iii. Ayuda a tener una visión de largo plazo a
quienes toman la decisión, así ellos pueden
planificar mejor.
iv. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la
auditoria operativa en forma parcial, considerando una o
más áreas especificas periódica y
rotativamente.
v. La Auditoria Operativa debe ser hecha por un grupo
multidisciplinario, donde cada profesional se debe incorporar en
la medida que se necesiten sus conocimientos.
El Auditor Operativo, debe basar su preparación en
administración general, teoría
de la
organización, auditoria, economía, costos, psicología general y
social, comercialización, finanzas,
administración
de personal, producción política y estrategia de
empresas entre
otras mas.
vi. No debe entorpecer las operaciones normales de la
empresa.
Las características del medio externo y sus iteraciones
con la empresa, caen
dentro del ámbito de la auditoria operativa.
4. Metodología de la Auditoria Operativa
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un
conocimiento
detallado de la entidad auditada y sin que sus ejecutivos
manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la
entidad será:
i. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la
empresa.ii. Etapa de Estudio General: definir las
áreas críticas, para así llegar a
establecer las causas últimas de los problemas. Se
debe poner hincapié en los sistemas de control
internos administrativos y gestión de cada
área.iii. Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer
la relación entre los problemas visibles y potenciales
y las causas que en verdad lo originaron
El auditor debe generar un modelo de
control.
Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de
formular los juicios que conozcan al diagnostico real de la
situación y también a un pronostico.
iv. Etapa de Comunicación de Resultados: es un
informe que proporciona una opinión meditada, experta
e independiente en relación a la materia sometida a
examen, con su evidencia correspondiente.
La estructura del
informe debe
contener:
Objetivo de la auditoria.
Metodología.
Alcance del trabajo.
Diagnostico.
Recomendaciones.
Pronostico.
Anexos.
v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las
debilidades han sido solucionadas.
Si el auditor es de la empresa no tiene
para que conocer y se salta esta etapa.
5. La Auditoria y el Control de la Empresa
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de
empresas:
Es la verificación de sí todo ocurre en una
empresa conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y
a los principios admitidos.Es el análisis permanente de las desviaciones entre
objetivos y realizaciones y la adopción de las medidas
correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o
bien su adaptación necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden ser:
Intervención
Inspección
Control interno
Auditoria externa: Es el examen de los estados financieros
realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional
cualificado e independiente con el fin de expresar su
opinión sobre ellos.Auditoria interna: Es el examen de las actividades
contables financieras y de otro tipo, echo de la
organización de la empresa, para ayudar a la
dirección general.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la
actualidad se consideran como las formas mas sustantivas de
control, las siguientes:
Control de gestión: Función de
síntesis realizada en el mas alto nivel de la
estructura.Auditoria interna: Labor de análisis que completa
en extensión y profundidad la labor del control de
gestión.Auditoria externa : Labor de comprobación
posterior, realizada por una persona u organismo externo a la
empresa
Normas y Herramientas de
la Auditoria Operativa
1. Normas de la Auditoria
i. Necesidad de las Normas
La auditoria es una actividad profesional, por lo tanto el
auditor debe procurar que sus servicios sean
de calidad y alto
nivel.
Se podría pensar que el nivel profesional se obtiene
estudiando y estableciendo procedimientos
mínimos obligatorios, pero la auditoria no es una
actividad mecánica que acepte la aplicación de
reglas o formas de actuar rígidas.
El ser auditor exige un juicio profesional, sólido y
maduro para:
Determinar los procedimientos a seguir.
Juzgar los resultados obtenidos.
Adaptarse a circunstancias cambiantes de los negocios.
Para satisfacer la necesidad de asegurar un servicio sobre
bases mínimas de calidad, rigidizarlo mediante la
exigencia de cumplir con determinados procedimientos, se
acordó establecer principios
mínimos fundamentales que puedan definirse en
términos generales, a los cuales se les llamo normas de
auditoria.
A medida que la auditoria fue evolucionando, los organismos
pertinentes tomaron conciencia de la
necesidad de establecer estas normas a las cuales debían
ajustarse los profesionales dedicados a esta labor. Y ello porque
la adopción
de normas en materia de
informes y
demás aspectos importantes de esta actividad, contribuyen
a mejorar el servicio que los auditores prestan a sus clientes.
Las normas hacen comprensibles el alcance de los auditores y
su responsabilidad, tanto para los auditores como
para los clientes. Pero de ninguna manera estas normas implican
restringir la libertad del
auditor.
La definición de norma en la auditoria se puede
expresar como lo siguiente:
Normas de auditoria son los requisitos mínimos de
calidad relativos a la persona del
auditor y al trabajo que
desempeña, los que se derivan de la naturaleza
profesional de la actividad de auditoria y de sus
características específicas.
En conclusión, la normalización de una actividad establece un
conjunto de formalidades y características fundamentales
que forman la identidad de
dicha disciplina y
constituyen los requisitos de calidad que rigen la actividad del
auditor, el desarrollo del
trabajo, las conclusiones y recomendaciones que deben comunicarse
a las personas u organismos respectivos.
ii. Normas de la Auditoria Operativa
En un inicio no había normas para esta auditoria, la
operativa pero si se sabia lo que se necesitaba y su marco
conceptual, se empezaron a adaptar las normas de la auditoria
tradicional.
La auditoria operativa necesita para evaluar normas o
estándares de comparación para juzgar y medir la
función
que se esta analizando.
Por ejemplo para evaluar la función administrativa se
necesita, al igual que la Auditoria de Estados
Financieros que la contabilidad
se realice con respecto a lo establecido por la contabilidad
general.
Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite
puede estar confundida ante que decisiones tomar o que juzgar.
Por este motivo desde ahora, las normas serán las
exigencias que enmarcan el trabajo
profesional del auditor y que le plantean en su que hacer
requisitos de calidad, respetando en esto el nombre de la
auditoria tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.
Normas Personales
Estas normas son las más inconmovibles, ya que son
propias de las personas. En toda labor de auditoria, el
profesional debe tener adiestramiento,
pericia, idoneidad, independencia
y experiencia.
Las normas que a continuacion se mencionaran son adaptadas de
la Auditoria de Estados Financieros:
a. El auditor debe ser una persona que, teniendo
titulo profesional oficialmente reconocido y o la
habilitación legal correspondiente, debe tener
entrenamiento técnico, experiencia y capacidad
profesional para ejercer la auditoria operativa.
En Chile no existe jurisprudencia
explicita de que un auditor operativo deba tener el titulo de
Auditor, como si es el caso de la Auditoria de Estados
Financieros, pero se considera que si debe tenerlo ya que este
profesional tiene especialización en este área,
aunque un ingeniero también tiene especialización
en cuanto a la parte administrativa.
La especialización técnica y profesional es
imprescindible para el auditor operacional.
b. El auditor debe realizar su trabajo y preparar su
informe con cuidado y diligencia profesional.
Cuando el auditor entrega su informe, tiene que avalar todas
las conclusiones que en el se encuentran.
c. El auditor debe mantenerse en una posición
de independencia a fin de garantizar la imparcialidad y
objetividad de sus juicios.
La independencia del auditor debe abarcar los aspectos
económicos como el personal (mental), es decir no tener
influencias.
