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Análisis del flujo de los materiales en una empresa constructora

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Indice
1. Introducción
2. Administración de Materiales.
3. Compras – Finanzas.
4. Almacén – Producción.
5. Análisis del Flujo de los Materiales en una Empresa Constructora.
6. Bibliografía

1. Introducción

Durante los últimos años han tenido lugar cambios importantes en la economía nacional, como los apoyos y estímulos por parte del gobierno para impulsar los pequeños negocios del país; que aunado a reformas comerciales y modernización de los sistemas administrativos en las empresas, han conducido a una nueva cultura empresarial que abre el campo de acción hacia los nuevos emprendedores con ideas frescas e iniciativa para constituir micro, pequeñas y medianas empresas de variados giros.

Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios que han obtenido mayores beneficios por los estímulos fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento ha sido mayor en estas áreas en comparación con otras.

Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha importancia son las pequeñas empresas dedicadas a la construcción, pues aunque su crecimiento no ha sido muy destacado, su importancia radica en el volumen de operaciones que en estas empresas se realizan y el capital que en ellas se maneja.

Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en una empresa constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de ellas, sobre todo en las que se encuentren involucrados los fondos, o bien los activos de la empresa, se hace necesario el diseño de un buen sistema de control interno.

Es por ello que mi interés en el desarrollo de este trabajo radica en el estudio de estas empresas constructoras y específicamente en el control de los materiales que son la esencia de su giro.
La administración de los materiales cuida no solo el correcto flujo de los materiales dentro de la empresa, sino que vigila también la función de compras, desde el proceso de adquisición hasta su correcta utilización en el área de producción.
En este trabajo se hace mucho incapié en el análisis del flujo de los materiales de la empresa constructora puesto que éste permite como su nombre lo indica visualizar la trayectoria correcta o el posible desvío en el uso de los materiales.
El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse en el manejo de los materiales dentro de una empresa dedicada a la construcción.

El objetivo que se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de administración en una empresa de este tipo; de estudiar los problemas que se tienen cuando el flujo de materiales no es eficiente, así como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema, y el modo de operación de los departamentos involucrados con la adquisición y el manejo de los materiales; además de servir de apoyo para consulta para la comunidad estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.

A continuación realizo una breve descripción por capítulo en los que pretendo hablar del aspecto más general en el ramo de los materiales para las empresas constructoras hasta el apartado más específico objeto de mi estudio.
La función de vigilar el correcto desempeño de los departamentos involucrados en el manejo de los materiales es responsabilidad de la administración de materiales.

La administración de materiales mediante sus funciones y la supervisión de las funciones de los departamentos permite conocer la existencia en el almacén y el punto en que se debe ordenar más; los materiales que han sido ordenados y su fecha de recepción, así como el importe de los materiales y fecha de liquidación de los mismos.

En el segundo capítulo se estudian las funciones del departamento de Compras, los objetivos trazados, las responsabilidades del departamento, la elaboración de la orden de compra así como los efectos de una buena compra en la elección de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base en criterios sólidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.

Es este capítulo también se explica la función del departamento de Finanzas dentro de la organización, las responsabilidades y obligaciones, la coordinación que debe existir con los departamentos de Compras, Almacén y Producción.

El responsable de salvaguardar los artículos que han sido comprados y que posteriormente serán utilizados por el departamento de producción, es el Almacén, que en todo momento debe operar apegándose a los principios del departamento, con el fin de evitar extravíos, robos o deterioros de los materiales, retrasos en la producción, o rezagos de información.

Para poder realizar la función de producción -que se presenta en el capítulo tres-, es necesario el esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo responsable de su correcta utilización en el proceso productivo.

El capítulo cuatro referente al análisis del flujo de los materiales es una breve reseña de la ruta a seguir para los materiales dentro de la empresa, señalando las obligaciones y responsabilidades de cada una de las fases que componen este ciclo, además de representaciones que muestran el recorrido en forma gráfica.

2. Administración de Materiales.

Conceptos.
Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la administración efectiva y eficiente de las funciones de compras de materiales. Pero ¿qué es la administración de materiales? Algunos la definen como:

"El control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se necesita comprar más".

Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro "Administración de compras y materiales" nos dice: "Otra forma de contemplar la administración de materiales es la indicación de sus actividades más importantes:

  1. Anticipación de los requerimientos de materiales.
  2. Origen y obtención de los materiales.
  3. Introducción de los materiales dentro de la organización.
  4. Seguimiento del estado de los materiales como un activo actual.2

Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administración de materiales como la herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepción hasta su aplicación, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos o aplicaciones indebidas.

