Centro de Procesamiento de
Datos.
Indice
1.
Desarrollo de Sistemas Informáticos.
2. Jefe de proceso de
datos
3. Origen Y Formacion
Basica
4. ¿Cómo se evalúan
los sistemas de información?
5. El grupo de
estudio.
1. Desarrollo de
Sistemas
Informáticos.
Un sistema
informático, es el conjunto de elementos necesarios para
la realización de aplicaciones. Se trata del conjunto de
programas,
junto con el equipo físico, que operan sobre unos datos de entrada
para producir la salida deseada de cualquier problema
empresarial.
El desarrollo de
un sistema
informático se compone de estudio y análisis del sistema actual y el que ese
pretende crear, el diseño
de todos sus detalles y elementos, el diseño
y la programación de todos sus algoritmos,
las pruebas de
buen funcionamiento de los mismos, la implantación del
sistema en la computadora
donde va a realizar su trabajo y, por último, la evaluación
del sistema y su mantenimiento.
Concepto
Un Centro de Procesamiento de
Datos (CPD) es el conjunto de recursos
físico, lógicos, y humanos necesarios para la
organización, realización y control de las
actividades informáticas de una empresa.
Funciones
Dentro de una empresa, el
Centro de proceso de
Datos cumple
diversas funciones que
justifican los puestos los puestos de trabajo establecidos que
existen en él.
Explotación de sistemas o
aplicaciones.
La explotación u operación de un sistema
informático o aplicación informática consiste en la
utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado.
Consta de previsión de fechas de realización de
trabajos, operación general del sistema, control y manejo
de soportes, seguridad del
sistema, supervisión de trabajos, etc.
Soporte técnico a usuarios.
El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema,
se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo
adecuado, del diseño y control de la estructura de
la base de datos, la
gestión
de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación
de las necesidades y rendimientos del sistema y, por
último, la ayuda directa a usuarios.
Gestión y administración del propio Centro de
Procesamiento de Datos.
Las funciones de
gestión
y administración de un Centro de
Procesamiento de Datos engloban operaciones de
supervisión, planificación y control de proyectos,
seguridad y
control de proyectos,
seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión
financiera y gestión de los propios recursos
humanos.
Ubicación
La ubicación física e
instalación de un Centro de Procesamiento de Datos en
una empresa
depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el
tamaño de la empresa, el
servicio que
se pretende obtener, las disponibilidades de espacio
físico existente o proyectado, etc. Generalmente, la
instalación física de un Centro
de Proceso de
Datos exige tener en cuenta los siguientes puntos:
Local físico. Donde se analizara el espacio disponible, el
acceso de equipos y personal,
instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento
térmico y elementos de seguridad disponibles.
Espacio y movilidad. Características de las salas, altura,
anchura, posición de las columnas, posibilidades de
movilidad de los equipos, suelo
móvil o falso suelo, etc.
Iluminación. El sistema de iluminación debe ser apropiado para evitar
reflejos en las pantallas, falta de luz en
determinados puntos, y se evitará la incidencia directa
del sol sobre los equipos.
Tratamiento acústico. Los equipos ruidosos como las
impresoras con
impacto, equipos de aire
acondicionado o equipos sujetos a una gran vibración,
deben estar en zonas donde tanto el ruido como la
vibración se encuentren amortiguados.
Seguridad física del local. Se estudiará el sistema
contra incendios,
teniendo en cuenta que los materiales
sean incombustibles (pintura de las
paredes, suelo, techo, mesas, estanterías, etc.).
También se estudiará la protección contra
inundaciones y otros peligros físicos que puedan afectar a
la instalación.
Suministro eléctrico. El suministro eléctrico a un
Centro de Procesamiento de Datos, y en particular la alimentación de los
equipos, debe hacerse con unas condiciones especiales, como la
utilización de una línea independiente del resto de
la instalación para evitar interferencias, con elementos
de protección y seguridad específicos y en muchos
casos con sistemas de alimentación
ininterrumpida (equipos electrógenos, instalación
de baterías, etc.).
Por otra parte, desde el punto de vista funcional, el Centro de
Procesamiento de Datos se ubica, dentro del organigrama de
una empresa, de
cuatro posibles formas:
Dependiente de la dirección de la empresa.
En esta ubicación, el Centro Procesamiento de Datos es
gestionado directamente por la dirección y a través de ésta
presta servicio a los
diferentes departamentos. Posiblemente fue la primera
ubicación que existió cuando los equipos y sus
necesidades de instalación y personal
resultaban muy costosos.
Dependiente del departamento de administración o
financiero.
Como la mayor parte de la necesidades informáticas de una
empresa se dan en el departamento de administración o en
el departamento financiero, desde que el uso de las computadoras
se extendió a la gestión de la empresas, suele
ser ésta última una ubicación bastante
usual. Es este caso, el resto de departamento recibe el servicio
informático a través del departamento de
administración o financiero. El Esquema representa la
ubicación del Centro de procesamiento de Datos dependiente
del departamento de administración.
Ubicación independiente.