Esta norma es difícil de implementar si el auditor
operacional es interno, por que él conoce a sus
compañeros además por la dependencia
económica o jerárquica que él tenga.
d. El auditor debe ser responsable de transmitir y
difundir sus conocimientos y experiencia, con el objeto de
perfeccionar y prestigiar la profesión.
Ya que como esta disciplina es relativamente nueva necesita de
un cuerpo teórico integral que la norme, describa y
explique.
Normas a la Realización del Trabajo
a. El trabajo de auditoria debe comprender una
adecuada planeación y supervisión de los
colaboradores.
Toda auditoria representa la realización de un proceso que
debe ser orgánico y coherente, a desarrollarse en un
periodo determinado y condicionado a las características
de la empresa que se audita y a los objetivos que
se persiguen con el examen. Para la realización de estos
objetivos el auditor debe tener trabajadores dependientes a
él para controlar y planificar las actividades,
además si tiene colaboradores también se deben
controlar. Para lo anterior se debe preparar un plan general de
auditoria que incluirá, como mínimo:
Los objetivos del trabajo
Los aspectos fundamentales del control interno y del
control de gestión a evaluar.El alcance del trabajo que se considera necesario para
permitir al auditor emitir responsable y documentadamente su
informe.Los procedimientos de auditoria y el momento que se
aplicaran.Los recursos materiales y humanos necesarios a su
distribución.
b. El trabajo de auditoria debe comprender un estudio
y evaluación adecuados de los sistemas de control
internos y de control de gestión vigentes en la
entidad examinada, para determinar la naturaleza,
extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoria a aplicar.
Para el auditor operativo, la evaluación
del sistema de
control
interno le ayudara a establecer en principio, las causas de
los problemas en
la gestión
analizada.
También el auditor operacional debe evaluar el sistema
de control de
gestión existente para saber como es la calidad de
la
administración y eficacia,
eficiencia y
economicidad de la empresa.
c. El trabajo de auditoria debe comprender la
obtención, mediante la aplicación de
procedimientos de auditoria, de evidencia comprobatoria
valida, pertinente y suficiente, que permita respaldar las
aseveraciones contenidas en el informe.
Toda conclusión debe estar respaldada, ya que se esta
evaluando las decisiones administrativas.
Normas Relativas al Informe
El auditor operacional tiene que emitir un informe en cambio el
auditor de estados financieros debe emitir un dictamen.
En este informe se exponen la evaluación, sugerencias y
recomendaciones para mejorar la gestión administrativa
a. El informe debe contener un pronunciamiento
respecto de la eficiencia, eficacia y economía de la
gestión administrativa en la materia o área
sometida a examen.
La auditoria operativa busca evaluar estos tres componentes y
por lo tanto se deben decir como están funcionando.
Toda la información que se pone en el informe debe
ser justificada ya que esta será leía por los
directivos superiores para ocuparlos como retroalimentación.
b. El informe debe contener como mínimo lo
siguiente:
Objetivo da la auditoria y motivo de su
realización.Metodología utilizada, enfatizando los
procedimientos que permitieron reunir la evidencia
sustentatoria.Alcance y limitaciones del examen.
Hechos o circunstancias importantes analizados o
diagnostico.Sugerencias y recomendaciones necesarias.
Pronostico de la información.
Y todo otro elemento o información que, a juicio
del auditor, mejore la comprensión del informe.
Esta norma muestra la
estructura y contenido del informe.
c. El informe debe ser entregado oportunamente para
asegurar su óptima utilización.
La dinámica en que se desarrollan las
empresas, las decisiones que se toman, tienen que ser
rápidas, ya que las organizaciones
cambian muy rápido. Es por este motivo que el informe debe
estar en el momento preciso para que se tomen las decisiones
pertinentes.
d. El informe debe reunir, como mínimo, las
características de: materialidad, precisión,
practicabilidad, integridad, veracidad, concisión,
claridad, oportunidad, prudencia.
Materialidad: El informe debe estar enfocado hacia los
aspectos fundamentales de la materia bajo examen, sin
detenerse en errores o deficiencias que no son significativos
en el contexto total.Precisión: La información debe ser apta y
convenientes para los requerimientos del usuario.Suficiencia: La información, debe además,
reunir los atributos necesarios para transmitir su
utilización, esto es, resolver problemas y mejorar la
gestión administrativa.Integridad: El contenido del informe ha de ser exhaustivo,
en el sentido de incluir, por lo menos, todos los elementos
esenciales de la situación auditada.Veracidad: La información presentada debe expresar
fielmente los acontecimientos reales, sin omisiones ni
deformaciones de ningún tipo.Concisión: La exposición requiere estar
sintetizada en grado tal que sea compatible con el tiempo
disponible de quien lo va a leer y analizar, sin perder por
ello la claridad de las ideas y conceptos vertidos.Claridad: El informe debe ser redactado en lenguaje de
fácil comprensión, para evitar problemas de
comunicación derivados de una excesiva
especialización de la fuente y/o del receptor.Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo
y lugar conveniente para el usuario.Prudencia: El auditor debe ser cauto en la
información entregada, evitando infidencias y riesgos
innecesarios.
i. Concepto de Técnica
Como se ha dicho el auditor emite un juicio de la empresa de
una parte o en su totalidad, y estos juicios deben sustentarse en
evidencias
sustentables (los esfuerzos del auditor deben dirigirse hacia la
obtención de esta evidencia).
En la auditoria las técnicas
son, métodos o
modos de actuar que permiten al auditor obtener
información destinada a sustentar, con evidencia
suficiente y pruebas
autenticas, su opinión o juicio sobre alguna materia
objeto de su análisis e investigación.
En consecuencia, no es la técnica misma la importante,
sino que lo es su validez como herramienta de
investigación seria y confiable, y la propiedad y
oportunidad de su aplicación a cada circunstancia en
especial.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptación
general que, sin rigidizar el trabajo del auditor, lo condiciona
sanamente. Esto significa que, en su labor de búsqueda de
evidencias a través de los cumplimientos de los
procedimientos apropiados, debe aplicar aquellas técnicas
que la practica y su ideonidad profesional le indiquen como
convenientes, enmarcando en las normas de auditoria.
ii. Tipos de Técnicas
Los tipos de técnicas pueden ser:
a. Estudio General
Es el estudio y análisis de los aspectos generales del
problema, situación y/o empresa, que puedan ser
significativos en su calidad de información para el
auditor.
Se concentrara mediante:
El examen de la documentación:
Revisión de escrituras, actas de directorio, juntas o
comités; manuales de
organización, de descripción de cargos, de procedimientos;
correspondencia relacionada con la organización y marcha
del ente; organigramas;
declaraciones de políticas
y filosofía de administración, todo lo cual debe otorgar
conocimiento del área o entidad examinada.
La información ocular:
Apreciación real, obtenida por el auditor.
Descripciones Escritas:
Son las características del sistema o de una
situación especifica a evaluar, pueden ser explicaciones
sobre las funciones de la
empresa, procedimientos registros,
formularios,
archivos,
recursos,
etc.
Lo importante es escribir lo visto aunque el auditor debe
tener la habilidad de escribir en forma clara y concisa.
b. Entrevista
Es recoger información formulando preguntas a los
empleados relacionados con el problema.
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las
preguntas y dar validez a las respuestas.
