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El informe de auditoría operativa




Enviado por hjunior1



    Indice
    1.
    Introducción

    2. Requisitos del
    informe

    3. Estructura Del
    Informe

    4. Errores comunes en la
    redacción del informe

    5. Revisión del informe en
    borrador

    6. Bibliografía

    1.
    Introducción

    Concluido el Trabajo de
    Campo, el auditor tendrá como responsabilidad la confección del Informe de
    Auditoría como un producto final
    de este trabajo. El informe contendrá el mensaje del
    Auditor sobre lo que ha hecho y como lo ha realizado, así
    como los resultados obtenidos.

    Concepto
    Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su
    examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre Observaciones,
    Conclusiones de hechos significativos, así como
    Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en
    cuanto a políticas,
    procedimientos, cumplimiento de actividades y
    otras.

    Importancia
    El Informe de Auditoría, reviste gran Importancia, porque
    suministra a la
    administración de la empresa,
    información sustancial sobre su proceso
    administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento
    de sus metas y objetivos
    programados.
    El Informe a través de sus observaciones, conclusiones y
    recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones
    puedan apreciar la forma como están operando. En algunas
    oportunidades puede ocurrir que, debido a un descuido en su
    preparación, se pierde la oportunidad de hacer conocer a
    la empresa lo que
    realmente desea o necesita conocer para optimizar su administración, a pesar de que se haya
    emitido un voluminoso informe, pero inadvertidamente puede estar
    falto de sustentación y fundamento adecuado; en
    consecuencia su contenido puede ser pobre; con esto queremos
    hacer resaltar el hecho de que, el Informe debe comunicar
    información útil para promover la toma de
    decisiones. Lamentablemente esto no se logrará si el
    informe revela pobreza de
    expresión y no se aportan comentarios
    constructivos.

    Redacción Del Informe
    La Redacción se efectuará en forma
    corriente a fin de que su contenido sea comprensible al lector,
    evitando en lo posible el uso de terminología muy
    especializada; evitando párrafos largos y complicados,
    así como expresiones grandilocuentes y confusas.
    La Redacción del Informe debe merecer mucha
    atención y cuidado de parte del auditor
    para que tenga la acogida y aceptación que los empresarios
    esperan de él, en este sentido el Informe debe:

    • Despertar o motivar interés.
    • Convencer mediante información sencilla,
      veraz y objetiva.

    2. Requisitos del
    informe

    Claridad y simplicidad.
    La Claridad y Simplicidad, significan introducir sin mayor
    dificultad en la mente del lector del informe, lo que el Auditor
    ha escrito o pensó escribir. A veces lo que ocasiona la
    deficiencia de claridad y simplicidad del informe es precisamente
    la falta de claridad en los conceptos que el Auditor tiene en
    mente, es decir, no hay una cabal comprensión de lo que
    realmente quiere comunicar, asimismo cuando el Informe
    está falto de claridad, puede dar lugar a una doble
    interpretación, ocasionando de este modo que, se torne
    inútil y pierda su utilidad.
    En consecuencia, para que el informe logre su objetivo de
    informar o comunicar al cliente, el
    Auditor:

    • Evitará el uso de un lenguaje
      técnico, florido o vago.
    • Evitará ser muy breve.
    • Evitará incluir mucho detalle.
    • Utilizará palabras simples, familiares al
      lector, es decir, escribirá en el idioma que el lector
      entiende.

    Exactitud
    La Exactitud, es esencial en todo Informe, no solamente en lo
    referente a cifras, sino en cuanto a hechos. El contenido del
    Informe debe estar sustentado en evidencias susceptibles de ser
    demostradas en cualquier circunstancia; por consiguiente el
    Informe no debe contener conceptos errados. Nuestra misión
    respecto a la Exactitud, es presentar información digna de
    creencia y confiabilidad, es decir que no genere duda, porque si
    esto último ocurriera, el Informe perdería su
    validez y como consecuencia podría devenir en
    demérito para el profesional.

