El Sistemas de Gestión del Conocimiento como un sistema de proceso (página 2)

En la actualidad, hay al menos dos factores a favor de
la concepción de sistemas de
gestión del
conocimiento:

• 1. Una mayor conciencia de los gerentes hacia
  la información como un recurso más de la
  organización y como fundamento del capital
  intelectual.

• 2. El avance tecnológico en
  informática documental, telemática y la
  integración de ambos a partir de Internet, y de su
  desviación privada, las Intranets.

Según Drucker (1994), en nuestro tiempo existe
una transformación en la concepción del conocimiento.
Este ha pasada de una situación aplicable a ser a otra
aplicable a hacer, es decir de una situación referida al
desarrollo
intelectual de la persona a otra
como factor de producción tomando como base su utilidad. En este
sentido, el
conocimiento se convierte en un instrumento o medio para
obtener resultados.

Gestión
del Conocimiento

La gestión
del conocimiento involucra dos aspectos relevantes. Por una parte
la idea de gestión indica de algún modo, la
organización, la planificación, la dirección y el control de
procesos para
conformar o disponer de ciertos objetivos. De
otro lado, al hablar de conocimiento se pone e manifiesto que una
organización, como cualquier ser humano,
está sometida a una dinámica en la que del exterior y del
interior mismo, capta o percibe información, la reconoce, la organiza, la
almacena, la analiza, la evalúa y emite una respuesta al
exterior, basada en dicha información y englobada en el
total de información almacenada procurando un
resultado.

La realidad o parte de la realidad que es el objeto de
nuestra comprensión siempre se ve bajo los ojos de un
paradigma o
conjunto relacionado de ideas, principios,
teorías, métodos,
técnicas, herramientas
y, también, creencias básicas o esenciales. El
paradigma constituye el entorno mental y sobre él se
construyen las decisiones y las acciones.

En la actualidad, el modelo
holístico por excelencia es el modelo biológico,
sistemas con sus propias reglas y autoorganizados, capaces de
optimizar sus propios recursos. De
allí su uso referencial al momento de identificar problemas y
ofrecer soluciones
para poder realizar
algo nuevo.

Evidentemente un sistema neuronal
de un ser vivo es capaz de elevadísimos y sutiles procesos
de datos y de
información, de elevados ratios de respuesta y de aprendizaje. En
la gestión del conocimiento interesa sobre todo el aprendizaje.
No en vano una de las tendencias más sólidas
durante la última década en las organizaciones ha
sido el de los programas de
formación permanente del personal y
demás postulados planteados en la V Disciplina
relativos al aprendizaje en equipo.

En el ámbito organizacional se ha valorado el
recurso humano como algo dinámico. Sin embargo, se valora
más la capacidad de aprendizaje que los conocimientos
adquiridos. Es más importante aprender, ya que esto
significa conocer el conocimiento, que poseer una
colección de conocimientos.

Retomando el planteamiento de Drucker, la
aplicación de conocimiento al conocimiento implica la
gestión del conocimiento o aplicación del
conocimiento existente en la obtención de resultados y la
innovación sistémica o la
definición de los nuevos conocimientos necesarios, su
factibilidad y
del método
para hacerlo eficaz. Adicionalmente agrega que la tarea de hacer
productivo el conocimiento es una tarea de la
administración. De esta manera, la gestión del
conocimiento implica la explotación continua del mismo
para desarrollar nuevos y diferentes procesos y productos
dentro de las organizaciones.

El autor señala que las organizaciones deben
incorporar tres prácticas sistémicas en la
gestión del conocimiento, estas son:

• 1. Mejorar continuamente procesos y
  productos.

• 2. Aprender a explotar el éxito
  y,

• 3. Aprender a innovar.

Asociado a la gestión del conocimiento, el
problema de las organizaciones consiste en consultar o acceder a
la información y producir información de factores
estáticos y de otro dinámico. En particular, se
debe analizar la información que se maneja en la
organización real, por ejemplo, datos o bases de datos,
soportes de decisiones, documentos
diversos, tanto en formato como en procedencia o
localización y documentos electrónicos.

El éxito
de la organización resulta de su capacidad de identificar
y respetar los individuos y de la capacidad de integrarlos en un
todo. Un sistema de gestión del conocimiento, en un
sentido general, supone que una organización se dote de
tres funcionalidades estratégicas distintas, pero reunidas
en una sola y misma aplicación informática:

– Reutilización o realimentación del
valor
añadido que la organización genera y adquiere, y
que representa el capital
intelectual de la misma, al servicio de la
resolución de nuevos problemas, incrementando de esta
manera el valor añadido de los servicios
producidos y el rendimiento de dicha actividad.

– Investigación y análisis al servicio de las personas, que
en la organización son los productores de valor
añadido y/o son responsables de tomar decisiones
críticas, sobre la base de una adecuada disposición
de información diversa (datos, papel, textos
electrónicos, etc.), y una rápida
respuesta.

– Acceso unificado a todas y cada una de las capas de
información tejidas sobre la estructura
organizacional.

En la práctica, el individuo en
la organización se enfrenta a todo el conocimiento o a una
parcela de él, por eso la gestión del conocimiento
organizacional debe ser también un instrumento de
investigación.

El soporte de un sistema de gestión del
conocimiento lo constituye la información documental que a
diario es generada en las organizaciones. De manera que sí
la misma se maneja en forma automatizada se podrá mantener
más accesible y más segura, por lo tanto mas
viva.

Este objetivo
justifica por sí mismo la incorporación de unos
métodos y unas aplicaciones informáticas
apropiadas.

En la consideración entre el manejo de
información producida en la organización y la
integración de esa información a
nuevo conocimiento se deben considerar dos alternativas
válidas. La primera es la posibilidad de introducir un
sistema de gestión documental el cual soluciona la
gestión de los archivos que
internamente se mantienen, transformando operaciones
manuales en
automatizadas y generando documentos electrónicos y
soportes en papel en los casos requeridos.

La segunda opción está referida al manejo
integrado e independiente de los sistemas de
información ya existentes el cual introduce el
concepto de
sistemas de gestión del conocimiento, sin que ello
signifique mayores costos o mayores
complicaciones tecnológicas.

Esta posibilidad incorpora la presencia de una capa
superior a la estructura
informacional de la red existente o metasistema
externo e independiente de los sistemas de información
operativos.

Al capturar, almacenar y emplear el conocimiento, en los
procesos organizacionales se genera valor añadido a las
organizaciones lo cual reduce el costo de
aprendizaje. Los sistemas de gestión del conocimiento
deben orientarse a minimizar la energía consumida y
maximizar la energía producida para la adquisición
y producción de nuevos conocimientos que a su
vez agreguen valor a la organización.

La ecuación del conocimiento en las
organizaciones plantea que en un momento dado cuando la
realización de los procesos organizacionales envuelve la
utilización del conocimiento, se consume una determinada
cantidad de energía en recursos (humanos y materiales).

Al plantearse en otro momento un proceso
análogo pueden ocurrir dos cosas: reproducir el mismo
consumo
energético o minimizar dicho consumo, disponiendo de un
sistema de gestión del conocimiento que permita utilizar
el conocimiento producido y acumulado.

En resumen, un sistema de gestión del
conocimiento permite la reutilización de la
información almacenada en la organización y su
incorporación en los procesos funcionales y operacionales
integrando los sistemas de información existentes y
permitiendo la durabilidad de la información y el
conocimiento.

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Autora:

Lic. Niurka Elena Remedios
Ballesteros

Licenciada en Derecho

Especialista Comercial

Agencia de Viajes