Ensayo sobre el uso de las tic`s en la contabilidad (página 2)

El segundo aspecto, aunque también muy estrechamente
relacionado con el primero, es más técnico. Se
deben usar las TIC´S
para aprender y para enseñar. Es decir el aprendizaje de
cualquier materia o
habilidad se puede facilitar mediante las TIC´S y, en
particular, mediante Internet, aplicando las
técnicas adecuadas. Este segundo aspecto
tiene que ver muy ajustadamente con la informática educativa.No es fácil
practicar una enseñanza de las TIC´S que resuelva
todos los problemas que
se presentan, pero hay que tratar de desarrollar sistemas de
enseñanza que relacionen los distintos aspectos de la
Informática y de la transmisión de información, siendo al mismo tiempo lo
más constructivos que sea posible desde el punto de vista
metodológico.Llegar a hacer bien este cometido es muy
difícil. Requiere un gran esfuerzo de cada profesor
implicado y un trabajo
importante de planificación y coordinación del equipo de profesores.
Aunque es un trabajo muy motivador, surgen tareas, tales como la
preparación de materiales
adecuados para el alumno, porque no suele haber textos ni
productos
educativos adecuados para este tipo de enseñanzas. Tenemos
la oportunidad de cubrir esa necesidad. Se trata de crear una
enseñanza de forma que teoría,
abstracción, diseño
y experimentación estén integrados.

Las discusiones que se han venido manteniendo por los
distintos grupos de trabajo
interesados en el tema se enfocaron en dos posiciones. Una
consiste en incluir asignaturas de Informática en los
planes de estudio y la segunda en modificar las materias
convencionales teniendo en cuenta la presencia de las
TIC´S. Actualmente se piensa que ambas posturas han de ser
tomadas en consideración y no se contraponen.De cualquier
forma, es fundamental para introducir la informática en la
escuela, la
sensibilización e iniciación de los profesores a la
informática, sobre todo cuando se quiere introducir por
áreas (como contenido curricular y como medio
didáctico).Por lo tanto, los programas
dirigidos a la formación de los profesores en el uso
educativo de las Nuevas
Tecnologías de la información y Comunicación deben proponerse como objetivos:

– Contribuir a la actualización del Sistema
Educativo que una sociedad
fuertemente influida por las nuevas tecnologías demanda.-
Facilitar a los profesores la adquisición de bases
teóricas y destrezas operativas que les permitan integrar,
en su práctica docente, los medios
didácticos en general y los basados en nuevas
tecnologías en particular.- Adquirir una visión
global sobre la integración de las nuevas
tecnologías en el currículum, analizando las
modificaciones que sufren sus diferentes elementos: contenidos,
metodología, evaluación, etc.- Capacitar a los
profesores para reflexionar sobre su propia práctica,
evaluando el papel y la contribución de estos medios al
proceso de
enseñanza-aprendizaje.

.

En resumen las nuevas tecnologías de la
información y Comunicación son aquellas herramientas
computacionales e informáticas que procesan, almacenan,
sintetizan, recuperan y presentan información representada
de la más variada forma. Es un conjunto de herramientas,
soportes y canales para el tratamiento y acceso a la
información. Constituyen nuevos soportes y canales para
dar forma, registrar, almacenar y difundir contenidos. Algunos
ejemplos de estas tecnologías son la pizarra digital
(ordenador personal +
proyector multimedia) y por
supuesto, la Web.

Para todo tipo de aplicaciones educativas, las TIC´S son
medios y no fines. Es decir, son herramientas y materiales de
construcción que facilitan el aprendizaje,
el desarrollo de
habilidades y distintas formas de aprender, estilos y ritmos de
los aprendices.

DESARROLLO

DEFINIENDO LA
TECNOLOGÍA

Tecnología de la
información:

(TIC´S) se entiende como "aquellas herramientas y
métodos
empleados para recabar, retener, manipular o distribuir
información. La tecnología
de la información se encuentra generalmente asociada
con las computadoras y
las tecnologías afines aplicadas a la toma de
decisiones.