Objetivos de la Administración de Materiales.
Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera:

  1. Los departamentos de operación que realizan las compras en forma centralizada no deben comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida autorización para hacerlo.
  2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.
  3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se halla llegado a un acuerdo con el vendedor en el caso de que se hayan recibido materiales dañados o en cantidades inferiores a las solicitadas.
  4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.
  5. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
  6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de operación.
  7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales así como de las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la falta de existencias.

A fin de mantener un control sistemático sobre los materiales, muchas compañías usan una rutina para coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y asignar las responsabilidades de control de materiales a las diferentes funciones que ello implica .

Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de materiales varían de una compañía a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones: 1. Compras, 2. Recepción e inspección, 3. Almacenes, 4. Planeación de materiales.

Funciones que se Incluyen en la Administración de Materiales.

  • Planeación y control del abastecimiento de materiales. Esto es la planeación agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de producción total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el plan de producción debe ajustarse.
  • Programación de la producción. El manejo de la programación de la producción juega un papel importante en el establecimiento del programa total de producción. Al trabajar con la información sobre los insumos, el departamento de control de producción (o ingeniería) desarrolla los programas de tiempo y cantidades (avances).
  • Recepción. El departamento de recepción, tiene la responsabilidad del manejo físico de los embarques que ingresan, de su identificación, así como de la verificación de las cantidades, la preparación de los informes y de la ruta del material hasta el lugar de utilización o de almacenamiento.
  • Investigación sobre materiales y compras. Esta función se refiere a la recopilación, clasificación y análisis de los datos necesarios para encontrar materiales alternativos; predecir el abastecimiento, la demanda y el precio de los principales artículos comprados; el análisis de los costos del vendedor y sus capacidades; así como diseñar nuevos y más eficientes métodos para el procesamiento del trabajo de oficina necesario para operar el sistema de abastecimiento de materiales.
  • Almacén. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño, desuso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilita la localización inmediata de los artículos.
  • Compras. El departamento de compras tiene la responsabilidad de comprar las clases y cantidades de materiales autorizados por las requisiciones fijadas por el programa de producción, por el almacén, ingeniería o cualquier otro departamento que requiera materiales. Cuando el departamento de compras tiene el derecho y el deber de asesorar, preguntar y aun desafiar a otros departamentos en materia de especificación de materiales y en su selección, se agrega un valor dinámico a la operación de la función de compras y a la empresa.

Las actividades básicas de compra se pueden agrupar en la forma siguiente:

  1. Comprobar las especificaciones de los materiales que figuran en las requisiciones en un esfuerzo por estandarizarlas en lo posible y comprar los materiales, los cuales deben tener el mejor valor posible para los objetivos que se intentan.
  2. Seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento disponibles, negociar los términos de compra, incluyendo el envío y el desempeño de los proveedores y preparar las órdenes de compra adecuadas.
  3. Dar seguimiento para asegurar el envío puntual y la recepción en la cantidad y calidad adecuadas.
  4. Actuar con inteligencia en el mercado, buscando constantemente proveedores nuevos y más efectivos y materiales y productos nuevos con el objetivo de reducir los costos o de mejorar el producto de la empresa.
  5. Supervisión o conducción de todos los contactos entre los proveedores y los departamentos de la empresa sobre todos los planes que se relacionan con la compra de materiales.

Movilización de materiales dentro de la empresa. Incluye todas aquellas actividades involucradas en la movilización de los materiales del punto de recepción o de almacenamiento al punto en el que se utilizan. Esto abarca el manejo físico y la transportación de los materiales de su área de almacenamiento al punto final en el cual serán empleados; la circulación de los materiales a los departamentos que los usan; mantenimiento de los registros necesarios para efectuar los asientos contables en la administración de materiales al usuario; y provisión de información lo cual facilita la preparación de informes útiles para contabilidad.

Tráfico. Los costos de transportación han tenido la influencia sobre los costos de materiales en los años recientes. También los tipos de transportación han tenido una influencia importante sobre la política de inventarios. Existen dos actividades básicas de inventarios:

  1. El control de tráfico incluye la selección del transporte, la documentación de los embarques, el estudio de los servicios y precio del transporte, seguimiento de los embarques, revisión y aprobación de los pagos por cargos de transporte y la evaluación del desempeño del transportista.
  2. El análisis de tráfico se encarga de establecer el costo total de transportación, incluyendo la carga y descarga, etc.