En este caso, el Centro de Procesamiento se constituye en un
departamento más de la empresa, cuyo objetivo es
prestar sus servicios al
resto de departamentos. En el esquema vemos que el Centro de
Procesamiento de Datos se encuentra como un departamento
más en el organigrama de
una empresa.
Ubicación descentralizada o distribuida.
Debido a la gran aceptación que ha tenido recientemente lo
que se denomina proceso distribuido, al gran desarrollo de la
microinformática y, por último, al grado de
conectabilidad actual de los equipos, aparece en muchas empresas una
ubicación donde no existe el Centro de Procesamiento de
Datos como tal, sino que está constituido por diferentes
secciones asignadas a cada uno de los diferentes departamentos,
según sus propias necesidades. El Esquema nos muestra este tipo
de ubicación.
Organigrama
No existe un modelo
único de organización de un Centro de Procesamiento
de Datos. Éste se estructura de
muy diversas maneras, según su tamaño, su
ubicación funcional y el tipo de aplicaciones o trabajos
que desarrolle.
Organigrama funcional de un Centro de Procesamiento de
Datos.
La
organización más usual podemos encontrar en un
centro de Procesamiento de Datos desde el punto de vista
funcional es la representada anterior.
La sección de análisis y programación se encarga del desarrollo de
aplicaciones tanto para el sistema como para usuarios finales.
Esta sección en ocasiones recibe el nombre de
sección de estudios o desarrollo de proyectos.
La sección de explotación y mantenimiento
se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar el
funcionamiento de los equipos, la ejecución de los
procesos, la
recogida de datos, el tratamiento teleinformático y el
mantenimiento de los equipos y aplicaciones existentes.
La sección de administración y servicios
tiene como funciones el control de todo lo relativo al personal,
presupuestos,
distribución y asignación de
equipos, compra y suministro de materiales,
etc.
Otra organización bastante extendida es la que
se basa en la separación de equipos, personal y funciones
por proyectos, cada uno de ellos dirigidos a un área de la
empresa o a una necesidad concreta. Cada proyecto agrupa a
un determinado número de especialidades coordinados por un
jefe de proyectos.
En fin, existe una organización recientemente aparecida
que incluye las dos anteriores de manera simultánea; es
decir, sobre un esquema de organización funcional aparece
una organización por proyectos.
Personal del Centro de Procesamiento de Datos
Si resulta difícil tratar de definir la
organización de un CPD, tratar de definir cada uno de los
puestos de trabajo resulta aún más complicado
debido a la gran variedad que se puede presentar de los
mismos.
Sin embargo, es vital para el buen funcionamiento de un CPD, como
norma de seguridad, el definir lo más claramente posible
las características de cada puesto de trabajo,
indicando cuáles son las funciones, tareas técnicas a
realizar, tareas administrativas, las dependencias y puestos
dependientes, así como los contactos fuera y dentro del
centro, y los puestos de promoción, para tratar de conseguir reducir
al mínimo los problemas de
personal que repercutirían muy desfavorablemente en la
seguridad y buen funcionamiento del CPD.
Como ejemplo de la complejidad de la definición, se
muestra el
problema existente entre análisis, programación y
concepción. Es evidente la interacción entre
programación, análisis y concepción. Estas
tres funciones se derivan una de otra y están en estrecha
relación hasta tal punto que se puede dudar muchas veces
sobre las cualificaciones y conocimientos que se requieren de sus
titulares.
Se va a tratar de definir cuáles son las
características tipo que debe reunir el personal
informático y después se definirán las
características de algunos puestos de trabajo, acabando
con un plan de reclutamiento
del personal.
Características tipo del Personal
Informático
Los empleos de informática, por su diversidad, no permiten
trazar un perfil típico del informático. Es
preciso, por otra parte, definir lo que es un informático,
pues este neologismo reclama precisarse.
Se puede admitir que es informático aquel que, por la
naturaleza de
sus tareas, debe, para ejecutarlas, tener un cierto conocimiento
de las posibilidades de los sistemas informáticos,
entendiendo que el nivel, el grado, la amplitud de estos
conocimientos puede, entre los extremos, variar según la
función
ejercida.
La adquisición de los conocimientos es una cuestión
de enseñanza y de aprendizaje; por
el contrario, las aptitudes son cualidades personales que los
conocimientos desarrollan, refuerzan, afinan y/o afirman, pero
jamás crean.
En un recuento global, las aptitudes en los empleos
informáticos se subdividen en cuatro categorías, en
que se distinguen:
— Las cualidades intelectuales.
— Las cualidades de carácter.
— Las cualidades de competencia.
— Las cualidades sociales.
A estas categorías viene a unirse la formación,
que puede ser general, específica y/o profesional. No
sería útil trazar el perfil tipo de cada puesto de
trabajo informático, ya que, para muchos de ellos, las
cualidades son comunes y únicamente más o menos
precisadas.
La informática requiere cualidades muy marcadas, y es por
dos razones principales. La primera se basa en el hecho de que
los trabajos automatizados precisan largos estudios para su
puesta en funcionamiento, que deben ser precisos y
definitivos.
