4. Almacén
– Producción.
Objetivos del Departamento de Almacén.
Dentro de una empresa del
giro de la construcción, el almacén es el
departamento responsable de surtir los pedidos hechos por el
departamento de producción, de solicitar al departamento de
compras materiales
cuando estos llegan a su punto mínimo; y recibir,
verificar, almacenar y salvaguardar los materiales que
posteriormente serán utilizados en
producción.
Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de
almacén tiene objetivos
específicos que son los siguientes:
- Surtir en tiempo las
requisiciones de materiales enviadas por el departamento de
producción, previamente autorizadas. - Procurar evitar la falta de material solicitando al
departamento de compras
nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su punto de
reorden. - Mantener registros
actualizados de las unidades en existencia de los
materiales. - Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas
para así evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y
deterioros en general.
Funciones del Departamento de Almacén.
Dentro del departamento de almacén existe una
sección encargada de recibir y verificar los pedidos de
materiales que ingresarán al almacén. Es la
sección de recepción e inspección de
materiales.
Éste subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos
autorizados, inspeccionar el contenido, llenar los formatos
adecuados y transportar los artículos a los almacenes.
Funciones de Recepción e Inspección.
El departamento de Recepción e Inspección
normalmente realiza las siguientes funciones:
- Recibe e inspecciona los artículos y verifica
las cantidades con la orden de compra y la boleta de
empaquetamiento. - Prepara informes
cuando hay escasez, daños durante el tránsito y
devoluciones a los vendedores. - Prepara una guía de recepción para
distribución a varios
departamentos. - Entrega la mercadería a los almacenes.
El documento principal que se prepara en el departamento
de recepción es una guía de recepción.
Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a
comentarios acerca de la condición del envío. Sin
embargo, en algunas compañías se prepara un
informe de
inspección por separado, particularmente si se reciben
materiales muy costosos y de alta precisión.
La guía de recepción es un documento
básico para el sistema de
control
interno de una compañía. La copia que se
envía al departamento de contabilidad
general sirve para hacer una comparación entre las
cantidades reales recibidas y las que aparecen en la factura del
proveedor. También se envían copias de la
guía de recepción al almacén (para asignar
el espacio adecuado y asentar los datos en el
inventario) y
al departamento de compras (para el control de los
pedidos colocados).
Funciones del Almacén.
El papel que
desempeña el departamento de almacén es el
siguiente:
- Recibe y verifica las cantidades de los
artículos y los pone en el almacén. - Asienta las entradas en la tarjeta del mayor de
materiales, si es este tipo de registro no se
lleva en el departamento de planeación de materiales, compras o
costos. - Entrega los materiales a la fábrica al recibir
los formatos debidamente autorizados llamados requisiciones de
materiales.
Las pérdidas que se producen en los almacenes
pueden deberse a deterioros, roturas, hurtos o incapacidad para
encontrar los artículos cuando se les necesita. Estas
pérdidas pueden minimizarse aplicando procedimientos de
almacenes eficientes. Normalmente, el almacén se divide en
secciones, subsecciones y depósitos. Se mantienen
etiquetas de depósitos que indican la cantidad y
ubicación de cada artículo en el almacén. La
ubicación, grado de control que se
ejerce y asignación de espacio a los artículos
especificados, dependen de sus características, como por ejemplo,
frecuencia de uso, costo,
tamaño, etc.
(Para ver el gráfico faltante haga click en el
menú superior "Bajar Trabajo")
Es conveniente durante un ejerccicio, hacer recuentos
periódicos de existencias, hasta lograr que puedan
comprobarse, un gran volumen de
existencias, sino es que todas, y al fin del ejercicio se
hará un recuento físico general (con paro de
actividades de la empresa)
tomándose ciertas medidas como las siguientes:
- Planeación de la toma de inventario
físico. - Que no existan entradas de almacén pendientes
de registrarse. - Que no existan salidas de almacén pendientes
de registrarse. - Listados con los nombres de materias primas,
materiales y artículos terminados escritos a
máquina, o en computadora. - Separar las materias primas, materiales y
artículos terminados a vistas, en depósito, en
comisión, etc. - No recibir materias primas, materiales y
artículos terminados de proveedores,
y en caso de hacerlo, integrarlos al inventario. - No despachar materias primas, materiales y
artículos terminados y en caso de hacerlo controlar su
salida por medio de vales. - Es recomendable usar tarjetas
marbete para la toma de inventarios
normalmente con tres secciones, una para el primer recuento,
otra para el segundo recuento, una sección para el
departamento de contabilidad.15
A veces resulta más económico no llevar
una contabilidad de papeleo formal o un procedimiento de
requisiciones para ciertos tipos de materiales o suministros.
Esto puede ser aconsejable en el caso de artículos que
tienen poca probabilidad de
ser útiles personalmente a los empleados y en el caso de
artículos relativamente baratos o materiales que se usan
en grandes cantidades en la producción.
Administración de Inventarios.
Aunque las complejidades de los modelos de
decisiones de inventarios pueden ser con mayor propiedad el
campo de la administración de operaciones, deben
también ocuparse del inventario como parte del ciclo
general de flujos de efectivo, debe entender la lógica
del modelo de
control de
inventarios, que es uno de los modelos
matemáticos usados con mayor amplitud en los negocios y que
tiene aplicabilidad general más allá del
inventario.
Determinantes del Tamaño de los
Inventarios.
Los principales determinantes de la inversión en inventarios son: 1) el nivel
de las ventas; 2) la
longitud de la naturaleza
técnica de los procesos de
producción; y 3) la durabilidad en comparación con
la caducidad del producto
terminado. Por ejemplo, los inventarios de la industria del
tabaco son
grandes debido a los largos procesos de
curado. Sin embargo, los inventarios en la producción de
petróleo y
gas son bajos,
porque las materias primas y los bienes en
proceso son
pequeños en relación con las ventas. En la
industria de
enlatado, los inventarios promedio son grandes debido a la
estacionalidad de la materia
prima.
