La planificación (página 2)

Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las
siguientes definiciones:

"Es el proceso de
establecer metas y elegir medios para
alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo
que la
organización hará para alcanzar sus objetivos"
(Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción
recomendado: un plan", (Sisk,
s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio
más apropiado para el logro de los mismos antes de
emprender la acción", (Goodstein, 1998). "La planificación… se anticipa a la toma de
decisiones . Es un proceso de decidir… antes de que se
requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que
hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo
deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente
entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos
ir.

"Es el proceso de definir el curso de acción y los
procedimientos
requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece
lo que hay que hacer para llegar al estado final
deseado" (Cortés, 1998).

"Es el proceso consciente de selección
y desarrollo del
mejor curso de acción para lograr el objetivo."
(Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la
situación considerar diferentes acciones que
puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificación es un proceso de toma de decisiones
para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la
situación actual y los factores internos y externos que
pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez,
1982). "Es el proceso de seleccionar información y hacer
suposiciones respecto al futuro para formular las actividades
necesarias para realizar los objetivos organizacionales"
(Terry,1987).

En prácticamente todas las anteriores definiciones es
posible hallar algunos elementos comunes importantes: el
establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los
medios más convenientes para alcanzarlos (planes y
programas).
        Implica
además un proceso de toma de decisiones, un proceso de
previsión (anticipación), visualización
(representación del futuro deseado) y de
predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de
adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características:
primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar
acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u
organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u
organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de
construir un futuro deseado, no de adivinarlo.

Clases de
planificación y Características.

Existen diversas clasificaciones acerca de la
planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos
tipos básicos de planificación. La planificación
estratégica y la planificación operativa. La
planificación estratégica está
diseñada para satisfacer las metas generales de la
organización, mientras la
planificación operativa muestra
cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en
el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes
operativos están vinculados a la definición de la
misión
de una organización, la meta general
que justifica la existencia de una organización. Los
planes estratégicos difieren de los planes operativos en
cuanto a su horizonte de tiempo,
alcance y grado de detalle.

La planificación estratégica es
planificación a largo plazo que enfoca a la
organización como un todo. Muy vinculados al concepto de
planificación estratégica se encuentran los
siguientes conceptos: a) estrategia, b)
administración estratégica, c)
cómo formular una estrategia.

• Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que
  relaciona las ventajas estratégicas de una firma con
  los desafíos del ambiente y
  se le diseña para alcanzar los objetivos de la
  organización a largo plazo; es la respuesta de la
  organización a su entorno en el transcurso del tiempo,
  además es el resultado final de la
  planificación estratégica. Asimismo, para que
  una estrategia sea útil debe ser consistente con los
  objetivos organizacionales.

• Administración estratégica: es el proceso
  que se sigue para que una organización realice la
  planificación estratégica y después
  actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general
  se piensa que el proceso de administración estratégica
  consiste en cuatro pasos secuenciales continuos: a)
  formulación de la estrategia; b) implantación
  de la estrategia; c) medición de los resultados de la
  estrategia y d) evaluación de la estrategia.

• Cómo formular una estrategia: es un proceso que
  consiste en responder cuatro preguntas básicas. Estas
  preguntas son las siguientes: ¿Cuáles son el
  propósito y los objetivos de la organización?,
  ¿A dónde se dirige actualmente la
  organización?, ¿En que tipo de ambiente
  está la organización?, ¿Qué puede
  hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos
  organizacionales en el futuro?

La planificación operativa consiste en formular planes
a corto plazo que pongan de relieve las
diversas partes de la organización. Se utiliza para
describir lo que las diversas partes de la organización
deben hacer para que la empresa tenga
éxito a
corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la
planificación puede clasificarse, según sus
propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, que
son: a) Planificación Operativa, b) Planificación
Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial.
Según el período que abarque puede ser: a) de corto
plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.

Planificación Operativa o Administrativa: se ha
definido como el diseño
de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras
eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).

