Administración del capital de trabajo (página 2)

Rentabilidad y riesgo

Detrás de la
administración adecuada del capital de
trabajo subyacen dos aspectos fundamentales relacionados con
la toma de
decisiones en las empresas,
referentes a la determinación de:

• El nivel óptimo de inversión en activo
  circulante.

• La mezcla adecuada de financiamiento a corto y largo
  plazos utilizada para esta inversión en activo
  circulante.

Al mismo tiempo, estas
decisiones se ven influidas por el equilibrio que
debe existir entre la rentabilidad y
el riesgo. Si se
reduce el nivel de inversión en activo fijo, sin perder la
capacidad de apoyar las ventas, se
incrementará el rendimiento del activo total de las
empresas. En la medida en que el costo explicito
del financiamiento
a corto plazo es menor que el del financiamiento a mediano y
largo plazos, es mayor la proporción entre la deuda a
corto plazo y la deuda total, y mas alta la rentabilidad de las
compañías.

Aunque a veces las tasas de
interés a corto plazo rebasan las de largo plazo, por
lo general es el caso contrario. Incluso cuando las tasas de
interés
a largo plazo son más altas, se esperaría pagar
intereses mas elevados con la deuda a largo plazo que los que se
deberían cubrir con los empréstitos a corto plazo,
los cuales todo el tiempo se renuevan (refinancian) al vencimiento.
Además, es posible que la contratación de deuda a
corto plazo, al contrario de la deuda a largo plazo, genere
mayores utilidades porque se pagara en periodos cuando no es
necesario.

Estas premisas de rentabilidad sugieren mantener un
nivel bajo de activo circulante y una elevada proporción
de pasivo circulante y pasivo total. Esta estrategia se
traducirá en un capital de
trabajo
neto bajo, o evidentemente negativa No obstante,
compensar la rentabilidad de esta estrategia es el riesgo mayor
de las empresas. En este sentido, este último implica el
peligro de no tener suficiente activo circulante para:

• Cumplir con sus obligaciones.

• Mantener los niveles adecuados de ventas (por
  ejemplo, agotar el inventario).

Políticas
del capital de trabajo

El capital de trabajo se refiere a os activos
circulantes, es la inversión que una empresa hace
en activos a corto plazo (efectivo, valores
negociables, inventarios y
cuentas por
cobrar).

El capital de trabajo neto son los activos circulantes
menos los pasivos circulantes.

La razón circulante se calcula dividiendo los
activos circulantes entre los pasivos circulantes y mide la
liquidez de una empresa.

La razón rápida o prueba del ácido,
mide la liquidez y se obtiene restando los inventarios (menos
líquidos) de los activos circulantes y dividiendo entre
los activos circulantes.

El más amplio panorama de liquidez lo muestra el
presupuesto de
efectivo, ya que pronostica los flujos de entrada y salida de
efectivo, centrándose en la capacidad de la empresa de
satisfacer sus flujos de salida.

La política de capital
de trabajo hace referencia a 1) los niveles  fijados como
meta para cada categoría de activos circulantes y 2) la
forma en que se financiaran los activos circulantes.

La administración del capital de trabajo es la
administración de los activos y pasivos
circulantes dentro de ciertos lineamientos.

Hay tres tipos de activos circulantes:

1) Vencimientos circulantes de la deuda a largo
plazo

2) financiamiento asociado con un programa de
construcción, que será financiado
con los fondos que se obtengan de una emisión de valores a
largo plazo.

3) el uso de deudas a corto plazo para financiar los
activos.

Requerimientos para el financiamiento externo del
capital de trabajo 

Las fluctuaciones en los requerimientos de capital de
trabajo y por tanto de las necesidades de financiamiento, ocurren
durante los ciclos de los negocios, las
necesidades de capital de trabajo disminuyen durante las
recesiones y aumentan en las épocas de auge.

Ciclo de conversión del
efectivo 

El plazo del tiempo que corre desde que se hace el pago
por la compra de materia prima
hasta la cobranza de las cuentas por
cobrar generadas por la venta del
producto
final. En este modelo se
utiliza:

El periodo de conversión del inventario, que
es el plazo promedio de tiempo que se requerirá para
convertir los materiales en
productos
terminados y después venderlos. Se calcula dividiendo el
inventario entre las ventas diarias.

Periodo de conversión de inventario =
inventario

Ventas por día

El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar, es el
plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir en
efectivo las cuentas por cobrar, es decir cobrar el efectivo
resultado de las ventas, también se conoce como
días de venta pendientes de cobro (DSO) y se calcula
dividiendo las cuentas por cobrar entre el promedio de ventas a
crédito
por día.

El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar = DSO
=  cuentas por cobrar ventas / 360

El periodo de diferimiento de las cuentas por
cobrar,  es el plazo promedio de tiempo que trascurre entre
la compra de los materiales y la mano de obra y el pago en
efectivo de los mismos.

El periodo de diferimiento de las cuentas por
pagar  =  Cuentas por pagar / compras a
crédito por día =   Cuentas por pagar /
(costo de ventas / 360)

Ciclo de conversión de efectivo, permite obtener
una cifra neta de los tres periodos que se acabando definir, es
igual al plazo de tiempo que transcurre entre los gastos reales de
efectivo de la empresa erogados para pagar los recursos
productivos (materiales y mano de obra) y las entradas de
efectivo provenientes de la venta de productos ( plazo entre el
pago de mano de obra y materiales y la cobranza de las cuentas
por cobrar), el ciclo de conversión es igual al plazo
promedio de tiempo durante el cual un dólar queda
invertido en activos circulantes.

Periodo de conversión del inventario 
+  periodo de cobranza de las cuentas por cobrar 
-  periodo de diferimiento de las cuentas por pagar 
=  ciclo de conversión de efectivo

El ciclo de conversión de efectivo puede ser
acortado, 1)reduciendo el periodo de conversión del
inventario con ventas más rápidas y eficiencia de
productos, 2) reduciendo el periodo de cobranza 3) extendiendo el
periodo de diferimiento de las cuentas por cobrar a través
del retardamiento de sus propios pagos.

El periodo de cobranza y el periodo de diferimiento de
las cuentas por pagar afectan al ciclo e influyen en las
necesidades de activos circulantes de la empresa y del
financiamiento de dichos activos.

Inversión del capital de trabajo y políticas
financieras

Se refiere a dos aspectos básicos, 1) cuál
es el nivel apropiado de los activos circulantes, en forma total
y en cuentas específicas y 2) la forma en que
deberían financiarse los activos circulantes

Las políticas alternativas de inversión en
activos circulantes son:

Política relajada de inversión en activos
circulantes, esta política mantiene una cantidad
relativamente grande de efectivo, valores negociables e
inventarios y a través de la cual las ventas se estimulan
por medio de una política liberal de crédito, dando
como resultado un alto nivel de cuentas por cobrar.

Política restringida de inversión en
activos circulantes, el mantenimiento
de efectivo, de valores negociables, de inventarios y cuentas por
cobrar se ve minimizado.

Política moderada de inversión en activos
circulantes,  esta se encuentra entre la política
relajada y la política restringida.

La incertidumbre influye en las decisiones anteriores.
Activos circulantes permanentes, son aquellos que se encuentran
disponibles en la parte final de los ciclos de la
empresa

Activos circulantes temporales, son aquellos que
fluctúan con las variaciones estacionales o
cíclicas que se dan dentro de la industria de
una empresa.

Enfoque de auto liquidación o de coordinación de vencimientos es la
política de financiamiento que coordina los vencimientos
de los activos y los pasivos, esta es moderada.