Con respecto a la durabilidad y a los factores de
estilo, se encuentran inventarios grandes en las industrias del
fierro y de metales preciosos
porque la durabilidad es grande y el factor referente al estilo
es pequeño. Los inventarios son pequeños en la
industria de los pasteles debido a la caducidad del producto
final, y en las imprentas porque los artículos se
manufacturan sobre pedido.
Generalidades sobre el Análisis de Inventarios.
Al pedir dinero en
préstamo, al comprar materia prima
para la producción o al comprar planta y equipo, es
más barato comprar una cantidad mayor que justamente lo
suficiente para satisfacer las necesidades inmediatas.
Sobre el anterior fundamento básico podemos
construir una base teórica para determinar el
tamaño óptimo de la orden de compra, lo cual
implica también la inversión óptima en inventarios y la
elección del plazo para reordenar. El modelo
introduce una intercompensación entre los costos crecientes
y decrecientes. Los costos relacionados con el almacenaje
aumentan con inventarios más grandes, los cuales provienen
de órdenes más grandes colocadas en una forma menos
frecuente. Pero con este tipo de órdenes, los costos de
colocar órdenes serían más bajos. La meta es
equilibrar estos dos tipos de influencias para minimizar los
costos de ordenamiento y de la inversión en
inventarios.
Clasificación de los Costos.
El primer paso en el proceso para
construir un modelo de inventarios consiste en especificar
aquellos costos que aumentan y aquellos que disminuyen con el
tamaño y la frecuencia de las órdenes y los niveles
resultantes de inventarios.
Obviamente, cuanto más grande sea el inventario,
mayores serán los costos de almacenaje, de seguros y de
impuestos
sobre la propiedad. Los
costos de almacenamiento
tienen probabilidades de estar más directamente
relacionados con el tamaño del artículo del
inventario que con el valor del
artículo comprado. Sin embargo, los demás costos de
mantenimiento
varían con el valor del
artículo. Por ejemplo, tanto los costos de seguros como los
impuestos
sobre la propiedad están relacionados con el valor de los
inventarios. Además, una mayor cantidad de articulos
valiosos en el inventario puede requerir una protección
adicional.
Por tanto, la práctica común consiste en
expresar los costos de almacenamiento y
los costos de mantenimiento
como un porcentaje del valor del inventario. El costo de
mantenimiento suele medirse como porcentaje del valor del
inventario, los costos de mantenimiento son un tipo de costo
variable. Como sucede en Economía, cuando un
costo es un monto fijo por cantidad producida o vendida, este se
considera como un "costo Variable". En la medida en que una
empresa tenga
inventarios de seguridad, los
costos de mantenimiento relacionados con un monto fijo de
inventarios de seguridad puede
considerarse como un costo fijo.
La segunda clasificación de los costos son los
costos de ordenamiento: Son los costos asociados a los pedidos,
independientes del tamaño de la orden.
Se obtienen al colocar una orden cuando los
artículos son comprados o la producción establece
los costos si dichos artículos son producidos dentro de
la empresa.
Los costos de ordenamiento incluyen los costos de administrar un
departamento de compras, los gastos de
personal,
teléfonos, y de cartas, asociados
con la colocación de órdenes, y los costos de
preparar especificaciones. Los costos de ordenamiento
también incluirán los costos relacionados con la
recepción e inspección del material y los
resultantes de pagar facturas.
Es difícil trazar la línea divisoria entre
costos variables y
fijos de ordenamiento. Los costos básicos de administrar
un departamento de pedidos, incluyendo el salario del
agente de compras, y el costo de máquinas
de escribir, escritorio y teléfonos, puede considerarse
como fijo. A medida que aumenta el no. de órdenes puede
ser necesario incrementar el espacio asignado al departamento de
compras, para adquirir personal
adicional, y así sucesivamente. En estas situaciones el
costo se vuelve variable.
La tercera categoría de costos son los costos
relacionados con los inventarios de seguridad: estos representan
a los inventarios que mantiene la empresa en un
esfuerzo por evitar la escasez de bienes con los
cuales satisfacer las oportunidades de ventas.
Estos costos se refieren a la cantidad mínima de
inventarios con que debe contar la empresa para evitar retrasos
en la producción, pérdidas de ventas, etc.. Dentro
de esta clasificación de costos se encuentran: 1)
pérdida de ventas, 2) pérdida de crédito
mercantil del cliente, 3)
interrupción de los programas de
producción.
- Costos de mantenimiento.
- Costos de almacenaje.
- Seguros.
- Impuestos sobre la propiedad.
- Costo del capital
comprometido - Depreciación y obsolescencia
- Costos de ordenamiento.
- Costo de colocar una orden o costo de corrida de
producción. - Costos de embarques y de manejo.
- Descuentos por cantidad tomados o
perdidos.
- Costos relacionados con los inventarios de
seguridad.
- Pérdida de ventas.
- Pérdida del crédito mercantil del cliente.
- Interrupción de los programas de
producción.
Costos de mantenimiento.
Los costos de mantenimiento varían entre
compañías pero tienen probabilidades de estar en el
rango del 20 al 25 % del valor del inventario. Los costos de
almacenamiento y de seguros tienen probabilidades de variar con
el tipo de producto así como con el valor del producto. La
obsolescencia, el encogimiento y el estropeo se verán
especialmente inflados por el tipo de producto. Para los
artículos estándar, tales costos pueden ser
relativamente bajos; para artículos perecederos
o productos con
un elemento muy importante de estilo (como la ropa), pueden ser
sustanciales.
