El control interno y la gestión de compras: nuevas técnicas de seguridad y eficiencia (página 2)

Taking as it bases the discussions and aspects carried
out on the update seminaries on purchases that have been
mentioned previously, and to the consulted Bibliography we can
treat the following aspects regarding the definition and to the
control since a
ampler concept considers in the titled book "As to improve and to
control the purchases" which are in impression and where it picks
up the experiences lived in some companies and the suggestions
raised by Directors of Purchases that toil in the region. We will
present/display in this article the definition, the objectives of
the function of purchases, as well as the profile of the position
by labor competitions, and their responsibilities of the Director
of the department, to conclude with the design of the respective
internal controls and the automatization of the computer science
handling of the Department of Purchases.

Introducción

Producto de investigaciones
realizadas a organizaciones de
la región, de los sectores económicos publico y
privado, y dentro del proyecto de
investigación "La Importancia del Proceso de
Compras en las
Pymes:
propuesta de un modelo
gerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control
en la gestión
de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de
investigación, las experiencias adquiridas
y los intercambios académicos realizados con Jefes de
Compras.

Hablar del proceso, el control de
gestión de compras daría para un
artículo extenso donde se hiciera un análisis completo, desde la
iniciación del proceso hasta la culminación de
este, sin embargo hemos considerado que sería mas
interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que
ayude al lector a reflexionar sobre los controles internos que se
deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestión de
compras.

Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a
cabo en los seminarios de actualización sobre compras que
se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografía consultada
podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la
definición y al control ya que un concepto
más amplio se plantea en el libro titulado
"Como mejorar y controlar las compras" el cual se encuentra en
impresión y donde se recoge las experiencias vividas en
algunas empresas y las
sugerencias planteadas por Directores de Compras que laboran en
la región.

Presentaremos en este artículo la
definición, los objetivos de
la función
de compras, así como el perfil del cargo por competencias
laborales, y sus responsabilidades del Director del
departamento, para concluir con el diseño
de los controles internos respectivos y la automatización del manejo
informático del Departamento de Compras.

Definición

Podemos definir la gestión de compras como la
operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y
alcance depende del tamaño de la empresa,
ubicación o sector de la empresa. El
principal objetivo de la
función de compras es la reducción de costos y
obtención de utilidades y eficiencia en el
servicio. En
términos generales es obtener mediante negociaciones los
recursos
necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de
la
organización.

Para un efectivo cumplimiento de la misión de la
organización se señalan unos
objetivos específicos al departamento de compras que
parten de un principio: Cuidar los fondos de la
Compañía y obtener utilidades.

El objetivo de utilidad esta
implícito en el concepto de obtener:

• Materiales apropiados al precio adecuado.

• La calidad justa, del proveedor conveniente, en el
  momento preciso.

• Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y
  adquisición de Materiales y servicios.

Los autores consideran que el planteamiento presentado
permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el
control en la gestión de compras.

2.1. Objetivos específicos de la función de
compras:

• 1. formular un plan de programación de
  las posibles compras a realizar en el período teniendo
  en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de
  la empresa.

• 2. Crear y actualizar un kardex o requisito de
  proveedores, estableciendo sus condiciones precios,
  servicios, información general y demás
  informaciones necesarias.

• 3. Coordinación del funcionamiento y
  proceso de las compras en cuanto a su operación y
  recurso humano necesario.

• 4. Tramitación de las requisiciones y
  solicitudes para adquisición de artículos y
  servicios que se requieren en las diversas
  áreas.

• 5. Estar muy atentos a que los artículos
  o mercancía solicitada por las áreas o
  secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean
  las requeridas, así como su calidad y
  presentación.

• 6. Proponer objetivos, procesos y
  procedimientos relativos a la compra y recibo de la
  mercancía o servicio.

• 7. Analizar las alternativas, proveedores y
  posibilidades de la compra.

• 8. Participación activa en la
  negociación con proveedores para obtener calidad,
  mejor precio y agilidad en el despacho del
  producto.

• 9. Trabajar coordinadamente con los
  departamentos de producción, ventas, tesorería,
  bodegas, almacén, etc.

• 10.  Estar atento a los reclamos respecto al
  producto o servicio que las áreas o secciones de la
  empresa hacen, así como el proceso de
  devolución.

• 11.  Para aquella mercancía
  especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo
  total en almacén, calidad, cantidad y servicios por
  parte del departamento de control de calidad.

• 12.  Para efecto de control solicitar tres
  cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios
  pedidos.

2.2. Definición del control
interno en las compras

Podemos definir el control interno como el proceso,
ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su
grupo
directivo (gerencia) y
por el resto del personal,
diseñado específicamente para proporcionarles
seguridad
razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia
en las operaciones,
suficiente confiabilidad de la información financiera y por último
el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables.

En el caso del departamento de compras sería la
aplicación del concepto anterior de control en la
gestión y administración de las compras, ejecutada en
forma efectiva y con responsabilidad profesional.

La palabra Control debemos considerarla como una
de las más importantes dentro del léxico
administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este
artículo la palabra Control así como la
evaluación de este ya que ambas conforman
de manera prioritaria el proceso necesario para que las
organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y
dinámica.

