Costeo Basado en Actividades (página 2)

La divulgación que tiene actualmente el costeo basado
en actividades se debe al libro de Jonson and Kaplan 
(1987): "Pérdidas relevantes surgimiento y fallos de la
Administración contable". Este tomó como punto de
partida el análisis de los cambios que se venían
produciendo en el proceso de producción y
comercialización debido a las nuevas técnicas de
programación y control que se estaban poniendo en
práctica  y la necesidad de buscar nuevas
técnicas de determinación  y análisis
de costos  a tono con el nuevo entorno en que se desarrollan
los negocios. Otra obra de gran importancia sobre este tema 
es sin duda  "Costes y Efectos", publicada en 1999, por los
que son  considerados por muchos los padres de ABC/ABM
(Robert S. Kaplan y Robin Cooper).

El modelo ABC permite mayor exactitud en la asignación
de los costos de las empresas y permite la visión de ellos
por actividad. El concepto tratado por Solano (1998), define a la
actividad: ""es lo que hace una empresa, la forma en que los
tiempos se consume y las salidas de los procesos, es decir
transformar recursos (materiales, mano de obra,
tecnología) en salidas".

Otra definición de actividad, extraídas de otros
autores (Amat, Baujín, Castelló, Tamarit, Ripoll,
Vega, Garbey, Pérez, Sánchez), la señalan
como "la actuación o conjunto de actuaciones que se
realizan en la empresa para la obtención de un bien o
servicio".

La metodología de costeo convencional presenta dos
fases principales:

1. La primera fase de acumulación de los costos de los
recursos insumidos en una clasificación natural o
autodescriptiva de los mismos (cuentas contables de gastos), los
cuales a su vez pueden ser directos o indirectos.

2. La segunda fase es la adjudicación de los costos
indirectos, esta última fase del costeo convencional es la
cuestionada por los seguidores del ABC. Con los costos directos
no existen controversias por que su imputación es tangible
y verificable.

El cuestionamiento en el costeo convencional en esta segunda
fase es debido a que este utiliza bases de volumen, como horas
hombre, horas máquina, kilogramos de producto terminado,
etc. no tomando en cuenta el grado de dificultad en elaborar los
productos, esto descalificaría la precisión del
costeo convencional, según los seguidores de esta
metodología.

El hecho que el costeo convencional utilice bases de volumen
para la distribución de los costos indirectos no significa
que no pueda considerar nuevas bases como los inductores de
actividad y uso.

Una crítica que ha recibido la técnica de costeo
ABC por algunos es que no cumple con los principios contables;
sin embargo, esto no es del todo cierto ya que por ejemplo
versiones actualizadas del Plan Contable General aplicado para
empresas peruanas plantea diseñar las cuentas costos con
denominación de actividades en lugar de centros de costos
de esta forma es posible efectuar la dinámica contable en
función a actividades, tal como se hace otros
países.

Pero la adopción de estas nuevas bases de
distribución en función a las actividades
demandará inversión de recursos y tiempo que
algunas organizaciones no están dispuestas a brindar.

El ABC requiere de dos consideraciones básicas y
previas para su aplicación; una de ellas, es que la
empresa haya diversificado sus líneas de productos y
servicios en forma considerable y la segunda es que una
porción importante de sus costos sean indirectos.

Existen empresas que han obtenido beneficios importantes
derivados de una adecuada implantación del ABC; sin
embargo, también existen compañías que
debido a una mala administración del proyecto no han
logrado reducir sus costos, incrementar sus utilidades, mejorar
su desempeño o realizar cambio alguno.

Aplicaciones de la metodología ABC

Las principales aplicaciones que se pueden tener con un
sistema ABC son:

.El costeo de actividades

.El costeo de productos

.La reducción de costos

.El mejoramiento de procesos

.La Administración del desempeño

.El presupuesto basado en actividades

Es normal que se quiera alcanzar la mayor cantidad de
información a la vez; sin embargo, lo recomendable es
establecer una secuencia de avance realista, de acuerdo con las
prioridades de la empresa, e ir avanzando paulatinamente, hasta
contar con toda la funcionalidad que se requiera.

Avanzar en forma gradual permitirá a la empresa
asimilar y dar pasos firmes en la implantación del
concepto ABC.

¿Qué es el ABC y cómo
puede utilizarse?

ABC son las siglas en inglés de "Activity Based
Costing" que en español significa Costeo Basado en
Actividades, siendo esta una metodología para asignar los
costos y gastos de una empresa.