    Concisión
    El hecho de que un Informe sea Conciso, no significa que su
    contenido sea corto, lo que se quiere es que su contenido sea
    breve, ya que muchos informes
    pueden ser amplios porque las circunstancias así lo
    requieren; sin embargo no deben incluir hechos impertinentes,
    superfluos o insignificantes.
    El Informe Conciso no debe contener conceptos que no ayudan a
    entender el tema principal del informe, es decir, no debe incluir
    demasiado detalle que afecte el concepto
    principal del informe.
    Es oportuno considerar que, por lo general el informe debe ser
    conciso como los que se presentan al Directorio y más
    detallado cuanto se presenta a otros niveles
    inferiores.

    Los informes deben
    ser breves por lo siguiente:

    • Su preparación es menos costosa.
    • Los informes largos pueden ser algo complicados y
      difíciles de analizar, además por lo general no
      tienen una organización uniforme.
    • La verborrea generalmente da énfasis a
      detalles sin mayor trascendencia.
    • Los informes largos provocan comentarios indebidos
      o dan una mala impresión sobre su falta de
      operatividad.

    Oportunidad
    Los Informes, deben ser Oportunos, de modo tal que la
    administración de la empresa pueda
    tomar acción inmediata; aún cuando la
    auditoría no haya sido concluida, debe informarse a
    tiempo para
    que se vaya apreciando el progreso alcanzado y dar a conocer los
    hechos sobresalientes, porque de otra forma, los informes
    atrasados pierden valor a pesar
    de hubieran sido muy bien preparados; en consecuencia los asuntos
    pendientes de solución que ocasionan demoras, deben
    tratarse a su debido tiempo durante
    el trabajo de
    campo; y, es preferible sacrificar la forma de su
    presentación, en beneficio de la oportunidad, en casos
    especiales.

    Utilidad
    El Informe es útil cuando informa lo que la empresa
    solicitó, es decir, si el contrato fue
    examinar el área de ventas, pues
    debemos informar sobre esa área, de tal manera que la
    empresa conozca la situación, los problemas, las
    conclusiones, recomendaciones y otros aspectos de interés;
    esto es justamente lo que el informe debe satisfacer realmente
    para que la empresa pueda tomar decisiones adecuadas y, en
    consecuencia se aprecie la utilidad del
    informe; sobre el particular, es bueno recalcar que toda
    deficiencia comentada, debe ir acompañada de su
    correspondiente recomendación.

    Además es bueno considerar que, un informe
    será útil sí:
    Reúne los otros requisitos señalados para su
    redacción como: claridad y simplicidad, exactitud,
    concisión, oportunidad, tono constructivo,
    sustentación adecuada e integridad.
    Cumple el siguiente principio:
    Sabiduría es saber que hacer; habilidad es saber como
    hacerlo, pero el mérito radica en persuadir a otra
    persona a que
    lo haga.

    Tono Constructivo
    El Informe, debe tener un Tono Constructivo apropiado a la
    circunstancia para la cual fue solicitado, con esto queremos
    significar que, deben tomarse en consideración las
    virtudes de la cortesía y el respeto;
    además no deben menospreciarse los métodos de
    trabajo o cualquier accionar del cliente, no debe
    utilizarse jerga y, es preferible omitir el nombre de las
    personas involucradas e indicar solamente sus cargos.
    Deberá tenerse cuidado en seguir una misma forma de
    redacción a lo largo de todo el informe; generalmente se
    escribe en tercera persona; y los
    títulos o encabezamientos de las observaciones deben
    llamar la atención hacia una inmediata
    corrección o acción de parte de la empresa
    auditada.

    Sustentación adecuada
    El Informe debe basarse en evidencias, las mismas que deben estar
    amparadas en documentos,
    pruebas u
    otros elementos de juicio objetivos, que
    permitan demostrar la validez de las observaciones; así
    mismo esa objetividad debe incluir una clara
    diferenciación entre lo que son: hechos, opiniones y,
    declaraciones.

    Integridad
    Además de las características o requisitos ya indicados,
    el informe debe ser Integral, es decir, no debe emitirse informes
    por separado, de otros especialistas; además debe contener
    todos los elementos o partes que lo integran, desde la introducción hasta las recomendaciones, con
    el fin de tener una información completa.

