Sistema de control de matrículas para una Institución educativa (página 2)

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PHP Version
4.3.11

·             
MySQL
3.23.49

Se puede realizar una actualización de ese software cuando hay nuevas
versiones disponibles de PHP y MySQL, utilizando las herramientas
del Control Panel
proporcionado por Yahoo! Geocities, aunque se debe mencionar la
limitante que aunque una nueva versión ya se encuentre en
el mercado,
podría todavía no ser posible realizar la
actualización, ya que es el servidor o los
administradores y programadores Yahoo! Geocities quienes
decidirán el momento oportuno para hacer que las versiones
estén disponibles para sus clientes.

Para la generación de los formularios en
los que se introducirá y mostrará la información contenida en la base de datos,
se usarán recursos
disponibles en http://pear.php.net, donde se proporciona código
de formularios prediseñados para luego programarlos y
trabajar eficientemente en la autenticación de usuarios y
contraseñas vinculados a la base de datos de MySQL.
Pero gracias a que los recursos de PEAR son gratis, no se
incurrirá en gastos. PHP,
MySQL y los recursos disponibles de PEAR es todo el software que
se necesita para programar este sistema.

FACTIBILIDAD OPERACIONAL

Es completamente posible que este nuevo sistema se use como se
ha planeado, pues no representa procesos
complejos ni difíciles de usar para los administradores o
autoridades de la institución educativa. Además, lo
que se pretende es sustituir un sistema obsoleto como es el
registro
manual de
matrículas, el cual tiene muchas desventajas. Si el centro
escolar no utilizara un registro manual sino que uno basado en
computadoras
pero de forma local (guardando la información en hojas de
cálculo
como Excel o
bases de datos
como Access o
FoxPro por
ejemplo), este novedoso sistema ofrecerá grandes ventajas
y seguridad, pues
se tendrá toda la información en línea y
disponible desde cualquier computadora
con acceso a internet. Aunque siempre hay
personas que se resisten al cambio y que
tienen miedo pensando que la información en internet no
está segura o que no es confidencial, la factibilidad de
este sistema no deja de ser alta por esa razón, tomando en
cuenta que la tendencia de todas las empresas actuales
es de manejar información a través de internet y
que ahora se cuenta con herramientas seguras que guardan
información confidencial sin ningún problema.
Además, tener sistemas que
funcionen sólo localmente en las computadoras de una
institución presenta muchas desventajas, como por ejemplo
que alguien podría robar información confidencial
de las computadoras, o que las computadoras podrían ser
robadas o destruidas y la información se perdería
si no se tuvieran copias de respaldo.

La portabilidad resulta mucho más complicada que si se
maneja todo desde internet. Trabajar localmente también
genera muchísimos más gastos de hardware y licencias para
manipular software. Este sistema tiene muy altas posibilidades de
aceptación por parte de los usuarios, por lo que se
aprecia que tiene una muy buena factibilidad operacional y que
debería ser implementado. Este sistema no llegará a
ser obsoleto en poco tiempo, pues
el internet es tecnología de punta
que es imposible que desaparezca de la noche a la mañana.
Por el contrario, se puede observar que más y más
gente acepta el internet y disfruta de todas las ventajas que
esta maravilla tecnológica ofrece.

Para que este sistema no represente un golpe hacia todos
aquellos que se oponen al cambio, puede irse implementando
paulatinamente, permitiendo que el sistema antiguo no desaparezca
de la noche a la mañana sino que siga funcionando
paralelamente a este sistema, y que conforme se vayan viendo los
resultados y la efectividad de este modelo, los
administradores sientan confianza y seguridad y de esa forma que
finalmente dejen de lado el sistema antiguo, ya sea este el
registro manual o el registro utilizando bases de datos de forma
local en las computadoras.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

Para determinar la factibilidad económica se debe tomar
en cuenta el análisis de costos y
beneficios asociados con este proyecto. El fin
que se persigue es que los beneficios excedan a los costos. Con
este sistema se obtiene un excelente rendimiento y economía, pues no se hace necesario gastar
en caros recursos de hardware ni en licencias caras de software
debido a que todo el funcionamiento estará basado en
internet. Los costos de implementación son muy
económicos ya que la institución no
necesitará gastar en complicadas capacitaciones debido a
que el sistema será muy fácil de usar y la
información estará segura y accesible las
veinticuatro horas del día y los trescientos sesenta y
cinco días del año. No se tendrán costos de
hardware ni de software, pues todo el sistema estará
disponible desde cualquier computadora con acceso a internet.

