La gestión por el conocimiento en la sociedad del conocimiento (página 2)

Ahora bien, es necesario diferenciar lo que es una "Economía basada en la Información" de una "Sociedad
basada en el
Conocimiento". La "Sociedad de la Información", tiene
su eje central en el manejo y difusión de la
información y las comunicaciones, más que en la
generación de conocimiento.
Se organiza sobre la base "del uso generalizado de
información a bajo costo, del
almacenamiento de
datos y de las
tecnologías de la transmisión".

En cambio, las
"Economías basada en el Conocimiento y el Aprendizaje",
se centran en la capacidad de innovar y crear valor
más rápido en base al conocimiento y a su
rápida actualización en diversos ámbitos por
medio del aprendizaje
(lugar de trabajo,
laboratorios, centros de investigación, las aulas, etc.). Las
estrategias de
desarrollo a
largo plazo visualizan al conocimiento como factor
estratégico, por ello la resolución de problemas y la
toma de
decisiones se realizan básicamente por medio de
operaciones
cuyo soporte son:

• La disponibilidad de la información y conocimiento
  clave en tiempo real,

• La capacidad de analizar, clasificar, modelar y relacionar
  sistémicamente datos e información sobre
  valores fundamentales para dicha Sociedad,

• la capacidad de construir futuro de esa sociedad de forma
  integral y equitativa (direccionalidad a metas).

En definitiva el cambio se generó por la necesidad de
búsqueda de mejores estrategias para aumentar la calidad y la
eficiencia en
el manejo de los recursos
almacenados en las propias organizaciones:
el conocimiento y en la capacidad para absorber nueva
información. Según autores, el siglo 21 será
la era de los servicios
donde el triunfo ira para quien logre el uso sabio del
conocimiento.

Sin embargo, también existen fuertes críticas al
proceso en
relación a la inequidad y a las brechas que va a generar
la apropiación privada del conocimiento; más
específicamente se visualizan como nuevos problemas
sociales:

• La escasa movilidad de los trabajadores de la
  economía de base industrial a la digital,

• Las bases culturales sobre las cuales se sustenta el nuevo
  paradigma son diferentes de lo que sucede actualmente en la
  mayoría de las empresas de la región,

• Las brechas entre los que acceden a los beneficios del
  nuevo modelo y los excluidos serán mayores y mas
  enequitativas que las actuales.

Datos,
información, conocimiento y
tecnología.

Newman, (1997) ha creado un modelo que
bajo la denominación de
Datos-Información-Conocimiento-Tecnología, sostiene
que el control y
monitorización de los procesos
sólo produce datos, pero el análisis de dichos datos realizado con
técnicas estadísticas o de minería de
datos (data mining) y
su contextualización, es lo que proporciona
información. Cuando, finalmente, la información es
interpretada, ésta se transforma en conocimiento
útil. En todo este proceso, el papel de las
tecnologías de la información es imprescindible
tanto en la obtención de los datos como en su
análisis posterior y en la transmisión de la
información resultante a diferentes agentes de la
organización. De lo anterior se deduce que la
explotación del conocimiento en aras de la
obtención de una ventaja competitiva sostenible requiere
una serie de procesos (análisis de datos,
transmisión de la información, etc.), los cuales
deberán ser convenientemente gestionados.

Figura 1.2: Jerarquia datos, información,
conocimiento, tecnologías.

Fuente: http://www.raitec.es Gestión del
conocimiento.

Sin embargo, es de todos admitido, que a diferencia de lo que
sucede con la información, el conocimiento es
intrínseco a las personas, y su generación ocurre
como parte del proceso de interacción entre las mismas. En otras
palabras, la información tiene poco valor por sí
misma y sólo se convierte en conocimiento cuando es
procesada por el cerebro humano.
Aun así, no hay que perder de vista que la
información, tanto la cuantitativa como la cualitativa es
una parte fundamental del conocimiento y, por tanto, gestionarla
correctamente será condición necesaria si se desea
llevar a cabo una gestión
del conocimiento de calidad.

Tipología
del conocimiento. Ciclo de conversión.