La segunda depende directamente de los costos de
explotación, cuyo importe, la utilización de un
sistema informático de precio siempre
muy elevado, no es, sin embargo, nunca suficiente como para que
no se espere una perfecta rentabilidad.
No hay que olvidar, igualmente, que la informática es un
servicio no productivo directamente y, como consecuencia, no debe
suponer una excesiva carga en los gastos de la
empresa.
Esta razón es, pues, suficiente para no cometer la menor
negligencia en la calidad y
competencia
del personal que, sin lugar a dudas, importa más para el
éxito y
el buen nombre del servicio informático que el tipo y la
clase de material explotado o a explotar.
Para concluir, si se tuviesen que seleccionar las tres cualidades
fundamentales de un informático, se citaría:
lógica,
sentido
del detalle y sentido de lo esencial. Mediante la adecuada
formación especializada es posible incrementar o
desarrollar estas cualidades, obteniendo como resultado el
informático que la sociedad
precisa.
Características de Puestos de Trabajo
Típicos
Se va a definir a continuación, como ejemplo, tres puestos
de trabajo típicos con el único fin de detallar la
forma en que deben quedar claramente establecidas las tareas
básicas, responsabilidades y dependencias de cada puesto
de trabajo.
Con todo, hay que señalar que sólo es un ejemplo de
estructuración del perfil del puesto de trabajo; por
tanto, no deben tomarse estos ejemplos como definiciones
estrictas.
Funciones
— Dirigir, planificar y controlar todas las actividades de
proceso de datos de las que es responsable ante la
dirección.
Labores Técnicas
— Proponer objetivos y
políticas de proceso de datos.
— Preparar el programa de
trabajos a mecanizar.
— Establecer políticas
de personal y salariales específicas de sus
departamentos.
— Estudios del hardware y software necesarios,
así como la posible subcontratación de
servicios.
— Actualizar la estructura organizativa cuando sea
necesario.
— Especificar la normalización para el desarrollo y documentación del trabajo.
— Desarrollar normas de
procedimiento,
tanto internas como para relaciones con los usuarios.
Labores Administrativas
— Preparar informes
periódicos o especiales sobre su departamento.
— Presidir las reuniones principales con los
usuarios.
Dependencia
— De la dirección general de la empresa.
Puestos Dependientes
— Jefes de desarrollo y explotación.
— Especialistas y staff.
Relaciones Fuera Del Departamento
— Directores.
— Otras unidades de servicios de la empresa.
— Suministros de equipos, software, hardware y servicios.
— Otras empresas de su sector con problemática
similar.
Cualificacion
— Las cualidades esenciales son las requeridas a un nivel
de dirección elevado, comprendiendo la posibilidad de
«vender sus ideas» a otros, especialmente a la
dirección.
Origen Y Formacion Basica
— Salvo excepción, la formación básica
debe ser idealmente un licenciado o ingeniero informático
y, en todo caso, corresponder a la de una escuela
técnica superior o licenciatura y comprender una etapa de
preparación en los negocios.
— Es indispensable que el director de informática
haya tenido la ocasión de dirigir o de trabajar en
diferentes servicios de la empresa o en una empresa similar, a
fin de que conozca perfectamente las necesidades.
— Es deseable que haya adquirido experiencia en el proceso
de datos a un nivel de responsabilidad, por ejemplo, como responsable de
los estudios. Si no está experimentado, su subordinado
inmediato inferior lo deberá estar
obligatoriamente
Promocion Profesional
— Los puestos de dirección de la empresa.
Analista De Sistemas
FUNCIONES
— Diseño y análisis de
sistemas a mecanizar.
— Apoyo a explotación y usuarios durante la
implantación.
Labores Tecnicas
— Estudiar y analizar el sistema existente.
— Prediseñar, presentar y justificar el sistema
propuesto.
— Efectuar el diseño detallado, preparar las
especificaciones, la documentación y el manual de
explotación.
— Analizar y evaluar los cambios pedidos a una
aplicación.
— Realizar trabajos de apoyo a la implantación e
impulsar su aceptación por el usuario.
Labores Administrativas
— Proporcionar datos sobre el progreso de la
aplicación.
— Preparar datos sobre su actividad personal.
Dependencia
— Del jefe de desarrollo o del jefe de proyecto, en su
caso, al menos funcionalmente.
Puestos Dependientes
— Analistas de aplicaciones que participen en su
aplicación.
Relaciones Fuera Del Departamento
— Usuarios.
Relaciones En El Departamento
— Analista de aplicaciones.
— Programadores.
— Administrador de
la base de
datos.
— Jefe de equipo.
— Monitores de
transcripción de datos.
Cualificacion
— Poseer una mente analítica, es decir, capacidad de
investigar y encontrar todos los constituyentes de una
operación. Ser muy detallista.
— Tener una mente lo suficientemente sintética como
para reconstruir una operación a partir de sus
constituyentes, a fin de verificar el análisis.
— Ser muy preciso y ordenado.
— Conocimientos prácticos de
programación.
