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Auditoría de Ingresos (página 2)




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Los principios económicos establecen la carga tributaria sobre los ingresos, conforme al nivel de importancia que tiene los bienes y servicios en el uso y consumo de las personas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

La auditoria de ingresos puede hacerse:

·         Con el propósito de desarrollar una opinión competente en relación  a la razonabilidad y coherencia de la presentación  de los estados financieros del cliente y de permitir certificar dichos estados

·         Con el propósito de ayudar a la dirección en el control de operación del negocio o en las funciones implicadas.

·         Con ambos propósitos  en la verificación de los estados financieros, el programa de auditoria debe orientarse hacia la determinación de que:

§         Los ingresos se registran e informan en las cuentas de resultados apropiadas sobre bases coherentes.

§         Los ingresos se registran e informan en la cantidad correcta

§         Los ingresos se registran cuando se han ganado

§         Los ingresos se registran e informan en periodos fiscal ajustado.

§         Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas     correspondientes del balance de situaciones.

§         Se han recibido y registrados todos Los ingresos que el negocio tiene derecho.

§         Los procedimientos de control son los adecuados para tener la seguridad de  que los ingresos se registran e informan apropiadamente.

Adicionalmente a fin de ayudar a la dirección, el programa debe establecer  la determinación  de que:

§          Los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y políticas del negocio.

§         Los controles sobre ingresos- producción operativa son los adecuados para prevenir pérdidas por errores, fraudes o falta de atención, y para que se siga los procedimientos de control.

§         Las operaciones de ingresos- producción se conducen legalmente  y no exponen al negocio a un pasivo significativo, pérdida o menoscabo de su reputación.

§         Las operaciones ingreso - producción se conducen eficaz y económicamente.

§         Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la dirección adecuadamente y con todo su significado.

PRINCIPIOS GENERALES DE CONTROL

El control interno  comprende el plan de organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, verificar lo adecuado y fiable de su información contable, promover la eficacia operativa y alentar la adhesión a las políticas preestablecidas por la dirección,  determinando que los procedimientos están establecidos  para asegurar que todos los ingresos se reciban y registren.

Cuestionario de control interno de los ingresos

·         existen políticas y procedimientos escritos  para las ventas?

·         Se han establecido proyecciones, presupuestos, cuotas individuales y otros controles?

·         Se informa regularmente a la dirección del rendimiento real de las ventas comparado con el proyectado?

·         Esta disponible una lista de precios?

·         Aprueban los ejecutivos responsables cualquier cambio en los precios establecidos

·         Aprueba el departamento de crédito todos los pedidos?

·         Es el departamento de crédito independiente de el de venta?

·         Se efectúan todos los envíos por medio de comprobantes  de envíos prenumerados secuencialmente?

·         Están todos los envíos contabilizados a través de las facturas de ventas, cargos de proveedores, pedidos de compra, de reparaciones y de otros documentos?

·         Están las facturas de venta numeradas secuencialmente y se contabilizan todos los números?

·         Se verifican periódicamente los precios, condiciones, operaciones aritméticas y registro de las facturas?

·         Existe un procedimiento escrito para devoluciones?.

Verificación Interna

Muchas empresas establecen rutinas para verificar las transacciones de ingresos, ya sea basándose en pruebas o si el riego de perdida de una transacción individual  es alto, basándose en el examen de la totalidad. Estos procedimientos, que  pueden implicar alguna duplicación del trabajo, proporcionan una salvaguarda continua en contra de errores, fraudes y negligencias, aun cuando se asigne a los auditores internos para realizar estas post-auditorias o verificaciones sobre bases regulares a través del ejercicio, este trabajo es parte del sistema contable y no debe confundirse con las auditorias periódicas generales  realizadas bajo normas de auditoria profesionales, ya sea por auditoria externas o internas.

PRESUPUESTOS

Los presupuestos periódicos de los ingresos debe ser una parte del plan de organización del negocio, los directamente responsables de la realización de los presupuestos deben tomar parte activa de su preparación y debe informarse a la dirección de las estimaciones sobre las que se basan en dichos presupuestos.

