Como se organiza una rueda de negocios exitosa en formato Speednetworking (página 2)

– Logística: Cuesta un poco arrancar la dinámica, durante los 5 primeros minutos
las personas se desorientan pero después ven como va la
rutina de encuentros. Marcar las rutas en el suelo, contar con
monitores en
las cabeceras de las hileras –ver gráfico- y mucha
Provisión de agua; La
temperatura
aumenta al menos 4 grados por la cantidad de personas por tanto
aire acondicionado potente. Música ambiental
al comienzo de la sesión. Los asistentes no lo nota pero
hacen mucho ruido todos
hablando. Evite la entrada de alimentos o pica-pica a la
sala. El perchero en proporción a la asistencia
estimada. Los elementos de mano de los miembros del equipo deben
estar en un lugar distinto a de los asistentes.

– Inscripciones: Como se ha dicho lo recomendable es
que sea gratuito, sin embargo debe haber un tope de asistencia
pues fácilmente se puede desbordar y salirse de las manos
de los organizadores

– Equipo motivado: Un Speednetworking para 50 personas
y por 1 hora requiere mínimo 8 personas muy activas
durante la sesión. Las personas claves son El dinamizador,
los responsables de logística, comunicaciones, inscripciones y registro de
asistentes, patrocinadores,

– Ensayo
general: El equipo debe ensayar (dos días antes) como
será la rueda de negocios y
preveer en lo posible las eventualidades – que son
muchísimas – que se puedan presentar durante el
evento, saber donde están los servicios,
donde se encienden y apagan las luces, donde se regula la
temperatura y a quien llamar en caso de que falle el sonido.

– Welcome Pack: Carpeta que contiene el programa, una
reseña de la actividad, de la entidad que lo realiza y
material publicitario de los patrocinadores. Se prepara un
día antes.

– Diseño
de Encuestas de
satisfacción: Tres preguntas claves: Calidad del
asistentes: Empleado, empleador, profesional liberal, trabajador
independiente, otra. Calificaciones de 1 a 10: Puntualidad,
comodidad – ver encuestas modelo –

– Motivación días antes del evento:
Conviene enviar recordatorios máximo 2 días antes
del evento para recordarles su inscripción y que se les
espera con al menos, 30 tarjetas de
visita en mano.

– Registro Gráfico: Videos y Fotos,
rentabilice esta gran experiencia con un buen fotógrafo y
una buena cámara de video. Encargar
esto a uno de los participantes al final le traerá
frustración por la calidad de las fotos.

DURANTE EL
EVENTO

– Logística del gran día. Equipo debe
llegar una hora antes al lugar; Organización de la sala: REGLA DE
ORO: NO DEJE
ENTRAR A NADIE HASTA QUE NO ESTÉ TODO LISTO. Designe a
alguien en la puerta que no deje entrar hasta que no se de la
orden. No pasa nada si las personas esperan fuera unos pocos
minutos. Designe inmediatamente a los responsables de
Inscripciones, siempre llega gente antes de la hora, a
ellos hay que decirle que vuelvan a la hora en punto. Llegar
tarde, pero también llegar muy pronto denota
descortesía. No se fié de los que los que con mucha
voluntad le preguntan si puede echarle una mano, le
distraerán mucho y al final poco pueden aportar a la
organización, sino saben. Lo mejor con mucha educación:
Muchísimas gracias, pero me ayudas más si esperas
afuera por favor.

– Inscripciones y Recepción de Asistentes: Deben
estar ubicados tan pronto llegue el equipo, preparando las
inscripciones que se hayan realizado vía Web
(Alfabéticamente por apellidos) y preparando las
acreditaciones en blanco para los inscritos de última
hora. Tenga a mano un registro de firma de asistentes, le
irá bien tenerlo para sustentar subvenciones o
patrocinios. Además de las fotos

– Invitados Especiales: Si tiene personalidades al
evento, no olvide asignar a un responsable de recibirle, y
entregarle su acreditación de manera especial.