El presente Manual esta
estructurado considerando algunas de las etapas que deberá
desarrollar el Departamento de Compras para
Implementar[1]un sistema de
gestión bajo los requisitos normativos ISO y su
posterior certificación. La estructura del
Manual de referencia se muestra a
continuación:

Controles
aplicados a la gestión de compras y su
departamento

• 1. Existencia de un organigrama funcional del
  departamento. Es necesario este control del organigrama
  funcional del departamento de compras para saber con claridad
  las secciones y jerarquía del personal y orden en el
  mando.

• 2. Fijar claramente los objetivos del
  departamento, sus procedimientos, funciones políticas,
  organización, ubicación, recurso humano,
  documentos, flujo de documentos y otras.

Con este control se trata de dejar establecido sus
objetivos así como los documentos y
manuales de
procesos y
procedimientos
necesarios para un efectivo funcionamiento del
departamento.

• 3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones
  que el departamento de auditoria o revisoría fiscal ha
  hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de
  las compras.

Para este punto de Control es necesario que se aplique
las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento
de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de
Control.

• 4. Elaborar las estadísticas e
  información sobre compras, así como la
  comparación de cifras y precios anteriores con los
  existentes.

Con estas estadísticas se podrá llevar un
mejor Control para la toma de
decisiones, la evaluación y comparación de los
datos
producidos en Compras.

• 5. Mantener actualizado el kardex o registro de
  proveedores para una oportuna información sobre estos,
  sus productos y servicios.

Es necesaria la actualización del kardex de
Proveedores
para en esta forma tener la información necesaria para
consulta de precios,
costos y servicios e
información general de proveedores.

• 6. Comprobar los precios, datos, calidad de la
  mercancía y servicios.

En este control es importante conocer y hacer
seguimiento a los precios, datos y la calidad de los
productos y
servicios que nos ofrecen.

• 7. Existencia de flujos y procedimientos de
  compras.

Es necesario contar con este manual de flujos y
procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a
estos procesos.

• 8. Existencia de manual de funciones del
  departamento.

Este manual es necesario, cumpliendo el control de
conocer las funciones de cada
trabajador en la organización.

• 9. Investigación sobre rotación
  de inventarios.

La rotación de Inventarios debe
controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se
conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de poco
movimiento.

• 10. Evaluar continuamente los procedimientos,
  procesos y política referente al área de
  compras.

El área de Compras debe evaluarse continuamente
para así implementar los procesos, procedimientos y
gestión corrigiendo los controles que estén
operando mal o no estén operando.

• 11. Elaboración del presupuesto anual de
  compras, analizado por meses y su verificación de
  cumplimiento.

Es importante mantener al día el presupuesto y
estar informando a la sección su gasto real y variaciones
si las hay.

• 12. Elaboración de informes mensuales
  sobre estadísticas en compras.

Es necesario mantener estadísticas actualizadas
de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos
relacionados con las compras.

• 13. Autoridad y definición en el proceso
  de la compra.

Con este control se trata que los Directivos en el
proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para
solicitar descuentos así como evaluar la calidad del
producto
ó servicio.

• 14. Conocimiento suficiente de los proveedores
  por el parte del personal de compras.

Con este control se trata que el personal de compras
conozca suficientemente los proveedores con los cuales nosotros
negociamos, dando mayor garantía en su responsabilidad y
calidad del servicio o negocio.

• 15. Centralización de todas las compras
  en este departamento, excepto aquellas de menor valor que
  pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio
  de un fondo de caja menor.

Buscamos que se aplique este control para que sea
solamente el departamento de compras el responsable en la empresa
ya que son los únicos que conocen los términos de
negociación con los proveedores.

• 16. Existencia de un comité de compras,
  especialmente para todas aquellas adquisiciones
  significativas llevando actas de sus reuniones.

Este control es indispensable para así tener un
Comité que defina con criterios y responsabilidad las
compras necesarias en la empresa.

• 17. Existencia de políticas precisas
  para la contratación de transporte de
  mercancía, así como de personal y empleados de
  la empresa.

Con este control se garantiza la contratación de
transportes y los responsables que otorguen garantías a su
cumplimiento.

• 18. Existencia de un seguimiento
  continúo por parte de directivos, al cumplimiento de
  las normas éticas del personal que conforman el
  departamento de compras.

Así garantizamos que se cumplan las normas
éticas existentes en la empresa.

• 19. Exigencia de por lo menos tres (3)
  cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la
  compañía.

Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto
de escoger la más aceptable a nuestros
requerimientos.

• 20. Exigir la autorización según
  el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la
  compra de propiedad planta o equipo.

Con este control se busca que los activos fijos de
gran valor sean
autorizados su compra por los máximos organismos o
directivos de la empresa.

• 21. Exigir la consecución de
  pólizas de seguros para la protección de
  activos y cumplimiento de contratistas.

Es necesario este control de pólizas, para
garantizar así la protección de los activos de la
compañía así como el cumplimiento de
contratos por
proveedores o contratistas.

• 22. Programar capacitación especializada
  del personal del departamento.

Para un efectivo control a las compras debe capacitarse
suficientemente a los miembros del departamento en aquellas
áreas que soliciten artículos o servicios
especializados.

• 23. Información oportuna a directivos
  interesados, de las diferentes variaciones entre el
  presupuesto y el precio real del artículo o servicio
  solicitado.

Con esta información el control al presupuesto
será más oportuno y efectivo.

• 24. Existencia de políticas precisas
  para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos,
  malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones
  con el medio, le asignan esta función al departamento
  de compras.

Con este control buscamos un seguimiento continuo a los
artículos o mercancía de la
compañía.

