Un concepto que
subyace detrás de la conveniencia y utilidad de
elaborar un plan es la
necesidad de la planificación. La
planificación, y por consiguiente el plan de empresa es
necesaria para:
o Tener claros los objetivos y a
donde se quiere ir.
o Orientar las acciones hacia
el cumplimiento de dichos objetivos.
o Asignar las responsabilidades para
que se sepa quien tiene que llevar a cabo cada acción.
o Aprovechar mejor las
oportunidades.
o Prever las circunstancias y actuar
en consecuencia. Reaccionar mejor y a tiempo.
o Coordinar las actividades.
o Asignar los recursos y
tenerlos preparados y dispuestos.
o Ayudar a aunar y compartir los
objetivos y por tanto los intereses.
o Evitar acciones no deseadas,
conflictos e
interpretaciones erróneas o no alineadas con el
propósito perseguido.
o Ayudar a crear métodos y
disciplinas de trabajo.
o Permitir una visión global
mas clara y resumida de la empresa.
V.
Proceso de la Planificación
·
Descubrir la oportunidad: no es necesario inventar algo nuevo,
sino estar alerta a las nuevas oportunidades que se nos pueden
presentar. Muchas veces podemos tomar una idea o producto
existente, y a partir de estos desarrollar una innovación o valor
agregado, complementándolo o diferenciándolo.
También se puede buscar una manera diferente de realizar
algo ya existente, o que no se ha desarrollado adecuadamente.
·
"Pulir" la idea: a veces las ideas son un diamante en bruto, y es
necesario pulirlas y verificar si realmente puede llevarse a
cabo, si es rentable y satisface una necesidad concreta.
·
Costos e Ingresos: como
primer paso debemos analizar cuál será el costo del
proyecto, lo
que nos ayudará a determinar cuál es el capital que
necesitamos para llevarlo a cabo y el tiempo en el que
recuperaremos la inversión. También es importante
identificar cuáles serán nuestros costos e ingresos
para proyectar las posibles utilidades.
·
Establecer las estrategias: es
el proceso
mediante el cual se define el plan de acción. Debemos
definir cada una de las instancias para trazar el futuro del
negocio.
·
Definir el Plan de
Negocios: para alcanzar los objetivos planteados es muy
importante establecer cuáles van a ser los pasos a seguir.
El plan de negocios nos
ayuda a orientarnos hacia dónde vamos, y es una
herramienta fundamental para presentar nuestro proyecto a los
socios, inversionistas o clientes.
·
Evaluación y Control:
además de llevar a cabo un proyecto y ponerlo en marcha,
es importante evaluar constantemente como se va desarrollando el
proyecto para realizar los cambios o ajustes necesarios, e
identificar el momento adecuado para retirarse. Al mismo tiempo
nos sirve para realizar un análisis sobre los errores y no cometerlos
en un futuro.
VI.
Principios de la Planificación.
- Los principios de
la planificación más importantes son los
siguientes: - Principio de la contribución a objetivos – el
objetivo de
los panes y sus componentes es lograr y facilitar la
consecución de los objetivos de la
organización, con interés
particular en alcanzar el objetivo principal. - Principio de la primacía de la planificación
– la primera función
administrativa que desempeña la gerencia es
la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control. - Principio de la iniciación de la planificaciones la
alta gerencia – la planificación tiene su origen en la
alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los
objetivos de la organización y la forma mas eficaz de
lograrlos es por la planificación. - Principio de la penetración de la
planificación – la planificación abarca todos los
niveles de la
empresa. - Principio de la eficiencia de
operaciones
por planificación – las operaciones eficientes se pueden
efectuar mediante un proceso formal de planificación que
abarca objetivos, estrategias, programas,
políticas, procedimientos
y normas. - Principio de la flexibilidad de la planificación –
el proceso de planificación debe ser adaptable a las
condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en
los planes de la organización. - Principio de sincronización de la
planificación – los planes a largo plazo están
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su
vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas
eficaz y económicamente los objetivos de la
organización. - Principio de los factores limitantes – la planificadores
deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra,
dinero,
máquinas, materiales y
administración) conjuntándolos
cuando elaboren los planes. - Principio de estrategias eficaces – una guía para
establecer estrategias viables consiste en relacionar los
productos y
servicios de
la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de
los consumidores. - Principios de programas eficaces – para que los programas
sean eficaces deben ser una parte esencial de la
planificación a corto y largo plazo y debe n estar
integrados a la planificación estratégica,
táctica y operacional. - Principios de políticas eficaces – las
políticas se basan en objetivos de la
organización; mediante estas es posible relacionar
objetivos con funciones,
factores físicos y personal de la
empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y
suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
de políticas superiores.
