Indice
1.
Introducción
2. Concepto de
auditoria
3. Grado de
dificultad
4. La auditoría
operativa
5. Productos y subproductos o resultado
de la auditoria
6. Frecuencia de auditoria
operativa
Hoy en día las empresas, se ven
fortalecidas con la asimilación de la calidad total,
excelencia gerencial, sistemas de
información, etc. Nuevos enfoques orientados a
optimizar la gestión
empresarial en forma cualitativa y mensurable para lograr que
los consumidores, clientes y
usuarios satisfagan sus necesidades.
En este contexto que el sistema de
control asume un
rol relevante porque a través de sus evaluaciones
permanentes posibilita maximizar resultados en términos de
eficiencia,
eficacia,
economía,
indicadores
que fortalecen el desarrollo de
las empresas. La
instrumentalización de los sistemas de
control se da a través de las Auditorias que
se aplican en las empresas dentro de un período
determinado para conocer sus restricciones, problemas,
deficiencias, etc como parte de la evaluación.
La articulación de los órganos de control,
asesoría, apoyo de una organización social en conjunto. Posibilita
el cumplimiento de los fines empresariales. Este planteamiento
posee singular importancia cuando se aplican auditorías específicas debiendo
ejercitar el control posterior al ámbito político,
administrativo, operativo; para que los resultados contribuyan al
relanzamiento empresarial.
Es la investigación, consulta, revisión,
verificación, comprobación y evidencia aplicada a
la Empresa. Es
el examen realizado por el personal
cualificado e independiente de acuerdo con Normas de
Contabilidad;
con el fin de esperar una opinión que muestre lo
acontecido en el negocio; requisito fundamental es la independencia.
Concepto de auditoria operativa:
Es la valoración independiente de todas las operaciones de
una empresa,
en forma analítica objetiva y sistemática, para
determinar si se llevan a cabo. Políticas
y procedimientos
aceptables; si se siguen las normas
establecidas si se utilizan los recursos de forma
eficaz y económica y si los objetivos de
la
Organización se han alcanzado para así
maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de
la empresa.
Objetivo o propósito:
La Auditoria Operativa Formula y presenta una opinión
sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos,
poniendo énfasis en el grado de efectividad y eficiencia con
que se han utilizado los recursos materiales y
financieros mediante modificación de políticas,
controles operativos y acción correctiva, desarrolla la
habilidad para identificar las causas operacionales posteriores y
explican síntomas adversos evidente en la eficiente
administración.
El Objetivo de la
Auditoria Operativa es identificar las áreas de
reducción de Costos, mejorar
los métodos
operativos e incrementar la rentabilidad
con fines constructivos y de apoyo a las necesidades
examinadas.
La Auditoria Operativa determina si la función o
actividad bajo examen podría operar de manera más
eficiente, económica y efectiva.
Uno de los objetivos de
la Auditoria es el de determinar si la producción del departamento cumple con las
especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes,
presupuestos y
pronósticos que así como
también los Estados
Financieros.
La Auditoria Operativa determinará si se ha realizado
alguna deficiencia importante de política, procedimientos y
practicas contables defectuosas.
La Auditoria Operativa las necesidades de Compras o
Gastos, que se
hayan realizado durante el ejercicio.
Determinar la razonabilidad de la política y normas que
se dan en la empresa.
Revisar la financiación de las adquisiciones para
determinar si afectan la cantidad, calidad y las
clases de compras si se
hubiesen realizado.
Orientacion:
En la Auditoría Operativa la información está dirigida hacia el
aspecto administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la
empresa en el
presente con proyección al futuro y retrospección
al pasado cercano.
Al realizar una auditoria operativa con frecuencia se observan
condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables.
Pero mostrando la razón defectuosa y así obtener
efectos que beneficien a la
organización, no solo al presente sino también
al futuro.
Una evaluación
de la efectividad de los procedimientos y prácticas
requiere de cierta revisión o estudio preliminar con el
fin de conocer como funcionan dichos procedimientos y practicas
para formarse una idea con respecto a su efectividad y utilidad.
Basándose en dichas revisiones es posible identificar
asuntos específicos como áreas problema o
deficiencias que requieren de mas estudio, todo esto obviamente
ha dado lugar a profundos reajustes institucionales en la
organización de las actividades de los
organismos públicos en la planificación, formación de presupuesto,
contabilidad y
control.
Una aplicación más selectiva de los recursos de
Auditoria se hace necesario, excepto para cualquier actividad o
aspecto que debe ser examinado por un requisito legal, los
requisitos de Auditoria deben ser normalmente dirigidos a
aquellas actividades y aspectos que parecen ofrecer el mas grande
potencial para el mejoramiento constructivo.
