Automatización del sistema de facturación e inventario de “Impresiones Barría” (página 3)

Otros de los servicios es  una especie de salón,
con  un tablero porque ahorita he llegado a un trato en el
que alquilo el salón a un centro dos veces a la semana y
vienen a dictar aquí los cursos de computadoras.  Es un
centro que nada más tiene de 10 a 12 estudiantes y pues nos
ayudamos mutuamente.

Este centro esta muy cerca de aquí nada a los cuales les
alquilo solo 10 máquinas y las otras seis me quedan para el
servicio a los demás estudiantes para que realicen sus
trabajos entre otras funciones.

ANÁLISIS

           
Actualmente impresiones barría ofrece diversos servicios a
sus clientes de los cuales el principal servicio es el Internet.
Algo importante que determinamos es que de los servicios que se
ofrecen en la empresa el único que se le lleva un control de
inventario es el servicio de internet, ya que el propio programa
utilizado para controlar el tiempo de los usuarios, también
controla la cantidad de usuarios que utilizaron el servicio.

           
Los demás servicios que se ofrecen no son controlados ni
inventariados de modo que la gerente o empresaria no tiene un
control especifico de los recursos que utilizan sus servicios
brindados, lo cual le impide determinar cuales son los materiales
que necesita para mantener su empresa en correcto
funcionamiento.

PREGUNTA

7. ¿Qué tipo de control o como usted lleva el
inventario de la  Mercancía que usted tiene en su
local?

RESPUESTA

Bueno, el Sistema de Inventario que utilizo a veces no es el
más adecuado. Actualmente utilizo un Sistema llamado Kardex
el cual viene siendo como las tarjetas o fichas en el que uno
lleva los archivos de lo que se compra y al final del periodo que
son de 6 meses en que lo hago.  Periódicamente realizo
un conteo de lo que tengo y ahí me doy cuenta de lo que he
vendido y así calculo lo que puedo vender en los
próximos seis meses.

ANÁLISIS

Claramente el Sistema de Inventario utilizado no es el
más recomendable, debido a que este sistema de tarjetas o
Kardex ya no es utilizado lo cual influye en determinar a tiempo
el estado de los productos que se venden en la empresa.

Uno de los planes futuros de la gerente de la empresa es
automatizar lo más rápido posible el Sistema de
Inventario el que le permita conocer las mercancías o
productos que tiene y de las que necesita surtir.

PREGUNTA

8. ¿Si usted tuviera que cambiar algo de su negocio que
sería?

RESPUESTA

Me gustaría mejorar muchas cosas, lo primero seria contar
con mi propio local, ya que donde estoy es de mi papa. Me
gustaría contar con mi propio local estableciendo tanto la
línea que tengo actualmente como servicios de hospedajes a
estudiantes, de modo que sea un local bien avanzado en cuanto a
tecnologías.

ANÁLISIS

Determinamos que el principal cambio que se desea hacer en la
empresa es automatizar el Sistema de Inventario el cual es
primordial para la empresa.

Seguido contar con un propio local para aumentar las
capacidades de la empresa lo cual representa mayores beneficios
contando con buenas tecnologías que vayan a la vanguardia de
la globalización en cuanto a nuevas funciones y servicios se
presenten.

PREGUNTA

9. ¿Lleva un control de las ventas diarias?

RESPUESTA

Actualmente no llevo un control de las ventas diarias, solo
llevo el control de Internet, ya que el programa que tengo me
hace más o menos un recuento de las personas que le he
alquilado las maquinas en el día.

De las ventas diarias, es decir los útiles y otros
productos no realizo ningún tipo de inventario, debido a que
no tengo el personal para realizarlo, para ello tengo que
automatizarlo.

Cuando inicie mi empresa realice el inventario por tres
años, pero tuve que dejarlo porque es mucho trabajo, y
también la vida personal tiene mucha importancia.

ANÁLISIS

Evidentemente, esta empresa necesita de un inventario
automatizado para realizar de una mejor manera y rápida las
funciones de la empresa. Principalmente uno de los motivos que
impide realizar esta labor es la falta de personal, ya que los
únicos que laboran están demasiado ocupados, y un
Sistema de Inventario automatizado disminuye las labores de la
empresa.

3.3 Observación.

ANÁLISIS DE LA FICHA DE
OBSERVACIÓN

"EL SISTEMA DE INVENTARIO DE IMPRESIONES
BARRIA"

OBJETO: Realización del Sistema de Inventario en
Impresiones Barría.

Elementos a Observar:

1.    ¿El Sistema de Inventario
utilizado en Impresiones Barría es el adecuado?

