Sistema de Gestión Integrado: Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo (página 2)

La Empresa de Investigaciones y
Proyectos
Hidráulicos de Ciego de Ávila ha venido
desarrollando acciones en
los últimos años con vistas a perfeccionar la
Gestión
Empresarial, acordes a las tendencias actuales, que
contribuyan a mejorar su desempeño.

La implantación y mantenimiento
de manera independiente de los sistemas de
gestión
ha multiplicado los recursos y, en
consecuencia, se ha generado un elevado costo.

La integración de los Sistemas de
Gestión de la Calidad, Medio Ambiente
y Seguridad y
Salud del
Trabajo,
según las NC ISO 9001, NC
ISO 14001 y NC
ISO 18001, en un sistema
único, permite  una gestión más eficaz
y eficiente de los procesos,
optimizar los recursos, aprovechar las sinergias mutuas la
gestión beneficiando a la empresa a mejorar
su competitividad
y toma de
decisiones.

Las experiencias adquiridas en la implantación de
sistemas en la organización, demuestran que el éxito
de un sistema no sólo radica en su aplicación, sino
en la necesidad de hacerlo más eficiente, por tal motivo
se incorpora como componente del sistema el diseño
del software SIQAS
que servirá de herramienta al sistema.

Este programa
sistematiza el desarrollo,
implantación y posterior mantenimiento del sistema,
dispone de circuitos que
facilitan una gestión eficaz de la documentación al facilitar a directivos y
trabajadores de la empresa, en dependencia de sus funciones, la
accesibilidad a la documentación actualizada, proporciona
además, mayor eficiencia en la
toma de decisiones por la dirección, al disponer de una visión
global de los sistemas. En el desarrollo de esta investigación solo se hace referencia al
software SIQAS, no se incluye el diseño del mismo.

DESARROLLO

Un Sistema de Gestión Integrado que contemple los
factores Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad y Salud en el Trabajo
requiere del cumplimiento de los requisitos exigidos en la
normativa establecida para los diferentes sistemas de
gestión que lo ampara, NC ISO 9001 (2001), NC ISO 14001
(2004) y NC 18001 (2005) respectivamente.

En la UNE 66177(2005) se define el Sistema de
Gestión Integrado (SGI) como el conjunto formado por
la estructura de
la
organización, las responsa­bilidades, los procedimientos,
los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo
la gestión integrada de los sistemas.

Características
del Sistema de Gestión Integrado

El establecimiento del Sistema de Gestión Integrado en
la organización transitará por diversas etapas las
que dependen de múltiples factores, entre las que pueden
señalarse las siguientes:

§         
Características de la organización y complejidad de
sus procesos.

§         
Nivel de desarrollo de los Sistemas de Gestión
Empresarial.

§         
Exigencias del mercado.

§         
Nivel de compromiso de la Alta Dirección y de los
trabajadores.

§         
Personal,
recursos e intensidad con que se enfrente la tarea.

El Sistema de Gestión Integrado presenta las
características siguientes:

Sistémico: Se aplica en el marco de todas las
actividades que se ejecutan en la organización y es
válido solo si cada uno de los sistemas que lo integran
interactúa con los demás armónicamente.

Diferenciador: Establece una política y un
responsable único de los tres sistemas; funciones,
responsabilidades y autoridades diferenciadas y diferentes
niveles y tipos de documentos.

Sistemático: Los requisitos de Calidad, Medio
Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo se entienden como una
parte más de la tarea y están totalmente
incorporados en las actividades operativas. Se establecen
objetivos y
metas coherentes con la política.

Desarrollador: El diseño se concibe como un
proceso
gradual, donde la implantación de la documentación
se realiza de forma progresiva para poder realizar
los ajustes adecuados en la misma y en la estructura empresarial,
hasta encontrar una adecuada y visible correspondencia entre la
complejidad requerida por la variante de integración
seleccionada y los beneficios alcanzados con esta
implantación.

Objetivo: Los objetivos que se plantea están en
correspondencia con el diagnóstico, la necesidad de fortalecer la
Gestión Empresarial y elevar la competitividad de la 
Empresa de Investigaciones  y Proyectos Hidráulicos
de Ciego de Ávila.

Participativo: Incluye la participación en todas
las etapas de las partes interesadas.