Metodologia
No existe aun una metodología que aplique un auditor
operativo en la realización de su labor; al auditor
operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como
auditor.
Básicamente se aplica cuatro características de la auditoría
operativa:
- Familiarización: Los auditores deben conocer
cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y
como van a determinar los resultados. - Verificación: requiere que los auditores
examinen en detalle una muestra selecta
de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo
estadístico; el tamaño de esta dependerá
de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea
necesario par que represente razonablemente la población de la cual se
seleccionó. Al realizar la verificación los
auditores usualmente están interesados en tres temas:
calidad,
periodo correcto y costo. - Evaluaciones y Recomendación: Las
recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor
está totalmente seguro; como
resultado de su examen y examen. - Informar De Los Resultados A La Dirección: el Auditor debe reservarse
para la conclusión del examen. Los Auditores
proporcionan un mejor servicio a
la Gerencia y
mantienen mejores relaciones con la dirección departamental cuando comentan
los hechos que han encontrado. Cualquier informe
formal que le muestre a la Gerencia que
todas las deficiencias se corrigieron antes de que se emitiese,
encontrará una aceptación amistosa tanto por
parte de la dirección General como de la
Operativa.
Medición:
El examen y evaluación en una Auditoria Operativa se
indica que se han efectuado de acuerdo con los principios y
normas de Administración y los requerimientos propios
de la naturaleza de las
actividades, áreas, sistemas,
etc.
Si la Gerencia, como parte de sus sistemas de
control, ha desarrollado técnicas
para medir o evaluar el rendimiento frente a objetivos o
criterios pre – determinados; el Auditor deberá
inquirir con respecto a dichas técnicas
para ver si el puede aplicarlos en su labor; Sin embargo no
deberá utilizarlos ciegamente, deberá convertirse
de su lógica
y validez como base para la evaluación del
rendimiento.
En éstas circunstancias debe de intentar medir el
rendimiento con normas precisas, el Auditor deberá tratar
de determinar si existe desperdicio o si existe una manera menos
costosa o quizás efectiva de ejecutar las operaciones bajo
examen.
Los Auditores actuales tienen muchas técnicas sofisticadas
para ayudar a los directores. Las técnicas de desarrollo
de las operaciones, el proceso
electrónico de datos, la
inferencia estadística y la medición del trabajo indirecto son solo
algunas, según sea la amplitud con la que se demuestre a
la dirección la habilidad de los Auditores para realizar
un servicio en
cualquier sector de la Empresa, será mayor la
aceptación que tendrán por parte de la
dirección y podrán mejorar su estatus en la Empresa
y en la Profesión.
El Auditor puede aplicar además técnicas de
análisis
financiero a las estadísticas operativas que podrían
sugerir áreas, problemas o
condiciones que ejercen influencia sobre un rendimiento
desfavorable de las inversiones
operativas.
En la Auditoria Operativa durante el desarrollo del
examen existen muchas dificultades al redactar el examen de
auditoria;: por ser cada examen un caso único; cada
actividad requiere una clase de explicación distinta,
debido a que para cada una de ellas existen diferentes lectores
con conocimientos y necesidades que difieren; y requiere del
Auditor elevado criterio, capacidad y competencia; si
el informe del
Auditor va a ser leído también por la
Dirección General debe ser comprensible para cualquier
lector inteligente, sin importar sus conocimientos
específicos.
El Auditor Operativo debe ser por lo tanto un traductor experto
del lenguaje
técnico y de los conceptos complejos, que conllevan la
obtención de resultados efectivos y útiles a la
empresa.
Debido a que su trabajo del auditor lo lleva a conocer todas las
áreas de una organización debe sentirse
cómodo en los distintos entornos, encontrando dificultades
en la adopción
rápida y fácilmente a las formas y lenguaje de
los diferentes departamentos de una organización.
Se considera al auditor operativo como un rival o crítico
de aquellos con los que trata, debido a los errores internos en
las que pudieran encontrarse las diferentes áreas; siendo
su interés
del auditor operativo mejorar la operatividad del negocio en
lugar de recibir y felicitaciones por descubrir errores
considerándose como dueño del negocio.
Oportunidad de información:
La Auditoría Operativa por su propia naturaleza
está orientada hacia el futuro la justificación de
su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que
hace para un futuro más saludable para la empresa, a
través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y
economía
empresarial.
Los informes
escritos sobre auditoría operativa no son muy distintos de
los emitidos en otros tipos de auditoría, pues aplican las
mismas reglas, el informe debe ser realista, claro, conciso,
contacto y persuasivo.