SISTEMAS CONTABLE Y DE INFORMACIÓN

Los sistemas contables y de información deben diseñarse para informar a la dirección, tanto general, como financiera de los resultados de las actividades de los ingresos y de las productivas, y para alertarla ante las desviaciones inusuales. Los sistemas deben  incluir normas para el registro, clasificación y resumen de los ingresos y su informe periódico a la dirección.

PROCEDIMIENTOS GENERALES DE AUDITORIA

Los procedimientos y técnicas específicos de auditoria son diseñados o pueden desarrollarse para los distintos tipos de organizaciones y actividades ingreso - productivas la mayoría de estos enfoques específicos son adaptaciones, modificaciones, expansiones o variaciones sobre los diferentes procedimientos generales de auditoria:

·         Examen De Los Controles

Los controles contables y de procedimientos diseñados para asegurar el registro apropiado de las transacciones de ingresos y la adecuada disposición del efectivo resultante deben revisarse y comprobarse su eficacia

·         Análisis Comparativo De  Los Ingresos

El análisis  de la comparación de los ingresos actuales con los de periodos anteriores y con los presupuestos puede dar fluctuaciones significativas.

La relación entre los ingresos y los costos expresada como el ratio del margen bruto, tiende a no variar marcadamente de un periodo a otro, o entre empresas de una misma industria.

Los ratios de ciertos gastos, como comisiones de ventas, se puede esperar que también permanezca bastante de estable de un periodo a otro. Las variaciones inusuales pueden indicar errores en la clasificación o registro de los ingresos, deficiencias en los procedimientos e irregularidad es en el tratamiento de los cobros, como también en los cambios de las actividades fundamentales ingresos - producción, (por ejemplo cambios de precios, introducción de nuevos productos o iniciación de nuevos métodos de distribución).

Las comparaciones son más efectivas si se clasifican más adecuadamente por tipos de ingresos, productos, departamento, fuente, área geográfica u otro grupo significativo. Las comparaciones pueden hacerse por meses, semanas o días para detectar las desviaciones significativas dentro de periodo de auditoria, como también las fluctuaciones de los resultados de periodos fiscales anteriores.

·         Examen De Registro De Las Transacciones.

Los ingresos reflejados en los estados financieros deben verificarse a través del análisis de las cuentas del mayor general, en que los ingresos se registran, y mediante el examen de los registros fundamentales de las transacciones individuales. Normalmente, son aplicables los procedimientos generales siguientes:

§         Extractar  y analizar las cuentas del mayor general en la que se registraron los ingresos

§         Obtener los documentos que justifican los asientos de Diario seleccionados para su revisión (por ejemplo, facturas, tiques de ventas o cintas registradoras de efectivo) y examinar su:

o       Calculo adecuado

o       Corrección del resumen y clasificación

o       Propiedad

o       Autorización, y

o       Registro en el periodo correcto.

§         Verificar la contabilización de bloques seleccionados numerados consecutivamente, referenciandolos a los asientos de Diario y al mayor para determinar que todas las transacciones documentadas se registran en los libros.

§         Verificar la disposición de los ingresos, comparando los asientos en las cuentas de ingresos con los correspondientes en las cuentas del balance de situación (por ejemplo, efectivo, cuentas a cobrar, otros deudores o ingresos diferidos). Esta parte del examen puede realizarse al mismo tiempo que el análisis, revisión y verificación de las cuentas del balance de situación.

Estos procedimientos pueden  suplementarse  por otros dirigidos hacia la maximización y optimación de los ingresos.

·         Revisión Analítica  De Las Ventas

Esta revisión se basa  en la comparación de las ventas del periodo actual con las anteriores comparables y con el presupuesto. Estas comparaciones pueden depurarse con la amplitud con que las ventas puedan segregarse por líneas de departamentos, productos, áreas geográficas u otras clasificaciones.

El análisis comparativo de ventas de esta naturaleza se prepara regularmente por la organización del cliente para su uso e información de la dirección. Sin embargo en negocios pequeños, tales análisis estándar posiblemente no estén disponibles aunque puedan ser necesarios para ir desde el mayor hasta las cuentas auxiliares.

