Planeamiento de Recursos Humanos (página 2)

Partes: 1, 2

La Administración de Recursos Humanos
está constituida por subsistemas independientes:

Subsistema de alimentación de recursos humanos:
Incluye la investigación del mercado, mano de obra,
reclutamiento y selección.
Subsistema de aplicación de recursos humanos:
Incluye análisis y descripción de los puestos,
integración o inducción, evaluación del
mérito o desempeño, movimiento de personal.

Subsistema de mantenimiento de recursos humanos: Incluye
la remuneración, planes de beneficios sociales,
higiene y seguridad en el trabajo, registros y controles de
personal.
Subsistema de desarrollo de recursos humanos: Incluye el
entrenamiento y planes de desarrollo de personal.
Subsistema de control de recursos humanos: Incluye el
banco de datos, sistemas de información de recursos
humanos y auditoría de Recursos Humanos.

Estos sistemas son
íntimamente interrelacionados e interdependientes.

Concepto de
Planeación de Recursos Humanos

La planeación
de recursos
humanos es el proceso de
determinar las exigencias de trabajo y los
medios para
satisfacer éstas, con objeto de llevar a cabo los planes
integrales de
la
organización. "La planeación de recursos humanos
se describe mejor como un procedimiento
sistemático que forma una secuencia planeada de eventos o una
serie de pasos cronológicos".

Es una técnica para determinar en forma
sistemática la provisión y demanda de
empleados que serían necesarios, el departamento de
personal puede
planear sus labores de reclutamiento,
selección, capacitación, entre otras. Todas las
organizaciones
deberían identificar sus necesidades de personal a corto y
largo plazos. A corto plazo se determinan las necesidades de
personal a 1 año; a largo plazo se estiman las condiciones
del personal en lapsos de por lo menos 5 años. El costo de la
planeación es elevado, por lo que se ha difundido entre
las empresas grandes.
También observa las posibles alternativas de los cursos de
acción
en el futuro, y al escoger unas alternativas, éstas se
convierten en la base para tomar decisiones presentes.

La planeación de recursos humanos es un proceso que se
inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define
estrategias y
políticas para lograr estas metas, y
desarrolla planes detallados para asegurar la implantación
de las estrategias y así obtener los fines buscados.
Representa un proceso mental, un ejercicio intelectual,
más que una serie de procesos,
procedimientos, estructuras o
técnicas prescritos. Para lograr mejores
resultados los directivos y el personal de una organización deben creer en el valor de la
planeación de recursos humanos y deben tratar de
desempeñar sus actividades lo mejor posible. Ackoff dice:
"El no hacerlo bien no es pecado, pero
el no hacerlo lo mejor posible, sí lo es".

Objetivos de la
Planeación de Recursos Humanos

Los objetivos que
persigue la planeación de recursos humanos son los
siguientes:

Satisfacer las necesidades individuales, organizacionales
y nacionales.
Relacionar los recursos humanos con las necesidades
futuras de la empresa, con el fin de recuperar al
máximo la inversión en recursos humanos.
Acoplar o ajustar las habilidades de los empleados a las
necesidades de la empresa subrayando el futuro en vez del
presente.
Prever la demanda de mano de obra, o cuántos
trabajadores necesitará la empresa en el futuro.
Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de
trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer
la demanda de mano de obra de la empresa.
Efectuar una planeación en forma continua y ser
apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, ya que
los cambios en el ambiente de los recursos humanos son
continuos.
Realizar una planeación de recursos humanos
sistemática en el sentido de que sea organizada y
conducida con base en una realidad entendida.
Identificar las oportunidades y peligros que surjan en el
futuro, los cuales combinados con otros datos importantes
proporcionan la base para que una empresa tome mejores
decisiones en el presente para explotar las oportunidades y
evitar los peligros.
Diseñar un futuro deseado e identificar las formas
para lograrlo.

Propósitos

Utilizar todos estos recursos con tanta eficacia como sea
posible, donde y cuando se necesiten, al fin de alcanzar las
metas de la organización.
Anticipar periodos de escasez y de sobre oferta de mano de
obra.
Proporcionar mayores oportunidades de empleo a las
mujeres, a las minorías y a los discapacitados.
Organizar los programas de capacitación de
empleados.