Flexible: Las acciones que se desarrollan durante todas
las etapas se adaptan al contexto de la organización y
tienen en cuenta las particularidades de las partes
involucradas.

Dialéctico: Se presenten contradicciones entre
los componentes del sistema, que permiten su desarrollo y la
mejora continua de la Gestión Empresarial en la
organización.

Componentes del Sistema
de Gestión Integrado

El Sistema de Gestión Integrado se estructura en 3
componentes fundamentales:

§         
Diseño, implantación, seguimiento y mejora del
sistema.

§         
Formación

§         
Software como herramienta del sistema.

Estos tres componentes mantienen una relación
sistémica con la estructura del Sistema de
Dirección y Gestión Empresarial y la Gestión
Integral de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud
en el Trabajo. El Software SIQAS constituye una herramienta
fundamental dentro del sistema, al igual que el proceso de
formación, tal como se muestra en el
Anexo 1.

Para el diseño, implantación, seguimiento y
mejora del Sistema de Gestión Integrado (SGI), de una
manera ordenada y coherente se siguieron una serie de pasos en
los que se combinan recursos (materiales y
humanos), el método a
seguir, el medio ambiente y el entorno laboral, se toma
en consideración las experiencias adquiridas por la
organización en la implantación del Sistema de
Gestión de la Calidad y requisitos establecidos en la NC
ISO 9001:2001, la NC ISO 14001:2004, la NC 18001:2005 y el
Decreto No. 281 Reglamento para la implantación y
consolidación del Sistema de Dirección y
Gestión Empresarial Estatal.

Etapa 1. Concepción.

Objetivo: Crear las condiciones objetivas y subjetivas
para iniciar los trabajos, así como para obtener el
compromiso a todos los niveles.

Actividades:

§         
Definir la estructura del Comité de Gestión
Integrado.

§         
Asegurar el compromiso de la Alta Dirección y de los
trabajadores con el SGI

§         
Identificar los beneficios que se espera alcanzar con el Sistema
de Gestión Integrado.

Estructura del
Comité de Gestión Integrado

El Comité de Gestión Integrado se crea en la
organización a propuesta de la alta dirección, es
un Órgano Auxiliar de Dirección, que durante la
etapa de diseño e implantación del sistema juega un
papel fundamental en la elaboración y aprobación de
la documentación soporte del sistema.

El representante de la dirección para el Sistema de
Gestión Integrado, con independencia
de otras responsabilidades, tendrá la autoridad y la
responsabilidad de asegurar que se ponen en
práctica los requisitos del SGI adoptados por la
organización.

El Comité deberá tener autonomía para
poder llevar a cabo todas las acciones necesarias para la
implantación del Sistema de Gestión Integrado.

Adicionalmente se constituye el Consejo de Calidad y el
Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. A las sesiones
de trabajo del Comité de Gestión Integrado
serán invitados los miembros de estos grupos, cuando se
considere necesario.

Asegurar el compromiso de la Alta Dirección y de los
trabajadores con el Sistema de Gestión Integrado.

La alta dirección debe proporcionar evidencia de su
compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema
de Gestión Integrado, así como con la mejora
continua de su eficacia.

§         
Comunicando a la organización la importancia de satisfacer
tanto los requisitos del cliente como los
legales y reglamentarios.

§         
Estableciendo la Política de Gestión Integrada.

§         
Asegurando que se establecen los objetivos integrados.

§         
Llevando a cabo las revisiones por la dirección.

§         
Asegurando la disponibilidad de recursos necesarios.

De igual forma el personal vinculado al Sistema de
Gestión Integrado establece su compromiso de participar
desde su inicio en la identificación de los problemas,
propuestas, soluciones y
mejoras en la organización, y cumplir con las
disposiciones que se establezcan una vez aprobado el sistema.

El
éxito del sistema depende del compromiso de todos los
niveles y funciones, especialmente de la alta
dirección.

Beneficios que se espera
alcanzar con el Sistema de Gestión
Integrado

Se definen los beneficios que la organización considera
que se pueden alcanzar con la aplicación del Sistema de
Gestión Integrado, los mismos pueden modificarse en las
próximas etapas.

Etapa 2. Diseño.

Objetivo: Conocer la situación de la
organización respecto al cumplimiento de la
legislación vigente, desarrollo y nivel de
integración de los Sistemas, el método de
integración y el programa de actividades para ejecutar
eficazmente y de forma controlada la integración de los
sistemas.

