Manual del Usuario SysCobros 2008 (página 2)

Mouse

4.
GENERALIDADES

Antes de presentar el funcionamiento de las herramientas y
módulos del programa,
explicaremos el funcionamiento de la barra de herramientas
empleada en todos los módulos.

Los campos llaves en cada formulario tienen un color Azul,
significa que obligatoriamente deben contener un valor que se
almacena en la base de datos,
para los que no sean campos llaves, aparecerán en color
blanco, además las etiquetas que aparecen al lado
izquierdo así como el color del texto del
campo presentan color Rojo.

Ej. en el formulario Clientes la
cédula y la oficina aparecen
con color Azul cuando el formulario se encuentra en modo
de navegación (No se esta editando ni modificando registros), una
vez se edita, el color del campo adquiere un color
Amarillo cuando el objeto tiene el foco y Azul
cuando pierde el foco.

Usted puede además personalizar los colores de fondo
de los objetos desde el Menú
Configurar/Opciones

Nota: Los campos no editables aparecen en color Rosado,
indicando que se llenan automáticamente por el programa.
Normalmente corresponden a la fecha de ingreso, fecha de
modificación, usuario que modifica el registro, etc.
Todos estos registros se almacenan en la tabla auditoría, empleados para realizar el
control de acceso
a cada módulo del programa. La auditoría se explica
detalladamente mas adelante en este mismo documento.

ESTRUCTURA GENERAL DE SYSCOBROS

Antes de empezar a utilizar SysCobros recomendamos que
lea detenidamente este manual, sobre
todo las primeras 15 páginas las cuales le darán no
solo la visión general del programa sino la
fundamentación para que pueda sacar el máximo
provecho al sistema para que
pueda implementarlo según sus necesidades propias.

La base de datos se ha creado con una estructura
inicial, la cual tiene nombres ficticios creados para facilitar
el manejo del mismo.

EJECUTAR SYSCOBROS POR PRIMERA VEZ

Cuando usted ejecuta SysCobros por vez primera el sistema le
mostrara un formulario como el siguiente. El el cual aparecen 3
botones principales

Registrar: Utilicelo si tiene la contraseña de
servicio que
le suministra el proveedor

Para mas información favor consultar a
Montalvova[arroba]gmail.com. Normalmente el registro se hace a
traves de administración remota para facilitar el
proceso de
legalización de SysCobros.

Evaluacion: Dependiendo de la version que le hubieren
suministrado el sistema le dara un numero de dias de prueba
determinado. Durante este tiempo usted
podra realizar la mayoria de las opciones del sistema.
Normalmente el tiempo de prueba es de 10 dias de uso.

Pasado este tiempo le recomendamos comunicarse con el
proveedor del programa puesto que el sistema entrara en modo
protegido.

Una vez presionado el sistema le mostrara un mensaje emergente
indicando el numero de dias de prueba para que usted revise el
sistema.

Salir: Presionando clic izquierdo sobre este
botón usted cancelara el ingreso al sistema.

5. GUIA DE
MANEJO

Lo primero que usted debe aprender a manjar es la barra de
herramientas

Esta barra se emplea para realizar operaciones de
ingreso, modificación, eliminación, búsqueda
o movimiento
sobre los registros de la base de datos y para salir del
programa. Esta compuesta por 1 Botón de adaptación,
Ocho (8) Botones de acción,
cuatro (4) Botones de movimiento y Cuatro botones
adicionales.

Esta barra tiene la posibilidad de trabajar sobre todos los
formularios
abiertos, y realizar diversas acciones
independientes en cada uno de ellos, es decir podría
ingresar los valores de
los impuestos para un
nuevo año, a la vez que se encuentre buscando un cliente y
simultáneamente estar modificando los datos de los
cobradores.

A continuación se presenta el uso y empleo de cada
uno de ellos.

Botón Adecuación:

Se emplea para adaptar la barra en cuatro sentidos distintos
sobre el formulario principal, permitiendo ubicarse
automáticamente en dependencia de las necesidades del
usuario, las opciones son horizontal a la izquierda del
formulario, vertical a la izquierda, vertical a la derecha y
horizontal abajo.

Botón Nuevo:

Permite ingresar Nuevos registros a la base de datos,
se conecta automáticamente dependiendo del formulario
activo, solo basta con presionar click izquierdo con el Mouse para
ingresar los datos para un nuevo registro.

La barra de Herramientas cambia de apariencia permitiendo
solamente escoger las opciones necesarias.

Botón Modificar:

Permite modificar los datos del registro activo en la base de
datos, se conecta automáticamente dependiendo del
formulario activo, solo basta con presionar click izquierdo con
el Mouse para ingresar los datos a Modificar. Cuando no
sea posible la modificación de un registro el sistema le
indicara el mensaje "No es posible modificar los registros,
actualmente no se esta editando". Al igual que la acción
para ingresar nuevos registros, cambia su apariencia permitiendo
solamente las acciones necesarias.