"Planificación Económica y Social: puede
definirse como el inventario de
recursos y
necesidades y la determinación de metas y de programas que
han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades,
atinentes al desarrollo
económico y al mejoramiento social del
país.

Planificación Física o Territorial:
podría ser definida como la adopción
de programas y normas adecuadas,
para el desarrollo de los recursos
naturales, dentro de los cuales se incluyen los
agropecuarios, minerales y la
energía
eléctrica, etc., y además para el crecimiento
de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

Planificación de corto plazo: el período que
cubre es de un año. Planificación de mediano plazo:
el período que cubre es más de un año y
menos de cinco.

Planificación de largo plazo: el período que
cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez
C., 1982).

        Según
Cortés, los planes se pueden clasificar también de
acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento:
Plan de Producción, Plan de Mantenimiento,
Plan de
mercadeo, Plan de Finanzas,
Plan de
Negocios. Según el alcance, los planes se pueden
clasificar como:

• Intradepartamentales, si se aplican a un departamento.
  Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico.

• Interdepartamentales, si afectan a más de un
  departamento, ejemplos: plan de seguridad
  industrial.

• Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.

• Tambien pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las
  normas y los métodos de trabajo.
  Las políticas son líneas generales o directivas
  amplias que establecen orientación para la toma de
  decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal.

Los procedimientos son reglas que establecen la forma
convencional de organizar actividades para cumplir una meta.
Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial. Los métodos son
formas sistemáticas y estructuradas para realizar
actividades en forma eficiente.

Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle
los pasos y acciones para realizar actividades repetitivas.

Pasos del proceso
de planificación.

        El proceso de
planeación incluye cinco pasos principales
(Cortés, 1998): 1) definición de los objetivos
organizacionales; 2) determinar donde se está en
relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas
considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre
cursos alternativos de acción; 5) puesta en marcha de los
planes y evaluar los resultados.

Planificación y niveles
gerenciales.

Los administradores de nivel superior generalmente invierten
más tiempo en la planificación que los
administradores de nivel bajo. Los administradores de nivel
inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones
diarias de la organización y, por lo tanto, tienen menos
tiempo para contribuir a la planificación que la alta
dirección. Los administradores de nivel
medio usualmente invierten más tiempo en la
planeación que los administradores de nivel inferior, pero
menos que los administradores de nivel superior.

        El tipo de
planificación realizada por los administradores
también cambia a medida que éstos ascienden en la
organización. Típicamente, los administradores de
nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de
nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y
los administradores de nivel superior planean a un plazo
más prolongado.

La experiencia de los administradores de nivel inferior con
las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para
planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para
alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de
nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la
situación organizacional como un todo y por lo tanto se
encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

A continuación se presentan las distintas etapas en
el desarrollo de una Planificación:

ETAPA 1  El "promotor" expone sus necesidades y el
deseo de resolver el problema por medios informáticos. Se
crea un primer documento breve que recoge el anteproyecto y es
aprobado por la dirección o el comité
correspondiente.

ETAPA 2  El estudio de oportunidad concreta los
objetivos y resultado a aportar por el proyecto, los
plazos y costes previstos y los medios a emplear.

ETAPA 3 El jefe de proyecto define, ya en detalle, con
el apoyo de los técnicos de su equipo, el contenido del
proyecto, su análisis funcional, las cargas de trabajo
previstas y la metodología a desarrollar.

ETAPA 4  A partir del análisis funcional se
determinan en forma definitiva los volúmenes, cargas de
trabajo, calendario y medios a utilizar, dando lugar al contrato formal
entre cliente, usuarios
e informáticos, frecuentemente conocido con el nombre de
cuaderno de cargas o, más concretamente, "pliego de
especificaciones".

ETAPA 5  Los técnicos realizan el
análisis orgánico y las especificaciones para
programación.

ETAPA 6 Se realiza la programación de la
aplicación y las pruebas para
programación.

ETAPA 7  Al resultar satisfactorias las pruebas se
realiza la recepción provisional, dando lugar a los
manuales de
usuario y de explotación.

