requeridos se puede utilizar SQL Server o
  My SQL, que son
  más potentes
• Utilizar en lo posible páginas Web para la interfaz
  con los usuarios, que es el estándar actual.

Compartir y distribuir el conocimiento: El conocimiento
se potencia y se
enriquece cuando se integra y se comparte, favoreciendo los
procesos de combinación e interiorización descritos
anteriormente.

No basta con retener el conocimiento en la
documentación de los proyectos y en la base de datos, es
necesario recuperarlos a través de los sistema de
recuperación u otros procedimientos informáticos
creados al efecto en los que se pueden establecer los criterios
de selección
para recuperar solamente la información y el conocimiento
relevante, creándose una estrategia de
prioridades que permitirá realizar un análisis para
el estudio e identificación de las regularidades
positivas, combinación para crear sistemas de
conocimientos más complejos, su internalización y
posterior aplicación en la realización de los
nuevos proyectos.

En la instrumentación del modelo se
confeccionó el Sistema de Recuperación de
Información ProjectLink, cuyo objetivo es recuperar
documentos con formato .mpp[3] que
satisfagan los criterios de selección establecidos.

Adicionalmente, asociado al desarrollo de algunos proyectos,
se obtienen innovaciones o resultados científicos
novedosos que resulta conveniente publicar en la Intranet de la
empresa u
organismo o incluso en Internet si su trascendencia
va más allá de las fronteras de la entidad que lo
produjo. En este caso la gestión del conocimiento tiene
una incidencia mayor para la sociedad.

Utilización del conocimiento: Es la fase donde
el conocimiento se transforma en resultados concretos,
además se identifican y eliminan las barreras que frenan
su flujo.

En la aplicación de la DIP podría resumirse de
la siguiente forma (Figura 3).

Ante un nuevo proyecto, extraer de la base de datos la
información relevante gestionar el conocimiento, y
aplicarlo en cada una de las etapas por las que transita la
ejecución de un proyecto.

En la etapa de concepción, por ejemplo, resulta
conveniente recuperar contratos,
fichas de
costo, cronogramas de proyectos ya concluidos con éxito y
que sean semejantes al nuevo proyecto para tomarlos como punto de
partida.

En la etapa de Planificación se puede partir de
plantillas confeccionadas previamente. Cuando se dispone en la
empresa de una base de datos de proyectos, es posible hacer un
análisis de los mismos por parte de un grupo de
expertos, para extraer las regularidades que han sido validadas
positivamente en la práctica y crear plantillas en MS
Project para cada tipo de proyecto que incluya la relación
de tareas a desarrollar y los campos que se estimen necesarios,
de forma tal que al iniciar un nuevo proyecto de ese tipo no se
parta de cero, sino de la información que aparece en la
plantilla a la que se le deben realizar los ajustes necesarios,
facilitando en gran medida la etapa de planificación,
sobre todo para aquellos equipos de
trabajo que no tengan la suficiente experiencia, mejorando el
desempeño de la entidad a partir de la gestión del
conocimiento.

Figura 3. Utilización del
conocimiento en los nuevos proyectos

Además de que se pueden reutilizar módulos y
documentación complementaria que ya han sido validados en
el desarrollo de proyectos anteriores. Todos los proyectos de un
tipo son diferentes pero los procesos que se desarrollan en los
mismos son, en general, similares.

El desglose de las tareas con la estructura de
asignación de recursos y los tiempos de ejecución
de acuerdo con las normas técnicas
de producción se refleja en el primer proyecto
elaborado con la participación de varios expertos, se
valida en la práctica, se evalúan los resultados y
si son satisfactorios, se vuelven a usar en los siguientes
proyectos con los ajustes correspondientes.

Lo mismo sucede con la documentación complementaria de
los proyectos, donde pueden aparecer planos, videos, documentos
que contengan normas o procedimientos, guías para redactar
los informes, entre otros, que ya han sido validados en la
práctica y puedan ser almacenados en el servidor para ser
reutilizados en otros proyectos, estableciendo los enlaces
correspondientes. Esta organización facilita el acceso a
la versión más actualizada de las normas o
procedimientos.