Análisis del Elemento Observado:

Consideramos que el Sistema de Inventario utilizado en
Impresiones Barría no es el adecuado, ya que no cuenta con
una estructura organizativa que permita controlar tanto las
entradas como las salidas de mercancías para la venta, lo
cual impide determinar en primera instancia con que productos
cuenta, con cuántos de ellos y si es la cantidad necesaria
para la demanda de ventas diarias en el negocio, por lo que
consideramos que el Sistema de Inventario de Impresiones
Barría es deficiente.

2.    ¿El manejo del Inventario
en Impresiones Barría esta automatizado?

Análisis del Elemento Observado:

Un Sistema de Inventario automatizado es el que nos permite
obtener de forma digitalizada o impresa documentos de control
más detallado y a la mano de las mercancías con que
contamos para la venta en un momento dado. Además nos
permite organizar listas detalladas de compras de materiales a
nuestros distintos proveedores para luego convertir en ventas al
público en general.

Por lo cual consideramos que el Sistema de inventario en
Impresiones Barría no está automatizado, ya que no
cuenta con programas que les permitan organizar sus materiales
para las ventas y las compras  a sus distintos clientes y
proveedores.

Actualmente Impresiones Barría no cuenta con ningún
sistema de inventario, ni automatizado ni manual, lo cual les
impide realizar los procesos de organización que conlleva un
inventario de forma más detallada.

Podemos mencionar que actualmente solo controla el servicio de
Internet a los usuarios, el cual lo realiza a través de un
Sistema Ciber café.

3.    ¿Qué mercancías
controla el Sistema de Inventario de Impresiones
Barría?

Análisis del Elemento Observado:

El Sistema de Inventario existente en Impresiones Barría
controla diversos tipos de mercancías, como útiles
escolares, de oficina, entre otros, los cuales le permiten al
público en general tener distintas opciones de compra en la
empresa.

El Sistema de Inventario en Impresiones Barría controla
mercancías como lápices, plumas, borradores, hojas
blancas, de rayas, entre otras para conformar la parte de
útiles escolares del negocio.

Otros servicios como copias, impresiones en blanco, negro y a
colores, empastes, etc. son otros de los servicios que ofrece
Impresiones Barría, las cuales ciertas veces son tomadas en
cuenta para el inventario. Tal control de estos servicios o
mercancías son inventariados relativamente cada seis meses,
es decir semestralmente.

Existen otras mercancías en la empresa, las cuales son
contempladas algunas veces para llevar un control de las compras
y así determinar en que tiempo necesitarlas. Relativamente
no se realiza como debiera ser, lo que impide determinar con
cuántos de estos productos se cuentan. Entre estos productos
podemos mencionar Tarjetas de celulares, revistas, libros,
comestibles, etc.

4.    ¿El servicio de Internet
de Impresiones Barría está controlado por el Sistema de
Inventario?

Análisis del Elemento Observado:

Actualmente el servicio de Internet de Impresiones Barría
es uno de los más utilizados en el área tanto por
personas particulares, estudiantes en general y otras
instituciones. Este servicio cuenta con alrededor de 20 maquinas
conectadas a internet las cuales facilitan a sus usuarios el
desarrollo de muchas actividades, tanto escolares como de
distracción y juego.

Este servicio de Internet es controlado especialmente por un
Sistema o programa Ciber, el cual controla el tiempo de cada
usuario  conectado a la red.

Podemos observar que administrativamente el servicio de
Internet no está controlado por el Sistema de Inventario
existente en la empresa, el cual es el Sistema Kardex o de
tarjetas. EL servicio de Internet es controlado
específicamente por el Programa Ciber, el cual ya
habíamos mencionado anteriormente.

Consideramos que el Servicio de Internet brindado en
Impresiones Barría debe de ser contemplado en el inventario
final de la empresa, ya que representa una de las principales
entradas al negocio.

5.    ¿Los útiles o
productos de uso de Impresiones Barría son contemplados
dentro del inventario de mercancía existente en el
local?

Análisis del Elemento Observado:

Como empresa dedicada a brindar especialmente servicios como
copias, impresiones, empastes, etc. Impresiones Barría
utiliza diversos materiales algunos de ellos contemplados en el
inventario pero no de forma ordenada. Impresiones Barría
utiliza materiales como resmas de papel blancas como de rayas,
tintas o tóner para las impresiones y copias
respectivamente, entre otros productos secundarios.

Debido a que la Empresa Impresiones Barría no cuenta con
un Sistema de Inventario automatizado o mejor controlado muchos
de estas materiales utilizados en primera instancia
principalmente para la venta, no son tomados en cuenta para
llevar un control más organizativo del inventario, lo cual
conlleva a no determinar en un momento dado que se realizo, o a
donde fueron a parar estos materiales.

CAPÍTULO IV

PRESENTACIÓN DEL
SISTEMA ACTUAL

4.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL.