    3. Estructura Del
    Informe

    No existe una Estructura
    modelo en la
    redacción del Informe de Auditoría
    Administrativa, ya que es muy difícil opinar
    uniformemente, sobre una gran variedad de actividades
    administrativas de diferente alcance, que no tienen una misma
    base inicial y final, como es el balance
    general en la Auditoría Financiera; en consecuencia en
    este tipo de examen administrativo, el Auditor no dictamina, solo
    emite opiniones, considerando una serie de factores o características propias de la actividad,
    operación o área examinada, además de los
    principios
    administrativos y normatividad existente.

    Definición del Contenido:
    El contenido se define de la forma siguiente:
    Síntesis
    La Síntesis
    del Informe tiene por finalidad resumir la opinión del
    Auditor indicando las observaciones más significativas e
    importantes del Informe.
    Se prepara principalmente para informar al lector del Informe,
    generalmente personas importantes que no disponen del tiempo
    suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el
    contenido fundamental de éste para motivarlo a tomar las
    acciones
    correctivas.

    Introducción
    Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos
    relativos a la empresa o entidad auditada.
    La Información introductoria que se presenta expone, sobre
    los Antecedentes, Objetivo,
    Alcance y Naturaleza de la
    Empresa a examinar.
    Antecedente. En esta parte de la información
    introductoria, el auditor señalará el motivo que
    originó la auditoría efectuada. La
    manifestación puede ser presentada según el caso,
    si obedece la realización del examen al cumplimiento del
    Plan de
    Auditoría Anual (cuando se trata de la ejecución de
    auditoría de acuerdo a la programación anual que cumple la Oficina de
    Auditoría
    Interna de una empresa o
    entidad), o si es hecha, denuncias recibidas o a pedido que puede
    ser ejecutada por la misma Oficina de
    Auditoría
    Interna o por una Sociedad de
    Auditoría previo contrato en este
    último caso.
    Finalmente se debe consignar o indicar la Fecha de Inicio y
    Término de Trabajo de Campo o la Auditoría
    propiamente dicha.
    Objetivo. Se consideran los objetivos de la auditoría
    administrativa, que varían de acuerdo a la naturaleza de las
    funciones del
    área examinada. Ejemplo: Si se practica la
    Auditoría Administrativa en el Área de
    Trámite Documentario y Archivo, los
    objetivos serán:
    Evaluar el grado de eficiencia y
    eficacia de
    las normas y procedimientos
    que comprende el proceso
    integral de la administración documentaria de la
    empresa.
    Determinar el grado de orden, conservación,
    protección y clasificación del archivo de la
    entidad, así como la oportunidad de su servicio.
    Alcance. Se debe especificar el alcance del área
    examinada, los aspectos a examinar, los funcionarios responsables
    y la comisión encargada de la auditoría
    administrativa si se trata de determinar el alcance del
    área de trámite documentario y archivo, se
    especifican el alcance de la manera siguiente:

    Area auditada:
    La administración documentaria, depende de la
    Secretaría General.
    Aspectos A Examinar:
    Control
    Interno del Sistema
    Proceso de
    Recepción
    Proceso de Clasificación y Registro
    Proceso de Control y
    Seguimiento
    Proceso de Distribución
    Proceso de Información
    Proceso de Archivo
    Funcionarios Responsables
    Considerar nombres y apellidos a cargo de las personas que tienen
    la responsabilidad del cumplimiento de las funciones del
    órgano.

    Comisión Encargada
    Se consignan los nombres, apellidos y cargos de los auditores que
    tienen la responsabilidad de practicar la auditoría
    administrativa.
    Naturaleza de la Empresa. Consiste en un breve resumen de la
    constitución y autorización legal
    para el funcionamiento de la Empresa o entidad, indicando su
    organización, el capital
    social, el giro o actividades principales o secundarias y al
    personal con
    que cuenta.

    Observaciones
    Las Observaciones de la Auditoría son las informaciones
    que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades
    que el auditor presenta sobre las deficiencias o irregularidades
    encontradas durante el examen, debiendo contener en forma clara y
    lógica
    los asuntos de importancia suficientemente comprensible para los
    que tener que ver con el informe todas las observaciones
    deberán ser objeto y basadas en hechos y respaldadas en
    los Papeles de Trabajo. Los informes de Auditoría
    presentarán las observaciones que no tienen
    solución inmediata, las de menor importancia deben ser
    dados a conocer a los responsables durante el Trabajo de Campo
    para su solución inmediata.

