Elaboración de la Evaluación del Desempeño con indicadores específicos en cada puesto de trabajo (página 2)
La organización deberá elaborar el documento que contenga las recomendaciones derivadas de la evaluación realizada al trabajador, en el cual se reflejan todas las acciones que este debe cumplir en el próximo período con vista a mejorar su desempeño, incluidas las acciones de capacitación y desarrollo individual.
Determinación de los indicadores a medir
Selección del personal para la determinación de los indicadores
En el proceso de determinación de los indicadores a medir en la Evaluación del Desempeño para esta unidad participaron algunos miembros del Consejo de Dirección Ampliado y especialistas con mayor calificación de las distintas áreas de la entidad (expertos).
Se seleccionó un método que permitiera evaluar las características que partiendo de la experiencia y el conocimiento humano puedan ser medidas, por lo que se hizo necesario el aporte de especialistas con suficientes conocimientos y dominio de los procesos en la empresa.
Los expertos fueron seleccionados en función de la complejidad, características del trabajo que desarrollan y el nivel de confianza que se debe obtener. Los expertos deben tener probada experiencia y conocimientos del aspecto que se va a evaluar, de manera que cada integrante del panel pondere según el orden de importancia, que cada cual entienda a criterio propio los indicadores de mayor relevancia.
Es por lo tanto que se escoge el Método Delphi y de esta forma realizar el trabajo en el Grupo de Expertos y el Método del Coeficiente de Kendall para buscar la concordancia entre el criterio de los expertos, realizándose las adecuaciones necesarias para este estudio.
Se calculó el número de expertos que como mínimo hacen falta por la fórmula siguiente:
(Expertos como mínimo)
Donde:
P = 0.01 (Error mínimo que se tolera en el juicio de los expertos)
K = 6.6564 (Para un nivel de confianza del 99 %)
I = 0.1 (Nivel de precisión que se asumió)
Según la aplicación de la fórmula para el cálculo de la cantidad de expertos, como mínimo se obtuvo un resultado de 7 expertos, pero se seleccionaron 9, ya que se recomienda emplear de 9 a 25 expertos (Pom 2006). Se analizaron los expedientes laborales, comprobaron las responsabilidades desempeñadas, cursos recibidos, superación recibida, años de experiencia en la profesión y su especialidad de graduación.
Trabajo Grupal entre algunos miembros del Consejo de Dirección Ampliado y todos los del Comité de Expertos, para definir los indicadores que más se ajustan a la organización.
Para la determinación de los Indicadores a medir en la Evaluación del Desempeño y poder aplicar este método nos realizamos la pregunta: "¿Cuáles son los Indicadores de la Evaluación del Desempeño, más significativos en la Unidad Empresarial de Base de Producción "Antonio Guiteras"?
Para ello se realizó una tormenta de ideas y de ella obtuvo como resultado una recolección rápida de ideas Luego de revisar los documentos e informaciones que se les facilitó a los expertos, en el análisis en grupo, se consideró que los indicadores que más se ajustaban a la organización son los que se muestran en el Anexo #1.
Finalmente los expertos llegaron al consenso de que estos eran los que más se ajustaban a la organización por el nivel de importancia o prioridad.
Reducción del listado de Indicadores
Los expertos unieron sus ideas y llegaron a un consenso, después de ver las discrepancias que existían entre sus criterios, luego de realizado el método Delphi, se determinaron los indicadores a procesar en el método Kendall con una concordancia entre los expertos mayor que 0,6. Los indicadores son los siguientes:
1. Calidad del trabajo.
2. Disciplina laboral.
3. Iniciativa y creatividad.
4. Cooperación y trabajo en equipo.
5. Superación personal.
6. Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
7. Organización.
8. Comunicación.
9. Solución de problemas.
10. Cumplimiento del plan de trabajo.
Luego se pasó a aplicar el método del coeficiente de Kendall, para priorizar los criterios del grupo de expertos con conocimientos de los indicadores sometidos al estudio, de manera que cada integrante del panel realice ponderaciones según el orden de importancia que cada cual entienda de acuerdo con su criterio propio.
Los indicadores a medir, fueron elegidos por tener un valor de Sai < T y se determinaron con un coeficiente de concordancia entre los expertos de 0,673, lo que equivale a decir, que existe concordancia de criterios entre todos los miembros que conforman el panel de experto, por lo que el estudio realizado es confiable.