La solución de los conflictos
detectados en los cortes, es otra fuente de problemas que
motiva al especialista a la exploración de conocimiento.
Para resolver el conflicto debe
consultarse información sobre normas para la
gestión de la calidad, fichas de costos, proveedores de
recursos, experiencia acumulada en proyectos similares, etc.

En la etapa de cierre, al evaluar el desempeño del
equipo de trabajo, se debe comparar con desempeños
anteriores y adoptar las medidas necesarias para que el
desempeño de la entidad en su conjunto sea ascendente.

Por otra parte, el Departamento de Capacitación de la
entidad debe medir periódicamente el impacto de los
conocimientos adquiridos por el equipo de trabajo, reflejado en
el incremento de la calidad de los nuevos proyectos
desarrollados, estableciéndose los ajustes necesarios en
las estrategias de formación del personal en función de
los contenidos de los puestos de trabajo. El estudio autodidacta,
con acceso al conocimiento explicitado en la base de datos
ubicada en la red o intranet de la
empresa, favorece este propósito.

Finalmente, debe revisarse la información almacenada
sobre el proyecto, destacar los aspectos relevantes y almacenarla
en la base de datos, para cerrar el ciclo.

CONCLUSIONES

·         La
Gestión del Conocimiento es la base para la
generación de Capital Intelectual y las capacidades
organizativas.

·         El
modelo para la gestión del conocimiento organizacional,
permite explicitar el conocimiento de los especialistas de
mejores resultados, colocándolo en la red a
disposición de todos los miembros de la
organización favoreciendo la transformación del
conocimiento en valor,
materializado en el desarrollo de los nuevos proyectos.

·         La
gestión de conocimiento en el desarrollo de los proyectos
tiene dos momentos importantes donde su uso se hace
imprescindible, en la realización de los nuevos proyectos
y en la toma de
decisiones ante los problemas detectados en los cortes
evaluativos del proyecto.

·         El
proceso de capacitación en función de las
necesidades de resolver los problemas que se presentan en la
dirección por proyectos, lleva implícito la
gestión de conocimientos apoyada por la aplicación
de la Ciencia y
la Innovación
Tecnológica, creando una cultura científico
técnica apoyada por las TICs, en la que mientras
más se sabe, más se requiere del conocimiento.

·        
Gestionar el conocimiento es hacer que su empresa u
organización aprenda todos los días y que gracias a
ese aprendizaje sea
más competitiva, que produzca mejores resultados, que sea
más eficiente y efectiva.

BIBLIOGRAFÍA

·        
Hernández Silva, F. y Martí
Lahera, Y. Conocimiento organizacional: la gestión de
los recursos y el capital
humano. Internet, consultado el 20/06/2006.

·        
López A Propuesta metodológica para contribuir
al desarrollo económico del territorio sobre la base de la
gestión de los activos intangibles. ISCTN 2004

·        
López A. El capital Intelectual como fuente de medida
del valor agregado de las Organizaciones. Dintell 2002.

·        
Delgado, R. Aplicación del Project Management al
proceso de Innovación Tecnológica apoyado por
los sistemas informáticos profesionales. Memorias de
Innovación Tecnológica. CITMA. CD. Feb /
2000.

·        
Delgado, R. La Dirección Integrada de Proyectos
haciendo uso de las TIC. Libro de
texto. Editado
por CETA. ISPJAE. Cuba. 2003

·        
Montes de Oca, M. y Delgado, R. El uso de las bases de datos
en la DIP, Memorias de Informática 2004. ISBN
959-237-117-2

·        
Ortol, E. Gestión del Conocimiento y competencia
informacional en el puesto de trabajo, Artículo
publicado en arearh.com.

·        
Ruíz, H. Gestión del Conocimiento: Un eterno
reto afrontado con nuevas tecnologías, Artículo
publicado en arearh.co

Autor:

MSc. Martha Montes de Oca Richardson

Dr. Ing. Roberto Delgado Victore

Cuba, Septiembre de 2008

[1] Capacidad de identificar,
localizar, evaluar, organizar, comunicar y utilizar la
información de forma efectiva para la resolución de
problemas.

[2] En el resto del trabajo se
hace referencia al MS Project aunque cabe señalar que lo
más importante en la concepción del modelo es el
método
científico empleado y no la herramienta computacional
utilizada, que en general ofrecen las mismas funcionalidades.

[3] Creados con MS
Project