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Automatización del sistema de facturación e inventario de “Impresiones Barría” (página 4)




Partes: 1, 2, 3, 4


DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Detalles de Proveedores

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Datos  de proveedor

Composición:

Código de proveedor, nombre del vendedor, dirección, datos, teléfono, nombre del proveedor, datos  de productos nuevos.

Origen:

3/Actualizar inventario. Factura de proveedor

Destino:

Archivo Proveedores

Comentario:

Comunicar fecha de vencimiento de facturas a cancelar.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Detalle de productos

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Información de los productos

Composición:

Código de Producto, descripción, cantidad, marca.

Origen:

3/ Actualizar Inventario

Destino:

4/ Generar reportes de inventario

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Información de productos

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Reporte de Punto de Reorden

Composición:

Código de Producto     , Descripción    , Punto de reorden, marca, código de  Proveedor, teléfono, nombre

Origen:

4/Generar reportes de inventarios

Destino:

Archivo Inventario

Comentario:

 

DIAGRAMA DE DETALLES

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Información del cliente

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Datos generales del cliente

Composición:

Los datos que componen este flujo son: Nombre del cliente, cédula, dirección, teléfono, tipo de cliente, límite de crédito

Origen:

Archivo cliente

Destino:

1.1./Obtener información de cliente.

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Información procesada

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Esta es la respuesta desde el archivo cliente al proceso de verificar el tipo de cliente.

Composición:

Los datos que componen este flujo son: Nombre del cliente, cédula, dirección, teléfono, tipo de cliente, límite de crédito

Origen:

1.1./Obtener información del cliente

Destino:

1.2./Verificar tipo de cliente.

Comentario:

Si es cliente de tipo crédito, verificar que no sobrepase el límite estipulado.

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Límite de crédito

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Es la verificación del total del cliente para que no sobrepase el límite de crédito estipulado.

Composición:

Esta comprende: fecha, datos del cliente, detalle del producto, precios, cantidad y total de pedido realizado por el cliente mas una verificación de saldo aprobado.

Origen:

Archivo cliente

Destino:

1.4./Confirmar crédito

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Pedido de cliente contado

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Es proporcionado por la entidad cliente.

Composición:

Cantidad, artículos

Origen:

Entidad cliente

Destino:

1.3. Obtener detalles del producto.

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Crédito aprobado

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Cantidad de crédito establecido por el negocio.

Composición:

Este compone: Límite de crédito

Origen:

1.4.Confirmar crédito

Destino:

1.3.Obtener detalles del producto

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Productos

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Información de producto

Composición:

Código de Producto, descripción, cantidad, marca.

Origen:

1.3./obtener detalles del producto

Destino:

1.6./comprobar inventario

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Pedido del cliente

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Se detalla los productos despachados al cliente.

Composición:

Cantidad, código de producto, descripción, precio, total.

Origen:

1.6./Comprobar inventario

Destino:

2.Despachar pedido

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Factura de proveedor

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Datos de productos para inventario

Composición:

Nombre de proveedor, código de producto, cantidad

Origen:

Entidad proveedor

Destino:

3.1./procesa factura del proveedor

Comentario:

 

DEFINICIÓN DE FLUJO DE DATOS

Nombre:

Información

 

 

 

Gráfico:

Descripción:

Datos de informe punto de  Reorden

Composición:

Código de Producto     , Descripción    Punto de Reorden,      Marca, Proveedor,       Código de  Proveedor, Teléfono,          Nombre

Origen:

3/  Actualizar inventario

Destino:

3.1./procesa factura de proveedor

Comentario:

 

5.4 MODELO ENTIDAD - RELACIÓN.

            El modelo entidad - relación se emplea para interpretar, especificar y documentar los requerimientos para sistemas de procesamiento de bases de datos, ya que proporciona estructuras que muestran el diseño general de los requerimientos de los datos de los usuarios.

5.5 COSTOS DE BENEFICIOS ESTIMADOS.

Los costos para la implantación del nuevo sistema no serán muy elevados, ya que ellos pueden operar con una sola computadora y hoy día el local cuenta con computadoras y tienen una, a disposición para controlar el Cyber café y que la misma puede ser utilizada para implementar el sistema de facturación e inventario propuesto, y los beneficios serán múltiples, ahorrando tiempo, control, y otros  beneficios.

            5.5.1 COSTOS DE HARDWARE.

En donde aplicaremos el sistema no tendrán que incurrir en mayores gastos de Hardware ya que el negocio cuenta con una serie de equipos informáticos que le serán útiles para implementación del sistema propuesto y que les ayudará a mejorar la captura y manejo del inventario de mercancía del local.