Dos factores se encargan de evitar la exacta
coordinación de vencimientos: 1) existe incertidumbre
acerca de la vida de los activos, 2) se deben utilizar algunos
recursos de capital contable común y dichos recursos no
tienen fecha de vencimiento.

La deuda a corto plazo es más económica
que la deuda a largo plazo y algunas empresas están
dispuestas a sacrificar seguridad para
obtener utilidades más altas.

La política agresiva utiliza mayor uso de deuda a
corto plazo, el uso de créditos a corto plazo es más
riesgoso debido a: 1) si la empresa pide préstamo a largo
plazo sus costos por
intereses serán relativamente estables a través del
tiempo y si es a corto plazo sus gastos de intereses
fluctuarán ampliamente, llegando a ser más altos,
2) si una empresa solicita préstamos a corto plazo, puede
ser incapaz de rembolsar su deuda.

Un crédito a corto plazo es más
fácil y rápido de conseguir, las deudas a largo
plazo se evitan por: 1) los costos de flotación son
generalmente altos cuando se usan deudas a largo plazo, 2) el
costo por pago por anticipado, 3) siempre existen restricciones a
la
organización.

Las tasas de interés de las deudas a corto plazo
son menores.

El capital de trabajo se refiere a los activos
circulantes y el capital neto de trabajo se define como los
activos circulantes menos los pasivos.

Administración de valores
negociables

Una de las mayores decisiones que debe tomar la empresa
es la composición exacta de valores negociables que debe
mantenerse, ya que es difícil de tomar porque en cierra
una alternativa de oportunidad de ganar intereses sobre fondos
inactivos y la compra y venta de estos

Los valores negociables son instrumentos del mercado monetario
que pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los valores
negociables hacen parte de los activos corrientes de la
empresa.

La empresa puede tener diferentes impulsos para invertir
u obtener valores negociables entre los cuales el más
importante es el de mantener liquidez en cualquier momento. Esta
motivación
también se basa en la premisa de que una empresa debe
tratar de obtener rendimientos sobre fondos temporalmente
inactivos.

Las características básicas de los valores
negociables tienen que ver con el grado de su posible comercialización.

Para que un valor sea
verdaderamente negociable debe tener dos características
básicas, un mercado fácil con amplitud y capacidad
para reducir al mínimo la cantidad de tiempo necesaria
para convertirlo en efectivo y la probabilidad
de pérdida en su valor, ya que si el precio de
mercado que se recibe al liquidar un valor se desvía
significativamente del monto invertido este no será
atractivo para la empresa.

El tipo de valores negociables que compra una empresa
depende en gran medida del motivo de la compra y se basan en
motivos de seguridad, de transacciones y la
especulación.

Recursos.- La empresa busca con la
adquisición de valores negociables, una fuente de liquidez
inmediata

Seguridad.- Los valores negociables que se
mantienen por motivo de seguridad se utilizan para atender la
cuenta de caja de la empresa.

Estos valores deben ser muy líquidos, ya que se
compran con fondos que son necesarios más tarde, aunque se
desconozca la fecha exacta. En consecuencia protegen la empresa
contra la posibilidad de no poder
satisfacer demandas inesperadas de caja.

Transacciones.- Estos valores negociables se
mantienen con propósitos transaccionales, o sea que se
espera con ellos efectuar algún pago futuro, teniendo en
cuenta su convertibilidad en efectivo rápidamente.
Muchas empresas que deben hacer ciertos pagos e un futuro cercano
ya tienen fondos en caja para efectuarlos.

Para obtener algún rendimiento sobre estos
fondos, los invierte en un valor negociable con una fecha de
vencimiento que coincida con la fecha estipulada del pago. Como
se conoce la fecha exacta de los pagos, la empresa puede invertir
sus fondos en un instrumento que genere intereses hasta la fecha
de pago.

Especulación.- Los valores negociables
que se retienen porque la empresa en ocasiones no tiene una
utilización para ciertas obligaciones,
se dice que se mantienen por razones especulativas.

Aunque tales situaciones no son muy comunes,
ocasionalmente algunas empresas obtienen excedentes de caja, es
decir caja que no esta destinada para ningún gasto en
particular. Hasta que la empresa encuentra una utilización
adecuada para este dinero, como,
la inversión en nuevos activos, pago de dividendo o
readquisición de acciones, lo
invierte con ciertos tipos más especulativos de valores
negociables.

La alternativa entre rendimientos por intereses y costos
de corretaje es un factor básico para determinar la
proporción exacta de los activos líquidos de la
empresa

Emisiones del
gobierno

Los principales valores negociables emitidos por el
gobierno son
certificados de tesorería, bonos de
crédito tributario y los bonos de
tesorería.

Certificados de tesorería los certificados de
tesorería son probablemente el valor negociable más
popular; son rendimientos son relativamente bajos debido a su
característica de tener un riesgo muy bajo.

Estas son obligaciones se venden por postura competitiva
y se adjudican al mejor postor; como se expiden al portador,
tienen un mercado muy activo para su comercialización.
Estos casi siempre se venden con descuentos sobre el valor
nominal, el cual se recibe a su vencimiento.

Bonos de crédito tributario.- Estos son
emisiones que realizan los gobiernos para cubrir los egresos
corrientes de la balanza de pagos.
Su atractivo se encuentra en que estos son aceptados por los
gobiernos como pago parcial o total de los impuestos del
año gravable por su valor nominal.

Bonos de tesorería.- Los bonos de
tesorería tienen vencimientos iniciales de uno a siete
años, pero debido a la existencia de un mercado secundario
activo constituyen inversiones
muy atractivas, ya que una empresa recibe su vencimiento a menos
de un año.

Emisiones
privadas

Estos son emitidos por empresas o por los bancos,
normalmente estas emisiones tienen rendimientos más altos
que las emisiones hechas por el gobierno debido al riesgo que
representa invertir en ellos. Los principales valores negociables
privados son documentos
negociables, certificados de depósitos negociables,
cartas de
crédito y convenios de readquisición.

Documentos negociables

El documento negociable es un pagaré
a corto plazo, sin garantía emitida por una
corporación de alta reputación crediticia. El
rendimiento sobre este tipo de valores es más alto que el
de cualquier otro tipo de valores.

Certificados de depósitos negociables

Son instrumentos que evidencian el depósito de
una cantidad determinada de dinero por parte de una empresa en un
banco
comercial. Los montos y vencimientos normalmente se adaptan a las
necesidades del inversionista.

Cartas de crédito.- las cartas de
crédito provienen de transacciones comerciales
internacionales. Un importador, para financiar una compra en el
exterior, gira contra su banco por un anticipo en efectivo.
Cuando el banco lo acepta, el anticipo en efectivo origina un
compromiso de cancelar al banco los fondos prestados, con
intereses, en un momento determinado.

El banco presta el dinero para
pagar al exportador en el exterior el valor de las
mercancías compradas por el importador. Si el banco que
expide el documento no desea retener la aceptación hasta
su vencimiento, puede revenderla con descuento a un tercero que a
su vez pueda retenerla hasta el vencimiento o revenderla
nuevamente.

Convenios de readquisición.- un convenio
de readquisición no es un valor específico,
más bien es un convenio por medio del cual un banco o un
comisionista de valores venden valores negociables
específicos a una empresa y se compromete a readquirirlos
a un precio determinado en una fecha específica. A
cambio de la
fecha de vencimiento adaptada a la necesidad que ofrece este
convenio, el banco o comisionista de valores ofrece al
comprador.

Al analizar cada uno de estos valores, la empresa debe
crear un portafolio que le asegure la liquidez que necesite en un
momento determinado, como se vio cada una de esta clase de
emisiones tiene sus características propias e innatas de
riesgo y rendimiento, las emisiones que realiza el gobierno son
las menos riesgosas y por ende sus rendimientos son más
bajos, lo contrario sucede con las de tipo privado.

