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Estrategias para dirigir reuniones de trabajo




Partes: 1, 2

  1. Resumen
  2. Dirección de Reuniones
  3. Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo
  4. Cómo Dirigir una Reunión
  5. El Director de reuniones
  6. Usos Principales de las Preguntas en una Reunión
  7. Lista de Referencias

Resumen

Dirección De Reuniones. Concepto: Importancia: Tipos: Cómo Planear Una Reunión Cómo Dirigir Una Reunión. Cualidades Que Debe Poseer El Director De Reuniones. Lo Que Hace Un Buen Director Durante Una Discusión. Tipos De Directores. Como Prepararse Para Dirigir Una Reunión. Cuestionario De Verificación. El Participante. Usos Principales De Las Preguntas En Una Reunión. Recomendaciones Para El Uso De Las Preguntas. Tipos De Preguntas. Lista De Referencias. Reseña Biográfica De La Autora.

Dirección de Reuniones

CONCEPTO:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un método que proporcione a las personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

  • 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:

El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

  • 2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:

No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.

  • 3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:

Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo

Instructiva

Investigación de Opinión

Resolución de Problemas

El Director desea instruir o informar al grupo.

El control del Director es remarcado.

El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado.

El Director conduce la reunión conforme al lineamiento pre-establecido.

El Director procura conseguir la aceptación del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio.

Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo.

El Director presenta el tema y define los límites de la discusión.

El grupo ofrece sugerencias y críticas.

Se permiten discusiones entre participantes.

La decisión final queda en el Director.

El Director tiene menos control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunión.

El problema es resuelto por el grupo.

No se prepara un plan rígido para la reunión.

El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunión.

La aceptación por parte del grupo es mayor.


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