Cálculos necesarios de la técnica
Para realizar los cálculos de acuerdo al coeficiente de Kendall, se elaboró una tabla donde aparecen los indicadores más relevantes expuestos por cada experto (según encuesta reflejada en el Anexo #2) y la cantidad de expertos que emiten su criterio. Posteriormente se obtuvo la suma de los criterios de los expertos sobre cada producto (SAi).
Se calculó el valor del término T, el cual, además de servir para poder determinar la desviación del criterio del grupo de expertos, resulta ser el criterio de comparación que se utiliza para seleccionar los indicadores que se desean obtener, resultando ser T = 47,1. Posteriormente se procedió a la realización de los cálculos de la desviación (?) y la desviación cuadrática (?²) de los criterios de los expertos sobre los indicadores, los cuales se muestran en el Anexo #3.
Conceptualizar los indicadores generales seleccionados para la unidad.
1. Calidad del trabajo: Mide la profesionalidad, exactitud, limpieza, frecuencia de error, y el esmero que caracteriza el servicio prestado por el evaluado en el cumplimiento de normas técnicas, procedimientos e instrucciones relacionadas con la actividad laboral que desempeña.
2. Disciplina laboral: Mide el comportamiento del evaluado en cuanto al aprovechamiento de la jornada laboral, violación de la disciplina tecnológica, cumplimiento del Reglamento disciplinario interno.
3. Iniciativa y creatividad: Mide el grado de independencia con que el trabajador aporta ideas, criterios nuevos en su puesto de trabajo, forma de enfrentar situaciones no rutinarias e incorporación de mejoras al trabajo.
4. Superación personal: Mide el cumplimiento por parte del trabajador de las acciones de capacitación y desarrollo profesional que le han sido programadas, al igual que los resultados alcanzados en las mismas.
5. Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente: Mide el comportamiento del evaluado a partir del cumplimiento de las normas, procedimientos e instrucciones que indican el correcto uso de los medios de protección, medidas de seguridad en el trabajo y el cuidado y conservación del medio ambiente.
6. Cumplimiento del plan de trabajo: Mide el cumplimiento de las tareas que se le han sido asignadas al evaluado en tiempo, de forma cualitativa y cuantitativamente, a partir de los conocimientos, acciones y funciones a ejecutar en el puesto de trabajo.
Este indicador que a continuación se relaciona, fue seleccionado por el grupo de expertos para que sea medido solamente a los Especialistas Principales del área, por ser cargos técnicos con funciones directivas.
Responsabilidad: Mide el grado de dedicación en el trabajo, evalúa el cumplimiento de las tareas inherentes a su cargo, verificando la eficacia de las mismas.
Haciendo un análisis del modelo realizado se puede observar que algunos indicadores están presentes en los puestos de trabajo, lo cual tiene significativa importancia ya que el trabajador se encuentra vinculado directamente al servicio productivo por lo que necesita indicadores a fines con la actividad a desempeñar de dirección y orientación del área en cuestión. Se elaboro el Reglamento para el Sistema de Evaluación del Desempeño, así como los modelos de evaluación con indicadores específicos para los cargos con responsabilidad y los puestos de trabajo restantes de la unidad objeto de estudio.
Para definir la puntuación de los indicadores específicos a medir en cada uno de los puestos de trabajo, se realizó un trabajo grupal con los miembros del Consejo de Dirección Ampliado y el Comité de Expertos, determinándose asignar el mayor valor de acuerdo con el grado de importancia de los mismos.
Además se asignó a cada indicador un criterio de medida de acuerdo a su contenido, expresándolo de la forma siguiente:
Siempre
Sistemáticamente
En ocasiones
Nunca
Posee
No posee
Excelente
Bueno
Regular
Mal
Responsabilidad
La responsabilidad de la correcta aplicación del presente documento, se encuentra delegada en:
El Director de la Unidad Empresarial de Base, con la función de aprobar las disposiciones establecidas en el Reglamento de Evaluación del Desempeño.
El Director de Recursos Humanos, con la función de implantar el Reglamento de Evaluación del Desempeño.
El Especialista que atiende la actividad de Capacitación, con la función de controlar el Reglamento de Evaluación del Desempeño.
El Especialista Principal y los Jefes de Planta de la Unidad Empresarial de Base, con la función de ejecutar las disposiciones establecidas en el Reglamento de Evaluación del Desempeño.
El Especialista en Gestión de la Calidad, con la función de auditar el cumplimiento del Reglamento de Evaluación del Desempeño.
