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Planeación del efectivo: Presupuesto de efectivo

Enviado por Jolin Peña



Indice
1. Presupuesto de efectivo
2. Tipos de Pronósticos
3. Procedimiento para enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo
4. Cuentas por Cobrar
5. Política de cobro
6. Tipos de inventario

1. Presupuesto de efectivo

El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo.
La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es él pronostico de ventas, este pronostico es la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronostico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas.

2. Tipos de Pronósticos

Los pronósticos de ventas se deben basar en un análisis de los datos externos o internos o en una combinación de ambos.
Pronósticos externos: Se basa en la relación que existe entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos importantes como el PIB entre otros.
Pronósticos internos: Se basan en una acumulación de pronósticos de ventas obtenidos de los propios canales de ventas de la empresa
Pronósticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una combinación de datos sobre pronósticos externos e internos para realizar él pronostico de ventas final. Datos internos proporcionan una idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas expectativas de acuerdo con los factores económicos generales.

Componentes del presupuesto de efectivo
Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado.
Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero especifico, los más comunes son:

  1. Compras en efectivo
  2. Liquidación de cuentas por pagar
  3. Pagos de renta
  4. Sueldos y salarios
  5. Pagos de impuestos
  6. disposiciones de fondos para activos fijos
  7. Pagos de intereses
  8. Pagos de dividendos en efectivo
  9. Pagos del principal
  10. Recompras o retiros de acciones

Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemática entre los ingresos de efectivo de la empresa y sus desembolsos de efectivo en cada periodo
Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de efectivo neto del periodo.
Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo final del periodo es menor que el saldo de efectivo mínimo deseado; comúnmente, esta representada por documentos por pagar.
Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la empresa para invertir si el efectivo final del periodo es mayor que el saldo de efectivo mínimo deseado.

3. Procedimiento para enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo

Además de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronostico pesimista, otro basado en el pronostico mas probable y otro basado en un pronostico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación más adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas, también debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes. Este análisis de sensibilidad se utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las computadoras y las hojas de calculo electrónicas se usan con frecuencia para simplificar el análisis de sensibilidad.

4. Cuentas por Cobrar

Selección de Crédito
Las cuentas por cobrar representan la concesión de crédito de la empresa a sus clientes. La concesión de crédito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al mantener su dinero inmóvil en cuentas por cobrar, la empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y además mantener y mejorar las ventas y las utilidades.
Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante el mantenimiento y la administración de la política de crédito, que incluye la determinación de la selección, las normas y las condiciones de crédito, y la política de cobro.
Los análisis de créditos usan frecuentemente 5 factores de crédito para centrar su análisis en los aspectos principales de la solvencia del crédito del solicitante, estos son:
Reputación: Consta del historial de pagos anteriores así como cualquier juicio legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputación.
Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solisitante para rembolsar el crédito requerido
Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posición de propietario
Garantía colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito
Condiciones: El ambiente de negocios y económico actual, así como cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transacción de crédito.

Obtención de información de crédito
Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de crédito, el departamento de crédito comienza el proceso de evaluación pidiendo al solicitante que llene varias formas que requieren información y referencias de crédito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedió un crédito anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia información sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes externas de información de crédito son las siguientes:
Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la empresa solicitante.
Dun & Bradstreet: Es la agencia de información mercantil más importante, y provee a sus subscriptores la evaluación de crédito y la capacidad financiera general de millones de empresas.
Oficinas de intercambio de información de crédito: Es una red de oficinas de créditos que intercambian información sustentada en hechos y no en análisis.
Una ves obtenida toda la información necesaria se procede a realizar un análisis de crédito con el fin de establecer una línea de crédito para el cliente que no es mas que la cantidad máxima de crédito que el cliente puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento

5. Política de cobro

La política de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta política se evalúa, en parte, observando el nivel de gastos por deudas de cobro deudoso. Este nivel depende no solo de la política de cobro, sino también de la política de crédito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro deudoso, atribuible a la política de crédito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las deudas de cobro deudoso.
Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las políticas de crédito y cobro está la razón del periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar.
Antigüedad de las cuentas por cobrar: Es una técnica que indica la proporción del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo especifico. Esta técnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta división se realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

Control de inventarios
Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales
Control de inventarios: Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa.

Objetivos financieros:
- Mantener una inversión compatible con el capital disponible
- Reducir el inventario para reducir el capital inmovilizado.
- Obtener materiales de bajo costo sin sacrificar la calidad requerida por los procesos o clientes.

