Propuesta para la aplicación de reingeniería de procesos operativos de la fusión Tropigas S.A.C.A. y Vengas S.A. (página 4)

Después de terminada la
investigación hemos llegado a la conclusión
como se puede apreciar, la empresa, a
pesar de buscar una mejora en sus procesos, tuvo
deficiencias para la realización correcta de la fusión.
En cambio a
través de esta investigación se ha estudiado detenidamente
el verdadero significado de un Proceso de
Reingeniería y al compararlo con lo
realizado dentro de esta empresa se
encontraron muchas diferencias.

A demás de las ya mencionadas se pudo descubrir
que un proceso de reingeniería después de que se
hace la integración de procesos y no de funciones, como
lo hizo esta empresa, se deben establecer elementos de
integración como son políticas,
nuevos formatos, sistemas de
información, entre otros; desgraciadamente esta
empresa no realizó nada de lo antes mencionado, pues
solamente se limitó a mover personas en el organigrama, es
decir reubicó funciones simplemente y no implantó
nueva tecnología ni políticas.

También tuvo deficiencias en cuanto a comunicación, pues solamente algunos
elementos de altos puestos fueron los enterados del proceso que
se llevaría a cabo y provocó gran confusión
entre los empleados. Otro punto importante es que la
fusión no debe ser observado como un lapso en la vida de
esta empresa, en vez debe ser tomado como una nueva forma de
vida, una nueva identidad que
debe llevar, por ende el proyecto de
reingeniería no es solo para realizarlo simplemente sino
para darle seguimiento, no limitarse a hacer simples cambios de
funciones sino por preocuparse por llevar un seguimiento en los
resultados, en las apreciaciones de cada una de las partes que
formara parte del cambio.

Finalmente y como punto más crítico se
debe tomar en cuenta el factor "respuesta al cambio", es decir,
tomar en cuenta el proceso
administrativo desde la recepción del pedido de GLP
para así garantizar la eficiencia en las
operaciones
internas.

A si mismo concluimos que en la empresa a pesar de haber
realizado unos cuantos estudios para hacer este cambio; no se
llevó a cabo un proceso real de Reingeniería,
debido a que como se mencionó en todos los puntos
anteriores, solamente tomaron la fusión como un punto de
transición en la vida de la empresa y no como un factor
total de cambio en su forma de llevar las cosas. Es cierto que
hubo cambios pero no se considero la intervención de un
experto. Es evidente pues que la empresa desea aplicar medidas de
cambio, tomando en consideración la reingeniería
de procesos y finalmente una vez llegada a esta
conclusión hemos decidido realizar la propuesta de esta
investigación así mismo las siguientes
recomendaciones.

Una de las ventajas con la que la empresa cuenta es que
es la única que existe encarga de la distribución del GLP. Siendo esto una
característica que obliga a la empresa a tomar medidas que
mejoren el servicio que
presta. La fusión le permitió a la empresa
reagrupar y distribuir su personal
más adecuadamente también ha podido acortar las
distancias en el manejo de producto al
cambiar la localización de algunos
departamentos.

Recomendaciones

• Se considera necesario el aprovechar al
  máximo el potencial de la tecnología y buscarle
  una utilidad a lo que la informática puede ofrecer, es
  uno de los puntos de partida más relevantes para
  rediseñar adecuadamente una empresa.

• El proceso de reingeniería no es un proyecto
  de una sola ejecución, a éste una vez aplicado
  se le debe de dar continuidad y seguimiento y quien mejor
  calificado para realizar esto que un experto en
  reingeniería; por tal motivo la empresa debe
  considerar la contratación de un especialista en la
  material, o sería conveniente que la empresa tuviera
  en su equipo a una persona que pueda darle continuidad y
  crearlo como un estilo de vida.

• Conseguir un mejor flujo de información y
  materiales.

• Obtener importantes incrementos de la
  productividad.

• Disminuir los tiempos de proceso del
  servicio.

• Elevar la moral y satisfacción del personal,
  mejorando el clima laboral

• Mayor flexibilidad de producción
  pudiéndose adaptar a las demandas
  comerciales.

• Incorporar la gestión de la
  satisfacción del cliente, involucrando en ello a los
  proveedores.

• Racionalizar el Sistema y reducir la
  documentación.

CAPITULO VI

Propuesta

Introducción

Un proceso se define como un conjunto de tareas,
actividades o acciones
interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias
entradas de información, materiales o
de salidas de otros procesos, dan lugar a una o varias salidas de
información con un valor
añadido.

Hammer y Champy definen a la reingeniería de
procesos como "la reconcepción fundamental y el
rediseño radical de los procesos de negocios para
lograr mejoras dramáticas en medidas de desempeño tales como en costos, calidad, servicio
y rapidez" (Fuente: Institute of Industrial Engineers,
"Más allá de la Reingeniería", CECSA,
México,
1995, p.4)

La reingeniería de procesos es radical hasta
cierto punto, ya que busca llegar a la raíz de las cosas,
no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y
principalmente, busca reinventarlos, con el fin de crear ventajas
competitivas osadas, con base en los avances
tecnológicos.