Supondremos que este es un modelo de almacenaje en el
cual la compañía no produce los productos que
vende, los suministros aparecen todos juntos y se usan de manera
uniforme a lo largo del tiempo. Al inicio
supondremos que no existe inventario de seguridad. Por tanto, los
costos indirectos aumentarán en proporción directa
con el monto promedio del inventario que se lleve. Por ejemplo,
el costo de capital de la
compañía es del 10 % y se estima que la depreciación ascenderá en un 5 % por
año. Acumular estos costos y los relativos al
mantenimiento del inventario produce un costo total de 25 % de la
inversión en inventarios.
Si definimos el costo pordentual como C, podemos
encontrar los costos totales de mantenimiento como el porcentaje
del costo de mantenimiento, (C) multiplicado por el precio por
unidad (P) por el número promedio de unidades (A) (el cual
es de Q/2, puesto que el inventario disminuye de modo uniforme
hasta cero durante el ciclo del inventario).
Datos para el ejemplo del lote óptimo
económico.
A= Inventario promedio.
C= Costo de mantenimiento expresado como un porcentaje del
precio de
compra del inventario = 25 % por año.
CP= Costo de mantenimiento expresado en dólares por unidad
de inventario = $10 por año.
EOQ= Lote óptimo económico.
F= Costos fijos de ordenamiento = $ 5 400 por año
N= No. de órdenes colocadas por año =
U/Q.
P= Precio de compra por unidad de inventario = $ 40
Q= Cantidad de la orden.
S= Inventario de seguridad.
T= Costos totales del inventario.
U= Consumo anual
en unidades = 3600
V= Costos variables de
ordenamiento por orden = $ 125.
Total costos de mantemiento= (C) (P) (A)
En caso de que la compañía ordenara solo
una vez al año, el inventario promedio sería de
1800 unidades (3600/2), por lo tanto el costo de mantenimiento
sería .25 x $ 40 x 1800 = $18 000. Si la
compañía decidiera ordenar dos veces al año,
el inventario promedio disminuiría a 900 unidades (1800 /
2), y por tanto, el costo de mantenimiento se reduciría a
$9 000 y así sucesivamente.
Costos de ordenamiento.
Los costos fijos del departamento de pedidos para nuestro ejemplo
será de $ 5 400. Además, hay costos resultantes de
colocar una orden (como preparar especificaciones, llamadas
telefónicas y cargos por entregas). Los costos totales
variables de ordenamiento serán el costo de colocar una
orden (V) multiplicado por el número de órdenes
colocadas (N). El costo de ordenamiento de la
compañía, de embarque y de recepción, el
cual definimos como V, es de $ 125 por orden.
Costo total de ordenamiento = F + (V) (N)
= $ 5 400 + $ 125 (U/Q)
= $ 5 400 +$ 125 [(3600)/Q]
Modelo del Lote Óptimo Económico
(EOQ).
Este modelo puede obtenerse por métodos
algebráicos o gráficos. Aunque los costos totales del
inventario se ven afectados por los costos fijos y variables de
ordenamiento y de mantenimiento, el EOQ se determina
únicamente por los costos variables de inventarios. El
punto de intersección de la curva de costos variables de
mantenimiento (crecientes) con la curva de costos variables de
ordenamiento (decrecientes) yace directamente por debajo del
punto mínimo de la curva de costos totales del inventario,
como en la siguiente gráfica, donde T es el nivel
mínimo de los costos totales del inventario, y Q es la
cantidad óptima de inventario para un reordenamiento
periódico, es decir, EOQ.
También podemos determinar el lote óptimo,
económico de manera algebráica. Esta es la
cantidad, Q, que minimiza los costos totales, T. Los costos
totales del inventario (T) pueden definirse como la suma de los
costos variables de mantenimiento, los costos variables de
ordenamiento y los costos fijos de ordenamiento.
T= CP (Q/2) + V (U/Q) + F
= CP (Q/2) + VUQ –1 + F
Determinamos la ecuación con respecto a Q,
establecemos el resultado como igual a cero, y despejamos Q. De
este modo minimizamos los costos totales y obtenemos el modelo
básico del lote óptimo económico:
Para nuestro ejemplo, encontramos:
Si el lote óptimo económico es ordenado doce veces
al año (3 600/300=12), o cada 30 días, los costos
totales de ordenamiento y de mantenimiento de los inventarios
serán minimizados.
Métodos de Valuación para los Materiales
Empleados.
Debido a la fluctuación de los precios, el
costo unitario de los materiales comprados puede variar con el
tiempo, por lo cual el inventario puede contener artículos
idénticos adquiridos a distintos costos. Cuando una empresa
utiliza solo pequeñas cantidades de materiales en la
producción, no es muy difícil etiquetar a los
materiales con su verdadero costo de factura
identificable específicamente.
Bajo el método de
valuación de identificación específica, las
etiquetas de costo se quitan a los materiales a medida que se les
envía a producción. Esta cifra de costo, que se
determinó originalmente mediante un examen de las facturas
específicas, se utiliza para propósitos de
contabilidad. A efecto de determinar la utilidad, este
método
puede prestarse a objeciones debido a la facilidad con que pueden
asignarse costos arbitrarios y alterarse las utiilidades mediante
la elección de las unidades particulares de materiales
idénticos que se han empleado. Sin embargo, el costo de
identificación específico puede ser apropiado
cuando se llevan materiales especiales para trabajos especiales
sobre pedido.
En el caso más común, cuando se usan
grandes cantidades de materiales en la producción, no
resulta práctico identificar el costo de compra unitario
con cada tipo individual de material. En tales casos, debe
adoptarse algún patrón para el costeo de las
requisiciones de materiales, para cargar las cuentas
subsidiarias de control y acreditar el inventario para
materiales. Algunos de los métodos
que se emplean más frecuentemente para la valuación
de los materiales son:
- Primeras Entradas, Primeras Salidas
(PEPS). - Últimas Entradas, Primeras Salidas
(UEPS). - Costo de promedio móvil.
- Costo de promedio de fin de mes.
- Detallista.
- Costos identificados.