Administración de las cuentas por
cobrar

Las ventas a crédito crean cuentas por cobrar.
Hay dos tipos de crédito:

• El Crédito
  Comercial.- Entre las empresas, ocurre
  cuando una empresa le compra bienes o servicios a otra sin un
  pago simultáneo. Dichas ventas crean una cuenta por
  cobrar para el proveedor (vendedor) y una cuenta por pagar
  para la empresa compradora.

• El Crédito Al Consumidor.- O
  crédito al detalle, se crea cuando una empresa le
  vende bienes o servicios a un consumidor sin un pago
  simultáneo.

La mayoría de las transacciones de negocios
utilizan el crédito comercial. A nivel de ventas al
detalle, los mecanismos de pago incluyen efectivo, cheques,
créditos extendidos por el detallista y créditos
extendidos por un tercero (como MasterCard, Visa o American
Express).

El empleo del
crédito comercial y del crédito para el consumidor es tan
común que tendemos a darlo por sentado. Si usted pregunta
por que las empresas otorgan crédito, los gerentes a
menudo responden que lo deben hacer porque los competidores lo
hacen. Aunque esto es cierto, esta respuesta es simplista y no
aborda las razones fundamentales para el empleo tan extenso del
crédito.

¿Por que es tan común el
crédito?

El crédito comercial efectivamente es un
préstamo de una empresa a otra. Pero es un préstamo
que esta vinculado a una compra, como las ofertas de
"financiamiento especial". El producto y el préstamo
(crédito) están agrupados.

¿Por que ocurre esta
agrupación?

Una respuesta es que la agrupación controla los
costos financieros de contratación que se crean debido a
las imperfecciones del mercado. Al utilizar el crédito
comercial, ambos lados de la transacción deben ser capaces
de reducir el costo o el riesgo de hacer negocios. A
continuación, algunas consideraciones específicas
del mercado.

• 1. Intermediación
  financiera.- Por lo general, la tasa de
  interés de un préstamo de crédito
  comercial beneficia a ambos socios. Es más baja que
  las tasas alternativas de los préstamos al cliente,
  pero es más alta que las tasas de inversión a
  corto plazo disponibles para el proveedor. Una
  transacción exitosa hace que el proveedor sea un
  "banco" conveniente y económico para el cliente y hace
  que el cliente sea una inversión confiable a corto
  plazo para el proveedor.

• 2. Garantía. Los
  proveedores saben como manejar los bienes como una
  garantía mejor que otros prestadores, tales como los
  bancos.

Cuando la garantía se recupera después de
un incumplimiento en el pago, la garantía es más
valiosa en manos de un proveedor, quien tiene experiencia en la
producción, el mantenimiento y la venta de
esa garantía.

• 3. Costos de la
  información.- Un proveedor
  quizás ya posea la información necesaria para
  evaluar 1a posición de crédito del cliente. Una
  empresa acumula información importante acerca de sus
  clientes durante sus relaciones de negocios normales. Esta
  misma información puede ser una base suficiente sobre
  la cual tomar decisiones acerca de otorgar un crédito.
  Si un banco quiere hacerle un préstamo a ese mismo
  cliente, la decisión de otorgarle el crédito
  implica ciertos costos, los cuales le dan a un proveedor una
  ventaja de costos en comparación con un
  banco.

• 4. Información sobre la calidad
  del producto.- Por lo común, un
  proveedor tiene mejor información que un cliente
  acerca de la calidad de sus productos. Si un proveedor esta
  dispuesto a concederles un crédito a los clientes que
  compran sus productos, esta es una señal positiva
  acerca de la calidad del producto. El crédito puede
  proporcionar una garantía exigible económica de
  la calidad del producto. Si el producto es de una calidad
  aceptable, el cliente paga el crédito oportunamente.
  Si el producto es de mala calidad, el cliente lo devuelve y
  se rehúsa a pagar. Por supuesto, un proveedor puede
  ofrecer una garantía de la calidad del producto, pero
  esto puede ser costoso y llevarse mucho tiempo para que el
  cliente la exija, si ya ha hecho el pago. (En el caso de un
  proveedor de buena reputación que respeta todas las
  garantías, la extensión del crédito
  contribuye muy poco como serial de la calidad del
  producto.)

• 5. Robo de los empleados.- Las
  compañías tratan de protegerse de los robos de
  los empleados de diferentes maneras. Una de ellas es separar
  a los empleados que autorizan las transacciones, los que
  físicamente manejan los productos, y los que manejan
  los pagos. Esta segregación de las obligaciones hace
  que a los empleados deshonestos les resulte más
  difícil robar mercancía o dinero sin ser
  sorprendidos. El crédito comercial ayuda a separar las
  diversas funciones.

• 6. Pasos en el proceso de
  distribución.- Si un proveedor le
  vende a un cliente, pero los bienes deben pasa por las manos
  de transportistas (por ferrocarril, camión, barco o
  avión), entonces simplemente no resulta
  práctico intercambiar pagos en cada paso del proceso
  de distribución. Al otorgar un crédito a
  comprador final, el mecanismo de los pagos prescinde de todos
  los agentes en el proceso de distribución, requiriendo
  solo un pago del comprador final al vendedor
  original.

• 7. Conveniencia, seguridad v
  psicología del comprador.- En
  ocasiones resulta inconveniente pagar en el momento de hacer
  la compra. El hecho de llevar una gran cantidad de efectivo
  aumenta la posibilidad de robo, así como la
  posibilidad de perder o extraviar el dinero. La conveniencia
  y la seguridad son importantes tanto para los negocios como
  para los clientes detallistas, pero la psicología
  también es importante, especialmente a nivel de ventas
  al detalle. La mayoría de los detallistas saben que
  probablemente sus clientes comprarían menos si
  tuvieran que pagar en efectivo o con un cheque en vez de
  utilizar el crédito. El "dinero de plástico" no
  parece ser dinero verdadero. El crédito puede ser una
  parte importante del área de marketing.

Políticas
de crédito

LA DECISIÓN BÁSICA DE OTORGAR
CRÉDITO

El análisis básico para las decisiones
de otorgar crédito es el mismo que para otras decisiones
financieras. El crédito se debe otorgar siempre que la
concesión del crédito es una decisión
positiva respecto al VPN (valor
presente neto).

VPN = VP de los flujos de entrada de efectivo futuros
– desembolso

Para una decisión sencilla de otorgar un
crédito, el VPN es

En el momento cero, invertimos C en una venta a
crédito. La inversión podría ser el costo de
los bienes
vendidos y de las comisiones de venta. La cantidad de la venta es
R, la probabilidad del
pago es p y el pago esperado es pR. La
probabilidad de pago del cliente se estima
subjetivamente, o bien con la ayuda de modelos
estadísticos. El pago se espera en el momento t.
El rendimiento requerido es r. Si el VPN es negativo, entonces no
se debe otorgar el crédito, ya que por supuesto buscamos;
que este sea positiva.

También podemos calcular una probabilidad de pago
de indiferencia (VPN cero), p*. Si un cliente de
crédito tiene una probabilidad de pago que excede
p*, entonces la concesión de crédito tiene
un VPN positivo. Esta probabilidad de pago de indiferencia se
encuentra determinando el VPN en la ecuación anterior,
igual a cero y resolviendo para p:

Ejemplo

Boy Scouts of América
(BSA) tiene un cliente que quiere comprar $1000 de bienes a
crédito. BSA estima que el cliente tiene un 95% de
probabilidades de pagar los $1000 en 3 meses y una probabilidad
del 5% de un incumplimiento total (no pagar efectivo alguno).
Supongamos una inversión del 80% de la cantidad, hecha en
el momento de la venta y un rendimiento requerido del 20% del
RPA. ¿Cual es el VPN del otorgamiento del crédito y
cual es la probabilidad de pago de indiferencia? Si utilizamos la
ecuación:

Este resultado es compatible con el calculo del VPN,
el estimado de BSA de un 95% de probabilidad de pago excede al
valor de indiferencia del 83.7% e indica que BSA debe otorgar el
crédito.