Se deben planificar las entrevistas a
efectuar, y así aprovechar mas el tiempo. La
respuesta a una sola pregunta es una parte minúscula en la
formación de la opinión, las respuestas a muchas
preguntas, relacionadas entre si, pueden suministrar elementos de
juicio muy satisfactorios.
El único problema de planificar las entrevistas es que
pueden mecanizar la información.
También si el auditor no desea tener un cuestionario
en la entrevista,
hace la entrevista
más amena y puede tener un clima mas grato,
además si hace esto debe tomar buenas notas resumidas que
después le ayuden en su labor.
c. Correlación con Información
Conexa
Cada vez que el auditor obtenga información que le
sirva de evidencia para la formación de un juicio,
deberá relacionarla con la información conexa de la
propia empresa y/o del medio relacionado, con el objetivo de
constatar tanto su confiabilidad y validez como que sea
concordante con el concepto,
políticas, filosofía de administración y
cultura
organizacional del ente examinado. Servirá para tal
constatación que ya estuvo en vista al practicar el examen
general, en especial manuales y documentos
emitidos por la empresa sobre su organización y modo de
administrar.
d. Confirmación
Es para tener la confirmación de las entidades ajenas a
la organización respectos de ciertos temas que le
interesen al auditor para que le ayuden a su trabajo.
Por ello estas entidades deben ser independientes de la
empresa, además la información que ellos emitan se
debe entregar directamente al auditor.
e. Observación
El auditor debe estar alerta ante cualquier situación
que se produzca y todas las actividades que se llevan a cabo.
La idea es ver que nada este fuera de lo normal.
Es una técnica de aplicación muy general y su
aporte no es muy concluyente, pues el auditor no la puede
vincular a procedimientos específicos de
verificación.
f. Análisis
Se examina cuidadosamente la información recopilada. Se
comprueba la calidad de la información y su relevancia
ante los hechos advertidos en las etapas de investigación,
para poder definir
el o los problemas, precisar su significado y trascendencia,
identificar sus causas y buscar las soluciones.
g. Otras Técnicas
Técnicas tales como árboles
de decisión, CPM, PERT y otras mas
ayudados por las estadísticas, matemáticas, probabilidades, programación
lineal, la computación ,etc. ayudan a los
administradores a tomar mejores decisiones , estas
técnicas también las utiliza el auditor operativo,
entonces, el debe saber como utilizarlos, además debe
tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.
Tanto las técnicas de proyección y de control
mencionadas, como aquellas propias de la ciencias de la
administración o investigación operativa, que
proporcionan un arsenal moderno, principalmente
matemático, y que permiten calcular eficazmente el
valor de
políticas directivas alternativas, son herramientas o
técnicas que el auditor debe poder utilizar cuando examina
la administración. Asimismo, también ellas pueden
ser objeto de auditoria en cuanto a la oportunidad, propiedad y
eficacia con que se manejan.
iii. Procedimientos de Auditoria
El auditor en general, no forma a su juicio de una sola
técnica, sino que aplica muchas de ellas para un mismo
hecho.
El Instituto Mejicano de Contadores Públicos, en su
boletín numero 2 de octubre de 1956 ha definido los
procedimientos de auditoria, diciendo que son: "el conjunto de
técnicas que forman el examen de una partida o un conjunto
de hechos o circunstancias".
Se pueden formular programas
generales y pormenorizados, según el grado de detalle. Los
primeros se limitan a un enunciado genérico de los
procedimientos y técnicas a aplicar, los segundos son mas
detallados en la descripción de los procedimientos y
técnicas de la auditoria (procedimientos es el curso de
acción
y de las tareas a realizar).
El programa de
auditoria es un excelente elemento de control de avance del
equipo de auditores.
iv. Programas de Auditoria
Es planificar el trabajo general, además es debe ser
una guía de las tareas del examen en forma precisa y
orientadas a hechos o áreas especificas, con
explicación de lo que debe hacerse.
El programa de auditoria es un enunciado, lógicamente
ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoria que
han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.
3. Criterios de Auditoria
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribió en "The
Journal of Accountancy" un articulo denominado "Auditoria
Administrativa", en el cual manifestaba que para delinear el
marco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de
auditoria, debían considerarse varios aspectos, uno de los
cuales era el formular normas de desempeño del gerente si se
quería algún sentido de la evaluación de su
conducta.
Es tas normas debían servirte para poder evaluar lo
observado en la realidad.
Cualquier evaluación implica comparar, entonces hay que
tener una norma o pauta contra la cual comparar la
situación real.
La auditoria operativa no tiene estas pautas que regulen en el
desempeño administrativo, y para comparar se han utilizado
las experiencias personales de cada auditor.
Cada vez que el auditor operativo evalúa una
situación especifica, una conducta, una decisión o
resultado determinado debe efectuar la comparación entre
lo observado y un modelo, pauta, norma o criterio de
desempeño administrativo, lo que debiera permitirle emitir
un juicio sobre la materia observada que determine si el
fenómeno o actividad bajo examen esta siendo bien
realizado o presenta errores o debilidades que es preciso sean
corregidas.
En Estados Unidos y
Canadá, han salido publicaciones con normas para ayudar a
los auditores a comparar lo observado.
ii. Formulación de Normas
El auditor operativo, en consecuencia, enfrentado a la
necesidad de emitir un juicio, para lo cual necesita practicar
evaluaciones y por ende, también comparaciones, si no
cuanta con normas o criterios de auditoria formuladas previamente
que regulen el desempeño administrativo que se esta
examinando, deberá abocarse a la tarea de definir tales
normas, para lo cual es recomendable sujetarse al siguiente
itinerario:
Primero: determinar las normas teóricas que rigen
la materia o función en examen.Segundo: estas normas creadas serán sujetas a
pruebas. La norma teórica afectada por estas
circunstancias y características, dará paso a
la norma tipo.Tercero: la norma tipo a su vez es afectada por propias
políticas, planes, programas y estilo de las
operaciones de la empresa o área auditada. Así,
él auditor corrige la norma tipo, adecuándola
al ente o función específica que esta bajo
examen.
La norma obtenida a esta altura se llama norma corregida.
Cuarto: la norma corregida, apropiada para la empresa o
función auditada, deberá examinarse en
relación a las condiciones que plantea el medio
ambiente a dicha empresa o función bajo examen,
La coyuntura política y económica y los factores
externos tales como la competencia, la
moda, los cambios
tecnológicos, etc., indudablemente que influyen, y
darán origen a la norma definitiva o criterio de
auditoria, que utilizara el auditor en el proceso de
evaluación al que debe someterse el resultado de sus
observaciones.
Esta metodología propuesta, no pretende ser el
único camino para definir normas o criterios de auditoria
racionalmente formuladas, sino que significa una forma de
eliminar la subjetividad que afecta a las normas para la
evaluación originadas solamente en la experiencia y
criterios del auditor.
Administración de
la Auditoría Operativa
1. Introducción
Como la auditoria operativa es una actividad, debe ser
planeada y administrada por los colaboradores, para llegar en
forma eficaz y eficiente al objetivo.
2. Planificación de la Auditoria Operativa
A través de la etapa preliminar del modelo
metodológico propuesto, el auditor se interioriza de los
principales antecedentes y características de la empresa,
lo que permite diseñar un plan general de la
auditoria.
Con este plan el cliente decide si
la
investigación se hace o no. Si se acepta se debe
especificar al cliente cuanto durara la investigación (con
cierta flexividad).
i. Determinación de los Objetivos
Para determinar los objetivos hay que saber que necesidades
del cliente se van a satisfacer.
