Automatización del sistema de facturación e inventario de “Impresiones Barría” (página 4)

DIAGRAMA DE DETALLES

5.4 MODELO ENTIDAD – RELACIÓN.

           
El modelo entidad – relación se emplea para interpretar,
especificar y documentar los requerimientos para sistemas de
procesamiento de bases de datos, ya que proporciona estructuras
que muestran el diseño general de los requerimientos de los
datos de los usuarios.

5.5 COSTOS DE BENEFICIOS ESTIMADOS.

Los costos para la implantación del nuevo sistema no
serán muy elevados, ya que ellos pueden operar con una sola
computadora y hoy día el local cuenta con computadoras y
tienen una, a disposición para controlar el Cyber café
y que la misma puede ser utilizada para implementar el sistema de
facturación e inventario propuesto, y los beneficios
serán múltiples, ahorrando tiempo, control, y otros
 beneficios.

           
5.5.1 COSTOS DE HARDWARE.

En donde aplicaremos el sistema no tendrán que incurrir
en mayores gastos de Hardware ya que el negocio cuenta con una
serie de equipos informáticos que le serán útiles
para implementación del sistema propuesto y que les
ayudará a mejorar la captura y manejo del inventario de
mercancía del local.

Elementos que deben tener disponibles para manejar el sistema
de facturación e inventario de Impresiones Barría:

           
5.5.2 COSTOS DE SOFTWARE.

El costo de software no será elevado, ya que la empresa
nos está dando la oportunidad de que como grupo de
Informática podamos poner en práctica nuestros
conocimientos y habilidades, sólo se estimara el costo de la
confección y no del entrenamiento ya que nosotros podemos
entrenar a los colaboradores en el manejo del nuevo sistema.

           
Costo de la Confección del Software $ 400.00.

           
5.5.3 OTROS COSTOS.

           
Como ya Impresiones Barría cuenta con el equipo
Informático necesario para la implementación del
sistema de facturación e inventario de mercancía, este
a su vez debe invertir en el papel continuo o factura que pueda
ser compatible con la impresora de matriz de punto que
necesitarán para la impresión de la misma. 

           
5.5.4 BENEFICIOS ESTIMADOS.

Podemos mencionar los beneficios que obtendrá el negocio
Impresiones Barría con la implementación del Sistema de
Factura e Inventario para el mejoramiento y aprovechamiento
adecuado de los recursos de modo que:

•La empresa brindará un mejor surtido de
mercancía a sus clientes, debido al control que
mantendrán mediante la actualización de su sistema de
inventario.

•Obtención en la transferencia de información
con mayor agilidad.

•Se le dará a cada cliente una factura de la
compra.

•Se contará con una base de datos de todos los
artículos y servicios prestados por el local.

•Se contará con los datos de los proveedores que
distribuyan de mercancía al local.

•Además, el gerente podrá imprimir los
diferentes reportes, ya sea de todos los artículos en
existencia, como los que están a punto de agotarse y los
reportes de los proveedores, etc.

5.6 VIABILIDAD DEL SISTEMA.

Con la elaboración de este sistema para el negocio
Impresiones Barría esperamos llenar todos los requerimientos
necesarios para un mejor manejo del inventario de mercancía
de dicho local. Además hemos comprendido con la
realización de este trabajo mucho de los procesos que
conlleva realizar un buen análisis e implementar un sistema
automatizado.

           
5.6.1 VIABILIDAD TéCNICA.

Es la condición que hace posible el funcionamiento del
sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a sus
características tecnológicas y a las leyes de la
naturaleza involucradas. La viabilidad técnica se
evalúa ante un determinado requerimiento o idea para
determinar si es posible llevarlo a cabo satisfactoriamente y en
condiciones de seguridad con la tecnología disponible,
verificando factores diversos como resistencia estructural,
durabilidad, operatividad, implicaciones energéticas,
mecanismos de control, según el campo del que se trate.

La propuesta de nuestro sistema automatizado será viable
ya que Impresiones Barría cuenta con una computadora que es
la que actualmente utiliza para la confección de trabajos a
computadora y el control del Cyber Café, por lo que la misma
puede ser utilizada en la implementación e instalación
del sistema de facturación e inventario, y para que sea
más optimo le ofreceríamos la capacitación y la
forma de utilizarlo a las personas que estarían a su cargo
de caja.

           
5.6.2 VIABILIDAD ECONÓMICA.

Si los costos son mayores que los beneficios no hay viabilidad
económica y si los costos son menores que los beneficios
entonces si hay viabilidad económica.