La regla del VPN es el mejor método
para evaluar las decisiones de otorgar un crédito. Sino,
los cálculos pueden ser bastante complicados. La
inversión en la venta no se debe hacer el momento cero.
Además, los pagos esperados pueden ocurrir en varios
momentos en vez de en un punto en el tiempo.

Por ejemplo, con un pago que vence en 30
días, el cliente podría tener un 60% probabilidades
de pagar en 30 días, un 30% de probabilidades de pagar en
60 días, un 5% de probabilidad de pagar en 90 días,
y un 5% de probabilidades de no pagar nunca. Sin embargo, no
importa lo complicada que sea la situación, se debe
utilizar la regla del VPN.

Decisiones acerca de la política del
crédito

Decisiones acerca de la política del
crédito afectan los ingresos y los
costos de una empresa. Por ejemplo consideremos una
política de otorgar un crédito mas
fácilmente. Una política de crédito
más liberal debe incrementar el costo de los bienes
vendidos, la utilidad bruta,
los gastos de la deuda irrecuperable, el costo de llevar cuentas
por cobrar adicionales y los costos administrativos. Sin embargo,
más liberal podría incrementar o no la utilidad
neta. La rentabilidad de una política depende de lo
beneficios incrementales y de los costos incrementales. Estos son
las utilidades brutas generadas por la política liberal,
menos el incremento en los costos, tales como costos de deudas
irrecuperables de llevar un incremento en las cuentas por cobrar
y costos administrativos.

Dependiendo de la industria, la política de
crédito puede variar, desde ser crucial, hasta ser
irrelevante. Una tienda al detalle puede necesitar una
política competitiva para sobrevivir, mientras que un
servicio
público de electricidad
simplemente debe otorgar crédito de acuerdo con las
regulaciones del gobierno. Las decisiones acerca de la
política de crédito implican todos los aspectos de
la administración de cuentas por cobrar.
Incluyen:

• Elegir los términos del
  crédito

• Determinar los métodos de
  evaluación

• Supervisar las cuentas por cobrar y emprender
  acciones para un pago

• controlar y administrar las funciones de
  crédito de la empresa.

Términos del
crédito

Los términos de crédito son el contrato entre el
proveedor y el cliente de crédito, especificando como
utilizara el crédito. Como vendedor, usted ahora esta"
ofreciendo esos términos de crédito en vez de Para
los términos de crédito 2/10, neto 30, usted esta
ofreciendo un periodo de crédito total de 30 días a
partir de la fecha de facturación, un periodo de descuento
de 10 días y un 2% de descuento, si la cuenta se paga
durante o antes de que expire el periodo de descuento.

La factura es un
estado de
cuenta por escrito correspondiente a los bienes que se
pidió, incluyendo sus precios y las
fechas de pago. En otras palabras, la factura es simplemente la
cuenta de compras. La fecha de la factura por lo común es
la fecha en la cual se envía la mercancía. Cuando
una empresa esta utilizando una emisión de facturas, la
factura que acompaña al envió es una cuenta
separada que se debe pagar. Cuando las facturas son numerosas,
una compañía puede utilizar facturación del
estado de cuenta en vez de la emisión de facturas. Con la
facturación del mes de cuenta, todas las ventas del
periodo, por ejemplo de un mes, (por las cuales el
cliente tan recibe facturas) se reúnen en un solo estado
de cuenta y se le envían al cliente como una sola
cuenta.

Aunque es posible cualquier conjunto de términos,
tiende a haber unos cuantos conjuntos de
términos que se utilizan en una industria en
particular.

Estos términos de crédito reflejan las
circunstancias específicas que rodean a la industria y a
la empresa, así como las condiciones económicas
generales.

Los términos del crédito también
especifican la evidencia de la deuda. La mayoría de las
ventas a crédito se hacen sobre la base de una cuenta
abierta, lo que significa que los clientes
simplemente compran lo que quieren. La factura que firman
después de recibir el envío, sirve como evidencia
de que recibieron la mercancía y han aceptado una
obligación de pago. Los proveedores
por lo común establecen un límite de crédito
para cada cliente. Es la cantidad máxima total de facturas
pendientes de pago que se le permite al cliente. Si las cuentas
acumuladas llegan al límite del crédito, se niega
un crédito adicional hasta que el cliente hace
algún pago o logra que le aumenten el límite de
crédito. Los límites de
crédito también son una forma eficaz de limitar la
cantidad que se puede perder debido a un
incumplimiento.

En el caso de compras considerables o de clientes no
regulares, es posible que se requiera que un cliente firme un
pagare. Debido al tiempo, el gasto y el bajo riesgo de
incumplimiento, los pagares no se utilizan para ventas
rutinarias.

Estándares
de crédito y evaluación de
crédito

Los estándares de crédito son los
criterios que se utilizan para otorgar un crédito.
Dependen de las variables que
determina el VPN de la venta; de la inversión en la venta,
de la probabilidad de pago, del rendimiento requerido y del
periodo de pago. Una mayor probabilidad de incumplimiento, la
demora en los pagos y la necesidad de esfuerzos de cobranza
costosos, todo esto reduce el VPN.

Fuentes de información de
crédito

Existen varias fuentes
valiosas, internas y externas, de información sobre la
capacidad de crédito. Las principales fuentes
internas son:

• 1. Una solicitud de crédito, incluyendo
  referencias.

• 2. La historia previa de pagos del solicitante,
  si antes se le ha otorgado un crédito.

• 3. La información de los representantes
  de ventas y de otros empleados.

Varias fuentes externas importantes
son:

• 1. Los estados financieros de años
  recientes.- Estos estados financieros se pueden analizar
  para obtener ciertas perspectivas de las utilidades del
  cliente, de su apalancamiento y de su liquidez.

• 2. Los informes de las agendas de
  clasificación de crédito.- Estas agendas
  proporcionan evaluaciones de crédito para miles de
  empresas y estimados de su solidez general.

• 3. Los informes de la oficina de
  crédito.- Estos proporcionan una
  información real acerca de si las obligaciones
  financieras de una empresa están vencidas y sin pagar.
  La información de la oficina de crédito
  también proporciona datos acerca de cualesquier
  juicios legales contra la empresa.

• 4. Los archivos de crédito de
  asociaciones industriales.- Las asociaciones
  industriales en ocasiones mantienen archivos de
  crédito. Las asociaciones industriales y los
  competidores directos de las personas con frecuencia
  están dispuestos a compartir la información de
  crédito acerca de los clientes.

Dos enfoques básicos para evaluar una solicitud
de crédito son el enfoque del criterio enfoque
objetivo. El enfoque del criterio utiliza una variedad
de información de crédito, así con un
conocimiento y
una experiencia específicos, para llegar a una
decisión. El enfoque objetivo
utiliza limitaciones numéricas o calificaciones a las que
se debe llegar para el otorgamiento de crédito. En el
enfoque de criterio se utilizan las "cinco C del crédito".
La calificación del crédito un ejemplo de un
enfoque objetivo.

Las cinco C del
crédito

Las cinco C del crédito son cinco factores
generales que los analistas de crédito a menudo consideran
cuando toman una decisión de otorgar un
crédito.

