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LOS COSTOS EN LA CALIDAD




Enviado por a_esparragoza



    Indice
    1.
    Fundamentos de la economía de los sistemas de
    calidad.

    2. ¿Por qué son importantes
    los costos en la calidad?

    3. ¿Qué son los costos
    funcionales de calidad?

    4. Definiciones de los puntos del costo
    de calidad funcional.

    5. Dificultades asociadas con las
    definiciones de los costos de la calidad

    6. Recopilación de datos sobre
    los costos de la calidad

    7. Conclusiones

    1. Fundamentos de la
    economía
    de los sistemas de
    calidad
    .

    Durante las últimas décadas, las
    compañías del mundo occidental tomaron conciencia de la
    estratégica importancia que representa la
    Administración de la Calidad Total
    (ACT) para la sanidad de sus propias empresas.
    Comprendieron que la ACT les permitiría ser competitivas
    en los mercados
    nacionales e internacionales. Así pues, se ha iniciado un
    proceso de
    mejoramiento continuo de la calidad.
    La calidad
    satisfactoria de un producto o
    servicio va de
    la mano con costos
    satisfactorios de calidad y servicios. Uno
    de los
    obstáculos principales para el establecimiento de un
    programa
    más dinámico de calidad en años anteriores
    era la noción equivocada de que el logro de una mejor
    calidad requiere de costos mucho más altos.
    La calidad insatisfactoria significa una utilización de
    recursos
    insatisfactoria. Esto incluye desperdicios de material,
    desperdicios de mano de obra, desperdicios de tiempo de equipo
    y en consecuencia implica mayores costos.
    Un factor principal en estos conceptos erróneos del pasado
    de la relación entre calidad y costo era la poca
    disponibilidad de datos
    importantes. En realidad, en los primeros años,
    había una extendida creencia de que la calidad no
    podía ser medida prácticamente en términos
    de costos. Parte de la razón de esta creencia era la
    contabilidad de
    costos tradicional, que seguía la guía de la
    economía
    tradicional y que no había tratado de cuantificar la
    calidad. En forma correspondiente, el costo de la
    calidad no se ajustaba fácilmente a las viejas estructuras de
    la contabilidad.
    Hoy, no solo se reconoce la capacidad de medición en los mismos programas de
    calidad, sino que estos costos son centrales para la administración e Ingeniería de Control moderno
    de la Calidad Total,
    así como para la planeación
    estratégica del negocio de compañías y
    plantas.

    2. ¿Por qué
    son importantes los costos en la calidad?

    En primer lugar porque son grandes, muy grandes. De
    acuerdo con la investigación de un grupo de
    trabajo de la Oficina para el
    Desarrollo
    Económico Nacional (ODEN) que estudió la
    calidad y las normas publicadas
    en 1985, alrededor del 10 al 20% de las ventas totales
    de las empresas
    está representado por los costos relacionados con la
    calidad.
    En segundo lugar, el 95% de los costos en la calidad generalmente
    tiene relación con la valoración y los defectos.
    Estos gastos le
    añaden muy poco al valor del
    producto o
    servicio; los
    gastos de los
    defectos, por lo menos, pueden considerarse evitables. La
    reducción de los costos de los defectos mediante la
    eliminación de las causas de la falta de cumplimiento
    también puede traducirse en una reducción
    sustancial de los costos de valoración.
    En tercer lugar, los costos innecesarios y evitables encarecen
    los bienes y
    servicios.
    Esto a su vez, afecta la competitividad
    y, a la larga, los salarios y los
    estándares de la vida.
    En cuarto lugar, es evidente que los gastos y los aspectos
    económicos de muchas actividades relacionadas con la
    calidad, incluidas las inversiones en
    la prevención y las actividades de evaluación, les son desconocidos a las
    compañías, no obstante que tales costos son
    considerables y que una parte sustancial de ellos es
    evitable.

    3. ¿Qué son
    los costos funcionales de calidad?