Condición que evalúa la conveniencia de un sistema,
proyecto o idea al que califica, atendiendo a la relación
que existe entre los recursos empleados para obtenerlo y aquellos
de los que se dispone. En muchas ocasiones, los recursos de los
que se dispone para evaluar la viabilidad económica
vienen determinados por los que produce el propio sistema,
proyecto o idea que se está evaluando, por lo que en
realidad se lleva a cabo un análisis de rendimiento o
rentabilidad interna. Para ello se enfrenta lo que se produce con
lo que se gasta, en términos económicos. Para que
éste nuevo proyecto, sistema o idea goce de plena
viabilidad, debe cumplir con los requisitos establecidos al
momento de hacer el estudio y complementarlo con la necesidad a
ser cumplida o llevada a cabo. Debe cumplir con los objetivos que
se establecen, que sea coste eficiente y debe sobrepasar en
calidad, cantidad y otros aspectos relacionados a sistemas
actuales.

           
5.6.3 VIABILIDAD OPERATIVA.

           
La viabilidad operativa de nuestro proyecto que consiste en la
automatización del sistema de facturación e inventario
de Impresiones Barría, mejorará la rapidez con que se
capturarán los datos de la mercancía que tiene el
local, ya que se utilizará un sistema que ayudara a la
gerente a conocer y distribuir mejor la mercancía en
existencia del local.

           
Además el sistema contará con claves personales de cada
una de las personas que manejarán el sistema, nuestro
proyecto cumple con la viabilidad operativa, ya que habrá
mayor seguridad, será más eficiente, y se lograra
atender mejor al cliente y tenerle a disposición la
mercancía o útiles.

           
5.6.4 VIABILIDAD DE CRONOGRAMA.

           
El proyecto podrá ser programado en un tiempo de 3 meses y
su implementación y capacitación a los colaboradores de
Impresiones Barría por un lapso de 2 meses, se dará un
periodo de prueba, para contemplar errores o fallas, de un
mes.

           
El total de meses para la implementación del nuevo sistema
de facturación e inventario propuesto es de seis (6)
meses.

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

           
Al culminar con la realización del análisis del sistema
de facturación e inventario de Impresiones Barría
llegamos a las siguientes conclusiones:

•Los usuarios que más visitan el local de
Impresiones Barría, son estudiantes y personas que residen
cerca del local.

•La atención de los colaboradores y dueños
hacia los clientes está contemplada como buena, ya que son
amables y complacientes con los clientes.

•Según los resultados de la encuesta, el surtido de
mercancía es bueno, pero puede mejorar para así captar
más clientes.

•El pago de los artículos comprados demora el
tiempo necesario, pero si contarán con más personal
fuera mucho más eficiente.

•Impresiones Barría debe mercadear más el
local y los productos, que ofrece para que pueda contar con una
clientela solida y que frecuente siempre el local.

•El espacio que hoy día hospeda a Impresiones
Barría se ha quedado pequeño, lo que influye en una
mejor distribución de los artículos y servicios que
ofrece.

•No cuentan con una jornada de trabajo establecida.

•Necesitan más personal, ya que el negocio tiene
movimiento y los empleados actuales no dan abasto con sus
múltiples funciones.

•El local solo se surte de mercancías dos veces al
año.

•Los artículos de más salida son las copias,
las impresiones, y el servicio de internet.

•Al realizar la entrevista, nos percatamos que la
dueña de Impresiones Barría, tiene visión de
mejorar y expandir su negocio, además de automatizar y
utilizar tecnología en su local para brindar un mejor
servicio a sus clientes.

•Impresiones Barría, no cuenta con un sistema de
facturación e inventario de mercancía que le controle
la entrada y salida de su productos de existencia en el
local.

•Impresiones Barría lleva mediante kardex las
facturas de aquellos clientes que toman mercancía a
crédito y las facturas pendiente de pago a sus proveedores y
esto es llevado manualmente, guardándolo en un acordeón
y custodiado por la secretaria.

•Uno de los factores que observamos y utilizamos en
nuestra conclusión es que los productos utilizados por el
negocio tampoco son contemplados en el inventario, y mucho menos
controlados.

•Debido a la gran competencia que existe en el mercado,
IMPRESIONES BARRÍA, debe de buscar la manera de poder
mantenerse en la competencia y con una buena posición en el
mercado. De esta manera se beneficia el propio negocio, como
también sus clientes antiguos y los que están por
venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una empresa
bien organizada trabaja con más rapidez y con mejor
calidad.