• 1. Carácter. El
  compromiso de cumplir con las obligaciones de crédito.
  El carácter se puede medir por medio de la historia
  previa de pagos de quien solicita el
  crédito.

• 2. Capacidad. Poder
  cumplir con las obligaciones de crédito con el ingreso
  actual. La capacidad se evalúa estudiando el ingreso o
  los flujos de efectivo en la declaración de ingresos o
  en la declaración de flujos de efectivo del
  solicitante.

• 3. Capital. La
  capacidad de cumplir con las obligaciones de crédito a
  partir de los activos existentes, si es necesario. El capital
  se evalúa estudiando el valor neto del
  solicitante.

• 4. Colateral
  (garantía). La garantía que se puede
  recuperar en caso de que no se haga el pago. El valor de la
  garantía depende del costo de la recuperación y
  del posible valor de reventa.

• 5. Condiciones. Las
  condiciones económicas generales o de la industria.
  Las condiciones externas al negocio del cliente afectan la
  decisión de otorgarle un crédito. Por ejemplo,
  las condiciones económicas que están mejorando
  o que se están deteriorando pueden cambiar las tasas
  de interno o los riesgos de otorgar un crédito. De la
  misma manera, las condiciones en una industria en particular
  pueden afectar la rentabilidad de otorgarle un crédito
  a una empresa en esa industria.

Modelos de calificación sobre la capacidad
crediticia

La evaluación
de la capacidad de una empresa para pagar sus deudas es un juicio
complejo, ya que existen muchos factores que pueden afectar la
reputación de crédito. Un instrumento que utilizan
muchas empresas es la calificación de
crédito.

La calificación sobre la capacidad
crediticia combina varias variables financieras para crear
una sola calificación, o índice, que mide la
reputación de crédito. Una calificación
basada en cuatro variables podría ser

S = wiXi + w2X2 + WiX3 + W4X4 = 2X, – 0.3X2 +
O.IX3 + O.6X4

Donde X1 = capital de trabajo neto/ventas (expresadas
como un porcentaje)

X2 = deuda/activos (%)

X3 – activos/ventas (%)

X4 = margen de utilidad neto (%)

Las w son los coeficientes (o medidas) que se
multiplican por las X (características financieras) para
crear la calificación del crédito total.

Los coeficientes positivos para X, X3 y X4 significan
que un valor más alto da por resultado una
calificación de crédito más alta. El
coeficiente negativo para X2 significa que la
razón más alta de deuda/activos reduce la
calificación del crédito.

Cuales son las calificaciones sobre la capacidad
crediticia de los dos clientes con las siguientes
características:

La calificación sobre la capacidad crediticia
para el cliente 1 es:

S = 2.0(15) – 0.3(40) + 0.1(105) + 0.6(12) = 30
– 12 + 10.5 + 7.2 = 35.7

La calificación sobre la capacidad crediticia
para el cliente 2 es

S = 2.0(8) – 0.3(55) + 0.1(110) + 0.6(9) = 16 – 16.5 +
11 + 5.4 = 15.9

Si la empresa estima un VPN de cero para los clientes
con una calificación de 25, al cliente 1 se le debe
otorgar el crédito y al cliente 2 se le debe negar el
crédito.

Los modelos de calificación sobre la capacidad
crediticia se construyen utilizando complejos métodos
estadísticos para analizar los records de pago de muchos
clientes anteriores. Los modelos ofrecen varias
ventajas.

• 1. Permiten que el acreedor rápidamente
  acepte a los clientes que demuestran ser buenos y real los
  clientes que demuestran ser malos. Después, el
  acreedor puede dedicar su costoso talento evaluación a
  analizar a los que no se conocen bien.

• 2. Permiten que los diferentes procesadores de
  préstamos apliquen estándares uniformes en
  todas las solicitudes de crédito. También hacen
  que resulte fácil cambiar los estándares. La
  compañía cambiar el límite, por ejemplo
  de 25 a 28. Luego, este cambio se aplicaría igualmente
  a todos los que solicitan un préstamo.

• 3. Son "objetivos" y pueden ayudar a la empresa
  a evitar el prejuicio o la discriminación.

Financiamiento
mediante cuentas por cobrar

SUPERVISIÓN DE LAS CUENTAS POR
COBRAR

La supervisión de las cuentas por cobrar es
decisiva, debido al volumen de la
inversión. Si la calidad
sorprendentemente alta o baja, surgen varias preguntas
pertinentes: ¿Los estándares de crédito de
la empresa son demasiado altos, o demasiado bajos? ¿Un
cambio en las condiciones económicas generales ha afectado
la posición de crédito del cliente? ¿Hay
algo fundamentalmente equivocado con el sistema de
evaluación?

En cualquier caso, una advertencia fiable y oportuna
acerca del deterioro de las cuentas por cobrar puede hacer
posible que se emprenda una acción
con el fin de impedir un empeoramiento. A la inversa, un indicio
fiable y oportuno de un mejoramiento en la calidad de las cuentas
por cobrar podría inspirar a la empresa a ser más
agresiva en sus políticas de cuentas por
cobrar.

Las técnicas
ampliamente utilizadas para supervisar la calidad de las cuentas
por cobrar incluyen los programas de
antigüedad, la antigüedad promedio de las cuentas por
cobrar, las fracciones de cobro y las fracciones en balance de
cuentas por cobrar. Veamos cada una de estas por
separado.

Programas de antigüedad

Un programa de antigüedad

Es una tabla que muestra las cantidades totales en
dólares y los porcentajes del total de cuentas por cobrar
que tienen cabida en varias clasificaciones de antigüedad.
Proporciona una perspectiva de la calidad de las cuentas por
cobrar pendientes de pago. Esos programas por lo común
muestran aquellas cuentas por cobrar que tienen de 0 a 30
días de antigüedad, de 10 a 60 días de
antigüedad, de 60 a 90 días de antigüedad y mas
de 90 días de antigüedad.

Antigüedad promedio de las cuentas por
cobrar

Además de un programa de antigüedad, los
gerentes comúnmente calculan un promedio de
antigüedad de las cuentas por cobrar, el promedio de
antigüedad de todas las facturas pendientes de pago de la
empresa. Hay dos maneras comunes para hacer el cálculo.
La primera es calcular la antigüedad promedio ponderada de
todas las facturas individuales pendientes de pago. Los pesos
utilizados son los porcentajes que representan las facturas
individuales de la cantidad total de cuentas por
pagar.

Una forma simplificada para calcular la antigüedad
promedio de las cuentas por cobrar es utilizar el programa de
antigüedad. Aquí, se supone que todas las cuentas por
cobrar que tienen de 0 a 10 días tienen 15 días de
antigüedad (el punto medio de 0 y 30), que todas las
facturas de 30 a 60 días tienen 45 días de
antigüedad y que todas las facturas de 60 a 90 días
tienen 75 días de antigüedad. Después se
calcula la antigüedad promedio tomando un promedio ponderado
de 15,30 y 45. Lo que se pondera son los porcentajes de cuentas
por cobrar que son de 0 a 30, de 30 a 60 y de 60 a 90 días
de antigüedad, respectivamente.

Fracciones de cobro y fracciones en balance de
cuentas por cobrar

Otras dos medidas que se utilizan para supervisar la
calidad de las cuentas por cobrar son las fracciones de cobro y
las fracciones en balance de cuentas por cobrar. Las fracciones
de cobro son los porcentajes de ventas cobrados durante varios
meses. Por ejemplo, las fracciones de cobro muestran el
porcentaje de las ventas de junio que se cobran en junio,
así como el porcentaje cobrado en cada mes a partir de
entonces (julio, agosto y septiembre). Cobradas las facturas de
un mes, las fracciones cero suman el 100%. El patrón de
las fracciones de cobro se compara con un patrón de cobro
esperado o presupuestado, para ver si los cobros son mas
rápidos o mas lentos de lo esperado.