Actividades:

§         
Revisión de la situación de
partida/Diagnóstico.

§         
Selección del método de
integración.

§         
Plan de
Integración.

Revisión de la situación de
partida/Diagnóstico.

Se analiza el estado
general de la organización en materia de
gestión, los resultados del diagnóstico
deberán reflejar criterios sobre la situación
actual de la Gestión Empresarial en la
organización, la Integración de los Sistemas
Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo como
herramienta del Sistema de Dirección y Gestión
Empresarial, identificación y cumplimiento de los
requisitos legales y reglamentarios que sustentan estos sistemas
y aspectos comunes entre los mismos que puedan facilitar la
integración.

Nivel de madurez en la gestión por procesos de la
organización.

En la UNE 66177(2005), se establece que el nivel de madurez no
es más que la medida de la capacidad de la
organización para alcanzar resultados a través de
su conocimiento y
experiencias en la aplicación de los sistemas de
gestión.

Coincidimos con este criterio y asumimos esta
definición en la presente investigación, en el
anexo C de esta norma se describe las características de
los cinco niveles de madurez posibles del sistema de
gestión, identificando situaciones habituales para
reconocerlos. El paso a un nivel superior supone que se satisface
el nivel anterior.

Adicionalmente se evaluará la Idoneidad y eficacia del
Sistema de Gestión de la Calidad existente, a partir del
comportamiento
de los siguientes elementos:

§         
Políticas y Objetivos.

§         
Revisiones por la Dirección al Sistema de Gestión
de la Calidad

El diagnóstico lo ejecutará el Comité de
Gestión Integrado (CGI) y contará con la
participación del personal de las áreas
involucradas.

Para el procesamiento de los datos recopilados
se realizarán comparaciones sobre la realidad existente en
la Organización con los requerimientos de la
documentación de referencia. 

Identificación de los requisitos.

Para la identificación de los requisitos se
realizará una evaluación
de los requisitos de Calidad,  Medioambientales y de los
Riesgos
Laborales, para determinar los que afectan a la actividad de la
organización, incluye además verificar el
cumplimiento de los requisitos legales, todo ello reflejado
en:

§         
NC ISO 9001:2001. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos.

§         
NC ISO 14001:2004. Sistemas de Gestión
Ambiental.  Requisitos con orientación para su
uso.

§         
NC 18001:2005 Seguridad y Salud en el Trabajo. Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Requisitos.

Selección del método de
integración.

Existen varias formas de abordar la integración de los
sistemas de gestión, y a los efectos de esta
investigación se ha considerado el enfoque basado en
procesos. La gestión por procesos se puede aplicar
paulatinamente limitando su aplicación a ciertos procesos,
áreas o sistemas, o aplicarla a la totalidad de los
procesos de la organización.

Conocer la situación de partida de la
organización permitirá definir el método de
integración del sistema, como sigue a
continuación:

§         
Integración parcial: Diseñar los sistemas en
paralelo, integrando algunos elementos de gestión de las
normas de
referencia implicadas en los sistemas a integrar.

§         
Integración Escalonada: Diseñar la
integración de los sistemas de forma progresiva hasta
lograr la integración total.

§         
Integración total: Desarrollar desde el inicio el
proyecto
integrado, este método introduce cambios en todo lo ya
existente, pero permite llegar al punto final más
rápido.

La decisión de emplear un método u otro
dependerá:

§         
De la resistencia al
cambio en la
organización.

§         
Grado de implicación de la alta dirección.

§         
Recursos disponibles.

§         
Plazo de ejecución planificado, entre otros.

Plan de Integración.

Objetivo: Establecer un programa de actividades
planificadas para ejecutar eficazmente y de forma controlada la
integración de los sistemas.

Actividades: El plan de integración se
desarrolla como resultado de la Revisión de la
Situación de Partida/Diagnóstico y la
Selección del Método de Integración, debe
contener los objetivos a conseguir, acciones a tomar, plazos,
responsables y recursos que garantizan la implantación
eficaz del Sistema de Gestión Integrado (SGI),
teniendo en cuenta las particularidades de la
organización.

El Plan de integración abarca acciones dirigidas a:

§         
Definición de la Política de Gestión
Integrada.

