Durante los próximos años, los Sistemas de Información
cumplirán tres objetivos básicos dentro
de las organizaciones:
- Automatización de procesos
operativos. - Proporcionar información que sirva de apoyo al
proceso de toma de decisiones. 
Lograr ventajas competitivas a través de su
implantación y uso.
Los Sistemas de Información que
logran la automatización de procesos operativos dentro de
una organización, son llamados
frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste
en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son
los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la
Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a
la Toma de Decisiones y Sistema de Información para
Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u
objetivos que cumplen, es el
de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en
las organizaciones con el fin de
lograr ventajas competitivas, a través del uso de la
tecnología de
información.
Los tipos y usos de los Sistemas de Información se
muestran en la figura 1.3.
A continuación se mencionan las principales
características de estos
tipos de Sistemas de Información.
Sistemas Transaccionales. Sus
principales características son:
- A través de éstos suelen lograrse ahorros
significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas
operativas de la
organización.
- Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
- Son intensivos en entrada y salid de
información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
- Tienen la propiedad de ser
recolectores de información, es decir, a través de
estos sistemas se cargan las grandes bases de información
para su explotación posterior.
- Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya
que sus beneficios son visibles y palpables.
Sistemas de Apoyo de las
Decisiones. Las principales características de estos
son:
- Suelen introducirse después de haber implantado
los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos
últimos constituyen su plataforma de
información. - La información que generan sirve de apoyo a los
mandos intermedios y a la alta administración en el
proceso de toma de decisiones.
- Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en
entradas y salidas de información. Así, por ejemplo,
un modelo de planeación financiera
requiere poca información de entrada, genera poca
información como resultado, pero puede realizar muchos
cálculos durante su proceso.
- No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
justificación económica para el desarrollo de estos sistemas
es difícil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de
inversión.
- Suelen ser Sistemas de Información interactivos
y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y
visual, ya que están dirigidos al usuario
final.
- Apoyan la toma de decisiones que, por su misma
naturaleza son repetitivos y
de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por
ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique
cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de
Simulación de Negocios que apoye la
decisión de introducir un nuevo producto al mercado.
- Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
por el usuario final sin la participación operativa de los
analistas y programadores del área de informática.
Este tipo de sistemas puede incluir la programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos,
proyecciones financieras, modelos de simulación de negocios, modelos de inventarios, etc.
Sistemas Estratégicos. Sus
principales características son:
- Su función primordial no es
apoyar la automatización de procesos
operativos ni proporcionar información para apoyar la toma
de decisiones.
- Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la
organización, por lo tanto
no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en
el mercado.
- Típicamente su forma de desarrollo es a base de
incrementos y a través de su evolución dentro de la
organización. Se inicia con un proceso o función en
particular y a partir de ahí se van agregando nuevas
funciones o
procesos.
- Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con
clientes y proveedores. En este
contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de
barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros
automáticos en los bancos en un Sistema
Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel
similar al de sus competidores.
- Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro
de la empresa debido a que buscan
ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y
procesos.
Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro
de la empresa puede ser un sistema
MRP (Manufacturing Resoure
Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el
proceso productivo, o bien, un Centro de Información que
proporcione todo tipo de información; como situación de
créditos, embarques,
tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores
constituyen un Sistema de Información Estratégico si y
sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información
denominado Sistemas Personales de Información, el cual
está enfocado a incrementar la productividad de sus
usuarios.
Evolución de
los Sistemas de Información
De la sección anterior se desprende la evolución que tienen los
Sistemas de Información en las organizaciones. Con
frecuencia se implantan en forma inicial los Sistemas
Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por último, se desarrollan los
Sistemas Estratégicos que dan forma a la estructura competitiva de la
empresa.
En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard,
desarrolló una teoría que impactó
el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.
Según Nolan, la función de la Informática
en las organizaciones evoluciona a través de ciertas etapas
de crecimiento, las cuales se explican a
continuación:
- Comienza con la adquisición de la primera
computadora y normalmente se
justifica por el ahorro de mano de obra y el
exceso de papeles. - Las aplicaciones típicas que se implantan son
los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o contabilidad. - El pequeño Departamento de Sistemas depende en
la mayoría de los casos del área de
contabilidad. - El tipo de administración empleada
es escaso y la función de los sistemas suele ser manejada
por un administrador que no posee una
preparación formal en el área de computación. - El personal que labora en este
pequeño departamento consta a lo sumo de un operador y/o
un programador. Este último podrá estar bajo el
régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte
de algún fabricante local de programas de
aplicación. - En esta etapa es importante estar consciente de la
resistencia al cambio del
personal y usuario (ciberfobia)
que están involucrados en los primeros sistemas que se
desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el
ahorro de mano de
obra. - Esta etapa termina con la implantación exitosa
del primer Sistema de Información. Cabe recalcar que
algunas organizaciones pueden vivir varias etapas de inicio en
las que la resistencia al cambio por parte de los
primeros usuarios involucrados aborta el intento de introducir
la computador a la
empresa.