           
4.1.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA.

           
El sistema de inventario hoy día se realiza de una manera
irregular, ya que no se lleva ni un tipo de control, sólo
tiene un acordeón donde archivar las facturas y son
contabilizadas mediante unas tarjetas donde anotan las facturas y
sus saldos de aquellos clientes de crédito, como las
mercancías que son compradas al crédito.

           
La mercancía es surtida a medida que se va agotando. El
sistema de inventario la dueña del negocio lo llama tipo
Kardex, haciéndonos la aclaración de que muchas de las
veces no anota por el factor tiempo y la falta de empleados no
toma tiempo para realizar un inventario detallados de las
mercancía del local.

           
Podemos agregar que el sistema actual de inventario que se
realiza en Impresiones Barría lleva también aquellas
facturas de proveedores o instituciones que adquieren productos
de la empresa, se trata de guardar las generales de aquellas que
frecuentemente compran en el local.

           
El inventario puede ser automatizado perfectamente porque el
negocio cuenta con una gran ventaja, que es que tienen equipo
informático lo único es rediseñar y estructurar
mejor el  sistema que manualmente es llevado.

           
4.1.2 IDENTIFICACIÓN DE LA COMUNIDAD DE USUARIO.

El personal encargado directamente de llevar el control del
sistema de inventario es la gerente o dueña del local y la
secretaria que juega un papel importante ya que es la mano
derecha del negocio y aún más realiza funciones varias
por lo que conoce bien el manejo de la empresa.

           
La gerente ocupa una posición singular en el negocio, por
que es esencialmente responsable del negocio y la encargada de
realizar actividades integradoras que ayuden al crecimiento del
establecimiento, y es ella la principal fuente de control para
asegurar la satisfacción de los objetivos primordiales de la
empresa, brindar servicio a los clientes, y que estos queden
satisfechos.

           
4.1.3. IDENTIFICACIÓN DE ENTRADA Y SALIDA.

                       
4.1.3.1 IDENTIFICACIÓN DE ENTRADA.

                       
4.1.3.2 IDENTIFICACIÓN DE SALIDA.

           
4.1.4 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES DEL
SISTEMA.

           
Funciones:

•Recopilar información de los artículos y
servicios que se ofrecen.

•Llevar el control detallado de la mercancía que se
encuentra en el local.

•Conocer en un determinado momento la mercancía en
existencia en el local y cual es la más comprada por los
clientes.

Limitaciones:

•No existe un control diario de venta.

•No cuentan con suficiente personal para llevar un
control y mejor servicio del local.

•El espacio del local no es el adecuado para realizar
las labores de oficina.

•El horario de trabajo no está establecido por no
contar con jornadas de trabajo fijas.

Restricciones:

•El negocio se surte de mercancía cada 6 meses.

•El local no es propio, por lo cual no puede expandir,
modificar o remodelar para una mejor distribución de su
mercancía.

•La gerente vive lejos del área del negocio lo cual
le impide en su momento dedicarse a la realización más
detallada de su inventario diario de mercancía.

4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS (DFD"S).

           
Son la representación gráfica de procesos y flujos de
datos en un sistema de negocio en donde se muestra un panorama
más amplio de entradas, procesos y salidas del sistema.

           
Para nuestro estudio utilizaremos la confección del diagrama
de contexto y el diagrama general en primera instancia para
reflejar el sistema actual del inventario de Impresiones
Barría.

           
4.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.

4.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

CAPÍTULO V

SISTEMA
PROPUESTO

5.1 PRESENTACIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO.

La importancia de implementar un sistema de facturación e
inventario de manera automatizada permita operar y llevar un
mejor control de la mercancía existente en el negocio, con
la ayuda de nuestro sistema la empresa pasa a un peldaño
más a ser una empresa con un sistema automatizado que lleve
el conteo y anuncie un punto de reorden ayudando al dueño a
hacer los pedidos  de su mercancía a tiempo y pueda dar
un mejor servicio a sus clientes.

Los Sistemas  de Información tienen como objetivo
proporcionar un marco estratégico que sirva de referencia en
un ámbito concreto de una organización, el objetivo del
Estudio de Viabilidad del Sistema es el análisis de un
conjunto concreto de necesidades para proponer una solución
a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones económicas,
técnicas, legales y operativas. La solución obtenida
como resultado del estudio puede ser la definición de uno o
varios proyectos que afecten a uno o varios sistemas de
información ya existentes o nuevos.

La factura es un documento que refleja la entrega de un
producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de
devengo, además de indicar la cantidad a pagar como
contraprestación.

En la factura se encuentran los datos del expedidor y del
destinatario, el detalle de los productos y servicios
suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los
descuentos y los impuestos.