En la literatura la naturaleza del
conocimiento se ha clasificado y definido en variedad de formas.
Aunque ha sido dominantemente bivalente: tácito y
explícito también se presentan otras
clasificaciones del conocimiento:

• Tácito y explícito (Nonaka y Takeuchi,
  1995)

• Individual y colectivo (Spender y Grant, 1996)

• Externo e interno (Andreu y Sieber, 1999).

Tácito y explícito (Nonaka y Takeuchi,
1995):

Para avanzar en cualquier sistema de
gestión del conocimiento es imprescindible distinguir
entre conocimiento explícito y conocimiento
tácito, entre el conocimiento que se puede representar
fácilmente en documentos o
bases de datos
y el que sin estar recogido en documento alguno, nos sirve para
desarrollar con acierto nuestra actividad y trabajo diario, es
decir, somos capaces de utilizar pero no podemos explicar. El
origen de esta distinción está en (Nonaka y
Takeuchi, 1995), quien define el explícito como
aquel que puede ser estructurado, almacenado y distribuido, y el
tácito como aquel que forma parte de las
experiencias de aprendizaje personales de cada individuo y
que, por tanto, resulta sumamente complicado, si no imposible, de
estructurar, almacenar y distribuir. Está cercano al
talento, al arte o a un
determinado modelo mental, y se compone de actitudes,
capacidades y de la mayoría de los conocimientos
abstractos, complejos o sofisticados de las personas. Sin
embargo, si nos fijamos bien, estos dos tipos de conocimiento no
son más que dos dimensiones de un mismo concepto, ya que
ambos conocimientos se entrelazan y confunden sin
distinción demasiado precisa.

Es importante tomar conciencia de que
las TIC han
ayudado a ampliar el rango de lo que se puede considerar como
conocimiento explícito: algunas formas de conocimiento que
antes eran consideradas como conocimiento tácito han
pasado a ser conocimiento explícito gracias a las
posibilidades que ofrecen las redes de comunicación, los archivos multimedia y las
tecnologías audiovisuales. Queda claro, pues, que es
posible y conveniente almacenar este tipo de conocimiento en
bases de datos, intranets, extranets y todo tipo de bases
documentales. Sin embargo, por lo que se refiere al conocimiento
tácito, su naturaleza desestructurada y compleja no le
hace susceptible de ser almacenado, razón por la que
cualquier proyecto de
gestión por el conocimiento contempla como la mejor
estrategia para
gestionarlo la creación de redes de colaboración
entre las personas que componen la organización e incluso con personas
externas a la misma, y la elaboración de un mapa de
conocimiento al que todo el mundo pueda acceder y en el que se
especifiquen los conocimientos de los miembros de la
organización. Una vez localizado, el conocimiento
tácito será tanto más valioso cuanto mayor
sea su incorporación al proceso productivo de la
organización. De hecho, dadas sus características
originarias, la transmisión de conocimiento tácito
no resulta fácil entre las organizaciones o las personas,
y es prácticamente inviable a través de la
relación de mercado. Para que
pueda ser rentabilizado es necesario, por tanto, sustraerlo del
contexto de origen y formalizarlo, con lo que se genera un "ciclo
de conversión" que (Nonaka, 1995) describe en
cuatro procesos:

• De tácito a tácito
  (socialización del conocimiento). Equivale a
  compartir conocimiento tácito de forma
  práctica, mediante la conversación personal, el
  ejemplo, la demostración, etc.

• De tácito a explícito
  (externalización del conocimiento). Consiste en
  cualquier proceso de codificación del conocimiento
  tácito, mediante sistemas informáticos,
  etc.

• De explícito a explícito
  (combinación del conocimiento). Consiste en la
  suma o estructuración de múltiples
  conocimientos explícitos.

• De explícito a tácito
  (internalización del conocimiento). Consiste en
  la incorporación del conocimiento tácito por
  parte de los agentes de cualquier organización.

