Análisis y Diseño de Sistemas

Indice
1.
Introducción
2. Requerimientos del
sistema
3. Requerimientos De
Entrada
4. Requerimientos De
Salida
5. Requerimientos de
almacenamiento
6. Conclusion
7. Bibliografía

1.
Introducción

En la actualidad para muchas organizaciones,
los sistemas de
información basados en computadoras
son el corazón de
las actividades cotidianas y objeto de gran consideración
en la toma de
decisiones, las empresas
consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de
información cuando deciden ingresar o no en
nuevos mercados o cuando
planean la respuesta que darán a la competencia.

2. Requerimientos del
sistema

Los Sistemas de
Información por computadora
normalmente están integrados por muchos componentes. En la
mayor parte de los casos, es difícil para los analistas
entender todos estos componentes aún mismo tiempo; por lo
tanto los investigadores tienen que comenzar con preguntas de
tipo general con relación al propósito del sistema sus
entradas y salidas de los procesos
incluidos.
En los grandes proyectos de
sistema varios
analistas llevan a cabo una investigación en forma seccionada que la
distribuyen entre ellos mismos, de manera que cada uno pueda
trabajar en forma independiente.

Existen dos estrategias
ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de
información. Se clasifican en dos
tipos:
1. – Flujo de Datos.
2. – Estrategias de
Análisis de Decisión para el
Conocimiento para los Sistema de
Información.

Estrategia del Flujo de Datos
Cuando se siguen un flujo a través de los procesos de
negocio, que es el propósito del análisis del flujo de datos, le indica
a los analistas una gran cantidad de datos sobre como se esta
llevando a cabo los objetivos de
la compañía. Al manejar las transacciones y
completar las tareas, los datos de entrada se procesan,
almacenan, consultan, utiliza, modifica y se emiten.
El análisis de flujo de datos que muestra el
estudio y el uso de cada actividad, documenta los hallazgos en
los diagramas de
flujo de datos.

Estrategia del Análisis de Decisiones
La estrategia del
análisis de decisiones es un complemento del
análisis del flujo de datos. Esta estrategia realza
el estudio de los objetivos de
una operación y de las decisiones que deben realizarse
para cumplir con los objetivos.
Las decisiones se presentan tanto en los niveles operativos como
en los de alto nivel gerencial, las estrategia de análisis
de decisión con frecuencia utiliza por parte de alta
gerencia para
desarrollar la toma de
decisiones.
La alternativa que selecciona los gerentes responsables en la
toma de decisiones, en cuanto a una estrategia de precios entre
un conjunto de alternativas, se maneja de forma diferente a la la
opción que toman un supervisor de departamento para
aceptar o rechazar pedidos.
La decisión de rechazar pedidos generalmente ocurre con
mas frecuencia, de manera que las condiciones y acciones
normalmente se conocen como un aspecto importante.

Etapas en la Estrategia del Análisis del Flujo de
Datos
1. – Estudiar las operaciones y
procesos en marcha.
2. – Identificar cómo se procesan los datos al manejar
transacciones y terminar las tareas.
3. – Seguir el flujo de datos:
* Proceso
* Almacenamiento
* Recuperación
* Salida
4. – Añadir gradualmente detalles a los niveles
inferiores.

Etapas en la Estrategia del Análisis de
Decisión
1. -Estudiar los objetivos y decisiones necesarias.
2. – Desarrollar un modelo del
proceso de
decisión.
3. – Probar el modelo con
datos de prueba.
4. – Identificar los requerimientos del proceso para
los datos.

3. Requerimientos De
Entrada

Es el enlace que une al sistema de
información con el mundo y sus usuarios, en esta
existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en
cuenta estos son:

• Objetivos del Diseño de Entrada.
• Captura de Datos para la Entrada.

Objetivo del Diseño de Entrada
Consiste en el desarrollo de
especificaciones y procedimientos
para la preparación de datos, la realización de los
procesos necesarios para poner los datos de transacción en
una forma utilizable para su procesamiento así como la
entrada de los datos se logra al instruir a la computadora
para que lea ya sea documentos
escritos, impresos ó por personas que los escriben
directamente al sistema.
Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada
requerida, a enviar los retrasos, controlar los errores y
mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos
son:

• Control de la Calidad de
  Entrada
• Evitar los Retrasos
• Evitar los errores en los datos
• Evitar los pasos adicionales
• Mantener la Sencillez del Proceso

Control de la Calidad de
Entrada:
Existen varias razones por las cuales un buen diseñador
debe controlar la cantidad de datos en la entrada:
– Las Operaciones de
preparación y entrada dependen de las personas dado que
los costos de mano de
obra son altos y la preparación de ingreso de los datos
también lo son.
– La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho
mas tiempo que el que
necesitan las computadoras
para realizar sus tareas.