Las fracciones en balance de cuentas por cobrar son los
porcentajes de las ventas de un mes que consiguen sin cobrarse
sin cobrarse (y que son parte de las cuentas por cobrar) al final
del mes de la venta y al final de los meses siguientes. Por
ejemplo, las fracciones en balance de cuentas por cobrar
incluirían porcentaje de las ventas de junio que siguen
pendientes de pago a finales de junio y en los meses de agosto y
septiembre. El punto clave que debemos tener presente acerca de
las fracciones de en balance de cuentas por cobrar (comparadas
con los programas de antigüedad de los cobros y las cuentas
por cobrar pendientes siempre se expresan como un porcentaje de
cuentas originales.

Si las ventas aumentan o disminuyen después del
mes dado, los cobros y las cuentas por cobrar e comparan con su
mes de venta original, en vez de compararlos con las cifras de
ventas posteriores.

Seguimiento de clientes con crédito
morosos

Sus mejores clientes de crédito pagan sus cuentas
puntualmente y es muy fácil tratar con algunos clientes de
crédito. Resultaran ser casos perdidos y será
difícil recuperar algo de ellos, sin importar lo mucho que
usted lo intente. Otros clientes caen en un punto intermedio
entre estos extremos y una forma exitosa de tratar con estos
clientes de crédito marginales, puede ser una clave para
las utilidades.

Los negocios siguen un número de pasos
específicos en el proceso de la
cobranza, dependiendo de cuanto hace que venció la cuenta,
del volumen de la deuda y de otros factores. Un proceso cobranza
típico puede incluir los siguientes pasos.

• 1. Cartas.- Cuando una cuenta
  venció hace pocos días, se puede enviar un
  recordatorio amistoso, si no se recibe el pago, se
  podrían enviar una o dos cartas mas, pero el tono de
  esas cartas se vuelve progresivamente mas severo y
  exigente.

• 2. Llamadas telefónicas.-
  Después del primer par de cartas, se llama por
  teléfono al cliente. Si el cliente esta teniendo
  problemas financieros, se podría llegar a un acuerdo.
  Un pago parcial es mejor que ningún pago.

• 3. Visitas personales.- El vendedor
  que hizo la venta puede visitar a un cliente para solicitar
  el pago posible utilizar a otros cobradores especiales,
  además del vendedor.

• 4. Agendas de cobranza.- La cuenta se
  puede entregar a una agencia de cobranza que se especialice;
  en el cobro de cuentas vencidas hace mucho tiempo. Las
  agendas de cobranza por lo común cobran tarifa, por
  ejemplo la mitad de cualquier cantidad que se recupere y
  sólo recobran una fracción de las cuentas que
  tratan de cobrar. Por consiguiente, la pérdida de una
  empresa puede ser una porción muy grande de las
  cuentas entregadas a la agencia.

• 5. Procedimientos legales.- Si la
  cuenta es lo bastante grande, se puede emprender una
  acción legal yobtener un juicio contra el
  deudor.

El proceso de cobranza se puede considerar como un
proceso de presupuesto de capital, de la compañía,
que quiere utilizar los procedimientos de
cobranza que generan el VPN más alto. Cuando la cobranza
se considera de esta manera, hay algunos principios
importantes que se deben seguir. La secuencia de los esfuerzos de
cobranza se inicia con las técnicas menos costosas y
progresa a cada vez más costosas sólo
después de que han fallado los primeros métodos.
Las cartas le pueden costar a la empresa solo $0.50, mientras que
las llamadas telefónicas pueden tener un costo promedio de
$5.00 y las visitas personales pueden costar de $20 a $100. El
controlar el volumen de la inversión en el esfuerzo de
cobranza puede mejorar el VPN.

Los primeros contactos de cobranza son más
informales y amistosos, pero los contactos interiores son el
mínimo requerido para considerarse como amistosos. Esto se
debe a que los clientes marginales pueden pagar si se les pide
que lo hagan y porque las futuras ventas a esos clientes
podrían ser rentables. Una vez que es obvio que el
potencial de las futuras ventas que dejen utilidad es limitado,
los esfuerzos de cobranza se vuelven mucho más
agresivos.

Las decisiones concernientes a la cobranza siguen los
principios de los proyectos de
inversión. Los costos hundidos, que pueden ser las
inversiones no cobradas hechas en mercancías vendidas, a
la larga se ignoran. La secuencia de la cobranza debe ser la que
de por resultado el % máximo. Una vez que el flujo de
efectivo esperado de continuar con el esfuerzo de cobranza
menor que el costo adicional de continuar con éste, la
decisión correcta es dejar de presiona cliente.

Cambio en la política de
crédito

La política de crédito se puede cambiar
alterando los términos, los estándares, o las
practicas de cobranza. Un cambio en la política de
crédito puede afectar las ventas. También puede
afectar el costo de los artículos vendidos, los gastos de
las deudas irrecuperables, los costos de llevar las cuentas por
cobrar y otros costos administrativos. Podemos calcular el VPN de
un cambio en la política de crédito.

Administración de los
inventarios

Los inventarios desempeñan un papel decisivo en
el proceso de compra, producción y marketing de
una empresa. Algunos inventarios son una necesidad física para la
empresa. Por ejemplo, los automóviles fabricados en partes
deben estar en la línea de ensamble. El
petróleo en transito debe llenar los oleoductos. Otros
inventarios funcionan como existencias de respaldo que son
necesarias en varios puntos en el proceso de compras,
producción y marketing. Si un producto alimenticio no
esté en la tienda de abarrotes cuando los clientes lo
quieren, la tienda no lo puede vender. Asimismo, si las partes
requeridas se demoran o están agotadas, la línea de
ensamble puede cerrar. Algunos artículos, tales como
granos o carbón, se envían en cantidades tan
grandes que puede transcurrir un año o más para que
un envío se agote.

Por lo general, las empresas manufactureras llevan tres
tipos de inventarios: El de las materias primas, para el trabajo en
proceso y de los artículos terminados. El tamaño de
los inventarios de materia prima
de una empresa depende de factores tales como el nivel anticipado
de producción, la producción de temporada y la
confiabilidad del abastecimiento. El tamaño de los
inventarios para el trabajo en proceso de la empresa depende
principalmente del lapso de tiempo general de cada ciclo de
producción y del número de las diferentes etapas en
el ciclo. Por ultimo, el tamaño de los inventarios de los
artículos terminados de la empresa depende principalmente
del índice de las ventas (unidades del producto por unidad
de tiempo), del costo de llevar el inventario, del costo de
ordenar existencias de reemplazo, y del costo de que se agote un
artículo importante (tal vez perder la venta o incluso el
cliente). En general, los inventarios mas grandes le dan a la
compañía una mayor flexibilidad en las ventas y en
la operación, pero también son mas
costosos.

Clasificación De Los
Costos

Los costos pueden ser clasificados de acuerdo al enfoque
que se les dará información dentro del cual se
comentaran los mas utilizados

• 1. de acuerdo con la función en que
  se incurren

• costos de producción

son los que se generan en el proceso de transformar la
materia prima en productos terminados y además se
considera en los siguientes elementos

• materia prima : es el costo de materiales integrados
  al producto.

• Mano de obra.- es el costo que interviene
  directamente en la transformación del
  producto.

• Gastos indirectos de fabricación.- son los
  costos que intervienen en la transformación del
  producto indirectamente con excepción de la materia
  prima y la mano de obra directa.