Su contenido puede ser relacionado con cualquier aspecto
significativo de la
administración y gestión
a la entidad. Pudiendo o no presentar sus estados
financieros.
Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa
incluye la oportunidad de:
- Reducir los costos
- Incrementar los ingresos
- Crear una política para llenar un vacío
que a causa de la ausencia de política afecta
adversamente al organismo. - Modificar una política que no satisface las
necesidades del organismo. - Volver a definir los objetivos de unidades cuando
hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de
largo plazo del organismo.
Se define por éstas reglas:
Primero: Los Auditores deben de realizar su trabajo personalmente
como lo haría un Gerente si
dispusiera de tiempo.
Segundo: Los Auditores deben suponer que ellos son los
dueños del negocio, que son dueños de los
beneficios, y antes de recomendar un cambio o
criticar una operación, deben de preguntarse qué
harían si el negocio fuese realmente suyo.
La Auditoría Operativa es una forma a través de la
cual los Auditores Internos enfocan sus trabajos, analizan los
asuntos de su competencia y
consideran los resultados; para ello deben adoptar las
técnicas y enfoques desde la perspectiva de un
director.
Interés O Usuarios
El auditor independiente es delegado por el consejo de
administración como responsable de informar a los
accionistas, a la dirección y al público de la
adecuación de las manifestaciones de la dirección
sobre la condición financiera de los negocios y de
los resultados financieros de operaciones por un período
específico, siendo ellos lo principales interesados en
conocer los objetivos logrados y metas alcanzadas.
Las revisiones de los auditores de operaciones tienen mucho
interés
para el auditor independiente, pues sabe que la mayoría de
las cosas que ocurren dentro de una empresa tiene
algún defecto sobre los libros de
contabilidad y sobre los estados financieros. A través del
trabajo del auditor de operaciones, el independiente puede
asegurarse de la adecuación y efectividad de los aspectos
de operaciones de los sistemas de
control.
El interés de la colectividad por todo lo que significa,
bienes de
producción, economía del esfuerzo
humano y aprovechamiento de recursos exigirá con mayor
fuerza en el
futuro.
Enfoque: Es una característica eminentemente positiva,
dirigido a la obtención de mayores resultados de la
Gestión
Empresarial.
Existen dos enfoques básicos de Auditoria
Operativa:
Enfoque de Organización:
La aplicación de este enfoque está basado
en la
administración de un departamento u otra unidad de
mando. Examina además de las funciones o
actividades dentro de una organización la
administración de la misma, considera su sistema, su
personal, sus
métodos de
información, sus métodos de evaluación de
personal, sus presupuestos y
el lugar que ocupa.en el plan general de
la empresa. Puede también realizar una descripción microscópica de la
estructura de
la empresa, estudiar su forma desde numerosos
ángulos.
El Enfoque Funcional:
Se ocupa del seguimiento de una o varias actividades desde su
principio hasta su conclusión; preferencia todas las
funciones a
través de las unidad implicadas en ellas, están
menos pendientes de las actividades de la administración
general; Dentro de las unidades que de su efecto en las funciones
que revisan.
Las Auditorias
Funcionales son con frecuencia muy difíciles por que
realiza un experimento largo e indirecto en una empresa pudiendo
frustrar tremendamente a quién trate de entender los
muchos aspectos del flujo de trabajo.
¿Quienes lo realizan?
La auditoría operativa es efectuada por un equipo de
profesionales de diversas disciplinas según la
situación a presentarse.
La mayoría de estos miembros serán Contadores
Públicos Colegiados (CPC) La Ley del Contador
Público N° 13253 dispone que efectuar y autorizar toda
clase de operaciones de Auditoría, corresponde a los
Contadores Públicos. La auditoría operativa puede
ser realizada por personal de la empresa, o por personas ajenas,
el trabajo en equipo
está conformado por auditores, contadores públicos
profesionales, profesional de entrenamiento
práctico y formal de la profesión contable,
sumandose a este equipo polivalente de auditoría personal,
técnicos profesionales de otras disciplinas como son:
ingenieros, economistas, matemáticos, abogados,
especialistas en sistemas electrónicos, administradores de
empresas, etc. Cada uno es responsable de colaborar en su
área de pericia.
Los auditores deben realizar sus trabajos personalmente como la
haría un gerente
sí dispusiera de tiempo,
también debe suponer que ellos son dueños del
negocio, que son dueños de los beneficios y antes de
criticar un cambio o
criticar una operación deben preguntarse que harían
sí el negocio fuese realmente suyo.
