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Estrategias para dirigir reuniones de trabajo (página 2)




Partes: 1, 2


Fuente: Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

Estos tres tipos de reuniones no son rígidas y a menudo se combinan según los diferentes temas a tratar, el director de Reuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificación y lograr sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusión, más fácilmente incorpora las conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cómo Planear una Reunión

  • Determine el tema y objetivos de la sesión.

  • Prepare la Sesión.

  • Prepare su guía de la sesión a dictar.

  • Determine los puntos claves a destacar en su sesión.

  • 2. Planee la Dirección de Reunión.

  • Estudie el grupo que asistirá a la sesión.

  • Informe sobre el contenido de la sesión.

  • Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.

  • 3. Tenga Listo TODO el material

  • Material a distribuir durante la sesión.

  • Pizarrón a utilizar en la sesión.

  • Tiza y borrador.

  • Ayudas audiovisuales.

  • Equipo necesario para las demostraciones.

  • 4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión.

  • Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.

  • Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).

Cómo Dirigir una Reunión

  • 1. Inicie la Reunión.

  • Presentación (Si es necesario).

  • Procure que el grupo se sienta cómodo.

  • Indique el procedimiento o régimen usado.

  • Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.

  • Haga introducción.

  • 2. Dirija y Controle.

  • Estimule la participación.

  • Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.

  • Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.

  • Resuma con frecuencia.

  • No permita que un participante monopolice un tema.

  • Controle la reunión sin provocar resentimientos.

  • 3. Consiga la Aceptación de los Resultados.

  • Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.

  • Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.

  • Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.

  • 4. Resuma la Reunión.

  • Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

  • Muestre los aspectos sobresalientes.

  • Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.

  • Determine el plan de acción a seguir.

  • Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones

Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

  • Inteligencia.

  • Energía.

  • Integridad Moral.

  • Equidad.

  • Capacidad Técnica.

  • Cultura General.

  • Cordialidad.

  • Entusiasmo.

  • Auto – confianza.

  • Buen Humor.

  • Conocimiento de la Naturaleza Humana.

  • Buen Humor.

  • Habilidad Educativa.

  • Auto – dominio.

  • Modestia.

  • Optimismo.

  • Iniciativa.

Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión

  • Motiva y dirige al grupo.

  • Adapta su presentación al tipo de participante.

  • Usa términos al alcance de todos.

  • Piensa antes de hablar.

  • Habla viendo a todos los participantes.

  • Hace énfasis en los puntos importantes.

  • Habla claro y con voz modulada.

  • Usa la mímica apropiada.

  • Usa buenos modales.

  • Acepta sugerencias mejores que las de él.

  • Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.

  • Resume con precisión las ideas del grupo.

  • Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.

  • Ausente del complejo de jefatura o autoridad.

  • Controla la dirección en forma imperceptible.

  • Evita la postura de catedrático.

Tipos de Directores

Tipos

Características

Comentarios

Nervioso

Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin terminar, no ve de frente al grupo.

El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios de respiración, relajación y vocalización, para disminuir la tensión y recobrar ánimos.

Regañón

Humilla al participante o le llama la atención delante del grupo o en privado.

Frecuentemente se deba a falta de preparación del tema

Astrónomo

Busca en el cielo la frase que necesita para completar una idea.

Presumido

Actúa en forma visiblemente forzada. Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.

Es conveniente cuidar y mejorar la presentación, pero sin perder la naturalidad en la exposición.

Catedrático

Trata a los participantes como si fueran alumnos. Se expresa en forma académica.

Normalmente se presenta en las personas con experiencia docente. La educación de los adultos es distinta a la del estudiante, en consecuencia, es necesario hacer sentir al participante que no está asistiendo a una escuela.

Cansado

Todo el tiempo permanece sentado y en la misma posición

Causa la impresión de estar cansado o de no tener interés en el tema y ambas cosas pueden ser transmitidas al grupo

Desafiante

Permanece con los brazos cruzados como en actitud de reto.

El grupo siente que cualquier objeción sobre lo expuesto provocará una situación difícil por lo que es molesto provocar la discusión.

Desarreglado

Despeinado, sucio, corbata de lado, desaliñado.

Hace que el Director pierda el respeto y aprecio del grupo. El participante no se esfuerza en la realización de sus trabajos.

Maniquí

Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos delante del grupo.

Demuestran mala educación, causa mala impresión y distrae la atención del grupo. Hay que ajustar todos los detalles que tengan que ver con la presentación personal ANTES de iniciar la reunión.

Balancín

Se mueve balanceándose sobre los pies.

Se debe normalmente a un estado nervioso que provoca movimientos inconscientes, los cuales deben ser identificados y corregidos.

Mimo

Exagerado en su mímica y particularmente en el uso de los brazos.

El exceso de mímica distrae la atención del grupo, hay que dosificarla y utilizarla con propiedad.

Apoyado

Permanece apoyando sus manos en una mesa o silla.

Refleja inseguridad en el tema y distrae la atención del grupo que espera suceda algún accidente.

Apuntador

Juega con un lápiz mientras hace su exposición.