Individual y colectivo (Spender y Grant, 1996): Una
segunda distinción del conocimiento hacen entre
conocimiento individual y colectivo. Los nuevos conocimientos
siempre comienzan en el individuo y se convierten en conocimiento
colectivo al ser puesto a disposición de toda la
organización. El conocimiento colectivo consiste en los
principios de
la empresa,
las rutinas y prácticas, el esquema directivo de la alta
dirección, la cultura
organizativa, y el consenso de experiencias pasadas, metas y
misiones, las cuales están ampliamente difundidas entre
los miembros de la organización. Resolver problemas
colectivos es más complicado que resolver problemas
individuales, lo que implica que imitar el conocimiento colectivo
puede ser más difícil que imitar el conocimiento
individual.

Externo e interno (Andreu y Sieber, 1999).

Una tercera tipología de conocimiento es la que
está basada en su origen: conocimiento externo o
interno. El conocimiento externo es aquel que no es
único o exclusivo de una empresa, sino
que existe en el entorno, por lo que se le considera un bien
público. Por su parte, el conocimiento interno es
difícil de conseguir en el mercado y es
característico de cada organización. El
conocimiento generado dentro de la empresa es
especialmente valioso ya que tiende a ser único,
específico y con un gran componente tácito. El
conocimiento interno reside en las personas, incorporado en las
conductas, procedimientos,
software, equipo,
almacenado en varios documentos o en bases de datos en
línea.

Poner a disposición de la organización el
conocimiento individual y lograr su transformación en
conocimiento colectivo constituye el reto fundamental de la
gestión del conocimiento; un reto que se orienta al
aprendizaje organizacional y que autores como, por ejemplo,
(Nonaka y Takeuchi, 1997) han analizado a través de
la denominada Espiral o ciclo del Conocimiento.

Figura 1.3: La espiral del conocimiento.

Fuente: Nonaka y Takeuchi (1997).

A través del cual se produce el conocimiento
organizacional y se refleja con sus matices intrínsicos
según el modelo oriental de generación del
conocimiento en la siguiente figura:

La Gestión
por el Conocimiento.

En los epígrafes anteriores se han definido conceptos
en que se sustenta la GC, a partir de aquí, definimos la
misma, partiendo de que no existe un acuerdo generalizado para su
definición, pero entre las más avanzadas
tenemos:

(Benavides y Quintana,) GC es el conjunto de
actividades relacionadas con la dirección y administración de la totalidad de flujos de
conocimientos en la organización.

(Beijerse) GC es lograr los objetivos de
la organización a través de la
motivación dirigida por la estrategia, facilitando a
los empleados desarrollar, estimular y utilizar sus capacidades
para interpretar datos e información y darles un
significado.

Hay también una definición más
sencilla que, sin embargo, refleja fielmente su esencia:
gestionar el conocimiento es poner al alcance de cada empleado la
información que necesita en el momento preciso para que su
actividad sea efectiva.

La Gestión por el Conocimiento es, en
definitiva, la gestión de los activos
intangibles que generan valor para la organización. La
mayoría de estos intangibles tienen que ver con procesos
relacionados de una u otra forma con la captación,
estructuración y transmisión de conocimiento.
Por lo tanto, la gestión por el conocimiento tiene en el
aprendizaje organizacional su principal herramienta.

Muchos autores identifican como factores esenciales de la
Gestión por el conocimiento las personas, los
procesos y la tecnología. En función
del modelo de gestión del conocimiento de que se trate,
cada uno de estos factores tomará un mayor o menor
protagonismo.

(Petrides y Nodine, 2003), citado por (Quintana,
2006), presentan estos tres recursos de la siguiente
manera:

Personas: Son las personas, y no el sistema, las que
gestionan el conocimiento. La organización debe, sin
embargo, desarrollar un sistema que incluya la cultura, la
estrategia, etc., para crear el entorno adecuado, en el que las
personas estén formadas y motivadas para desarrollar y
compartir el conocimiento necesario para el desempeño de su trabajo.

Procesos: El flujo interno de información de una
organización está afectado y formado por procesos.
Así, métodos
como la evaluación
y revisión, mejora continua, auditorias
etc., pueden ayudar a la organización a establecer unos
procesos que capaciten a las personas a captar y difundir la
información y conocimiento necesario para su trabajo.