De allí que la presente propuesta se enfoque en
cambios menores a fin de replantear las acciones realizadas
dentro del área administrativa de las oficinas
pertenecientes a la fusión empresarial de Tropigas S.A.C.A
y Vengas S.A. para agilizar y optimizar los procesos
administrativos y su vez mejorar el servicio prestado al
consumidor.

Objetivos

Objetivo General: Optimizar los procesos
administrativos de la fusión Tropigas S.A.C.A y Vengas
S.A. en las oficinas de la sucursal Los Teques del Estado
Bolivariano de Miranda a partir de una reingeniería de
procesos.

Objetivos Específicos:

• Diagnosticar la estructura organizacional de
  TROPIGAS S.A.C.A y VENGAS S.A.

• Diseñar nuevas estructuras para los procesos
  administrativos realizados en la Empresa.

Alcance

Con esta propuesta se pretende mejorar el funcionamiento
en el área administrativa de las oficina formadas
a raíz de la fusión de las empresas TROPIGAS
S.A.C.A y VENGAS S.A. sucursal Los Teques, así mismo
facilitar las condiciones de trabajo de
áreas involucradas directas e indirectamente.

Bases Legales

De la Constitución de la
República Bolivariana de Venezuela
Del Régimen Socioeconómico y la Función
del Estado en la Economía el Artículo 299, De Ley
Orgánica de la Administración
Pública el Artículo 5, y de la
Ley
Orgánica del Trabajo Artículo 4.1

Infraestructura

Las oficinas que concentra al personal
de la fusión se encuentra en un espacio de aproximadamente
120mt2. Los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente
manera tres oficinas, (área de oficinistas, oficina de
jefe de personal y oficina de la gerencia), un
área de caja conformada por dos taquillas con ventana
destinadas para la atención al público. Cuenta
además con dos baños de uso por género.

Cuento con dos
depósitos, el primero de aproximadamente 72 mt2, el cual
posee los baños con duchas para los obreros, así
mismo cuenta con la oficina del sub gerente,
deposito de cauchos y deposito y taquilla de cilindros de
venta
local.

El segundo deposito, cuenta con 200 mt2 aproximadamente,
está destinado como zona de carga y descarga de los
cilindros de estantero y domestico, funciona de igual manera como
estacionamiento de las unidades en servicio. Actualmente las
empresas están funcionan en dos plantas
independiente una de la otra pero con un mismo gerente, se
propone la reubicación del personal en una sola
planta.

Equipos

Existen siete (7) computadores completos en
funcionamiento de los cuales tres (3) poseen impresoras
propias y las cuatro (4) restantes funcionan con una impresora
laser central.
Estos equipos son procesadores
Intel Pentium I salvo
el de Jefe de oficina que es un equipo IBM. Todos estos equipos
poseen software SACS
el cual se caracteriza por procesar las liquidaciones,
conciliaciones. A través de la reingeniería se
propone la actualización del software por uno que permite
registrar, liquidar, conciliar y realizar el cierre de forma
secuencial y automática, sin necesidad de registrar la
información en todos los casos.

Organización

En esta propuesta se ven involucradas las empresas
Tropigas S.A.C.A. y Vengas S.A. ya que a partir de la
fusión de las mismas, el servicio prestado y el
funcionamiento interno de las oficinas reflejan un
desmejoramiento. La
organización interna de dichas empresas requiere un
cambio en sus procesos administrativos.

Por lo tanto se involucra en esta propuesta al gerente y
administradora de dicha sucursal con el fin de organizar el
proceso de reingeniería, para garantizar la
aplicación y aceptación del mismo.

Gráfico Nº 15 Organigrama Aplicando
Reingeniería

Fuente: Elaboración Propia

PROCESOS

Procesos Existentes en la
Empresa

• Oficinista Atención al Cliente
  Pedidos:

• Respaldo del sistema SACS de Pedidos

• Apertura de fecha del día

• Atención de llamadas hechas por clientes para
  el registro de pedidos

• Proceso de los reclamos

• Posteo de la venta del día anterior para
  ajuste del libro de venta

• Facturación de pedidos para el día
  siguiente

• Impresión de los record de servicio de cada
  ruta por venta domicilio

• Oficinista Atención al Cliente
  Residencial:

• Respaldo en el sistema SACS

• Apertura con la fecha del día

• Resección de pagos por deudas
  residenciales

• Emisión de ordenes de servicio por corte o
  reinstalación del servicio

• Cuadre del ingreso

• Cierre del día

• Cajero:

• Resección de los ingresos percibidos por la
  venta y cobranza del día (estantero, domestico y
  comercial)