• 25. El departamento de auditoría debe
  rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar
  precios, políticas, descuentos, procesos, documentos,
  etc.

Este control es fundamental para evitar sobreprecios en
los pedidos.

• 26. Llevar un efectivo control a la
  mercancía e importaciones pendientes y en transito,
  como también un control del tiempo de estas entre el
  pedido y su llegada.

Debemos tener en cuenta este control para verificar la
mayor seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas
con los proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y
llegada de la mercancía.

• 27. Debe existir políticas escritas de
  descuentos, plazos o garantías dadas por los
  proveedores.

Este control a las políticas
nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los
mismos.

• 28. Debe exigirse por parte del departamento de
  compras la información oportuna de máximos y
  mínimos de existencias de materia prima y demás
  elementos necesarios al proceso productivo y administrativo
  de la compañía.

El control es indispensable para conocer oportunamente
los máximos o los mínimos de mercancía que
deben existir en la compañía para el cumplimiento
del presupuesto de Producción e Inventarios.

En lo que respecta a la manera de lograr este objetivo
se ha diseñado un método que
puede proporcionarle al personal encargado de controlar el
inventario un
instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre
una base científica. Este se conoce con el nombre de
"Cantidad económica de un pedido" (sigla en ingles
EOQ)[2] y puede calcularse según lo exijan
las distintas condiciones.

• 29. El departamento de compras debe conocer
  suficientemente la distribución del área en el
  almacén o bodega de inventarios, así como el
  sistema de almacenamiento y protección de los
  productos y materiales.

El departamento de compras debe continuamente realizar
como control, una inspección a las bodegas para conocer
sus procesos y formas de protección de los
Inventarios.

• 30. El departamento de compras debe exigir que
  los documentos enviados por los proveedores, llenen los
  requisitos de orden interno y legal.

Es importante este control para garantizar la buena
elaboración de los documentos de los proveedores
cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal.

• 31. Los productos o activos fijos que se
  reciban en demostración deben tener un adecuado
  control.

Este control es necesario para diferenciar los activos
fijos de la compañía, de los que nos envían
para demostración los respectivos proveedores.

• 32. El jefe de departamentos de compras debe
  participar en actividades de asociaciones y gremios de
  directivos de compras.

Este control es indispensable ya que en esta forma el
Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede obtener
beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o
asociaciones.

• 33. El departamento de compras debe informarse
  continuamente sobre las últimas políticas
  emitidas por el gremio, estado y entidades del sector
  referente a compras y comercio exterior.

En esta forma estará el Jefe de Compras
más actualizado y ejercerá un control más
efectivo.

• 34. El departamento de compras debe asesorarse
  de personal experto, para la adquisición de productos
  y equipos técnicos especializados y en el caso de
  estos últimos de profesionales expertos en su montaje
  y mantenimiento.

Es fundamental este control para que especialistas en
equipos y montaje de estos, hagan su trabajo en
forma efectiva y profesional.

• 35. Necesidad de unas políticas claras
  de segregación y delegación de funciones del
  departamento.

Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de
funciones y responsabilidades de cada cargo.

• 36. El departamento de compras debe prestar un
  servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento,
  presentación e imagen.

Como un efectivo control es importante que los
Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al
cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el
servicio a las demás áreas y secciones de la
empresa.

• 37. Las instalaciones donde labora el personal
  del departamento de compras deben ser las mas cómodas,
  higiénicas, aceptables y necesarias.

Para una correcta labor debe establecerse y controlarse,
con un continuo seguimiento a la imagen y
presentación de las instalaciones del Departamento de
Compras.

• 38. En los casos de activos comprados por el
  sistema leasing, el departamento de compras debe conocer
  suficientemente toda la información de este sistema en
  lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de
  proceso, etc.

Es fundamental este proceso de control para
actualización y conocimiento
de este sistema por el personal del departamento.

• 39. Debe llevarse un registro control de
  pedidos, llegada de mercancía, pedidos pendientes y
  servicios cumplidos.

Este registro desde el
punto de vista del Control es necesario para detectar fallas que
se puedan presentar en el proceso de compras.

• 40. Debe tenerse información actualizada
  del sector y de artículos relacionados con la empresa,
  por medio de suscripciones a revistas, periódicos,
  boletines, avisos e Información obtenida por
  Internet.

Por medio de estas informaciones, controlaremos los
posibles avances
tecnológicos o nuevos precios, proveedores y productos
de nuestro interés

• 41. Debe hacerse evaluación y auto
  evaluación de la gestión de compras. Con este
  control se busca obtener los respectivos índices de
  gestión.

• 42. Debe existir buenas relaciones entre el
  personal del departamento de compras y demás
  departamentos de la empresa. Así se garantiza una
  buena atención y servicio del departamento.

Perfil del Cargo
por Competencias Laborales

Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras

Se presenta para un mejor conocimiento de la
operación del departamento de compras las funciones del
jefe de este departamento, debidamente analizada en cada punto
del proceso.

Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN: __________

Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE
PAGINAS________

SECRETARIA FECHA: _______________

DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA
ADMINISTRATIVA.

FUNCIONES O RESPONSABILIDADES

• I. REALIZA :

• 1. La planeación de las compras locales,
  nacionales e internacionales.

• 2. Estudios de precios.

• 3. Selección de proveedores y
  transportadores.

• 4. Negociaciones con proveedores dentro de las
  políticas establecidas por la empresa, buscando el
  mejor proveedor y mejor precio.