    Los costos de calidad en plantas y
    compañías se contabilizan en forma que incluyan dos
    componentes principales: los costos de control y los
    costos por falla en el control. Éstos son los costos
    funcionales de calidad del productor.
    Los costos de control se miden en dos segmentos: costos de
    prevención, que evitan que ocurran defectos e
    inconformidades y que incluyen los gastos de calidad para evitar
    que, en primer lugar, surjan productos
    insatisfactorios. Aquí se incluyen tales áreas de
    costos como calidad en la ingeniería y entrenamiento en
    calidad para los empleados. Los costos de evaluación
    incluyen los costos de mantener los grados de calidad de la
    compañía por medio de evaluaciones formales de la
    calidad del producto. Ello incluye áreas de costo como
    inspección, pruebas,
    investigaciones externas, auditorias de
    calidad y gastos similares.
    Los costos por falla en el control, que son causados por los
    materiales y
    productos que
    no satisfacen los requisitos de calidad, se miden también
    en dos segmentos: costos por fallas internas, que incluyen los
    costos de calidad insatisfactoria dentro de la
    compañía tales como desechos, deterioros y material
    vuelto a trabajar, y costos por fallas externas, que incluyen los
    costos de calidad insatisfactoria fuera de la
    compañía, como fallas en el desempeño del producto y quejas de los
    clientes.

    4. Definiciones de los
    puntos del costo de calidad funcional
    .

    Costos de Prevención
    a.- Planeación
    de la Calidad
    La planeación de la calidad representa los costos
    relacionados con el tiempo que todo
    el personal
    ya sea en la función de
    la calidad o en otras funciones
    invierte en planear los detalles corrientes del sistema de
    calidad y en traducir los requisitos del diseño
    del producto y de calidad del consumidor en
    controles específicos de manufactura en
    la calidad de los materiales,
    procesos y
    productos por medio de métodos,
    procedimientos
    e instrucciones formales. También representa los costos
    relativos al tiempo invertido, haciendo otros trabajos de
    planeación de la calidad tales como estudio de la
    confiabilidad, análisis de la calidad antes de la producción e instrucciones escritas o
    procedimientos
    de trabajo para pruebas,
    inspección y control del proceso.
    b.- Control de Procesos
    El control de procesos
    comprende los costos originados por el tiempo que el personal de
    control de
    calidad emplea al estudiar y analizar los procesos de
    fabricación, incluyendo a proveedores,
    con el fin de establecer medios de
    control y mejoramiento de la capacidad de los procesos
    existentes, así como proporcionar ayuda técnica al
    personal de fabricación en la aplicación efectiva
    de los planes de la calidad y en la iniciación y desarrollo del
    control de los procesos operativos de la manufactura.
    c.- Diseño
    y construcción del equipo de información de calidad
    Costos ocasionados por el tiempo empleado en el diseño y
    en la construcción del equipo de información de la calidad, medidas de
    seguridad y
    artificios de control.
    d.- Entrenamiento
    para la calidad y desarrollo de
    la fuerza
    laboral
    El entrenamiento para la calidad representa los costos de
    establecer y poner en marcha programas
    formales de entrenamiento para la calidad en todas las operaciones de la
    compañía, diseñadas para adiestrar al
    personal en el entrenamiento y uso de programas y técnicas
    para el control de la calidad, confiabilidad y seguridad. No
    incluye los costos de entrenamiento de los operarios para lograr
    una suficiencia normal en la cantidad de producto.
    e.- Verificación del diseño del producto
    La verificación del diseño del producto representa
    el costo de evaluar el producto antes de la producción, con el propósito de
    verificar los aspectos de calidad, confiabilidad y seguridad del
    diseño.
    f.- Desarrollo y administración del sistema
    El desarrollo y administración del sistema
    representa el costo de la ingeniería y
    administración de sistemas de
    calidad generales y apoyo para el desarrollo de sistemas de
    calidad.
    g.- Otros costos de prevención
    Otros costos de prevención representan los costos
    administrativos que implican los costos organizacionales de
    calidad y confiabilidad que no se hayan contabilizado de otra
    manera, tales como salarios
    administrativos y de oficinas y gastos de viajes.