La metodología ABC se basa en el hecho de que una
empresa para producir requiere realizar actividades las cuales
consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades
y luego el costo de las mismas es asignado a los diferentes
objetos de costo (productos, servicios, grupos de clientes y
regiones, etc.) que demandan dichas actividades; con esto se
logra una mayor precisión en la determinación de
los costos y la rentabilidad.

Apaza, sobre el ABC remarca:"La diferencia entre los sistemas
tradicionales de asignación básica de costos y los
sistemas ABC consiste en que estos últimos se centran en
la acumulación de costos en actividades clave, en tanto
que la asignación tradicional de costos se centra en la
acumulación de costos en unidades de la
organización como departamentos."

El alcance completo de ABC incluye las actividades de todos
los procesos principales de la organización; sin embargo,
puede iniciarse con las actividades de fábrica para
obtener información para efectos financieros
(valoración de inventarios por ejemplo) y luego pasar a
las actividades de los demás procesos para obtener
información para la toma de decisiones gerenciales.

¿Cómo saber si su empresa
requiere el costeo ABC y está en posibilidades de acceder
a él?

A continuación se describen algunos aspectos
importantes que deben considerarse para evaluar si se justifica
en una empresa la implantación de un sistema ABC:

a. Existencia de sistema integrado funcionando
adecuadamente

Para que una empresa pueda implantar el costeo ABC, primero
debe contar con sistemas automatizados para el procesamiento y
registro integral de sus operaciones, en virtud de que una gran
cantidad de la información que es requerida por el costeo
ABC proviene de datos estadísticos de subsistemas
operativos, tales como Compras, Almacenes, Producción,
Ventas, etc., así como de subsistemas financieros como
Contabilidad General, Activos Fijos, Cobranza, etc.

Si la empresa no cuenta con un sistema integrado para la
cuantificación de sus actividades primeramente debe
dedicar sus esfuerzos a resolver este asunto.

b. Sistema de Costeo funcionando adecuadamente

En el caso de empresas manufactureras se debe contar
previamente con un costeo adecuado de los materiales y mano de
obra directos, debido a que la mecánica de costeo de los
mismos permanece intacta al adoptar la técnica ABC. Es
decir, si una empresa costea por orden o proceso, en forma
estándar o histórica bajo un esquema absorbente lo
seguirá haciendo de igual manera aún después
de utilizar ABC.

Lo único que cambiará con el ABC para efectos de
costeo de productos, es la asignación de los gastos
indirectos de fabricación a los productos o servicios que
será en función a bases de actividad.

En una empresa de servicios los costos directos normalmente
son mínimos, la mayor parte son indirectos, por lo que el
ABC se aplica por "default".

c. Magnitud significativa en los gastos indirectos

Si una empresa se encuentra con altos niveles de costos
indirectos, se deberá considerar seriamente la
aplicación de la técnica ABC.

Uno de los cambios importantes en el ambiente de manufactura
ha sido la incorporación de maquinaria y equipo con
tecnología avanzada, lo cual, en consecuencia, ha generado
una reducción en los costos de mano de obra directa.

d. Alta diversidad de productos, clientes, canales de
distribución y puntos de venta

Cuando una empresa fabrica en una misma planta diversas
líneas y tipos de productos y costea bajo la
técnica tradicional de asignación de gastos
indirectos normalmente se incurre en subsidios cruzados entre los
diferentes productos, porque la distribución se realiza
con bases de volumen, las cuales no reflejan de manera adecuada
la absorción de todos los recursos utilizados en la
planta.

En resumen, podemos establecer que si una empresa tiene un
sistema administrativo integral, un considerable nivel de costos
indirectos y además existe una alta diversidad de
productos, canales de distribución, puntos de venta,
clientes, y la imperante necesidad de precisión respecto
al costo unitario de producción, se deberá
considerar seriamente la implantación el costeo ABC en su
empresa.

Tipos de empresas para implantar el ABC

El sistema  ABC puede ser aplicado en algunos tipos de
empresas. La aplicación del sistema ABC depende
principalmente de las particularidades de las diferentes
empresas. Sin embargo los siguientes son las
características de las empresas en que un sistema basado
en actividades puede ser implementada: a) aquellas en las que los
costos indirectos de fabricación configuran una parte
importante de los costos totales.

• Empresas en las que se observa un crecimiento, ano tras
  ano en sus costos indirectos.

• Empresas con alto volumen en sus costos fijos.