Reglamento
En el presente epígrafe se dan a conocer los aspectos a definir para la realización del Reglamento de la Evaluación del Desempeño:
Indicadores para evaluar el desempeño de los trabajadores, los cuales estarán diferenciados del resto de las áreas de la entidad.
Periodicidad que tendrá la evaluación.
Persona encargada de archivar la evaluación parcial, semestral y anual
Lugar donde será archivada la evaluación parcial, semestral y anual.
Personas facultadas para ejecutar la evaluación.
Requisitos a tener en cuenta para realizar la evaluación.
Acciones a acometer como resultado del proceso de evaluación de los trabajadores, con el objetivo de erradicar las deficiencias detectadas.
Proceso de análisis y debate de la evaluación.
Proceso de reclamación ante inconformidades del trabajador.
Acciones a realizar durante la ejecución de la evaluación.
Resultados de la evaluación.
Método de Evaluación
El método utilizado es el de escalas gráficas con utilización de puntos, consistentes en la determinación de una serie de indicadores relacionados con el rendimiento en el trabajo, debiendo el evaluador, decidir en que grado el trabajador cumple con esos indicadores. El mismo fue seleccionado debido a las ventajas que proporciona, las cuales se mencionan a continuación:
Brinda a los evaluadores un instrumento de evaluación de fácil compresión y de aplicación simple.
Posibilita una visión integrada y resumida de los indicadores de evaluación.
Exige poco trabajo al evaluador en el registro de la evaluación, ya que lo simplifica grandemente.
Por otra parte las desventajas que presenta son:
No permite al evaluador tener mucha flexibilidad y por ello debe ajustarse al instrumento y no éste a las características del evaluado.
Está sujeto a distorsiones e interferencias personales de los evaluadores, quienes tienden a generalizar su apreciación acerca de los subordinados para todos los factores de evaluación. Cada persona interpreta y percibe las situaciones a su manera.
Tiende a rutinizar y generalizar los resultados de las evaluaciones.
Requiere procedimientos matemáticos y estadísticos para corregir distorsiones e influencia personal de los evaluadores.
Tiende a presentar resultados tolerantes o exigentes para todos sus subordinados.
De acuerdo con las desventajas que posee este método, se prevee:
Seminarear a todos los trabajadores y evaluadores en los pormenores del método utilizado, resaltando los objetivos que persigue.
Análisis de las posibles distorsiones y errores de los evaluadores en el proceso evaluativo.
Intercambio de criterios con los evaluados y evaluadores sobre el método utilizado y los objetivos que la evaluación persigue.
Verificación de los resultados de las evaluaciones comparándolas con los resultados en el trabajo de las diferentes áreas.
Calificación de la evaluación
La calificación estará en correspondencia con el grado (puntos) que se le otorgará a cada indicador, los cuales serán totalizados; la puntuación resultante se ubicará en la escala diseñada al efecto donde se obtendrá la evaluación final del trabajador, la máxima puntuación, que se podrá obtener es 100 y el mínimo 0.
La evaluación del desempeño además de señalar los puntos débiles y fuertes de cada trabajador con el objetivo de ayudarlo en el desarrollo de sus habilidades, sirve de base para la proyección de los jefes para vincular los objetivos de la Empresa con los de cada área y a su vez con las tareas que realiza el trabajador.
En dependencia de esta evaluación se clasifica la evaluación del desempeño del trabajador reflejado en el Cuadro 1 que se muestra a continuación:
Cuadro 1 – Calificación de la Evaluación del Desempeño
Cantidad de puntos | Evaluación del desempeño |
Desde 0 hasta 29 | Deficiente |
Desde 30 hasta 59 | Regular |
Desde 60 hasta 79 | Aceptable |
Desde 80 hasta 89 | Muy bueno |
Desde 90 hasta 100 | Excelente |
Fuente: Elaboración propia
La evaluación final se corresponderá con los desempeños siguientes:
Desempeño laboral deficiente: El evaluado incumple las recomendaciones derivadas de la evaluación anterior, tareas, presenta problemas e disciplina laboral y su actividad es insuficiente, todo ello puede conducir a la pérdida de la idoneidad demostrada.
Desempeño laboral regular: El comportamiento del evaluado está por debajo del requerimiento del puesto de trabajo que desempeña, aunque a veces no cumple con la actividad prevista.