Elementos que deben tener disponibles para manejar el sistema de facturación e inventario de Impresiones Barría:

Una Impresora tipo matriz de punto:

Utilizar esta por lo económico que es la tinta, ya que se tendrá que imprimir facturas para todos los clientes que asistan a local.

Una Computadora

En este equipo capturar todas las entradas y salidas del sistema, no tendrían que comprarla porque ellos ya cuentan con este equipo, solo tendrían que implementarle el sistema.

Además con una batería y regulador de voltaje qué este siempre conectado al equipo.

Esto ayudará a mantener segura la maquina por si se da un bajón de electricidad.

            5.5.2 COSTOS DE SOFTWARE.

El costo de software no será elevado, ya que la empresa nos está dando la oportunidad de que como grupo de Informática podamos poner en práctica nuestros conocimientos y habilidades, sólo se estimara el costo de la confección y no del entrenamiento ya que nosotros podemos entrenar a los colaboradores en el manejo del nuevo sistema.

            Costo de la Confección del Software $ 400.00.

            5.5.3 OTROS COSTOS.

            Como ya Impresiones Barría cuenta con el equipo Informático necesario para la implementación del sistema de facturación e inventario de mercancía, este a su vez debe invertir en el papel continuo o factura que pueda ser compatible con la impresora de matriz de punto que necesitarán para la impresión de la misma. 

            5.5.4 BENEFICIOS ESTIMADOS.

Podemos mencionar los beneficios que obtendrá el negocio Impresiones Barría con la implementación del Sistema de Factura e Inventario para el mejoramiento y aprovechamiento adecuado de los recursos de modo que:

•La empresa brindará un mejor surtido de mercancía a sus clientes, debido al control que mantendrán mediante la actualización de su sistema de inventario.

•Obtención en la transferencia de información con mayor agilidad.

•Se le dará a cada cliente una factura de la compra.

•Se contará con una base de datos de todos los artículos y servicios prestados por el local.

•Se contará con los datos de los proveedores que distribuyan de mercancía al local.

•Además, el gerente podrá imprimir los diferentes reportes, ya sea de todos los artículos en existencia, como los que están a punto de agotarse y los reportes de los proveedores, etc.

5.6 VIABILIDAD DEL SISTEMA.

Con la elaboración de este sistema para el negocio Impresiones Barría esperamos llenar todos los requerimientos necesarios para un mejor manejo del inventario de mercancía de dicho local. Además hemos comprendido con la realización de este trabajo mucho de los procesos que conlleva realizar un buen análisis e implementar un sistema automatizado.

            5.6.1 VIABILIDAD TéCNICA.

Es la condición que hace posible el funcionamiento del sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a sus características tecnológicas y a las leyes de la naturaleza involucradas. La viabilidad técnica se evalúa ante un determinado requerimiento o idea para determinar si es posible llevarlo a cabo satisfactoriamente y en condiciones de seguridad con la tecnología disponible, verificando factores diversos como resistencia estructural, durabilidad, operatividad, implicaciones energéticas, mecanismos de control, según el campo del que se trate.

La propuesta de nuestro sistema automatizado será viable ya que Impresiones Barría cuenta con una computadora que es la que actualmente utiliza para la confección de trabajos a computadora y el control del Cyber Café, por lo que la misma puede ser utilizada en la implementación e instalación del sistema de facturación e inventario, y para que sea más optimo le ofreceríamos la capacitación y la forma de utilizarlo a las personas que estarían a su cargo de caja.

            5.6.2 VIABILIDAD ECONÓMICA.

Si los costos son mayores que los beneficios no hay viabilidad económica y si los costos son menores que los beneficios entonces si hay viabilidad económica.

Condición que evalúa la conveniencia de un sistema, proyecto o idea al que califica, atendiendo a la relación que existe entre los recursos empleados para obtenerlo y aquellos de los que se dispone. En muchas ocasiones, los recursos de los que se dispone para evaluar la viabilidad económica vienen determinados por los que produce el propio sistema, proyecto o idea que se está evaluando, por lo que en realidad se lleva a cabo un análisis de rendimiento o rentabilidad interna. Para ello se enfrenta lo que se produce con lo que se gasta, en términos económicos. Para que éste nuevo proyecto, sistema o idea goce de plena viabilidad, debe cumplir con los requisitos establecidos al momento de hacer el estudio y complementarlo con la necesidad a ser cumplida o llevada a cabo. Debe cumplir con los objetivos que se establecen, que sea coste eficiente y debe sobrepasar en calidad, cantidad y otros aspectos relacionados a sistemas actuales.