— Es deseable que posea un conocimiento
teórico del trabajo, pero no es necesario que haya
trabajado en el servicio.
Pueden existir, por su origen, tres tipos de analistas:
a) Analistas de profesión. Puede ser suficiente una
formación de grado medio.
b) Analistas admitidos para llegar a ser jefe de proyectos.
Será esencial verificar sus cualidades de analista, ya que
las necesidades para los puestos definitivos no son las mismas
que se necesitan para analista. La no observancia de esta regla
iría en detrimento del trabajo.
c) Analistas admitidos de prueba antes de incorporarse a otros
servicios de la empresa. Normalmente debe poseer una
titulación superior en informática, pero aún
es más imperativa la regla aprendida anteriormente.
Administrador De La Base De Datos
Funciones
— Preparar las definiciones normalizadas de datos.
— Definir la estructura de los códigos de los
datos.
— Establecer el cuadro de programas y
aplicaciones que tienen acceso a las diferentes áreas de
la base, así como la estructura y procedimientos de
seguridad de la información.
— Asesorar a los programadores en la utilización del
software específico.
— Colaborar en la definición de las necesidades de
equipo y software para las bases de
datos.
— Mantener especificaciones sobre su estructura y colaborar
en análisis sobre su rendimiento.
— Apoyar a los usuarios en la preparación de
programas de consulta, así como en la normativa para la
utilización y mantenimiento de los datos.
Labores Administrativas
— Informar sobre la utilización hecha a la base de
datos.
Dependencia
— Del jefe de desarrollo.
Puestos Dependientes
— Ninguno.
Relaciones Fuera Del Departamento
— Usuarios.
Relaciones En El Departamento
— Jefe de proyecto.
— Analistas de sistemas y de aplicaciones.
— Programadores.
— Jefe de explotación.
c) Plan de Reclutamiento
del Personal
No es posible disociar los puestos de trabajo a proveer del
reclutamiento del personal. En efecto, este reclutamiento no
puede efectuarse más que a partir de las necesidades a
cubrir y éstas dependen, a la vez, de las estructuras
implantadas y de las disponibilidades resultantes.
En la práctica, se puede estar ante tres situaciones que
dan lugar al reclutamiento:
1. El servicio informático no está aún
creado, aunque un informe de
análisis previo ha mostrado la necesidad de su
implantación.
2. El servicio funciona, pero su desarrollo exige la
creación de más puestos.
3. Como consecuencia de bajas, uno o varios puestos están
disponibles y a proveer.
Las dos primeras situaciones reclaman una minuciosa
preparación con objeto de definir los objetivos y
las tareas de cada puesto de trabajo.
La experiencia aconseja que en su creación y salvo casos
particulares, debidamente definidos, un servicio
informático no sea excesivamente provisto de personal, lo
que da a entender que un cierto número de puestos de
trabajo previstos y definidos no son, por otra parte, provistos y
lo son únicamente cuando la necesidad se vuelve evidente.
Es por lo que las dos primeras situaciones descritas son
complementarias y no excepcionales.
Es verdad que un sistema informático exige un
armazón logístico determinado, pero la
implantación de un sistema, de la clase que sea, impone
escalones sucesivos cuya graduación y dosificación
dependen en gran medida de las necesidades y de los medios
financieros de las empresas y, por otra parte, de las
adaptaciones progresivas, que sólo el tiempo permite
cumplir razonablemente.
La tercera situación es más clásica. Es una
situación consolidada, que no exige, a priori, nuevas
definiciones de puestos, aunque los movimientos de personas
puedan, a veces, permitir aportar correcciones de
afectación o de cualificación que la coyuntura
interna pueda sugerir.
En efecto, aunque un modelo
estándar de actividades diversas ha sido propuesto
anteriormente, cada puesto de trabajo debe adaptarse tanto a la
empresa como al material de las aplicaciones. Esto es lo que
explica que, en toda colectividad, ninguna cualificación
no está nunca inmovilizada en su definición; esto
es particularmente sensible en informática por el hecho de
la juventud de su
desarrollo.
El reclutamiento del personal del servicio informático
depende estrictamente de la política practicada
por la empresa. Es, en efecto, posible efectuar un reclutamiento
interno o preferir un reclutamiento externo. En muchos casos una
política
intermedia hace escoger las dos formas.
El reclutamiento interno presenta sus ventajas, aunque
éstas deben medirse. El personal de pequeña o
mediana cualificación, y muy especialmente el de
explotación, puede, efectivamente, reclutarse en la
empresa.
En el momento actual y durante largo tiempo, este modo
de reclutamiento se presentará como una promoción para los
interesados. Una formación adaptada les permitirá
integrarse en el contexto de las actividades del servicio
informático, pero conviene matizar lo concerniente al
personal de estudios y de métodos.
Si el reclutamiento interno ofrece, por un lado, la ventaja de
proveer personas que conocen bien la empresa, por otro lado puede
también presentar el inconveniente de reclutar personas
que, por las rutinas adquiridas, puede ser que no estén en
condiciones de elaborar y de llevar a cabo las reorganizaciones
que impone el uso de un sistema informático.