Primeras Entradas, Primeras Salidas, significa que los
costos unitarios de los primeros materiales comprados que
están todavía en inventario, son los que utilizan
en primer lugar para valuar los materiales consumidos durante el
periodo. Cuando el consumo de
materiales es suficiente para agotar los primeros costos de
compra, el uso adicional de materiales se valúa usando los
costos unitarios de la segunda compra durante el
periodo.
Últimas Entradas, Primeras Salidas, es lo
contrario de PEPS. Bajo este método, las emisiones de
materiales durante un determinado periodo de tiempo se
valúan según el costo de la última compra,
luego el costo de la penúltima compra y así
sucesivamente.
Debe recalcarse el hecho de que el patrón de
costos no coincide necesariamente con el patrón real del
flujo de materiales; es decir, el uso de PEPS no significa
necesariamente que los materiales más antiguos son los que
se usan primero. Más bien, significa que los costos
más antiguos son los que se usan primero para
propósitos de contabilidad, independientemente del
verdadero flujo de los materiales.
PEPS.
Cuando se emplea PEPS, el costo de los primeros
materiales que entran (comprados) será el costo asignado a
los primeros materiales que salen (emitidos).
Bajo el método PEPS, cualquier material en existencia se
valúa según los últimos costos.
UEPS.
Bajo el método UEPS, el costo de los últimos
materiales que entran (las últimas compras) será el
costo asignado a los primeros materiales que salen (las primeras
emisiones durante el periodo).
Hay un método estrechamente vinculado con el
método UEPS, que ha sido sugerido por algunos hombres de
negocios y
contadores, bajo el cual podrían cotizarse las
requisiciones de materiales según la cotización en
el mercado al
momento de la emisión, aun cuando en realidad no se haya
efectuado ninguna compra de este costo.
Costo Promedio Móvil.
Bajo el método de promedio móvil para la
valuación de las requisiciones de materiales, se determina
un nuevo costo unitario promedio después de cada compra.
Los materiales emitidos posteriormente se valúan luego
según este costo unitario promedio. Puesto que los costos
promedio están disponibles en cualquier momento, este
metodo puede adaptarse fácilmente a un sistema de
inventario perpetuo.
Costo Promedio de Fin de Mes (o Costo de Promedio
Compensado).
Bajo este método del costo promedio de fin de
mes, los materiales emitidos durante un mes se valúan
según el costo unitario de promedio compensado (total de
pesos dividido entre total de unidades) al último
día del mes anterior. Puesto que los costos unitarios de
promedio compensado al final del mes anterior están
disponibles durante el periodo vigente para las requisiciones de
costeo, este método puede usarse con un sistema de
inventario perpetuo o periódico.20
Método Detallista.
En este método, el importe de los inventarios es obtenido
valuando las existencias a precios de
venta y
deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta,
para obtener el costo por grupo de
artículos.21
Las empresas que se
dedican a la venta al menudeo
(tiendas de departamentos, ropa de descuento, etc.) son las que
se utilizan generalmente este método, por la facilidad que
existe para determinar su costo de venta y sus saldos de
inventario.
Para tener un adecuado control del método de detallistas,
deben establecerse grupos
homogéneos de artículos, a los cuales se les asigna
su precio de venta tomando en consideración el costo de
compra y el margen de utilidad aprobada.
Para la operación de este método, es
necesario cuidar los siguientes aspectos:
- Control y revisión de los márgenes de
utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los
ajustes al precio de venta. - Agrupación de artículos
homogéneos. - Control de los traspasos de artículos entre
departamentos o grupos. - Inventarios físicos periódicos para
verificar el saldo teórico de las cuentas y en
su caso hacer los ajustes que procedan.
Implicaciones administrativas de los métodos para
la valuación del inventario.
Los métodos
para la valuación al costeo del inventario son de interés
para la gerencia
porque ellos determinan la cantidad que debe invertir la empresa
en los inventarios y, además, porque influyen en el
momento de la utilidad que declara la empresa.
El método PEPS ha sido un método muy
popular durante algún tiempo, ya que el flujo de costos
corresponde al flujo de materiales bajo la práctica
comercial acostumbrada de utilizar los artículos
más antiguos del inventario en primer lugar. Sin embargo,
debido en gran parte a cuestiones relacionadas con los impuestos
sobre la renta y al aumento de los niveles de precios, el
método UEPS ha ganado cada vez mayor aceptación
durante los últimos años.22
Presupuestos.
Un presupuesto es un
plan
integrador y coordinador que se expresa en términos
financieros respecto a las operaciones y
recursos que
forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el
fin de lograr los objetivos
fijados por la alta gerencia.
Veamos los principales elementos de un presupuesto.
- Es un plan: significa
que el presupuesto expresa lo que la
administración tratará de realizar, de tal
forma que la empresa logre un cambio
ascendente en determinado periodo. - Integrador: indica que toma en cuenta todas las
áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como
un todo, pero también está dirigido a cada una de
las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo
global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un
departamento de la empresa no es funcional si no se identifica
con el objetivo
total de la
organización. A este proceso se le conoce como
presupuesto
maestro, formado por las diferentes áreas que lo
integran. - Coordinador: significa que los planes para varios de
los departamentos de la empresa deben ser preparados
conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son
coordinados, el presupuesto
maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando
por tanto confusión y error. - En términos financieros: indica la importancia
de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria,
para que sirva como medio de comunicación, ya que de otra forma
surgirían problemas en
el análisis del plan anual. Por ejemplo, al
hacer el presupuesto de requisición de materiales,
primero es necesario expresarlo en toneladas o kilogramos, y
después en pesos. Si no tradujéramos todo a una
misma medida, hablaríamos de toneladas, horas de mano de
obra, etc., lo cual sin duda alguna traería
confusiones. - Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un
presupuesto es la determinación de los ingresos que se
obtendrán, así como de los gastos que se
van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma
más detallada posible. - Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y
gastos del futuro; la empresa también debe planear los
recursos
necesarios para realizar sus planes de operación. Esto
se logra básicamente con la planeación financiera, que incluye
principalmente:
- Presupuesto de efectivo.