Ventajas

Mejorar la utilización de recursos humanos
Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de
personal con los objetivos globales de la
organización
Economizar en las contrataciones
Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros
campos.
Coadyuvar a la coordinación de varios programas,
como la obtención de mejores niveles de productividad
mediante la aportación de personal mas capacitado.

Una organización de tamaño reducido
también puede lograr estas ventajas, pero su
mejoría en efectividad puede resultar considerablemente
menor debido a la escala mas
reducida de sus operaciones. De
hecho, las ventajas de la Planeación de Recursos
Humanos

Fuentes internas
y externas de la demanda de Recursos Humanos

Las organizaciones estiman sus necesidades de personal a
futuro a fin de prepararse para llevar a cabo sus estrategias
operativas. Este proceso puede realizarse de manera formal o
informal, en ocasiones considerando las posibles
características de la oferta de
trabajo. Los desafíos que caracterizan a la demanda de
recursos humanos y los métodos
que existen para evaluarla y estimarla requieren una brece
explicación.

La demanda a futuro que experimenta una organización en
el campo de los recursos humanos es esencial para la
planeación de las políticas de empleo. La
mayor parte, de las compañías evalúa sus
necesidades futuras en este campo.

A pesar de que la demanda de recursos humanos se ve influida
por muchos retos, por lo general están presentes en el
proceso cambios en el entorno, en la organización y en la
fuerza de
trabajo. Estos factores aparecen tanto en los planes a corto como
a largo plazo.

Causas de la demanda. Muchos factores influyen en la demanda
de recursos humanos de la organización y en la fuerza de
trabajo.

El conjunto de estos factores influye en las estrategias
corporativas y en los planes que la organización se
formula a largo plazo. Algunos de estos factores se encuentran
dentro del área de control de la
organización, en tanto que otros no lo están, como
se ilustra en la figura 2.1.

Desafíos externos

Los cambios que ocurren en el entorno en el que la
organización existe y funciona son de difícil
predicción a corto plazo y en ocasiones sus efectos a
largo plazo resultan casi imposibles de evaluar.

Los factores de carácter social, incluso los de
naturaleza política o legal, son un poco más
difícil de predecir, pero sus implicaciones no siempre
son claras. En otros casos el efecto que tendrán sobre
la organización es obvio.
Los cambios tecnológicos son muy difíciles
de predecir, pero con mucha frecuencia pueden alterar de
manera radical todos los planes de recursos humanos de la
organización.

Por ejemplo, muchas personas consideraron que la
aparición e introducción de las computadoras
en las sociedades
latinoamericanas tradicionales provocarían desempleo
masivo.

Por el contrario, las computadoras han creado miles de empleos
en casi toda el área. Las computadoras, sin embargo, no
crearon empleos uniformes a todos los niveles; afectaron de modo
adverso ciertas áreas, como las de contabilidad,
en tanto que incrementaron la oferta en otras, como los
departamentos de servicios de
comunicación por Internet.

Decisiones de la organización.

Planes estratégicos. Una organización responde a
los cambios que percibe en su entorno tomando decisiones que
alteran y modifican sus planes estratégicos. Dichos planes
establecen objetivos como las tasas de crecimiento y
penetración del mercado o la
preparación y el lanzamiento de nuevos productos y
servicios. Para alcanzar objetivos a largo plazo los gerentes y
directivos de la empresa, junto
con sus especialistas de recursos humanos, deben diseñar
planes de recursos también a largo plazo.

Presupuestos. A corto plazo, los planificadores pueden
formular sus acciones
mediante presupuestos,
que generalmente tienen validez de uno o dos años. Las
organizaciones reflejan sus prioridades y objetivos en el campo
de recursos humanos mediante los incrementos o recortes de
presupuesto. Los
estimados y ventas de
producción no son tan exactos como los
presupuestos, pero pueden constituir indicadores
rápidos de cambios a corto plazo en la demanda de recursos
humanos.