Además, la elección por reclutamiento interno puede
dejarse influenciar por factores personales que dependen a la vez
del contexto y las circunstancias. Por estas razones, el
reclutamiento de los analistas y programadores debe, en los casos
más corrientes, ser totalmente mixto para asociar, si hay
constitución de equipos
pluridisciplinarios, tantos los reclutamientos internos como
externos, tratando de conseguir una buena
dosificación.
Así, a un técnico experimentado en gestión
cuyo reclutamiento será interno, deberá serle
asociado un técnico reconocido en informática
reclutado en el exterior. Habrá, por otra parte, tiempo
para tener en cuenta las personalidades de cada miembro del
equipo para realizar un matrimonio
coherente y, como consecuencia, duradero. Este problema sobrepasa
el cuadro estricto del reclutamiento de
personal informático, pero es tan importante como el
de la cualificación técnica.
En lo concerniente al personal de dirección del
servicio informático no será preciso realizar estas
matizaciones cuando todos los cuadros superiores de la empresa
posean una formación suficiente en informática,
situación que no se produce en el momento actual.
Se puede resolver esta situación escogiendo una persona
perteneciente a los cuadros de la empresa y procurándole
la formación adecuada. Esta práctica no conduce
siempre al éxito,
pues esa persona, salvo si
su espíritu es suficientemente abierto, tendrá
tendencia a favorecer sus antiguas actividades.
Así, en las primeras épocas de la
informática, la responsabilidad de muchos servicios ha sido
confiada a los directores administrativos o a los contables jefes
en las empresas en vías de automatización. Esta medida ha conducido
demasiado frecuentemente a una simple mecanización de
tareas administrativas con una prioridad absoluta para los
trabajos contables.
El reclutamiento externo puede conducir a los mismos excesos en
otros sentidos. La contratación de un responsable, ante
todo técnico de informática, peligra en precipitar
la automatización llegando a mecanizar hasta
aplicaciones que, por su naturaleza y su
coste, podían y debían continuar
realizándose normalmente. En fin, a este nivel de
responsabilidad, las competencias son
muy fuertes, pues se encuentran personas inteligentes o, por lo
menos, instruidas.
Cada uno teme perder una parte de sus prerrogativas y combate
ferozmente para apropiarse de nuevas responsabilidades y para
oponerse a la inserción de nuevas influencias. Por todo
esto, es conveniente una dosificación adecuada, que
mediante reclutamiento interno y externo, y en función de
la
personalidad de los candidatos, permitirá constituir
un equipo de dirección en el cual se aliarán en
armonía tanto los conocimientos de la empresa y de sus
mecanismos como los de las técnicas
informáticas.
Esta dosificación es, en todos los casos, una ventaja,
pues aporta al interior del cuerpo social, que es la empresa, una
sangre nueva
que viene a oxigenar las estructuras y
los sistemas en vías de fosilización o incluso ya
fosilizados. La renovación es un hecho positivo en la
medida en que, previamente pensada, no es revolucionaria, sino
evolucionista.
Cualquiera que sea la forma de reclutamiento, interno o externo,
éste debe ser cuidadosamente preparado. La oferta de
empleo debe
definir con precisión el o los puestos a proveer y el o
los perfiles de los candidatos a cada función. Si se trata
de reclutamiento interno, esta oferta da
lugar a una nota de difusión que, en principio, es
leída por el conjunto del personal.
Esta nota debe prever la o las cualificaciones requeridas para
ser candidato, así como la titulación o competencias
exigidas. Es evidente que en reclutamiento interno y en
función del o de los puestos a prever, la elección
puede ser más o menos restrictiva según los
empleos. Muy a menudo, por otra parte, esa elección
propone a tal o a cual miembro del personal ocupar el empleo a
proveer. Este procedimiento
debe evitarse, ya que puede conducir a parcialidades.
El reclutamiento externo reclama una redacción más cuidadosa de la oferta
con el fin de dar el impacto psicológico deseado. La
cronología del procedimiento se establece entonces
según un organigrama.
En el organigrama se tiene con los candidatos tres
contactos:
— Test de
aptitud.
— Entrevista
personal.
— Entrevista con
el responsable del servicio informático.
En realidad esas tres acciones son,
a menudo, reagrupadas para evitar desplazamientos inútiles
o costosos.
Esto no cambia nada el calendario de reclutamiento, si se piensa
que la sesión de entrevistas
con todos los candidatos no puede tener lugar en la misma
jornada, produciéndose una fragmentación en el
tiempo.
La primera entrevista puede ser preparada por el contenido de las
rúbricas de la solicitud de empleo. La lectura de
esta solicitud y el estudio de los test de aptitud
permiten establecer la conducta a
seguir. La conversación encuentra su conclusión en
la redacción de una ficha de síntesis
que, establecida por un psicólogo, debe ayudar al
responsable del futuro contratado a realizar su
elección.