• Registro de la facturas en el módulo
  Estanteros por venta de cilindros de 10 kilos

• Respaldo y cierre del día

• Oficinista Granel:

• Registro de ventas y cobranzas del día
  anterior en el módulo Granel, Estantero y
  Comercial

• Oficinista:

• Desglose de los documentos ingresados al
  SACS

• Registro y control del inventario de Gas Licuado de
  Petróleo (GLP)

• Registro y control de venta a casa de
  alimentación

• Elaboración de carpetas para
  contabilidad

• Oficinista de Recursos Humanos:

• Proceso de préstamos personales

• Solicitud de vacaciones

• Emisión de cheques a proveedores

• Emisión de retenciones

• Elaboración de nomina operativa y
  administrativa

• Control de horas extras operativas y
  administrativas

• Revisión y cancelación de relaciones
  de gastos del personal operativo

• Archivar

• Jefe de Oficina

• Registro de ingreso diario en el SACS formato
  M-28

• Reporte de venta diaria

• Reporte de venta GLP

• Revisión y aprobación de carpetas para
  contabilidad

• Atención al cliente interno y
  externo

• Sub Gerente :

• Atención al cliente

• Verificación de unidades automotoras de
  reparto

• Programación para el despacho de venta diaria
  (estantero, domicilio y comercial)

Oficinista Atención al
Cliente Pedidos: coordinadora de servicios

Atención al público principalmente en
Clientes de
medianas y grandes, tanto física como
telefónicamente, los pedidos se ingresan al computador
hasta las 4:00p.m esto con la finalidad de enviarlo al
depósito, quien lo distribuye al día siguiente por
ruta; después de las 4:00p.m se anotan es cuadernos para
ser ingresados al día siguiente.

Al final de la tarde, los choferes devuelven los pedidos
que no se pudieron hacer, ya sea por falta de tiempo,
dinero u otro
inconveniente. En el SACS se postean los devueltos para que al
día siguiente vuelvan a salir en el record de servicio.
Una vez posteada la información, se procede a elaborar el
reporte de ventas por
día, que es el de clientes pedidos más devueltos y
el mismo se archiva junto con copias de facturas de pedidos. Es
imprescindible imprimir el reporte para que puedan salir los
record con todos los pedidos.

Reporte de facturas por día, solo los pedidos del
día

• Original——– Archivo junto con reporte y copia
  facturas.

Luego se imprime el record de servicio, que se le
entrega al subgerente de servicios
junto con original de facturas y ordenes de trabajo para los
técnicos.

Mensualmente el gerente necesita:

• Kardex de clientes de 18 y 43 kg; donde indica
  clientes activo por el tipo de cilindro y por status: Bajo
  consumo, Muy bajo consumo e inactivos. Se le elaboran hojas
  de visitas, las cuales se imprimen en el sistema y luego se
  le entregan a los choferes para su
  verificación.

Reporte de instalaciones (final de mes)

• Original ———Gerencia Auditoria junto con carta
  conciliación kardex

• Copia———— Archivo

Clientes retirados este mes (final de mes)

• Original ———Gerencia Auditoria junto con carta
  conciliación kardex

• Copia———— Archivo

Oficinista Atención al Cliente
Residencial:

En términos generales, lleva la cobranza y
facturación residencial, la cual se emite a finales de
cada mes.

Factura residencial

• Original ———-Cartera Sucursal

• Copia ————- Cliente, la cual canjeará
  por la original al momento de cancelar.

Prepagos de gas domestico
Residencial Tarifa "A".

Al cliente realizar el prepago en la sucursal, se emite
un recibo de caja y se le coloca la nota explicativa del periodo
cancelado.

Pagos por Banco Mercantil:
El Banco envía por e-mail un listado de los clientes que
cancelen y la oficinista concilia el listado con las facturas
originales que permanecen en la cartera para rebajar en el
sistema,
emitiendo recibo de caja y poniendo nota explicativa.

Ordenes de Corte

Se realizan después del 15 de cada mes, previa
revisión de las facturas originales en poder de la
sucursal, que deben ser dos (2) y la ultima con fecha vencida (15
del mes en curso). Se elaboran orden de servicio (una por
edificio) indicando a cuales apartamentos se les hará el
corte y si se le coloco tapón en la
tubería.

Orden de servicio

• Original ———Archivo Granel

• Duplicado ——Contabilidad Región "
  Vía jefe de oficina"

• Triplicado ——Archivo Granel

• Cuadruplicado — Contabilidad
  Región

En caso de que el cliente alquile el apartamento y lo
notifica, entregarle solvencia del apartamento, esto emitido por
el sistema.

Contratos de gas residencial Tarifa "A".