Nuevas operaciones, líneas o productos. El inicio de
nuevas actividades dentro de la organización significa
también el cambio en las
características de los planes de recursos humanos. Cuando
se genera internamente una nueva operación en una
organización, el tiempo
necesario para poner en marcha todo el programa puede
ser suficiente para diseñar planes de recursos humanos.
Una fusión
de dos empresas, por ejemplo, puede llevar a una
reorganización total, así como a cambios
fundamentales en el diseño
de puestos. Estas reorganizaciones pueden modificar profundamente
las necesidades de recursos humanos de las
compañías.

Técnicas
para pronosticar la demanda y oferta de recursos
humanos

Estas técnicas consisten en diversas prácticas
que se orientan a determinar cuáles serán las
futuras necesidades de personal, los pronósticos formulados por expertos en el
área, estas se basan en las opiniones que emite un
grupo de
personas ampliamente familiarizadas con las necesidades de
recursos humanos a futuro por parte de la
organización.

La técnica más rápida es la de proyectar
las tendencias que han predominado hasta el momento, los dos
métodos más sencillos son los de
extrapolación e indexación: la extrapolación
requiere prolongar las tendencias del cambio del pasado a fases
futuras. La indexación es un método
mediante el cual se establece una comparación entre el
incremento en los niveles de empleo con un índice
determinado, como la relación entre el número de
trabajadores de los departamentos de producción y las cifras de ventas de la
compañía.

Tanto la extrapolación como la indexación son
aproximaciones a corto plazo, porque ambas asumen que las causas
de la demanda externa y factores como la dinámica de la organización
permanecerán constantes; los análisis estadísticos son más
viables para la proyección a largo plazo.

En el campo de los recursos humanos consisten en diversas
practicas que orientan a determinar cuales serán las
futuras necesidades de personal.

9.1.- Basadas en la experiencia:

Decisiones formales a cargo de expertos en el área.
Se basan en las opiniones que emite un grupo de personas
ampliamente familiarizadas con las necesidades de recursos
humanos a futuro por parte de la organización. Ya que
los gerentes de línea toman la mayor parte de las
decisiones de contratación, los planificadores de
recursos humanos deben emplear métodos que les
permitan informarse de las necesidades de personal de esos
gerentes. En organizaciones de menores dimensiones es posible
que el director de operaciones o el gerente de recursos
humanos posea toda la información necesaria.
Muestreo. En organizaciones de mayores dimensiones el
método mas sencillo consiste en efectuar un muestreo
de los gerentes que constituyen una autoridad respecto a las
necesidades de recursos humanos en los departamentos. Este
muestreo puede consistir en un sondeo informal, un
cuestionario o una discusión sobre el tema, que
utilice la técnica de grupo nominal.
Técnica de grupo nominal. En esta dinámica
se presenta a un grupo de gerentes un tema básico, por
ejemplo: ¿Cuáles serán los factores que
más incidirán en nuestra demanda de los
recursos humanos para el año entrante? Cada uno de los
participantes (entre 5 y 15) procede a poner por escrito las
respuestas que estime pertinentes. Después de 10
minutos se discuten las ideas del grupo se clasifican y se
permite que cada integrante las numere en orden de
importancia, seleccionando las tres o cuatro mas
importantes.
Técnica de Delfos o Delphi. Es una técnica
de sondeo de opiniones, en esta dinámica se solicitan
estimados específicos de un grupo de expertos, por lo
general a nivel gerencial. Los planificadores de recursos
humanos actúan como intermediarios, resumen las
respuestas obtenidas e informan a los expertos de los
resultados. El proceso se repite hasta que el grupo empieza a
concordar en determinados factores. Generalmente cuatro o
cinco fases sucesivas son suficientes para llegar a
resultados concretos.

9.2.- Basadas en tendencias.

Es probable que es la técnica mas expedita se la
proyección de las tendencias de la organización
durante el pasado. A continuación se presentan:

Extrapolación. Por medio de la extrapolación
se requiere prolongar las tendencias del pasado a fases
futuras. Por ejemplo si el promedio de contratación de
obreros de la planta ha sido de 20 obreros mensuales, la
extrapolación de esa tendencia significara en el
futuro una necesidad de 240 obreros en el lapso de un
año.
Indexación. Es un método útil para el
calculo de las necesidades futuras, mediante el cual se
establece una comparación entre el incremento en los
niveles de empleo con un índice determinado, como la
relación entre el numero de trabajadores de los
departamentos de producción y las cifras de ventas de
la compañía.
Análisis estadísticos. De mayor complejidad,
utilizan modelos por computadora que incluyen factores como
las variantes en la demanda externa de producto. Los
procedimientos estadísticos utilizan datos
históricos para proyectar la demanda futura. Los
procesos de modelos pueden ofrecer una representación
simplificada de la demanda de los recursos humanos de toda la
organización. Alterando los datos de entrada pueden
contrastarse las necesidades recursos humanos en diferentes
escenarios de demanda. Entre las técnicas
estadísticas de modelizar utilizadas para la
previsión de las necesidades de recursos humanos se
encuentran las siguientes:
Análisis de series temporales. Se utilizan niveles
históricos de personal (en lugar de indicadores de
carga de trabajo) para proyectar las necesidades futuras de
recursos humanos. Se estudian los niveles históricos
de personal para aislar las variaciones estaciónales y
cíclicas, las tendencias a largo plazo y los
movimientos aleatorios. A continuación se extrapolan
las tendencias a largo plazo utilizando una media
móvil, un suavizado exponencial o la técnica de
regresión.
Ratios de personal. Se examinan los datos pasados de
personal para determinar las relaciones históricas
entre el número de empleados en diversos puestos o
categorías de puestos. A continuación se
utiliza el análisis de regresión o ratios de
productividad para proyectar las necesidades totales o de
grupos claves de recursos humanos y se utilizan los ratios de
personal para asignar necesidades totales a diversas
categorías de puestos o para estimar necesidades de
grupos no claves.
Ratios de productividad. Se utilizan datos
históricos para examinar los niveles históricos
de un índice de productividad. Formula: p = Carga de
trabajo / Numero de personas. Si se encuentran relaciones
constantes o sistemáticas, pueden calcularse las
necesidades de recursos humanos dividiendo las cargas
previstas de trabajo entre p.
Análisis de regresión. Se examinan los
niveles históricos de varios indicadores de carga de
trabajo, como ventas, niveles de producción y valor
añadido, para encontrar relaciones estadísticas
con los niveles de personal. Cuando se encuentran relaciones
suficientemente fuertes, se obtiene un modelo de
regresión (o de regresión múltiple). Los
niveles previstos de los indicadores mantenidos se pasan al
modelo resultante y se utilizan para calcular el nivel
asociado de las necesidades de recursos humanos.

Los modelos de
regresión presentan la ventaja de sensibilidad a los
cambios en la orientación de la organización, lo
cual permite identificar la necesidad de reasignar personal o de
modificar los niveles de dotación. Los modelos de
regresión dan buen os resultados cuando se utilizan con
empresas que operan en un entorno estable.

9.3. Basadas en otros métodos:

Análisis y plantación de presupuestos. Las
organizaciones necesitan planear sus recursos por lo general
poseen presupuestos y planes a largo plazo. Un estudio de los
distintos presupuestos de los departamentos permite conocer
las asignaciones financieras para contratar nuevos empleados.
Estos datos, mas las extrapolaciones de cambios en la fuerza
de trabajo (incluso renuncias, terminaciones, jubilaciones,
etc.), pueden proporcionar estimados a corto plazo sobre las
necesidades de recursos humanos. Los estimados a largo plazo
pueden estimarse a partir de los planes futuros de cada
departamento o división.
Análisis de nuevas operaciones. Cuando la
aparición de nuevas actividades o giros de la
compañía complica el proceso de
plantación de los recursos humanos, los planificadores
pueden utilizar el análisis de nuevas operaciones, que
requiere efectuar comparaciones con compañías
que llevan a cabo actividades similares.
Modelos de computadora. Las técnicas mas avanzadas
y complejas de determinación de necesidades incluyen
la preparación de modelos de computadora, que mediante
formulas matemáticas combinan de manera simultanea la
extrapolación, la indexación, los resultados de
diversos sondeos de opinión y los estimados de cambios
en la fuerza de trabajo para determinar las necesidades de
personal.

A medida que transcurre el tiempo, los cambios que ocurren en
la demanda de recursos humanos se utilizan para refinar y
corregir las formulas que las computadoras emplean. Las
técnicas mas complejas se usan en organizaciones grandes
que han acumulado años de experiencia en el proceso de
determinar sus necesidades de personal.