6.2 RECOMENDACIONES

Al finalizar con el estudio analítico e investigativo del
Sistema de facturación e Inventario de Impresiones
Barría recomendamos que:

• Mejorar el área de oficina y cobro del negocio,
para que sea más cómoda tanto para el empleado, como
para el cliente.

• Surtir de mercancía más seguido al local,
además colocarlas en orden y agradable a la vista del
cliente.

• Crear diariamente actualizaciones de la mercancía
para así poder tener siempre el producto a disposición
del local y los clientes.

• La tecnología es un punto clave en este nuevo
milenio. Básicamente los negocios que no han optado por esta
opción se están quedando atrás. Los mismos
clientes están exigiendo esta nueva herramienta ya que la
palabra tecnología pueda llegar a ser el equivalente
perfecto. Por eso, se le recomienda a IMPRESIONES BARRÍA
adquirir programa de mejor estructura y calidad, como lo es el
nuevo sistema de facturación e inventario ya mencionado.
Tanto el personal como la propietaria  debe de estar
preparados para poder manejar estos nuevos equipos y programas.
Para lograrlo, se tiene que  proponer a Impresiones
Barría los costos y beneficios que conlleva el mismo El
costo de esta tecnología puede ser un poco  alto, pero
los resultados obtenidos serán más que
satisfactorios.

• Adquirir más personal para la atención del
cliente y buen manejo del inventario de mercancía para un
desarrollo eficiente y eficaz del negocio.

v Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que
experimentar nuevas cosas y no quedarse en lo mismo. Este viene a
ser el caso de Impresiones Barría, este debe de buscar el
cambio para poder mantenerse fuerte en este mundo de los
negocios. Impresiones Barría debe darse cuenta que al hacer
cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la
empresa; por eso, cambiarse a un nuevo sistema de
facturación e inventario es el mejor camino que puede tomar
IMPRESIONES BARRÍA  en este momento.

• Recomendamos que para un mejor aprovechamiento de los
insumos del negocio es necesario la obtención de un sistema
de facturación e inventario, para así mantener un mejor
control  de la mercancía con que cuenta el local.

• Recomendamos además la compra de un antivirus
para proteger los datos del sistema y equipo utilizado para la
implementación del sistema propuesto.

BIBLIOGRAFÍA

Libros:

Tesis.

      Best, L. (2005).
Modernización de la Finca La Esponja para la cría de
ganado. Tesis de Licenciatura no publicada, Universidad de
Panamá, Facultad de Administración de Empresas y
Contabilidad, Chitré, Herrera, Panamá.

Direcciones Electrónicas.

     
http://es.wikipedia.org/wiki/Viabilidad_t%C3%A9cnica"

     
http://www.bonpreu.cat/admin/uploads/htmlarea/Guia%20de%20Facturacion%20EDIINVOIC93A%20Bon%20preu_v4.01.pdf

     
http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/glosacont.html

Buscadores utilizados.

      www.wikipedia.com

      www.google.com

      www.monografías.com

      www.altavista.com

      www.emagister.com

ANEXOS

FOTO No. 1: Parte frontal del local Impresiones
Barría.

FOTO No. 2: La Dueña y Gerente del Impresiones
Barría.

FOTO No. 3: Secretaria del local en sus funciones
diarias.

FOTO No. 4: Clientes utilizando el Internet.

FOTO No. 5: Clientes llenando la encuesta realizada por el
grupo de proyectos.

FOTO No. 6: Muestra de un espacio del local que contiene
mercancía para la venta como: revistas, tarjetas, golosinas,
etc.

FOTO No. 7: Mecanismo de cobro y el mal estado del
mismo.

FOTO No. 8: Panorama del lugar donde se encuentra
mercancía y el área de cobro del local.

FOTO No. 9: Estudiantes del grupo de II año de
Licenciatura en Informática para la gestión Educativa y
Empresarial con la gerente del local.

FOTO No. 10: Grupo de Proyecto aplicando la
observación y la encuesta.

Autor:

Yamicelys Castro

Sonia D. Garrido B.

Marlenys del Carmen García

Alcides P. González Poveda

MATERIA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

PROFESORA

MARIBEL E. MORALES DE CASAS

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO

FACULTAD DE INFORMÁTICA, ELECTRÓNICA Y
COMUNICACIÓN

LICENCIATURA EN INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN
EDUCATIVA Y EMPRESARIAL

II SEMESTRE

FECHA DE ENTREGA

24 DE NOVIEMBRE DE 2008