Entre los costos cuantificables o tangibles se tienen el pago
del dominio y
alojamiento del sitio en internet, así como también
el pago que recibirán los programadores del sistema. Se
tienen beneficios tangibles como lo es el evidente ahorro en
equipo de hardware y en licencias de software, ya que no
será necesario incurrir en estos gastos para el desarrollo y
funcionamiento de este sistema.

Existen también costos que no pueden cuantificarse o
que son intangibles, como por ejemplo la desconfianza que muchos
le tienen a los sistemas basados en internet, pues algunas
personas tienden a pensar que son inseguros y que la
información puede no ser confidencial y que puede ser
perdida o alterada. En cuanto a los beneficios intangibles, la
seguridad de tener un sistema que no dependerá de unas
pocas computadoras físicas ubicadas dentro de la empresa
representa un gran beneficio a largo plazo, tomando en cuenta que
la información estará disponible las veinticuatro
horas del día de forma segura y oportuna.

A continuación se presenta un resumen detallado del
análisis costo-beneficio
para este sistema:

Además de lo que ya se ha mencionado, se puede agregar
también que este sistema tiene también otros
beneficios como lo es la excelente portabilidad (pues no necesita
de hardware especial sino que funciona desde cualquier
computadora o dispositivo que cuente con un navegador web y si se
cuenta con acceso a internet. El acceso a la información
es las veinticuatro horas del día (siempre que se tenga
acceso a internet). La información estará segura en
manos de los administradores de la institución educativa,
y se contará con excelente confiabilidad y gran innovación al implementar esta
tecnología de vanguardia.

Es importante también reconocer que este sistema tiene
ciertas desventajas respecto a un sistema basado en computadoras
de escritorio y no en un modelo basado totalmente en internet.
Entre estas desventajas se puede mencionar la velocidad de
captura, que es más lento que si se trabajara con una base
de datos localmente, aunque mucho depende de qué tan
rápida sea la velocidad de conexión a internet.
Otra desventaja es que si no se tiene acceso a internet, el
sistema no funciona.

Una siguiente desventaja es que en caso que se perdiera la
contraseña de acceso a la cuenta de Yahoo! Geocities Pro,
si no se tuvieran copias de respaldo de forma local en dispositivos de
almacenamiento o en computadoras, toda la información
de la base de datos así como el sistema completo se
perdería, así como el acceso al sistema para
realizar modificaciones. Este nombre de usuario y
contraseña deberán ser por tanto confidenciales y
deberá pensarse en medidas contingenciales en caso que la
o las personas que tengan este nombre de usuario y
contraseña llegaran a faltar algún día (por
ejemplo en casos lamentables como accidente o muerte de la o
las personas que tengan el nombre de usuario y
contraseña).

Luego de este análisis, se considera que este sistema
es factible porque tiene más ventajas que desventajas y
resultaría útil para un centro escolar que quiera
tener un eficiente control de matrículas como el que se
propone en este documento.

