Guía de la interfaz de usuario de Access 2007 (página 2)

Documentos con fichas  Los formularios,
tablas, consultas, informes,
páginas y macros se
muestran como documentos con
fichas.

Barra de estado  Es la barra
situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que
se muestra la información de estado y que incluye botones
que permiten cambiar la vista.

minibarra de herramientas  Es un
elemento que aparece de manera transparente encima del texto
seleccionado para que se pueda aplicar fácilmente formato
al texto.

Introducción a
Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007
haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un
acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una
base de
datos), aparece la página Introducción a
Microsoft
Office Access. Esta página muestra lo que se
puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access
2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco,
crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una
base de datos reciente (si se ha abierto alguna base de datos
anteriormente). También se puede ir directamente a
Microsoft Office Online para obtener más información sobre 2007 Microsoft Office
system y Office Access 2007, o bien, hacer clic en elbotón
de Microsoft Office y usar el menú para abrir una base de
datos existente.

Abrir una nueva base de datos en
blanco

• Inicie Access desde el menú
  Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

• En la página Introducción a
  Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en
  blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

• En el panel Base de datos en blanco,
  en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de
  archivo o use el nombre proporcionado.

• Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una
nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 incluye una serie de
plantillas y se pueden descargar más plantillas desde
Microsoft Office Online. ¿Qué es una plantilla? En
el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos
previamente diseñada con tablas, formularios e informes de
diseño
profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la
hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una
plantilla destacada

• Inicie Access desde el menú
  Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página
Introducción a Microsoft Office Access.

• En la página Introducción a
  Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en
  línea, haga clic en una plantilla.

• En el cuadro Nombre de archivo situado a la
  derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre
  proporcionado.

• Opcionalmente, active Crear y vincular la
  base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services
  si desea vincular a un sitio de Windows SharePoint
  Services.

• Haga clic en Crear-o bien-Haga clic en
  Descargar

Access crea la nueva base de datos a partir de la
plantilla y la abre.

Se pueden descargar plantillas adicionales de
Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office
Access 2007.

Crear una nueva base de datos a partir de una
plantilla de Microsoft Office Online

• Inicie Access desde el menú
  Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página
Introducción a Microsoft Office Access.

• En la página Introducción a
  Microsoft Office Access, en el panel Categorías
  de plantillas, haga clic en una categoría y,
  cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga
  clic en una de ellas.

• En el cuadro Nombre de archivo situado a la
  derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre
  proporcionado.

• Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la
plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa
plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo,
la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de
datos, Access agrega el nombre de archivo y la
ubicación de la base de datos a una lista interna de los
documentos más recientemente usados. Esta lista aparece en
la página Introducción a Microsoft Office
Access, de modo que se pueden abrir fácilmente las
bases de datos
más recientemente usadas.

Abrir una base de datos recientemente
usada

• Inicie Access.

• En la página Introducción a
  Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos
  reciente, haga clic en la base de datos que desee
  abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el
botón de Microsoft Office Access

• Inicie Access.

• Haga clic en el botón de Microsoft
  Office y haga clic en la base de datos que desee
  abrir, si aparece en el panel derecho del menú.-o
  bien-Haga clic en el botón de Microsoft Office
  y, a continuación, haga clic en
  Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo
  Abrir, escriba un nombre de archivo y, a
  continuación, haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

Cinta de
opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente
los menús y barras de herramientas,
además de proporcionar la principal interfaz de comandos de
Office Access 2007. Una de las principales ventajas de la cinta
de opciones es que fusiona en una sola ubicación las
tareas o los puntos de entrada que solían requerir la
visualización de menús, barras de herramientas,
paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario.
De este modo, sólo hay una ubicación donde hay que
buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de
opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de
Office Access 2007, donde se muestran los comandos en la ficha de
comando activa.

La cinta de opciones se compone de varias fichas
que contienen comandos. En Office Access 2007, las fichas de
comandos principales son Inicio, Crear,
Diseño de página y Herramientas de base
de datos. Cada ficha contiene grupos de
comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los
demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la
galería, que es un nuevo tipo de control que
presenta las opciones visualmente.