§         
Estructura del Sistema de Gestión Integrado.

§         
Implantación del sistema.

§         
Divulgación de las acciones desarrolladas.

Definición de la Política de Gestión
Integrada.

La Política de Gestión Integrada de la
organización es un documento público, que
deberá ser coherente con las otras políticas y
estrategias
globales de la organización, la alta dirección debe
asegurarse que la política:

§         
Es adecuada al propósito de la organización.

§         
Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar
continuamente la eficacia del Sistema de Gestión
Integrado.

§         
Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los
Objetivos del Sistema de Gestión Integrado.

§         
Es comunicada y entendida dentro de la organización.

§         
Es revisada para su continua adecuación.

La Política de Gestión Integrada puede
utilizarse para la mejora siempre que:

§         
Sea coherente con la visión y estrategia de la
alta dirección para el futuro de la
organización.

§         
Permita que los objetivos del Sistema de Gestión Integrado
sean entendidos y perseguidos a través de toda la
organización.

§         
Demuestre el compromiso de la alta dirección hacia la
Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el Trabajo y
la provisión de recursos adecuados para el logro de los
objetivos.

§         
Ayude a promover un compromiso hacia estas disciplinas en todos
los niveles de la organización, con claro liderazgo por
la alta dirección.

§         
Incluya la mejora continua en relación con la
satisfacción de las necesidades y expectativas de los
clientes y otras
partes interesadas.

§         
Se formule de manera eficaz y se comunique eficientemente.

§         
La Política de Gestión Integrada deberá
revisarse periódicamente.

Estructura del Sistema de Gestión Integrado.

El Sistema de Gestión Integrado debe estructurarse y
adaptarse al tipo y características de la
organización, tomando en consideración los
elementos que sean apropiados para su estructuración.

La estructura del sistema debe ser tal que sea factible
realizar un control ordenado
y permanente sobre la totalidad de las actividades que afectan
los resultados, así como medir la eficacia del
desempeño del mismo

Para ello se debe definir claramente:

§         
La estructura organizativa (incluye funciones, responsabilidades,
autoridad
y comunicación).

§         
Los procesos que se llevan a cabo para cumplir con la
finalidad.

§         
La estructura documental del sistema.

§         
Los recursos con los cuales se dispone.

Estructura organizativa.

La Alta Dirección deberá designar
representante(s) específicos, quien(es),
independientemente de otras responsabilidades, tendrá(n)
funciones, responsabilidades y autoridades definidas para:

§         
 Garantizar que se establezca, aplique y mantenga el Sistema
de Gestión Integrado de acuerdo con los requisitos de las
normas o especificaciones de  los Sistemas de Gestión
de la Calidad, el Medio Ambiente y la Seguridad y Salud en el
Trabajo.

§         
 Informar a la alta dirección sobre el
desempeño del Sistema de Gestión Integrado para su
revisión incluido las recomendaciones para la mejora.

§         
Identificar, documentar y comunicar las funciones,
responsabilidades y autoridades de las personas involucradas con
el sistema de gestión y sus interrelaciones dentro de la
organización.

Adicionalmente deberá establecer, aplicar y mantener
medidas eficaces para:

§         
 La
comunicación interna entre los diversos niveles y
funciones de la organización.

§         
 Recibir, registrar y responder las comunicaciones
pertinentes de las partes interesadas.

§         
 Decidir si se va a comunicar activamente con partes
interesadas externas y documentar su decisión.

Procesos.

Para cumplir las políticas y objetivos declarados para
el sistema la Organización deberá:

§         
Identificar los procesos necesarios para aplicar, operar y
mantener el Sistema de Gestión Integrado.

§         
Determinar la secuencia e interacción y su aplicabilidad para la
integración.

§         
Determinar criterios y métodos
necesarios para garantizar la eficacia de la operación y
control de los procesos.

§         
Garantizar la disponibilidad de recursos e información para apoyar la operación
y el monitoreo de los procesos.

§         
Monitorear, medir y analizar los procesos, y aplicar las acciones
necesarias para lograr los resultados planificados y la mejora
continua  del desempeño global de la
organización.

Estructura documental.

La documentación del Sistema de Gestión
Integrado se estructura en  niveles de acuerdo a su
importancia y rango y debe incluir los documentos
necesarios  para responder a los requisitos y retos
planteados, constituye el soporte del sistema, pues en ella se
plasman no sólo las formas de operar de la
organización sino toda la información que permite
el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones, es
una herramienta eficaz para la
administración de los procesos.