Botón Grabar:

Permite Grabar ya sean datos nuevos o modificación de
un registro existente, en ambos casos se el sistema pregunta al
usuario si desea grabar los cambios, se conecta
automáticamente dependiendo del formulario activo, solo
basta con presionar click izquierdo con el Mouse para
Grabar los datos para un nuevo registro.

Botón Deshacer:

Permite deshacer los cambios realizados sobre registros
existentes, ignorar el ingreso de registros nuevos en la base de
datos o la búsqueda de registros. Se conecta
automáticamente dependiendo del formulario activo, solo
basta con presionar click izquierdo con el Mouse para
Deshacer la acción empleada.

Botón Eliminar:

Permite Eliminar un registro existente de la base de datos, se
conecta automáticamente dependiendo del formulario activo,
solo basta con presionar click izquierdo con el Mouse para
Eliminar el registro activo.

Botón Filtrar:

Permite Buscar un registro existente en la base de datos, se
conecta automáticamente dependiendo del formulario activo,
solo basta con presionar click izquierdo con el Mouse e ingresar
los valores a
buscar en los registros seleccionados para encontrar el o los
registros en la base de datos, Todos los registros que cumplan
con este criterio quedaran filtrados, para deshacer el filtro se
puede cancelar o presionar

El botón Cancelar Buscar.

Botón Deshacer Filtro:

Permite deshacer la búsqueda de los registros, quedando
conectada a todos los registros de la base de datos. Se conecta
automáticamente dependiendo del formulario activo, solo
basta con presionar click izquierdo con el Mouse para emplear
esta acción. Nuevamente vuelve los botones de la barra de
herramientas a su forma inicial.

Botón Salir:

Permite al usuario la opción de salir del programa.
Dando la opción de salir o continuar con la
ejecución del mismo. Se conecta automáticamente
dependiendo del formulario activo, solo basta con presionar click
izquierdo con el Mouse para salir del programa.

6. ENTRADA AL
SISTEMA:

Una vez presionado doble clic sobre el nombre del
Archivo
ejecutable Syscobros2008.exe, se presenta la siguiente ventana
(Splash) del programa, luego de cinco segundos se
solicitará el ingreso de su contraseña.

Para poder entrar a
manejar SysCobros 2008, usted debe ser creado primero por un
SuperUsuario o el Administrador del
sistema, deberá seleccionar su nombre de usuario y digitar
su contraseña, recuerde que solo tiene tres intentos para
digitarla correctamente, de lo contrario será bloqueada
hasta que un Super Usuario o el Administrador lo desbloqueen.

Una vez ingrese su contraseña
deberá presionar la Tecla Enter

Si desea que el programa inicie el asistente
deberá activar en la opción Asistente en este mismo
formulario.

Si no ha creado su
usuario puede ingresar con Usuario = prueba y contraseña =
prueba

En caso de no encontrar el usuario de prueba le
solicitamos enviar correo a esta direccion:
mmontalvova[arroba]gmail.com o llamar a los telefonos de contacto
(057)(5) 301 6314 222 o (057)(5) 317 4832 234

Aunque el sistema es muy facil de manejar,
recomendamos antes de empezar a revisar el programa leer este
manual completamente y observar el videotutorial de SysCobros
pues esto le permitira aprender a manejar el sistema en un menor
tiempo.

7. Formulario
Principal

Una vez digitada la clave se presenta el formulario principal
desde donde se puede tener acceso a todos los módulos del
programa, en función
del perfil que cada usuario posea.

Este formulario esta compuesto por unas
herramientas que facilitan la visualización de registros,
navegación y acceso a los datos, estas son: La barra de
Movimiento, la Barra de Exportación y la barra de Herramientas.

Barra de movimiento: Se emplea para moverse a
través de los registros conectados a la base de datos
actualmente a través de la barra de herramientas.

Barra de Estado: Esta
barra nos permite observar el nombre del usuario activo en la
terminal así como los estados de las teclas y la fecha
actual del sistema.

En esta barra se muestra el nombre
del producto, el
nombre del municipio, el usuario activo y los estados de las
teclas mayúsculas, inserción, numéricas y la
hora y fecha del sistema.

Barra de Exportación: Esta barra se emplea
para exportar rápidamente en archivos de texto
los objetos de lista hacia un medio de almacenamiento.

Esta barra se conecta automáticamente al
Último cuadro de lista que haya poseído el enfoque
en el formulario activo.

En ella usted puede especificar el destino de la
exportación de sus datos, así como el estado u
orientación del papel en la impresora. Se
ejecuta al hacer clic sobre el Botón Imprimir.

8. Accesos
rápido a formularios

Desde el formulario principal se puede acceder a
los principales módulos del programa. Simplemente usted
debe presionar Click izquierdo sobre el icono respectivo.

Estos son los iconos que representan a cada
modulo en particular

9. FORMULARIO
ATENCIÓN AL CLIENTE

Desde este formulario se pueden realizar el mantenimiento
de los datos del cliente, ingresar préstamos, actualizar
pagos de cuotas financiadas, revertir pagos, ingresar abonos o
reimprimir estados de la cuenta del cliente, se encuentra
automáticamente enlazado al control barra de herramientas,
donde se realizan el manejo de los registros.