Es preciso anotar que el contrato no es
nunca decidido por el psicólogo, sino por el responsable
del o de los puestos a cubrir. Muchos subrayan la inutilidad y el
peligro de los test. La experiencia prueba que los test no
pretenden inventariar el conjunto de una personalidad y
tiene únicamente por objeto el desvelar entre unos
candidatos y otros las cualidades que exige la o las funciones a
cubrir.
Los test de aptitudes técnicas, en particular, no son ni
una confesión, ni un atentado a la libertad, sino
un medio de elección. Son el reflejo tanto de la
situación intelectual y psicológica como de sus
posibilidades eventuales.
Se estudia este conjunto de informaciones por el responsable que
contrata, lo que le permite preparar su entrevista con el o los
candidatos seleccionados. Esta entrevista tiene como
particularidad poner en contacto a dos personas que
tendrán que convivir y trabajar conjuntamente.
La entrevista
puede ser totalmente banal, pero es, sin embargo, un punto de
contacto que puede establecerse entre dos personas que a priori
nada permitirá pensar que vayan a trabajar juntas. Debe
permitir elegir al candidato que, por sus cualidades personales y
sociales y sus competencias técnicas, parece ser el mejor
para el puesto a cubrir.
4. ¿Cómo se
evalúan los sistemas de
información?
La ultima fase del ciclo de vida
de desarrollo de un sistema es una post auditoria. Esta es una
revisión por parte de un grupo de
trabajo (compuesto, por ejemplo, por uno o más usuario,
representantes del personal de auditoría
interna, y de analistas de sistemas de
información). El grupo de
auditoría revisa los objetivos y las
manifestaciones de costo – beneficio
hechas en nombre del proyecto y compara con el actual desempeño y los costos actuales.
También revisa las características operacionales
del sistema para determinar si ellas son satisfactorias. La
documentación se revisa considerando aspectos de respaldo
y mantenimiento. Se examinan las provisiones de control y
seguridad. Se pretende que los resultados de una post auditoría ayuden en la justificación
de las mejoras en costos y en la administración
de proyectos futuros, en las mejoras para la
aplicación que se está revisando, o en su
cancelación si la aplicación no se justifica
más.
Las aplicaciones se pueden evaluar en términos de medidas
del valor del
sistema. También se pueden comparar con el informe de
factibilidad
técnica, operacional y económica por el cual
originalmente se justificaron.
Evaluación Técnica
Las preguntas hechas durante una evaluación técnica
son similares a aquellas usadas para determinar donde era
técnicamente factible la aplicación. Algunos
ejemplos son:
- ¿Es la tasa de transmisión de datos lo
suficientemente rápida para manejar todo los datos? - ¿Hay suficiente almacenamiento para guardar los datos
necesarios? - ¿Responde la CPU a todas
las peticiones dentro de un periodo especificado de
tiempo?
Cuando se instala las aplicaciones, la evaluación
posterior puede descubrir que ellas operan ineficientemente
debido a que las capacidades técnicas de hardware y
software no pueden soportarlas apropiadamente. Una
operación en tiempo real en línea puede ser muy
lenta debido a que el computador
involucrado tiene capacidad suficiente para manejar la carga de
trabajo. Una red de
comunicaciones
puede manejar adecuadamente la carga de trabajo pero puede ser
más costosa de lo que había sido anticipado. Otro
problema común es que los volúmenes de
transacciones fueron subestimados, de tal manera que el almacenamiento
secundario para procesamiento en línea tiene capacidad
inadecuada.
Evaluación Operacional
Las consideraciones establecen si la entrada de datos
está apropiadamente provista y si la salida es útil
y se emplea de manera adecuada. La evaluación de
aplicaciones deberá examinar qué tan bien operan
éstas, con especial referencia a la entrada, las
proporciones de error, la oportunidad de la salida y la
utilización. Algunas investigaciones
por la utilización de la salida sugiera la necesidad de
una evaluación periódica de las aplicaciones. En un
estudio de Gee,3 64 gerentes de línea, a nivel
medio de compañías manufactureras fueron
entrevistados, y se les solicitó evaluar los elementos de
información de control que ellos
recibían, en la medida en que estuvieran siendo
substancialmente usados o eran irrelevantes o información
de referencia. De los 579 elementos, el 46 por ciento (267) fue
considerado irrelevante u útil solamente como referencia.
En una investigación posterior, a 49
administradores de nivel medio se les solicitó clasificar
lo elementos de información de control como vitales (que
no admitan retrasos), importantes (usados como referencia y sus
atrasos o imprevistos generalmente no eran significativos), o de
respaldo (elementos raramente usados). El resultado mostró
que 383 elementos eran como sigue:
Vitales 32%
Importantes 36%
Respaldo 32%
Existe una tendencia a no terminar un informe una vez que
éste ha sido comenzado. Aún cuando el no sea usado,
hoy a menudo la sensación de que puede tener utilidad en el
futuro. Varios métodos
pueden servir para identificar los informes no
usados:
- Terminación del reporte para ver si alguien pregunta
por él cuando no llega. - Revisión periódica de todos de todos los
reportes por fuerza de
trabajo. - El colocarle precio a los
informes para ofrecer incentivos a
los administradores para eliminar aquellos que son
innecesarios.