Se le notifica al cliente:

• 3 meses de deposito

• Copia documentos de propiedad del apartamento
  ó contrato de alquiler

• Dirección exacta y numero de
  apartamento

• Contrato de gas residencial

• Materiales y mano de obra

Incluye:

• 3 conector 3/8" x ½

• 4 tuercas 3/8"

• 2.5 metros de tubería de cobre

• 1 llave de paso

• 1 mano de obra

Al cliente se le pide la compra de un codo de ½
para el momento de la instalación.

Cajero

Se encarga de llevar el control de
efectivo de liquidación (estanteros, medianas y grandes,
granel comercial y residencial), entrega de los valores a
transvalcar, tarifas de 10 kg. A choferes y control de posteo en
oficina (sistema SACS) de instalaciones de cilindros.

Recibo de caja

• Original ———— oficinista (si no existe error
  o devolución se desecha)

• Copia verde ——— contabilidad

• Copia amarilla——- archivo

Este recibo de caja se elabora al momento de recibir las
tarifas de instalación de pequeñas, medianas y
grandes, o por reintegro de diferencia, colocándole el
nº de recibo de caja a las tarifas.

Liquidación Estanteros

Se debe anexar las facturas de cada cliente junto con la
planilla control de entrada y salida de planta y luego en el
SACS, tomar la opción liquidación
estanteros.

Al jefe de oficina se le entrega la copia verde de las
tarifas, facturas de gas residencial (MT-E), orden de trabajo por
reinstalación (copia unidad contable) orden de servicio
por revisión de escape (original y copia ya que es sin
valor).

Es importante señalar que la liquidación
de estanteros deben ser firmadas por los choferes.

• Original ——– Jefe de oficina junto con recibos
  de caja granel residencial, comercial y otros
  ingresos.

• Copia ———– Archivo junto con copias recibos
  de caja granel, residencial, comercial y otros.

Depósitos de cheques

Posteo del efectivo y cheques en las
planillas bancarias una para el efectivo (la cual se le entrega a
transporte de
valores junto
con planilla del mismo) y otra para cheques, las cuales se
envían con el jefe de oficina o gerente, junto con el
formato detalle de cheques depositados (M-30)

Diariamente se realiza el respaldo en el Winzip y se
mantiene en oficina, luego en el SACS tomar la opción 10
en el modulo de inventario de
materiales y luego proceder al posteo al posteo de los datos del resumen
de ventas.

Al gas granel comercial y residencial, darle entrada al
sistema por consumo de
materiales, y con los mismos tomar el resumen de ventas manual emitido
por el jefe de oficina y rebajarlos en el SACS

Para el reporte de compra gas (M-34-11) se envía
el lapso con la planilla de compra gas. Semanalmente se
envía el reporte de llenado de gas.

Oficinista Granel

Liquidación camión tanque

Formato control de entrada y salida de planta, incluir
el % de llenado y temperatura.

Antes de la liquidación, en el control de entrada
y salida, debe ir como anexo la compra hecha a la planta k1/2,
luego se hace el desglose del gas despachado en comercial y el
gas residencial en el cuaderno.

Para la liquidación en el sistema SACS, ir a
opción 43-11, luego opción 1 y llenar los datos en
la opción 2.

Forma 59 (factura gas
granel)

El chofer liquida en la tarde, la cantidad Bs. Junto con
las facturas, el total de bolívares facturados, debe ser
igual al monto en efectivo o cheque y
facturas a crédito. Se carga luego en opción 2
para imprimir y luego la opción 4 (forma 43-05) para
imprimir la liquidación de camión tanque. El
desglose es el siguiente:

• Original ——– Jefe de oficina

• Copia ———– Archivo granel cada hoja de
  entrada y salida planta y factura gas granel
  archivo.

También se emite el listado de facturas 02-38 por
clientes y análisis de vencimiento.

Factura gas granel (F-59)

• Original ——– Si es crédito a la cartera
  de comercial

• Unidad contable ——- Jefe de oficina junto con la
  lectura del camión tanque emitida por el
  SACS.

• Triplicado ———- Archivo sucursal

Luego se realiza un respaldo en Winzip.

Recibo de caja camión tanque

• Original ——— caja

• Duplicado —— Archivo granel

Luego de hacer el respaldo, se elabora el resumen de
venta en la opción 2 del SACS cierre diario granel y se
emite listado reporte F-59 por día, resumen de ventas gas
granel y consumo de materiales.

Resumen de venta

• Original ——- Se anexa lectura camión
  tanque y va al jefe de oficina

• Copia ———- Caja junto con copia del consumo de
  materiales

Consumo de materiales

• Original ——– Jefe de oficina

Consulta de cartera gas granel

En el SACS opción 4 consulta de saldo cartera,
luego modulo residencial opción 1 cobranzas y luego
opción 10, consulta de la 02-24, después
opción 5 cargar factura directa.

Esta opción solo se realiza en caso de que exista
diferencia por haber olvidado cargar una factura.