Para acceder a este formulario se debe seguir la siguiente
ruta en el Menú y seleccionar el Sub-menú Clientes
o presionar la combinación de teclas {Cltl} + {F1}

En este formulario se manejan los datos del cliente, ingreso
de pagos y los abonos de las cuotas de los clientes, en la parte
superior se manejan los datos básicos de los clientes,
cada campo de este formulario se puede emplear de forma
individual o combinada para realizar búsquedas en los
registros de los clientes.

Para un manejo mucho mas sencillo se ha organizado la
información, clasificándolas en hojas
independientes.

9.1 Hoja Datos:

Se compone de tres secciones datos de ubicación,
información del remitente y capacidad económica

9.2 Búsquedas:

A diferencia de otros y muchos programas,
SysCobros no solo le permite realizar búsquedas a
través de combinación de campos en la base de
datos, sino que tiene un formulario específico para
búsquedas masivas, el cual muestra en detalle los
registros de todos los campos de los clientes. En el
capítulo anterior presentamos como se realizan las
búsquedas sencillas a través de combinación
de varios campos. En este modulo le mostraremos como realizar
búsquedas masivas para clientes que cumplan un determinado
criterio. Esta es la apariencia del formulario.

Para realizar esta operación usted debe presionar
doble-Click sobre los campos que se encuentran sub rayados en
color azul en el formulario clientes.

Para realizar una búsqueda masiva presione el
botón buscar en la barra de herramientas, luego digita la
información solicitada en el campo o en los campos
empleados para tal fin, recuerde que puede emplear el * para
generalizar, luego Simplemente presione el botón buscar
con la barra de herramientas, ahora usted puede realizar
búsquedas de una manera super fácil.

Ejemplo: Consultar el cliente con
Cedula 73152641

Simplemente presione con el botón izquierdo del Mouse
el botón buscar en la barra de herramientas, luego digite
sobre el campo documento 73152641, luego presione el
botón Buscar y el sistema traerá
automáticamente todos los datos del cliente.

Puede también realizar consultas masivas cuando tenga
mas de un dato de un cliente, para esto deberá ingresar
los datos a encontrar en los campos destinados para tal fin, es
decir que usted podrá realizar consultas si se conoce el
nombre del cliente, Teléfono.

Tipos de Búsquedas: Usted puede realizar
búsquedas a través de los siguientes campos o
combinación de ellos

Nombre, Apellido1, Apellido2, Tratamiento, Cédula,
Estado Civil, Fecha de nacimiento, fecha de ingreso, Alias,
Fólder, Nic,
Número de Hijos, Cuidad, dirección, Email, Empresa, Barrio,
Referencia de la dirección, Profesión, Cargo,
Teléfono, Celular, Fax,
Extensión, Remitente, Cédula del remitente,
Fólder del remitente, Teléfono del remitente,
etc.

Herramienta De Calculo: Este boton abre una calculadora
para realizar operaciones aritmeticas que contribuyen a agilizar
el manejo del programa.

9.3 HOJA BIENES DEL
CLIENTE

En esta aparecen todos los bienes que posee el cliente, en
general bienes inmuebles tales como edificios, fincas, casas,
siempre y cuando se tenga el certificado de propiedad
debidamente registrado. Pueden ingresarse tantas como se
requieran, sin embargo se deberá incluir solamente
aquellas que sirvan como prenda de garantía. Este mismo se
puede emplear para hipotecas o títulos valores como
CDT´S u otro título valor.

9.4 HOJA VEHÍCULOS

En esta hoja aparecen los vehículos que posea el
cliente o que entregue como garantía de pago, pueden
incluirse tantas como se requieran, sin embargo se deberá
procurar incluir solamente aquellas que sirvan como prenda de
garantía.

9.5 HOJA REFERENCIAS

En esta hoja aparecen las referencias personales, familiares o
comerciales que se recolecten producto del estudio del
préstamo que se realice al cliente, pueden incluirse
tantas como se requiera, sin embargo la mejor referencia es la
que obtengamos del cliente por nuestros propios medios.

9.6 DATOS HISTORICOS DE PRÉSTAMOS

En esta hoja se pueden ver los comportamientos de pago de las
cuotas de los préstamos de los clientes, a futuro se
seleccionarán los estados de los préstamos que se
desean analizar:

Estados de los préstamos: En SysCobros
los préstamos tienen unos estados que van cambiando de
acuerdo con la situación económica en la cual se
encuentre

• Estudio: Es el estado inicial del préstamo.
  Una vez se inscribe el cliente, y se están revisando
  tanto los datos básicos del cliente como las
  referencias, este tiempo le sirve al administrador para
  recaudar el dinero del nuevo préstamo con los pagos de
  las cuotas de los préstamos que se encuentran en Vigor
  (Activos).

• Aprobado: Cuando se han verificado todos los datos
  del cliente y las referencias y no se ha encontrado ninguna
  inconsistencia, sin embargo aun no se le ha entregado el bien
  o servicio que se desea financiar.