Tecnología: La tecnología no constituye
un motor de la
gestión del conocimiento, sino un elemento facilitador
para el soporte de la eficacia y
eficiencia de la organización. Las organizaciones
invierten mucho en tecnología, pero, por otro lado, no
entienden todos los factores humanos que influyen en la
difusión y transferencia de conocimiento, perdiendo una
gran parte del potencial de su inversión.

Los procesos, las personas y la tecnología son
considerados, según esta definición, como los
tres factores claves de la Gestión por el
Conocimiento.

Procesos de la
Gestión por el Conocimiento.

Diferentes han sido las definiciones de la gestión por
el conocimiento por los distintos autores, entre los
cuales:

(Pavez, 2000): Define seis procesos de la GC
(detectar, seleccionar, organizar, filtrar, presentar y
usar). Además presenta una perspectiva de cómo
pueden existir diferentes tipos de proyectos de
Gestión por el Conocimiento.

(Blázquez Soriano, 2004): (generar y adquirir,
almacenar, acceder-utilizar).

(Peludo, 2005): Considera los procesos de la GC como
(generación, distribución, utilización).

Manual del método
ARIS (adquisición, presentación,
transferencia, utilización y eliminación) del
conocimiento.

Según este último:

Adquisición de Conocimiento: El
conocimiento puede ser adquirido externamente, Ej: de institutos
de investigación o por la contratación de expertos,
o puede ser creado y desarrollado internamente, por ejemplo, en
la
investigación y desarrollo o por la obtención
de experiencia por la operación de un proceso. Desde que
el conocimiento puede desactualizarse rápidamente, siempre
necesitará ser mejorado y actualizado.

Presentación de Conocimiento: Para ser
útil a otros, el conocimiento necesita ser documentado,
estructurado y relacionado a otros conocimientos. También
es importante documentar la meta–estructura del
conocimiento, por ejemplo: qué tipo de conocimiento
está disponible, cómo esta estructurado y
cómo puede ser consultado en una cierta materia.

Transferencia del Conocimiento: Antes de ser
aplicado, el conocimiento necesita ser llevado a las personas que
lo necesitan. El conocimiento documentado puede ser directamente
trasmitido a través del correo
electrónico, transferencia de archivos, o
distribución de documentos en papeles. Otra posibilidad es
la provisión de conocimiento en una forma que los usuarios
de este conocimiento pueda acceder a él activamente,
Ejemplo: en una biblioteca o en
una intranet. En
este caso, la transferencia de conocimiento es solo completa
cuando el usuario del conocimiento busca y encuentra el
conocimiento requerido. Para acceder al conocimiento humano que
no esta documentado explícitamente, los respectivos
poseedores de conocimiento necesitan ser encontrados y
contactados.

Utilización del conocimiento: Este es el
propósito del proceso del conocimiento -usar el
conocimiento para llevar a cabo, apoyar y para mejorar las
actividades que proporcionen valor agregado.

Eliminación del Conocimiento: El
conocimiento que esta desactualizado o que se ha convertido en
irrelevante necesita ser identificado y borrado de la memoria
corporativa activa y archivada.externamente. Desde que el
conocimiento puede desactualizarse rápidamente, siempre
necesitará ser mejorado y actualizado.

Proyectos de la
gestión por el conocimiento.

Los proyectos de gestión del conocimiento pueden ser
tan variados como las propias organizaciones. Su estructura y
sistemas dependen
de múltiples factores. Sus dimensiones están
estrechamente relacionadas con sus objetivos, recursos de la
empresa y alcance de la implantación. Pero, en todos los
casos, hay una misma base, que es la organización del
capital
intelectual en orden a la obtención de valor
añadido.

Sin embargo, actualmente se pueden identificar una serie de
proyectos que por su alcance, visión general de la
empresas,
etc., pueden considerase más comunes. Entre éstos
están (Serradell):

1. Crear un Mapa del Conocimiento en la
organización.

2. Identificar los conocimientos críticos de la
organización.

3. Identificar los conocimientos clave para la productividad.

4. Crear espacios físicos o virtuales de conocimiento
(repositorios), donde sea posible almacenar el conocimiento
explícito de los individuos que componen la
organización, para su posterior acceso y uso.