Oficinista Inventarios:

Conciliaciones de materiales y cilindros

Básicamente, es revisar el listado que
envía a contabilidad
mensualmente con el listado del maestro de inventarios de la
sucursal, revisando cada ítem y explicando las posibles
diferencias resultantes.

Cuando se atiende u cliente con escape y el
técnico comprueba que es por fallas en la bombona
(consulta defectuosa, válvula mala, fondo roto),
deberá tener la factura vieja para que sea firmada por el
cliente.

Material entregado a instaladores. F-39-09

Es para descargar del inventario los reguladores
estanteros y reguladores tee-check, utilizados en las
instalaciones de 10,18 y 43 kg; este se refleja por día
colocando los números de tarifa a distintos tipos de
reguladores.

Al final del lapso, se totalizan y se colocan las
cantidades de reguladores, se colocan los retiros conjuntamente
con los anexos, se envían la copia verde a contabilidad en
la carpeta de cierre lapso, la original se distribuye y la copia
amarilla se pasa al oficinista que lleva la F-78, para que los
rebaje del inventario.

Informe de ventas por lapso

Este se elabora al cierre de lapso, en el mismo se
reflejan las ventas en Bs y en litros de gas en sus distintas
presentaciones. La cantidad de instalaciones y retiros de
cilindros, cantidad de instalaciones y retiros de tanques,
especificado en este los nombres de los cliente, cantidad de
estanteros instalados y retirados y la cantidad de cocinillas por
tipo, esta información debe ser pasado por fax al
departamento de contabilidad de la región el día
posterior al cierre de lapso antes de las 9:30 am.

Oficinista Recursos
Humanos

Relación pago nominas
obreros

La recibe de la gerencia recursos
humanos región junto con recibos de pagos.

• Copia ———— Gerencia recursos humanos
  región junto con relación de pagos.

Reporte de consultas nominas

Sirven para rebajar cualquier cargo adicional, se va a
cuenta 06-41, 06-45 para conciliar.

Lleva la responsabilidad de elaboración de nominas
obreros y empleados a excepción del gerente de sucursal,
que es confidencial.

Para el personal obrero, la oficinista se informa de las
horas extras a través de la hoja de tiempo diario
trabajado, llenada por el sub- gerente de servicios. En la
relación con las horas normales, se informa a
través del control de asistencia, la cual es firmada en el
depósito todos los días en la mañana y es
llevada a la oficina los días lunes para su envió a
nomina (la nomina corre de lunes a domingo con la finalidad de
efectuar los pagos los días viernes)

Luego en el formato Control de Horas extras, se postean
las horas extras por día a cancelar después se
llena la hoja de tiempo diario trabajado (forma M36-08)
reflejando horas normales diarias trabajadas y extraordinarias,
también se reflejan las ausencias, vacaciones, permisos y
retiros.

Después, toda esta información se postea
en un formato enviado por la gerencia de recursos, donde se
postean.

Control de asistencia

• Original ———–Gerencia RRHH junto con original
  Forma M 36-08 y original reporte.

• Copia ————-Archivo

Hoja de tiempo diario

• Original———– Gerencia RRHH ( ver desglose
  anterior)

Copia ————Sucursal

En lo que respecta a la nomina mensual, esta se
envía a Gerencia. De RRHH, mediante un formato que
envía RRHH y se refleja Código
Trabajador, Apellidos y Nombres.

• Original ———- Gerencia RRHH

• Copia ————Sucursal

SANE: Significa Sistema de Autoliquidación
Nacional de Empresas y se elabora un informe mensual
con reporte de información de reposo.

• Original ——– Gerencia. RRHH, junto con
  originales de: nominas de personal activo, ingresos, egresos
  y cargos vacante, anexo de informe mensual de Personal
  Nº 1 ( reposos, faltas, permisos) anexo al informe
  mensual de personal Nº2 ( cancelación
  prestaciones sociales, índice de rotación y
  acumulado mensual)

• Copia ————- Archivo junto con todas las
  copias de los originales.

Elaboración de cheques

El jefe de oficina, pasa las facturas y cheques en
blancos para la elaboración de los respectivos cheques por
pago de servicios (luz, agua, cantv)
cada cuenta va codificada y se refleja en el Boucher (forma 4),
luego el jefe de oficina lo revisa y el Gerente firma los cheques
y el Boucher.

• Original ——— Contabilidad junto con carpeta de
  lapso

• Copia verde ——— Contabilidad

• Copia —————- Archivo

Todos los cheques que tengan retenciones de impuesto, se le
debe efectuar el respectivo comprobante de retención de
impuesto, lo cual se le entrega original al cliente, una copia se
anexa a la copia verde del boucher del cheque y la otra copia
para archivo
sucursal.

Toda factura cancelada debe reunir los requisitos
exigidos por el SENIAT.