ETAPA 8  La puesta en marcha de la
aplicación es una fase delicada que requiere una estricta
vigilancia hasta comprobar su correcto funcionamiento. A
continuación se realiza un balance de los resultados del
proyecto.

ETAPA 9 Después de varios meses de
funcionamiento de la aplicación se debe realizar un
balance que permita apreciar los beneficios que realmente ha
producido a la empresa.

ETAPA 10  Transcurridos uno o dos años,
debe efectuarse una auditoria de la aplicación que permita
comprobar si sigue siendo adecuada o si es necesario introducir
modificaciones.

Desde el punto de vista de la metodología de
gestión
de proyectos, también pueden identificarse varias
fases que generalmente deberán darse en todo tipo de
proyectos:

• Decisión de acometer el proyecto.

• Nombramiento del jefe de proyecto.

• Negociación de objetivos.

• Preparación.

• Ejecución.

• Información.

• Control.

Por qué es
importante.

Hoy día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se
han visto favorecidas por el desarrollo de la informática (software y hard), que ha
optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y
transportar información. Sin embargo la tecnología por
sí sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de las
organizaciones
y principalmente los Directores de Comunicación, deben saber utilizarla y la
cultura
empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios
armoniosos que producen la integración de la tecnología y el
torrente de información.

En la Venezuela de
hoy parece más que necesario instrumentar este tipo de
metodologías. Cierto es que no son muchas las empresas o
consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los
profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el
dicho "una imagen vale
más que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna
imprescindible, claro que no solo para la imagen sino
también para los negocios.

Por otra parte, es una herramienta de posicionamiento
anticipado que permite a la organización saber las
amenazas y oportunidades para ganar clientes,
posicionar, lanzar y/o retirar productos, en
síntesis anticiparse y adecuarse a los
cambios del mercado y de la
sociedad.

Para terminar no hay que olvidar que la calidad de un
trabajo de planificación no se mide por la capacidad de
hacer predicciones correctas, sino por el cuestionamiento de los
modelos
mentales y la transformación de las personas implicadas,
el desarrollo de sus habilidades para la coordinación y la concertación de
estrategias, y el
estímulo a la instrucción y los procesos
cognitivos que coadyuven a comprender y conducir una
acción eficaz, en beneficio de los hombres del
mañana.

Evolución
de la planificación estratégica.

Cuando Aníbal planeaba conquistar Roma se
inició con la definición de la misión de su
reino, luego formuló las estrategias, analizó los
factores del medio ambiente
y los comparó y combinó con sus propios recursos
para determinar las tácticas, proyectos y pasos a seguir.
Esto representa el proceso de Planificación
Estratégica que se aplica hoy en día en cualquier
empresa.Igor Ansoff (1980), gran teórico de la estrategia
identifica la aparición de la Planificación
Estratégica con la década de 1960 y la asocia a los
cambios en los impulsos y capacidades estratégicas. Para
otros autores, la Planificación Estratégica como
sistema de
gerencia
emerge formalmente en los años setenta, como resultados
natural de la evolución del concepto de
Planificación: Taylor
manifestaba que el papel esencial del "management" exigía
la planificación de las tareas que los empleados
realizarían, el gerente
pensada el qué, cómo y cuándo ejecutar las
tareas y el trabajador hacía.Esto originó un
cambio
estructural hacia la multidivisional. La
investigación y el desarrollo cobran mayor
importancia; el lapso de tiempo entre la inversión de un bien y su introducción al mercado se reduce cada vez
más y el ciclo de vida
de los productos se acorta; la velocidad de
los procesos causas, por una mayor competencia.