Junto con la determinación de los objetivos, una buena
planificación implica dejar establecidas
todas las políticas, procedimientos y reglas que regulan
la conducta del grupo.
Si se tienen claros los objetivos, al auditor no se le pueden
exigir respuesta que no se consideraron.
ii. Orientación de la Auditoria
Al definir los objetivos, también hay que definir el
campo de acción que se evaluara.
La investigación deberá ceñirse a un
ámbito de acción lógicamente correspondiente
con el objetivo.
El grado de amplitud del trabajo puede variar desde la
organización en su totalidad y sin otra limitación
que la impuesta por los dueños, hasta determinados
subsistemas.
Se puede modificar la orientación de la auditoria si al
finalizar la etapa de estudio general del modelo
metodológico usado, se ve la necesidad de investigar
ciertas áreas.
iii. Metodología de la Auditoria Operativa
Características
Todas las metodologías deben adaptarse a cada caso de
estudio.
No es lo mismo auditar la gestión financiara de una
compañía manufacturera que la de la gerencia de
operaciones de
una aerolíneas. Tampoco si se trata de la primera
auditoria o si se han hecho varias.
También si los ejecutivos se cambian mucho o no. Todas
estas situaciones, determinan las características reviste
la utilización de la metodología, para cada
auditoria especifica.
Contenido
Una auditoria tiene varias etapas y cuando se obtengan
resultados se podrá programar con precisión y en
detalle lo que sigue.
Todo modelo de metodología, solo cobra vida al darle
sentido real y pragmático. Aun que el modelo
teórico es general, va a variar cuando se aplique a cada
caso (esto lo hace dinámico).
Los objetivos generales de un programa de auditoria son:
Planificar, guiar y dirigir el desarrollo profundo del
examen.Controlar la ejecución del trabajo.
Proporcionar un ordenamiento, sistemático para
definir y administrar coordinadamente la aplicación de
los procedimientos de auditoria, evitando omisiones.Coordinar los recursos humanos y establecer las
autoridades responsabilidades, uniformando criterios de
acción.
El contenido de los de cada programa dependerá mucho
del grado de división del trabajo aplicado. Algunos de los
puntos importantes que debe incluir son:
Identificación del objetivo de la Auditoria: se
orienta a los encargados para materializar el programa.Identificación de las áreas a examinar: al
separar el trabajo por áreas se facilita la
distribución y ejecución.Información y tareas que debe proporcionar al
área auditada: se especifica que tareas y/o
informaciones deben ser realizadas y/o entregas al
cliente.Definición de los procedimientos seleccionados:
deben ser enunciados en forma clara, precisa y ordenada. Este
ordenamiento es una secuencia lógica de
ejecución, estableciendo la coordinación
necesaria con otras actividades o procedimientos por
aplicarse en distintas áreas comprendidas dentro de la
auditoria.Indicación del alcance de los procedimientos: debe
indicarse la extensión con que se utilizaran los
procedimientos. Cobra aquí especial importancia el
muestreo estadístico, para establecer
científicamente la muestra que se deberá
seleccionar, con el objeto de inferir de su examen las
conclusiones aplicables al universo de operaciones,
actividades y sectores considerados en la auditoria.Oportunidad en que deben aplicarse los procedimientos: la
adecuada distribución de las pruebas y procedimientos
con el tiempo permitirá dosificar el desarrollo del
trabajo, evitar las demoras y atrasos en el programa y
cumplir con los plazos estipulados.Tiempo estimado para cada procedimiento: esta
estimación posibilita un control permanente de la
labor que se efectúa, en comparación con los
tiempos reales consumidos.Asignación de tareas: se distribuirá el
trabajo total a realizar entre los componentes del equipo de
auditoria, en la forma mas racional posible.
El auditor al momento de planificar el trabajo, debe estimar
el tiempo necesario para realizar la auditoria. Debe afinar esa
estimación hasta segmentarla por etapas y fases de la
metodología a ocupar.
El grado de dificultad y confiabilidad en la obtención
de la información necesaria, varia de empresa en empresa,
y en consecuencia, el tiempo requerido también. Por lo
tanto, el modelo es valido en cuanto a su secuencia de etapas,
pero el tiempo debe ajustarse.
3. Organización de la Auditoria Operativa
i. Selección de Equipos
La auditoria posee una connotación fuertemente
cualitativa, por lo que no basta con hacer un listado de los
conocimientos que el auditor debe poseer, por el contrario se
requiere de una conjunción de factores, los que se pueden
representar por:
¿Quiénes van a realizar la auditoria
operativa?¿Que deben saber?
¿Que experiencia y condiciones deben tener?
¿Cuál debe ser su perspectiva y
motivación?
En cuanto a la primera pregunta de pueden advertir dos
grupos:
Auditores, loas que por su formación profesional y
experiencia están en condiciones de conducir y
realizar el trabajo en forma óptima en cada una de las
etapas.Especialistas, que están relacionados con la
materia a auditar, se integran en forma permanente o
transitoria.
La segunda pregunta sobre el
conocimiento de las personas, esta se puede agrupar en dos
grupos:
Conocimientos sobre administración general,
contabilidad, costos, teoría de decisiones,
teoría de la organización, finanzas,
producción, comercialización, personal,
política y estrategia de empresa.
Estos conocimientos dan el contexto para el desarrollo y
aplicación de la auditoria operativa.
Conocimientos específicos de las particularidades
de la empresa y de sus funciones, para estar en condiciones
de concretar el trabajo en forma objetiva, pragmática
y flexible.
La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener
los auditores, es fundamental que hayan vivido los problemas,
conocer la organización, como por ejemplo su giro,
tamaño, patrimonio,
sector al que pertenece. Además deben saber trabajar en
equipos y comprender los puntos de vista de los otros
especialistas.
Importantes condiciones son aquellas le permiten crear y
mantener una buena relación interpersonal con los
integrantes de la organización. El tacto, la cautela y la
discreción son los atributos ineludibles para cualquier
auditor operativo, dado que trabaja mas con personas que con
documentos y a ellas afectan mas en su informe.
Para la última pregunta, por la misma naturaleza de la
investigación, el auditor operativo desarrolla lazos
naturales de estimación con las personas que forman la
empresa en algunos casos.
Como se sabe lo que el cliente espera de él, el auditor
debe mirar la situación a la que se enfrenta y su
contexto, la entidad, desde una perspectiva amplia y
constructiva. Debe tener conciencia que debe ayudar,
críticamente, a través de una nueva actitud
mental.
El auditor debe sentir la seguridad de que
la empresa intentara solucionar los problemas que el
encuentre.
ii. Asignación de Tareas
Definidos los objetivos, determinados los planes y conformado
el equipo, se procede a asignarlas horas y las tareas.
Para ello es necesario considerar algunos criterios:
Conocimiento que posee cada uno de los miembros del
grupo.Habilidades y capacidades personales.
Experiencias vividas.
Preferencias que pueden tener y que sean compatibles con
otros criterios.Complejidad, importancia y requerimientos de cada
tarea.
La dirección del equipo siempre debe ser
ejercida por profesionales que tengan alta capacidad
técnica, humana y conceptual, de acuerdo a, la labor que
se efectúa.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe
mantener una estabilidad durante la auditoria.