Como mínimo se preparan u obtienen generalmente los siguientes tipos de análisis de ventas:

§         Ventas anuales en total

§         Ventas anuales por producto o departamento

§         Ventas mensuales en total y

§         Ventas mensuales por producto departamento.

El propósito principal de esta revisión es proporcionar al auditor un amplio conocimiento sobre los estados financieros.

GENERALIDADES

Básicamente el ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos y servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos.

Además las funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc. del ciclo de ingresos que se describen más adelante, son aquéllas que podrían considerarse como típicas de este ciclo. Sin embargo, debe tomarse en cuenta que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve a cabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables comunes, formas y documentos importantes, etc., se deberán efectuar para cada caso en particular.

FUNCIONES TÍPICAS

Es necesario señalar las Funciones Típicas de un ciclo de Ingresos y podrían ser las siguientes:

·         Otorgamiento de crédito

·         Toma de pedidos

·         Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

·         Facturación

·         Contabilización de comisiones

·         Contabilización de garantías

·         Cuentas por cobrar

·         Cobranza

·         Ingreso del efectivo

·         Aguste a Facturas y/o notas de crédito

·         Determinación del costo de ventas

MOVIMIENTOS CONTABLES COMUNES

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables más comunes:

·         Ventas

·         Costo de ventas

·         Ingresos de caja

·         Devoluciones y rebajas sobre ventas

·         Descuentos por pronto pago

·         Provisiones para cuentas de cobro dudoso

·         Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables

·         Gastos de comisiones

·         Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

·         Provisiones para gastos de garantía

FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podrían ser:

·         Pedidos de clientes

·         Ordenes de venta y embarque

·         Conocimientos de embarque

·         Facturas de venta

·         Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

·         Avisos de remesas de clientes

·         Formas especiales para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

PROCESO DEL ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NEGOCIOS

·         Recepción del dinero

La recepción de dinero como fase inicial del ciclo de ingresos, puede ser definida de diferentes formas; como mínimo, cubre la primera recepción a caja desde cualquier parte de la organización. Consecuentemente está relacionada con el manejo de caja y la forma como se recibe y se mueve internamente dentro de un control centralizado; este procedimiento puede estar sujeto a inevitables traslapes, razón por la cual se requiere considerar a los ingresos dentro del panorama total del proceso de caja. Para el efecto será de utilidad describir los principios fundamentales de control aplicables parcial o completamente a las recepciones de caja. Estos controles se pueden enfocar desde dos puntos de vista: a) desde un punto de vista externo, para asegurarse que el dinero que se recibió realmente es el que debió haberse recibido, y b) desde el punto de vista del empleado, para asegurarse que el ingreso que está recibiendo no lo está desviando hacia otros fines.

·         La contabilización Debe Efectuarse lo más Rápido Posible.

Entre más rápido se contabilice el ingreso, mayor será el control. Esto se puede cumplir estableciendo el mejor tipo posible de registro contable inicial; un ejemplo común puede ser la emisión numerada de recibos de caja que contengan una copia para el interesado; otro ejemplo se tiene en el uso de cajas registradoras; o bien cierta clase de volantes o boletos numerados seriadamente canjeables por los ingresos de caja.

·         Los Registros Contables Deben Estar Orientados, lo más Práctico Posible, hacia los Ingresos de Caja.

Idealmente los ingresos a caja, que establecen contabilización inicial, deben estar ligados a los registros intermedios contables, por ejemplo, los auxiliares de cuentas por cobrar; otra ilustración puede ser la venta de mercancía efectuada con descargo a los registros de inventarios perpetuos. Un empleado o empleados de la organización deberán estar encargados del control y registro de las contrapartidas contables de ingresos de caja.

·         Se Deben Instituir Controles para Asegurar que se Cobren los Servicios.