Evitar los Retrasos:
También conocido con el nombre de cuello de botella son
siempre uno de los objetivos que el analista evita al
diseñar la entrada, una forma de evitarle es utilizar los
documentos de
retorno.
Evitar los errores en los datos:
La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre
mas pequeña sea esta menores serán las
oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en
las operaciones de ventas por lo
menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de
datos.
Evitar los Pasos Adicionales:
Algunas veces el volumen de
transacciones y la cantidad de datos en preparación es
algo que no se puede controlar por ello el analista
experimentado, evitara diseños para la entrada que traigan
una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o
quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al
transcurso de un día.
Mantener la sencillez del Proceso:
El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo
utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán
métodos
para el control de los
errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier
usuario. Cuesta trabajo que los usuarios acepten sistemas
complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para
el éxito
al instalar un sistema complejo y que domine.

Captura de Datos para la Entrada:
En una transacción existen datos importantes y otros que
no, el analista debe saber cuales utilizará y cuales en
realidad deben formar la entrada. Existen dos tipos de
datos:

• datos variables
• datos de identificación

Datos Variables:
Son aquellos que cambian para cada transacción o toman de
decisión.

Datos de Identificación:
Estos son los que identifican en forma única el
artículo que esta siendo procesado.

4. Requerimientos De
Salida

Niveles de diseño
El diseño de sistema se representa a través de dos
fases: el diseño lógico y el diseño
físico.
Cuando los analistas formulan un diseño lógico;
escriben las especificaciones detalladas del nuevo sistema; esto
es, describen sus características: las salidas, entradas,
archivos y
bases de datos
y procedimientos;
todos de manera que cubran los requerimientos del proyecto.
El diseño lógico de un sistema de
información es como el plano de un ingeniero para armar un
automóvil: muestra las
características principales(motor,
transmisión y área para los pasajeros)y como se
relacionan unas con otras(donde se conectan entre sí los
componentes del sistema, o por ejemplo, cuan separadas
están las puertas.
Los informes y la
producción del analista son los componentes
de todo el mecanismo que emplea el ingeniero. Los datos y
procedimientos se ligan y entonces se produce un sistema que
trabaje.
El diseño lógico también especifica las
formas de entrada y las descripciones de las pantallas de todas
las transacciones y archivos a fin de
mantener los datos de inventario, los
detalles de las transacciones y los datos del proveedor. Las
especificaciones de los procedimientos describen métodos
para introducir los datos, corridas de informes
copiados de archivos y detección de problemas.
El diseño físico, actividad que sigue el
diseño lógico, produce programas de
software,
archivos y un sistema en marcha, las especificaciones del
diseño indican a los programadores que debe hacer el
sistema. Los programadores a su vez escriben los programas que
aceptan entradas por parte de los usuarios, procesan los datos,
producen los informes y almacenan estos datos en los
archivos.

Utilización de los Datos de Requerimientos:
El alcance del diseño de
sistemas se guía por el marco de referencia para el
nuevo sistema desarrollado durante el análisis. Los datos
de los requerimientos, recopilados durante la investigación, conforman las actividades y
componentes del sistema. Los analistas formulan un diseño
lógico que apoya los procesos y decisiones, los contenidos
del sistema pueden cambiar como resultado de un nuevo
diseño.
El diseño lógico va de arriba hacia abajo, como lo
hizo la determinación de requerimientos.
En primer lugar se identifican las características
generales, como informes y entradas; en el diseño de la
salida por ejemplo, los analistas deben conocer la longitud de
campo de un dato especifico para establecer cuanto espacio dejar
en la información, en la pantalla de despliegue visual o
archivo.

Participación de los Usuarios:
Los gerentes y usuarios del sistema también poseen un
papel
importante en le diseño del sistema; no es solamente el
proyecto del
analista. Durante el diseño, a algunos se les pide que
revisen los borradores de los informes, que examinen los formatos
de entrada y que ayuden en la escritura de
los procedimientos para decirles a otras personas como utilizar
el sistema en forma apropiada.
La participación del usuario proporciona al analista una
retroalimentación importante conforme
avanza en el diseño; además asegura a los usuarios
tengan un conocimiento
no técnico de lo realizara o no el nuevo sistema.
Esta visión general del diseño de
sistemas subraya los aspectos de diseño que se
verán mas adelante en el diseño de la salida de
sistema.

Prototipo de Sistemas:
Los requerimientos del sistema y las especificaciones de
diseño se establecen con claridad y son muy bien
entendidas, y los analistas tienen la experiencia para convertir
los requerimientos en un sistema eficiente y que trabaje bien.
Los prototipos de sistemas pueden desarrollarse para proporcionar
la información necesaria y producir un sistema
adecuado.