• 5. Contacto permanente con proveedores,
  distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que
  consideren necesarios.

• 6. Verificaron del cumplimiento de los
  pedidos.

• II. INVESTIGA:

Fuentes de aprovisionamiento y transporte.

Precios y calidad de los productos ofrecidos por los
proveedores.

• III. ACTUALIZA:

Los precios de los productos en el mercado.

El registro de proveedores

El registro de cotizaciones

Catalogo de precios y suministros

• IV. FIRMA:

• 1. Ordenes de compra

• 2. Constancia de cumplimiento de
  compras

• 3. Documentos relacionados por personal a su
  cargo.

• V. PARTICIPA:

• 1. En comités administrativos

• 2. En comités de presupuestos

• 3. En comités de aprovisionamiento de
  materiales y compras.

• VI. OTRAS FUNCIONES:

Las que le asigne su jefe inmediato.

4.1. RESPONSABILIDADES IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

Planear la negociación y adquisición de
las materias primas, suministros, activos fijos y el transporte
de éstos a un precio justo y
benéfico para la compañía.

4.2. PERFIL DEL JEFE DE COMPRAS

1º COMO PERSONA
NATURAL:

El jefe de compras es la persona con capacidad
técnica y análisis suficiente para planear,
organizar, seleccionar y ejecutar la gestión de compras de
una empresa y
con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad y honradez
profesional.

El trabajo puede desarrollarlo:

• a) Un administrador de empresas.

• b) Un economista

• c) Un especialista en administración
  pública

• d) Un ingeniero industrial

• e) Un contador público

• f) Otros profesionales con conocimientos
  administrativos y especialización en compras y
  comercio exterior.

2º REQUISITOS DEL PROFESIONAL EN COMPRAS Y SUS
HABILIDADES

La persona que efectué el trabajo de
la gestión de compras, debe cumplir por lo menos con los
siguientes requisitos:

• a) Tener suficiente conocimientos y experiencia
  en la carrera administrativa.

• b) Tener espíritu de
  investigación, iniciativa y habilidad
  analítica.

• c) Tener criterio y decisión en las
  determinaciones tomadas.

• d) Poseer integridad de
  carácter.

• e) Ser prudente y claro en sus decisiones y
  afirmaciones.

• f) Poseer habilidad para comunicar.

• g) Tener en cuenta las normas de ética
  como los patrones morales esenciales de sus actos.

• h) Poseer habilidad para unas efectivas
  relaciones con sus proveedores, clientes, empleados, y
  otros.

• i) Tener habilidad y criterios en las
  negociaciones que realice con Proveedores.

• j) Adaptación al cambio.

• k) Trabajo en equipo, para conseguir metas
  comunes.

3º EXPERIENCIA

• 3 años en el cargo.

• 4 años en cargos similares.

4º FORMACIÓN

• Legislación comercial y
  jurídica.

• Administración.

• Procesos de gestión de calidad.

• Programas de ofimática.

5º RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO

• Con empresas de los sectores comerciales, industriales y
  de servicios.

• Bancos.

• Agremiaciones especializadas en comercio exterior y
  compras.

6º RELACIONES INTERNAS DEL CARGO

• Revisoría fiscal.

• Auditoria interna.

• Gerencia general

• Jefes de departamentos.

• Empleados en general.

• Todos los cargos de la empresa.

4.3. CUADRO SOBRE EL PROCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL
EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Fuente: Creación propia.

De la
información emitida por el departamento de
compras

"El intelecto apalancado y su principal facilitador,
la tecnología de servicios, están
reformando no solo las industrias de
servicios sino también todo el resto de la industria, los
modelos
generales de desarrollo de
los países, las estructuras
laborales, nacionales y regionales". Plantea James Brian
Quinn, profesor de
Dartmouth"s Tuck School en su obra Intelligent
Entreprise[3]

Según la
investigación[4]hasta el año 1999,
las empresas exportadoras de productos tradicionales que colocan
su producción fundamentalmente fuera de la región,
se vieron perjudicados por el fuerte atraso tecnológico
que presentaban, lo que las hizo salir del mercado. Por su parte,
las empresas que volcaron su atención en el mejoramiento
tecnológico registraron una tasa de crecimiento muy
significativa, formando parte de los sectores que lideraron el
crecimiento a lo largo de la última
década.

Por tal motivo, las organizaciones en su interior han
tenido fuertes transformaciones que han debido enfrentar en forma
vertiginosa, en función de sus ventajas competitivas,
escala,
diferenciación o calidad. Aquellas empresas que estaban
preparadas para anticiparse a los cimbronazos de la crisis,
tuvieron la oportunidad de diversificar a tiempo sus
mercados de
destino y reorientar su producción hacia procesos de mayor
especialización y con mayor valor agregado.

En razón de lo anterior, el departamento de
compras de las organizaciones como hemos visto, en épocas
actuales debe caracterizarse por el avance tecnológico que
posea y que le permita emitir datos sobre sus procesos con los
cuales se realizará el análisis e interpretaciones
respectivas. Estos datos y su análisis una vez
confrontado, deben enviarse a los diferentes departamentos de la
organización para que estén plenamente enterados y
tomen las decisiones sobre compras, materiales,
descuentos, calidad y demás aspectos que se consideren
necesarios para los procesos de cada departamento o
sección. Los departamentos que utilizan la
información de Compras son entre otros los de contabilidad,
sistemas,
producción, presupuestos y
aquellas que consideren necesarios estos datos e
informaciones.