Control de calidad. El control de calidad sigue siendo una función difícil de ubicar en muchas organizaciones. La responsabilidad de inspeccionar las materias primas que ingresan y las operaciones del proveedor lo colocan directamente dentro de la administración de materiales.

Control de inventarios. La función del control del inventario tiene la responsabilidad de conservar los registros de partes y materiales utilizados en la producción.
Además del control de inventarios de producción, hay necesidad de controlar los materiales ajenos a la producción, tales como herramientas prescindibles, artículos de oficina y de mantenimiento, artículos de reparación y de operación.

Ventajas en su Aplicación.
Las ventajas que se pueden obtener con la aplicación de la administración de materiales son muchas, entre estas están las siguientes:

  1. Se minimiza el riesgo de robo o extravío, pues el departamento de recepción se encarga de verificar los embarques de materiales que se reciben desde el momento en que llegan hasta su almacenamiento. Aquí pasa la responsabilidad al departamento de almacén que tiene la función de inventariar los materiales, almacenarlos y realizar los registros de ingreso de materiales, todo esto para evitar algún daño, robo o uso inadecuado.
  2. Evita los retrasos en el programa de avances al procurar mediante la coordinación de los departamentos de compras y almacén el abastecimiento de materiales necesario para llevar a cabo la producción en el tiempo programado.
  3. La obtención de un control más eficiente en cuanto a las autorizaciones de compras y aplicación de materiales en la producción.
  4. Con el flujo correcto de la información sobre las compras realizadas, se evitan transtornos administrativos entre los departamentos involucrados con la actividad de compra, recepción, almacenamiento, pago y utilización de materiales en la producción.

Problemas que se Presentan Cuando no Existe Control de Materiales.
Para un correcto desempeño de la función de compra de materiales, desde su cotización hasta su utilización en la producción, se necesita del control de materiales que proporciona la administración de materiales.
Uno de los problemas más comunes es la aplicación indebida de los materiales en la producción. Esto se produce cuando se envía una requisición de materiales al almacén por una cantidad mayor a la necesaria.

Esta acción es con dolo por parte del superintendente o encargado de la producción, y muchas de las veces resulta involucrado algún otro encargado, como el de almacén por ejemplo. Para resolver esto habrá que realizar una investigación para determinar el destino del excedente e identificar al responsable o responsables de tal acto.

Otro de los problemas que se presentan es la decisión erronea de selección del proveedor; es decir, cuando la persona encargada de realizar las compras decide comprar a un proveedor basándose en fundamentos equivocados que no benefician en nada a la empresa.

En este problema se da el caso de que el encargado de realizar las compras y el proveedor de los materiales tienen beneficios personales mediante la transacción.
Existe también otro tipo de problemas que son de carácter administrativo, de falta de comunicación regularmente, como la falta de coordinación entre los departamentos involucrados con la función de compras.

Esto se refiere a los problemas que pueden surgir, como ejemplo, cuando el departamento de compras realiza una compra de materiales a crédito con fechas de pago específicas y no se envía al departamento de finanzas la copia de la orden de compra en donde vienen detalladas las fechas de pago.

Si el error se descubre pasada la fecha de pago, generará intereses por la cantidad no cubierta, y será un costo adicional innecesario por la falta de coordinación.
Pero por otro lado, también existe la situación contraria cuando el personal de finanzas encargado de las liquidaciones de cuentas por pagar no envía copia del comprobante de pago al proveedor (ya sea transferencia,depósito, cheque, etc.) al departamento de compras.
Esto creará confusión en este departamento pues al no presentar un soporte del pago, se puede pensar que el pedido no ha sido liquidado.
Problemas por falta de control de materiales hay muchos, dependen del tamaño de la organización, de las áreas funcionales de la organización dentro de la empresa y demás factores. Los anteriores son los que se consideran más comunes.

3. Compras – Finanzas.

Definiciones de compras.
Comprar es adquirir algo por dinero5. Esta definición aunque es corta, es la esencia misma de la función del departamento de Compras en pocas palabras.
De lo anterior, podemos definir a las compras como el insumo necesario en todo proceso productivo, siendo el responsable de adquirirlas el departamento de compras dentro de una organización.

Objetivos del Departamento de Compras.
El establecimiento estándar de los objetivos generales de la función de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida para su envío en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempeñe su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como después de la venta) y al precio conveniente.

Los siguientes puntos nos darán una perspectiva más clara de los objetivos del departamento de compras.