Razones para Desarrollar Prototipos de Sistemas:
A pesar de los mejores esfuerzos de los analistas de sistemas,
las necesidades de información no siempre se establecen
correctamente. Esto puede ocurrir por dos razones:
Los usuarios pueden saber solo lo que necesitan mejorar el
sistema en ciertas áreas del negocio, o que deben
modificar los procedimientos existentes; por otro lado, conocer
que mejor información para administrar ciertas
actividades.

Métodos para el Desarrollo de
Prototipos:
Los sistemas de prototipo se pueden desarrollar utilizando
lenguajes de
programación y métodos convencionales. El
procesamiento y los controles de entrada pueden faltar y la
documentación del sistema normalmente falta
en su totalidad.
La clave esta en las pruebas de las
ideas y en proporcionar suposiciones sobre los requerimientos, no
tanto en la eficiencia del
sistema o en exactitud o perfección. En algunos casos
cuando el sistema se utiliza en forma muy frecuente en la
formulación de La forma en que sé esta llevando a
cabo el diseño de salida del sistema.

Diseño de la Salida de Sistemas:
A menudo, para los usuarios la característica más
importante de un sistema de información es la salida que
produce. Si la salida no es de calidad, se pueden convencer de
que todo el sistema es tan innecesario que eviten su
utilización y, por lo tanto, posiblemente ocasionen
errores y que el sistema falle.

Diseño Lógico de la
Salida:
Él termina "salida" se aplica a
cualquier información producida por un sistema, ya sea
impresa, desplegada o verbal. Cuando los analistas diseñan
la salida, seleccionan métodos para representar la
información y crean documentos, informes u otros formatos
que contienen información producida por el sistema.
Los métodos de salida varían a lo largo de los
sistemas. Para algunos, como un informe de
inventarios de
la cantidad de mercancía, el sistema del computador,
bajo el control del
programa, nada
mas consulta los datos que se tienen a mano en el almacenamiento, y
los ensambla en una forma que sea presentable. Otra salida puede
requerir procesamiento sustancial, antes de que este disponible
para utilizarlo.
Los analistas deben decidir cuando imprimir, desplegar o
presentar su salida en forma audible. La salida impresa puede
utilizar papel en
blanco o formas preimpresas, la salida visual puede utilizar una
o múltiples pantallas para desplegar
información.

Selección de los Métodos de Salida
Los sistemas de información ya sean que se desarrollen
sobre sistemas pequeños de escritorio o sobre grandes
sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida
los cuales se clasifican en:

• Impresión
• Pantalla
• Despliegue y audio

Salida Impresa
Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes
volúmenes de informes impresos, sin embargo la
decisión de utilizar salida impresa no debe ser
automática, debe haber alguna razón como la
necesidad de enviar a un cliente o
proveedor un documento por correo, tener un registro impreso
de los datos o circular una cantidad de información a
diferentes personas en forma simultanea. Un informe bien
diseñado puede reemplazar a otro elaborados pobremente,
proporcionando detalles innecesarios la cual no ayuda nada. Las
opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en
papel, informe filmados, formas especiales y formas para enviar
por correo.

Objetivos de la Salida

• Expresar la Información Relacionada con
  Actividades Pasadas, Estado
  Actual o Proyecciones para el Futuro.
• Señalar Eventos
  Importantes, Oportunidades, Problemas
  ó Advertencia.
• Iniciar una Acción
• Confirmar una Acción.

El objetivo
principal durante el diseño de salida de la computadora
es la información que será presentada a las
personas, puede afirmarse que la salida de la computadora es
para las personas, es por esto que no se aborda la forma en que
los datos se mueven entre los procesos o entre los
almacenamientos de datos.

Tipos de salida
La Salida del Sistema Puede Ser:

• un reporte
• un documento
• un mensaje

de acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la
salida puede ser impresa o presentada en una pantalla, el
contenido de la pantalla tiene su origen en las siguientes
fuentes:

• Recuperación de un Dispositivo de Almacenamiento.
• Transmisión desde un Proceso o Actividad del
  Sistema.
• Directamente desde una Fuente de Entrada.

5. Requerimientos de
almacenamiento

La memoria de la
computadora (RAM) es un lugar
provisional de almacenamiento para los archivos que usted usa. La
mayoría de la información guardada en la RAM se borra
cuando se apaga la computadora. Por lo tanto, su computadora
necesita formas permanentes de almacenamiento para guardar y
recuperar programas de software y archivos de datos
que desee usar a diario. Los dispositivos de
almacenamiento (también denominados unidades) fueron
desarrollados para satisfacer esta necesidad.