    Durante el curso del examen, el auditor agotará
    todos los medios
    razonables a su alcance a fin de permitir las pruebas
    documentarias suficientes para absolver las Observaciones que el
    auditor encuentre.
    No se expedirá ningún informe de Auditoría
    en forma final sin darle a los administradores la oportunidad de
    discutir las observaciones y presentar sus puntos de vista,
    excepto en caso de fraude o
    desfalco. Estas acciones
    evitarán que los informes de auditoría contengan
    Observaciones y Conclusiones que no estén debidamente
    sustentadas, o en todo caso, hubiese sido posible solucionarlas
    en el transcurso de la ejecución de la
    auditoría.

    Conclusiones
    Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las
    irregularidades y deficiencias que son el producto del
    juicio profesional del auditor.
    Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales
    y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo. Las
    conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia
    haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los
    responsables que han incurrido en falta.

    Recomendaciones
    Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de
    examinar el conjunto de operaciones y
    actividades de la empresa o entidad, las considera como
    sugerencias positivas que tienen por finalidad la solución
    de los problemas para
    coadyudar a la eficiencia de la
    administración.
    Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor
    utilización de los recursos
    humanos, materiales y
    financieros de la empresa o entidad auditada.
    La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de los
    fines de la auditoría, es decir, enmendar los errores que
    se vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o
    funcionarios. Las recomendaciones son dirigidas al titular de
    la
    organización examinada a fin de que provea lo
    conveniente para su cumplimiento.
    Las recomendaciones del auditor serán presentadas en el
    Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el
    grado de importancia de acuerdo a la presentación de las
    Conclusiones.

    Anexos
    Son esquemas complementarios que se adjuntan a las auditorías administrativas cuando son
    necesarios y generalmente sirven de fundamento a las
    observaciones planteadas.

    4. Errores comunes en la
    redacción del informe

    La Redacción del Informe de Auditoría,
    requiere mucho cuidado por su significatividad dentro del proceso
    de la Auditoría; a veces el auditor hace un buen trabajo
    de campo pero no redacta el informe en la forma que
    debería hacerlo, sencillamente porque le falta capacidad
    de análisis, síntesis y
    capacidad informativa o de redacción; estos factores o
    condiciones no se consiguen lamentablemente al instante, sino con
    el transcurso del tiempo, es decir a través de la
    experiencia. Redactar el Informe es difícil inclusive para
    el Auditor talentoso.
    Sobre el particular indicaremos algunos ejemplos de
    párrafos extractados de informes de auditoría en
    los cuales apreciaremos en primer término, el defecto y
    enseguida nuestro comentario y/o recomendación sobre el
    caso en particular:
    (Las deficiencias están escritas en tipos de letras
    más negras)
    Creemos necesario insistir en que el área de
    abastecimiento no puede ser un órgano de la Gerencia
    Técnica sino más bien actuar a las órdenes
    del Gerente
    Administrativo.
    En lugar de "sino más bien actuar" debería
    indicarse, "sino, un órgano de la Gerencia
    Administrativa", ya que la frase en tipo de letra más
    negra no da la respuesta al órgano que debería
    ser.
    Cualquier modificación en las responsabilidades asignadas
    deberán ser comunicadas en todas las oficinas ….
    "deberán ser
    comunicadas" es plural, y no concuerda con "cualquier
    modificación" que está en singular.
    Máquinas cuyas estructuras,
    no ha sido determinadas. Debe escribirse "no han sido".
    El saldo correcto es S/. ……………………..
    Es preferible indicar "nuestro saldo" es S/. ………………,
    y omitir la palabra correcto; porque nadie es dueño de la
    verdad absoluta.
    Esta situación ocurre generalmente cuando el auditor
    detecta alguna diferencia en el saldo de una cuenta mostrada por
    el cliente.
    La empresa no ha conciliado la confirmación al
    30.11.77.
    Falta claridad en la redacción, ya que puede inferirse que
    la empresa no ha efectuado la confirmación de saldos o que
    no ha efectuado la conciliación de los resultados de la
    confirmación.
    El cajero deberá modificar la modalidad de trabajo de su
    antecesor, cuya labor fue completamente nula,…
    La expresión en tipo de letra más negra es muy
    fuerte, a pesar de que sea cierta; además no es potestad
    del Cajero modificar la metodología de trabajo de su antecesor,
    sino del Jefe inmediato.