El auditor de operaciones tiene la responsabilidad de ayudar tanto a la
dirección operativa como a la general, a los directores
operativos debe ofrecerles recomendaciones.
Los auditores tienen la responsabilidad de observar las normas
internacionales de auditoria, principios de
contabilidad generalmente aceptados, etc. de sus revisiones y
evaluaciones; todo concierne a la claridad, adecuación y
ejecución del trabajo para elaboración del informe
respectivo realizado.
5. Productos y
subproductos o resultado de la auditoria:
En el resultado de la Auditoria Operativa se pretende
determinar si el personal en la Empresa está realmente
cumpliendo con éstas normas. El informe final explica las
bases de la Auditoria, las normas que se cumplieron y las que no;
cuando estas no se han cumplido el rendimiento se considera
deficiente y se requiere una acción correctiva.
Evaluado el rendimiento, el Auditor generalmente dirige hacia
sí mismo la información cuantitativa que contiene
para medir la Eficiencia, Eficacia y Economía con la que
el trabajo se
ha efectuado, se ocupa del rendimiento en áreas como
personal, trabajo, productividad y
calidad del trabajo y costo,
considerando aspectos que le interesaron como:
Personal: Los Auditores aplican medidas cuantitativas a muchos
aspectos significativos de la fuerza del
trabajo, incluye el número de empleados, relación
del personal, total de horas trabajadas. Regulares y
extraordinarias, ratios de horas normales, extraordinarias y
empleados directos o indirectos.
Cargas de trabajo: El Auditor aplica medidas cuantitativas de
rendimientos a asuntos como del volumen nuevo,
volumen de
trabajo completo, etc.
Calidad: El Auditor aplica medidas de calidad para determinar
como se ha realizado el trabajo
pudiendo ser el número de
reclamaciones recibidas de clientes, el
número de quejas del sindicato, el
número de errores de facturación producido entre
otros.
Producto
Ideal: El Auditor aplica medidas cuantitativas para determinar la
relación entre las unidades de trabajo, teniendo como
información facturas de clientes, talones de nomina
preparados por horas trabajadas, pedidos de compra emitidos por
día de trabajo, etc.
Estructura del comité, composicion y
operacion:
- Los Comités deberán establecerse para
proporcionar una orientación en la dirección y
políticas sobre controles de desastres y seguridad de
la Empresa a Auditar. - El Conjunto de Organizaciones
colaboradoras que son responsables de las operaciones deben ser
adecuadamente representadas en los comités. - Las actividades del Comité deben realizarse
con la filosofía de un negocio, incluyendo la planificación anticipada de las
reuniones, la provisión para las agencias detalladas, el
registro, la
evaluación y solución de las partidas y la
preparación y distribución de las actas.
Necesidad de la auditoria operativa:
La auditoría operativa es opcional, por ello es la
necesidad de hacer una auditoria teniendo en cuenta los
siguientes factores:
Por Competencia; para que una empresa pueda ser
competitiva en el ámbito comercial debe hacerse una
auditoría más específica para que pueda
ubicar o detectar sus habilidades y amenazas y así estas
poderlas superar mediante la información del auditor
indicando recomendaciones y así hacer que esta empresa
tenga muchas oportunidades y sea competente frente a las otras
empresas y tenga una fortaleza para satisfacer sus necesidades
individuales.
Por La Alta Dirección Empresarial; teniendo la alta
dirección de la empresa la necesidad de determinar
áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor
eficiencia de las operaciones, cuyo fin es de asegura el
cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los
objetivos empresariales.
Importancia De La Auditoria Operativa
La Auditoría Operativa es importante porque es el
instrumento de control posterior sobre la administración
en general. Tiene un significado más importante para el
sector
público ya que normalmente el sector privado tiene un
instrumento automático que determine su eficiencia y
efectividad.
Este instrumento es la medición de la utilidad neta,
los ingresos y
gastos de la
empresa están íntimamente relacionados, si la
empresa produce efectividad es eficiente, de lo contrario se
tomará medidas correctivas.
En el sector
público los intereses de una entidad normalmente
vienen del sector público y no son producidos en
relación con sus gastos de operación. Por este
motivo la auditoría operativa es importante en el gobierno, y hay
creciente interés en su aplicación por los del
organismo superior de control.
La Auditoría Operativa con la finalidad de prestar un
servicio de carácter
gerencial, ya no contentándose de obtener una
opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros
y la eficacia del control
interno, tuvo la necesidad de conocer las deficiencias e
irregularidades existentes que atentaban contra la eficiencia,
economía y efectividad. La importancia de la
Auditoría Operativa deja el olvido la imagen del
auditor que solo se concentraba en la revisión de cuentas y a
determinar los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones
de fondos y otras irregularidades, se convierte en un elemento
pensante, creativo y con gran imaginación y sentido
común para ejercer en mejor forma sus funciones que
pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados
obtenidos.