Se la considera como el justificante fiscal de la entrega de
un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al
obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario
receptor (el comprador).

La factura correctamente cumplimentada es el único
justificante fiscal, que da al receptor el derecho de
deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los
documentos sustitutivos de factura, recibos o tickets.

La factura no tiene valor jurídico alguno en un juicio a
la hora de exigir el pago de una deuda. El original debe ser
custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el
emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se
registra su emisión. 

Nosotros los estudiantes del grupo de segundo año en
Licenciatura en Informática para la gestión Educativa y
Empresarial de la Universidad Nacional, Centro Regional de
Azuero, estamos realizando formalmente nuestra propuesta de
diseñar un sistema automatizado de Facturación y
control de inventario de mercancía de Impresiones
Barría.

 Esto le garantizará al negocio que sus procesos
contables y control de mercancía  sean eficientes y
seguros ya que actualmente no cuentan con sistema de inventario y
la facturación se realiza de una manera informal
dándole una factura o una constancia aquel cliente que lo
solicite o aquel cliente que es de condición
crédito.

Nuestro Sistema propuesto de Facturación e Inventario de
Impresiones Barría contará:

a)     Primera Pantalla.

En esta primera pantalla se presentarán tres opciones en
las cuales el usuario o administrador del sistema podrá
escoger la función que desea realizar desde imprimir los
reportes, actualizar o añadir un producto a la base de datos
del Sistema de Facturación e Inventario y facturas ya sea
cliente de crédito o contado.

b)    Segunda Pantalla.

Esta pantalla es la que generará la factura y actualizara
de manera automática el inventario del producto o
artículos comprado a la base de datos.

c)     Tercera Pantalla.

En esta pantalla describimos el producto o servicio a
disposición de la clientela por parte del negocio en donde
se llevara un control de aquella mercancía que entra y sale
del local mediante la captura de sus datos y cantidad de la
misma, y con un dato muy importante el proveedor que surte dicha
mercancía.

d)    Pantallas de Impresión de
Reportes.

Estos son los reportes que podrá generar nuestro sistema
cuando el usuario o administrador lo desee, puede imprimir por
separado escogiendo cualquiera de las opciones.

           
5.1.1 IDENTIFICACIÓN DE LA COMUNIDAD DE USUARIOS.

En esta parte del proceso de análisis de nuestro proyecto
detallaremos aquellas personas que se ven más involucradas
en el sistema en el sistema de facturación e Inventario de
Impresiones Barría.

1. Proveedor.

No es más que aquellas personas físicas o
jurídicas que surten a la empresa de mercancía, materia
prima, útiles, servicios, etc.

2. Cliente.

Son las personas que asisten al negocio en busca de servicio o
artículo, teniendo claro que son la parte más
importante en cuanto a publicidad, mercadeo y la razón del
negocio y los que nos brindarán información valiosa
para surtir el negocio.   

3. Gerente.

Es la persona encargada en un momento dado de tomar decisiones
y en nuestro caso será la que tendrá la dirección
y control del negocio y dentro del sistema, podrá ingresar
la mercancía nueva al local, e imprimir datos del proveedor,
etc.

           
5.1.2 DISEÑO DE ENTRADA / SALIDA.

           
5.1.3 FUNCIONES, LIMITACIONES Y RESTRICCIONES.

                       
5.1.3.1 FUNCIONES.

•Estar siempre al día con los nuevos avances de la
tecnología y automatización de sistemas.

•Servicio agradable al cliente.

•Llevar a cabo los controles e informes necesarios de la
mercancía que se tiene en el local.

•Satisfacer siempre al cliente con sus necesidades.

•Ahorrar tiempo y así poder lograr mayor
satisfacción en el cliente.

•Aumentar la productividad de la empresa.

5.1.3.2 LIMITACIONES.

•El acceso al sistema sólo será efectuado por
la gerente y la secretaria.

•La empresa no cuenta con el personal entrenado en el
manejo de base de datos.

•El negocio cuenta con poco personal para la
atención y manejo del sistema.

5.1.3.3 RESTRICCIONES.

•El sistema contará con un código de acceso,
que corresponderá ya sea para la gerente o la
secretaria.

•El sistema solo puede ser modificado, tanto por el
analista de sistemas como el programador.

5.2 DESARROLLO DE LOS NIVELES DFD"S.

           
5.2.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO.

           
5.2.2 DIAGRAMA GENERAL.

           
5.2.3 DIAGRAMA DE DETALLE.

PROCESO 1: "RECIBIR PEDIDO".

PROCESO 3: "GESTIONAR INVENTARIO".

PROCESO 4: "GENERAR REPORTES DE INVENTARIO".

5.3 DICCIONARIO DE DATOS.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

DIAGRAMA GENERAL