5.1
Sistemas[5]Informáticos en la
Gestión de Compras

Las sociedades
avanzadas de fines del siglo XX son denominadas frecuentemente
sociedades de la información, pues el volumen de datos
que es procesado, almacenado y transmitido es inmensamente mayor
que en cualquier época anterior. Actualmente en el siglo
XXI la información es sinónima de poder, por
ello las organizaciones la valoran mucho. Además, no
sólo el volumen, sino la importancia de esta
información para el desarrollo
económico y social, no tienen ningún
antecedente con la que tuvo en el pasado. De hecho, en la
actualidad, las organizaciones consideran que la
información es un bien más de sus activos y en
muchos casos, prioritario sobre los restantes de la
organización.

Pero gran parte de esos datos que nosotros, o las
entidades de nuestra sociedad,
manejamos, han sido tratados, sea
durante su proceso, o almacenamiento, o
transmisión, mediante las llamadas tecnologías de
la información, entre las que ocupa un lugar focal la
informática.

Por lo tanto, la seguridad de las tecnologías de
información, y por ende las de informática, se
convierte en un tema de crucial importancia para el continuo y
espectacular progreso de las organizaciones, e incluso para su
propia supervivencia. Por otro lado, la evolución en los últimos años
de las redes
informáticas y especialmente de Internet, ha sido el factor
fundamental que ha hecho que la Seguridad
Informática y sus estándares adquieran una
importancia vital en el uso de sistemas informáticos en
red.

Existe un acuerdo y conciencia
general sobre la importancia de la Seguridad de los Sistemas de
Información (denominado SSI). La SSI está
relacionada con la disponibilidad, confidencialidad e integridad
de la información tratada por las computadoras y
las redes de comunicación[6]Se usan
comúnmente otros términos que en esencia tienen el
mismo significado, tales como seguridad de la información,
seguridad de las computadoras, seguridad de datos o
protección de la información, pero en aras de la
consistencia, usaremos el término Seguridad de los
Sistemas de Información en el presente
articulo.

En los últimos años el departamento de
compras de las organizaciones ha tenido una serie de avances en
las diferentes tecnologías de la información, esto
ha permitido manejar sistemas de información más
sofisticados y por supuesto más integrados. Los ERPs son
uno de estos sistemas, integrando las grandes áreas de
información de una empresa en un solo sistema. Sin embargo
se han establecido varios modelos de sistemas ERPs, cada uno con
sus respectivas particularidades.

Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas
ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones a
seleccionar. A continuación en el diagrama
N°1 mostraremos el esquema típico de un ERP.

5.2. El Componente de la
Información[7]

Su propósito es garantizar la base de la
transparencia de la actuación del jefe del departamento
recompras, la rendición de cuentas y el
cumplimiento de obligaciones
de información.

Toda información generada en forma
endógena o exógena debe contar con las siguientes
características:

• Confidencialidad

• Disponibilidad

• Cumplimiento

• Confiabilidad

• Efectividad

• Integridad

• Eficiencia

La seguridad desde el punto de vista de la tecnología
de información se concentra en la confidencialidad, la
integridad y la disponibilidad.

El componente información cuenta con tres (3)
elementos que son:

• Información primaria. Su fin es acopiar datos
  de fuentes externas que afectan el
  desempeño.

• Información secundaria. Su fin es acopiar
  datos que se origina y/o procesan en el ejercicio de su
  función.

• Sistema de Información. Su fin es generar
  información orientada a soportar de manera más
  eficiente la gestión.

5.2. Qué son los
ERP?

Diagrama N°1

Fuente: Diseño propio.
Esquema básico de un ERP.

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una
aplicación de Gestión
Empresarial diseñada para cubrir todas las
áreas funcionales de la empresa.

Los ERP[8]son una forma de utilizar la
información a través de la organización de
forma más proactiva en todas las unidades de negocio que
conforman una empresa como lo son: producción, compras,
inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas,
recursos
humanos, logística y distribución, ventas,
servicio al
cliente y relación con proveedores. Nos encontramos en
una época de intercambio con otros países, llamado
globalización; en donde las
compañías tienen interacción con clientes y
proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP
les permitirá mantenerse a la vanguardia e
innovación para tener éxito
en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel
de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han
llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para
obtener el liderazgo en
sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las
pymes[9]de nuestro país implementen estas
soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones
son:

• Están acostumbradas a trabajar en un sistema
  tradicional en el que la mayoría de las tareas se
  lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que
  tecnología es simplemente tener una
  computadora.

• Las compañías piensan que la
  tecnología le elevará sus costos, cuando la
  relación es al revés, la implementación
  de la tecnológica traerá consigo la
  reducción de los costos, el aumento en la calidad, y
  la eficiencia y eficacia en sus productos o
  servicios.

• Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las
  soluciones que proporcionan harán que la pyme reduzca
  costos y aumente la calidad y el servicio al
  cliente.

Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada
uno diseñado para cubrir las exigencias de cada
área funcional de la empresa, de tal manera que crea un
flujo de trabajo (workflow)[10] entre los
distintos usuarios.

 Este flujo permite agilizar considerablemente el
trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan
repetitivas, y permitir el aumento de comunicación entre todas las áreas
que integran la empresa. Además y muy importante a
considerar, la información que el usuario puede disponer
es en tiempo real. Su propia concepción organiza
todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el
proceso. Además, fuerza la
colaboración entre las áreas, lo que permite
compartir la información y generarla de forma oportuna
para la toma de decisiones.