• Vigor: Cuando el préstamo se encuentra
  activo y el cliente no ha terminado de cancelar, en este
  momento ya se ha entregado el bien o servicio, el cliente
  puede refinanciar la deuda que tiene hasta el momento con
  plazos diferentes a los pactado inicialmente, sin embargo la
  refinanciación solo se debe hacer cuando el cliente
  hay sobrepasado la fecha limite del préstamo (fecha de
  finalización)

• Rechazado: Cuando el préstamo no es aprobado
  por alguna inconsistencia del mismo, el cliente se encuentra
  inhabilitado en una lista negra propia o suministrada por
  algún colega. No tiene caso realizar una nueva
  solicitud de préstamo para estos clientes.

• Finalizado: Cuando el cliente ha cancelado la
  totalidad de las cuotas. El cliente puede por voluntad propia
  solicitar un nuevo préstamo.

• Reactivado: Cuando a través de cobro
  jurídico, prejurídico por voluntad propia el
  cliente reinicia la cancelación de las cuotas luego de
  un periodo largo de asistencia en el pago, lo ideal con estos
  clientes es refinanciar la deuda que tuvieron o continuar con
  la financiación realizada cuando esta pertenezca a un
  cliente de dudoso pago.

• Incobrable: Cuando luego de intentar todos los
  medios, se hace imposible materializar el cobro de las cuotas
  financiadas. Estos préstamos quedan en este estado sin
  financiar hasta que presenten movimientos de pago o
  acercamiento por parte del cliente a través de
  algún medio.

En la grafica se mostrarán los días entre la
fecha teórica de pago y la fecha real del pago de las
cuotas, esta información se obtiene presionado Clic sobre
el Botón Vista Convenio.

9.7 DATOS DE LOS PAGOS

Esta Hoja es una de las más importantes, por lo tanto
le encomendamos lea detenidamente como es el funcionamiento. Este
es el aspecto de la hoja de cancelación y anulación
de pagos de cuotas.

9.7.1 Declaración de pagos:

Para declarar un pago, el cual por definición es aquel
cuyo valor es exactamente igual al valor de la cuota, usted
deberá:

• 1. Realizar la búsqueda del cliente y
  ubicarlo

• 2. Seleccionar el préstamo en la lista
  "Resumen de Prestamos realizados"

• 3. Deberá marcar la cuota o cuotas que se van
  a cancelar, el sistema automáticamente irá
  sumando en el campo importe a cancelar el valor total de las
  cotas seleccionadas. Nota las cuotas canceladas aparecen en
  color verde. Las cuotas vencidas aparecen en color Rosado y
  las cuotas no vencidas aparecen en color Amarillo.

• 4. Deberá digitar el importe entregado por el
  cliente y el sistema le mostrará el saldo que usted
  debe devolver. Cuando el valor a cancelar sea inferior al
  valor total del monto, el sistema le emitirá su
  respectivo mensaje de información como este:

• 5. Una vez ingresado el valor a cancelar,
  deberá presionar la tecla ENTER dos veces o
  presionar Click sobre el botón Ingreso de pagos. El
  sistema le emitirá el siguiente mensaje,
  informándole sobre las cuotas que se cancelarán
  con el importe ingresado.

• 6. Si usted acepta el ingreso el sistema le
  mostrará el consecutivo de pago, el cual es un
  número automático.

El sistema le mostrará en pantalla o en la impresora,
el comprobante con el detalle de los pagos realizados y le
preguntará si desea visualizar el comprobante del
pago.

9.7.2 Impresión Del Comprobante De Pago

Los informes
cuentan con Siete (7) botones los cuales cumplen tareas
específicas

Cerrar Informe: Presionando Click-Izquierdo sobre este
botón, usted cerrará la vista del mismo.

Imprimir Informe:
Presionando
Click-Izquierdo sobre este botón, usted ordenará la
impresión del documento.

Usted deberá seleccionar el intervalo de
impresión y el numero de copias a imprimir y presionar
Click-Izquierdo sobre el Botón Aceptar.

Configurar Impresora: Presionando Click-Izquierdo aparecerá la
ventana de configuración de Windows para
las impresoras
locales o de red que se encuentren
disponibles.

En esta opción usted puede seleccionar la impresora a
través de la cual desea establecer como predeterminada
para las nuevas impresiones, el tamaño del papel, la
orientación y el origen de las bandejas para alimentación del
papel.

Además puede modificar las propiedades por defecto de
la Impresora activa presionando [Alt+P] ó
Click-Izquierdo sobre el Botón Propiedades que se
encuentra ubicado al lado del nombre de la impresora
seleccionada.

Se recomienda que para incrementar la velocidad del
proceso y disminuir los costos de
impresión, se adquieran una impresora Láser, las
cuales son día por día la mejor alternativa de
impresión. Tienen dentro de sus principales venta

• Alto rendimiento : Promedio de impresión
  14-15 Paginas por Minuto

• Bajo costo de Toner : Mucho menos que una impresora
  Burbuja

• Calidad y Mantenimiento: Alta calidad de
  impresión, facilidad de manejo y casi ningún
  mantenimiento.

