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A propósito del control y el cambio en las organizaciones




Partes: 1, 2

  1. ¿Por qué y para qué el control?
  2. ¿Y cuál sería el papel de la función de control en el cambio?
  3. El control del proceso de cambio
  4. ¿Cómo establecer un Sistema de Control?
  5. Conclusión

Introducción

Con frecuencia se ha tratado erróneamente el tema del cambio en las organizaciones como un proceso separado del funcionamiento normal del sistema. Hasta se ha llegado a concebir como algo que se impone desde afuera o, en el mejor de los casos, como una "manipulación" que se realiza por los directivos o agentes de cambio, con el propósito de materializar sus propias ideas.

Quizás por esta razón, en los últimos años, se han desarrollado diversos enfoques y existen diversas publicaciones que, al analizar con amplitud la forma de realizar este proceso, introducen generalmente la necesidad de la participación de todos los involucrados en el mismo y lo definen como un proceso integral y planificado. Al mismo tiempo, se dedican amplios espacios a tratar el tema de la resistencia al cambio y cómo franquear las barreras que se producen.

Sin embargo, muy pocos han considerado el cambio como una tarea, en sí misma, inherente a las propias funciones de dirección; no como una actividad especial para "un día de fiesta", sino como elemento intrínseco del proceso normal de evaluación del funcionamiento del sistema, de determinar dónde están presentándose desviaciones de importancia, de identificar las fuentes de estas perturbaciones y de pasar a las acciones consecuentes para eliminarlas. Y todo esto se corresponde con algo muy conocido y abordado invariablemente en la literatura en el campo de la administración: EL CONTROL.

¿Por qué y para qué el control?

Es por todos reconocido que el control es un eslabón de extraordinaria importancia en el sistema de dirección de la sociedad y de cualquiera de sus subsistemas, y debe constituir una actividad sistemática del dirigente y los órganos de dirección a cualquier nivel.

También se repite a menudo que el establecimiento de determinados objetivos y el logro de éstos constituyen el contenido de cualquier actividad de dirección. En este sentido, decimos entonces que la finalidad del control en el sistema de dirección consiste en brindar al directivo u órgano de dirección, es decir, al sujeto de dirección, la información necesaria que le permita conocer si la actividad realizada o en proceso de ejecución se corresponde con lo previamente establecido y poder evitar o corregir desviaciones, en caso de que éstas ocurran.

Por su contenido, los objetivos que se establecen pueden ser económicos, administrativos, políticos, sociales, ideológicos, científico-técnicos, o de cualquier otra naturaleza. Es precisamente a partir de una definición clara de los mismos que se pueden establecer las tareas fundamentales del control, a saber:

  • Determinar el estado real del objeto dirigido o parte del mismo.

  • Comparar el estado real con el plan, los objetivos, criterios de medida u otros indicadores trazados de antemano.

  • Determinar a tiempo el lugar y causas de las desviaciones que se producen.

  • Garantizar la necesaria estabilidad en el funcionamiento del objeto o sistema.

  • Impulsar el cambio en las organizaciones.

En el campo de la administración es preciso subrayar cuatro aspectos fundamentales del control:

  • a) como actividad sistemática del dirigente u órgano de dirección, es decir, como función de la administración.

  • b) como estadio o fase final del proceso de administración y mecanismo de retroalimentación.

  • c) como parte inseparable del proceso de toma de decisiones.

  • d) como vía para diagnosticar y evaluar el proceso de cambio.

El control cumple realmente con sus objetivos cuando descubre a tiempo las causas de las desviaciones, evita fracasos, pone de manifiesto posibilidades y reservas no utilizadas, contribuye consecuentemente al cumplimiento de las decisiones tomadas y logra detectar el momento en que es necesario se produzca un cambio en la organización; así como, cuando permite evaluar el propio proceso de cambio.

Es sabido que la ausencia de control provoca desorden e indisciplina, mientras que, por lo contrario, un buen sistema de control genera disciplina, motiva y estimula. Esta es una de las aristas menos explotadas de esta actividad: no sólo se controla para detectar problemas o desviaciones, sino también, para revelar experiencias positivas, reconocer los méritos alcanzados, apoyar lo nuevo y divulgarlo, lo que puede servir de alto estímulo para el colectivo laboral y de motivación para proponerse objetivos superiores.

¿Y cuál sería el papel de la función de control en el cambio?


Partes: 1, 2

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