4. Ejecución y Control de la Auditoria
i. Control sobre la Marcha
Los objetivos de una adecuada ejecución y control del
trabajo son:
Optimizar la coordinación y las relaciones humanas
entre el equipo.Supervisar las actividades.
Analizar los avances del programa, solucionando en el
momento las dificultades que hay.Evaluar las situaciones relevantes que se hayan detectado,
ya sean negativas o positivas.Que las evidencias obtenidas sean evaluadas por el
profesional con mas experiencia, para que los juicios
emitidos sean los mas acertados.
El equipo de trabajo encargado de ejecutar la auditoria debe
ser controlado considerando dos planes:
Control cuantitativo: en relación al tiempo que se
destina a cada fase y etapa, el cual no debe
sobrepasarse.Control cualitativo: en relación al avance y
calidad de lo desarrollado. Debe ser periódica ya que
se debe seguir el programa.
ii. Desviación de los Objetivos
Lógicamente ocurrirán desviaciones entre lo que
se desea hacer y lo que ha sido posible alcanzar en la realidad.
Estas desviaciones deben ser detectadas a tiempo para intentar
solucionarlas con cierta prioridad de acuerdo a su impacto. Cabe
considerar la naturaleza de cada desviación, su
frecuencia, causas que lo originaron y en que medida entorpecen
el cumplimiento de los objetivos.
El grupo debe haber un sistema de
información para una buena coordinación de los tiempos, conocer el
grado de avance, las dificultades del terreno para así
poder determinar las desviaciones. Además este sistema de
información debe ser claro y expedito.
iii. Correcciones Internas
Del análisis de las desviaciones se deben concluir las
medidas para contrarrestar los efectos. Haci se enmienda el rumbo
del trabajo, para así proteger la calidad del trabajo.
La existencia de un proceso retroalimentador
(planificación – ejecución – control
– planificación) permitiría tomar decisiones
oportunas.
La implementación hecha por el auditor, para solucionar
los problemas, es la que obviamente presenta una mayor
ventaja.
Las correcciones dan sentido al control de la auditoria,
porque constituyen el eslabón intrínsicamente
positivo y corrector de la acción. Estas medidas son
internas y deben trascender al cliente.
iv. Control del Resultado Final
Es la última etapa del trabajo y es como un control de
calidad de un producto
terminado.
El auditor a cargo y su equipo, deben preguntarse si
están satisfechos por el resultado final que van a
entregar al cliente.
En este punto de la investigación se ha de evaluar, con
que eficacia se llevo a cabo la auditoria, es decir, su calidad,
oportunidad, costos, alcance y valides también el
rendimiento que se obtuvo del trabajo, todo esto en
relación a al planificación.
Se debe evitar las sugerencias que se dieron en trabajos
anteriores, porque la auditoria operativa enfrenta situaciones
siempre distintas y cambiantes.
Metodología de la
Auditoría Operativa
1. Necesidad de una Metodología Propia
La metodología se define como la ciencia del
método,
según el diccionario,
es un modo razonado de obrar o hablar, aplicado en forma
habitual.
En este sentido, la metodología propuesta es un
conjunto armónico de métodos debidamente estudiados
para el desarrollo de la auditoria operativa. Es un programa de
acción, un camino a utilizar por el auditor para el logro,
de los objetivos de la evaluación.
Una metodología propia para la auditoria operativa, es
necesaria por las siguientes razones:
Para un mejor aprovechamiento de los recursos.
La auditoria operativa debe ser hecha por un equipo
multidisciplinario. Una buena metodología permite
aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro.
Para ser consecuentes con la auditoria.
La auditoria operativa es un proceso sistemático de
evaluación y por esto deben ocupar estrategias,
tácticas y métodos, recursos, etc. para efectuar
una labor profesional. No se puede prescindir, entonces, de una
metodología.
Para reforzar el desarrollo de la auditoria operativa
Como esta auditoria es nueva, la metodología que se
use, debe establecerle modo en que se hace el examen y se debe
documentar para poder ayudar a esta área profesional.
2. Características Científicas de la
Metodología
Se dice que la ciencia es un
estilo de pensamiento y
de acción, tal vez el mas universal y provechoso de todos.
El modo como trabaja la ciencia para alcanzar su objetivo se
denomina método
científico.
La finalidad de aplicar este método es incrementar el
conocimiento.
El método científico es un modo de tratar los
problemas intelectuales,
no cosas, instrumentos o personas. En consecuencia, puede
utilizarse en todos los campos del conocimiento.
El método científico implica seguir los
siguientes pasos:
Enunciar preguntas bien formuladas y verosímilmente
fecundadas.Plantear conjeturas, fundadas y contrastables con la
experiencia, para contestar a las preguntas
(formulación de hipótesis).Derivar consecuencias lógicas de la conjeturas.
Seleccionar técnicas para someter las conjeturas a
contrastación. Asegurarse de la relevancia y
confiabilidad de dichas técnicas.Efectuar la contrastación e interpretar sus
resultados.Estimar la pretensión de verdad de las conjeturas y
la fidelidad de la aplicación de las
técnicas.Establecer los dominios en los cuales valen las conjeturas
y las técnicas, formulando los nuevos problemas y
situaciones derivadas de la investigación.
El método propuesto en la primera parte de este trabajo
(pag. 6) tiene tres características del método
científico:
Avanza gradualmente a partir del conocimiento acumulado
anterior y el nuevo queda sujeto a prueba y
corrección.Entrega verdades parciales, no finales. Estas son
aproximaciones.Se corrige a si mismo. Puede identificar sus errores.
La metodología propuesta para la auditoria operativa
sigue el método de las aproximaciones sucesivas, en tal
forma que cada una de sus etapas le permite al auditor acercarse
mas a las soluciones buscadas y a los hechos que el intenta
conocer.
Las etapas a desarrollar implican la ejecución de un
plan de conocimiento gradual de la materia bajo examen,
obteniendo cada vez mayor precisión sometidas a un proceso
de revisión y control realimentador, en virtud del cual
detecta sus errores y los corrige sobre la marcha.
Esta metodología separa los problemas para analizarlos
individualmente, pero en forma simultanea, los combinan e
interrelaciona bajo distintos criterios.
El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es
dividida en áreas y funciones (subsistemas) para una vez
identificados los problemas parciales, busca las interacciones
con la organización total.
Ello habilita al auditor para integrar los elementos
estudiados a la luz de las
características de sinergia y
recursividad, pudiendo así llegar a conclusiones y
recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la
entidad.
3. Elementos de Administración
Aquí se describirán los elementos a los que se
dirigirá la metodología a aplicar.
El auditor, en primer lugar, debe ver si los objetivos
están bien establecidos o no, también las normas y
las políticas, planes de acción y la estructura de
la organización, también lo deben estar. Pero no
basta con determinar la existencia de aquellas directrices
generales (o de referencia), sino que es necesario profundizar
mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que
bases e informaciones, mediante que procesos, en
que oportunidades y con que participación. Interesa
además conocer que coherencia guardan los planes, el grado
en que la estructura organizativa y la delegación de
autoridad
ayudan o dificultan el cumplimiento de los objetivos y
políticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma de
decisiones y el estilo de administrar (quien toma las
decisiones más importantes, cuando y como).
Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean
seguir los ejecutivos. Además se debe saber que
relación tienen los dueños con los administrativos,
para determinar la adecuación que tiene antes las
contingencias.
En segundo lugar, la implementación de las decisiones
para lograr los objetivos (que se miden en forma tributaria), y
determinar las actividades a desarrollar.
Estas directrices para la implementación también
deben guardar estrecha cohesión entre sí, pues no
entendemos un programa cuya meta sea desconocida o procedimientos
y técnicas de trabajo sin una coordinación y
planificación previas.
Es también punto obligado de análisis para el
auditor la consistencia que exista entre el nivel de referencia
(sistema) y el de implementación (subsistema), donde se
evidenciara que relación hay entre las declaraciones de la
gerencia general y las medidas tomadas para hacer cumplir sus
decisiones. Aquí se requiere entrar ya en la operatividad
de las directrices, en el sentido de imprimir acción al
sistema y llegar a resultados reales.
Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que
ellas dan las conductas de los sistemas, para el
logro de los objetivos generales y esto no es una tarea
fácil.
Los sistemas de comunicación de la información
proveerán los antecedentes para este tipo de
coordinación por lo tanto también debe
interiorizarse en este sistema (la información es una
entrada con la cual se toma una decisión).
Estos sistemas de comunicación e información dan
las condiciones para una buena interrelación entre las
partes de la empresa, además de una
retroalimentación para la misma. Por lo tanto el auditor
debe conocer las interacciones del sistema, su intensidad, tipo,
dirección, oportunidad, costo y
frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor
tendrá una visión global del sistema.
La motivación
de los administrativos hacia los su personal es muy importante,
ya que estos últimos son los que llevan a cabo las
decisiones que toman los directivos superiores. Este tema
también es de importancia para el auditor operativo.
Además es de importancia la forma y el grado de control
que tienen los administrativos para evaluar los objetivos, en los
diversos niveles del sistema. Esto implica un análisis de
la eficacia de los resultados y de la economía y eficiencia
en la obtención y uso de los recursos. La dirección
debe procurar que todas las salidas de los sistemas sean las
correctas para la organización. Interesa conocer que
mecanismos de control existen, quien y como fueron establecidos,
que pautas de comparación utilizan y quien las fijo;
cuales son los puntos de control identificados en la estructura y
como fueron definidos. En seguida, hay que evaluar el
funcionamiento de tales mecanismos de control, como asimismo
identificar labores concretas de evaluación. Esta puede
ser una parte del control, en la medida que se analizan las
diferencias entre el logro real y la pauta; pero una
situación también puede evaluarse desde el punto de
vista de la moral
interna o de una decisión, a las cuales es difícil
aplicar un concepto de control. Incluso puede, y a menudo debe,
evaluarse el propio mecanismo de control y sus normas de
comparación.
Y por ultimo el auditor operativo debe tener presente las
variables
externas que tienen una relación con la
organización y que la afectan, estas son la competencia,
las políticas del gobierno
(tributarias, arancelarias, laborales, etc.), la
inflación, etc. La organización necesita del medio
externo las entradas y el medio externo necesita las salidas de
la organización, por esto se debe determinar cuales de
estas variable afectan mas en un momento dado. Por lo tanto hay
que comprender el medio
ambiente, porque si se tienen situaciones desfavorables no se
puede mantener modelos
rígidos de conducta, sino que hay que adaptarlos a la
situación del momento, pues de otro modo el sistema
muere.
4. Universalidad del Modelo Propuesto
La metodología que se explicara es de aplicación
universal. Esta característica, ineludible para un modelo
de metodología, proviene de algunos de los elementos y
conceptos que concurren a su formulación, como son:
Sus características en el método
científico.Los elementos propios de la administración sobre
los cuales se efectúa el examen.El enfoque sistemático adoptado para concebir y
analizar a la organización.
La aceptación universal del método
científico, como forma de investigación para
analizar cualquier campo del conocimiento humano, nos lleva a
considerar que la metodología presentada, en virtud de
adherir estructural y conceptualmente al lineamiento general de
aquel, tiene iguales posibilidades de aplicación en forma
amplia y universal, al objeto del estudio o auditoria.
La administración es universal, así que de eso
no hay que dudar.
Por ultimo, al aplicar un concepto o enfoque de sistema el
ente, organización, área o función que se
somete al examen de la auditoria operativa, estamos utilizando
también un concepto de universalidad para la materia
auditada, al cual se adaptara el modelo de
investigación.
El biólogo Vienes Ludwig Von Bertalanffy, hizo estudios
sobre teoría de
sistemas en él comprobó que entre algunas
ciencias ciertos conceptos son los mismos, cuando son
considerados como sistemas.
Bajo este concepto de sistema, dentro del cual hemos concebido
la organización, tanto en su estructura como en su
gestión administrativa, cabe explicar la idea de
universalidad en análisis y conocimiento propios de la
metodología para la auditoria.
En conclusión, el método a utilizar tiene sus
raíces en el método científico, realiza el
examen sobre la administración y la calidad con que esta
se ejerce sobre la organización y conceptualiza al ente
organizativo como un sistema dentro de un supersistema y
compuesto por subsistema sometidos a jerarquía y
recursividad propios de la teoría general
de sistemas de talla universal.
5. Modelo Metodológico para la Auditoria
Operativa
i. Introducción
Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la
profundidad de cada etapa dependerá de cada auditor.
Este método tiene dos supuestos:
La auditoria operativa s realizara por parte de auditores
externos, que no conocen mayormente la entidad.La administración superior de ella no muestra
ninguna preferencia para efectuar el examen en algún
subsistema determinado de la organización.
Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento
preciso de la situación, el contexto en que se encuentra
la obtención de las evidencias, la formación e
juicios y opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del auditor:
Etapa de estudio preliminar.
Etapa de estudio general.
Etapa de estudio especifico.
Etapa de comunicación de resultados.
Etapa de seguimiento.
ii. Etapa de Estudio Preliminar
a. Introducción
En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y
del medio externo. Esto es necesario para iniciar las
conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades formular
un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un
acuerdo con él para realizar la auditoria operativa.
Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo,
su extensión, el tiempo estimado de duración, el
grupo que se haría cargo de la labor y ciertos elementos
materiales
requeridos.
Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:
Recopilación de antecedentes.
Establecimientos de objetivos.
b. Recopilación de Antecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener
información en relación a aspectos tales como
Razón social, domicilio y ubicación
geográfica de la oficina matriz y sucursales.Objetivos fundamentales.
Giro de la empresa y productos que fabrica.
Naturaleza jurídica y reglamentación
orgánica.Sector económico al que pertenece y organismo a
cuya fiscalización esta sometida.Conexión con grupos económicos.
Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del
directorio y origen de su representación.Composición del patrimonio.
Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas,
número de personas, dispersión y cobertura
geográfica, numero de clientes y proveedores,
participación en el mercado.Posición económica y financiera.
Estadísticas respecto a ventas, producción,
endeudamiento y otras.Diversificación de productos.
Principales proyectos de inversión.
Características de la competencia.
Variables políticas, culturales, sociales y
económicas que la afectan.
Con toda esta información el auditor delinea el
diseño
general del trabajo como la duración del examen, cantidad
de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al
cliente.
Los antecedentes anteriores señalados pueden ser
obtenidos, entre otras, de las siguientes fuentes:
Memorias de la entidad.