Informe de accidente

Es la responsable de postear en la planilla, cundo
ocurre un accidente

Informe de investigación Accidentes de
Tránsito:

• Original ————— Seguridad
  industrial

• Copia —————– Gerencia.
  Compañía

• Copia —————– Dpto. Seguros

• Copia—————– Archivo

Expedientes de choferes y ayudantes (Ingresos y
Egresos)

• Planilla solicitud de empleo

• 2 Fotos color

• Copia C.I

• Referencias personales (2)

• Referencias laborales (2)

• Currículo

Una vez que el trabajador es aceptado, se le
envía a Gerencia. RRHH la inclusión del
trabajador.

Es importante enviar la planilla del seguro 14-02, los
primeros 3 días después de ingresado el trabajador,
cuando sucede un egreso, se envía los siguientes
recaudos:

• Planilla S.S.0 14-03

• Planilla solicitud de liquidación de
  prestaciones sociales

Esto se pasa por fax a Gerencia de RRHH, para la
elaboración del cheque, según cálculo
que elabore RRHH, después debemos hacer el informe
confidencial.

• Original ——- Gerencia. RRHH

• Copia ———- Expediente trabajador.

Órdenes de compra

• Original ———- Proveedor

• Copia ———— Archivo

Jefe de Oficina

Trabajo diario: primero en la mañana se reciben
las ordenes de trabajo del día anterior, es importante que
estén firmadas por el cliente y el
técnico.

Instalaciones de los choferes y las coordinadoras, hacer
resumen de ventas manual (solo si hay instalaciones) ya que el
SACS, no lo rebaja del resumen de ventas.

Las ordenes de trabajo, se llevan en una carpeta con el
número 44-38, en esta misma carpeta se anexas las ordenes
de trabajo pendientes que aun no se le han realizado las
instalaciones.

Una vez sacado los trabajos pendientes (44-38), se
procede a desglosar las tarifas de la siguiente
manera:

• Copia verde contabilidad junto con copia verde de
  ordenes de trabajo ordenadas cronológicamente de menor
  a mayor.

• Copia blanca se anexa al material entregado a
  instaladores para rebajar los reguladores, colocándose
  la cantidad total de los mismos.

• Copia blanca a oficinista liquidación de
  estanteros o F-21 o F-78 con copia del resumen de venta.
  Luego se realiza en resumen de venta manual.

Una vez facturada en el resumen de venta las distintas
tarifas por instalaciones y las distintas ordenes de trabajo o
servicios por materiales y/o mano de obra, se procede a pasar a
las coordinadoras para que estas elaboren las respectivas
facturas (Forma E) a primera hora, luego de elaborar las
facturas, se revisan y se grapan conjuntamente con las tarifas
(la de unidad contable) y se anexan al resumen de ventas original
en orden cronológico de mayor a menor, este resumen
posteriormente se envía al departamento de contabilidad en
las carpetas de lapso. Nota: Cuando los trabajos son sin valor,
la factura original se envía conjuntamente con la unidad
contable.

La copia de resumen de venta manual, se pasa
conjuntamente con las copias de las tarifas de concepcionero
(copia blanca) a la oficinista de liquidación de
estanteros o F-21 o F-78.

Una vez recibidos los ingresos de caja se verifica que
los mismos estén cuadrados y que estén debidamente
firmados por quien los elabora.

Características de Carpetas de Lapso para
Contabilidad:

Carpeta 1 o Envío "A"

En esta se envía los Boucher del cheque original,
ordenes de trabajo, tanto manuales como del
sistema, ordenes de servicio y documentos
anulados (Tarifas, control de cobradores, control diario
estantero, material entregado a instaladores, transferencia de
materiales y todos aquellos que no tengan correlativo.

Carpeta 2 o Envió "B"

Se anexa lo siguiente:

• 1. Copia verde de los Boucher de cheques por
  orden de mayor a menor.

• 2. Recibo de caja y sus anexos (control de
  cobradores por cuenta)

• 3. Resumen de ingresos caja
  (F-28-10)

• 4. Depósitos bancarios y forma donde se
  relacionan los cheques depositados (Forma M-30).

• 5. Liquidación estantero y sus
  anexos.

• 6. Resumen de venta manual y sus
  anexos.

• 7. Resumen de venta camión
  tanque.

• 8. Informe de ventas.

• 9. Informes de recibo

• 10. Transferencias de materiales.

• 11. Consumo de materiales (automatizados y
  manual).

• 12. Para los cierres de lapso enviar materiales
  entregados a instaladores y sus anexos.

• 13. Nomina de obreros.

• 14. Cierre contable por lapso de
  facturación estantero (solo para los cierres de
  lapso).

• 15. Cierre contable por lapso de
  facturación granel

Nota: todo lo que se está enviando debe estar
firmado por el gerente de la sucursal.

Sub Gerente de Servicio

Se encarga del control de rutas estanteros, medianas y
grandes, granel, trabajo de los técnicos, ayuda a buscar
clientes de granel, domicilio y el mantenimiento
de las unidades; también debe estar pendiente de la
adecuada dotación e imagen de los
choferes y ayudantes.