- Presupuesto de adiciones de activos
(inventario, cuentas por
cobrar, activos
fijos).
- Dentro de un periodo futuro determinado: un
presupuesto siempre tiene que estar en función
de un cierto periodo.
Después de analizar la definición anterior
podemos, en términos más sencillos, afirmar que el
presupuesto en una empresa consiste en cuantificar en
términos monetarios la toma de
decisiones anticipada y los objetivos trazados, de manera que
permitan visualizar su efecto en la empresa para servir como
herramienta del control
administrativo.
Un presupuesto es la herramienta de la que se vale la
administración para elaborar una
estimación en términos monetarios de las operaciones y de
los recursos necesarios para un determinado periodo para cumplir
con los objetivos trazados por la gerencia de la
empresa.
El periodo conveniente para la elaboración de un
presupuesto es un año. La mayoría de las empresas preparan
presupuestos
anualmente; otras lo hacen en forma semestral o trimestral. Al
término de cada periodo se revisan los presupuestos y
se analiza el comportamiento
real respecto a lo planeado, con el fin de que se realicen los
ajustes necesarios. Cada empresa elegirá el periodo que
mejor convenga a sus necesidades.
El presupuesto se divide por meses. El mes constituye el
periodo básico para ir comparando lo real y lo
presupuestado; el presupuesto puede también dividirse por
trimestre o por semestre, según se considere oportuno.
Recordemos que la función
fundamental de los presupuestos es su utilización como
instrumento de control
administrativo.
Un comité de presupuestos, constituido por
miembros de la gerencia, puede vigilar la preparación de
estas indispensables herramientas.
Este comité fijará las pautas generales que
la
organización deberá seguir y coordinará
los presupuestos que por separado preparan las diversas unidades
de la organización, resolviendo las diferencias
que surjan entre ellas, para luego someter el presupuesto final a
la consideración del director general y del consejo. En
una compañía pequeña esta tarea la realiza
el propio director general o el director
administrativo.
Una vez determinado el periodo presupuestario, el
comité de presupuestos se dedicará a la
elaboración del instrumento. Solicitará formalmente
a todos los otros integrantes de la organización que
presenten sus objetivos y expectativas, haciendo hincapié
en las ventajas que derivan de una buena elaboración
presupuestal.24
Es indispensable la coordinación en todas las áreas, si
se quiere lograr la eficiencia. Por
ello, se requiere fijar fechas límite en las que la
información de cada departamento deba estar
a disposición de dicho
comité.25
Es necesario que se elaboren por escrito las políticas,
los métodos y los procedimientos
que regirán el presupuesto; esto se logra mediante la
elaboración de un manual de
presupuesto adecuado.
Dicho manual debe
contener los siguientes requisitos:
- Los objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el
plan presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de
los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un
área de responsabilidad presupuestal. - El periodo que incluirá el presupuesto, como
la periodicidad con que se generaron los informes de
actuación. - Toda la organización que se pondrá en
funcionamiento para su perfecto desarrollo y
administración. - Las instrucciones para el desarrollo
de todos los anexos y formas en que estará elaborado el
presupuesto.
Son innegables las ventajas que ofrece la
elaboración de dicho manual. Entre ellas se cuentan que es
un medio informativo muy valioso para todos los integrantes de
una organización, ya que en él se delimita la
autoridad y la
responsabilidad de cada participante.
Ventajas que Brindan los Presupuestos.
- Motivan a la alta gerencia para que defina
adecuadamente los objetivos básicos de la
empresa. - Propician que se defina una estructura
adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad
de cada una de las partes que integran la
organización. - Incrementan la participación de los
diferentes niveles de la organización, cuando existe
motivación adecuada. - Obligan a mantener un archivo de
datos
históricos controlables. - Facilitan a la
administración la utilización óptima
de los diferentes insumos. - Facilitan la coparticipación e integración de las diferentes
áreas de la compañía. - Obligan a realizar un autoanálisis
periódico. - Facilitan el control administrativo.
- Son un reto que constantemente se presenta a los
ejecutivos de una organización para ejercitar su
creatividad y criterio profesional a fin de
mejorar la empresa. - Ayudan a lograr mayor efectividad y eficiencia en
las operaciones.
Todas las ventajas mencionadas ayudan a lograr una
adecuada planeación y control en las empresas.
Limitaciones de los Presupuestos.
Como toda herramienta, el presupuesto tiene ciertas
limitaciones que deben ser consideradas al elaborado o durante su
ejecución.
Están basados es estimaciones: esta limitación
obliga a que la administración trate de utilizar
determinadas herramientas
estadísticas para lograr que la
incertidumbre se reduzca al mínimo, ya que el éxito
de un presupuesto depende de la confiabilidad de los datos que
estemos manejando.
Debe ser adaptado constantemente a los cambios de
importancia que surjan; esto significa que es una herramienta
dinámica, pues si surge algún
inconveniente que la afecte, el presupuesto debe adaptarse, ya
que de otra manera se perdería su sentido.
Su ejecución no es automática: necesitamos
hacer que el elemento humano de la organización comprenda
la utilidad de esta herramienta, de tal forma que todos los
integrantes de la empresa sientan que los primeros beneficiados
por el uso del presupuesto son ellos, ya que de otra forma
serán infructuosos todos los esfuerzos para llevarlo a
cabo.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la
administración: uno de los problemas
más graves que provocan el fracaso de las herramientas
administrativas, es creer que por si solas pueden llevar al
éxito.
Hay que recordar que es una herramienta que sirve a la
administración para que cumpla su cometido, y no para
entrar en competencia con
ella.