    Se ha reestructurado y replanteado el sistema de

    Debe invertirse el orden de los términos porque la
    secuencia de los hechos así lo indica.
    Durante el arqueo se encontraron 20 sobres de jornales de los
    obreros, pendientes de cobro.
    Debería decir, "pendientes de pago" ya que se esta
    informando desde el punto de vista de la empresa, la cual en este
    caso es la que tiene que pagar.
    No existe un verdadero sistema de
    control
    interno.
    No cabe mencionar el término "verdadero" porque es muy
    difícil fundamentar lo que se quiere dar a entender con
    esa expresión; en todo caso debe indicarse algún
    aspecto negativo representativo, del sistema de control
    interno.
    No se ha elaborado ni difundido en toda la empresa el Manual de
    ……
    Es lógico pensar que, no se va a difundir algo que no se
    ha elaborado, así que los términos "ni difundido"
    están demás.
    La gerencia de Producción debe desenvolverse activa,
    agresiva y decididamente en la producción de los artículos.
    Puede indicarse "la Gerencia de Producción debe activar la
    elaboración de los artículos".

    Existen demoras en la remesa del efectivo de la sucursal
    de ………
    El término "existen" da a entender que, actualmente, es
    decir después de haber efectuado la auditoría,
    todavía continúan las demoras, y esto es muy
    relativo, debido a que posteriormente pueden haberse superado
    esas demoras.

    S/. 150,853.— han sido sustraídos de la
    Oficina del Cajero de la Sucursal de Canta.
    No es conveniente empezar los párrafos o renglones con una
    o más cantidades. En este caso puede escribirse, "se han
    sustraído S/. 150,853.— de la…
    No se ha racionalizado el sistema de …………..
    No se ubicaron los sistemas fijos en
    …………..
    No pudimos obtener evidencias sobre …………..
    No fue posible confirmar …………..

    Es preferible no utilizar con mucha frecuencia el
    término "no" al comenzar a redactar las observaciones,
    porque presenta una imagen negativa
    de la empresa.
    Las importaciones del
    mes de Diciembre de 1977 ascendieron a S/. 3’475,436.25
    Es preferible redondear las cifras.
    Como no se pudo visitar la Oficina de Canta, en la cual laboran
    tres empleados, esta oficina permanece cerrada.
    Falta
    dar respuesta y/o informar sobre la acción de no haber
    podido visitar la oficina.
    El Presidente del Directorio debe tomar acción inmediata
    respecto a la reorganización de la empresa, porque existen
    razones trascendentales que justifican tal accionar.
    Es conveniente indicar cuales son esas "razones trascendentales"
    para que el Presidente del Directorio aprecie objetivamente la
    dimensión de la medida a adoptar.
    Deberían considerarse las siguientes acciones para elevar
    el rendimiento del personal:

    Analizar la secuencia de las etapas ……….
    Verificar las operaciones
    efectuadas ……….
    La indagación que debe efectuarse al personal.
    Falta uniformidad en la utilización de los términos
    que van al principio de cada enunciado, en el tercer caso
    debería escribirse
    "indagar al personal …….", ya que las dos primeras palabras
    (analizar y verificar) de los renglones anteriores están
    escritas en infinitivo, y debe existir uniformidad en la forma de
    escribir.

    La única causa de la falta de eficiencia en el
    área de ……..
    No es conveniente utilizar los términos "La única
    causa porque siempre es posible encontrar otras causas o una
    combinación de éstas, que dan origen a esa
    deficiencia.
    El área de producción está mejor organizada
    en comparación con el año anterior.
    La expresión "mejor organizada", es vaga, pues no se
    fundamenta porque está mejor organizada; tampoco se
    señalan las mejoras efectuadas etc.
    La situación es trascendente ya que el 75% de los activos fijos
    sobrepasa a los 8 millones de soles de los activos ubicados
    en Se está comparando un porcentaje con una cantidad de
    soles, lo cual no es lógico, ya que deben compararse
    porcentajes con porcentajes y soles con soles.
    El transporte de
    las máquinas
    se efectuó en Enero, la instalación se hizo en
    marzo ………….
    Es mejor indicar: "Las máquinas fueron embarcadas en Enero
    y se instalaron en Marzo" (aquí lo más importante
    es el sustantivo máquina, entonces nuestra
    redacción debe empezar precisamente con esta palabra).
    La empresa "X" experimentó un 8% de aumento en las
    ventas del
    período ……..
    Es preferible decir: "Las ventas de la empresa "X" se
    incrementaron en 8% en el período ………..
    Nuestro examen se efectuó el 12 del próximo
    pasado.
    Aquí están utilizando
    inútilmente varias palabras que generan
    interrogación de parte del lector, para determinar el mes
    en que se efectuó el examen. Se recomienda colocar el
    nombre del mes para evitar problemas al lector.