Inspección mensual de los
vehículos:

• Original ——— gerencia de flota

• Copia ——– gerencia región

• Copia ——– Archivo

Informe de anormalidades de vehículos:

• Original ——— flota

• Copia ——– gerencia región

• Copia ——– Archivo

Chequeo del control de factura estantero, prioridad a
los reclamos, chequeo en las tardes de aquellos pedidos
devueltos. El sub gerente se encarga de pasar una relación
del personal con licencia, certificado médico, carnet de
minas.

Revisión de campo: supervisión de las rutas selectivamente en
los camiones de estanteros, medianas porcentajes grandes y
camión tanque, adicionalmente debe estar pendiente de los
cambios por pH a los
tanques, programación de los recambios,
disminución o aumento de capacidad, etc.

Las coordinadoras deberán pasar al final de la
tarde el record de servicio, en donde se chequee los pedidos
devueltos.

Diagnóstico

Para identificar las principales problemáticas
que presenta la fusión Tropigas – Vengas se
realizó el diagnóstico bajo la técnica de
observación, los resultados de dicha
observación se registraron utilizando como instrumento la
matriz DOFA,
la cual permite vincular los agentes exteriores e interiores,
así como los aspectos positivos y negativos presentes en
la organización de las operaciones realizadas
en el departamento administrativo de dicha
fusión.

Cuadro Nº18. Matriz DOFA,
Diagnóstico de la Empresa.

FUENTE: Elaboración
Propia

Talento Humano

Facturación granel:

En el proceso actual participa el cajero Gerson Robles
el cual recibe las tarjetas, las
chequea con la orden de planta para verificar si tiene la
cantidad de litros despachados; Lisbeth Rodríguez
(oficinista granel) las chequea nuevamente repitiendo el chequeo
total despachado en litros con las tarjetas y la orden de planta
luego ingresa en el SACS una por una cada tarjeta para así
poder emitir la liquidación y procesarla.

A partir del proceso de reingeniería en la
facturación granel será realizado y procesado
sistemáticamente por Lisbeth Rodríguez.

En facturación Estanteros y Domicilio lo
recibe el Cajero Gerson Robles el cual realiza las facturas al
momento que llega el chofer de dicha ruta a entregarle el dinero
partiendo de allí él les emite la factura
manualmente por cliente despachado, luego son ingresadas en el
SACS para después emitir un respaldo de liquidación
donde se registran las ventas y cobranzas, por otra parte
Yelitzabet Montes (oficinista liquidación estantero y
domicilio) las ingresa en el sistema SACS por numeración
de factura realizándose un respaldo para luego emitir la
liquidación sistemáticamente.

En el proceso de reingeniería será
realizado sistemáticamente por Yelitzabet Montes al
momento de registro,
emisión y liquidación.

Cierre diario

Este es emitido por Yenny Casas (Jefe de Oficina) la
cual ingresa de forma manual al sistema SACS, el reporte de venta
diario luego de tener todas las liquidaciones procesadas se
procede a elaborar las carpetas para ser enviadas a
contabilidad.

En la reingeniería este es emitido
sistemáticamente y directamente por el sistema en el cual
se procede de una vez al cierre diario y luego es enviado a
contabilidad por medio de un respaldo virtual.

Políticas de
Reingeniería

• Gestionar el cambio desde el proceso actual al nuevo
  y comprobar el cambio de paradigmas.

• Medir los resultados para determinar el grado de
  cumplimiento de los objetivos.

• Habilidad para orientar el proceso de
  reingeniería de acuerdo con una metodología
  sistemática y amplia.

• Administración coordinada del cambio para
  todas las funciones del negocio que se vean
  afectadas.

• Habilidad para evaluar, planear e implementar el
  cambio sobre una base continúa.

• Habilidad para visualizar y simular los cambios
  propuestos.

• Habilidad para utilizar estos modelos sobre una base
  continúa.

• Habilidad para asociar entre sí todos los
  parámetros administrativos de la
  compañía.

Costo

El costo que implica
este proceso para la empresa no es muy alto ya que en lo
único que se requiere gastó es en el equipo de
cómputo y tecnología ya que como la
reingeniería se realizará más a nivel
administrativo por lo que no implica tanto gasto solo es un
cambio de funciones laborales. Si la empresa está
dispuesta a pagar lo que esté a su alcance para que el
proceso no fracase.

Para la empresa es muy importante el costo de
implantación del proceso ya que lo que se invierta debe
ser lo necesario y no hacer gastos
inútiles y mucho menos innecesarios solo gastar lo que se
deba para que el proceso funcione.

Cuadro de Procesos a
Modificar

Cuadro Nº 19. Procesos

Fuente: elaboración
propia

Flujo Gramas

Gráfico Nº 16: Flujo grama del proceso de
facturación.