1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. La falta de inventarios de materiales para la producción podría disminuir una operación y ser extremadamente costosa en términos de retraso de producción.
2. Conservar las inversiones y las pérdidas mínimas en el inventario. Se podría asegurar un flujo ininterrumpido de inventario de materiales comprando por grandes cantidades, pero esto haría que el costo de mantener el inventario se eleve demasiado; por lo que sería recomendable apegarse a un programa de consumo de materiales o una estimación de aplicación.
3. Mantener los estándares o controles de calidad adecuados. Para producir una obra de calidad es necesario utilizar materiales de calidad, no por ahorrar unos cientos o miles de pesos se deben comprar materiales de marcas no aceptables, pues estos no reunen los requisitos de los materiales de alta calidad, y el costo de reconstrucción o reparación ser más elevado que el aparente ahorro, sin mencionar al daño al prestigio de la empresa.
4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. El éxito del departamento de compras depende de su habilidad para localizar o desarrollar los vendedores apropiados, que tengan interés y que sean responsables con la empresa para obtener los artículos que se necesitan al precio final más bajo.
5. Estandarizar, en lo que sea posible los artículos comprados. Es decir, si la compra se puede hacer en la cantidad de un artículo que pueda hacer el trabajo que dos o tres artículos hacían anteriormente.
6. Comprar los artículos y servicios requeridos al precio más bajo posible. La actividad de compras en la organización típica utiliza la mayor parte de los recursos monetarios de ésta. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artículos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envío y los requerimientos de servicio también sean satisfechos.
7. Mejorar la posición competitiva de la organización. Una organización puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los márgenes de utilidad, además el departamento de compras tiene como responsabilidad asegurar el flujo contínuo de los materiales necesarios para que sea posible la función de producción, tal como se necesitan para dar cumplimiento a los compromisos con los clientes; el éxito de toda organización depende de su capacidad para crear y mantener clientela.

8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. Las acciones de compras no pueden llevarse a cabo eficientemente solo con el esfuerzo del departamento de compras; para el éxito es vital la cooperación de otros departamentos y las personas que trabajan en la empresa.

9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración. El departamento de compras toma recursos para su operación: salarios, teléfonos y gastos de correo, suministros, costos de los viajes, costos de la computadora y gastos que los acompañan. Si los procedimientos que utiliza el departamento de compras no son eficientes, el costo de este departamento será excesivo.

Los objetivos de compra se deben alcanzar tan eficiente y económicamente como sea posible, lo cual requiere que el gerente de compras revise continuamente la operación para asegurarse de que el costo es efectivo.

Políticas del Departamento de Compras.
Para realizar una compra se debe tener una guía; las políticas de compra son importantes, sobre todo por los continuos cambios de precios y la escasez de los materiales.
Se puede comprar, según más convenga, de acuerdo con las siguientes políticas:
Producir o comprar. Se debe decidir si lo que se compra se puede producir dentro de la misma empresa.

Los proveedores suelen exigir precios demasiado altos; si se decide producir, bajan los costos, además de tener la oportunidad de vender el producto que se decidió producir.

También se puede presentar el caso contrario: estar produciendo algún material cuya compra abarataría los costos.
Para tomar la decisión de producir o comprar, se tienen que comparar constantemente los precios (sus variaciones) y la disponibilidad de los proveedores para entregar la compra.

Por lo regular, las empresas dedicadas a la construcción no producen sus materiales, sino que los compran.

Compras "a instancias" o compras ´"para más adelante". Si una empresa sigue una política de compras "a instancias" ordena pequeñas cantidades a intervalos frecuentes. Las compras "para más adelante" consisten en comprar cantidades mayores menos frecuentes.

Para elegir la política correcta se deben considerar dos factores: el primero es el precio de mercado; si los precios en el mercado sufren fluctuaciones continuamente, la política de compras "a instancias" sería la más viable para evitar el riesgo de pérdida. Contrariamente a esto, si los precios son estables durante grandes periodos se optaría por las compras "para más adelante".

El segundo factor es el capital que se invierte en los inventarios. Tomando en cuenta este factor, la política aplicable sería la de compras a instancias, dado que se ahorraría espacio en el almacén, se reducirían los porcentajes de desperdicio o daños, los riesgos de robo y el capital que no se utiliza se podría destinar a otras áreas.

Compras por contrato. Este tipo de adquisiciones se basa en un acuerdo con el vendedor en donde se establece que este va a proveer de materiales durante un período determinado, a cuya finalización el contrato puede o no renovarse.