VII.
Características de la Planificación
Efectiva
1) Da vitalidad en la
búsqueda de resultados, identificando las
interdependencias que faciliten la implementación,
estableciendo las responsabilidades, las mediciones y el sistema de
retribución.
2) Establece el marco
donde el desarrollo
integral del hombre tiene
lugar produciendo un proceso de aprendizaje
continuo, dándole sentido a su vida.
VIII.
Causas del Fracaso de la Planificación.
- Falta de planificación: hay que pensar, meditar y
planear los puntos importantes y ponerlos por escrito, no vale
tenerlos en la cabeza, hay que plasmarlos en un plan que aborde
las cuestiones esenciales. En gran parte del curso veremos
cómo hacer este plan. - Marketing deficiente: puede ser el mejor en lo que hace
pero si nadie lo sabe no se servirá de nada. Es
necesario invertir en un marketing
eficiente porque si no, no se producirá venta
alguna. - Desaliento: los primeros tiempos siempre son muy duros,
desalentarse y tirar la toalla antes de hora es un craso error.
Recuerde lo que ya se ha dicho sobre los factores personales,
son esenciales. - Falta de fondos: las nuevas empresas suelen
tener el punto débil en su estructura
financiera, por ello, hay que tener un férreo control de
los gastos a
través de presupuestos
y asegurarnos de que los que hagamos van a compensarnos
(inversiones
rentables). - Ignorar al cliente: el
cliente es lo fundamental, si ignoramos quién es y lo
que quiere, nunca nos elegirá, un estudio de
mercado y un buen enfoque son la vacuna contra este factor
de fracaso. - Ignorar a la competencia:
esto es como una partida de ajedrez, los
demás también juegan y si los obviamos perderemos
tarde o temprano el terreno.
Como habrá deducido esos factores de fracaso le dicen
también cuáles son los factores que le pueden
ayudar al éxito
en su empresa. Escríbalos y piense en ellos.
TEMA IV
TIPOS DE
PLANES
Objetivos Específicos 4
I.
Explicar los diferentes Tipos de Planes.
II.
Interrelacionar los diferentes Tipos de Planes.
III.
Realizar ejercicios de los distintos Tipos de Planes.
Contenido 4
I.
Tipos de Planes
I.1 Según su amplitud:
– Estratégicos
– Directivos
I.2 Según el nivel en que se formulan:
– Corporativos
– Operativos
– Funcionales
I.3 Según el periodo:
– Planes a corto plazo
– Planes a mediano plazo
– Planes a largo plazo
I.4 Según su contenido:
– Visión-Misión
– Metas-Objetivos
– Estrategias-tácticas
– Programas-Proyectos
– Políticas
– Reglas-Normas
– Procedimientos
– Presupuestos
II.
Interrelación entre los distintos tipos de Planes.
I.
Tipos De Planes
I.1 Según su amplitud:
– Estratégicos:
Es la planeación
de tipo general proyectada al logro de los objetivos
institucionales de la empresa y tienen como finalidad
básica el establecimiento de guías generales de
acción de la misma. Este tipo de planeación se
concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los
objetivos de una organización, sobre los recursos que
serán utilizados, y las políticas generales que
orientarán la adquisición y administración de tales recursos,
considerando a la empresa como una entidad total.