Los siguientes constituyen los tipos más comunes
de dispositivos de
almacenamiento:
Unidades de:

• Disco duro
• Disquete
• Compresión ZIP
• CD
• DVD

Disco Duro
El disco duro es
el sistema de almacenamiento más importante de su computador y
en el se guardan los archivos de los programas – como los
sistemas operativo D.O.S. o Windows 95, las
hojas de
cálculo (Excel, Qpro,
Lotus) los procesadores de
texto (Word,
WordPerefct, Word Star,
Word Pro), los juegos (Doom,
Wolf, Mortal Kombat) – y los archivos de cartas y otros
documentos que usted produce.

Un Disco Duro en
Buen Estado
Existen varias cosas que usted puede realizar para prevenir que
la computadora le devuelve mensajes de error molestos. A
continuación encontrará una lista de programas
diferentes disponibles para asegurarse de que la unidad de disco
duro se mantenga saludable y funcionando a plena capacidad.
(Están disponibles estos programas de ejemplo a
través de Windows 95.
Usted puede comprar otros programas para realizar las mismas
tareas; simplemente hay que hablar con un distribuidor local de
software para la computadora.)

Utilidad de Desfragmentación de
Disco
Al transcurrir el tiempo, es posible que los
archivos se vuelvan fragmentados porque se almacenan en
posiciones diferentes en el disco. Los archivos estarán
completos cuando los abra, pero la computadora lleva más
tiempo al leer y escribir en el disco. Están disponibles
programas de desfragmentación que corrigen esto. Para
obtener acceso al programa de
desfragmentación de disco bajo Windows 95, haga
clic en Inicio. Ilumine Programas,
Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga
clic en Utilidad de
Desfragmentación de Disco.

Compresión de Datos
Usted puede obtener espacio libre en la unidad de disco duro o en
disquetes al comprimir los datos que están almacenados en
éstos. En Windows 95,
haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en
Herramientas
de Sistema. Haga clic en DriveSpace.

Detección de Daños
Si experimenta problemas con los archivos, tal vez quiera
averiguar si existen daños en el disco. ScanDisk de
Windows 95 verifica los archivos y las carpetas para encontrar
errores de datos y también puede verificar la superficie
física del
disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio.
Ilumine Programas, Accesorios, luego en
Herramientas de Sistema. Haga clic en ScanDisk.
Además, es posible que la unidad de disco duro puede estar
'infectada' con un virus, si ha
transferido los archivos o datos de otra computadora. Existen
varios programas de detección y limpieza de virus que
están disponibles para usted. Simplemente hay que pedirlos
del distribuidor local de software para computadoras.

Respaldo
Si la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se
dañan o se sobrescriben accidentalmente, es una buena idea
contar con una copia de respaldo de los datos de la unidad de
disco duro. Están disponibles varios programas de respaldo
de uso con cintas, disquetes y aun con los medios
desmontables. A menudo, la computadora tendrá una utilidad de
respaldo ya instalada.

Unidad de Disquete y CD
Puede obtener acceso a la unidad de CD y la unidad
de disquetes desde el panel frontal de la computadora. La unidad
de CD consiste en
un dispositivo de 5,25 pulgadas con una ranura cubierta o con una
bandeja deslizable, un botón de carga / expulsión y
un indicador de actividad luminoso. La unidad de disquetes
consiste en un dispositivo de 3,5 pulgadas con una ranura
cubierta, un botón de expulsión y un indicador de
actividad luminoso.

6.
Conclusión

La función
del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un
negocio, o desarrollar un producto que
pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este
objetivo, un
Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos
fundamentales:
Software, que son Programas de computadora, con estructuras de
datos y su documentación que hacen efectiva la
logística metodología o controles de requerimientos
del Programa.
Hardware,
dispositivos electrónicos y electromecánicos, que
proporcionan capacidad de cálculos y funciones
rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores,
maquinarias, bombas, lectores,
etc.), que proporcionan una función
externa dentro de los Sistemas.
Personal, son
los operadores o usuarios directos de las herramientas
del Sistema.
Base de Datos,
una gran colección de informaciones organizadas y
enlazadas al Sistema a las que se accede por medio del
Software.
Documentación, Manuales,
formularios, y
otra información descriptiva que detalla o da
instrucciones sobre el empleo y
operación del Programa.
Procedimientos, o pasos que definen el uso especifico de cada uno
de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su
manejo y mantenimiento.

7.
Bibliografía

JAMES A SENN, Análisis y Diseño de Sistema
de Información, Mc Graw Hill, Enero 1990
JAMES A. SENN, Análisis y
Diseño de Sistemas de Información, Segunda
Edición, Mc Graw Hill, Abril 2000.
http://www.monografias.com

Autor:

Kenyiro Rivas Yonekura