La ventaja de este acuerdo es la seguridad de que nunca va a faltar material y que se aprovecharán los precios bajos en el momento de la compra. Para efectuar este tipo de compras es necesario pagar una gran cantidad del pedido por adelantado.

Funciones Principales del Departamento de Compras.
Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario recabar la mayor cantidad posible de información acerca del material (peso, tamaño, color, textura, apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:

  1. Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.
  2. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general, tener más libertad para negociar.
  3. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc.

Detectar cuándo se necesitan los materiales y activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se establece mediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado período.

Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquellos que se compran en pocas ocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega.

Cuando la persona encargada de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a un proveedor por determinada cantidad de material, éste puede responder por escrito, personal o telefónicamente una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le será útil al momento de elegir al proveedor del material.

Cómo elegir al proveedor. Con la experiencia de comprar y tener trato con los proveedores, se llega a conocer la calidad de sus productos, precios, descuentos, su cumplimiento y puntualidad en las entregas y cualquier otro aspecto que ayude a elegir al proveedor.

La orden de compra. Después de elegir a un proveedor, se le comunica que se le va a comprar el material. En algunos casos, esta comunicación se puede hacer telefónicamente o de palabra. Se llama al proveedor, se le confirma la cantidad que cotizara y se le pide que envíe los materiales.

Lo anterior es colocar una orden de compra de modo informal, sobre todo si el proveedor no entregó cotización por escrito. De este modo se confía que el proveedor enviará los materiales solicitados en la cantidad y plazo señalados.

El modo formal de colocar una orden de compra es haciéndola por escrito; por lo regular se sigue un consecutivo para archivo con el número de folio de cada orden.

La orden de compra debe contener lo siguiente:

  1. Fecha en que se colocó el pedido.
  2. Nombre del proveedor.
  3. Cantidad del material.
  4. Precio unitario.
  5. Valor total (sin impuesto).
  6. Porcentaje de impuesto y su valor.
  7. Valor total con impuesto.
  8. Descripción de la forma de pago.
  9. Fecha de entrega.

Seguimiento de la compra. Es conveniente que se archiven todas las órdenes de compra que se colocan y se tenga un registro que indique la fecha en que el proveedor debe entregar los materiales.

Para evitar retrasos en la entrega del material (sobre todo en pedidos foráneos) es pertinente realizar una llamada al proveedor con algunos días de anticipación para confirmar el envío y llegada del material en la fecha programada, utilizando los datos del archivo de órdenes de compra colocadas.

(Para ver el gráfico faltante haga click en el menú superior "Bajar Trabajo") 

Efectos de una Buena Compra.
Los efectos de una buena compra se refieren a los beneficios que se producen cuando se toma una decisión acertada de compra a tal o cual proveedor. Pueden ser beneficios económicos: como el ahorro por un descuento por pago anticipado al proveedor; beneficio de tiempo: cuando un material es solicitado con carácter de urgente se puede optar por el proveedor que ofrezca el menor tiempo de entrega (aunque este sea más elevado), dado que la falta del material ocasionaría un retraso en el programa de avance, y provocaría además cierto desprestigio.

Por tanto, es muy importante una decisión de compra bien planeada y tomada con base en criterios sólidos; pues es en la función de compras donde recae la "responsabilidad de gastar la mayoría de los ingresos de la empresa".

Responsabilidades del Departamento de Compras.
Quien toma la decisión de hacer las compras debe tener características de malabarista manteniendo varias pelotas en el aire simultáneamente, ya que el comprador debe alcanzar simultáneamente diversas metas. No es eficiente comprar al menor precio posible si los artículos enviados no son satisfactorios desde el punto de vista de la calidad o de su desempeño, o si se reciben dos semanas después de lo programado.

Por otro lado, el "precio corecto" puede ser mucho más alto que el precio normal si el artículo en cuestión tiene una necesidad de emergencia que cubrir, en el cual el comprador no se puede permitir el lujo de apegarse al tiempo normal de producción.

Lo anterior es una de las responsabilidades del departamento de compras: proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales. Otra de las responsabilidades es encontrar nuevas fuentes de abastecimiento. Esto se refiere a encontrar vendedores competentes comprometidos a desarrollar su trabajo de forma eficiente, que puedan satisfacer los requerimentos de tiempo, calidad y precio.