            5.6.3 VIABILIDAD OPERATIVA.

            La viabilidad operativa de nuestro proyecto que consiste en la automatización del sistema de facturación e inventario de Impresiones Barría, mejorará la rapidez con que se capturarán los datos de la mercancía que tiene el local, ya que se utilizará un sistema que ayudara a la gerente a conocer y distribuir mejor la mercancía en existencia del local.

            Además el sistema contará con claves personales de cada una de las personas que manejarán el sistema, nuestro proyecto cumple con la viabilidad operativa, ya que habrá mayor seguridad, será más eficiente, y se lograra atender mejor al cliente y tenerle a disposición la mercancía o útiles.

            5.6.4 VIABILIDAD DE CRONOGRAMA.

            El proyecto podrá ser programado en un tiempo de 3 meses y su implementación y capacitación a los colaboradores de Impresiones Barría por un lapso de 2 meses, se dará un periodo de prueba, para contemplar errores o fallas, de un mes.

            El total de meses para la implementación del nuevo sistema de facturación e inventario propuesto es de seis (6) meses.

CAPÍTULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

            Al culminar con la realización del análisis del sistema de facturación e inventario de Impresiones Barría llegamos a las siguientes conclusiones:

•Los usuarios que más visitan el local de Impresiones Barría, son estudiantes y personas que residen cerca del local.

•La atención de los colaboradores y dueños hacia los clientes está contemplada como buena, ya que son amables y complacientes con los clientes.

•Según los resultados de la encuesta, el surtido de mercancía es bueno, pero puede mejorar para así captar más clientes.

•El pago de los artículos comprados demora el tiempo necesario, pero si contarán con más personal fuera mucho más eficiente.

•Impresiones Barría debe mercadear más el local y los productos, que ofrece para que pueda contar con una clientela solida y que frecuente siempre el local.

•El espacio que hoy día hospeda a Impresiones Barría se ha quedado pequeño, lo que influye en una mejor distribución de los artículos y servicios que ofrece.

•No cuentan con una jornada de trabajo establecida.

•Necesitan más personal, ya que el negocio tiene movimiento y los empleados actuales no dan abasto con sus múltiples funciones.

•El local solo se surte de mercancías dos veces al año.

•Los artículos de más salida son las copias, las impresiones, y el servicio de internet.

•Al realizar la entrevista, nos percatamos que la dueña de Impresiones Barría, tiene visión de mejorar y expandir su negocio, además de automatizar y utilizar tecnología en su local para brindar un mejor servicio a sus clientes.

•Impresiones Barría, no cuenta con un sistema de facturación e inventario de mercancía que le controle la entrada y salida de su productos de existencia en el local.

•Impresiones Barría lleva mediante kardex las facturas de aquellos clientes que toman mercancía a crédito y las facturas pendiente de pago a sus proveedores y esto es llevado manualmente, guardándolo en un acordeón y custodiado por la secretaria.

•Uno de los factores que observamos y utilizamos en nuestra conclusión es que los productos utilizados por el negocio tampoco son contemplados en el inventario, y mucho menos controlados.

•Debido a la gran competencia que existe en el mercado, IMPRESIONES BARRÍA, debe de buscar la manera de poder mantenerse en la competencia y con una buena posición en el mercado. De esta manera se beneficia el propio negocio, como también sus clientes antiguos y los que están por venir. No hay que ser un genio para darse cuenta que una empresa bien organizada trabaja con más rapidez y con mejor calidad.

6.2 RECOMENDACIONES

Al finalizar con el estudio analítico e investigativo del Sistema de facturación e Inventario de Impresiones Barría recomendamos que:

• Mejorar el área de oficina y cobro del negocio, para que sea más cómoda tanto para el empleado, como para el cliente.

• Surtir de mercancía más seguido al local, además colocarlas en orden y agradable a la vista del cliente.

• Crear diariamente actualizaciones de la mercancía para así poder tener siempre el producto a disposición del local y los clientes.

• La tecnología es un punto clave en este nuevo milenio. Básicamente los negocios que no han optado por esta opción se están quedando atrás. Los mismos clientes están exigiendo esta nueva herramienta ya que la palabra tecnología pueda llegar a ser el equivalente perfecto. Por eso, se le recomienda a IMPRESIONES BARRÍA adquirir programa de mejor estructura y calidad, como lo es el nuevo sistema de facturación e inventario ya mencionado. Tanto el personal como la propietaria  debe de estar preparados para poder manejar estos nuevos equipos y programas. Para lograrlo, se tiene que  proponer a Impresiones Barría los costos y beneficios que conlleva el mismo El costo de esta tecnología puede ser un poco  alto, pero los resultados obtenidos serán más que satisfactorios.