Pronóstico
de la oferta

Una vez que se consigue proyectar la demanda futura de
recursos humanos, el siguiente paso en el proceso consiste en
llenar las vacantes que se programaron. Hay dos fuentes de
suministro de personal para toda organización: la interna
y la externa. Oferta interna de trabajo:

Una evaluación
de la oferta interna de RH requiere mucho más que la mera
cuenta del número de empleados. Los planificadores
deberán llevar a cabo una auditoria de la actual fuerza de
trabajo para enterarse a fondo del potencial de los trabajadores
actuales, esta información les permite estimar de manera
tentativa las vacantes que pueden llenarse con la fuerza de
trabajo actual. Estos cambios tentativos se consignan en los
cuadros de reemplazo potencial.

Considerar a los actuales empleados para las futuras vacantes
es importante si los trabajadores van a permanecer en la empresa durante
un tiempo relativamente prolongado y la empresa aspira a
proporcionarles empleos que permitan el progreso individual. Las
auditorías de personal y los cuadros de
reemplazo potencial pueden ser esenciales para la base de
información del departamento de RH. Al conocer más
a fondo el potencial del personal actual, el departamento puede
planificar el reclutamiento, la capacitación y la planificación de las carreras profesionales
de manera más efectiva.

11. Oferta externa de trabajo:

No todas las vacantes pueden cubrirse mediante promociones
internas. En algunos casos la organización no cuenta con
la persona adecuada
para sustituir a un empleado que recibe una promoción o que abandona la empresa por
cualquier razón. También en el caso de los puestos
de nivel inicial o básico es necesario recurrir a fuentes
externas de provisión de RH. El crecimiento de la
organización y la eficiencia del
departamento de personal determinan en gran medida la necesidad
de recurrir a fuentes externas; el crecimiento de la
organización constituye el principal factor en la
creación depuestos de nivel básico, sobre todo en
las compañías que establecen la política de alentar
la promoción interna de su personal.

El éxito
en la tarea de identificar a nuevos empleados depende del mercado
de trabajo, pero también de la habilidad de los
especialistas de RH para efectuar esa importante tarea.

Equilibrio entre
los factores de oferta y demanda

La planeación de recursos humanos deberá
esforzarse por lograr un equilibrio
adecuado, no sólo en las técnicas de
pronóstico y su aplicación, sino también
entre el énfasis que se da a los factores de demanda
además de oferta. Los factores de demanda se basan en las
tendencias pronosticadas en la actividad comercial; los factores
de oferta incluyen la determinación del lugar y la forma
de encontrar los candidatos con las habilidades requeridas para
cubrir las vacantes.

Debido a la dificultad de localizar aspirantes para el
creciente número de puestos que precisan una
capacitación avanzada, este aspecto de la
planeación recibe cada vez más atención.

Después de evaluar la oferta y demanda
de recursos humanos es posible que la empresa necesite proceder a
efectuar algunos ajustes.

Cuando la oferta interna de empleo excede la demanda de la
compañía, existe un exceso en la oferta interna. La
mayor parte de las compañías responde a una
situación de este tipo mediante el congelamiento de las
contrataciones; en los términos de una política de
este tipo el departamento de personal deja de llenar mediante
contrataciones externas las vacantes que se producen y opta por
una política generalizada de reubicaciones. Con el tiempo,
el proceso normal de rotación de personal y abandono de la
organización, corrige lentamente la situación.

Si la oferta interna no puede llenar las vacantes que se
presentan en la organización, existe una situación
de insuficiencia en la oferta interna; en lo que toca a acciones
a corto plazo, los administradores de personal encuentran poca
flexibilidad en las acciones que pueden llevar a cabo a nivel
interno y deben apelar a los recursos externos y localizar a
nuevos empleados, a largo plazo, sus iniciativas para que los
empleados actuales adquieran los conocimientos, la experiencia y
la capacitación que permitan su promoción en el
futuro.