La tecnología de la información
(TIC´S) está cambiando constantemente en el registro de las
operaciones
contables que en las empresas se
están llevando acabo, las personas que trabajan con el
gobierno en
empresas privadas, que dirigen personas que trabajan como
profesionales en cualquier campo, utilizan las TIC´S
cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de
crédito, el pago electrónico de la
nómina,
entre otras funciones; es por
eso que la función de
las TIC´S en los procesos de la
empresa manufactura y ventas se han
expandido grandemente.

La primera generación de computadoras estaba destinada
a guardar los registros y
monitorear el desempeño operativo de la empresa, pero
la información no era oportuna ya que el análisis obtenido en un día
determinado en realidad describía lo que había
pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible
capturar y utilizar la información en el momento que se
genera, es decir, tener procesos en línea. Este hecho no
sólo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y
el lugar de trabajo, sino que también ha tenido un gran
impacto en la forma en la que las empresas compiten y toman
mejores decisiones para lo cual tengan una forma mas adecuada
para competir con las demás empresas

Utilizando eficientemente la tecnología de la
información se pueden obtener ventajas competitivas, pero
es preciso encontrar procedimientos
acertados para mantener tales ventajas como una constante,
así como disponer de cursos y recursos
alternativos de acción
para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas
no siempre son permanentes. El sistema de
información tiene que modificarse y actualizarse con
regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas.
El uso creativo de la tecnología de la información
puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta
para diferenciar sus recursos
humanos, productos y/o servicios
respecto de sus competidores. Este tipo de ventaja competitiva
puede traer consigo otro grupo de
estrategias, como
es el caso de un sistema flexible
y las normas justo a tiempo,
que permiten producir una variedad más amplia de productos
a un precio
más bajo y en menor tiempo que la competencia.

Las tecnologías de la información representan
una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin
embargo el implementar un sistema de información de
una empresa no
garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata
o a largo plazo.

En la implementación de un sistema de
información intervienen muchos factores siendo uno de los
principales el factor humano. Es previsible que ante una
situación de cambio el
personal se muestre independiente a adoptar  los nuevos
procedimientos  o que los desarrolle plenamente y de acuerdo
a  los lineamientos que se establecieron. De todo lo
anterior es necesario hacer una planeación
estratégica tomando en cuenta las necesidades presentes y
futuras de la empresa.
Así como una investigación preliminar y estudio de
factibilidad del proyecto que
deseamos.

TECNOLOGÍA
EN LA CONTABILIDAD

El impacto de la tecnología en la profesión
contable está fuera de toda duda. Las tecnologías
de la información operan como motor del cambio
que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de
información.

Al incorporar las tecnologías de la información
en la Contabilidad
se producen dos consecuencias:

• Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero más
  rápido).

• Pero las tecnologías de la información
  pueden y deben producir también cambios en el
  diseño de sistemas de información

En cuanto al impacto de las tecnologías de la
información en las prácticas y sistemas de
información contables es necesario distinguir entre
aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos
y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo
contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos
sistemas de información.

Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que
supone utilizar un soporte informático para:

• Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo
  real

• Depositar las cuentas en los registros mercantiles por
  Internet

• Liquidar los impuestos por Internet

• Enviar facturas por intercambio electrónico de
  información.

Esto es muy positivo por el ahorro en
tiempo y dinero que
supone pero no introduce cambios metodológicos.

Evolución
de la contabilidad

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando
el hombre se
ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades
porque su memoria no
bastaba para guardar la información requerida. Se ha
demostrado a través de diversos historiadores que en
épocas como la egipcia o romana, se empleaban
técnicas contables que se derivan del intercambio
comercial. La contabilidad de doble entrada se inició en
las ciudades comerciales italianas; los libros de
contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad
de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para
aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy
avanzadas. El desarrollo en China de los
primeros formularios de
tesorería y de los ábacos, durante los primeros
siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las
técnicas contables en oriente.