Dependiendo de la impresora seleccionada usted podrá
seleccionar las propiedades de impresión, el tamaño
del papel, el sistema de ahorro de
tinta, la marca de agua, las
superposiciones y las impresiones por las salidas que contenga la
impresora. Esta es la página de propiedades de la
Impresora Láser Samsung 1430.

9.7.3 ANULACIÓN DE PAGOS:

Para anular la cancelación de una cuota, simplemente
seleccione la cuota y presione Click sobre el Botón
Anulación de pagos, la cuota o cuotas deberán estar
canceladas, de lo contrario se emitirá el siguiente
mensaje de información.

En caso de seleccionar una o varias cuotas canceladas, el
sistema mostrará los consecutivos de cuota y el
número del préstamo al que pertenecen.

10. Herramientas
comunes

Usted dispone de las siguientes herramientas totalmente gratis
dentro de syscobros 2008, las cuales le podrán servir de
mucha ayuda

10.1 REALIZAR CÁLCULOS

Usted puede realizar cálculos aritméticos
presionando Click-Izquierdo en el Botón Calculadora

10.2 REDONDEAR CIFRAS

Este formulario le ayuda al usuario para realizar redondeo de
cifras ingresando como parámetros el valor a redondear, el
número de dígitos y las cifras que se
tendrán en cuenta, es ideal para realizar redondeos al 10,
100, 1000, 10000, etc. Todo en función de sus
necesidades.

9.3. DIFERENCIA ENTRE FECHAS: Este formulario se emplea
para calcular la diferencia en días entre dos fechas
ingresadas por el cliente. Ahora con las nuevas herramientas para
el ingreso de fechas usted puede seleccionar gráficamente
la fechas que se deseen ingresar en cualquier parte del programa,
simplemente deberá presionar Click-Izquierdo sobre la
pestaña al
lado de todos los campo Fecha. Para calcular la diferencia en
días simplemente presione clic-Izquierdo sobre el
botón Calcular o presione [Alt+C]

10. COMO REALIZAR UN
PRESTAMO

Usted puede realizar la financiación de un bien o
servicio a través de un préstamo nuevo o la
refinanciación de uno existente con solo presionar Clic en
uno de los dos botones destinados para tal fin.

De inmediato el sistema abrirá el formulario para
mantenimiento de préstamos, le presentará los datos
de la negociación así: Secuencial del
préstamo, Importe del préstamo, tasa de
interés, valor de la cuota, interés +
capital, numero de cuotas, motivo del préstamo, fecha de
inicio, fecha de finalización, estado del préstamo,
y modalidad de pago.

Para grabar un préstamo nuevo o refinanciar uno
existente usted deberá presionar click-Izquierdo sobre el
Botón Resumen o la combinación de teclas
[Alt + R], de inmediato de extenderá el formulario
y se visualizarán los botones para calcular los valores de
las cuotas, la inversión del calculo, el botón para
redondeo de valores y el botón de grabar el convenio. La
apariencia del formulario cambia observándose de esta
forma.

10.1 COMO REALIZAR UN NUEVO PRÉSTAMO:

• 1. Usted deberá presionar Click-Izquierdo
  sobre el icono Nuevo desde el formulario negociación

• 2. Luego ingresara los datos de entrada para el
  préstamo: Importe, Cuotas, tasa de interés,
  fecha de inicio, la modalidad de pago, y los indicadores de
  días hábiles para los cuales usted puede
  determinar si tomará como días de fecha
  teórica a los sábados, domingos o festivos o
  combinación de ellos., luego de digitar todos los
  valores de entrada, usted deberá presionar clic sobre
  el botón calcular o presionar [Alt + C]

• 3. El programa calculará en forma
  automática el valor de las cuotas, el valor del
  interés y el capital y la fecha de finalización
  del préstamo, para lograrlo usted debe presionar Click
  izquierdo en el en Botón Calcular.

• 4. Usted deberá presionar el Botón
  Generar para visualizar el detalle de las cuotas del
  préstamo

• 5. Finalmente usted deberá presionar click
  izquierdo en el botón Ejecutar o la combinación
  de teclas [Alt + E] para Ejecutar terminar con la
  financiación del préstamo.

Nota: Si usted no ingresa el número del
préstamo (normalmente el número de la cartulina en
el préstamo), el sistema generará
automáticamente un número mayor en una unidad al
préstamo más alto en la base de datos. Este
número no se repite, además que valida antes de
grabar que no exista en los registros de la base de datos.

10.2. Como Refinanciar Un Préstamo Existente

La opción de refinanciar se emplea fundamentalmente
bajo dos opciones

• Cuando el cliente ha incumplido y desea se refinancie el
  saldo pendiente

• Cuando al darse cuenta que no va a poder cumplir se acerca
  para que le ajusten el precio de las cuotas

• Cuando desea cancelar la totalidad de la deuda

Sea cualquiera de los motivos, se deben realizar los
siguientes pasos:

• 1. Ubicar al cliente en el préstamo que desea
  refinanciarse

• 2. Elegir la opción de refinanciar

• 3. Continuar con los pasos a seguir para la
  refinanciación,

10.3. Actualización de préstamos
rápidos

Para acceder a este formulario usted deberá seguir la
combinación de teclas {Ctrl}+{F4} o seguir la ruta de
menús Atención al
cliente sub-Menú Quick. De inmediato aparecerá
el siguiente formulario

La idea es que se puedan realizar las tres opciones
básicas de un préstamo (Abonos, Refinanciaciones
y/o Liquidaciones).