El primer requerimiento es que el cliente pague por el bien o servicio que recibió. En algunos casos el control puede ser la tira de la máquina sumadora, una remisión sellada de pagado, un boleto o ticket, etc. sin el cual el cliente no puede recibir la mercancía o servicio. Esto se puede complementar con la protección física sobre la mercancía o restringir el acceso a las áreas donde el servicio es rendido, como por ejemplo las entradas a los cines. Internamente el control puede requerir la asignación de responsabilidades; por ejemplo, la persona que vende los boletos y la persona que los recibe.

·         Se debe Utilizar, hasta Donde sea Posible, un Control Adicional.

En algunas situaciones la presencia del cliente puede servir para checar la acción del empleado; por ejemplo, asegurarse el cliente que sean correctas las cifras introducidas a la caja registradora por la cajera.

·         Conciliar los Ingresos a Caja

Desde un punto de vista de control, el más efectivo será la conciliación de los ingresos a caja desde los diversos ángulos de la operación. Además, la conciliación de los ingresos hace posible la separación de responsabilidades entre las diferentes personas que intervienen en la actividad. Obviamente estos beneficios deben juzgarse a la luz de los servicios a clientes y a otras partes involucradas.

·         Los Ingresos de Caja Deben Separase de los Egresos

Frecuentemente existe la presión de utilizar parte de los ingresos recibidos para cubrir los gastos normales. Bajo circunstancias normales se debe evitar estas prácticas lo más posible. Un control efectivo y una clara contabilización se hacen posibles si el proceso de ingreso a caja y el proceso de egresos se maneja completamente por separado; cuando cada uno es controlado por diferentes mecanismos o personas.

·         Los Ingresos a Caja Deben Permanecer Intactos y Depositarse de Inmediato.

Íntimamente relacionado al principio anterior está el de depositar, o transferir, el ingreso intacto por el día o periodo específico, y lo más pronto posible; por ejemplo, las recepciones del día deben depositarse íntegramente al cierre de las operaciones del día, o en la mañana del día siguiente cuando las condiciones bancarias así lo hagan posible. Esto es muy importante por varias razones; la primera de todas es que un retraso en depósito es un gran riesgo y motivo de tentaciones; segundo, la revisión es buena en el momento y no después de trascurrido el tiempo; tercero, es importante estar en condiciones de identificar un depósito particular por un periodo dado de tiempo; y finalmente, un ingreso no depositado es un activo que no está contribuyendo a la mejor utilización posible de los recursos de la organización.

·         Deben Contabilizarse Adecuadamente Todas las Contrapartidas.

Desde que se fijó la contabilización de los ingresos debe hacerse con una continuidad extrema, es importante que se contabilice oportuna y adecuadamente también aquellos rubros que se presenten contrapartidas, como es el caso de cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

·         Los Registros Contables Deben Ser Operados de manera Independiente.

Los registros que se establezcan para contabilizar los ingresos a caja deben ser mantenidos por personas independientes de la responsabilidad de los libros contables principales. Estas últimas personas no deben tener acceso a los registros auxiliares de tal forma que puedan relevar de sus responsabilidades a quienes manejan éstos. Es conveniente que exista rotación de las personas que elaboran cheques para asegurar que el efectivo es manejado y contabilizado correctamente.

Proceso de cuentas por cobrar

·         Naturaleza del proceso de cuentas por cobrar

El proceso de cuentas por cobrar cubre cualquier tipo de acción de la organización generado por reclamaciones contra individuos o personas morales. Estos reclamos usualmente son contra partes externas de la organización; aun cuando en ocasiones pueden involucrar también a empleados y funcionarios. Las reclamaciones surgen como consecuencia de la fase intermedia o el supuesto para cobrar una cuenta o algún otro tipo de consideración. Mientras estas reclamaciones se pueden originar por una gran variedad de formas, la principal y de primordial categoría está relacionada con la venta de productos manufacturados o servicios por la organización.