La documentación del sistema de gestión
incluye:

§         
Descripción del alcance del sistema de
gestión, incluyendo las normas y especificaciones de los
Sistemas de Gestión de la Calidad, el Medio Ambiente y la
Seguridad y Salud en el Trabajo.

§         
Declaraciones de las políticas y los objetivos.

§         
Un manual que
describa los elementos principales del sistema de gestión
y su interacción, incluyendo políticas, procesos y
procedimientos comunes y referencias a documentos afines.

§         
Documentos que la organización considera necesarios para
garantizar la planificación, operación y control
eficaces de sus procesos.

En la documentación del Sistema de Gestión
Integrado deberá quedar definido como se inserta el mismo
dentro del  Sistema de Dirección y Gestión
Empresarial de la Organización. (Ver Anexo 2).

Gestión de los recursos.

La Alta Dirección deberá:

§         
Garantizar que el personal, que trabaja para la
organización o en su nombre, sea competente para las
tareas que se les ha asignado.

§         
Evaluar la eficacia de las acciones emprendidas para garantizar
la competencia.

§         
Garantizar que el personal esté consciente de la
relevancia e importancia de sus actividades y de cómo
contribuyen al logro de los objetivos.

§         
Determinar, proveer y mantener los recursos y la infraestructura
que necesita para lograr sus objetivos.

Implantación del Sistema de Gestión
Integrado.

Para abordar la implantación del Sistema de
Gestión Integrado es necesario desarrollar un conjunto de
actividades para su puesta en marcha:

1.       Elaborar el calendario
de desarrollo y/o modificación de los documentos y de su
implantación, incluye entre otros.

§         
La documentación que define el proceso o actividad.

§         
Los responsables de la elaboración, revisión,
aprobación y distribución de la
documentación.

§         
Los plazos para la realización de las actividades.

§         
Los recursos necesarios (humanos,  de formación, de
equipamiento, materiales, etc.).

§         
Los registros de
datos que se generen durante el proceso.

2.       Chequeo del
cumplimiento del cronograma de implantación.

3.       Evaluar la eficacia del
proceso de implantación.

La eficacia del proceso de implantación reviste gran
importancia dentro del Sistema de Gestión Integrado, la
documentación del sistema debe estar en los puntos de uso,
ser de dominio de todas
las personas involucradas y garantizar el acceso del personal a
la misma permanentemente, sin embargo el proceso de
implantación del sistema no concluye con la
realización de estas actividades, sino que debe ser objeto
de mantenimiento y mejora continua.

La implantación de la documentación es
recomendable desarrollarla progresivamente, en la medida que se
elabora y aprueba la misma, no es necesario esperar a que se
termine toda la documentación. Su duración
está en dependencia del alcance y magnitud de la
documentación, así como de la propia eficiencia con
que se haya trabajado en las etapas precedentes.

Divulgación y promoción de las acciones
desarrolladas.

Las acciones de divulgación estarán encaminadas
a dar a conocer al personal involucrado, tanto interno como
externo, sobre la marcha del Sistema de Gestión Integrado
en la organización.

Etapa 3. Seguimiento y medición.

Objetivo: Esta etapa tiene como objetivo
realizar revisiones periódicas para evaluar y realizar los
ajustes correspondientes al Plan de Integración durante la
etapa de implantación y asegurarse de la conveniencia,
adecuación y eficacia continuas del sistema, una vez
concluida la implantación.

Actividades:

§         
Seguimiento del Plan de Integración

§         
Auditorías Internas

§         
Revisión por la Dirección.

Seguimiento del Plan de Integración.

La organización debe programar reuniones
periódicas del Comité de Gestión Integrado
para chequear el cumplimiento del plan de integración con
una frecuencia tal que permita valorar el cumplimiento de los
objetivos previstos, prever los cambios necesarios y la 
actualización del plan.

Los informes de
los resultados de la revisión serán distribuidos a
todas las partes implicadas en el proceso de
integración.

Auditorías Internas.