Proceso Actual
Reingeniería

Gráfico Nº 17: Flujo grama del proceso de
Cierre Diario.

Proceso Actual
Reingeniería

Gráfico Nº 18: Flujo grama del
proceso de Granel.

Proceso Actual
Reingeniería

Referencias
bibliográficas y electrónicas

Arias, Fidias (1999) El Proyecto de
Investigación, Caracas: Editorial
[consultado 22 de mayo 09]

Ander Egg (1998:81) El metodo
cientifico, Monteavila Editores. Caracas,
Venezuela.

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De Buenos Aires,
Argentina, [consultado el 10 de junio 09] Disponible en Http://www.monografias.com/trabajos10/foda/foda.shtml

Lefcovich Mauricio (2006) documento en
línea. [Consultado 1-05-09] Disponible en www.degerencia.com/articulo/
reingenieria_de_procesos

Manganelli R. (1997-35)

López J. y Yusty J. (2006)
Propuesta de un Manual de Gestión
de Reingeniería de Procesos para el Uso de la Gerencia de
Recursos Humanos en la Empresa Santa Teresa Internacional
C.A. Universidad Experimental Simón Rodríguez,
núcleo Los Teques

Mesa Orama Jesús [Consultado el
25-04-09]. Disponible en https://www.monografias.com.shtml

Morris D. Reingeniería, (2000:12-15)
¿cómo aplicarla con éxito
en los negocios?

Ospina Rodrigo, 2007 [Consultado el
25-04-09]. Disponible en
www.unbosque.edu.co/files/Archivos/file/lareingenieriadeprocesos.

Ríos M. (2006), Propuesta de un
Modelo de
Cambio
Organizacional Dirigido a Optimizarla gestión de la
División de Personal de la Empresa AEROCAV C.A. Planta
Caracas. Universidad Experimental Simón
Rodríguez núcleo Los Teques

Sabino (1996:89) Metodologia de la
Investigación. Mc Salems. Chile

Sherba de Valenzuela Julia, Ph.D, Marco
Teórico, [Consultado el 18-06-09]. Disponible en
http://www.unm.edu/~devalenz/handouts/MARCO.html

Tamayo y Tamayo M. (1999:121)
Instrumentos para la Investigación. Mc Hill.
Madrid,
España.

Ugueto y Prieto (2000), Propuesta de un Manual
Basado en la Reingeniería de Procesos para la Empresa
Jantesa C.A. Universidad
Bicentenaria de Aragua.

Anexos

El Cuestionario

Estimado trabajador a continuación
encontrará una serie de preguntas las cuales tienen por
finalidad recaudar información sobre Reingeniería
de procesos para uso de la gerencia administrativa en la
fusión de las empresas TROPIGAS S.A.C.A. y VENGAS S.A.
sucursal Los Teques.

El cuestionario
consta de 10 preguntas, léalas cuidadosamente y marque con
una "X" la alternativa que considere más conveniente. Este
cuestionario es anónimo y confidencial.

DEDICATORIA

A Dios por darnos luz de vida,

A nuestros padres por permitirnos
nacer,

A nuestro espíritu de
esfuerzo

Sin él no hubiéramos llegado hasta
aquí.

Detrás de cada línea de
llegada, hay una de partida.Detrás de cada logro,
hay otro desafío.Si extrañas lo que
hacías, vuelve a hacerlo.Sigue aunque todos
esperen que abandones.No dejes que se oxide el hierro que hay
en ti.

AGRADECIMIENTO

De: Magali Loreto

Doy infinitas gracias…A Dios,
por el camino recorrido….por ser mi fuerza y
templanza…A mi madre, por su amor y
apoyo…A Celani, Doris, Dulce y Edgar… hermanos y
amigos fieles…

A José Colmenares, asesor por
ayudarnos en todo este trayecto…

A Lorena Hernández, asesora por
todo el apoyo brindado…A la vida…. Por lo aprendido
y experimentado

De: Margaret Acosta

Primero es a Dios por darme la vida,
mi familia y a
mis grandes amores.A mi señor padre por su enseñanza y amor.

A mi madre por el apoyo de todos estos
años por su infinito amor, compresión y por
ayudarme a que este momento llegara.

Gracias mamá!

A mis hermanos por su
apoyo.

A Lorena amiga, por su entusiasmo y
empeño para lograr nuestro objetivo.
Gracias.

Autor:

Acosta, Margaret

Loreto, Magali

Tutor: Esp. José
Colmenares

Trabajo presentado como requisito para
optar al título de Técnico Superior Universitario
en la Especialidad de Administración de Empresas

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE
TECNOLOGIA

DE A DMINISTRACIÓN
INDUSTRIAL

REGIÓN CAPITAL

AMPLIACIÓN ALTOS
MIRADINOS

Los Teques, Junio del 2009