Toma tiempo y costo prepararlos.
No se deben esperar resultados demasiado
pronto.26
Presupuesto de Materiales.
Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de
materiales. Para elaborarlo es necesario hacer antes ese mismo
presupuesto, en unidades, con el objeto de determinar en
términos generales, cuantas unidades de materiales se
requerirán a lo largo del ejercicio.
Existen materiales que en la fábrica, son
susceptibles de una predeterminación particular, debido a
su importancia dentro de la producción, y otros por ser de
poco valor y numerosos, no es fácil su estimación
en unidades como materiales individuales. A estos se les debe
considerar en conjunto, fijándoles un inventario
razonable, para evitar posibles interrupciones de la
producción o acumulaciones innecesarias de
existencias.
Una vez que se ha determinado la cantidad de materiales
que se necesitan para la producción presupuestada, y
basados en los inventarios finales adecuados, obtenidos, se
estará en disposición de estimar el presupuesto de
compras, así, se tendría:
Obtenidas las compras anuales, se hace la
predeterminación de las compras que corresponden a cada
uno de los meses del período, con base en el presupuesto
de producción para cada uno de los meses,
ajustándose a los inventarios base, de acuerdo con los
máximos y mínimos de cada tipo de
material.
En el presupuesto de compras se señalan las
fechas en que se deberán recibir los materiales, dichas
fechas deberán ir acordes con las necesidades de
producción.27
Los beneficios del presupuesto de requerimientos de
materiales son que:
- Indica las necesidades de materia
prima para determinado periodo presupuestal, evitandose
así cuellos de botella en la producción por falta
de abastecimiento. - Genera información para compras, lo que
permite a este departamento planear sus
actividades. - Determina niveles adecuados de inventarios para cada
tipo de materia
prima. - Ejerce el control administrativo respecto a la
eficiencia con que se maneja la materia prima.
El gerente de
compras es responsable del presupuesto de su área, ya que
con el presupuesto de requerimientos de materia prima preparado
anteriormente, junto con las políticas
de inventario que se establezcan para cada materia prima, se
determinará el número de unidades y el tiemp en el
que habrán de llevarse a cabo las compras y el costo en
que se incurrirá al realizar dichas operaciones, que
será la cantidad de cada materia prima que se
comprará por el precio estándar al que se planea
adquirir.28
Aplicación de Materiales en la
Producción.
El departamento de producción (o también llamado
departamento de ingeniería) es el encargado de la manufactura
del bien que la empresa produce, y para tal fin, utiliza los
materiales que previamente ha solicitado al departamento de
Almacén, y es responsable también de su correcta
utilización en el proceso productivo.
Esta es la última fase del ciclo de los materiales, pues
es en este departamento en donde se concentran los esfuerzos de
los demás departamentos integrantes de la
organización para que se pueda llevar a cabo la
función de producción.
Cuando el departamento de producción necesita algún
tipo de material, envía una requisición de material
al almacén.
Esta es una orden por escrito para que el almacenista
entregue determinados materiales especificados, para uso de los
departamentos de fabricación. Habitualmente la extiende un
empleado del departamento de producción, pero puede
hacerlo también cualquier jefe de departamento autorizado
para ello.
Los datos que deben aparecer en una requisición
de almacén son: fecha, número de la
requisición, número de la cuenta que ha de
acreditarse, la cuenta de detalle que ha de cargarse, la cantidad
y clase del material pedido, lugar de entrega, costo unitario,
firma de la persona que
autoriza la requisición y la firma de la persona que
recibe el material.
La requisición de almacén debe extenderse
por duplicado, enviando ambas copias al almacenista, quien
entrega el material y obtiene un recibo. El recibo usualmente se
extiende en el duplicado, que conserva el almacenista. El
original se envía al encargado del libro mayor de
almacén que computa el costo del material y hace los
asientos necesarios en las tarjetas de
existencia.
Posterior a esto, se envía dicho recibo al
departamento de costos que acumulará las requisiciones
para cada proceso.
Debe hacerse una requisición por separado por
cada una de las cuentas subsidiarias o de registro
detallado que han de cargarse y por cada cuenta de control que ha
de acreditarse. Este procedimiento
permite clasificar las requisiciones individuales como parte de
un proceso de recopilación. Es recomendable algunas veces
que aparezca solamente una partida en cada
requisición.29
5. Análisis del Flujo
de los Materiales en una Empresa Constructora.
Control interno.
Concepto de
control
interno.
Plan de organización entre el sistema de contabilidad,
funciones de
empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto
obtener información segura, salvaguardar las
mercancías, materia prima, productos en proceso y
productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad
inmediata, que en el curso normal de operaciones están
destinados a la venta ya sea en su estado
original de compra o después de transformados.
El control interno es el sistema de protección a
los activos de la
empresa mediante la coordinación de los departamentos
involucrados en la adquisición, registro, resguardo
físico y utilización de los materiales, con el fin
de proporcionar salvaguarda a los activos, robos, daños o
cualquier situación que pudiera perjudicar la
optimización de los materiales.
Principios del Control Interno.
- Separación de funciones de adquisición,
custodia y registro contable. - Ninguna persona que interviene en inventarios
deberá tener acceso a los registros
contables que controlen su actividad. - El trabajo de empleados de almacén de
inventarios será de complemento y no de
revisión. - La base de valuación de inventarios
será constante y consistente.
Objetivos del Control Interno.
- Prevenir fraudes de inventarios.
- Descubrir robos y substracciones de
inventarios. - Obtener información administrativa, contable y
financiera confiable de inventarios. - Valuar los inventarios con criterio razonable,
consistente y conservador. - . Proteger y salvaguardar los
inventarios. - Promover la eficiencia del personal de almacén
de inventarios. - Detectar desperdicios y filtraciones de
inventarios.
Bases del Control Interno
- Control contable de inventarios.