Las auditorías internas se practican al Sistema de
Gestión Integrado en la medida que se vaya implantando la
documentación que lo conforma, para comprobar si se
cumplen en la organización las prácticas
establecidas relativas a la Calidad, al Medio Ambiente y a la
Prevención de Riesgos Laborales. Se apoya en el
cumplimiento de los procedimientos y los registros, su
ejecución se corresponde con los programas de
auditorías y su inicio puede tener lugar aproximadamente a
partir del tercer mes de implantada la primera
documentación.

Constituye una herramienta al servicio de la
gestión de la organización, consistente en la
evaluación sistemática, documentada,
periódica y objetiva del funcionamiento adecuado del
sistema, proceso o actividad determinada.

La auditoría debe llevarse a cabo por personas
independientes de la actividad auditada, por lo que puede
tratarse de personas ajenas o que pertenecen a la
organización.

Las tres normas de referencia establecen la obligación
de llevar a cabo auditorías internas a intervalos
planificados, lo cual complementa evidentemente las actividades
de seguimiento y medición.

Revisión por la Dirección.

La alta dirección debe, a intervalos planificados,
revisar el Sistema de Gestión Integrado, para asegurarse
de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La
revisión debe incluir la evaluación de las
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el
sistema, incluyendo la política y objetivos
integrados.

La información de entrada para la revisión por
la dirección debe incluir:

§         
Resultados de auditorías.

§         
Retroalimentación del cliente.

§         
Desempeño de los procesos y conformidad del producto.

§         
Estado de las
acciones correctivas y preventivas.

§         
Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
previas.

§         
Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión
Integrado.

§         
Recomendaciones para la mejora.

Los resultados de la  revisión permitirán a
la Alta Dirección conocer qué objetivos se
están cumpliendo, si están posibilitando que se
cumpla la Política de Gestión Integrada y realizar
una evaluación del funcionamiento y eficacia del
sistema.

La revisión del Sistema de Gestión Integrado
tiene ventajas sobre la revisión individual de cada
sistema, ya que permite:

§         
Un análisis global de los hechos y los
resultados.

§         
Mejorar la coherencia de las decisiones.

§         
Determinar las prioridades en los diferentes ámbitos del
sistema de gestión integrado.

§         
Aprovechar todas las sinergias disponibles.

Etapa 4. Mejora continua.

Objetivo: Esta etapa tiene como objetivo identificar
las oportunidades de mejora continua que permitan elevar  el
desempeño del Sistema de Gestión Integrado,
así como las herramientas
apropiadas en cada caso.

Actividades:

§         
Identificar las entradas para el proceso de mejora continua.

§         
Definir las acciones o proyectos de mejora  a emprender.

§         
Identificación y rediseño de los procesos de
Innovación
Tecnológica.

Identificar las entradas para el proceso de mejora
continua.

La mejora continua constituye un
objetivo permanente del sistema
para incrementar la probabilidad
de aumentar la satisfacción de los clientes
y de otras partes interesadas.

La organización debe mejorar continuamente la eficacia
del Sistema de Gestión Integrado mediante el uso de la
Política de la Calidad, los Objetivos de la Calidad, los
resultados de las auditorías, el análisis de datos,
las acciones correctivas y preventivas y la revisión por
la dirección, los cuales pueden utilizarse para
identificar oportunidades para la mejora.

El enfoque basado en procesos permite que las acciones de
mejora no se separen por cada sistema de gestión, se
aplicará el Ciclo de mejora continua o ciclo de Deming que
puede describirse brevemente como:

Planificar: establecer los objetivos y procesos
necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los
requisitos del cliente y la Política de Gestión
Integrada de la organización.

Hacer: Implementar los procesos.

Verificar: Realizar el seguimiento y la medición
de los procesos y los productos
respecto a la Política de Gestión Integrada, los
objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los
resultados.

Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el
desempeño de los procesos.

La norma ISO 9001 exige como requisito desarrollar todas las
actividades de mejora en dos tipos: acciones correctivas y
acciones preventivas, con exigencia, incluso, de un procedimiento
documentado para cada una de ellas. La norma cubana NC
18001:2005  no hace mención expresa a este tipo de
acciones, englobando a todas ellas en los apartados de
prevención.

Acciones o proyectos de mejora  a emprender.

La organización deberá identificar las entradas
para el proceso de mejora continua a través de: 

§         
Resultados de las auditorías al Sistema de Gestión
Integrado.