Las características de esta planeación son,
entre otras, las siguientes:
* Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen
para los planes específicos subsecuentes.
* Es conducida o ejecutada por los más altos niveles
jerárquicos de dirección.
* Establece un marco de referencia general para toda la
organización.
* Se maneja información fundamentalmente externa.
* Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación
con los otros tipos de planeación.
* Normalmente cubre amplios períodos.
* No define lineamientos detallados.
* Su parámetro principal es la efectividad.
– Directivos:
Los planes pueden ser considerados específicos cuando
no admiten ninguna interpretación y deben realizarse tal como
han sido definidos. Los planes direccionales, por el contrario,
marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo
con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a
cabo.
I.2 Según el nivel en que se formulan:
– Corporativos:
El propósito principal de la planificación
corporativa es asegurar que todos los miembros de la
organización se integren para formar una empresa
común. De ahí que el proceso contemple una correcta
información para alcanzar un conjunto de objetivos que
relacionamos a continuación: Ser capaces de realizar
previsiones a largo plazo, ajustadas a las necesidades de
la organización, garantizando su presencia en los mercados
potenciales. Definiendo los objetivos estratégicos en
términos fácilmente cuantificables. Identificando
los puntos fuertes y débiles de la empresa, mediante
análisis y diagnósticos de calidad,
realizados permanentemente. Diseñando planes de
acción que el personal en su conjunto pueda entender y en
los que se les pueda involucrar y responsabilizar. Controlando y
supervisando periódicamente todas las acciones
empresariales para detectar los cambios que puedan producirse en
los planteamientos realizados.
– Operativos:
Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de los
planes estratégicos porque atienden su aplicación a
corto plazo. se orientan a actividades específicas
asignando recursos y definiendo estándares de
actuación. un plan operativo es disminuir 10% la
rotación del personal poniendo en marcha programas de
capacitación, implementación de
sistemas de
incentivos y
otorgamiento de prestaciones.
– Funcionales:
Estos determinan planes más específicos que se
refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se
subordinan a los planes estratégicos. Son establecidos y
coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner
en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por
su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y
abarcan un área de actividad específica.
I.3 Según el periodo:
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los
siguientes períodos:
– Planes a corto plazo:
Se lleva a efecto en cada planta y almacén.
es una extensión de la planificación a mediano
plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los
relacionados con los niveles de producción específicos durante el
período no mayor a un año.
Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas
suministrados por mercadotecnia.
– Planes a mediano plazo:
Es un subconjunto de la planificación a largo plazo. Se
centra en las mismas áreas que la planificación a
largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a
cinco años). Los estados
financieros pro forma en este período son más
detallados que aquellos para la planificación a largo
plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a
largo plazo de la organización al desarrollar planes
financieros más específicos. El resultado de este
nivel de planeación sirve como entrada para la
planeación a corto plazo. Se relaciona primordialmente con
la planificación financiera, de manera que pueda colocar a
la organización en la mejor postura financiera para
materializar las oportunidades descubiertas por la
planificación a largo plazo.
– Planes a largo plazo:
Su parte central está formada por las consideraciones
estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a
productos nuevos para satisfacerlas. Una característica
distintiva de este tipo de planificación es el descubrir
oportunidades, y después desarrollar estrategias y
programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se
concentra en la extrapolación de datos recopilados
de fuentes
externas e internas para proyectar la información
relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de
instalaciones, financiera, de recursos
humanos y otros aspectos. comienza con un entendimiento
realista de los mercados, productos, plantas, almacenes,
márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión,
flujo de
efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del
personal.
I.4 Según su contenido
– Visión-Misión:
La visión es la capacidad de ver más
allá, en tiempo y espacio, y por encima de los
demás, significa visualizar, ver con tos ojos de la
imaginación, en términos del resultado final que se
pretende alcanzar.