El proceso de cuentas por cobrar relativo a las ventas tiene un número importante de relaciones (La primera es la inmediata necesidad de políticas que cubran el otorgamiento de crédito y la subsecuente administración) (¿Quién debe dar el crédito?, ¿Por qué cantidades?, ¿Qué tan agresiva debe ser la organización para presionar en la subsecuente recuperación?)(Un segundo tipo de consideración tiene que ver con estas actividades de cuentas por cobrar relacionadas con la satisfacción del cliente y una continua buena relación, ya que la organización inevitablemente esta interesada en cómo los clientes reaccionan a las autorizaciones de crédito, facturación y cobranza, por otro lado, la organización está interesada también en lo que pueda aprender a través de sus relaciones de cuentas por cobrar al ver como los clientes reaccionan hacia sus productos y políticas. Y, finalmente, la organización tiene un interés específico sobre la eficiencia de las actividades de cuentas por cobrar y la efectividad de su control.)

El proceso relativo al grupo de cuentas por cobrar cae asimismo dentro de tres fases:

§         La primera, tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de una cuenta por cobrar.

§         La segunda fase cubre la administración de las cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas.

§         la tercera fase consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea finalmente recuperada.

§         El objetivo en cada caso será comprender el rango general de los asuntos involucrados y la identificación de los principales problemas de control.

·         Creación de las cuentas por cobrar

En virtud de que las cuentas normalmente se originan por la venta de los productos de la organización o el rendimiento de determinada clase de servicio, el primer interés estará enfocado hacía el establecimiento de una línea directa con esas buenas bases de origen; así el objetivo se enfocará hacia el elemento originador de la cuenta por cobrar y el correspondiente soporte del embarque del producto o la ejecución del servicio; al mismo tiempo es menester asegurarse que todas las cuentas por cobrar han sido correctamente registradas. Ambos objetivos pueden ser satisfechos cuando la creación de la cuenta por cobrar está ligada directamente con la condición de un inventario o con el registro de un servicio. Consecuentemente, se debe establecer esta liga en un sentido específico de procedimiento.

Como previamente ya se ha hecho, mención también, la generación de la cuenta por cobrar involucra inmediatamente la cuestión de si la organización desea expedir un crédito requerido por el cliente para poder cubrir su operación. Esta determinación generalmente puede quedar ubicada dentro de una política general de crédito expedida por la organización, y ahora esta política general debe ser aplicada a un cliente particular a la luz de la situación crediticia del cliente y a la propia experiencia con él. Cuando esa aceptación de crédito ha sido determinada, se inicia la venta regular y el proceso de facturación, y como parte de ese procedimiento se prepara una factura que es cargada en la cuenta del cliente.

LAS PRINCIPALES CONSIDERACIONES DE CONTROL APLICABLES A LA CREACIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR

·         Revisión Independiente y Aprobación de Crédito:

Cuando se recibe un pedido se debe obtener la aprobación de crédito. Esta aprobación puede ser proporcionada por un departamento o persona independiente dentro del marco de referencia establecido por las políticas de la organización apoyada en información adecuada acerca del cliente particular. Esta última información cubre la posición financiera del cliente y su capacidad para adecuarse; incluye también la experiencia de la organización con el cliente y su actual posición de cartera. La aprobación misma es hecha por individuos propiamente autorizados, dependiendo del monto involucrado en la operación.

·         Determinación de la Disponibilidad del Producto:

Todas las partidas ordenadas por el cliente pueden no estar disponibles para embarques en ese momento, y consecuentemente no deben ser incluidas en la factura. Las mercancías disponibles deben ser identificadas y empacadas adecuadamente. Otras partidas que no estén disponibles deben ser cubiertas por procedimientos denominados back order (pendientes de envío), para un posterior empaque.

·         Autorización de Precios y Términos:

Los precios y términos de la operación deben estar estandarizados completamente para todos los clientes. Sin embargo, en algunos casos estos pueden variar dependiendo de los grupos de clientes y las diferentes cantidades que se puedan vender a ellos. Para efectos de facturación, los precios y términos aplicables deben ser proporcionados con base a las políticas establecidas por la organización. La interpretación de desviaciones especiales deben ser adicionalmente aprobadas por personas debidamente facultadas.