Desempeño laboral aceptable: El evaluado cumple frecuentemente con la actividad prevista, pero necesita de un proceso de perfeccionamiento para superar algunos aspectos débiles.
Desempeño laboral muy bueno: El comportamiento del evaluado es efectivo y eficiente en el trabajo realizado, cumple con la actividad prevista, aunque existen pocas cosas por superar o perfeccionar.
Desempeño laboral excelente: El evaluado sobrecumple su actividad, los resultados sobresalen en el colectivo tanto de manera cuantitativa como cualitativamente, gozando de un adecuado prestigio.
Cuando el evaluado obtenga una calificación inferior al desempeño laboral excelente, el jefe deberá señalar en que aspectos requiere capacitación y con ello incluir el plan de medidas a controlar.
Una vez determinada la calificación y el desempeño correspondiente del evaluado se le realizará una propuesta en correspondencia con los resultados obtenidos según puntuación.
Cuadro 2 – Propuesta de la Evaluación del Desempeño
Evaluación del desempeño | Propuesta de la evaluación | |
Deficiente |
| |
Regular |
| |
Aceptable |
| |
Muy bueno |
| |
Excelente |
| |
Fuente: Elaboración propia
Posteriormente el evaluador realizará un comentario de acuerdo a las deficiencias detectadas, señalando en que aspecto requiere capacitación e incluyendo el plan de medidas a controlar. Por último el evaluado expresa su conformidad o inconformidad con respecto a la misma y firma el modelo.
Errores
La evaluación debe ser lo más objetiva y transparente posible refiriéndose a resultados concretos del trabajo, evitándose situaciones como, la tendencia central, la inmediatez y el efecto halo.
Tendencia central: Cuando las estadísticas de la evaluación indican que todos los trabajadores son evaluados entorno a una media colectiva.
Efecto halo: Cuando el evaluador influenciado por una sola característica o resultado del trabajador otorga el máximo de la puntuación en todos los indicadores.
Efecto recencia: Cuando se evalúa positiva o negativamente a una persona por su conducta más reciente y no por su actuación a lo largo de todo el período.
Su desarrollo implica la obligatoriedad por parte del evaluador de fijar los resultados concretos a alcanzar (ya sea objetivos, índices, indicadores, tareas, etc.)
Caer en errores o en deficiencias como al anteriormente mencionadas trae como consecuencia un efecto contrario al esperado con la aplicación del sistema. Otra situación aún más nociva para la organización es la no adecuada fijación de las metas de trabajo, en este caso la evaluación del desempeño carece de sentido, el trabajador no se siente comprometido y por ende su aporte se traduce literalmente en conflictos y gastos para la organización.
Generalidades
La evaluación del desempeño en todos los casos será firmada por el evaluador y el trabajador evaluado, independientemente que esté o no de acuerdo este último con la misma, en cuyo caso plasmará en el modelo su inconformidad, de considerarlo necesario.
El trabajador en desacuerdo con su evaluación, lo comunicará al Jefe Inmediato Superior del evaluador en un plazo no mayor de 3 días hábiles posteriores a la fecha de la entrevista de Evaluación del Desempeño.
Las evaluaciones del desempeño se archivarán por los evaluadores manteniéndose para cada trabajador (en un file) el historial de los cortes semestrales y de las mensuales no menos de las correspondientes a los meses del año en curso.
El otorgamiento de estímulos materiales y morales, así como la adopción de otras decisiones relacionadas con la política laboral, se realizará en todos los casos, sobre la base de los resultados del trabajador expresados según el presente sistema de valuación del desempeño.
Ante dos evaluaciones semestrales consecutivas con resultados de mal o cualquier combinación de mal y regular, el evaluador deberá analizar y decidir sobre la idoneidad del trabajador según los procedimientos establecidos al respecto.
El trabajador inconforme con los resultados de la evaluación, puede reclamar ante el jefe inmediato superior al que realizó la misma, el que solicita al Comité de Expertos, el cual decide lo que procede dentro de los 30 días posteriores. Contra esa decisión no cabrá recurso de apelación.
La evaluación del desempeño se realizará mensualmente con cortes semestrales, por el jefe directo del trabajador y debe resultar en:
Un proceso de interactuación que facilite la comunicación entre los miembros de los equipos de trabajo para asegurar el cumplimiento de los objetivos y resultados planificados y elevar sistemáticamente el desempeño.