Una visión estratégica, permite cumplir dos
funciones vitales;
• Establecer el marco de referencia para definir y
formalizar la misión,
misma que establece el criterio rector de la planificación
estratégica.
• Inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que
actúe y haga cumplir la razón de ser
(misión) de la institución.
En la visión estratégica existe conocimiento
del ambiente
externo, capacidad adaptativa, flexibilidad estructural y
habilidad en convivir con ambigüedades y cambios
rápidos.
Sin visión estratégica se hace difícil
establecer un sentido de dirección futura y de definir
objetivos adecuados a las circunstancias.
La misión o el propósito identifica la
función o tarea básica de una empresa o de
cualquier parte de ella. Cualquier clase de
operación organizada tiene propósitos o misiones.
En cada sistema social las empresas tienen una función o
tarea básica que les asigna la sociedad.
– Metas-Objetivos:
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los
cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o
uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular
los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia
el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los
objetivos son las metas que se quiere alcanzar con
relación a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios
objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan
básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir
al alcance de los de la organización. los objetivos o
metas son planes y requieren de un proceso de planeación
al igual que el resto de los planes.
Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la
actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia
el que se encamina la organización, la integración de personal, la
dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el
plan básico de la misma, un departamento puede tener
también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas
contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos
grupos de
metas pueden ser diferentes por completo.
– Estrategias-Tácticas:
Denotan casi siempre un programa general
de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para
alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del
proceso a decidir sobre los objetivos de la organización,
sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para
alcanzarlos y sobre las políticas que han de regular la
adquisición, el uso y la disposición de estos
recursos.
– Programas-Proyectos:
Los Programas son planes relacionados con el tiempo y
comprenden la correlación que se da entre este
último con las actividades que deban llevarse a cabo.
También pueden definirse como un conjunto de metas,
políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc.
para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir
desde programas de pequeño tamaño o simples por
ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta
programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se
requieren técnicas
matemáticas, bases de datos,
etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados
de la planeación de los negocios, por ejemplo es
extraño encontrar un programa que se sostenga a sí
mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace
muy difícil la planeación. Es por esto que la
planeación coordinada requiere de ciertas habilidades
administrativas que permitan el logro de los objetivos.
Los proyectos tienen
objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un principio, pero
deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el
proyecto de construir un edificio. La naturaleza
supone un término para cumplir con los objetivos para los
que fue formulado.
– Políticas:
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que
permiten conducir el pensamiento y
la acción de quienes se tenga a cargo. es en este punto
donde los administradores deben ser sagaces para que los
subordinados no acepten como políticas una serie de
pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y
usualmente las políticas se apoyan y precisan los
objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las
políticas generales de la empresa son tomadas por el
consejo de administración, en las cuales se basaran las
políticas de los departamentos
Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual
se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas
y contribuyan al alcance los objetivos. al igual que hay diversos
tipos de objetivos, también los hay de políticas,
entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en
los precios,
políticas en publicidad o
políticas departamentales, como el contratar los
ingenieros egresados de las universidades o impulsar la
participación de los empleados para contribuir con la
cooperación.
Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta
que:
* Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en
cuenta la opinión de quienes a aplicarlos.
* Las políticas deben declararse por escrito.
* Deben ser difundidos y revisadas periódicamente, la
interpretación de estas debe ser uniforme en toda la
organización.
* Existen políticas sobre producción, finanzas,
relaciones
públicas, etc.
* Existen políticas relacionas con planeación,
control, organización, favorecen, la coordinación y el trabajo en
equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la
elaboración de criterios e iniciativa pero dentro de unos
limites.
– Reglas-Normas:
Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones
que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción
en esto. Son el tipo de plan más sencillo.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que
guían la acción sin especificar un orden de tiempo.