• Adquirir más personal para la atención del cliente y buen manejo del inventario de mercancía para un desarrollo eficiente y eficaz del negocio.

v Muchas veces se dice que es bueno el cambio, que hay que experimentar nuevas cosas y no quedarse en lo mismo. Este viene a ser el caso de Impresiones Barría, este debe de buscar el cambio para poder mantenerse fuerte en este mundo de los negocios. Impresiones Barría debe darse cuenta que al hacer cambios de vez en cuando puede resultar muy beneficioso para la empresa; por eso, cambiarse a un nuevo sistema de facturación e inventario es el mejor camino que puede tomar IMPRESIONES BARRÍA  en este momento.

• Recomendamos que para un mejor aprovechamiento de los insumos del negocio es necesario la obtención de un sistema de facturación e inventario, para así mantener un mejor control  de la mercancía con que cuenta el local.

• Recomendamos además la compra de un antivirus para proteger los datos del sistema y equipo utilizado para la implementación del sistema propuesto.

BIBLIOGRAFÍA

Libros:

*      KENDALL, Kenneth E.

Análisis y Diseño de Sistema. Editorial Prentice - Hall, México, 1991. 881 pág.

*      KOONTZ, Harold.

Administración, una perspectiva global. Editorial MacGraw-Hill, México, 2004. 804 pág.

*      KOTLER, Philip.

Fundamentos de Mercadotecnia. Editorial MacGraw-Hill, México, 1991. 654 pág.

*      MAC. MILLAN, Claude.

Análisis de Sistemas. Editorial Trillas, México, 1997. 651 pág.

*      SCHIFFMAN, León.

Comportamiento del Consumidor. Editorial Prentice-Hall, México, 1997. 684 pág.

*      WHITLEN, Jeffrey L.

Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Primera edición española. Editorial MacGraw-Hill, México, 2003. 907 pág.

Tesis.

*      Best, L. (2005). Modernización de la Finca La Esponja para la cría de ganado. Tesis de Licenciatura no publicada, Universidad de Panamá, Facultad de Administración de Empresas y Contabilidad, Chitré, Herrera, Panamá.

Direcciones Electrónicas.

*      http://es.wikipedia.org/wiki/Viabilidad_t%C3%A9cnica"

*      http://www.bonpreu.cat/admin/uploads/htmlarea/Guia%20de%20Facturacion%20EDIINVOIC93A%20Bon%20preu_v4.01.pdf

*      http://www.geocities.com/Eureka/Office/4595/glosacont.html

Buscadores utilizados.

*      www.wikipedia.com

*      www.google.com

*      www.monografías.com

*      www.altavista.com

*      www.emagister.com

ANEXOS

FOTO No. 1: Parte frontal del local Impresiones Barría.

FOTO No. 2: La Dueña y Gerente del Impresiones Barría.

FOTO No. 3: Secretaria del local en sus funciones diarias.

FOTO No. 4: Clientes utilizando el Internet.

FOTO No. 5: Clientes llenando la encuesta realizada por el grupo de proyectos.

FOTO No. 6: Muestra de un espacio del local que contiene mercancía para la venta como: revistas, tarjetas, golosinas, etc.

FOTO No. 7: Mecanismo de cobro y el mal estado del mismo.

FOTO No. 8: Panorama del lugar donde se encuentra mercancía y el área de cobro del local.

FOTO No. 9: Estudiantes del grupo de II año de Licenciatura en Informática para la gestión Educativa y Empresarial con la gerente del local.

FOTO No. 10: Grupo de Proyecto aplicando la observación y la encuesta.

 

 

Autor:


Yamicelys Castro

Sonia D. Garrido B.

Marlenys del Carmen García

Alcides P. González Poveda

MATERIA

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

PROFESORA

MARIBEL E. MORALES DE CASAS

UNIVERSIDAD DE PANAMÁ

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE AZUERO

FACULTAD DE INFORMÁTICA, ELECTRÓNICA Y COMUNICACIÓN

LICENCIATURA EN INFORMÁTICA PARA LA GESTIÓN EDUCATIVA Y EMPRESARIAL

II SEMESTRE

FECHA DE ENTREGA

24 DE NOVIEMBRE DE 2008


Partes: 1, 2, 3, 4


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