Fases del Proceso
de Planeación de Recursos Humanos

1. Fase de Análisis.

La fase de análisis parte del conocimiento
exhaustivo de la empresa:

Organización general actual.
Organización, en detalle, de las grandes
áreas de actividad.
Funciones de las unidades que constituyen las áreas
de actividad.
Funciones de las categorías o grupos laborales que
integran dichas áreas.
Responsabilidades que corresponde a cada nivel estructural
por áreas de actividad.
Políticas y estrategias generales y
específicas.
La materialización esta de fase requiere disponer
de la siguiente información:
Organigrama general o básico de la empresa
actualizado.
Organigramas de detalle de cada una de las grandes
áreas.
Manuales de funciones de las unidades organizativas que
constituyen dichas áreas.
Manuales de funciones de las categorías que
integran dichas áreas.
Descripción de todos los puestos de trabajo
actuales.
Inventario de la totalidad de puestos de trabajo
existentes.
Resultados de las valoraciones de los actuales puestos de
trabajo.
Resultados de los principales "ratios" relativos a la
plantilla.

2. Fase de Previsión.

El objetivo de
esta fase es conocer la situación y necesidades de la
empresa en el futuro, los cambios organizativos que se
producirán y los derivados de la propia actividad
empresarial o del sector. El desarrollo de
esta fase implica el estudio de los siguientes aspectos:

Conocer los organigramas previstos.
Analizar y describir los puestos de trabajo necesarios en
ese futuro.
Valorar dichos puestos.
Cuantificar las necesidades de nuevos puestos.
Preparar las fuentes de reclutamiento internas o
externas.
Diseñar los sistemas idóneos de
selección de dicho personal.
Establecer los planes de formación y desarrollo de
los nuevos puestos.
Preparar las fuentes de reclutamiento internas o
externas.
Diseñar los sistemas idóneos de
selección de dicho personal.
Establecer los planes de formación y desarrollo de
los nuevos puestos.

3. Fase de Programación.

En esta fase se establecen la metodología y procedimiento para la
realización de estudios indicados en el punto anterior, la
prevención de las distintas actividades, en
temporalización y el equipo que llevará a cabo toda
la planeación.

4. Fase de Realización.

Es la fase en la que se ponen en práctica todas y cada
una de las actividades indicadas en las fases anteriores e) Fase
de Control. Es el análisis, en el tiempo, de las
desviaciones que se van produciendo a lo largo del desarrollo del
plan.

5. Fase de Presentación de
Resultados.

Información referente a los puestos de trabajo. La
planeación eficaz de los recursos humanos realiza una
adecuada descripción de los puestos de trabajo de la
empresa. Una descripción de
puestos debe contemplar cuatro puntos básicos:

Descripción genérica del puesto de
trabajo.
Descripción cuantitativa del puesto de trabajo:
medios y recursos a utilizar, así como resultados a
obtener.
Situación del puesto de trabajo en la estructura
organizativa.
Situación interna del puesto de trabajo:
Especificación referente al desempeño
laboral.

Conclusiones

La planeación de recursos humanos permitirá
identificar la visión de la organización, donde se
establece cual es el objeto de la misma y que es lo que se quiere
de ella, al igual se detectarán cuales son las principales
debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas para encaminar
los esfuerzos de la organización en pro del desarrollo y
crecimiento, con una proyección a largo plazo.

Este tipo de planificación se concibe como el proceso
que consiste en decidir sobre los objetivos de una
organización, sobre los recursos que serán
utilizados, y las políticas generales que
orientarán la adquisición y administración de tales recursos,
considerando a la empresa como una entidad total.

La planificación de recursos humanos es una de las
herramientas
más poderosas de las que se puede servir una
pequeña y mediana empresa para llevar siempre hacia
adelante su negocio. No es exclusiva de las grandes empresas
trasnacionales o enormes corporativos que a cada momento vemos
brillar en el mundo empresarial. La utilizan empresarios con una
visión emprendedora, para las pequeñas y medianas
empresas que son las que más la requieren y la
valoran.

Bibliografía

Wherther, William. Administración de Personal y
Recursos Humanos. Quinta Edición. Editorial
McGraw-Hill. 2000.
Chiavenato, Idalberto. Administración de Recursos
Humanos. Quinta Edición Editorial McGraw-Hill.
2000.
http://www.esmas.com/emprendedores/pymesint/seleccionpersonal/509762.html