Un proceso de retroalimentación que permita al jefe y a sus subordinados detectar los problemas y deficiencias presentes en el área de trabajo y conciliar las vías para su solución y mejora sistemática.
El proceso evaluación del desempeño se realizará mediante la ejecución de las acciones siguientes:
Autoevaluación por parte del trabajador.
Evaluación del desempeño por parte del jefe directo del trabajador.
Discusión de los resultados de la evaluación con el trabajador.
Archivo de las evidencias evaluativos (modelos), para consultas posteriores del propio proceso u otros análisis y decisiones.
Finalmente se puede señalar que en la Unidad Empresarial de Base de Producción "Antonio Guiteras", por sus propias características y el avance en el conocimiento acerca de los temas de gestión de la calidad, gestión estratégica y temáticas de dirección por objetivos y aún más por encontrarse la empresa en Perfeccionamiento Empresarial, donde se exige una política de trabajo por resultados, fue factible aplicar la metodología propuesta dada la preparación del personal implicado.
Esta investigación propicia que una vez generalizada se implemente la Evaluación del Desempeño elaborada y se aplique una nueva terminología en el trabajo con enfoques modernos. Los indicadores propuestos constituyen punto de partida para la futura aplicación de la Gestión por Competencia del Capital Humano en dicha entidad.
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Anexo
Anexo #1: Indicadores seleccionados en la tormenta de ideas
1. Cumplimiento de los objetivos y tareas.
2. Calidad del trabajo.
3. Conocimientos del trabajo.
4. Disciplina laboral.
5. Iniciativa y creatividad.
6. Cooperación y trabajo en equipo.
7. Superación personal.
8. Cultura de producción.
9. Relaciones humanas.
10. Aprovechamiento de la jornada de laboral.
11. Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
12. Cumplimiento del plan de capacitación y desarrollo individual.
13. Cantidad de trabajo.
14. Organización.
15. Comunicación.
16. Capacidad de mando.
17. Capacidad de aprendizaje.
18. Solución de problemas.
19. Interés por dirigir.
20. Cumplimiento del plan de trabajo.
Anexo #2: Encuesta aplicada al grupo de expertos
De los siguientes indicadores para evaluar el desempeño de los trabajadores de la Unidad Empresarial de Base "Antonio Guiteras", encierre en un círculo según el orden de prioridad que usted considere (de menor a mayor).
INDICADORES A MEDIR | ORDEN DE PRIORIDAD | |||||||||||||
Calidad del trabajo: Mide la profesionalidad, exactitud, limpieza, frecuencia de error, y el esmero que caracteriza el servicio prestado por el evaluado en el cumplimiento de normas técnicas, procedimientos e instrucciones relacionadas con la actividad laboral que desempeña. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Disciplina laboral: Mide el comportamiento del evaluado en cuanto al aprovechamiento de la jornada laboral, violación de la disciplina tecnológica, cumplimiento del Reglamento disciplinario interno. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Iniciativa y creatividad: Mide el grado de independencia con que el trabajador aporta ideas, criterios nuevos en su puesto de trabajo, forma de enfrentar situaciones no rutinarias e incorporación de mejoras al trabajo. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Cooperación y trabajo en equipo: Mide el nivel de aceptación de las orientaciones del jefe y su colaboración eficaz en equipo. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Superación personal: Mide el cumplimiento por parte del trabajador de las acciones de capacitación y desarrollo profesional que le han sido programadas, al igual que los resultados alcanzados en las mismas. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente: Mide el comportamiento del evaluado a partir del cumplimiento de las normas, procedimientos e instrucciones que indican el correcto uso de los medios de protección, medidas de seguridad en el trabajo y el cuidado y conservación del medio ambiente. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Organización: Mide el grado de organización del puesto. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Comunicación: Valora el grado de comunicación en su área de trabajo. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Solución de problemas: Mide la posibilidad de solucionar problemas del área, reacción ante situaciones en la operación. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Cumplimiento del plan de trabajo: Mide el cumplimiento de las tareas que se le han sido asignadas al evaluado en tiempo, de forma cualitativa y cuantitativamente, a partir de los conocimientos, acciones y funciones a ejecutar en el puesto de trabajo. | 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 | |||||||||||||
Anexo # 11: Método Kendall
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Autor:
MSc. Azucena González Verde
Ing. Lisset Torriente Garcia
Ing. Lisbet Mendoza Soca
lisbet.mendoza[arroba]umcc.cu
Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos"
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