§         
Resultados de las revisiones por la dirección

§         
Desempeño de los procesos

§         
Desempeño de los productos

§         
Resultados de la medición de la satisfacción de los
clientes.

§         
Acciones correctivas

§         
Acciones preventivas

Los resultados del análisis de datos que realiza la
organización permiten demostrar la idoneidad y eficacia
del Sistema de Gestión Integrado y posibilita que se
definan las acciones o proyectos de mejora  a emprender.

El Comité de Gestión Integrado, apoyado en el
Consejo de Calidad y el  Comité de Seguridad y Salud
en el trabajo, tienen como misión:

§         
Detectar,  analizar y clasificar los problemas.

§         
Recepcionar y evaluar las oportunidades de mejoras.

§         
Establecer prioridades.

§         
Aprobar los responsables de los proyectos de mejoras y controlar
su cumplimiento.

§         
Evaluar el impacto de las acciones de mejora aplicadas en la
Organización.

§         
Efectuar el reconocimiento por los resultados alcanzados.

La Organización se apoyará en el Forum de
Ciencia y
Técnica, la Asociación Nacional de Innovadores y
Racionalizadores (ANIR) y las Brigadas Técnicas
Juveniles (BTJ), quienes juegan un papel de relevante importancia
en el logro de la competitividad de la Organización, al
desarrollar un movimiento de
búsqueda de soluciones y de introducción de mejoras en las diferentes
áreas que le permitan a la Organización introducir
en la sociedad un
producto o servicio nuevo o mejorado, implantar un nuevo proceso
productivo o introducir nuevas y más eficaces
técnicas de gestión de la Organización.

Identificación y rediseño de los procesos de
Innovación Tecnológica.

Al seleccionar los procesos que se van a  innovar se
deben tener en cuenta los siguientes criterios:

§         
La relevancia del proceso para la ejecución de la
estrategia de la empresa.

§         
La calidad y estado actual del proceso.

§         
El previsible nivel de resistencia al
cambio.

Para el rediseño del proceso se deberá
considerar las siguientes tareas:

a). Evaluar la estrategia competitiva actual para
determinar la dirección del proceso.

b). Consultar con los clientes del proceso sobre sus
expectativas respecto al mismo.

c). Llevar a cabo un benchmarking de
las expectativas de mejora y ejemplos de innovación
existente.

d). Fijar los objetivos de resultados del nuevo
proceso.

e). Determinar las características que debe
satisfacer el nuevo proceso.

f).  Generar ideas sobre diseños alternativos
(brainstorming).

g). Evaluar la factibilidad de
las alternativas de diseño, y seleccionar la
preferida.

h). Elaborar un prototipo del nuevo proceso
diseñado.

i).  Desarrollar una estrategia de transformación
del proceso antiguo al nuevo.

j).  Implantar los cambios organizativos (estructura y
sistemas) necesarios.

Formación.

Las tres normas incluyen como requisito la formación,
señalando la conveniencia de detectar las carencias de
conocimientos en todo el ámbito de la organización
y las acciones para satisfacerlas, que comprendan la
formación básica, la específica y la
experiencia práctica apropiada, conservando los resultados
en los registros adecuados.

Las normas ISO
9001:2001 e ISO 140001:2005 son más explícitas y se
refieren, no solamente a la formación, sino a la necesidad
de que el personal que lleve a cabo funciones significativas
disponga de la adecuada competencia profesional.

Durante el desarrollo del sistema en la organización la
formación juega un papel fundamental, se lleva a cabo en
cinco (5)  momentos:

1.  Al inicio.

2.  Elaboración de la documentación.

3.  Proceso de implantación.

4.  Formación de auditores de gestión
integrada

5.  Competencia y evaluación de los auditores

Al inicio.

Esta formación tiene como finalidad que el equipo de
trabajo seleccionado conozca las herramientas y el tipo de
gestión que se va a implantar. Los expertos en cada tema
serán los encargados de diseñar el sistema. En esta
etapa la formación del personal estará dirigida
fundamentalmente a:

§         
Interpretación de normas y
legislación.

§         
Identificación, análisis y documentación de
procesos.

§         
Gestión por procesos.

§         
Diagnóstico.