DIAGRAMA DE FLUJO DE
INFORMACIÓN (UTILIZANDO EL DIAGRAMA DE
BLOQUES PEPSU)

NIVEL 0

NIVEL 1

NIVEL 2 SUBPROCESO INFORMACIÓN Y
SOLICITUD

NIVEL 2 SUBPROCESO
VERIFICACIÓN

NIVEL 2 SUBPROCESO RESOLUCIÓN
FINAL Y PAGO SI APLICA

DIAGRAMA DE ENTIDAD-RELACIÓN DEL
SISTEMA DE CONTROL DE MATRÍCULAS PARA UNA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA

NOTA: una relación de muchos a muchos se crea
haciendo dos relaciones de uno a muchos utilizando una tabla de
intersección. Aunque en el diagrama presentado arriba no
se ha hecho eso, se podrá apreciar en el diccionario de
datos mostrado a continuación.

DICCIONARIO DE DATOS
DEL SISTEMA DE CONTROL DE MATRÍCULAS PARA UNA
INSTITUCIÓN EDUCATIVA

FK = Foreign Key (llave
foránea)                                                 

PK = Primary Key (llave primaria)

SINT = Small Integer (entero corto)

INT = Integer (entero)

FCHAR = Fixed carácter length (longitud fija de
caracteres)          

VCHAR = Variabla carácter length (longitud
variable de caracteres)

DECML = decimal

BOOLEAN = booleano (ejemplo: SI-NO,
VERDADERO-FALSO)

DATE = fecha

X() = Denota un número de caracteres determinado
por el valor dentro
del paréntesis, por ejemplo X(50) significa una cadena con
50 caracteres alfanuméricos.

9999-9999 = Esta máscara de entrada significa
que se deben introducir 4 dígitos, luego un guión y
finalmente otros 4 dígitos, por ejemplo: 2440-8891. 
De manera análoga se representan otras máscaras de
entrada que involucran dígitos.

DISEÑO DE
PANTALLAS – PANTALLA DE INICIO

AGREGAR PARTE I

AGREGAR PARTE II

EXPLICACIÓN DE
LAS PANTALLAS, GENERACIÓN DE REPORTES Y CONTRASEÑA
DE USUARIOS

Las pantallas para Modificar son idénticas a las
pantallas para Agregar, con la única diferencia que antes
de realizar la modificación se pide el código del
alumno o el código del encargado para trabajar en el
registro correspondiente de la base de datos (el listado de
códigos de alumnos y encargados se presenta en una lista
desplegable para que sea seleccionado). Para Eliminar, igualmente
se hace en base al código del alumno o del encargado, y se
pide confirmación para esa acción.

El botón Imprimir genera un reporte con la
impresión de los datos correspondientes a la
matrícula de un alumno y toda la información
relacionada a este, por ejemplo su información personal, el
nombre de su encargado, grado y sección, profesores y
asignados, y fecha en que se realizó la matrícula.
Buscar sirve para realizar búsquedas de registros en la
base de datos.

La sección FAQ muestra preguntas
frecuentes que pueden surgir a los administradores del sistema.
Acerca de da a conocer los encargados del soporte técnico
y creadores del sistema, proporcionando información de
contacto por cualquier inconveniente que se presente, como un
medio de soporte técnico y garantía. Cada vez que
se haga clic sobre el botón Enviar, la información
será almacenada en la tabla correspondiente (ver diagrama
de entidad-relación y diccionario de
datos). 

Algunas tablas están relacionadas y requieren llaves
foráneas, las cuales serán mostradas por el
programa para
que se seleccione el registro correspondiente con el que se desea
efectuar la relación. No se mostrará el
código de la tabla, sino que otro identificador más
fácil de visualizar, aunque a la hora de guardarse en la
base de datos, es la llave primaria la que se utiliza para que se
hagan las relaciones.

Por ejemplo, cuando se introduce una materia, los tres campos
que se tienen en el diccionario de datos son: cod_materia,
cod_grado y materia. Sin embargo, el que esté manipulando
el sistema solamente verá dos campos, uno en el que
aparece un listado de grados con los nombres que cualquiera
reconoce para cada grado (aunque internamente es cod_grado, como
llave foránea de la tabla MATERIAS, la que se usa para
establecer las relaciones, que es llave primaria en la tabla
GRADOS) y el otro valor a introducir es el nombre de la
materia.