5. Crear soportes estables de comunicación que
actúen como espacio permanente de consulta, donde,
además, los usuarios puedan volcar comentarios, dudas,
etc.

6. Desarrollar un Programa de CMR
para conocer las necesidades y demandas de los clientes.

7. Facilitar el acceso al conocimiento mediante la
utilización de la tecnología adecuada (intranets,
extranets, redes, bases de datos, bases documentales, etc.).

8. Establecer líneas horizontales de
comunicación que ayuden a socializar el conocimiento, y
descargar de exceso de protocolo las
líneas verticales, de forma que interactúen con
más frecuencia y eficacia.

9. Fomentar un clima de
cooperación que estimule la colaboración de los
empleados para compartir y difundir el conocimiento que
poseen.

Figura 1.7 Proyectos de GC.

Fuente: Serradell.

Herramientas y
tecnologías de la Gestión por el
Conocimiento.

La Gestión por el Conocimiento requiere de
herramientas que den soporte a este proceso, haciendo
posible el flujo de información entre los diferentes
agentes que componen un grupo de
trabajo, la selección
e implementación de herramientas
tecnológicas para la GC, es de suma importancia. Por su
parte la tecnología es la que propaga e induce una
mayor conciencia en nuestros días sobre la necesidad de
«aprender a aprender» y transmitir y aplicar
lo que se sabe para diferenciarse de la competencia, y es
también la tecnología la que facilita la construcción, en definitiva de modelos
dinámicos de Gestión por el Conocimiento que, con
tanta fuerza se han
difundido en los países de mayor desarrollo
económico y social. Sin embargo, sólo el hombre es
capaz de transformar los datos en información y
ésta en conocimiento. La tecnología, por tanto, no
transforma los mensajes en conocimiento porque carece de la
capacidad de interpretación, ni tampoco es capaz de
producir decisiones correctas ante los problemas complejos
asociados a las situaciones de incertidumbre que crean los
entornos cambiantes. La tecnología tampoco puede en
ningún caso sustituir a la intuición, en su calidad
de conocimiento inconsciente inducido por la experiencia, ni
ofrecer por sí misma perspectivas sobre acontecimientos
presentes y futuros. Pero no cabe duda de su extraordinario papel
como elemento facilitador (además de beneficiario)
en la generación de conocimiento. Existen un
sinnúmero de herramientas para facilitar la gestión
por el conocimiento, en este trabajo se hará especial
énfasis en los mapas de
conocimiento.

El mapa de
conocimiento. Herramientas para su
creación.

Toda organización que desee implantar un proyecto de
gestión por el conocimiento debe conocer con anterioridad
lo que se llama el estado de
la situación, es decir, de qué conocimiento
dispone.

Hay empresas tan concentradas, donde los niveles de
información disponibles son tan escasos o el sistema de
producción es tan básico que un
proyecto de gestión por el conocimiento sería
superfluo, y no aportaría suficiente valor añadido
como para hacerlo rentable. Pero, otras, sí. La
identificación de los datos, información y
conocimiento disponible van a conducir como primera
medida a la realización del llamado Mapa del
Conocimiento, en el que la empresa debe integrar todos los
objetos del conocimiento a modo de inventario,
etiquetando cada uno con la tipología, categoría y
localización que le corresponda.

Para (Bueno, 2003) el mapa de conocimiento es un
conjunto de información formalizable y capaz de ser
fácilmente asimilable, es decir, convertirse en
conocimiento. Es un diagrama
virtual, con estructura de red, como
representación gráfica cercana a la que presentan
las redes
neuronales que permite encontrar, rápida y
eficientemente información relevante para la toma de
decisiones y la resolución de problemas. Además, es
un directorio útil que describe una serie de
categorías de información especializada
relacionadas con una cierta lógica
interna, indicando donde se encuentra aquella en su estado, como
se puede obtener y cual es su valor y utilidad.

El mapa puede hacer referencia a personas, instituciones,
documentos en cualquier soporte y bases de datos propias o
externas.