La Auditoría Operativa permite acelerar el desarrollo de
las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un
perfeccionamiento continuo de los planes de acción y
procedimientos, para lo cual es indispensable que todos los
profesionales que ejecuten acciones de
control tomen conciencia de la
importancia de la Auditoría Operativa en más breve
plazo posible, por los valiosos beneficios que ella
reporta.
6. Frecuencia de auditoria
operativa
Una auditoría Operativa no necesariamente se
realiza en un tiempo determinado específico, sino
más bien se da cuando la gerencia o directivos de una
organización lo requieran o lo consideren necesario, pero
puede darse el caso de realizarlo al final de cada ejercicio si
las políticas de la organización así lo
establecen.
En el caso de existir carencia de políticas o la
no-comprensión de las mismas y el significado de sus
directivas como elementos de control en las principales
áreas de importancia, la insuficiencia de los controles
administrativos, el grado de incumplimiento en las áreas
funcionales y de los controles operativos, así como la
carencia de controles administrativos u operativos en
áreas significativas y de las recomendaciones de adoptar y
modificar tales controles dan lugar a la realización de
una auditoría operativa donde el auditor podrá
desarrollar los antecedentes del cliente, las
cuales influyen por ejemplo: el historial de ganancias, el
rendimiento de las inversiones,
las principales clases de producto, los
canales usuales de distribución, control de la
producción y la política de inventario,
así como la inspección de otros servicios o
señales de otros problemas.
Grado de independencia
del auditor:
La importancia de la independencia y objetividad de un auditor no
pueden ser exageradas. El debe sentirse libre por poner de
manifiesto cualquiera de las conclusiones que sean justificadas.
Para que el auditor Operativo obtenga la máxima
independencia de llevar a cabo sus revisiones deberá estar
situado dentro de la organización de tal modo que pueda
informar al nivel real más práctico de la
empresa.
Su efectividad se verá disminuida en aquellas áreas
de las cuales la responsabilidad operacional es de los
funcionarios a cargo del auditor.
Es importante que el auditor operativo proceda con cuidado
desarrollando su programa lento y
firmemente para así poder evitar
serios obstáculos; el desarrollo debe ser gradual y
construido sobre la experiencia adquirida.
Para el personal operativo sin historial es difícil
distinguir entre el trabajo del auditor interno de operaciones y
el del auditor independiente, se aclara que ambos utilizan
técnicas similares para aprobar, comprobar la fiabilidad
de los registros y la
adecuación de los controles protectores. El auditor es
delegado por el consejo de administración como responsable
de informar a los accionistas , a la dirección y al
público sobre la adecuación de las manifestaciones
de la dirección sobre la condición financiera de
los negocios y a
los resultados financieros de operaciones de un período
específico.
Los auditores internos de operaciones son responsables ante la
dirección general de la adecuación y efectividad
del sistema de control en toda la organización; se ocupan
de los registros
financieros y su trabajo está dirigido generalmente hacia
la manera en la que estos sirven a la dirección para tener
operaciones con beneficios.
Historia De La Auditoria Operativa
La Auditoría Operativa nació por la necesidad que
tenía la alta dirección o gerencia de estar de
acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes
operativos como de los informes financieros.
El término "operaciones" surge como la designación
de actividades y funciones no financieras que aparecen en la
declaración de las responsabilidades de los auditores
internos, publicada por el Instituto de Auditores Internos.
En los últimos 30 años han surgido la necesidad de
contar con otro tipo de auditoría llamada "AUDITORIA
OPERATIVA" que tiene en consideración el rápido
conocimiento
de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones
hacen de su administración.
La necesidad de la auditoría operacional fue anticipada
por William P. Leonard, de Estados Unidos de
Norteamérica, quién definió a esta
técnica como un "examen comprensivo y constructivo de una
estructura
organizacional de una empresa", o cualquier componente de las
mismas, tales como una división o departamento, así
como de sus planes y objetivos, sus métodos de
operación y la utilización de los recursos
físicos y humanos.
Conforme se van creando diversas ciencias,
técnicas, métodos, principios,
actividades y demás líneas de conocimiento,
que sirvan de apoyo la gestión
eficaz de las empresas, se da en el País el
establecimiento de la auditoría operativa con el
propósito de coactivar el logro eficiente de los objetivos
que las organizaciones se proponen.
Autor:
Carina Suarez Revollar