– El Speednetworking como tal: Después de la
breve explicación sobre networking y de las cortas
intervenciones de los patrocinadores del evento y autoridades (3
min. Max cada uno) se invita a los asistentes se pongan de pie, a
que tomen cada uno su silla y la ubiquen en hileras frente a
frente, sobre las líneas dibujadas en el suelo. –
Los monitores deben conocer la ruta y metodología – los asistentes se
dispersarán rápidamente y se requiere la
orientación acertada del dinamizador y de los monitores.
Monitores: Son personas del equipo ubicadas en el extremo
de las hileras, de pie que orientarán a los que van
saliendo de la hilara de rotación y lo acompañan a
que se incorporen donde corresponden par ano romper la cadena.
PRIMERAS TANDAS DE PRUEBA. Se le indica que al principio
será una demostración del ejercicio: Primer Timbre
A explica a B (60"), Segundo timbre: B explica a A; Tercer Timbre
cambio de
Silla. Solo una hilera hace el cambio, la otra siempre
será estática.
(Ver Gráfico) Secuencia interrumpida: Puede suceder
que alguien deba irse sin acabar su recorrido, por lo que
quedaría un hueco en la secuencia. Esto se soluciona
teniendo varias personas de reserva que podrán ocupar esa
laza indistintamente. Rondas y descansos: Se recomienda
ruedas de 40 minutos y descansos de 20 minutos. No se preocupe,
es para que descansen los organizadores, pues los asistentes
seguirán desenfrenadamente hablando hasta en el
descanso.

– Cierre del Speednetworking: Es difícil
determinar el momento exacto de acabar, pues las personas
están muy animadas haciendo contactos, se recomienda
anunciar que quedan ultimas tres cambios de silla. Cerrar con un
aplauso y hacer un petit feedback de cómo les ha parecido.
Normalmente se quejan de no haber hablado con todos los
asistentes o sugieren que sean sectoriales, a lo cual uno les
invita a que estén pendientes de futuras ruedas.
Nuevamente un agradecimiento y un cerrado aplauso.

– Entrega de encuestas de satisfacción: no
permitan que el público se vaya sin haber llenado la
encuesta.

POSTERIOR DEL
EVENTO

– Agradecimientos. Dentro de los 5 días
siguientes envíe un mail a los asistentes agradeciendo su
participación con un link con las fotos del evento.
Invítele a hacer comentarios o preguntas sobre el evento.
A los patrocinadores conviene enviarles una carta
personalizada y si se puede un CD con las
imágenes y el video del evento.
Quedarán muy agradecidos.

– Reunión del Equipo, posterior al evento para el
Informe
Final Un Speednetworking no acaba el mismo día de
evento. Acaba cuando el equipo, ocho días después
se reúne e intercambia impresiones y confecciona un
informe final de evento, las finanzas y las
tabulaciones de la encuestas.

Juan Ángel Narváez, fundador de la
JOVEN CAMARA DE EMPRESARIOS DE BARCELONA diseñador
de las ruedas de Negocio SPEEDNETWORKING en BARCELONA.
IMÁGENES ÚLTIMAS EDICIONES

Quinto SpeedNetworking en Barcelona.

Lugar Barcelona Activa 14 Mayo 2008 108
Asists

Sexto Speednetworking – Hotel Majestic de Barcelona. 186
participantes.

Gráfico diseñado por: Juan Ángel
Narváez.

SITUACION DE PARTIDA: Primeros 90" para A y 90" para
B

PRIMER CAMBIO DE PAREJAS

SEGUNDO CAMBIO DE PAREJAS

Autor:

Juan Ángel Narváez

Barcelona, España

29.09.2008

Juan Ángel Narváez. Coach de Equipos altamente
efectivos. Formador Certificado Designer de la JCI university.
ADL Agente de Desarrollo
Local y Promoción Económica. U.B
www.juanangelnarvaez.worldpress.com