·         Papelería Multicopia para Propósitos Específicos:

Las facturas necesitan ser preparadas con suficiente número de copias que contengan información idéntica para ser usadas en otros propósitos operacionales. De esta manera, una de las copias autoriza el embarque, otra va al cliente, otra es usada para la recopilación de estadística de ventas y otra más es enviada al departamento de cuentas por cobrar para su registro. Se deben establecer controles que, cubran el total de las facturas por un periodo de tiempo dado, usualmente por un día de actividades.

·         Administración de las Cuentas por Cobrar

La fase de administración del proceso de cuentas por cobrar empieza desde la generación de la cuenta, para su manejo y control propio, y concluye en el momento que es pagada o liquidada. Las principales consideraciones de control durante esta nueva fase incluyen:

·         Control Independiente de los Registros de Cuentas por Cobrar:

Los registros actuales de cuentas por cobrar en algunos casos pueden ser mantenidos manualmente; en grandes instalaciones serán manejadas por un computador. Los principios fundamentales en todos los casos son que estos registros sean mantenidos en forma independiente y no sujetos al acceso de terceras partes, especialmente por aquellos que puedan tener acceso a la caja o a los clientes mismos. En todos los casos también deberán tenerse cuentas de control, y, en lo posible, cuentas de subcontrol, que estén soportadas por cuentas individuales perfectamente detalladas.

·         Registro y Control:

Cualquier cargo a bancos u otra cuenta miscelánea que ocasione una contrapartida crediticia a las cuentas por cobrar debe ser registrado sobre base diaria con objeto de contar con información actualizada disponible para servir a las diversas necesidades operacionales de la organización. Simultáneamente, se debe tener la certeza de que estas cuentas por cobrar están correctas mediante las conciliaciones periódicas entre estos registros auxiliares contra las cuentas mayor control.

·         Oportuno y Adecuado Sistema de Reporte:

Adicionalmente a la información que se debe suministrar sobre base diaria, debe haber un sistema periódico que reporte los saldos corrientes con su correspondiente análisis de detalle. Este análisis mostrará las porciones o partidas de la cuenta por cobrar que no han sido pagadas en diversos periodos de tiempo; por ejemplo saldo actual, vencido un mes, vencido dos meses, vencido tres meses, vencido más de tres meses, etc. Este análisis es una importante base para administrar el esfuerzo de la recuperación de cartera.

·         Envío de Estados de Cuenta de Clientes en Forma Directa e Independiente:

Un elemento básico, desde un punto de vista de control, consiste en enviar estados de cuenta a los clientes; este envío deberá ser directo e independiente; es decir sin que haya alguna oportunidad de alteración o modificación o extravío por algún elemento de la organización. Este procedimiento hace posible un chequeo cruzado con el principal involucrado en la cuenta, o sea el cliente, además es un importante mecanismo que sirve para acelerar cobros retrasados.

·         Disponibilidad de las Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan un activo reclamable a las partes involucradas; consecuentemente, es muy importante que esta recuperación no pueda ser revelada si no es mediante un procedimiento autorizado.

PROCEDIMIENTOS PARA ACREDITAR UNA CUENTA POR COBRAR

Se refieren junto con las principales consideraciones de control:

·         Cobranza:

La cobranza que se recibe de los clientes sirve para liquidar una cuenta por cobrar previamente generada. Las cuentas de control (cuentas de mayor) reciben las concentraciones para efectuar los correspondientes registros sumariados. Aquí se presenta el problema previamente discutido de lograr un adecuado control sobre los ingresos a caja, en el que se debe contemplar también las rebajas y descuentos otorgados.