 5.3 Historia

Debido a la necesidad de automatizar las funciones del
departamento de compras, comenzaron a nacer sistemas como:
Definición de materiales, productos y materias
primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronósticos para proveedores (Vendedor
Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales
Forecast); etc. Pero el control en si del departamento de compras
comenzó a aparecer cuando se definió lo que se le
llamó MRP, que
significa en español
Planeación a partir de la capacidad de
materiales, que no era otra cosa mas que la definición de
los productos en forma de recetas un tanto especializadas y,
poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima
se requería para producir lo que se demandaba en un
pronóstico de ventas dado y también cuánto
costaría esa producción.

La automatización de las funciones del
departamento de compras fue evolucionando a algo que se le
llamó MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora
considerando también las capacidades de las líneas
de producción; a partir de las necesidades de reducir
costos de inventarios apareció el concepto JIT, que
significa justo a tiempo
(Just In Time),
que agregaba a los MRPII la variante de planear la
producción en demandas directas de los clientes, en vez de
(o además de) en pronósticos, a fin de reducir los
niveles de almacén y
los costos involucrados en tales inventarios, además de
brindar un mejor servicio a los clientes.

En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho,
sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas
progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías
que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los
primeros proveedores de software empresarial, que incluía
todas las funciones de una empresa de manufactura,
tanto las administrativas, como las propias de manufactura.
Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el
término de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que
significa: Planeación de la empresa a partir de sus
recursos.

Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente
para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como
bancos, casas
de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.

 5.4 Qué permite el Sistema
ERP?

Este Sistema (paquete de Software para negocios)
permite a las compañías:

 Control y seguridad en la gestión de
compras.

• Automatizar e integrar la mayoría de los
  procesos de la empresa.

• Tener datos y prácticas comunes a lo largo de
  toda la empresa.

• Acceso a la información en tiempo
  real.

  5.5 Objetivo fundamental de los Sistemas
ERP

El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la
empresa, de la evaluación de proveedores hasta la
facturación de los clientes. Además se utiliza para
centralizar la base de datos
ayudando a que el flujo de información circule por las
diferentes áreas de la empresa como lo son gestión
de compras, producción, mercadeo,
finanzas, y recursos humanos.

 5.6. Cómo funcionan los Sistemas
ERP

El funcionamiento de un sistema ERP[11]se
compone de un servidor el cual
"alimenta" a los nodos de los diferentes departamentos de la
empresa que cuenten con este programa, el
encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los
departamentos y los directivos también tienen una computadora en
la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento
que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de
trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones
están realizando.

 5.7 Por qué es importante el
Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP

 Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar
con los Sistemas ERP se limita únicamente a la
implementación de éste. Para que un Sistema ERP sea
exitoso dentro de una pyme se debe
tener una constante retroalimentación, ya que la
tecnología y el mundo de los negocios permanecen en
continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para
afrontar diferentes situaciones

5.8 Ventajas Sistemas ERP

 Las principales ventajas de este tipo de sistema
son las siguientes:

• Integración de la cadena de suministro,
  Compras, producción y proceso
  administrativo.

• Creación de una base de datos
  común.

• Se pueden incorporar mejoras, rediseñando
  mejor los procesos.

• Reducción de costos.

• Agilización en las operaciones del
  Negocio.

• Mejor administración de la
  información.

• Incrementa la comunicación y la
  colaboración mundial.

• Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades
  de negocio.

• Puede proveer una ventaja estratégica sobre
  los competidores.

• Seguridad y control en los elementos del
  almacén.

 El mayor beneficio que un sistema ERP puede
brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha
implementado efectivamente es que un sistema ERP en la
principal FUENTE de información para otros
sistemas críticos del negocio. En otras palabras un ERP
sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que
se alimentarán de la adecuada información que un
ERP administre.

Además sirve de plataforma o base para la
implementación de otros sistemas que permitan que la
empresa evolucione a un negocio electrónico. Entre los
sistemas que están sobre un ERP podemos
mencionar:

• Datawarehouses[12]

• Sistemas de Soporte a las 
  Decisiones

• CRM

• SCM

• E-Procurement

• Sistemas Expertos

• Sistemas de Información Ejecutivos

• Otros

 Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es
que los directivos de las empresas pueden conocer la
situación del departamento de compras, en el
almacén de productos y de materias primas, por mencionar
algunos, con lo cual pueden tomar decisiones más acertadas
y en menos tiempo.

Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir
sus costos y de ser más competitivas además de
tomar ventaja con respecto a su competencia si
ésta no cuenta con un sistema como este.

El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la
empresa es el que incrementa las utilidades de la
compañía por medio de la reducción de
inventarios, más rápida recolección de
efectivo y entrega de pedidos en el tiempo
establecido.

Ventajas de los
Sistemas ERP para cada área de la
Empresa

Las ventajas que ofrece un sistema ERP a compras y otros
departamentos son:

• Compras: Actividad de la empresa altamente
  relacionada con el plan de producción, un programa ERP
  ayuda a que los encargados de compras puedan comprar los
  materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo
  correcto y al precio correcto.

• Contabilidad y Finanzas: Permite a los
  encargados de este departamento tener un mejor control de
  costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y
  las cuentas bancarias, generar cheques electrónicos,
  aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar
  los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo,
  producir reportes y cerrar los periodos contables de manera
  más rápido.