El procedimiento se
podría considerar como una serie de reglas. La regla puede
o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es
que refleja una decisión administrativa de que se tiene
que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta
acción.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y
políticas. El propósito de las políticas es
guiar la toma decisiones al señalar áreas en las
que los gerentes pueden usar su discreción. Las reglas,
aunque también son guías, no permiten flexibilidad
en su aplicación.
– Procedimientos:
Son planes por que establecen un método o
forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son
planes relacionados con métodos de trabajo o
ejecución. Sirven como guías de acción mas
que de pensamiento pues señalan el cómo deben
hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
corresponden a planes operacionales y se representan a
través de flujo gramas.
– Presupuestos:
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados
en términos numéricos, están relacionados
con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un
determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar
expresados en términos financieros o en horas-hombre,
horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de
gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el
presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una
medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los
planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si
cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo;
pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o
departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales.
Si su dimensión es local y de corto plazo.
II.
Interrelación entre los distintos tipos de
Planes:
La planificación se manifiesta a través de
distintos tipos de planes, lo normal es usar más un tipo
de plan, ya que tienen distintos grados de complejidad y de
detalle, además que se complementan entre sí.
Los planes son reglas de conducta
según las cuales el administrador o
dirigente desea coordinar la acción del grupo. En una
empresa, el o los administradores, una vez que se han establecido
los objetivos, pasan a elaborar planes de acción.
Los diferentes tipos de planes que se han presentado en este
capítulo no significa que podemos escoger entre ellos uno
en particular, utilizarlo y olvidarnos del resto. No. Una buena
administración exige que en la planificación se
utilicen diferentes tipos de planes, de acuerdo a las necesidades
de la empresa. Por lo tanto, debe pensarse en el establecimiento
de políticas, de procedimientos para implementar esas
políticas, de las estrategias que se utilizarán
para alcanzar los objetivos fijados para la empresa, y
finalmente, de los presupuestos, a distintos niveles y grados de
amplitud, es decir, presupuestos generales para la empresa y
particulares para las diferentes unidades administrativas.
En resumen, una buena planificación usa todos estos
instrumentos y establece, desde luego, la coordinación
entre ellos.
TEMA V
DISEÑO DE
PLANES
Objetivos Específicos 5
I
Diseñar distintos tipos de planes tomando como base el
contenido del tema IV.
Contenido 5
I
Normas para la elaboración de Planes
II
Modelos de los
distintos tipos de planes considerados en el tema IV.
I.
Normas para la elaboración de Planes
- Contribución a los objetivos (logros). Todo plan
debe poseer la fuerza
necesaria, y contar con los instrumentos y recursos suficientes
para contribuir al alcance de una meta - Primacía de elementos de administración
(planificación, Organización – dirección –
coordinación – control). - Iniciación del proceso de gestión
empresarial. - Eficiencia de las operaciones.
- Flexibilidad, variables no
previstos por acciones coyunturales y estructurales que
requieren programación. - Sincronización, a nivel y horizontal de la
organización. - Objetivos ¿Qué queremos alcanzar?
- Estrategias ¿Cómo lograr los objetivos y que
alternativas se debe emplear? - Programas de acción. ¿Qué operaciones
hay que alcanzar? - Políticas internas ¿Qué
orientación y prioridad deben alcanzarse? - Procedimientos ¿Cómo se hace?
- Normas de control ¿Qué parámetros,
medidas se utilizan en la evaluación?
II.
Modelos de los distintos tipos de planes considerados en el
tema IV
Supongamos que un grupo de miembros de un Centro de Madres
decide formar un pequeño negocio de confecciones de lana,
las que venderán en el barrio. Se reúnen y fijan
sus objetivos: fabricación de 100 suéteres para
señora al mes. El trabajo lo
hará cada una en su casa y utilizarán un crédito
que otorga una institución gubernamental para la compra de
máquinas tejedoras, lanas y otros materiales.
El objetivo global está claro: 100 suéteres.