El campo cod_materia automáticamente se incluye como
autonumérico, que en el diccionario de datos se muestra
como SINT, pues es un valor entero pequeño pero que
tendrá un incremento automático o autoincremento.
Tal como se acaba de explicar esto para la introducción de un registro en la tabla
MATERIAS, sucederá para las otras tablas que tienen
relaciones y que hacen uso de llaves foráneas. Se tiene la
opción de Relaciones, que servirá para visualizar
el diagrama de entidad-relación de esta base de datos
(mostrado anteriormente), que tiene el objetivo de
que el que se encuentre introduciendo los datos pueda ver el mapa
de la base de datos en cuanto a las relaciones de las tablas.

Es importante mencionar que la introducción de un
registro se hará cuando ya se hayan realizado los
trámites respectivos y la aprobación
correspondiente por parte de las autoridades de la
institución (Véanse los diagramas de
bloque PEPSU presentados anteriormente). Nótese que la
pantalla inicial (página de inicio) pide nombre de usuario
y contraseña. Esto es para que únicamente usuarios
autorizados puedan tener acceso a realizar modificaciones en la
base de datos, es decir el personal de la institución
educativa encargado del proceso de
matrícula.

ETAPA DE
PROGRAMACIÓN Y PRUEBA

Antes de entregar este sistema para su uso, se harán
muchas pruebas para
garantizar que los errores se den antes de poner en marcha o en
funcionamiento el sistema de control de matrículas, y no
después. Las pruebas, como se recomiendan, las
harán los programadores pero no solamente ellos, sino
también personas totalmente ajenas a este proyecto, pues
son ellos los que darán una evaluación
que permitirá conocer si se cuenta con facilidad de uso y
con un programa eficaz y a la vez eficiente.

Este sistema puede ponerse a funcionar paralelamente con el
modelo anterior utilizado por el centro educativo, de manera que
se tenga un periodo en el que la institución se
familiarice y que no tengan ningún temor. Se garantiza que
muy pronto se tendrá confianza en el sistema y
serán los mismos administradores de la institución
educativa quienes voluntariamente y con buen ánimo
desecharán el sistema anterior al disfrutar de todas las
ventajas y eficiencia de
este nuevo sistema.

Se garantiza satisfacción y buen funcionamiento del
sistema, y se ofrece soporte técnico ante cualquier error
que pueda surgir.

MéTODO DE PROGRAMACIÓN Y
PRUEBA DEL SISTEMA

El programa será desarrollado completamente en PHP y
MySQL. El código generado en PHP será trabajado con
orientación a objetos, es decir, creando clases y objetos
y haciéndolo todo con módulos para tener un mejor
orden en la programación y lograr con eso un
fácil mantenimiento
del sistema.

IMPLANTACIÓN DEL
SISTEMA

Entre las recomendaciones, se propone  no abandonar de la
noche a la mañana el sistema que ya tiene la empresa, sino que
trabajar paralelamente al otro sistema los primeros días
mientras la institución adquiere confianza con este nuevo
sistema, y con gran prontitud desearán abandonar el
sistema anterior al darse cuenta de la gran cantidad ventajas que
se tienen con este modelo.

Se recomienda fuertemente que se manejen copias de respaldo
locales en un disco duro
para casos de emergencia en los que por alguna razón la
empresa no tenga acceso a internet, por ejemplo cuando el
proveedor del servicio de internet haga tareas de mantenimiento o
reparación, que se tenga acceso a los datos de manera
local por cualquier emergencia, o si en el peor de los casos, los
administradores del sistema perdieran la contraseña de
acceso, que el sistema no se perdiera en su totalidad. Igualmente
se recomienda pensar en un eficiente manejo de la
contraseña de acceso de administrador del
sistema, pues es peligroso que ésta esté
únicamente en poder de una
persona, ya
que genera dependencia total en esa persona y el día que
éste individuo
falte, el sistema se perdería completamente.