·         Devolución de Mercancía:

Cuando los productos vendidos son regresados por diversas razones, se tiene que revertir la operación original de venta. El segundo, consiste en que la recepción física se haga efectiva y la mercancía se reciba en buenas condiciones. Finalmente, es menester asegurarse que el importe a acreditar sea por una cantidad correcta. Estos tres pasos cuando están adecuadamente documentados proveen las bases para acreditar una devolución de mercancía

·         Ajustes y Descuentos:

El esfuerzo de control se debe apuntar con mayor eficacia cuando existen políticas especiales de descuentos o cierto tipo de acreditamiento a algún cliente particular, esto puede presentarse en ventas por volumen, por la venta de un tipo particular de productos al consumidor o por ajustes ocasionados por deficiencias en los productos. Cuando los descuentos están emanados de algún modo específico el control se centrará en la confirmación de las bases de este arreglo; sin embargo, en muchos casos, la autenticidad del crédito está apoyada en factores de juicio que son evaluados por el ejecutivo que aprobó el crédito, dentro de los límites de su propia autoridad.

·         Cancelación de Cuentas Malas:

Con cierta frecuencia es normal que haya clientes que fallen en el cumplimiento de sus obligaciones ya que aunque se aplique todo esfuerzo de cobro puede haber situaciones de quiebra, desaparición del deudor, u otras causas que no dejen más alternativa que la cancelación de la cuenta. Usualmente se deben hacer provisiones de tipo contable que sirvan para la creación de una reserva para cuentas malas o incobrables contra la que se pueda cargar cualquier cancelación de esta naturaleza. El interés específico de control en este punto, es que cualquier cancelación debe ser propiamente autorizada por un funcionamiento de alto nivel de la organización. El siguiente interés consiste en mantener un control sobre esas cuentas canceladas para evitar que éstas sean cobradas y no reportarlas a la organización, o bien estar atentos a cualquier probabilidad de recuperación.

POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Habiendo considerado el marco de referencia operacional del proceso de cuentas por cobrar, se requiere ahora analizar cuidadosamente varias políticas clave relacionadas con el manejo de las mismas cuentas por cobrar.

·         Otorgamiento de Líneas o Niveles de Crédito:

Una cuestión de política es qué tan liberal debe ser una organización para otorgar crédito. Es claro que en situaciones de créditos restringidos disminuye la posibilidad de pérdidas por cuentas malas. Pero el juicio de cuáles serán las políticas de crédito que sirvan mejor a los intereses de la organización no se determinen ahí, ya que las ventas causadas por políticas de crédito más liberales dan origen a ventas adicionales que de otra manera no se hubiera efectuado; y estas ventas puedan dar origen a utilidades extras, y pudiera ser que esta situación sea más beneficiosa y de provecho para la organización en virtud de que gran volumen de ventas puede generar reducción de costos de producción en lo referente a la absorción de costos fijos. En resumen toda situación deberá ser examinada en gran detalle antes de llegar a una decisión final.

·         Impacto de las Relaciones con los Clientes en el Proceso de Cuentas por Cobrar:

Un aspecto muy importante es el proceso de las cuentas por cobrar inevitablemente involucra relaciones con los clientes.

Por lo anterior, se necesita manejar estas relaciones entre los clientes de la mejor manera para evitar cualquier síntoma de irritación y tendiendo a construir una relación positiva con ellos. Ejemplos de estos contactos pueden ser la aplicación de las líneas de crédito, claridad en las facturaciones, procesamiento de acreditamiento de ajustes, y los diversos aspectos de cobranza. Una eficiencia interna y la cortesía y razonable cooperación hacia el cliente.

Con mucha frecuencia los clientes están insatisfechos debido a muchas y variadas causas (que en ocasiones son completamente independientes al proceso de cuentas por cobrar), mismas que se pueden pulir a través de los contactos de cuentas por cobrar, ya que este personal tiene la oportunidad de ser un canal de solución de los problemas que el cliente tenga con otro personal de la entidad.

PROCESO DE OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Aun cuando las actividades regulares de ventas de la organización proveen las principales fuentes de cuentas por cobrar, existen otras actividades, que originan ciertos tipos especiales de cobranza. Ilustrativo de estas son las siguientes:

·         Anticipos a Empleados:

La venta de productos o servicios que presta la organización normalmente deben ser incluidos en las cuentas por cobrar a clientes; además, existe cierta clase de anticipos u otros de naturaleza similar, como son anticipos para gastos de viaje, anticipos para fines especiales de negocios o préstamos a título personal a los empleados. Este último tipo de cobranza está garantizada por los sueldos y salarios de los que reciben el anticipo y sobre lo que se deberá ejercer un estricto control, estos anticipos deberán estar regulados por políticas perfectamente definidas y aquellos casos especiales tendrán que ser autorizados directamente por funcionarios de alto nivel en la organización.