Un mapa de conocimiento es la exposición
visual de información capturada mediante texto,
gráficos, modelos o números,
así como de las relaciones existentes dentro de dicha
información. Para (Seemann y Cohen, 1997), los
mapas de conocimiento muestran dónde encontrar fuentes
importantes de conocimiento en la organización, apuntando
a repositorios de documentos importantes o a personas expertas en
alguna materia. De otro lado, el uso de repositorios de
documentos es más beneficioso si se construyen siguiendo
los principios de los mapas de conocimiento. El mapa del
conocimiento pretende ser la herramienta de diseño
y mantenimiento
del programa de gestión del conocimiento.

Los resultados de un mapa de conocimiento son:

• La generación de conocimiento.

• La presentación

• La transferencia e intercambio del conocimiento.

• La integración de este conocimiento en la
  organización y un medio para llegar hacia la
  "organización que aprende".

Herramientas para la creación de mapas de
conocimientos.

Hay distintas herramientas en el mercado que proporcionan una
importante ayuda a la hora de diseñar los mapas de
conocimiento. Desde las herramientas más simples, como
Visio de Microsoft, que
es un software con utilidades de Flowchart, hasta adaptaciones de
herramientas de modelos de procesos de negocio o, por supuesto,
mapas
conceptuales como MindMapper. Otros software como son
InfoRapid KnowledgeMap, Knowledge Manager, IHMC CmapTools-Concept
Map, FreeMind, así como las páginas
Web diseñadas a tal efecto.

En la actualidad muchas empresas en todo el mundo utilizan los
mapas de conocimiento como una estrategia para capturar y
visualizar el conocimiento tácito y explícito que
se encuentra disperso en las organizaciones.

La representación gráfica del conocimiento es
crucial para la
administración del mismo dentro de la
organización.

Muchas empresas se han beneficiado con la
implementación de mapas de conocimiento como una
herramienta útil y práctica para capturar,
visualizar y administrar el conocimiento existente en la
empresa.

Referencias
bibliográficas:

• 1. Bueno, E. (2000) "La Era de la Información,
  del Conocimiento y del Aprendizaje", Documento de trabajo de
  la sesión plenaria del Club Intelec, mayo.

• 2. Bueno, E. (2002). Enfoques principales en
  Dirección del Conocimiento (Knowledge Management) y
  tendencias. En R. Hernández (ed): "Gestión del
  Conocimiento: Desarrollos teóricos y aplicaciones".
  Cáceres: Ediciones La Coria, Fundación Xavier
  de Salas.

• 3. Bueno, E. (2002): La sociedad del conocimiento: un
  nuevo espacio de aprendizaje de las personas y
  organizaciones, en La Sociedad del Conocimiento,
  Monografía de la Revista Valenciana de Estudios
  Autonómicos, Presidencia de la Generalitat Valenciana,
  Valencia.

• 4. Curso de Gestión del Conocimiento
  (http://www.raitec.es ).

• 5. Nonaka, I.; Takeuchi, H. (1995). "The
  Knowledge-creating Company: How Japanese Companies Create the
  Dynamics of Innovation", Oxford University Press, New
  York.

• 6. Nonaka, I.y Takeuchi, H. (1997). Die Organisation
  des Wissens. Wie japanische Unternehmen eine brachliegende
  Ressource nutzbar machen. Frankfurt am Main New York: Campus
  Verlag.

• 7. Peluffo Aragón, B. & Contreras
  Catalán, E. (2002). Introducción a la
  gestión del conocimiento y su aplicación al
  sector público.

• 8. Peluffo Aragón, B. (2005) La gestión
  del conocimiento y del aprendizaje aplicada a desarrollo
  universitario (PDF).

• 9. Quintana,Y. (2006). Ingeniería
  Industrial y Administración de operaciones. Tesis de
  grado en opción al título de Master en
  Ciencias.

• 10. Petrides, L. A. & Nodine, T. R. (2003)
  Knowledge Management in Education: Defining the Landscape.
  Half Moon Bay, California, March Institute for the Study of
  Knowledge Management in Education.

Autor:

Ing. Carlos Damián Vázquez Zamora.

Ing. Bárbara Cabrera Zayas.

Enviado por:

Sireida Carmenate Romero