Como las socias son 10, inmediatamente subdividen este objetivo
asignándosele 10 suéteres mensuales a cada una.
Como trabajarán en su casa, la organización de esta
empresa será bastante descentralizada, es decir, cada una
de las socias tendrá bastante autoridad para
tomar decisiones con relación a su propia tarea.
Este hecho debe llevar a la organización a fijar sus
políticas, que son un tipo de planes. Al existir libertad de
decisión entre las socias e, incluso, separación
física, es
necesario dictar pautas generales para que las decisiones que
tomen estén de acuerdo con los objetivos y los planes
generales que se han fijado. En este caso, las políticas
serían el tipo de suéteres y el tipo de tejido, en
cuanto a la fabricación; en relación con la
distribución, se establece como política que ella
será encargada a una de las socias, quien montará
una pequeña tienda en el local del Centro de Madres; la
función de adquisición de materiales se
centralizará en otra socia, a la que se recurrirá
cada vez que se necesiten. También se fijan
políticas sobre los tamaños y
características de los suéteres.
Otro tipo de planes son los procedimientos, o la
elección de una línea de acción y su
aplicación a actividades futuras. En realidad, son
guías para la acción y detallan de una manera
exacta cómo debe ser realizada una cierta actividad. Por
ejemplo, nuestra empresa de confecciones de lana puede establecer
un procedimiento general para el proceso que desarrollará
cada socia. Este procedimiento puede ser el siguiente:
1. Buscar la lana que está en poder de la
señora encargada de las adquisiciones.
2. Firmar un papel indicando la cantidad de lana
retirada, color, marca, etc. y
para qué se utilizará.
3. Confeccionar las chombas. Este paso, dentro del
procedimiento descrito, es susceptible, a su vez, de poseer su
propio procedimiento, generalmente técnico.
4. Entregar las chombas terminadas a la señora
encargada de la distribución.
5. Exigir de ésta un comprobante de la
entrega.
6. Cada dos meses presentar los comprobantes de entrega
a la tesorera quien pagará la parte de la utilidad que le
corresponde a las socias.
Como se puede observar, la característica principal de
los procedimientos es su secuencia cronológica
Existen también las estrategias que pueden
considerarse como un plan de acción que toma en cuenta las
acciones o conductas de los competidores y de las otras organizaciones
del medio que pueden afectar el logro de los objetivos de la
empresa.
Por ejemplo, en el caso de nuestra empresa de confecciones de
lana, es posible que en la población en que está ubicado este
Centro de Madres, existan tiendas que, o son sucursales de
fábricas grandes que elaboran producto, similares, o son
pequeños negocios particulares que distribuyen, entre
otras cosas, suéteres para señoras.
El dirigente que establezca sus planes sin tomar en cuenta lo
que hacen sus competidores puede ver fracasar todas sus
previsiones, por correctas que éstas sean. La bondad de
una estrategia
estará dada por la cantidad de información que se
obtenga del medio y de los planes de los competidores. Sin duda
que si nuestras señoras se dedican, durante un tiempo, a
conversar con las socias del Centro de Madres para conocer sus
gustos en cuanto a suéteres, sus disponibilidades
financieras para comprar, etc., estarán en mejor pie para
desarrollar sus estrategias sobre el producto, sobre el precio y sobre
la venta. Sus conocimientos sobre los precios de la competencia,
las facilidades de pago, los diferentes productos que venden,
etc., aumentarán las posibilidades de desarrollar
estrategias que se basen en la realidad, lográndose
así los objetivos que se ha planteado la
organización.
Los presupuestos constituyen otro tipo de plan.
Concretamente, representan una declaración de los
resultados que se espera conseguir, los que pueden ser expresados
en términos financieros (en Bolívares Fuertes, por
ejemplo) o en términos de otras unidades (unidades de
productos, horas – hombres, etc.).