·         Depósitos con Terceros:

En muchas ocasiones se requiere efectuar depósitos con terceros para garantizar un servicio u otras razones. Estos depósitos deben ser de naturaleza temporal, o pueden ser tan permanentes como el servicio a prestar lo requiera. En este punto es muy importante que su registro controle la época de recuperación del depósito.

·         Reclamaciones:

En las relaciones con los proveedores, transportistas o cualquier otro grupo de servicio se pueden originar reclamaciones que deben de ser registradas y pasadas a un control que esté al pendiente de su reembolso. Las reclamaciones por concepto de seguros son otras cuentas de naturaleza similar a este grupo. En ocasiones se plantea la alternativa de si registrar o no estas reclamaciones; definitivamente el mejor control se encontrará en el registro de estas cuentas por cobrar.

·         Acumulación de Ingresos:

Un tipo muy especial de cuenta por cobrar se origina cuando los ingresos se capitalizan antes de que puedan ser cobrables. El objetivo aquí, en un sentido operacional, es reconocer los ingresos en los periodos a que realmente correspondan con objeto de tener objetividad en la evaluación de los resultados de operación. Típico de este caso son las cuentas por cobrar por ventas en abonos.

PROCESO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

En algunas situaciones suele ser práctico para una organización particular el diferir la recuperación de la cuenta por cobrar originada por la venta de sus productos o servicios; en tales casos, las operaciones que se realicen deberán especificar claramente las épocas de pago. Habrá casos en que éstas se garanticen mediante un documento por cobrar. Sin embargo, los documentos por cobrar originan también problemas de recuperación cuando se mezclan con las cuentas por cobrar regulares; también se presentan circunstancias especiales cuando la cuenta por cobrar regular no es liquidada de acuerdo al plan original, y es aquí cuando la organización desea obtener un reconocimiento más preciso de su cobranza cuando ésta se encuentra respaldada por un documento. Debe considerarse también la posibilidad de cargar intereses en estos documentos.

En todas las situaciones planteadas, las circunstancias ayudarán a definir el manejo de la cuenta por cobrar; si se documenta o no. Cuando la cuenta se documenta se presenta la necesidad de monitorear esta cobranza en la fecha específica, incluyendo los intereses correspondientes, cuando proceden. Los documentos por cobrar tienen el problema adicional relativo a su custodia, ya que cada documento es autónomo en sí mismo. Otro problema se presenta en la circunstancia de que como en ocasiones es poco común el documentar una cuenta, la costumbre hace que este papel se maneje en forma similar a una cuenta corriente. Para cubrir todas las eventualidades planteadas, se requiere establecer procedimientos específicos que aseguren la revisión periódica y la estandarización de acciones.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INGRESOS

·         OBJETIVOS:

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:

·         OBJETIVOS DE AUTORIZACIÓN

Los objetivos de Autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

- Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

- El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

- Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

·         OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE TRANSACCIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

·         Sólo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

·         Debe requerirse de una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios.

·         Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

·         Todos y únicamente los embarques efectuados y los servicios prestados deben producir facturación.

·         Las facturas deben preparase correcta y adecuadamente.

·         Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su deposito.

·         Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

·         Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

·         La información del efectivo debe clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente.

·         Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

·         Las facturas, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas apropiadas de cada cliente.

·         En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos.

·         Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia.

·         La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingreso debe producirse correcta y oportunamente.

·         OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Este objetivo para el ciclo de ingresos es:

Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de cuentas por cobrar y las transacciones relativas.

·         OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FÍSICA.

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

·         El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería.

·         El acceso a los registros de embarque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia.

 

 

 

 

 

Autor:

Luis A. Rodríguez O.    


Partes: 1, 2


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