• Costo de distribución y
  venta

Son los que se incurren en el área de llevar el
producto desde la empresa hasta el ultimo consumidor (transporte)

• costo de administración

son los que se originan en el área
administrativa, ejemplo: sueldos, servicios
sociales, costo asignado, etc.

• 2. De acuerdo con su identificación
  con una actividad del departamento o producto

• Costo directo

Es el que se identifica plenamente con una actividad,
departamento o producto; ejemplo: el sueldo que corresponde a la
secretaria del gerente de
ventas.

• Costo indirecto

Es el que no se puede asignar con una actividad,
ejemplo; el sueldo de director de producción con respecto
a los productos A, B, C. algunos costos son globales es decir son
directo e indirectos en el mismo tiempo. Ejemplo; el sueldo del
gerente de producción es directo con respecto al
área de producción pero es indirecto con respecto a
los productos antes mencionados.

• 3. De acuerdo con el tiempo que fueron
  calculados

• Costos históricos

Son los que se incurrieron en un determinado periodo,
ejemplo los costo de los productos vendidos o costos de aquellos
productos que estan en proceso son de gran ayuda para predecir el
comportamiento
de los costos predeterminados.

• Costos predeterminados

Son los que se estiman con bases estadísticas y se utilizan para elaborar
presupuesto antes que sucedan.

• 4. De acuerdo con el tiempo en que se
  enfrentan a los ingresos

• costo de periodo

Son los que se identifican con los intervalos del tiempo
y con los productos o servicios, ejemplo; el transporte, sueldo
al administrador de
ventas, sin importar las unidades vendidas.

• Costo del producto

Son los que se llevan con los ingresos únicamente
cuando han contribuido a generar directamente es decir los costos
que se han vendido, sin importar el tipo de venta de tal manera,
que los costos que no contribuyeron a generar ingresos en un
periodo quedaran como inventariados, ejemplo; costo de
ventas.

• 5. De acuerdo con la autoridad sobre la
  incurrencía de un costo

• costo controlables

Son aquellos sobre los cuales una persona o
determinado nivel tiene autoridad para
realizarlos o no, ejemplo; sueldos de directores de ventas en
diferentes zonas son controlables por el director general de
ventas.

• Costos no controlables

en algunas ocasiones no se tienen autoridad sobre los
costos en que incurren tal es el caso de la depreciación del equipo para el supervisor
ya que el costo por depreciación fue tomada por la alta
dirección.

• 6. De acuerdo a su comportamiento pueden
  ser

• Costos variables

Cambian o fluctúan en relación directa a
alguna actividad o volumen dado, dicha actividad puede ser
referida a producción y ventas, ejemplo; la materia
cambian en relación a la producción y de las
condiciones de ventas.

• Costos fijos

Son los que permanecen constantes dentro del periodo
determinado sin importar si cambian el volumen. Dentro de los
costos fijos, tenemos dos categorías:

• Costos fijos discrecionales son susceptibles a ser
  modificados por ejemplo; los sueldos, alquiler de edificios,
  etc.

• Costo fijos comprometidos, son los que no aceptan
  modificaciones, también son llamados sumergidos, por
  ejemplo; la depreciación de la maquinaria.

• Costo semifijos o semivariables

Están integrados por una parte fija y una
variable, por ejemplo; los servicios
públicos, luz agua,
etc.

• 7. De acuerdo a la importancia a la toma de
  decisiones

• costo relevante

se cambian de acuerdo con la opción que se
adopta, también se le conoce como costos diferenciales.
Por ejemplo; cuando se produce la demanda de un
producto especial existiendo capacidad ociosa en este caso los
únicos costos que cambian si se acepta el pedido son los
de materia prima, energéticos, fletes, etc.

• Costos irrelevantes

Son aquellos que permanecen inmutables sin importar el
curso de acción elegida.

• 8. Con el tipo de costo
  incurrido

• costos desembolsables

Son aquellos que implicaron una salida de efectivo por
lo cual puede registrarse en información generada por el
contador, dichos costos se convertirán mas tarde en costos
históricos, por ejemplo, el pago de nomina de la mano de
obra actual.

• Costo de oportunidad

Es aquel que se origina al tomar una determinada
decisión la cual provoca una renuncia a otro tipo de
opción que podría ser considerada al tomar un
decisión.

• 9. de acuerdo con su relación a una
  disminución de actividades

• costos evitables

Son aquellos plenamente identificables con un producto o
departamento de tal forma que si se elimina el producto o
departamento dichos costos se suprimen por ejemplo, el material
directo de una linea que sera eliminada del mercado.

• Costos inevitables

Son aquellos que no se suprimen aunque el departamento o
producto sea eliminado de la empresa, por ejemplo; si se elimina
un departamento de ensamblaje el sueldo del director no se
eliminara.

Cantidad Económica Y
Pedida

El modelo de la cantidad de pedido económico
(CPE)

Un modelo sencillo y útil de
administración del inventario es el modelo de cantidad de
pedido económico (CPE). Este modelo se deriva de la
siguiente manera. Supongamos que las unidades se retiran del
inventario en una proporción constante S (la
proporción a la que se venden los artículos, en el
caso de los inventarios de artículos terminados).
Supongamos que hay un costo fijo por hacer un nuevo pedido,
F, por pedido (sin importar el numero de unidades de ese
nuevo pedido), y que cuesta C tener una unidad en
inventario durante todo un periodo. Note que el modelo de CPE
supone un uso o unas ventas constantes del inventario y
un reabastecimiento instantáneo del
inventario.

Bajo estas suposiciones, el nivel del inventario se
comporta como se muestra en la figura anterior. El inventario
comienza en Q unidades y se reduce en una
proporción constante hasta que llega a cero. En ese punto,
el inventario se reabastece en forma instantánea con otras
Q unidades y el proceso empieza de nuevo. A lo largo del
año, el inventario fluctúa entre Q y cero
y el número de picos en la figura es el número de
pedidos por año.

El costo total anual consta de dos componentes, los
costos de hacer el pedido y los costos de llevar el inventario.
El costo de hacer el pedido es el costo por pedido, F,
multiplicado por el número de pedidos al año. El
número de pedidos por año es el empleo anual (en
unidades) dividido entre el tamaño del pedido,
S/Q, de manera que el costo anual de hacer el pedido es
F(S/Q).

El costo anual de mantener el inventario es el costo por
unidad, C, multiplicado por el inventario promedio, que
es Q/2. Por consiguiente, el costo anual de mantener el
inventario es C (Q/2).

El costo total anual es la suma de estos dos
componentes:

La figura siguiente muestra los costos de hacer el
pedido y los costos de llevar el inventario como una función de
Q, el tamaño del pedido, que es la variable de
decisión. Observe que un incremento en Q
incrementa el costo de mantener el inventario, pero disminuye el
costo de hacer el pedido. El costo total se puede minimizar
encontrando la cantidad del pedido que equilibre los dos
componentes de los costos. Esa cantidad del pedido es la cantidad
de pedido económico (CPE), como se muestra en la figura
siguiente. La formula para la CPE2 es:

Ejemplo:

Supongamos que "Officemax" vende maquinas copiadoras
personales en una proporción de 1 unidades por año.
El costo de hacer un pedido es de $400 y cuesta $100 al
año tener una copia en el inventario. ¿Cual es la
CPE de Officemax? Utilizando la CPE, encuentre el inventario
promedio, el número de pedidos por año, el
intervalo de tiempo entre pedidos, el costo anual de hacer
pedidos, el costo anual de mantener el inventario y el costo
anual total. Basándonos en la ecuación siguiente,
la CPE es:

CPE = 2FS C2 (400)(1800)100 = Vl4,400 = 120
copiadoras

Inventario promedio = Q/2 = 120/2 = 60
copiadoras

Número de pedidos por año = S/Q =
1800/120 = 15 veces por año

Intervalo de tiempo entre los pedidos
=

Q/S = 120/1800 = 0.0667 años (0.0667 X 365 =
24.3 d

Costo anual de hacer el pedido = F(S/Q) =
400(1800/120) = 400(15) = $6000

Costo anual de mantener el inventario = C(Q/2) =
100(120/2) = 100(60) $6000

Basándonos en la ecuación anterior el
costo total anual de Officemax es:

Costo total = 400 (1800)+ 100(120) = 6000 + 6000 =
$12,000

120 2

Observe que el costo de mantener el inventario y el
costo de hacer el pedido son iguales $60 (esto siempre es valido
para la CPE).