Las socias de la empresa de confecciones pueden hacer los
siguientes cálculos. Un suéteres ocupa
aproximadamente seis madejas de lana, cuyo costo es de Bs. F 3,50
c /u. Sobre estos cálculos se puede hacer el presupuesto
de entradas y gastos del mes, suponiéndose que en el mes
se vende toda la producción.
Otros modelos:
* Visión-Misión: Empresa Siemens de Venezuela:
Misión: Brindar las mejores soluciones a
sus necesidades y oportunidades en el cuidado de la salud aumentando la
satisfacción y mejorando la calidad de
vida de usted y las personas.
Visión: Somos la mejor opción en el mercado en
soluciones integrales de
salud porque somos sus socios en el cuidado de la salud.
* Objetivos: Si un empresario
obtiene actualmente $ 1.000.000,- mensuales de utilidades, al
definir sus objetivos futuros, éstos debieran plantearse
como: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo
objetivo sería de $ 1.500.000,-, también
podría plantearse como objetivos una utilidad mensual de $
2.000.000,- o de $ 1.400.000.
* Estrategias-Tácticas: Para una empresa que produce
envases, la estrategia podría ser: "Incrementar las
utilidades en un 30% anual, a través de la
producción de envases de cartón reciclado,
reemplazando los actuales envases plásticos,
y comercializar directamente los productos a los usuarios o
clientes finales sin utilizar distribuidores".
* Políticas: A modo de ejemplo, políticas en una
empresa serían:
– Competir sobre la base de precios y calidad
– Comprar al precio más bajo de tres oferentes
calificados.
– Proteger el medio
ambiente, tanto en los sistemas de
producción como en los materiales utilizados
* Procedimientos: A modo de ejemplo, un procedimiento de
administración de caja chica por parte de la secretaria
del área de ventas sería:
– La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de
Finanzas, a través de un memorando, la emisión de
un cheque para
caja chica.
– En base al memorando el Jefe de Finanzas dispondrá la
emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-
– El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá
el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y
los entregará al Jefe de Finanzas para su
aprobación.
– Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del
comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de
recepción conforme en el original y primera copia.
– Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad
el comprobante de egreso.
* Reglas-Normas: A modo de ejemplo, se pueden mencionar las
siguientes reglas:
– Prohibido fumar en las áreas de producción.
(Esta regla no forma parte de ningún procedimiento)
– Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por
el Gerente de
Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de
compras).
* Programas-Proyectos: Si el objetivo de la empresa es
incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el
programa de trabajo podría ser:
– El departamento de producción deberá estudiar
y analizar la capacidad productiva de la empresa a fin de dar
cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas
metas de venta, para ello deberá:
– Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no
permite incrementar la producción.
– Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento
oportuno de materias primas para las nuevas necesidades de
producción.
– Por su parte el departamento de ventas deberá
preparar un plan de incentivos al personal de su área con
el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario
requerirá del Departamento de Personal la
contratación de un staff adicional de vendedores,
procurando coordinar oportunamente el programa de
capacitación.
– El departamento de Ventas preparará un estudio del
mercado, con el fin de determinar las posibilidades de acceso a
nuevos clientes, reorientando los diseños de los productos
y envases en conjunto con el departamento de producción si
fuera necesario.
CONCLUSIÓN
Si una organización aspira a permanecer sana debe
plantearse objetivos realistas. La planificación
está comprometida en la fijación de los objetivos
de la organización y en las formas generales para
alcanzarlos. La opción frente a la planificación es
la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que la planificación no es un
esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los
resultados deseados. Más bien es un círculo
continuo que nunca debe terminar en una organización; debe
ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
BIBLIOGRAFÍA
Administración. [Consulta: 10-02-2008] Disponible en
Línea: http://www.salonhogar.com/materias/administracion/tiposdeplanes.htm
Curso Administración de Empresas. [Consulta:
12-02-2008] Disponible en Línea:
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Autora:
Luisana Rivero
Venezuela
2008
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