Las responsabilidades del departamento de compras incluyen:

  1. Obtener cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las requisiciones de compra recibidas.
  2. Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
  3. Fijar el tamaño óptimo de la orden de compra después de tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes, manejo de materiales, costos del pedido, limitaciones de espacio y el costo del capital comprometido en los inventarios.
  4. Preparar órdenes de compra y enviarlas a los vendedores. Generalmente, estas órdenes de compra se preparan en copias múltiples que siguen los siguientes propósitos:
  1. Autorizar al vendedor para hacer el envío.
  2. Notificar al departamento de recepción de materiales acerca de los artículos que van a llegar en el futuro.
  3. Avisar al departamento de planeación u otro departamento de requisiciones que se ha colocado el pedido.
  4. Notificar al departamento de contabilidad general acerca del compromiso de compra.

Estas responsabilidades en conjunto conducen al éxito en la organización del departamento de compras; y como consecuencia, mejorar la posición competitiva de la empresa.

Departamento de Finanzas.
Consideramos que la contabilidad en empresas de edificación tenga como objetivo principal "la información oportuna interna y externa de los movimientos económicos de una empresa" y como funciones principales, el registro y control de las mismas operaciones.

Desafortunadamente la velocidad de rotación del capital en la empresa edificadora (que llega a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la multiplicidad de materiales, la dispersión geográfica de las mismas, la imprecisión de su costo final y el complicado y abundante registro de prestaciones y pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de comunicación entre producción y control, provocan que la contabilidad difícilmente esté al día.

Funciones Principales del Departamento de Finanzas.
Posterior a la colocación del pedido de materiales, el departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago. Los documentos que el departamento de Compras envía son generalmente copia de la orden de compra y original o copia de la factura.

Las facturas de todo lo que se compra deben archivarse en orden para su fácil localización y contener la siguiente información:

  1. Fecha de la factura.
  2. Cantidad.
  3. Precio unitario.
  4. Valor total (multiplicación del precio unitario por cantidad).
  5. Porcentaje de descuento y valor en pesos de dicho descuento (si lo hay)
  6. Porcentaje de impuesto y valor del mismo.
  7. Descripción de cargos adicionales y su valor (si los hay)
  8. Valor de la factura en número y letra.

Siempre de acuerdo con lo negociado, la factura se puede pagar de las siguientes formas:

  1. Al contado. El material o producto se entrega junto con la factura y en ese momento el comprador paga el importe de la misma.
  2. A crédito.
  1. El material o producto se entrega junto con la factura.
  2. El comprador entrega al vendedor un contrarrecibo.
  3. La factura queda en manos del comprador, pero no la paga.
  4. Vence la fecha de pago.
  5. El vendedor entrega al comprador el contrarrecibo, y se le paga el valor de la factura que ampara dicho contrarrecibo.
  1. Pago por anticipado.
  1. El comprador paga al vendedor una parte o el total del valor del material (según negociación) antes de recibirlo.
  2. El vendedor entrega al comprador un recibo por el valor del monto anticipado.
  3. El vendedor entrega al comprador el material junto con la factura.
  4. Si falta algo de pagar, se sigue el procedimiento pactado al realizar la compra.

Las facturas de todo lo que se compra deben permanecer en la empresa, por si es necesario hacer una aclaración después de que se pagó. Se pueden archivar por:

  1. Proveedor.
  2. Fecha
  3. Material
  4. Cualquier forma que facilite su búsqueda.

Los contrarrecibos y recibos que el proveedor devuelve a la empresa cuando se le paga, también deben ser archivados, porque desde el momento en que están de nuevo en manos de la empresa (comprador) constituyen una forma de controlar y comprobar que facturas están pagadas.

Los contrarrecibos y recibos se pueden archivar junto con la factura a la cual amparan.

.

Principios que Rigen la Contabilización de los Materiales.
Los seis principios importantes que deben observarse en la contabilización de los materiales son:

  • Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por un funcionario responsable.
  • Debe ser posible en cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en existencia.
  • Todo el material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada.
  • Debe poderse determinar fácilmente la clase y cantidad de material usado en la producción.
  • Todas las cuentas de inventario de materiales deben poderse comprobar en cuanto a su exactitud en total por medio de cuentas de control en el mayor general.
  • Cuando menos dos personas deben operar todos los movimientos de materiales, para evitar fraudes o robos, excepto en un caso de colusión entre ambas.12

La aceptación y aplicación de estos principios, trata de impedir el derroche y pérdida en el consumo de las materias primas y materiales, trata de evitar robos, establecer las debidas responsabilidades, promueve la realización de compras adecuadas, establecer normas para el consumo, previniendo la existencia de más o menos con máximos y mínimos que se establecen, permite la toma de inventarios y mantener un registro correcto del costo de la materia prima empleada

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