Balances y otros estados financieros y económicos
públicos.Actas del directorio.
Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o
anteriores de la empresa.Instituciones financieras y otros acreedores.
Informes de otras auditorias.
Informes de trabajos de consultoria.
Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es
miembro.Revistas especializadas.
Organizaciones gremiales.
Carpeta permanente de la empresa.
c. Establecimiento de los Objetivos
Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un
acuerdo con el cliente para determinar:
Que espera el cliente de la auditoria.
Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la
auditoria.Que se va a buscar concretamente (objetivos y
alcance).Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el
cliente y en que momento.Cuales son las fechas tentativas de inicio y
término del trabajo.Otros aspectos.
Todo esto marca un plan de
acción y de presupuesto, que
de ser aceptada por el cliente se da el inicio a la auditoria
operativa.
iii. Etapa de Estudio General
a. Introducción
En esta etapa se definen las áreas críticas o
estrategias en las cuales se va a profundizar el estudio, para
después llegar a la raíz de los problemas o
situaciones conflictivas detectadas.
Con este objeto, debemos conocer el sistema de
administración aplicado; los principales subsistemas de la
organización, sus conductas y la forma como contribuyen al
logro de los objetivos totales; los sistemas de
control existentes en general, y toda otra información
que se considere útil para el desarrollo de la
auditoria.
En grandes organizaciones es casi imposible que la
investigación recaiga simultáneamente sobre toda la
organización, y por lo tanto se debe aplicar en una parte
de ella.
En esta etapa se comprende de las siguientes fases:
Fase de conocimiento general de la unidad.
Fase de evaluación del control de gestión y
del control interno administrativo.Fase de análisis.
Fase de determinación de áreas criticas.
b. Conocimiento General de la Entidad.
Es profundizar la información general recopilada para
obtener un marco de acción para así poder
desarrollar las fases siguientes.
Entonces el auditor aumentara su conocimiento en aspectos
como:
Objetivos operativos de la empresa y de sus principales
unidades.Políticas generales y de cada área.
Estrategia y tácticas en uso.
Utilización de índices de
gestión.Nombre y características de sus principales
ejecutivos.Estructura formal de la organización.
Estructura informal y características del personal
de la empresa.Estado de la relación entre el personal y la
gerencia.Estructura de los sistemas de información y de
comunicaciones.Productos de fabrica y/o comerciales.
Canales de distribución.
Volúmenes de producción y/o de compras y
ventas por producto.Márgenes de contribución.
Ubicación geográfica de las plantas.
Clasificación y ubicación de los
clientes.Características del mercado y naturaleza de la
competencia.Nivel de los inventarios.
Tipos de procesamientos de la información
utilizados.Sistemas de autorizaciones por nivel.
Nivel y estructura del endeudamiento.
Situación de caja y proyecciones.
Proyectos de inversión.
Características del proceso productivo.
Características de la tecnología en uso.
Fuentes de materias primas e insumos.
Influencias políticas, económicas, sociales
y culturales del medio, etc.
El auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento
de la empresa (como los computadores, procesos productivos,
productos que
fabrica, plantas,
etc.)Como también entrevistarse con los principales
ejecutivos.
Además puede tener información de documentos en
los cuales hagan referencia a decisiones tomadas, organigramas,
manuales de procedimientos y organización, de las
relaciones industriales, balances, costos, listado de
cumplimiento de metas, etc.
c. Evaluación del Control de Gestión y
Administrativo
El control de la gestión abarca todos los subsistemas
de la empresa y sus conductas y el sistema de control debe
reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a
sus proyecciones. Así se puede ver que subsistemas son los
que necesitan un examen.
El control de gestión se apoya en una efectiva
planificación y en un sistema organizado de
información, a la vez que esta integrado en el proceso
decisional, evaluar dicho control como parte de la auditoria
implica necesariamente examinar la existencia y funcionamiento de
estos elementos, que son las expresiones primarias del proceso de
la administración de cualquier ente.
Además debe evaluarse el sistema de control interno
administrativo, no solo en relación a la protección
de los activos y
confiabilidad de la información financiero y contable, sin
que también en la eficiencia en las operaciones y la
adhesión a las políticas. Se requerirá
examinar si la administración ha adoptado las acciones
tendientes a implementar el sistema en su estructura y
operación.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta
fase son:
La existencia de un sistema de planificación y sus
principales características.La existencia de un sistema de información
administrativo y sus principales características.La implementación de los dos sistemas anteriores
por niveles, que permita actuar por excepción.La existencia de herramientas de control para evaluar la
gestión por áreas clave de la empresa.El grado de integración del sistema de control de
gestión en uso y los elementos de que se compone.El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y
cualitativo de la gestión.Las características del proceso de toma de
decisiones y su relación con el control y la
planificación.Los controles establecidos acerca de toda la
información que circula en la entidad
(recopilación, proceso, análisis y
comunicación).La adecuación de la estructura formal a los
objetivos operativos del sistema empresa.La flexibilidad en el diseño de dicha
estructura.La implantación de procedimientos formales para la
necesaria integración y coordinación entre las
diferentes unidades administrativas.La subordinación de estos procedimientos a los
objetivos y políticas del ente.La formulación de presupuestos y de un sistema de
control presupuestario que cubran todas las áreas de
importancia.La existencia de un sistema de costos para medir la
contribución de cada producto a las utilidades,
valorizar los inventarios y ayudar a determinar precios de
venta.La existencia de análisis de cargos, con su
respectiva descripción y su especificación.La implantación de políticas y programas
coherentes de selección, capacitación y
evaluación del personal.La existencia de una unidad de auditoria interna, cuyos
programas incluyan la evaluación de la gestión
administrativa; el conocimiento de los mencionados programas
y su aplicación.
La evaluación de estos controles se tienen que comparar
con los principios del control, la teoría administrativa y
organizativa, así puede ver las fortalezas y debilidades
del control de la empresa.
d. Análisis
Se debe comparar lo observado con los requisitos
mínimos de calidad que aseguran un adecuado control.
Además se debe establecer el número de
desviaciones en cada área y su impacto en la
gestión total.
De esta forma se señala que subsistema de la
administración falla en el control.
e. Determinación de las Áreas
Criticas
Con la información que el auditor posee, puede
jerarquizar las áreas criticas para profundizar el
examen.
Los antecedentes a considerar son:
El resultado de la evaluación del control interno
administrativo y de gestión.El interés de los directivos de la
organización.La importancia relativa de cada área, en cuanto a
la naturaleza de sus operaciones, su complejidad y los
riesgos que involucra.Los resultados de otras auditorias.
Los juicios que adicionalmente se haya formado el auditor
respecto de la calidad de la administración
Con esta información se puede hacer un predianostico de
la situación y cambiar el rumbo de la investigación
si es necesario (previa conversación con el cliente).
iv. Etapa de Estudio Especifico
a. Introducción
El objetivo de esta etapa es determinar cuales son las causas
de los problemas detectados, además de las operaciones
realizadas en ellas, sus relaciones con la empresa y con el
medio. Además debe evaluarse el control de dicha
área.
Las fases de esta etapa son:
Fase del conocimiento especifico del área (s)
crítica(s).Fase de evaluación del control interno
administrativo y del control de gestión
específicos.Fase de búsqueda de relaciones causa-efecto.