Inventarios De Seguridad

Existencias de seguridad

En la práctica, por lo general no se conoce con
certeza la demanda o el uso del inventario; casi siempre
fluctúa durante un periodo determinado. Típicamente
la demanda del inventario de productos terminados está
sujeta a un elevado grado de incertidumbre. En términos
generales, es más predecible el uso del inventario de
materias primas y el inventario en transito, dependientes del
programa de producción. Además de la demanda, el
tiempo de espera que se necesita para recibir la entrega del
inventario cuando se coloca una orden sujeto a cierta
variación. Debido a estas fluctuaciones, por lo general no
es fácil que el inventario esperado llegue a cero antes de
que se anticipe una nueva orden, podrían hacerlo las
empresas si conocieran con certeza el uso y el tiempo de espera.
Por lo tanto, cuando no se conoce con certeza la demanda del
inventario ni el tiempo de espera, es aconsejable tener
existencias de seguridad.

Punto de orden (PO) = (Tiempo de espera
promedio x Uso diario Prom. + Existencias
de seguridad

La cantidad de existencias de
seguridad.

La cantidad apropiada de existencias de seguridad que se
debe mantener depende de varios factores. Cuanto mayor sea la
incertidumbre en relación con la demanda pronosticada del
inventario, mas elevado será el volumen de las existencias
de seguridad que a la empresa le convendrá tener, siempre
y cuando todo lo demás se mantenga constante. Dicho de
otra forma, cuanto mayor sea el riesgo de quedarse sin
existencias, mayores serán las variaciones imprevistas
relativas al uso. Asimismo, cuanto mayor sea la incertidumbre del
tiempo de espera para reponer las existencias, mas elevado
será el riesgo de quedarse sin éstas y mayor
será el volumen de las existencias de seguridad que a la
empresa le convendrá tener, siempre y cuando todo lo
demás se mantenga constante. Otro factor que influye en la
decisión de las existencias de seguridad es el costo de
quedarse sin inventario. El costo de quedarse sin materias primas
e inventarios en transito implica una demora en la
producción.

¿Cuanto cuesta interrumpir de manera temporal la
producción? Cuando los costos fijos son elevados, este
costo será muy alto, como, por ejemplo, en el caso de una
planta de extracción de aluminio. El
costo de quedarse sin productos terminados deriva de la perdida
de ventas y de la insatisfacción de los clientes. No solo
se perderán las ventas inmediatas, sino que se
pondrían en peligro las ventas futuras si los clientes
cambian de compañía. Si bien es difícil
determinar este costo de oportunidad, los directores deben
reconocerlo e incorporarlo cuando establezcan el volumen de las
existencias de seguridad. Evidentemente, cuanto mas elevados sean
los costos de quedarse sin existencias, mayor será el
volumen de las existencias de seguridad que convendrá
tener a las empresas, siempre y cuando todo lo demás se
mantenga constante.

El último factor es el costo de tener inventario
adicional. Si no fuera por este costo, las empresas
podrían tener el nivel de existencias de seguridad
necesario para evitar la posibilidad de quedarse sin inventario.
Cuanto mas elevado sea el costo de tener inventario, más
costoso será mantener existencias de seguridad, siempre y
cuando todo lo demás se mantenga constante. Determinar la
cantidad adecuada de existencias de seguridad implica el
equilibrio entre la probabilidad y el costo del agotamiento de
las existencias, y el costo de tener suficientes existencias de
seguridad para evitar dicha posibilidad. Por ultimo, la
cuestión se reduce a la probabilidad de agotamiento de
existencias del inventario que las empresas están
dispuestas a tolerar.

Financiamiento Mediante
Inventarios

Financiamiento por medio de los Inventarios.

Es aquel en el cual se usa el inventario
como garantía de un préstamo  en que se
confiere al acreedor el derecho de tomar posesión 
garantía en caso de que la empresa deje de
cumplir

 Importancia.Es importante ya que le permite
a los directores de la empresa usar el inventario de la empresa
como fuente de recursos, gravando el inventario como colateral es
posible obtener recursos de acuerdo con las formas
específicas de financiamiento usuales, en estos casos,
como son el Depósito en Almacén
Público, el Almacenamiento
en la Fabrica, el Recibo en Custodia, la Garantía Flotante
y la Hipoteca.

Ventajas.

• Permite aprovechar una importante pieza de la
  empresa como es el Inventario de Mercancía

• Brinda oportunidad a la
  organización de hacer mas
  dinámica sus actividades.

Desventajas.

• El deudor corre riesgo de perder el Inventario dado
  en garantía en caso de no
  poder cancelar el contrato.

• Le genera un Costo de Financiamiento al
  deudor

Formas de Utilización.

Por lo general al momento de hacerse la negociación, se exige que los
artículos sean duraderos, identificables y susceptibles de
ser vendidos al
precio que prevalezca en el Mercado.
El acreedor debe tener derecho legal sobre los artículos,
de manera que si se hace necesario tomar posesión de ellos
el acto no sea materia
de controversia.

El gravamen que se constituye sobre el inventario se
debe formalizar mediante alguna clase de convenio que pruebe la
existencia del colateral. El que se celebra con el banco
específico no sólo la garantía sino
también los derechos del
banco y las
obligaciones del beneficiario, entre otras cosas. Los
directores firmarán esta clase de convenios en nombre de
su empresa cuando se den garantías tales como el
inventarío.

Además del convenio de garantía, se
podrán encontrar otros documentos
probatorios entre los cuales se pueden citar el Recibo en
Custodia y el Almacenamiento.
Ahora bien, cualquiera que sea el tipo de convenio que se
celebre, para le empresa se generará un Costo de
Financiamiento que comprende algo mas que los intereses por el
préstamo, aunque éste es el gasto principal. A la
empresa le toca absorber los cargos por
servicio de
mantenimiento del Inventario, que pueden incluir almacenamiento,
inspección por parte de los representantes del acreedor y
manejo, todo lo cual forma parte de la obligación de la
empresa de conservar el inventario de manera que no disminuya su

valor como garantía. Normalmente no debe pagar el
costo de un seguro
contra pérdida por incendio o robo.

Bibliografía

• Administración financiera
  corporativa

Douglas R. Emery – John D. Finnerty

• Administración financiera

Bolten

• Administración Financiera

James C. Van Horne

• Contabilidad de Costos

Rayburn

Agradecimiento especial
a:

• Mg. Lic. Adm. Jesús Merino
  Velásquez, Catedrático de la universidad
  nacional de tumbes.

• Centro de asesoramiento
  empresarial AGUILAR"S – asesoria vía on
  line

Autor:

Darwin Ebert Aguilar
Cuquizuta

Estudiante del IX ciclo.

Universidad Nacional de Tumbes

Escuela Profesional de
Administración de empresas

Febrero 2009