Minimizar el capital invertido maximizando la cantidad a comprar
Objetivos de operación:
- Reducir los costos de producción con una utilización efectiva de los materiales.
- Disminuir pérdidas de materiales debido a deterioro.
- No provocar faltantes que paralicen las líneas de producción
- Promover la organización efectiva del almacén
- Promover la efectividad del manejo de materiales

Objetivos de la productividad:
- Hacer un uso eficiente y efectivo de los materiales en el proceso.
- Minimizar la cantidad de materiales a ser usado en el proceso.
- Minimizar el desperdicio y el reproceso.
- Maximizar el rendimiento (salida / entrada)

Objetivos de seguridad y control:
- Proteger los materiales contra daños
- Registrar la entrada y salida de materiales al almacén.
- Eliminar los accidentes debido a malos procedimientos de apilamiento.
- Registrar y controlar el uso de herramientas e instrumentación de proceso.
- Evitar robos implementando sistemas de seguridad

6. Tipos de inventario

Los tres tipos básicos de inventarios son:
El inventario de materias primas: Esta integrado por artículos que adquiere la empresa ( generalmente materiales básicos para producir) para usarlo en la manufactura de un producto terminado. Si la empresa fabrica productos complejos que cuentan con muchas piezas, su inventario de materias primas podría consistir en artículos manufacturados adquiridos de otra empresa o de otra división de la misma empresa.
El inventario de producción en proceso: Esta conformado por todos los artículos que se encuentran en producción en ese momento. Por lo general, estos artículos son productos parcialmente terminados, que se encuentran en alguna etapa intermedia de fabricación
Inventario de Productos terminados: Consiste en artículos producidos pero que aun no se han vendido.
El inventario es una inversión en el sentido de que requiere que la empresa mantenga inmóvil su dinero, renunciando en ese momento a ciertas oportunidades de obtener ganancias. En general, cuanto más grandes sean los inventarios de una empresa, mayor será la inversión y el costo requerido. Al evaluar los cambios planeados en los niveles de inventario, el gerente de finanzas debe tomar en cuenta dichos cambios desde un punto de vista que considere el beneficio en comparación con el costo.

Razones de su consideración:
- Para hacer frente a la demanda estimada de productos y materiales.
- Para evitar paros e interrupciones en el proceso
- Necesarios dada la falta de sincronización de procesos.
- Para obtener ventajas competitivas
- Fluctuación de precios (especulación)
- Falta de acople entre producción y consumo

Sistema de administración de inventarios:
Este es un sistema que comprende un conjunto de decisiones, reglas y lineamientos para diversas situaciones de inventario que deben cumplir con un horizonte de planeación. La administración del inventario se realiza mediante el uso de un conjunto de procedimientos que se conocen como administración del inventario. Utiliza la capacidad del procesamiento de datos para determinar la naturaleza de las diferentes situaciones a medida que surgen en el horizonte de planeación. Al utilizar la información que describe las variables de una decisión, automáticamente el sistema tomará decisiones sobre la base de modelos explícitos de algunas situaciones.

Unidad de inventario (sku):
Es un ítem o unidad en inventario que está completamente identificado por su función, estilo, tamaño, color y localización.
Ejemplo: el mismo estilo de un par de zapatos de diferente tamaño son dos diferentes skus.
La administración del inventario internacional: es mucho más complicada para los exportadores en general, y para las empresas multinacionales en particular, que para las empresas estrictamente nacionales. Las economías de escala en manufactura y producción, que se espera de las ventas de productos a nivel mundial, pueden ser difíciles de lograr si los productos se deben adaptar a mercados locales individuales o si la producción real se lleva a cabo en fabricas dispersas alrededor del mundo.

Existen varias técnicas de administración de inventario como son:
Sistema ABC: Es la técnica de administración de inventario que lo divide en tres grupos de importancia decreciente, con base en la inversión de dinero de cada una.
Método de línea roja: Técnica sencilla de administración de inventario que consiste en ordenar un nuevo pedido cuando el inventario contenido en una caja disminuye en tal cantidad que queda al descubierto una línea roja dibujada alrededor del interior de la caja.
Modelo de cantidad económica del pedido (CEP): Una técnica de administración de inventario que se utiliza para determinar la cantidad optima del pedido de un articulo, lo cual minimiza el total de los costos de pedido y de mantenimiento en inventario
Sistema de planeación de los requerimientos de materiales (PRM): Un sistema de administración de inventario que utiliza los conceptos de la CEP y una computadora para comparar las necesidades de producción con los saldos de inventario disponibles, y determinar el momento adecuado para ordenar las diversas partidas de la cuenta de materiales de un producto.
Sistema justo a tiempo (JAT): Un sistema de administración del inventario que minimiza la inversión en este al recibir los materiales en el momento exacto en que se requiere para la producción.

Punto de reorden
Una vez que la empresa calculo la cantidad optima del pedido, debe determinar el momento para solicitar los pedidos. La empresa requiere un punto de reorden que considere el plazo necesario para ordenar y recibir pedidos. Si se supone que la empresa tiene una tasa de uso constante de inventario, su punto de reorden se calcula por medio de la siguiente ecuación:
Punto de reorden = Plazo para orden y recibir pedidos en días X uso diario

 

 

Autor:


Jolin Peña

Estudiante de Administración de Empresas, (8vo. Semestre)
Universidad Autónoma De Santo Domingo


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