- Autorización de compra, producción y
venta de inventarios. - Inventarios físicos
periódicos.
Control contable de inventarios, mediante el
establecimiento del sistema de inventario perpetuo, que descansa
en tres cuentas del libro mayor,
denominadas, almacén, costo de ventas y ventas. La cuenta
de almacén, tiene el carácter
de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas, una para
clase de artículo, formando el auxiliar de almacén
con tarjetas, hojas sueltas, disco o cinta magnética,
donde se registran todas las entradas, salidas y existencias de
cada clase de artículo, tanto en unidades como en importes
a precio de costo, ahora bien, la suma de saldos de las
subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al
saldo global de la cuenta de mayor "Almacén", cualquier
discrepancia se investiga y corrige.
En el departamento de almacén, se llevará
control en unidades tanto de entradas como de salidas y
existencias para clase de artículo.
La fuente de información para el registro tanto
en contabilidad, como en el departamento de almacén,
deberá ser distinto, de tal forma que las facturas de
compra, pedido de compras y notas de entrada al almacén,
(que estarán numeradas progresivamente), servirán a
la contabilidad para los cargos a la cuenta de almacén;
las notas de remisión del proveedor servirán para
anotar las entradas en unidades del departamento de
almacén.
Para los créditos o abonos en contabilidad, se
tomarán las copias de facturas de venta y copias de las
notas de salida de almacén; para anotar las salidas de
unidades en el departamento de almacén, se tomarán
las notas firmadas de salidas de almacén, así como
las notas de entrega o embarque, todas ellas numeradas
progresivamente.
Autorización de compra, producción y venta
de inventarios.
El control de entradas, será controlado por las compras y
producción; el control de salidas, será el control
de las ventas; luego entonces, para el control de compras se
requiere:
- Pedido de compra al proveedor
(requisitada). - Orden de compra (requisitada).
- Orden de producción (requisitada).
- Recepción de unidades por el
almacenista. - Nota de entrada al almacén
(requisitada). - Nota de remisión del proveedor.
- Factura del proveedor.
- Registro de compras.
Para el control de ventas se requiere:
- Pedido del cliente (requisitado).
- Orden de entrega ú
- Orden de embarque.
- Nota de remisión de venta.
- Factura de venta.
- Registro de ventas.
Todas las operaciones de compra, producción y
venta deberán sujetarse a rutinas que asegure la
integridad y calidad del
inventario, de tal forma que las operaciones estarán
autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados
designados para ello.
Inventarios físicos periódicos, para
descubrir errores, irregularidades, equivocaciones, robos, etc.,
mediante la comparación del inventario físico
contra el auxiliar de la cuenta del libro mayor
"Almacén".
La forma del inventario físico se sujetará
a instrucciones por escrito según "instructivo",
observando indicaciones, tales como:
- El recuento sea ordenado.
- El recuento se hará
periódicamente. - De preferencia cuando el movimiento
de almacén sea menor. - El recuento se hará con personal que conozcan
las mercancías. - Se calificará el estado de
conservación y antigüedad.
Al departamento de almacén, solo tendrán
acceso el personal de dicho almacén, quien deberá
estar afianzado; resulta práctico asegurar el inventario
con una compañía aseguradora, contra robo e
incendio; también se tomarán medidas para el cierre
absoluto de bodegas en horas y días no laborables, y la
vigilancia efectiva de veladores y guardianes.
El recuento físico del inventario, deberá
compararse con el máximo o mínimo que indican las
tarjetas del auxiliar de almacén, para poder
determinar y efectuar un control administrativo y tomar las
decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de la
empresa.
Flujo de los materiales.
El flujo de los materiales dentro de una empresa del
giro de la construcción constituye un ciclo, que tiene
el origen en el departamento de producción o ingeniería, pasando por los departamentos
de compras, finanzas,
almacén y finalmente producción.
Este ciclo es un flujo constante de materiales en el que
los departamentos involucrados deben contribuir con su mejor
esfuerzo, es una interrelación departamental, que bien
aplicada, contribuye a mejorar la posición competitiva de
la empresa.
Dentro de este proceso, la administración de
materiales juega un papel muy
importante, pues proporciona el control y la pauta que debe
seguirse en el desarrollo del proceso mismo, para evitar rezagos
en alguna de las etapas que los departamentos
integran.
Como se mencionó, el flujo de los materiales
tiene su origen en el departamento de producción al
solicitar materiales al almacén. Este departamento debe
proporcionar al departamento de producción los materiales
solicitados, siempre que se presente una requisición de
materiales debidamente requisitada y autorizada por el
responsable, que puede ser el administrador de
materiales, o superintendente.
Es obligación también del departamento de
almacén registrar las entradas de materiales por los
materiales que se compren y las salidas por surtir las
requisiciones de materiales recibidas, cargando los costos de
materiales al contrato
respectivo, tomando los datos de la requisición de
materiales.
Si el departamento de almacén no tiene el
material que solicitó producción, envía una
solicitud del material al departamento de compras, detallando
todas las especificaciones del material requerido.
El departamento de compras es responsable de la
adquisición de materiales al precio neto más bajo y
según las especificaciones estipuladas por el departamento
de pedidos. El departamento de compras también es
responsable por la planeación de la entrega de materiales
para que no se produzcan interrupciones en el programa de
producción debido a escasez de materiales.
Cuando se produce un retraso en el programa de
avance, la mayoría de las veces la responsabilidad recae
en el departamento de compras, pues una de sus responsabilidades
es proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, para esto
debe elegir de entre los proveedores,
aquél que satisfaga los requerimientos de tiempo, calidad y precio,
según las circunstancias.
Una compra se inicia con el recibo de la
requisición de compra, que emite el departamento de
compras. Este documento lo prepara una persona que tiene
autorización para comprar materiales o suministros.
La requisición de compra indica la cantidad de cada
artículo deseado, la fecha deseada y sugiere un
determinado proveedor.