Cuando se está al frente de un auditorio, cualquier cosa puede distraer la atención del grupo, por lo que se recomienda cuidar la presentación personal y los modales.

Monedero

Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)

Distrae al grupo. Se recomienda tomar conciencia de este defecto y evitarlo.

Fuente: Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

COMO PREPARARSE PARA DIRIGIR UNA REUNION

Cuestionario de Verificación

ITEMS

SI

NO

  • 1. ¿Tiene en mente los objetivos a ser alcanzados?

  • 2. ¿Se ha documentado adecuadamente?

  • 3. ¿Ha preparado su introducción?

  • ¿Es Motivante?

  • ¿Es clara y concreta?

  • ¿Es apropiada al grupo y tema a desarrollar?

  • ¿Determinó puntos clave donde debe enfatizarse?

  • 4. ¿Ha estudiado al grupo?

  • ¿Ha considerado de antemano las respuestas que dará el grupo?

  • ¿Ha determinado medios y maneras para conseguir la participación, estimular el pensamiento y despertar interés?

  • ¿Ha anticipado las situaciones problemáticas que puedan surgir?

  • ¿Ha considerado cuál puede ser el pensamiento del grupo?

  • ¿Ha pensado la posible colocación de los participantes de acuerdo a sus características individuales?

  • ¿Todos han sido avisados del lugar y hora de la reunión con la debida anticipación?

  • 5. ¿Ha estudiado cuidadosamente el esbozo de la reunión?

  • ¿Ha especificado los puntos importantes a ser resaltados?

  • ¿Ha determinado los puntos donde deben hacerse breves resúmenes?

  • ¿Ha considerado experiencias e historias que deben ser contadas para mayor énfasis?

  • 6. ¿Ha planeado cuidadosamente el tiempo necesario?

  • Para toda la reunión.

  • Para cada tópico o punto importante.

  • Si la reunión es muy larga, ¿ha previsto un receso?

  • 7. ¿Ha verificado los requisitos indispensables para la reunión?

  • 8. ¿Ha preparado y está familiarizado con el material necesario?

  • ¿El material a distribuir está preparado y en cantidad suficiente?

  • ¿Cuenta con el equipo necesario?

  • ¿Ha revisado las películas a ser presentadas y planeado su uso?

  • ¿Ha preparado los estudios de caso?

  • ¿Están predeterminadas las presentaciones?

  • 9. El local de la reunión:

  • ¿Tiene pizarrón y otras facilidades?

  • Las sillas y mesas están arregladas de acuerdo con el tipo de reunión y son las adecuadas?

  • Si fuere permitido fumar, se ha aprovisionado de ceniceros?

  • ¿Cuenta con tiza, cinta pegante, tachuelas, borradores, papel, lápices?

  • ¿Ha verificado que no hay ruidos que pueden causar interrupciones en la reunión?

  • ¿La ventilación, iluminación, temperatura, son las adecuadas?

Fuente: Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

EL PARTICIPANTE

Tipo

Características

Cómo Debe el Director Tratarlo

Inteligencia

Superior

  • Entiende rápidamente.

  • Hace más que el participante término medio.

  • Aprende sin mucha supervisión.

  • Obtiene las mejores calificaciones.

Darle más trabajo que al término medio.

Asignarle las tareas más difíciles.

Utilizarlo como asistente.

Hacerlo competir con compañeros del mismo nivel.

Desarrollar al máximo su capacidad.

Sabelotodo

  • Es exhibicionista por naturaleza.

  • Su actitud Irrita al grupo.

  • Usa el grupo para lucirse.

Mantenerlo bajo control.

Aprovechar sus conocimientos y experiencias para apoyar el asunto de la reunión para beneficio del grupo.

Charlatán

  • Monopoliza la reunión.

  • Es extrovertido.

Mantenerlo ocupado durante la reunión.

Cortar su intervención sutilmente, haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su intervención.

Fuera del Tema

  • Trata de exhibir sus conocimientos.

  • Se sale del tema.

  • Demuestra poco interés y energía.

  • Sus realizaciones son casi nulas.

Insistir en que el tiempo es limitado.

Preguntarle regularmente para que esté preparado.

No dedicar tiempo a temas que no están relacionados con lo que se esté tratando.

Impuntual

  • Llega siempre tarde.

  • Entrega las actividades asignadas después que la mayoría del grupo lo ha hecho.

No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.

Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás.

Hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.

Retrasado

  • Lento para entender.

  • Demuestra poca habilidad para realizar las actividades.

Analizar sus deficiencias.

Asignarle tareas extras.

Ofrecerle entrenamiento individual

Soñador o Ausente

  • Cara de sueño.

  • No Atiende.

  • Siempre está distraído.

Manténgalo ocupado.

Diríjase a él frecuentemente.

Supervíselo de cerca.

El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si éste es el tipo de participante que más se manifiesta en el grupo.

Pendenciero

  • Actitud agresiva.

  • Testarudo.

  • Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente.

Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos.

Observar su comportamiento de manera más de cerca.

Reforzarlo positivamente si modera su actitud.

Intransigente

  • No le gusta asistir a ninguna actividad extra.

  • Demuestra escepticismo.