• Control de inventarios: Optimiza la
  inversión en inventarios ayudando a reducir los
  niveles de inventarios y ordenar los productos por
  número de serie y lote.

• Manufactura: En lo que respecta a las
  operaciones administra la producción en cualquier
  ambiente estandarizando la producción de altos
  volúmenes con gran control de la planta de
  producción, el sistema también ayuda a crear
  pronósticos de producción y una mejor
  programación para la producción.

• Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee
  una visión más clara de los instrumentos de
  medición más importantes para una empresa como
  son el flujo de efectivo, producción y reportes, ayuda
  a corregir errores que se presenten de manera inmediata.
  Herramientas adicionales permiten monitorear el
  funcionamiento interno como: ventas por región o
  periodo.

• Embarque: Administra el almacén y
  herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los
  embarques de productos terminados ayudando a entregar los
  pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto
  reducen las fallas en las entregas y además incrementa
  la satisfacción del cliente.

 Desventajas
Sistemas ERP

Una desventaja por la que muchas pymes se detienen para
obtener un sistema como este, es el alto costo de estos
programas ya
que por ser tan complejos se necesita de capacitación para los empleados,
además de que este tipo de programas deben ser
específicos para cada empresa y deben tener personal
capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del
servidor.

 Otras desventajas son: 

• La implementación puede requerir importantes
  cambios en la empresa y los procesos.

• Es tan complejo que muchas pymes no pueden ajustarse
  a él.

• Requiere de procesos actuales (en curso), por lo
  cual la implementación puede nunca ser
  completada.

• En el mercado los expertos en Sistemas ERP son
  limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la
  contratación.

• Ausencia de una verdadera cultura informática
  dentro de la pyme.

 Tratamiento
de la información y el control en el departamento de
Compras

La especialización del departamento de compras
dependerá en gran parte de habilidad con que a la
información le de un tratamiento adecuado, las siguientes
son algunos de los aspectos más importantes que en la
gestión de la información se deben tener en
cuenta:

• Permitir el control y seguimiento de la
  gestión de compras desde la generación de la
  requisición hasta la recepción del material o
  la certificación del servicio.

• Contemplar distintas modalidades de compras: compras
  por órdenes de compra cerradas (con cantidades y
  precios pactados con el proveedor), ordenes de compra marco
  (con precios pactados y sin cantidades), órdenes de
  compra abiertas (con precio pactado y cantidades estimadas
  que pueden variar según condiciones del
  mercado).

• Permitir realizar la requisición de
  materiales, solicitar cotizaciones, ingresar al sistema las
  cotizaciones y asignar la cotización seleccionada a
  una nota de pedido (orden de compra). Esta última
  dará por cumplida total o parcialmente la
  requisición. La recepción del material o
  certificación del servicio será contra esta
  nota de pedido a la que descontará las cantidades
  ingresadas.

• Configurar circuitos por excepción para el
  ingreso de materiales que no hayan pasado por compras. Estos
  circuitos estarán limitados a ciertos rubros de
  materiales.

• Las transacciones que impliquen un ingreso de
  materiales en la empresa o una certificación de
  servicio deberán tener un reflejo contable.

• Cada artículo podrá tener su cuenta
  contable asociada, en caso de que no la tenga se
  tomará la del rubro que corresponda.

• Consultar los saldos de lo requerido pendiente de
  compra por material y/o sector, lo comprado adeudado por los
  proveedores (pendiente de entrega), por material y/o
  proveedor, lo que esta en viaje, etc, así como la
  composición de esos saldos.

• Permitir obtener informes operativos de control y
  gestión así como también
  información histórica sobre las distintas
  etapas de la gestión

Conclusión

Toda empresa que desee competir en el actual mundo de
los negocios debe considerar la "información" como un
activo muy importante. Es por ello que es necesario que las pymes
de la región tengan los sistemas de información
adecuados para administrar rápidamente y eficientemente
dicha información.

La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual
continua e inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones
de los negocios a través de la inmediatez en la
información. Los bienes se
reciben de los proveedores y los productos se despachan just
in time, reduciendo o eliminando de esta manera la
función de bodegaje.

Las pymes tienen la opción de desarrollar sus
propios sistemas de información o comprarlos a empresas
dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opción viable y
adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la
empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no
solo debe comprar el SW (software) y HW (hardware), sino que
además de hacer cambios en la forma de cómo
trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos
cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen. La
implementación de un ERP no es tarea fácil y
requiere un compromiso de ambas partes.

Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios,
algunos tangibles como reducción de costos y otros
intangibles como satisfacción de los clientes siempre y
cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala
implementación de un ERP puede traer consecuencias no
agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea
implementar un sistema de
información que le permita automatizar sus operaciones
y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que
esta sirva de base o plataforma para las nuevas
aplicaciones que conforman los actuales negocios
electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable
de información, entonces es necesario que estas implemente
un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos
mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos
inherentes de estas nuevas aplicaciones.

Un administrador del
departamento de compras actual debe ampliar sus conocimientos
sobre conceptos, metodologías y estrategias para
la adquisición de bienes y servicios, basándose en
las nuevas
tecnologías de la información.

Bajo el concepto de información multidimensional
y su relación con el proceso de manejo y
administración del departamento de compras, se deben
desarrollar habilidades de los requerimientos de
información necesarios por la organización para
apoyar la toma de decisiones en compras; capaz de crear el modelo
de información que soporte el análisis de la
información y se familiarice con diferentes productos que
permitan la creación y explotación de modelos de
información, analizando su beneficio en la empresa y
sobretodo en el entorno en que se encuentre.