Elaboración de la documentación

Una vez que ha sido diseñado el sistema de
gestión integrada, se han identificado los requisitos y se
han integrado los métodos la organización comienza
el proceso de elaboración de la documentación. Para
ello se proporciona formación a los equipos de
trabajo encargados de la elaboración de la
documentación dentro de las diferentes áreas con el
objetivo de que lo hagan con criterio y método.

Proceso de implantación

Previamente a la implantación de la
documentación se debe formar al personal vinculado al
Sistema de Gestión Integrado en los distintos niveles de
la Organización: Dirección, gestión y
operación. Esta formación permite al personal
conocer el contenido de los documentos, la totalidad  del
personal involucrado debe actuar conforme a los documentos que se
han elaborado. Los Documentos del Sistemas de Gestión
Integrado solo se consideran que están implantados cuando
se encuentran en los puntos de uso y las actividades que se
describen en los mismos son de conocimiento de las personas
referenciadas.

Formación de auditores de gestión integrada

Los  Auditores, además de la educación y
experiencia laboral como parte de una función
profesional, deberán tener la formación y
experiencia siguientes:

§         
Formación como auditor proporcionada por la propia
organización o por una organización externa.

§         
Tener experiencia en auditorías, obtenida bajo la
dirección y orientación de un auditor con
competencia como líder
del equipo auditor en la misma disciplina.

El mantenimiento y la mejora de los conocimientos, habilidades
y atributos personales y la adaptación a los cambios en la
organización y en las normas, se han de conseguir mediante
un desarrollo profesional continuo, basado en la
formación, experiencia adicional, entrenamiento
asistido, asistencia a reuniones, seminarios y conferencias u
otras actividades pertinentes y demostrables.

Es conveniente incluir en el Programa Anual de
Auditorías Internas del Sistema de Gestión
Integrado el proceso de evaluación de auditores y
líderes de equipos.

Software SIQAS como
herramienta del Sistema de Gestión
Integrado

Las experiencias adquiridas en la implantación de
sistemas de gestión, demuestran que el éxito del
sistema no estriba sólo en su aplicación, sino en
la necesidad de hacerlo más eficiente, por tal motivo se
incorpora como elemento adicional el diseño del software
SIQAS que servirá de herramienta al sistema.

Este programa sistematiza el desarrollo, implantación y
posterior mantenimiento del sistema, dispone de circuitos que
facilitan una gestión eficaz de la documentación al
facilitar a directivos y trabajadores de la empresa, en
dependencia de sus funciones, el acceso a la documentación
actualizada, proporciona además, mayor eficiencia en la
toma de decisiones por la dirección, al disponer de una
visión global de los sistemas. En el desarrollo de esta
investigación no se incluye el diseño del software
SIQAS.

CONCLUSIONES

1.       Todos los problemas y
desafíos encontrados durante la certificación o
implementación del Sistema de Gestión de la Calidad
pueden ser reducidos con la adopción
de un Sistema de Gestión Integrado y automatizado, que
provee todo el soporte a la mejora continua y sirva de
herramienta al Sistema de Dirección y Gestión
Empresarial en la Empresa de Investigaciones y Proyectos
Hidráulicos de Ciego de Ávila.

RECOMENDACIONES.

1.       Aplicar el
diseño propuesto en la Empresa de Investigaciones y
Proyectos Hidráulicos de Ciego de Ávila.

ANEXOS

BIBLIOGRAFÍA

1.       NC ISO 9000:2005
Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.

1.       NC ISO 9001:2001
Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

2.       NC ISO 14001:2004
Sistemas de Gestión Ambiental. Especificación con
orientación para su uso.

3.       NC 18001:2005 Seguridad
y Salud en el Trabajo. Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en el Trabajo. Requisitos.

4.       ISO 10006:2003
Gestión de la Calidad. Directrices para la Calidad en la
Gestión de Proyectos.

5.       ISO 10007:2003
Gestión de la Configuración. Directrices para la
Gestión de la Configuración

6.       UNE 66177:2005 Sistemas
de gestión Guía para la integración de los
sistemas de gestión.  Junio 2005.

Autor:

Ing. Odalis Pages Guillén

Directora Unidad Empresarial de Base No 1

Ing. Yulexis Palmer Carmenates

Directora de la Dirección Técnica

Empresa de Investigaciones y Proyectos Hidráulicos de
Ciego de Ávila

Ministerio de la Construcción

Enviado por:

Ing. Msc. Octavio Gutiérrez Veloz