Los comandos de la cinta de opciones tienen en
cuenta el objeto actualmente activo. Por ejemplo, si hay una
tabla abierta en la vista Hoja de datos y se hace clic en
Formulario de la ficha Crear en el grupo
Formularios, Office Access 2007 crea el formulario
basándose en la tabla activa. Es decir, se escribe el
nombre de la tabla activa en la propiedad
OrigenDelRegistro (RecordSource) del formulario.

Se pueden usar métodos
abreviados de teclado con la
cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las
versiones anteriores de Access siguen vigentes. El sistema de acceso
de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las
versiones anteriores de Access. Este sistema usa indicadores
pequeños de una sola letra o una combinación de
letras que aparecen en la cinta de opciones e indican el método
abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se
pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

• Inicie Access.

• Haga clic en la ficha que desee.

O bien,

• Inicie Access.

• Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

• Presione la tecla o las teclas mostradas en
  la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de
  comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras.
La forma más rápida y más directa es usar el
método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce
el método abreviado de una versión anterior de
Access, también deberá funcionar en Office Access
2007.

Para obtener más información sobre
los métodos abreviados de teclado, vea Métodos
abreviados de teclado de Access.

Ejecutar un comando

• Inicie Access.

• Haga clic en la ficha correspondiente al
  comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo
  de las fichas y comandos disponibles en cada ficha. Las
  fichas y comandos disponibles cambian dependiendo de lo que
  se esté haciendo.

• Haga clic en el control que represente el
  comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de
  teclado correspondiente al comando de una versión
  anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la
sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos
estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de
interfaz de usuario de Office Professional 2007 denominado ficha
de comandos contextual. Según el contexto (es decir,
según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se
esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias
fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos
estándar.

Activar una ficha de comandos
contextual

• Haga clic en la ficha de comandos
  contextual.

O bien,

• Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

• Presione la tecla o las teclas mostradas en
  la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos
  contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen
comandos y características que se usan en un contexto
específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la
vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos
que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla
en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista
Diseño, aparece una ficha de comandos contextual
denominada Diseño junto a la ficha Herramientas
avanzadas. Cuando se hace clic en la ficha
Diseño, en la cinta de opciones se muestran los
comandos que están disponibles únicamente cuando el
objeto está en la vista Diseño.

Galerías   

La nueva interfaz de usuario de Office Access
2007 también incluye un nuevo control denominado
galería. El control de galería funciona
conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados
deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control
de galería muestra el resultado de usar dichos comandos.
El objetivo es
proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office
Access 2007 puede hacer, centrando la atención en los
resultados y no sólo en los propios comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y
tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una
representación similar a un menú que se despliega,
e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el
contenido de la galería dentro de la cinta de
opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más
de espacio en el área de trabajo. Por
ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que
quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para
cerrar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de
comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic
en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de
opciones

• Haga doble clic en la ficha de comandos
  activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

• Haga de nuevo doble clic en la ficha de
  comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso
rápido  

La barra de herramientas de acceso rápido
es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a
la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos
con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se
compone de los comandos que más se usan, como
Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante,
cada usuario puede personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido de modo que incluya los comandos que use con
más frecuencia. Asimismo, puede modificar la
ubicación de la barra de herramientas y cambiar el
tamaño pequeño predeterminado a grande. La
minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos
en la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño
grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de
toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de
acceso rápido

• Haga clic en la primera flecha desplegable a
  la derecha en la barra de herramientas.

• Haga clic en Personalizar barra de
  herramientas de acceso rápido y, a
  continuación, en Más comandos.

• En el cuadro de diálogo
  Configuración de acceso, seleccione el comando
  o los comandos que desee agregar y, a continuación,
  haga clic en Agregar.

• Para quitar un comando, resáltelo en
  la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en
  Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando
  en la lista.

• Cuando termine, haga clic en
  Aceptar.

Panel de
exploración

Cuando se abre una base de datos o se crea una
nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en
el panel de exploración. Los objetos de la base de datos
son las tablas, los formularios, los informes, las
páginas, las macros y los módulos. El panel de
exploración reemplaza la ventana Base de datos de las
versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de
datos para llevar a cabo una tarea en una versión
anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de
exploración de Office Access 2007. Por ejemplo, si desea
agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa
tabla en el panel de exploración. 

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar
un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el
botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del
menú contextual. Los comandos del menú contextual
varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una
tabla, un formulario o un informe

• En el panel de exploración, haga doble
  clic en el objeto.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el
objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

• En el panel de exploración, haga clic
  con el botón secundario en un objeto.