    Costos de Evaluación
    a.- Inspección y pruebas de materiales comprados
    La inspección y prueba de materiales comprados representan
    costos aplicables al tiempo dedicado a las pruebas y a la
    inspección para evaluar la calidad de los materiales
    adquiridos, por operarios y supervisores. Incluye también
    el costo de los viajes de
    inspectores a las plantas de los proveedores, a
    fin de evaluar los materiales comprados.
    b.- Pruebas de aceptación en laboratorio
    Estas pruebas de aceptación representan el costo de todas
    las pruebas efectuadas por un laboratorio o
    unidad de pruebas para evaluar la calidad de los materiales
    comprados.
    c.- Mediciones en laboratorio u
    otros servicios
    Estas mediciones u otros servicios representan los costos de un
    laboratorio de mediciones tales como de calibración y
    reparación de instrumentos y de comprobación de
    procesos.
    d.- Inspección
    La inspección representa los costos relativos al tiempo
    empleado en la inspección por el personal respectivo,
    evaluando la calidad del producto en los talleres, por
    supervisores y personal de oficina. No
    incluye los costos causados por pruebas que se hallan en el punto
    2a, equipos de pruebas, instrumentos, herramientas o
    materiales.
    e.- Pruebas
    Las pruebas representan los costos del personal de prueba, en la
    evaluación de la actuación del producto en pruebas
    técnicas dentro del taller, incluyendo
    gastos de personal de supervisión y de oficinas. No incluye el
    costo de pruebas de material adquirido, según el punto 2a,
    equipos de prueba, instrumentos, herramientas o
    materiales.
    f.- Comprobación de uso de mano de obra
    Esta comprobación representa los costos debido al tiempo
    de confronta que el operario de taller consume en comprobar su
    propio trabajo, de acuerdo con el plan de trabajo o
    el plan de proceso
    para asegurarse de que el producto responde a la calidad pedida
    en los planes de la producción, así como a la
    selección en lotes que hayan sido
    rechazados por no cumplir con los requisitos de calidad exigidos
    y en otras actividades con referencia a evaluación de la
    calidad del producto
    g.- Preparación para pruebas e inspección
    La preparación para pruebas e inspección representa
    los costos conexos con el tiempo empleado en la
    preparación por el personal, relacionado con el equipo de
    pruebas que permita pruebas funcionales.
    h.- Material y equipo para pruebas e inspección y equipo
    para menor calidad
    En este inciso entran los costos de energía para probar
    aparatos grandes, tales como de vapor, combustibles, y los
    materiales y suministros utilizados en pruebas destructivas,
    tales como las pruebas de durabilidad o las inspecciones de
    ruptura o desgarramiento en pruebas destructivas, pruebas de
    duración o desarmar para inspección. El equipo para
    menor calidad incluye los costos del equipo no capitalizado de
    información de la calidad.
    i.- Auditoria de la calidad
    La auditoria de la calidad representa los costos relativos al
    tiempo que emplea el personal en hacer auditorias.
    j.- Contratos con el
    exterior
    Los contratos con el
    exterior se refieren a los costos comerciales de laboratorio,
    inspecciones de compañías de seguros, etc.
    k.- Conservación y calibración del equipo de
    pruebas e inspección de información de la
    calidad
    La conservación y calibración del equipo, en cuanto
    a costos, comprende lo que devenga el personal de mantenimiento,
    por el tiempo empleado en calibrar y cuidar del equipo de pruebas
    y de inspección.
    l.- Revisión del producto por ingeniería y
    embarque
    Representa los costos aplicables al tiempo que los ingenieros de
    producción tardan en hacer una revisión de los
    datos
    correspondientes a las pruebas y a la inspección del
    producto, antes de autorizar su entrega para que salga de la
    fábrica.
    m.- Pruebas de campo
    Estos son los costos en que se incurre por pruebas en el terreno
    de uso, del consumidor, antes
    de la entrega definitiva del producto. Comprenden gastos de viaje
    y gastos de estancia.