El sistema estando en la opción Abono entenderá
que se trata de una liquidación cuando el monto a cancelar
supere el valor del capital mas los intereses causado a la
fecha.

Dado a que este formulario es de manejo rápido y se
desarrollo por
solicitud expresa de uno de nuestros clientes en México
(Manuel Notario), su funcionamiento se basara en el
procedimiento
establecido por el. La idea es poder realizar desde una sola
ventana y sin mayores complicaciones refinanciar, abonar
préstamos o liquidarlos (Cancelación total), sin
perder ninguna de las bondades del sistema es decir se mantiene
la estructura de árbol que conocemos :

Un prestamista puede administrar varios clientes los cuales
pueden tener varios préstamos y cada préstamo sus
respectivas cuotas. Cada cliente es atendido por un cobrador y un
abogado en particular y estos pueden tener varios clientes
incluso de otros prestamistas,

A diferencia de el formulario de clientes en este solo se
encuentran conectados los datos mas importantes. Una vez
seleccionado el cliente el sistema trae todos los prestamos
activos del
cliente y una vez seleccionados, el sistema recalcula los
intereses desde la fecha de aplicación del préstamo
hasta la fecha actual dividiendo entre capital e intereses.

Este es el diseño
del formulario

A. En la parte superior se administran los datos del
cliente y en la parte inferior aparece la lista de todos los
clientes. El sistema le permite realizar todas las funciones de
Búsqueda, filtro, actualización y
exportación de los datos del formulario.

B. Posteriormente se muestran todos los
préstamos del cliente. Una vez seleccionado el sistema
realiza el cálculo de
los intereses y el capital desde el inicio del préstamo
hasta la fecha actual.

C. Cálculo del interés: Una vez
seleccionado el préstamo el sistema recalcula los
intereses y tiene la posibilidad de realizar las siguientes
acciones:

Abono: Es cuando el cliente entrega un valor inferior a
la deuda total.

Para realizar un abono el sistema cancela primero a los
intereses y el restante se abona al capital.

Cada vez que se realiza un abono el sistema le suma los
intereses al capital y se actualiza la fecha del préstamo
a la fecha actual.

Refinanciación: Es cuando al cliente se le
adiciona otro préstamo sobre la deuda existente.
Internamente el sistema trae la deuda (Interés + Capital)
a valor presente y se le suma el valor del préstamo
actual, se actualiza la nueva fecha de inicio a la fecha
actual.

Liquidación: Es cuando el valor cancelado por el
cliente es superior a la suma del capital e intereses a la fecha.
En este caso el sistema genera el cambio a
devolver al cliente.

Una vez definida la función a emplear (Abono,
Refinanciación o Liquidación) de debe presionar
click izquierdo sobre el Botón Aplicar.

El sistema le mostrará un mensaje para
confirmación de la opción y valores
seleccionados.

Ordenamiento:

La nueva versión de syscobros 2008 ahora le permite
realizar ordenamientos de los registros de un formulario a
través de la lista simplemente presionando botón
derecho, además podrá no solo refrescar la lista
sino saber cuantos registros la componen.

Como podrá observar solo necesita presionar clic
izquierdo para ordenar por el campo que desee o clic derecho para
seleccionar el registro deseado.

11. MANTENIMIENTO DE
USUARIOS

Este formulario se utiliza para crear, modificar o eliminar
los usuarios que tienen acceso al sistema, a los cuales el
sistema almacena en su base de datos los siguientes
registros:

Código, Nombre Completo, Perfil de usuario,
Contraseña, Oficina, Fecha de creación, Fecha de
Modificación, Usuario que modifica y una observación.

El diseño general del formulario es como aparece a
continuación

12. MANTENIMIENTO DE
ABONOS

Este formulario permite ingresar, modificar y eliminar los
ingresos
correspondientes a los abonos realizados por los clientes. Cabe
anotar que un abono se define a todo aquella suma de dinero que no
llega a cubrir el pago de una cuota completa. Los abonos pueden
ser ingresados al sistema a través de un pago superior al
de una cuota proveniente de un listado de cobro masivo o a
raíz del ingreso de un registro desde este formulario de
mantenimiento.

El aspecto general es como aparece a continuación:

Este formulario a demás de la barra de herramientas
cuenta con cuatro (4) botones los cuales tienen funciones
específicas para cada tarea así:

BOTÓN INICIALIZAR:

Este botón inicializa todos los abonos del
préstamo seleccionado en el campo Prestamos del formulario
activo Ej: 5000, esto quiere decir que todos los abonos que
existan pasarán al estado no aplicados, por lo que se debe
tener mucho cuidado con esta opción al momento de ejecutar
el formulario.