    Los controles internos en la Sucursal de la Provincia de
    Canta, son bastante buenos.
    La expresión "son bastante buenos", es muy
    genérica, pues no se identifica en que áreas son
    buenos, y cuanto de buenos son esos controles.
    La Oficina de Tesorería y el Gerente de
    Contabilidad
    informaron que no se efectúan inventarios
    físicos de los bienes
    desde
    Aquí se está comentando de una Oficina y de un
    Gerente, lo cual no es lógico, ya que deben uniformarse
    los términos principales, es decir debe comentarse de dos
    oficinas o bien de dos gerentes o jefes de tesorería y
    contabilidad.
    Los montos reportados por el Gerente de Ventas al Directorio, no
    concilian con los montos registrados en el departamento de
    contabilidad.
    No se puede apreciar la trascendencia de esa diferencia debido a
    que no se indican las cantidades a que ascienden esos montos.
    De acuerdo a la investigación efectuada en el área
    de ventas, se aprecia que, las otras áreas de la empresa
    también participan de las mismas deficiencias.
    No deben hacerse generalizaciones indebidas si no se han
    efectuado los exámenes y evaluaciones correspondientes en
    otras áreas.

    Recomendaciones Para La Redacción Del Informe
    Escriba de manera constructiva.
    Recordar que nuestro objetivo es asistir y ayudar a la dirección empresarial a mejorar su
    administración.
    Cerciórese de haber incluido en el informe, solamente
    hechos significativos.
    Los hechos no significativos deben omitirse; sin embargo estos
    pueden ser comunicados a las empresas durante
    el examen o bien a través de memorándums.
    Entre los términos que pueden ser incluidos en los
    encabezamientos o subtítulos de las observaciones tenemos
    los siguientes:
    Inconveniencia de utilizar los procedimientos ………
    Improcedencia del uso de métodos de
    conservación de …….
    El desaprovechamiento de los recursos humanos
    ocasionará a la empresa una pérdida de
    …………..
    La desigualdad en las características de los
    artículos importados puede motivar que ………….
    La inacción de la Jefatura de compras no
    permite ………..
    Necesidad de controlar el rendimiento del personal que labora en
    el área ……..
    Necesidad de obtener mejores resultados en ………..
    Después de cada uno de estos sub-títulos se
    anotará el comentario o contenido de las
    observaciones.
    Indique en primer término las observaciones más
    importantes.
    Esta es una forma de lograr la atención de la dirección de la empresa.
    Reflexione y medite antes de escribir.
    El objetivo es tener un concepto integral
    de lo que se va a escribir, es decir, conocer la finalidad y
    alcance de los asuntos por redactar.
    Piense como si estuviera en la posición de un Gerente o un
    Director.
    De este modo la redacción será más adecuada
    a los objetivos de la empresa y, ayudará a no omitir
    asuntos de vital
    importancia.

    Redacte con objetividad.
    Esto es esencial, el contenido de las observaciones debe estar
    basado en hechos demostrables
    Evite el uso de términos complejos.
    No es conveniente utilizar términos complejos, porque el
    objetivo es que el informe sea comprendido perfectamente, por
    consiguiente deben evitarse palabras confusas e innecesarias.
    Escriba lo que realmente desea comunicar.
    Tener mucho cuidado al hilvanar las ideas y conceptos de lo que
    se desea transmitir, para evitar que se comunique algo que no se
    tiene en mente.
    Por lo general, prefiera oraciones cortas o párrafos
    cortos.
    Las oraciones y párrafos cortos facilitan la
    lectura.
    Escriba en tercera persona.
    Es preferible decir, nuestra opinión es ………….
    ó, se opina que ………..; en vez de, mi opinión
    es
    Procure no hacer mucho rodeo y enfoque cuanto antes el asunto que
    desea informar.
    Esta es una forma de agilizar y lograr atención de la
    lectura; para
    el efecto use términos concretos.
    Evite empezar y terminar su redacción con términos
    débiles.
    Lo que más se recuerda al leer un trabajo es, su comienzo
    y su final, en consecuencia debe utilizarse términos
    significativos.