La orden de compra que se prepara en el departamento de
compras y se envía el vendedor, es una autorización
por escrito para que el proveedor entregue la cantidad de cada
tipo de material especificado de acuerdo con los términos
estipulados y en la fecha y lugar convenidos.
Antes de preparar la orden de compra y se ha recibido la
solicitud de material, es conveniente contactar a varios
proveedores del material para conocer los datos del proveedor
como son los tiempos de entrega, precios, condiciones, calidad y
especificaciones del material entre otros datos, que le
servirán para preparar un análisis comparativo.
Esto le servirá al comprador para analizar las cualidades
de los proveedores contactados y poder tener
más abierto el campo de decisión para elegir una de
las alternativas con base en un fundamento objetivo.
Para operar con eficiencia, el departamento de compras
debe contar con informes completos de las fuentes de
abastecimiento, registro de cotizaciones recibidas, tarifas de
fletes y precios del mercado de los
materiales necesarios en el negocio. En las empresas de menor
tamaño, sin embargo, podrá no existir una
organización independiente de compras, en cuyo caso las
funciones de la gente de compras estarán combinadas con
otras obligaciones
en la persona de algún miembro, o de varios, en la
organización.
Preparada la orden de compra, revisada y con todas las
firmas pertinentes se envía al proveedor elegido,
así también se envían copias de la orden de
compra colocada a los siguientes departamentos:
- Almacén, para notificar que se realizó
el pedido. - Recepción e inspección, para notificar
la fecha de llegada del pedido. - Finanzas, para la programación del pago.
- Archivo consecutivo.
Es conveniente llevar un consecutivo de órdenes
de compra colocadas, esto puede servir para futuras aclaraciones
con el proveedor, para que al momento que llegue el material
comprobar lo real contra lo pedido; para conocer el número
de pedidos realizados en el mes, entre otras.
Cuando llega el material, el responsable de recibirlo es el
departamento de recepción e inspección. Este recibe
el pedido, lo inspeciona y prepara el formato de guía de
recepción.
De este documento también se preparan varias copias, para
repartir a los siguientes departamentos:
- Contabilidad, para corroborar las cantidades
recibidas y las detalladas en la factura. - Almacén, para registro y resguardo
físico de los materiales. - Compras, para informar el estado y
cantidad de los materiales. - Archivo consecutivo.
Posterior a la recepción de los materiales se
procede al almacenamiento de estos, siendo responsabilidad del
almacén.
El almacenista o algún responsable del almacén
deben asentar los registros en las tarjetas de almacén por
las entradas de materiales.
Almacenados y registrados los materiales, el almacén
está en disposición de surtir la requisición
de materiales que el departamento de producción
envió para su abastecimiento.
Las anteriores son las fases que integran el ciclo del
flujo de los materiales dentro de una empresa constructora. En
algunas compañías el ciclo puede ser más
grande debido a que se incorpora un departamento más, que
podría ser el de planeación de materiales; pero
esto depende del tamaño de la
organización.
Flujogramas de Movilización de los Materiales
entre los Departamentos.
Los flujogramas de
movilización de materiales dentro de la empresa son
representaciones gráficas del ciclo del flujo de los
materiales, en los que se detallan las etapas con su respectivo
documento que sirve de soporte del movimiento del
material entre los departamentos.
Estos pueden presentarse por medio de cuadros unidos mediante
líneas, o un simple listado en que se incluyen los
departamentos y los documentos que
estos emiten a los demás departamentos
involucrados.
Los flujogramas de
materiales son de gran utilidad en los departamentos involucrados
con el manejo de los materiales, pues muestran de manera objetiva
del correcto flujo de la información que debe existir para
un eficiente desempeño de las funciones de cada uno de
los departamentos.
A continuación se presentan dos flujogramas que muestran
el ciclo de los materiales desde su adquisición hasta su
utilización.
De los anteriores flujogramas considero más
apropiado el primero, dado que es más fácil su
comprensión y el personal que debe manejarlo no necesita
conocimientos especializados.
Es pertinente hacer la aclaración de que el
flujograma es
adaptable a las empresas que manejen materiales (dependiendo del
tamaño) y está en función de su ciclo dentro
de la organización, por tanto, si en el ciclo interviene
algún otro departamento, debe reflejarse en el
esquema.
– Anzola Rojas Sérvulo
Administración De Pequeñas Empresas
Editorial Mc Graw Hill
1ª edición, 1993.
– Backer Morton, Jacobsen Lyle, Ramírez
Padilla David Noel
Contabilidad de
costos. Un enfoque administrativo para la toma de
decisiones
Editorial Mc Graw Hill
2ª edición, 1992.
– Cárdenas Nápoles Raúl
La Lógica
De Los Costos 1
Editorial IMCP
2ª edición, 1ª reimpresión,
1997
– Del Río González Cristóbal
El Presupuesto
Editorial ECAFSA
7ª edición, 1999.
– Fred Weston J., E. Copeland Thomas
Finanzas En
Administración
Editorial Mc Graw Hill
8ª edición, 1994.
– Leenders Michiel, E. Fearon Harold, B. England
Wilbur
Administración De Compras Y Materiales
Editorial CECSA
2ª edición, 1ª reimpresión,
1995.
– Perdomo Moreno Abraham
Fundamentos De Control Interno
Editorial ECASA
4ª edición, 1995.
– Ramírez
Padilla David Noel
Contabilidad Administrativa
Editorial Mc Graw Hill
4ª edición, 1994.
– Suárez Salazar Carlos
Administración De Empresas
Constructoras
Editorial LIMUSA
2ª edición, 6ª reimpresión,
1990.
– W. B. Lawrence
Contabilidad De Costos
Editorial UTEHA
4ª edición, 1978.
www. monografias.com.mx.
Autor:
Roosevelt Hiram Rivera Domínguez
Licenciado En Contaduría
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