• En el menú contextual, haga clic en un
  elemento de menú.

Observe que puede configurar una opción
para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de
diálogo
Opciones de exploración.

En el panel de exploración se dividen los
objetos de la base de datos en categorías que contienen
grupos. Algunas son categorías predefinidas pero
también se pueden crear grupos personalizados.

De forma predeterminada, el panel de
exploración aparece cuando se abre una base de datos en
Office Access 2007, inclusive las bases de datos creadas con
versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de
exploración aparezca de forma predeterminada, configure
una opción de programa. En los
siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada
acción.

Para mostrar u ocultar el panel de
exploración  

• Haga clic en el botón situado en la
  esquina superior derecha del panel de exploración (
  o presione F11.

Impedir que el panel de exploración
aparezca de forma predeterminada

• Haga clic en el Botón Microsoft
  Office y, a continuación, haga clic en
  Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo
Opciones de Access.

• En el panel izquierdo, haga clic en Base
  de datos actual.

• Bajo Exploración, desactive la
  casilla de verificación Mostrar panel de
  exploración y, a continuación, haga clic en
  Aceptar.

Para obtener más información sobre
el panel de exploración, vea el artículo
Guía del panel de exploración.

Documentos con
fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los
objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de
ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que
prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o
deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de
Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más
adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la
configuración de los documentos con fichas, es preciso
cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva
configuración surta efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos

• Haga clic en el Botón Microsoft
  Office y, a continuación, haga clic en
  Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo
Opciones de Access.

• En el panel izquierdo, haga clic en Base
  de datos actual.

• En la sección Opciones de
  aplicación, bajo Opciones de la ventana de
  documentos, seleccione Documentos con fichas.

• Active o desactive la casilla de
  verificación Mostrar fichas de documento. Al
  desactivar la casilla de verificación, se desactivan
  las fichas de documento.

• Haga clic en Aceptar.

 NOTAS 

• El valor de Mostrar fichas de
  documento debe configurarse independientemente para cada
  base de datos.

• Tras modificar la configuración de
  Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y
  volver a abrir la base de datos para que el cambio surta
  efecto.

• Las nuevas bases de datos creadas en Office
  Access 2007 muestran las fichas de documento de forma
  predeterminada.

• Las bases de datos creadas con una
  versión anterior de Access utilizan ventanas
  superpuestas de forma predeterminada.

Barra de
estado

Al igual que en las versiones anteriores de
Access, en Office Access 2007 se puede mostrar una barra de
estado en la
parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la
interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los
mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los
indicadores de progreso, etc. En Office Access 2007, la barra de
estado desempeña asimismo dos funciones
estándar que también se ven en la barra de estado
de otros programas de
Office Professional 2007: el cambio de
vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado
permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas
disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom
variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar
mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o
deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de
Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

• Haga clic en el Botón Microsoft
  Office y, a continuación, haga clic en
  Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo
Opciones de Access.

• En el panel izquierdo, haga clic en Base
  de datos actual.

• Bajo Opciones de aplicación,
  active o desactive la casilla de verificación
  Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de
  verificación, se desactiva la visualización de
  la barra de estado.

• Haga clic en Aceptar.

Minibarra de
herramientas

Una de las operaciones
más comunes realizadas en cualquier programa de Office
Professional 2007 es la aplicación de formato a texto. En
las versiones anteriores de Access, la aplicación de
formato a texto requería a menudo el uso de un menú
o la visualización de la barra de herramientas
Formato. En Office Access 2007, se puede aplicar formato a
texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas.
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra
de herramientas aparece automáticamente encima del texto
seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse
(ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se
intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita,
cursiva, tamaño de fuente, color, etc.
Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas,
ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la
minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección
de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de
herramientas desaparece.

Dar formato a texto mediante la minibarra de
herramientas

• Seleccione el texto al que desee aplicar
  formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera
transparente encima del texto.

• Aplique formato utilizando la minibarra de
  herramientas.

Obtener
ayuda

Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda
presionando F1 o haciendo clic en el signo de
interrogación situado en el lado derecho de la cinta de
opciones.

Vea también

• Lo nuevo en Microsoft Office Access 2007

Autor:

Marc