    Use adecuadamente la voz activa y pasiva.
    Determine el momento apropiado para utilizar tanto la voz pasiva
    como la activa, para darle el sentido lógico de lo que se
    quiere expresar.
    Procure utilizar términos variados.
    Es decir, no repita siempre las mismas palabras; hay que darle
    variedad a nuestra redacción; así por ejemplo es
    preferible reemplazar a un sustantivo que se repite
    constantemente en un párrafo, con los términos, "el
    mismo", "la misma", "los mismos", etc. como puede verse a
    continuación:
    …………… acción tomada por la gerencia de Ventas,
    la misma que …………
    Revise el uso de las reglas gramaticales.
    Para no cometer errores como el siguiente:
    Correcto: Señor, muerto está, tarde hemos
    llegado.
    Erróneo :Señor muerto, ésta tarde hemos
    llegado.
    No use términos que generan duda.
    Como los siguientes: parece, quizás, posiblemente,
    aparentemente, aproximadamente, etc.

    Procure cuantificar los efectos.
    Es más útil para un ejecutivo, conocer en
    números, el alcance o trascendencia de los efectos.
    Indica en las mejoras de las operaciones para el futuro en vez de
    criticar hechos del pasado.
    Recuerde que el objetivo del Auditor es promover mejoras en la
    empresa.
    Redacte el Informe en borrador, en el campo.
    Esto es conveniente para solucionar inmediatamente cualquier
    asunto pendiente.

    Asegúrese de incluir todos los elementos de la
    observación.
    Esto es lógico, para lograr efectividad en el Informe.
    Evite utilizar términos en Inglés
    cuando se está redactando en idioma Castellano; a
    menos que sean estrictamente necesarios.
    No es conveniente redactar por ejemplo: La Contabilidad de la
    Empresa "Z", is up to date; sencillamente porque, no todos los
    lectores conocen ese Idioma.
    Debe indicarse con exactitud, cualquier referencia adicional, por
    ejemplo:
    No Deseable: El trabajo será útil si reúne
    los requisitos señalados en el Tomo I, Capítulo
    3°, Inc. ..
    Deseable: El trabajo será útil si reúne los
    requisitos siguientes: Claridad, sencillez …………..
    En el primer caso, se ocasiona un desfase y pérdida de
    tiempo al lector.
    Algo parecido sucede cuando el Redactor, se refiere a fechas, por
    decir, el 5 del próximo pasado;

    Utilice ayudas visuales cuando sea necesario.
    Pueden utilizarse fotografías, dibujos u
    otros elementos demostrativos.
    Cuando se utilizan abreviaturas, hay que explicar su
    significado.

    5. Revisión del
    informe en borrador

    Antes de que el informe se emita definitivamente, es
    preciso revisarlo adecuadamente para salvaguardar la efectividad
    de los resultados que se informan y, cautelar el prestigio del
    Auditor. Sobre el particular se estima que, deben contemplarse
    los aspectos siguientes:
    Que el informe de auditoría esté de acuerdo
    con:
    Las normas de
    auditoría, aplicables.
    Las normas o políticas
    establecidas por la propia sociedad de
    auditoría u órgano de control.
    Las cláusulas del contrato.
    Los criterios o parámetros correspondientes al área
    examinada.
    Los principios de
    administración.
    Los conocimientos y experiencias del Auditor.
    Las disposiciones del Colegio de Contadores Públicos u
    otros organismos vinculados, al respecto.

    6.
    Bibliografía

    Fundamento de Auditoría Administrativa.
    Por: C.P.C. Julio Cardo Vega.
    La Auditoría Operativa.
    Por: C.P.C. Fernando Hernández Rodríguez
    Auditoría Administrativa.
    Por: Lic. Luis Fernando Valeriano Ortiz.

     

     

    Autor:

    Henry Maco Suyón

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