    Costos por Fallas Internas
    a.- Desperdicios
    Con el fin de obtener los costos de la calidad en la
    operación, se tienen que considerar los costos por
    desperdicios en los que
    se incurre mientras se logra alcanzar los valores de
    calidad requeridos. No se incluyen los desperdicios debido a
    otras causas como la de dejar de usarse por obsolescencia o por
    modificaciones en el diseño, etc.
    b.- Retrabajo
    Los trabajos suplementarios representan los pagos adicionales a
    los operadores mientras se alcanza la calidad requerida. No
    incluyen pagos que se efectúen por recuperación del
    producto a cambio del
    diseño para satisfacer al consumidor. La
    recuperación o repetición puede se por fallas en la
    fabricación propiamente o por fallas debidas al
    vendedor.
    c.- Costos por suministro de materiales
    Costos adicionales en que incurre el personal encargado al
    suministro de materiales al dedicarse al manejo de quejas y
    rechazo de materiales comprados. En estos casos se
    procurará que los proveedores se den perfectamente cuenta
    de los motivos de quejas y de los rechazos.
    d.- Consulta entre ingenieros de la fábrica
    Estos costos son por el tiempo que los ingenieros de
    producción emplean en la solución de algunos
    problemas
    relacionados con la calidad de los productos; por ejemplo, cuando
    un producto, un componente o algún material no está
    de acuerdo con las especificaciones de la calidad, o bien, cuando
    a algún ingeniero de la producción se le asigna la
    tarea de estudiar la factibilidad de
    un cambio en las
    especificaciones. No se incluyen costo alguno por la
    ejecución del trabajo en el interior de los
    talleres.

    Costos por Fallas Externas
    a.- Quejas dentro de la garantía
    Representan todos los costos de quejas específicas en el
    campo dentro de la garantía por la investigación, reparación o
    sustitución.
    b.- Quejas fuera de la garantía
    Representan todos los costos aceptados para el ajuste de quejas
    específicas en el campo, después del vencimiento de
    la garantía.
    c.- Servicio al producto
    Representa todos los costos aceptados por servicio al producto
    directamente atribuibles a la corrección de imperfecciones
    o pruebas especiales, o corrección de defectos no como
    resultado de quejas en el campo.
    d.- Retiro del producto
    Representa los costos relacionados con la calidad como resultado
    del retiro de productos o componentes del producto.
    e.- Responsabilidad legal del producto
    Representa los costos por calidad en los que se incurre como
    resultado de juicios de demandas legales relacionadas con las fallas en la calidad.

    5. Dificultades asociadas con las definiciones de los
    costos de la calidad

    Hay que darse cuenta de que los problemas de
    las definiciones rigurosas se presentan únicamente como
    consecuencia de realizar un ejercicio del cálculo
    del costo de la calidad. La consideración de la calidad no
    requiere de distinciones tan precisas entre lo que se relaciona y
    lo que no se relaciona con la calidad. Pero existen numerosos
    indicios de que, incluso cuando están recopilando los
    costos, quienes lo hacen no se sienten obligados a reunir
    solamente los definidos con rigor.
    Dos consideraciones básicas y de importancia para
    cualquier estudio del cálculo
    del costo de la calidad son: los sistemas de
    contabilidad
    no aportan fácilmente la información necesaria,
    según las definiciones actuales, y el hecho de que las
    definiciones rigurosas de los elementos de la actividad
    clasificada como de calidad sean necesarias solamente para
    efectuar los cálculos. Los elementos se definen de tal
    manera que es difícil calcular su costo, lo cual es una
    situación absurda. Por lo general, están definidos
    a partir de actividades específicas o de gastos que se
    originan por no proporcionar el producto o servicio (en el
    sentido más amplio), sin que se tome en cuenta la
    facilidad de calcular el costo.
    Los costos generados por funciones
    distintas del aseguramiento de la calidad y de la
    producción y las operaciones dan
    origen a problemas análogos de clasificación.
    Algunos ejemplos notables son las contribuciones de la función de
    adquisiciones a la ayuda y el aseguramiento de la calidad de los
    proveedores, y a que los bienes
    adquiridos sean adecuados para tal propósito. Otros
    ejemplos son las actividades de los departamentos de
    ingeniería y diseño, relacionados con las
    concesiones y modificaciones que repercuten en la calidad del
    producto. La cuantificación y clasificación de
    tales factores, al igual que el cálculo de su costo, es
    algo muy difícil y que rara vez se hace; pero pueden
    representar proporciones significativas de las categorías
    de costos de prevención y de defectos internos.
    Hay diversos factores que sirven para asegurar la utilidad
    básica del producto, prevenir los errores y proteger y
    conservar la calidad del producto y del servicio. Ejemplos de
    ello son el uso de códigos de diseño, la
    preparación de sistemas y procedimientos de
    ingeniería y administración, los sobreprecios en
    efectivo por el control de maquinaria, documentos y
    dibujos, y las
    prácticas de manejo y almacenamiento.
    El que tales factores puedan ser el origen de costos que se
    puedan considerar relacionados con la calidad es algo que se
    determinará según sea el caso.