Fase de análisis y evaluación de evidencias
probatorias.Fase de preparación del diagnostico y
pronostico.
b. Conocimiento Especifico del Área
Critica
El objetivo de esta fase es obtener información sobre
todas las características internas de ella, para
establecer un marco de acción.
Se debe saber:
Los objetivos, planes y políticas establecidos por
la gerencia para el área.Sus metas, programas y presupuestos de operación, a
mediano y largo plazo.La coordinación entre objetivos, planes,
políticas, metas, programas y presupuestos.La estructura formal del área.
La estructura informal de la misma y su
interrelación con lo formal.La concordancia entre la estructura formal y los
objetivos, metas y políticas definidos.La información que emite, procesa y recibe el
área.Las características de sus ejecutivos y personal
correspondiente.Las relaciones con otras áreas, con la
administración superior y con el entorno.El tipo y cantidad de recursos que emplea.
La autonomía relativa al área y su
importancia en el sistema total.Los procedimientos y métodos de trabajo.
La motivación del personal.
Etc.
Ahora con esta información el auditor debe formular un
modelo teórico de control interno administrativo y de
gestión del control para el área. Después
con este modelo se compara con la realidad. Además este
modelo debe asegurar el logro eficiente, eficaz y
económico del área.
Llegado a este punto, el auditor esta en condiciones de
especificar los requerimientos de control del área, para
luego proceder a verificar si realmente se cumplen.
c. Evaluación del Control Interno
Administrativo y de Gestión Especifico
El objetivo de esta fase es definir el alcance y profundidad
de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Para evaluar el control se deben basar en los componentes del
sistema y su operación, a través de su
estructura.
Con el modelo teórico del control formulado y los
datos
recopilados se deberá proceder a definir en forma
generalizada el problema, para poder en seguida definir el
programa de auditoria a seguir.
d. Búsqueda de Relaciones Causa-Efecto
En esta fase se reúnen las evidencias suficientes para
los juicios que el auditor va a formular.
Se define el programa de auditoria, este servirá como
guía en la evaluación de los problemas.
Además los objetivos de este programa es la
búsqueda de las fallas.
El alcance del programa específico de auditoria
estará determinado básicamente por:
Los resultados de la evaluación del control interno
administrativo.Las tendencias que señale la evaluación del
control de gestión y los propios indicadores de
gestión.La experiencia del equipo de auditoria.
El programa puede ir variando en la medida que se
necesite.
Los procedimientos y técnicas del programa de auditoria
deben ser los mas adecuados para reunir las evidencias. Para la
elección de estos es muy importante la experiencia del
auditor.
Se deben acumular las evidencias que permitan emitir una
opinión, ello implica obtener antecedentes del área
auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad.
La veracidad y confiabilidad de los antecedentes se comprueba
a través de los procedimientos y técnicas que el
auditor eligió. El auditor en este punto debe estar
satisfecho y una vez que lo este esta listo para emitir un juicio
sobre la situación.
e. Análisis y Evaluación de las
Evidencias
Una vez finalizado el programa de auditoria hay que evaluar
las evidencias reunidas (tal como se dijo en la fase
anterior).
Los antecedentes se estudian separadamente. Este examen
comprende:
Evaluar el alcance del trabajo realizado.
Evaluar la representatividad de los antecedentes
reunidos.Evaluar la correspondencia existente entre los
antecedentes en cuestión y la materia motivo de
análisis.
El alcance determina las suficiencias de las evidencias como
para sustentar un juicio.
La representatividad de los antecedentes establece si ellos
son validos, es decir, si reflejan verdaderamente la
situación real del área.
La correspondencia entre evidencias y materias bajo
análisis revela si las primeras son pertinentes, en el
sentido de referirse al área en estudio y no a otra.
f. Preparación del Diagnostico y
Pronostico
Una vez verificados los antecedentes se tiene un panorama
preciso de la realidad auditada y así poder emitir un
diagnostico de la situación.
Este diagnostico debe incluir causas que ocasionaron el
problema y la eficacia, eficiencia y economía con que este
problema afecta a la empresa y los juicios del auditor.
Con esta base el auditor señalara recomendaciones que
permitan solucionar los problemas y sus consecuencias, para que
los administrativos adopten las medidas pertinentes ,
además estas recomendaciones deben ser aplicables en la
empresa, por lo que el auditor debe tener mucho criterio en sus
proposiciones.
Luego, ha de preparar su pronostico. Para ello, debe estimar
conversando con el cliente, la evolución del marco externo que mas
efectué a la organización a mediano y largo plazo,
y una vez hecho esto, proyectar el manejo de la entidad en
términos de las variables que ella control, en la
alternativa de considerar descartar las recomendaciones a la
dirección.
Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el
cliente y los afectados por este informe, así se pueden
evitar los malos entendidos y sorpresas, además con las
conversaciones con estas personas, le podrán decir al
auditor la existencia de algunas evidencias que el no
considero.
v. Etapa de Comunicación de Resultados
Ahora ya se esta en condiciones de hacer el informe de la
auditoria operativa. En el se explicaran los objetivos y alcance
del trabajo, la metodología utilizada, áreas
criticas (con los problemas y causas) y el enjuiciamiento de
ellas en términos de eficacia, eficiencia y
economía, también las soluciones y
recomendaciones.
El ordenamiento del informe podría ser:
Objetivo de la Auditoria: al clasificar el
propósito del y la necesidad que satisface, es
más fácil darle un sentido de unidad al informe
y lograr una mejor recepción de él por quienes
no estaban cabalmente informados del origen del examen.Metodología Utilizada: este punto expone la
rigurosidad científica da la auditoria y la validez de
los juicios que emite.Alcance y Limitaciones del Trabajo: es importante
señalar cual fue el ámbito sometido a la
evaluación y la muestra analizada, para que el
receptor conozca el marco de referencia utilizado para los
juicios que se formulan.
Es igualmente importante consignar la razones que han podido
impedir una plena y libre realización de la auditoria,
limitando de esta forma las opiniones, del equipo
profesional.
Diagnostico: deben dejarse establecidos los hechos
y circunstancias que caracterizan la situación en
estudio y sus aspectos positivos y negativos, latentes y
evidentes.
Estos hechos pueden clasificarse en: generales de la entidad y
específicos de ciertas áreas, en orden descendentes
de urgencia y relevancia para la entidad.
En este punto, debe incluirse el juicio sobre el grado de
eficacia, eficiencia y economía de la gestión.
El diagnostico de la situación es la base para formular
las sugerencias y recomendaciones del caso.
Sugerencia y Recomendaciones: son las medidas que,
a juicio del grupo de trabajo, permitirán a la
organización lograr mas eficaz, eficiente y
económicamente sus objetivos, solucionando sus
actuales problemas, previendo otros y aprovechando al
máximo las posibilidades que el medio externo y sus
propios recursos le ofrecen.Pronostico: la auditoria operativa debe formar un
juicio orientado hacia el futuro, a fin de ayudar al usuario
a visualizar cual será la situación del ente
evaluado si se adoptan las medidas correctivas propuestas, o
se toma la decisión de no considerarlas o de hacerlo
solo parcialmente.
Esta proyección de una situación en el tiempo es
uno de los mayores aportes que pueda realizar el equipo de la
auditoria operativa a la dirección superior y, para ello
debe ponderar cuidadosamente las variables internas como las
externas que determinaran el contexto futuro.
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