BOTÓN ACTUALIZAR:

Este botón actualiza todos los abonos del
préstamo a su estado actual en la base de datos y los
presenta en la hoja de datos, en esta se observan el secuencial
del abono, el secuencial del préstamo, el numero de cuota,
el importe del abono, la fecha de ingreso del abono, la fecha de
aplicación, el estado del abono (Aplicado/No Aplicado), el
usuario que realiza la aplicación del abono y una
observación.

BOTÓN BORRAR:

Como su nombre lo indica borra todos los abonos del
préstamo actualmente seleccionado, debe tenerse mucho
cuidado con esta opción ya que de producirse errores, se
debe ingresar nuevamente el historial de abonos ingresados.

BOTÓN SALIR:

Se emplea para salir y cerrar este formulario.

BARRA DE ESTADO RESUMEN:

Esta barra muestra el detalle de los abonos seleccionando,
clasificando los abonos aplicados y los no aplicados en cantidad
e importe.

12. MANTENIMIENTO DE
PREDIOS

Este formulario permite ingresar, modificar y eliminar predios
registrados en la oficina de Agustín Codazzi a los
clientes que requieran un préstamo y entreguen un predio
como prenda de garantía del préstamo. El
diseño general del formulario es el siguiente:

14. MANTENIMIENTO DE
REFERENCIAS PERSONALES O COMERCIALES

Este formulario se emplea para almacenar todas las referencias
comerciales o personales que se consigan del cliente en la etapa
de estudio del crédito
y posteriores, el diseño general del formulario es el
siguiente:

En el se almacenan los siguientes campos:

Referencia, Nit, Tipo de referencia, fecha de solicitud,
Resultado de la referencia, Nombre del producto, Valor, Numero de
cuotas, usuario y fecha de modificación.

15. MANTENIMIENTO DE
GASTOS

El objetivo de
este formulario es llevar el control de todos los gastos del
negocio de tal manera que puedan entrar directamente en el estado
de pérdidas y ganancias, el diseño general es el
siguiente:

Está diseñado para cargar a la cuenta de gastos
de cada cobrador y prestamista, sin embargo en estos momentos se
controla a nivel general.

En este formulario se manejan:

El secuencial del Gasto, el cual debe estar soportado por el
numero de la factura o la
orden de trabajo, la
fecha del gasto, el valor del importe del gasto, una descripción del gasto y unas
observaciones.

16. MANTENIMIENTO DE
VEHÍCULOS

Este formulario se activa presionando doble click sobre la
hoja de datos vehículos o desde el menú
Maestro/Vehículos o F9 desde las teclas de funciones,
básicamente se emplea para los préstamos asociados
a una pignoración.

El diseño general es el siguiente:

En este formulario se almacenan los siguientes datos: Placas
del vehículo, marca, modelo,
servicio, avalúo, propietario, cedula del propietario,
color, numero de puertas, numero del motor, numero del
chasis, numero del préstamo, indicador de prenda de
garantía, observaciones, fecha de ingreso, programa y
usuario que realiza la actualización en el sistema.

17. MANTENIMIENTO DE
ABOGADOS

A través de este formulario se puede adicionar,
modificar y eliminar los datos de los registros de los abogados
que se encuentren realizando labores de cobro jurídico,
prejurídico o cobro coactivo.

El diseño general del formulario es el siguiente:

A través de este formulario se almacenan: el nombre del
abogado, la cedula, la cuidad de nacimiento, el numero de la
tarjeta profesional, el correo
electrónico, el numero de ICQ, fax, celular,
dirección residencia, dirección de la oficina,
teléfono casa y teléfono oficina, el pacto de
cómo se le cancelaran los honorarios Ej.: 12% del valor
recaudado para el cobro prejurídico y 35% sobre el valor
recuperado para el cobro jurídico, la modalidad, el
número del buscapersonas (beeper) y una observación
en general.

18. MANTENIMIENTO DE
COBRADORES

A través de este formulario se puede adicionar,
modificar y eliminar registros sobre los cobradores autorizados
para realizar el recaudo de las cuotas. El diseño general
es el siguiente:

En el se almacenan el nombre completo, la cédula,
teléfono, Correo electrónico, numero de ICQ,
celular, dirección y oficina con quien trabaja.
También se almacena de forma automática: la fecha
de ingreso, la fecha de modificación y el usuario que
realizó la última modificación.

19. MANTENIMIENTO DE
PRESTAMISTAS

Al igual que en el formulario anterior, se almencenan los
mismos campos pero para los prestamistas.

Tiene el mismo diseño del formulario anterior.

20. CIERRE DE
CAJA

Este formulario permite registrar por cada usuario que
accedió a la base de datos, el resumen de los valores
declarados en el sistema. Cuando estos valores no correspondan,
el sistema informará sobre este hecho y es responsabilidad
de cada usuario cerrar la caja todos los días, sin embargo
cada vez que el usuario intente salir del programa sin realizar
su correspondiente cierre de caja, el sistema le informará
para que realice esta operación.