Etapa de contagio o expansión. Los aspectos
sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta
etapa son:
- Se inicia con la implantación exitosa del primer
Sistema de Información en la organización. Como
consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo usuario se
transforma en el paradigma o persona que se habrá que
imitar.
- Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en
esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
desarrollados en la etapa de inicio, tales como
facturación, inventarios, control de pedidos
de clientes y proveedores, cheques, etc.
- El pequeño departamento es promovido a una
categoría superior, donde depende de la Gerencia Administrativa o
Contraloría.
- El tipo de administración empleado está
orientado hacia la venta de aplicaciones a
todos los usuarios de la organización; en este punto suele
contratarse a un especialista de la función con
preparación académica en el área de
sistemas.
- Se inicia la contratación de personal
especializado y nacen puestos tales como analista de sistemas,
analista-programador, programador de sistemas, jefe de
desarrollo, jefe de soporte técnico, etc.
- Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases
automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas que
produce un sistema se tienen que alimentar en forma manual a otro sistema, con la
consecuente irritación de los usuarios.
- Los gastos por concepto de sistemas empiezan a
crecer en forma importante, lo que marca la pauta para iniciar la
racionalización en el uso de los recursos computacionales dentro
de la empresa. Este problema y el inicio de su solución
marcan el paso a la siguiente etapa.
Etapa de control o formalización. Para identificar
a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar
los siguientes elementos:
- Esta etapa de evolución de la Informática
dentro de las empresas se inicia con la
necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a
través de las técnicas de
presupuestación base cero (partiendo de que no se tienen
nada) y la implantación de sistemas de cargos a usuarios
(por el servicio que se presta).
- Las aplicaciones están orientadas a facilitar el
control de las operaciones del negocio para
hacerlas más eficaces, tales como sistemas para control de
flujo de fondos, control de órdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control
y manejo de proyectos, etc.
- El departamento de sistemas de la empresa suele
ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del
organigrama de la
Dirección de Administración o Finanzas.
- El tipo de administración empleado dentro del
área de Informática se orienta al control administrativo y a la
justificación económica de las aplicaciones a
desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las
prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera
de aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a
crecer.
- En esta etapa se inician el desarrollo y la
implantación de estándares de trabajo dentro del
departamento, tales como: estándares de documentación, control
de proyectos, desarrollo y
diseño de sistemas,
auditoría de sistemas y
programación.
- Se integra a la organización del departamento de
sistemas, personal con habilidades administrativas y preparado
técnicamente.
- Se inicia el desarrollo de interfases
automáticas entre los diferentes sistemas.
Etapa de integración. Las
características de esta etapa son las siguientes:
- La integración de los datos y
de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del
departamento de sistemas bajo una sola estructura
administrativa. - Las nuevas tecnologías
relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de
cuarta generación, hicieron posible la
integración. - En esta etapa surge la primera hoja electrónica de cálculo comercial y los
usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta
herramienta ayudó mucho a que los usuarios hicieran su
propio trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas
de sistemas fueran cumplidas. - El costo del equipo y del
software disminuyó por lo
cual estuvo al alcance de más usuarios. - En forma paralela a los cambios tecnológicos,
cambió el rol del usuario y del departamento de Sistemas
de Información. El departamento de sistemas
evolucionó hacia una estructura descentralizada,
permitiendo al usuario utilizar herramientas para el
desarrollo de sistemas. - Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron
el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas
antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las
características que destacan en esta etapa están las
siguientes:
- El departamento de Sistemas de Información
reconoce que la información es un recurso muy valioso que
debe estar accesible para todos los usuarios. - Para poder cumplir con lo
anterior resulta necesario administrar los datos en forma
apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma
adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este
recurso. - El usuario de la información adquiere la
responsabilidad de la
integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso
diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que
indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen
los siguientes:
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