  • Se resiste a los cambios tenazmente.

Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo.

Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.

Murmurador

  • Habla en voz baja con otro compañero mientras el Director está explicando.

Sorprenderlo con una pregunta.

Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios..

Adulador

  • Usa toda su inteligencia para no trabajar.

  • Trata de ganar la simpatía del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.

Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo, la honestidad y la aplicación que demuestre en conseguir el objetivo planteado.

Tímido

  • Teme expresar sus ideas públicamente.

No pedirle que dé su opinión antes que la del grupo.

Gane su confianza asignándole tareas sobre temas que él domina y haga que los presente al grupo.

Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participación en el grupo.

Criticón

  • Está en contra de todos y de todo.

  • Busca constantemente errores que criticar.

Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha expuesto sus ideas.

Mantenerlo ocupado durante la reunión.

Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión

Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas

  • 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.

  • Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.

  • El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.

  • Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.

  • Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.

  • 2. Formularlas considerando las características individuales.

  • 3. Deben ser:

  • Amistosas: No agresivas.

  • Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.

  • Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Tipos de Preguntas

Tipo

Caracte

rísticas

Usos

Recomendaciones

General

Es la que formula el Director a todo el grupo

  • Iniciar una reunión.

  • Cambiar el tópico u orientación de la reunión.

  • Conseguir diferentes opiniones.

  • Estimular la participación

  • Reanimar la reunión.

  • Clausurar la reunión.

  • Identificar a los participantes.

El Director corre el peligro que la reunión sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razón por la cual los tímidos o no conocedores, tienden a evitar participar.

Dirigida

La que hace el Director a un determi-

nado partici-

pante.

  • Orientar a la persona en cierta dirección.

  • Estimular a los tímidos o perezosos.

  • Iniciar una discusión.

  • Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.

  • Para aclarar conceptos, ideas, opiniones.

  • Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante.

  • Cuando no hay respuesta a una pregunta general.

  • Propiciar la interacción entre los participantes.

  • Controlar a los participantes.

Llamar a la persona primero por su nombre,

Considerar las características individuales de los participantes tímidos.

Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunión se convertiría en un duelo de preguntas y respuestas.

No hacerlas al inicio de la reunión si se no conoce a los participantes.

Redistri

buída

La formula un partici-pante al Director y luego éste la dirige al grupo.

  • Estimular una discusión.

  • Cuando toman al Director por sorpresa.

  • Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada.

  • Reanimar la reunión.

  • Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta.

  • Cuando no se sabe la respuesta.

  • Conseguir interacción.

No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresión de inseguridad en el auditorio.

Pérdida de autoridad

Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrán intervenir y se puede perder tiempo.

Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Rediri

gida

Es la que le hace un partici-pante al director y éste luego le refiere a otra persona del grupo.

  • Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.

  • Lograr intervención del tímido si la pregunta es fácil y el Director está seguro de que el participante puede responderla.

  • Controlar a los participantes.

  • Propiciar la interacción.

Si se usa en demasía, genera sensación de falta de preparación del director.

Se deben considerar las características individuales del participante,

se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.

Reverti da

Es la dirigida por un partici-pante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.

  • Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar.

  • Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto.

  • Para que el participante tímido exteriorice su opinión.

  • Usarla sólo cuando se está completamente seguro del motivo de la pregunta.

  • Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Lista de Referencias

Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE, 2000). Curso de Dirección de Reuniones. Venezuela

Reseña Biográfica de la Autora:

ROSANNA DEL VALLE SILVA FERNANDEZ, , venezolana, nacida en San Felipe – Estado Yaracuy. Maestrante en Educación Abierta y a Distancia (UNA), Especialista en Gerencia Educacional (UPEL – IMPM), Practitioner en Programación Neurolinguística (Instituto Español de Programación Neurolinguística), con Diplomados en Gerencia Social, Gerencia Pública, Tecnología de la Información y Comunicación (ANUV – UNITEC), Capacitación Docente (UNEFA - UNA), Licenciada en Administración de Empresas Mención: Gerencia (UFT) y Técnico Superior Universitario en Administración Mención: Gerencia de Empresas (IUTY). Desde el año 2005, labora en la UNEFA Núcleo Yaracuy como Profesor Instructor a Dedicación Exclusiva. Es investigadora de las líneas: Gerencia Educacional – Tecnología de la información y Comunicación, adscritas al Núcleo de Investigación Educativa "Orangel Loyo Colmenarez" de la UPEL – IMPM, Núcleo Yaracuy. Tutora de Trabajos de Grado. Ponente y asistente permanente a eventos nacionales e internacionales en el área educativa y gerencial. Facilitadora de cursos de extensión universitaria en el área de evaluación, planificación educativa, metodología de la investigación, estrategias de aprendizaje; así como también en el ámbito gerencial y organizacional (Coaching, PNL, Inteligencia emocional, cooperativismo, liderazgo, formulación de proyectos, entre otros). Es integrante de la Red Docente Kipus para América Latina y el Caribe (UNESCO), la Red Nacional Docente de Informática y Telemática (RENADIT).

 

 

 

Rosanna Silva Fernández

2009


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