El diseño general es el siguiente:

En la segunda hoja se presentan todos los históricos de
cierres de cajas

En este formulario se almacenan: Fecha de transacciones,
usuario, importe declarado, importe recibido, indicador de cuadre
de caja, fecha de aplicación del cierre y una
observación general.

21. CIERRE DE
OFICINA

A diferencia del cierre de caja, el cierre de oficina busca
los usuarios que realizaron transacciones en el sistema por cada
día y los compara con los valores recibidos y reflejados
en el flujo de caja,
de esta forma es mucho mas sencillo revisar el recaudo diario de
la oficina por cada usuario, para los casos en los cuales exista
un solo usuario, el cierre de caja deberá corresponder con
el cierre de la oficina.

Su acceso esta permitido solo para los Super Usuarios.

El diseño general es el siguiente:

Manejo: Esta operación solo se debe realizar al
finalizar del día, luego que se haya cerrado la
recepción de pagos y/o abonos.

1. Para realizar el CIERRE DE OFICINA el
usuario, normalmente el Administrador presiona click
izquierdo sobre el botón adicionar sobre la barra de
herramientas principal, el sistema traerá los valores
declarados por todos los usuarios que realizaron pagos de
cuotas

2. El usuario deberá entonces verificar que el importe
recibido corresponda con la suma de los valores declarados por
todos los usuarios a través de los correspondientes
cierres de caja.

3. Presionar click izquierdo sobre el botón grabar en
la barra de herramientas principal.

4. Para imprimir el informe usted debe presionar click
izquierdo sobre el botón informes o presionar la
combinación de teclas [Alt + I]

Ampliar Información: Esta opción se
utiliza cuando el importe declarado no corresponde con el importe
recibido, normalmente esto quiere decir que existen varios
usuarios que no han realizado su correspondientes cierres de caja
o se ha cerrado alguna caja, con un descuadre.

22. CAMBIO DE
CLAVE

Esta opción permite que el usuario pueda cambiar
fácilmente su contraseña en la base de datos. El
diseño general es el siguiente:

Una vez ingresado dos veces la misma contraseña, el
sistema habilitara el botón aceptar, el cual
confirmará el cambio. Si usted digita la contraseña
de forma errada el sistema le muestra el siguiente mensaje

23. SOPORTE
TECNICO

Este formulario presenta información sobre el producto,
los desarrolladores que intervinieron en el proyecto y la
ubicación de los mismos para solicitar asesorías y
mantenimiento a sobre el programa.

24. ASISTENTE PARA AYUDA

Los formularios principales cuentan con un asistente que les
guiará paso a paso, la secuencia de acciones que debe
realizar para ejecutar las tareas que usted requiera. Se
encuentra simbolizado por la siguiente imagen

25. EXPORTACION DE
DATOS

Syscobros2008 cuenta con un módulo de
exportación de datos, en el cual usted puede realizar
extracción de la base de datos con unos pocos
conocimientos en sistema

Solo basta con seleccionar la tabla o tablas que desea mostrar
y el sistema automáticamente le muestra la vista previa de
la consulta que usted haya seleccionado. Para mejor
aprovechamiento de esta herramienta, le recomendamos leer un
manual de acces o SQL. Si usted
adquiere nuestro software podemos enviarla a
su correo electrónico o descargarlo gratis de nuestra
pagina en internet.

El diseño general de este formulario es el
siguiente

Pasos:

• 1. Seleccionar la tabla o consulta en la lista de
  tablas ubicada en el margen izquierdo de la ventana

• 2. Seleccionar los campos que desea incluir en el
  informe

• 3. Presionar el Botón {Exe} o Ejecutar

• 4. Si desea exportar los datos deberá
  presionar click izquierdo sobre el botón exportar

• 5. De inmediato saldrá un cuadro de dialogo
  emergente para que usted ubique la consulta en un archivo de
  Excel en la carpeta que usted seleccione.

También puede digitar la consulta de forma manual, para
ello deberá conocer no solo la estructura de las tablas
sino también conocimientos medios en consultas SQL.

26.
INFORMES

Syscobros2008 cuanta además de la exportación de
datos con los siguientes informes:

Para tener acceso a los informes usted puede presionar Ctrl +
I, o si prefiere seguir la siguiente ruta de menú:
Archivos / Informe, de inmediato se replegará el siguiente
formulario

Dependiendo del informe seleccionado, se presentara en la
pantalla el diseño del formulario seleccionado. Usted
puede escoger entre los siguientes:

APÉNDICE A. – MENSAJES DE ERROR

A continuación se muestra la tabla de los mensajes de
error que se pueden presentar en el manejo del programa.

APÉNDICE B. GLOSARIO

ADICIONAL: persona que no pertenece a la
fuerza
laboral pero
que pertenece al régimen contributivo por que un cotizante
hace los respectivos aportes al sistema.

Este programa esta protegido por las leyes y tratados
internacionales sobre derechos reservados de
autor, su reproducción total o parcial sin
consentimiento del autor puede acarrear sanciones civiles y
penales.

Autor:

Ing. Manuel Montalvo Valle

Actualización Octubre de 2008