    6. Recopilación de
    datos sobre los costos de la calidad

    Recopilar datos sobre los costos de la calidad tan solo
    para ver que revelan tiene muy poco sentido. De modo que la
    estrategia para
    calcular los costos de la calidad – y su efecto sobre la
    medición y recolección de los costos
    respectivos – es un asunto fundamental.
    Muchos de los datos necesarios para proporcionar un informe del costo
    de la calidad pueden estar disponibles en el sistema existente de
    contabilidad de la planta y compañía. La
    información del costo de calidad puede obtenerse de hojas
    de tiempo, cuantas de gastos, órdenes de compra, informes de
    recuperación del producto, memorandos de cargo o de abono,
    y muchas otras fuentes
    similares. Con frecuencia, los datos obtenidos a partir de estas
    fuentes pueden
    juntarse para proporcionar los puntos diferentes del costo de
    calidad y para colocarlos en los segmentos y categorías ya
    comentados. Cuando no hay datos disponibles para cierto punto,
    por ejemplo, el tiempo invertido por los ingenieros de
    diseño para interpretar los requisitos de calidad, con
    frecuencia es posible hacer cálculos exactos para llegar a
    un valor para el
    elemento.
    El procedimiento de
    datos por computadora es
    una herramienta importante para el informe de los
    costos de calidad en muchas compañías, ya sea con
    una operación centralizada de computadora o
    en una base de datos
    distribuidos.
    Una de las decisiones importantes con respecto a la estrategia para
    calcular el costo de la calidad – decisión que se
    debe tomar desde el principio – es la relativa a la
    asignación de responsabilidades. Es posible que el decidir
    con antelación quién debe hacerse responsable por
    determinada cosa dé por resultado un informe de costos muy
    distinto de uno basado en los criterios acostumbrados de
    calidad.
    Cuando se están recopilando datos sobre los costos de la
    calidad, en ocasiones es fácil perder de vista que la
    tarea es básicamente un ejercicio de recopilación
    de datos sobre costos, y que tales ejercicios se hacen conforme
    otros criterios, independientes del tema. Entre éstos se
    encuentra el propósito, la aplicabilidad, la facilidad de
    recolección, el tamaño, la exactitud, la
    integridad, el potencial de modificación, el registro y la
    presentación y los usos. Criterios de apoyo como los
    anteriores muchas veces ofrecen salidas prácticas del
    dilema de si debieran incluirse o no determinadas actividades en
    los ejercicios del cálculo de los costos. Así
    mismo, con ellos se asegura que los datos que se reúnen se
    comprendan y se puedan condicionar. Según la experiencia,
    la recopilación y síntesis
    de los datos de los costos de la calidad es, en buena medida, una
    tarea consistente en buscar y elegir entre las cifras reunidas
    con otros propósitos.

    7.
    Conclusiones

    La administración de la calidad total como una
    variable y estrategia empresarial clave es una presencia
    permanente en las empresas, las cuales necesitan verla y tratarla
    como corresponde. Uno de los factores para promover un proceso de
    mejoramiento continuo de la calidad consiste en recopilar,
    documentar y usar la información sobre los costos
    relacionados con la calidad. Es necesario que los costos de la
    calidad sean declarados formalmente por las empresas, parte de
    sus planes operacionales y sus sistemas presupuestarios, y que
    los ejecutivos los manejen como corresponde.
    La tarea de calcular los costos de la calidad no es sencilla.
    Puede suceder que haya oposición interna al concepto y que se
    oculten a propósito datos, pero las personas y empresas
    que han perseverado y alcanzado el éxito
    han descubierto que se trata de un ejercicio muy valioso.
    Es conveniente que las empresas busquen ayuda si la necesitan. La
    recopilación y el uso de los costos relacionados con la
    calidad puede ser, y es, de utilidad. Sin
    embargo, no se debe olvidar que no basta con haber organizado el
    mecanismo necesario para recopilar los costos; también es
    necesario que el personal de alta dirección esté decidido a realizar
    el ejercicio del cálculo de los costos de la calidad y a
    usar los datos.

     

     

    Autor:

    Br. Alberto Esparragoza

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