Evaluación Económica
La propuesta original de una aplicación incluye una
evaluación económica. En la evaluación
económica de post auditoría los costos actuales se
comparan con los beneficios actuales. Los costos se pueden
estimar con una exactitud razonable en las post auditoría,
pero varios beneficios todavía pueden ser difíciles
de medir. Después de hacer esas estimaciones, se pueden
calcular una revisión del retorno (rendimiento) de la
inversión.
La evaluación económica puede ser útil
más allá de la aplicación específica
examinada. Para los propósitos administrativos, la
evaluación puede ayudar en la toa futura de decisiones
para identificar los costos de aplicaciones para las cuales un
retorno (rendimiento) económico era esperado o no se puede
estimar. Por ejemplo, la justificación de la
aplicación pueden haber sido:
- Ordenada por la ley o por
cambios en los sistemas externos (tales como cambios en el
código postal). - Requerida en orden a equiparar la competencia.
- Para establecer o mantener una ventaja competitiva o una
innovación. - Mejoras en el desempeño organizacional que se esperan
pero que son difíciles de medir.
Si la evaluación económica muestra que el
objetivo de
retorno sobre la inversión no se lograra u otros beneficios
son menores (comparados con los costos) que los anticipados, el
análisis económico requerido para decidir si
continuar o no la aplicación, usa solamente costos y
beneficios futuros. En otras palabras, el costo de
desarrollo anteriormente incurrido no es más relevante;
hay costos ya hechos y no se pueden alterar por la
decisión. Sin embargo, frecuentemente, una
aplicación que haya tenido menos beneficios que los
anticipados, puede todavía tener suficientes beneficios
futuros para pagar posteriores costos de operación y de
mantenimiento.
Evaluación Del Hardware Y Software Existentes
El propósito de la evaluación del hardware y
software existentes es el de determinar si todos los recursos se
necesitan, si algunos se deben reemplazar con hardware o software
mejorados, si una nueva disposición de los recursos
mejorará la efectividad o si recursos adicionales
incrementarán la efectividad del sistema. Algunos ejemplos
de acciones
resultantes de la evaluación
del desempeño del sistema de hardware y software
existentes son:
- Adición de un nuevo canal de datos o
eliminación de canales que no están siendo
usados. - El reemplazo de canales de datos de baja velocidad
por canales de alta velocidad. - Adición de capacidad de memoria
principal. - Cambio de las unidades de
almacenamiento en disco. - Cambio en la organización del almacenamiento en
disco. - Cambio en el software de manejo de la base de datos.
- Cambio en la red de comunicaciones.
- Reemplazo del paquete de aplicación de entrada de
órdenes.
Los métodos y herramientas
para evaluación del sistema de hardware son monitores de
hardware y de software, bitácoras del sistema,
observaciones y simulación.
Evaluación mediante el uso de monitores de
desempeño.
Los monitores de hardware son dispositivos sensores
acoplados a líneas de señales seleccionadas en el
hardware del computador
para medir la presencia o ausencia de impulsos eléctricos.
Por ejemplo, un sensor puede estar acoplado para medir el tiempo
en que la CPU
está en estado de
espera. Otro sensor puede medir la actividad del canal.
El dispositivo de monitoreo no afecta la operación del
hardware del computador. No requiere almacenamiento primario ni
tampoco tiempo de ciclos de CPU. Los datos de los puntos de
prueba del sensor se enrutan a contadores. Periódicamente,
los datos de los contadores junto con el tiempo determinado por
un reloj interno, son escritos en cinta magnética u otro
medio de salida en formato legible por el computador. Esto
periódicamente se resume mediante el uso de un programa de
computador y se reporta en un formato analítico.
Los monitores pueden recoger datos tanto de la CPU como de la
actividad de los dispositivos
periféricos, tales como el almacenamiento en disco. La
mayor desventaja del monitor de
hardware es que no puede identificar el programa que se
está midiendo a menos que la posición del programa
en la memoria sea
conocida. La mayoría de computadores de un tamaño
razonable usan programas relocalizables y tienen más de un
programa en la memoria en
un momento dado; esto reduce la efectividad de los monitores de
hardware para medir la eficiencia
específica de un programa. El sistema operativo
normalmente reside en una partición fija de memoria, de tal
manera que su actividad se puede medir.
Los monitores de software son programas de computador. Resides en
la memoria principal y requieren de tiempo de ejecución;
ellos interrumpen el programa que está siendo ejecutado
para registrar los datos acerca de la ejecución. Por
tanto, retardan la ejecución de los programas que
están monitoreando. Una aproximación para reducir
la cantidad de interrupción es muestrear la actividad que
se está ejecutando en vez de medirla continuamente. Los
monitores de software pueden identificar programas particulares o
los módulos de programa, dentro del ambiente del
sistema operativo. La actividad de os dispositivos periféricos no se mide directamente pero se
puede estimar a partir de los comandos de la
CPU.