La Planificación Estratégica la cual constituye
un sistema gerencial que desplaza el énfasis en el
"qué lograr" (objetivos) al "qué hacer"
(estrategias) Con la Planificación Estratégica se
busca concentrarse en sólo, aquellos objetivos factibles
de lograr y en qué negocio o área competir, en
correspondencia con las oportunidades y amenazas que ofrece el
entorno.Hace falta impulsar el desarrollo cultural, esto
significa que todas las personas relacionadas con la
organización se desarrollen en su saber, en sus
expectativas, en sus necesidades, y en sus formas de relacionarse
y de enfrentar al mundo presente y futuro, esencialmente
dinámico.

En la década de los sesenta, el término
planeación a largo plazo "se usó para describir el
sistema.El proceso de Planificación Estratégica se
comenzó a experimentar a mediados de los años
setenta. En Venezuela se comienza algo más tarde.

Se consideran cuatro puntos de vista en la planeación
estratégica:El Porvenir De Las Decisiones ActualesPrimero,
la planeación trata con el porvenir de las decisiones
actuales. Esto significa que la planeación
estratégica observa la cadena de consecuencias de causas y
efectos durante un tiempo, relacionada con una decisión
real o intencionada que tomará el director. La esencia de
la planeación estratégica consiste en la
identificación sistemática de las oportunidades y
peligros que surgen en el futuro, los cuales combinados con otros
datos
importantes proporcionan la base para qué una empresa tome
mejores decisiones en el presente para explotar las oportunidades
y evitar los peligros. Planear significa diseñar un futuro
deseado e identificar las formas para lograrlo.

Proceso Segundo, la planeación estratégica es un
proceso que se inicia con el establecimiento de metas
organizacionales, define estrategias y políticas para
lograr estas metas, y desarrolla planes detallados para asegurar
la implantación de las estrategias y así obtener
los fines buscados. También es un proceso para decidir de
antemano qué tipo de esfuerzos de planeación debe
hacerse, cuándo y cómo debe realizarse,
quién lo llevará a cabo, y qué se
hará con los resultados. La planeación
estratégica es sistemática en el sentido de que es
organizada y conducida con base en una realidad entendida.

Para la mayoría de las empresas, la planeación
estratégica representa una serie de planes producidos
después de un periodo de tiempo específico, durante
el cual se elaboraron los planes. También debería
entenderse como un proceso continuo, especialmente en cuanto a la
formulación de estrategias, ya que los cambios en el
ambiente del negocio son continuos. La idea no es que los planes
deberían cambiarse a diario, sino que la planeación
debe efectuarse en forma continua y ser apoyada por acciones
apropiadas cuando sea necesario.

Filosofía Tercero, la planeación
estratégica es una actitud, una
forma de vida; requiere de dedicación para actuar con base
en la observación del futuro, y una
determinación para planear contante y
sistemáticamente como una parte integral de la
dirección. Además, representa un proceso mental, un
ejercicio intelectual, más que una serie de procesos,
procedimientos, estructuras o
técnicas prescritos.

Estructura Cuarto, un sistema de planeación
estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales,
que son: planes estratégicos, programas a mediano plazo,
presupuestos a
corto plazo y planes operativos. La planeación
estratégica es el esfuerzo sistemático y más
o menos formal de una compañía para establecer sus
propósito, objetivos, políticas y estrategias
básicas, para desarrollar planes detallados con el fin de
poner en práctica las políticas y estrategias y
así lograr los objetivos

VENTAJAS DE LA
PLANIFICACIÓN

Existen muchas ventajas para la planificación que deben
estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier
organización. Entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:

• Requiere actividades con orden y propósito. Se
  enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y
  se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.

• Señala la necesidad de cambios futuros. La
  planificación ayuda al gerente a visualizar las
  futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para
  posible una posible participación.

• Contesta a las preguntas "y que pasa si." Tales preguntas
  permiten al que hace la planificación, a través
  de una complejidad de variables
  ver e intuir los posibles planes de contingencia.

• Proporciona una base para el control.
  Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación
  esta dando los resultados buscados.

• Estimula la realización. El hecho de poner los
  pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que
  hace los planes la orientación y el impulso de
  realizar y lograr los objetivos.