Los requerimientos mínimos para el funcionamiento ya se
describieron con anterioridad, pero se mencionan nuevamente a
continuación:

-                     
PC Pentium III 500 MHz

-                     
256 MB RAM

-                     
10 MB libres en disco duro

-                     
Resolución 800 x 600 pixeles

-                     
Cualquier sistema operativo

-                     
Navegador Internet Explorer 6.0, Mozilla 2.0 o equivalente.

-                     
Conexión a internet de 512 KBPS

En cuanto a la instalación del sistema en el servidor,
al darle de alta al servicio de Yahoo! Geocities Pro,
inmediatamente se suben todos los archivos del programa,
incluyendo el código de la página web
e imágenes,
así como la creación de la base de datos. Esto
instala todo en el servidor y quedará listo para su
uso.

La creación de respaldo es muy recomendable. Con este
servicio de Yahoo! Geocities Pro se tendrá acceso a
transferencia FTP, con lo
cual se facilita y hace muy rápida la creación de
copias de respaldo. La base de datos también se
podrá exportar al disco duro.

El manual de usuario no requiere de explicaciones de grandes
extensiones, pues el uso del sistema es muy amigable y no es
complicado. Lo único que se incluye es la sección
FAQ en la misma página web, con preguntas frecuentes como
por ejemplo, cómo agregar un registro para una tabla,
cómo modificarlo o eliminarlo, la manera de imprimir
reportes, la estructura del
diagrama de entidad-relación, así como
también se ofrecerá el documento con el diccionario
de datos completo de la base de datos, para poder visualizar el
mapa completo de la base de datos. Se incluye en esta
sección de FAQ también, como respuesta a preguntas
frecuentes, el modelo de cada uno de los diagramas PEPSU, con lo
cual gráficamente se aprecia con facilidad el procedimiento a
seguir para llevar a cabo una matrícula.

En cuanto a la capacitación
de personal, se ofrecerá una capacitación gratuita, en la que se
explicará el funcionamiento del sistema y cómo se
deberá manipular por parte de los encargados de realizar
este proceso en registro académico y en la dirección del centro educativo. Se ofrece
igualmente garantía y soporte técnico sobre el uso
e implementación del sistema. Es fácil de deducir y
comprender el manejo de este sistema, pues se ofrecen los
diagramas de todo el funcionamiento, así como de la base
de datos.  Es evidente que las ventajas son muchas y la
satisfacción y beneficios que se obtendrán con este
sistema está garantizada.

CONCLUSIÓN

Al concluir este documento se obtienen varias conclusiones
importantes y que se pueden resaltar. En primer lugar, se ofrece
una propuesta concreta y bien definida, que representa una
excelente opción para una institución educativa.
Igualmente se detallan ventajas y desventajas que tiene este
sistema, por lo que no se esconden las debilidades que
podrían tener este programa y su
implementación.

Con este documento se ha detallado muy bien cada aspecto
relevante de esta propuesta, y es seguro que
cualquier director o administrador de una institución
educativa podrá tener una idea y un panorama bastante
claro de qué ofrece y cómo funciona este
sistema.

Se concluye afirmando que este programa es de gran utilidad y
representa una solución eficiente para muchas instituciones
de educación,
y aunque tiene un coste económico y de infraestructura
organizacional, los beneficios superan a los gastos y por lo
tanto es una excelente opción con grandes ventajas y
soluciones
atractivas para cualquier institución educativa.

BIBLIOGRAFÍA

Ing. Jesús Antonio Gaxiola M. Estudios de
Factibilidad. Extraído el 14 de octubre, 2006, de

Autor:

Milton Omar Arévalo

Jennifer Esmeralda Chacón Carranza

Ronald Antonio Erazo Ramos

Glenda Maritza España
Canalez

Jaime Oswaldo Montoya Guzmán

ASIGNATURA: Sistemas Informáticos

CATEDRÁTICO: Ing. Víctor Armando Latin
Barrientos

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

Santa Ana, 21 de mayo de 2008

El Salvador