En una pyme, al proponer soluciones a un problema,
generalmente no hay una mejor opción o es difícil
apuntar a una razón específica que haya causado un
problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista,
ideas o posibles soluciones y se analiza cómo es que lo
que se conoce de la disciplina de
Administración de Sistemas de Información puede
resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de
problemas en
el futuro. El administrador del departamento de compras, o staff
de administración, es considerado como factor clave para
el éxito y evolución de la pyme, y debe estar en
constante aprendizaje.

Un sistema de información es un conjunto de
personas, recursos, métodos de
trabajo, procesos de información que interactúan
entre sí para ayudar a la toma de decisiones en
función de los objetivos institucionales.

Bibliografía

CAMACHO, Salvador. (1997). Planeación de Recursos
Empresariales.

HERNANDEZ, José Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc
GrawHill, Santafé de Bogotá (Colombia), Abril
de 1998

PUERTO, Luís Alfredo. (2000). Impacto de las
soluciones de Planeación de Recursos Empresariales
(E.R.P.), Junio del 2000

Tapscott, Don. The Digital Economy. Macgraw Hill. ISBN
9586005615.

Quinn, James Brian. Intelligent Enterprise: A Knowlegde
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Revista Computer World, Número 259, Año
2002.

Alan Bryden, ISO Management Systems Magazine, ISBN
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Messner, William A. La Gerencia de Compras. Una
Guía para Comprar con Éxito. Ed. Norma,
Bogotá 1996. 384 p.

Granda Escobar Ruben Dario,
Manual de Control Interno. Grupo Editorial Nueva
Legislación.

Autor:

Harold Edgar Perea Sierra

Harold Arabia Rios

Datos de los Autores:Harold Arabia Rios,
Ingeniero de Sistemas de Wayne State University, con
Maestría en Ciencias
Computacionales de Wayne State University y especialista en
Seguridad Informática. Docente de Informática de la
Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales y
coordinador del grupo de investigación en Finanzas y
Negocios
Internacionales. harabia[arroba]usc.edu.co

Harold Edgar Perea Sierra, Contador
Público de la universidad
Santiago de Cali, especialista en Revisoría Fiscal de la
universidad Santiago de Cali , Magíster en
Administración de la Universidad del Valle, docente e
investigador del programa de la Facultad de Ciencias
Económicas y Empresariales.

Colombia, Mayo de 2009

[1] Los capítulos del Manual de
referencia señalan etapas que no son secuenciales para
la implementación del SCCP según los requisitos
ISO
9001:2000, por lo que es necesario que el Departamento de
Compras defina las principales etapas de implementación,
dentro de las cuales se podrá considerar:
situación actual de la organización con respecto
a los requisitos ISO 9001:2000, preparación del equipo
de trabajo, comunicación al interior del Departamento de
Compras, capacitación en requisitos normativos,
definición de alcance, principales procesos y
exclusiones, definición de política y
objetivos de calidad, diseño de procedimientos
documentados, marcha blanca e implementación de
procedimientos documentados, auditoria interna de calidad,
auditoria de certificación (para el año
siguiente).

[2] EOQ, Economic Order Quantity, Messner,
1996

[3] Economía Digital, Pág. 44

[4] Proyecto de Investigación: "La
Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de
un modelo gerencial".

[5] Sistema: Viene del griego systema, que
significa conjunto de reglas, principios o
medidas, enlazados entre sí. Conjunto de cosas o partes
coordinadas según una ley, o que,
ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a
determinado objeto o función. Colección de
definiciones y reglas operativas que se introducen con un
objetivo definido común ya sea natural o no natural.

[6] Se define como la cadena de
comunicación que los nodos que conforman una red usan para
comunicarse. Es un conjunto de dispositivos físicos
"hardware" y de programas "software", mediante el
cual podemos comunicar computadoras para
compartir recursos (discos, impresoras,
programas, etc.) así como trabajo
(tiempo de cálculo, procesamiento de
datos, etc.).

[7] Granda Escobar Rubén
Darío, Manual de Control Interno. P.338

[8] Significado en español de
Planeación de Recursos Empresariales o Enterprise
Resource Planning en inglés.

[9] Resulta inadecuado utilizar frases como
"la empresa PYME", ya que la sigla hace referencia al mismo
tiempo a empresas tanto medianas como pequeñas, por lo
que la afirmación puede dar lugar a confusiones. Es
más apropiado hacer referencia al ente como "la empresa
pequeña" o "la empresa mediana".

[10] Para controlar el flujo de trabajo de un
elemento de trabajo, hay que definir su estado
inicial, sus estados válidos, las transiciones aceptadas
entre esos estados y los usuarios o grupos que
tienen permiso para realizarlas.

[11] "El ERP no es un paso mayor, pero si una
expansión del MRP II, con nuevas aplicaciones a
través de la incorporación de tecnología
moderna a la empresa, como el concepto Cliente-Servidor y EDI (Intercambio de
Información Electrónica), que han provisto de mayor
alcance al uso de la misma filosofía." [RALSTON, citado por CAMACHO,
1997: 2]

[12] Tipo de herramientas
tecnológicas diseñadas para facilitar el trabajo
y permitir que los recursos sean administrados eficientemente
intercambiando y conocimiento dentro y fuera de las
organizaciones.