• Obliga a la visualización del conjunto. Esta
  comprensión general es valiosa, pues capacita al
  gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un
  entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la
  base que apoya a las actividades administrativas.

• Aumenta y equilibra la utilización de las
  instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.

• Ayuda al gerente obtener status. La planificación
  adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección
  confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA
PLANIFICACION

Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de
la planificación.

• La planificación está limitada por la
  exactitud de la información y de los hechos futuros.
  La utilidad de
  un plan está afectada por la corrección de las
  premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones
  bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma
  significativa, puede perderse gran parte del valor del
  plan.

• La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan
  que el costo de
  la planificación excede a su contribución real.
  Creen que seria mejor gastar el dinero
  en ejecutar el trabajo
  físico que deba hacerse.

• La planificación tiene barreras
  psicológicas. Una barrera usual es que las personas
  tienen más en cuenta el presente que el futuro.

• La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen
  que la planificación obliga a los gerentes a una forma
  rígida de ejecutar su trabajo.

• La planificación demora las acciones. Las
  emergencias y apariciones súbitas de situaciones
  desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar
  pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la
  situación y diseñando un plan.

• La planificación es exagerada por los
  planificadores. Algunos críticos afirman que quienes
  hacen la planificación tienden a exagerar su
  contribución.

• La planificación tiene limitado valor
  práctico. Algunos afirman que la planificación
  no solo es demasiada teórica.

PRINCIPIOS DE LA
PLANIFICACIÓN

Los principios de la
planificación más importantes son los
siguientes:

• Principio de la contribución a objetivos – el
  objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar
  la consecución de los objetivos de la
  organización, con interés particular en alcanzar el
  objetivo principal.

• Principio de la primacía de la planificación
  – la primera función administrativa que
  desempeña la gerencia es la planificación, que
  facilita la organización, la dirección y el
  control.

• Principio de la iniciación de la planificaciones la
  alta gerencia – la planificación tiene su origen
  en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar
  los objetivos de la organización y la forma mas eficaz
  de lograrlos es por la planificación.

• Principio de la penetración de la
  planificación – la planificación abarca
  todos los niveles de la empresa.

• Principio de la eficiencia de
  operaciones por planificación – las operaciones
  eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de
  planificación que abarca objetivos, estrategias,
  programas, políticas, procedimientos y normas.

• Principio de la flexibilidad de la planificación
  – el proceso de planificación debe ser adaptable
  a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber
  flexibilidad en los planes de la organización.

• Principio de sincronización de la
  planificación – los planes a largo plazo
  están sincronizados con los planes a mediano plazo,
  los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo,
  par alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos
  de la organización.

• Principio de los factores limitantes – la
  planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes
  (mano de obra, dinero,
  máquinas, materiales
  y administración) conjuntándolos
  cuando elaboren los planes.

• Principio de estrategias eficaces – una guía
  para establecer estrategias viables consiste en relacionar
  los productos y servicios
  de la empresa con las tendencias actuales y con las
  necesidades de los consumidores.

• Principios de programas eficaces – para que los
  programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la
  planificación a corto y largo plazo y debe n estar
  integrados a la planificación estratégica,
  táctica y operacional.

• Principios de políticas eficaces – las
  políticas se basan en objetivos de la
  organización; mediante estas es posible relacionar
  objetivos con funciones,
  factores físicos y personal de la empresa; son
  éticas definidas, estables, flexibles y
  suficientemente amplias; y so complementarias y
  suplementarias de políticas superiores.

Conclusión

Si una organización aspira a permanecer sana debe
plantearse objetivos realistas. La planificación
está comprometida en la fijación de los objetivos
de la organización y en las formas generales para
alcanzarlos. La opción frente a la planificación es
la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.

        Debe hacerse
notar que ni la planificación estratégica ni la
operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva
y logre los resultados deseados. Más bien es un
círculo continuo que nunca debe terminar en una
organización; debe ser vigilada periódicamente,
revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y
externos y los eventos.

Autor:

Moisés Helden