• Empresas en la que los costos indirectos se vienen
  imputando a los productos mediante una base arbitraria.

• Empresas en las que la asignación de los costos
  indirectos a los productos individuales no resulta realmente
  proporcional respecto al volumen de producción de los
  productos.

• Empresas inmersas en un entorno de fuerte competencia.

• Las empresas en las que existen una gran variedad de
  productos y de procesos de producción, en las que
  además los volúmenes de producción
  varían sensiblemente.

• Empresas con mucha diversidad de las estructuras de apoyo,
  dada a los productos.

• Empresas con un nivel alto de coincidencia de procesos o
  actividades entre los productos.

• Empresas en la que existe un gran número de canales
  de distribución y de compradores que provocan la
  necesidad de acometer actividades de ventas muy
  diferenciadas.

• Empresas en que se demuestre que existe insatisfacciones
  con el sistema de costos existente.

• Empresas en que se haya escogido como forma de competir el
  "liderazgo de costos".

Concluidas la relación de empresas que pueden aplicar
un sistema ABC, se deja el camino abierto para proseguir
investigando en otros trabajos los avances y aplicaciones del
Sistema de Gestión y Costo basado en Actividades.

Diseño e
implementación del sistema

Una vez que la alta dirección y las gerencias
operativas ya definieron el enfoque y alcance del proyecto ABC,
se deben organizar los equipos de trabajo, capacitar al personal
de la empresa, diseñar el modelo ABC, desarrollar y probar
el sistema y por último implantarlo.

Análisis de importancia relativa de los
costos

Es fundamental realizar un análisis de los costos de
los procesos involucrados.

En este trabajo se debe incluir el análisis paretiano
para identificar en que actividades se encuentra el 80% de los
costos. Este análisis servirá para entender la
estructura de costos de las operaciones de la empresa, y con esto
tener bases para focalizar el diseño del modelo.

Diseño del modelo ABC

Las principales recomendaciones para el diseño de un
modelo ABC son:

1. Definición de objetos de costo

La definición de objetos de costo es fundamental para
el diseño del modelo ABC, ya que establece las dimensiones
de información que debe proporcionar el modelo. Esta
definición dependerá del alcance que se quiera dar
al sistema y las características de operación de la
empresa, los objetos de costos pueden ser:

. Productos y línea de productos.

. Clientes o segmentos de clientes.

. Canal de distribución o ruta.

. Zona, región geográfica y país.

2. Definición de actividades y Procesos

Para la definición de actividades es recomendable
considerar los siguientes aspectos:

. Utilizar el enfoque de la Cadena de Valor para determinar
las actividades del negocio.

. Por otro lado: "Un proceso se define como una serie de
actividades ligadas a fin de alcanzar un propósito
específico".

. Para efectos de lograr una adecuada precisión en el
costeo de actividades es suficiente con llegar al tercer nivel en
la definición de las mismas.

Implantación

Las recomendaciones básicas para el proceso de
implantación son:

. El ABC, proporciona información valiosa para la toma
de decisiones, pero los beneficios se obtienen siempre y cuando
se lleven a cabo posteriores acciones correctivas.

. El ABC debe estar conformando parte de los sistemas
administrativos integrados.

. Se debe ver la organización como una serie de
procesos integrados y administrar las actividades inherentes a
cada proceso.

. El ABC debe estar integrado con los procesos de
reingeniería en caso de estarse dando.

. El involucramiento de la alta dirección y la gerencia
es necesario a lo largo de todo el proyecto para lograr una
adecuada implantación.

Conclusiones
parciales

El ABC aporta información empresarial útil para
promover la ventaja competitiva en las empresas; sin embargo, no
todas las empresas que emprenden un proyecto de
implantación del ABC logran concretar los beneficios
cualitativos y cuantitativos que se pueden obtener.

Una implantación exitosa se debe en gran medida a la
forma en que se desarrolla el proyecto y el compromiso de los
funcionarios de más alto nivel en el éxito del
mismo; además, del convencimiento de estos de que el ABC
es una herramienta que representará una ventaja
competitiva inminente.

Bibliografía

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6. Sáez Torrecilla. Contabilidad de Costos. Mc Graw
Hill. México. (1997)

7. http//: www.monografías.com

Autoras:

Lic. Yanet Alemán Ferro

Lic. Ariela Arias García

Lic. Mannie García Delgado

Centro de Estudios de Turismo. Universidad de
Matanzas.