Los monitores de hardware y software se pueden usar para
detectar los recursos ociosos, los cuellos de botella, y los
desbalances de carga. Se puede medir el uso ineficiente de
recursos debido a un tiempo de espera excesivo. Este tiempo de
espera puede ser causado por la insuficiente capacidad del canal,
el tiempo excesivo de búsqueda en dispositivos de
almacenamiento de disco, la ineficiente yuxtaposición
del procesamiento de entrada y salida, etc. Los monitores ayudan
a identificar las causas de la ineficiencia.
Algunos remedios que se pueden aplicar después del
monitoreo del desempeño y del análisis de los
resultados incluyen:
- Cambios en el equipo.
- Recodificación de segmentos de programa.
- Rediseño del archivo en el
almacenamiento en disco. - Reestructuración del acceso a los registros del
almacenamiento en disco.
Los resultados de "sintonizar" el sistema de hardware –
software han sido significativos. Es común, un 25% de
reducción en el tiempo de ejecución para unos pocos
trabajos que normalmente tomaban la mayoría de capacidad
de procesamiento.
Evaluación mediante el uso de bitácora del
sistema y de la observación
La bitácora del sistema puede brindar datos útiles
para evaluación. Esto se pone en evidencia en
pequeñas instalaciones que mantienen bitácoras
sencillas de trabajos, del tiempo de trabajo, etc. Un
análisis de la bitácora del sistema puede indicar
problemas con
las vueltas a correr, las variaciones en los tiempos de corrida
de trabajos o excesivas fallas de máquina. La
bitácora también se puede usar para desarrollar una
distribución de trabajos de acuerdo a los
tiempos requeridos. Tal listas generalmente revela el impacto de,
por ejemplo, unos pocos trabajos grandes o un flujo de
pequeños trabajos.
La observación de las operaciones del
computador es útil para detectar la distribución de
los recursos usados y aplicaciones o ineficientes. Algunos signos
de distribución ineficiente o procedimientos de
operación pobres son:
- Atrasos en el procesamiento mientras el operador localiza
archivos,
monta cintas o discos, carga formas, o realiza funciones
similares. - Excesivos requerimientos de respuesta en la consola al
operador. - Atrasos causados por la falta de entrenamiento
en los procedimientos apropiados de re – arranque cuando
el procesamiento es interrumpido.
Evaluación del hardware y software propuestos.
Una decisión frecuente en sistemas de información
es la adquisición de nuevo o el reemplazo del hardware y
software. A menudo, éstas son compras
importantes con implicaciones organizacionales significativas. El
proceso de evaluación para un nuevo o importante reemplazo
de un sistema de hardware – software variará
según el nivel de experiencia de la organización
que usa los computadores, la urgencia del reemplazo, y otros
factores. Un enfoque general consta de pasos como los
siguientes:
- Estudio de los requerimientos.
- Preparación de las especificaciones.
- Obtención de las propuestas del vendedor.
- Evaluación de las propuestas.
La base de esta aproximación consiste en que la
organización debe realizar suficientes análisis
para especificar sus requerimientos y solicitar las propuestas de
los vendedores, con base en los requerimientos
específicos. Las propuestas del vendedor
sistemáticamente se evalúan en relación con
los requerimientos y se toma una decisión. Este enfoque
contrasta con el método
común de preguntarle a un vendedor para que proponga
hardware y software sin ningún estudio ni
especificación organizacional.
Si la adquisición de hardware y software es
importante, se deberá formar un grupo de estudio o
comité de alto nivel. El grupo de estudio de alto nivel
será descrito como un modelo para ambos grupos. Un
comité de alto nivel usualmente debe agrupar personal de
manejo intermedio que represente las funciones principales del
negocio, además de un ejecutivo de la función de
sistemas.
El grupo de estudio deberá ser provisto de personal
técnico de soporte. Para una organización que ya
tiene instalaciones de computador y está estudiando el
valor de un
sistema de procesamiento de datos. Para una organización
sin experiencia previa, el uso de consultores externos de
soporte, frecuentemente es aconsejable.
¿Cómo se calcula el costo de los sistemas de
información?
Costos iniciales del nuevo sistema de
información.
- Costo de la preparación del sitio.
……………………………..xxx - Análisis y programación de aplicaciones.
…………………. xxx - Costo de entrenamiento, conversión de archivos.
Operación paralela, etc.
………………………………………………..xxx
Total costos
iniciales…………………………………………..xxx
Costo estimado anual de operación
- Alquiler del computador y del equipo
relacionado o amortización y mantenimiento.
……………………………………xxx- Alquiler o mantenimiento del software.
………………………xxx - Analistas y programadores.
……………………………………..xxx - Personal de Operación.
…………………………………………..xxx - Arriendos, suministros, energía
eléctrica, etc. …………….xxx
Total de costos de
operación……………………………….xxx
- Ahorros anuales (costos desplazados más valor de
eficiencias de operación menos costos de
operación
anuales)…………………………………………………………………………………………………………xxx - Tasa de retorno (tasa a la cual el valor presente de los
ahorros iguala el valor presente del costo al
contado)……………………………………xx% - Otros beneficios intangibles (lista).
Trabajo enviado por:
Franco Castañares Marin