El inicio de la literatura contable queda
circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada:
" La suma de aritmética, Geometría,
Proportioniet Proporcionalita" en donde se considera el concepto de la
partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli,
más que crear, se limitaba a difundir el
conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban
principios
contables que han perdurado hasta nuestros días. Fray Luca
Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases
de toda la teoría
contable. Entre uno de los varios méritos que tuvo
este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los
procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las
cuentas lo cual
se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o
teoría del cargo y del abono.

El valor de los
principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha
trascendido hasta nuestros días, en el sentido de que
todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus
operaciones a través de la teoría de la partida
doble.

La revolución
industrial provoco la necesidad de adoptar las
técnicas contables para poder reflejar
la creciente mecanización de los procesos, las operaciones
típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y
servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de
corporaciones industriales, propiedades de accionistas
anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun
mayor importancia.

La contabilidad de libros, parte esencial de cualquier
sistema, ha sido informatizándose a partir de la segunda
mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los
ordenadores o computadoras la realización de estas tareas.
El uso generalizado de los equipos informáticos
permitió sacar mayor provecho de la contabilidad
utilizándose a menudo el termino procesamiento de
datos, actualmente el concepto de
teneduría ha decaído en
incapacidad. La contabilidad como se conoce actualmente, es el
producto de
toda una gran cantidad de prácticas mercantiles diversas
que han exigido a través de los años, para mejorar
la calidad de la
información financiera en las empresas.

La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres
variables:

. Tecnología.

. Complejidad y globalización de los
negocios.

. Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el
aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones
financieras, a través del fenómeno Internet. La
segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que
la contabilidad establezca nuevos métodos para el
tratamiento y presentación de la información
financiera. La última variable relacionada con la
formación y educación requiere que los futuros
gerentes dominen el lenguaje de
los negocios.

INFORMACIÓN CONTABLE

Contabilidad:

Técnicas que se utiliza para producir
sistemática y estructuralmente información
cuantitativa expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de
ciertos eventos
económicos identificables y cuantificables que la afectan,
con el objetivo de
facilitar a los interesados la toma de decisiones en
relación con dicha entidad económica.

Estados financieros:

Informes cuantitativos sobre la situación financiera y
los resultados de las operaciones de los participantes del
mercado, que
deben ser remitidos periódicamente a la superintendencia
general de valores.
Incluyen información de activos, pasivos
y patrimonio
así como de ingresos y
gastos.

Los estados
financieros: son los documentos que
debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con
el fin de conocer la situación financiera y los resultados
económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo
largo de un período.

• El balance general

• El estado de resultados

• El estado de cambios en el
  patrimonio

• El estado de cambios en la
  situación financiera

• El estado de flujos de efectivo

Balance general: es el estado que
refleja la situación del patrimonio de una entidad en un
momento determinado. El balance se estructura a
través de tres conceptos patrimoniales: el Activo, el
Pasivo y el Patrimonio Neto, desarrollados cada uno de ellos en
grupos de cuentas que representan los diferentes elementos
patrimoniales.

El activo incluye todas aquellas cuentas que reflejan
los valores de
los que dispone la entidad.

El Pasivo muestra todas las obligaciones
ciertas del ente y las contingencias que deben registrarse.

El Patrimonio Neto es la diferencia del Activo menos
el Pasivo y representa los aportes de los propietarios o
accionistas más los resultados no distribuidos.

Las partidas de Beneficio y Pérdida son alternativas.
Si se ha producido una pérdida aparecerá al pie del
balance en el activo. Si se ha producido un Beneficio
aparecerá al pie del balance en el Pasivo.

Estado de pérdidas o de
resultados

El estado de
resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento
contable que muestra
detalladamente y ordenadamente la utilidad o
perdida del ejercicio.

La primera parte consiste en analizar todos los elementos que
entran en la compra-venta de
mercancías hasta determinar la utilidad o pérdida
del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la diferencia entre el
precio de costo y de venta
de las mercancías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas, es
necesario conocer los siguientes resultados

• ventas netas

• compras totales o brutas

• compras netas

• costo de lo vendido

Estado de cambios en el patrimonio

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los
aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en
un periodo, además de la aplicación de las
ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por
separado el patrimonio de una empresa.

También muestra la diferencia entre el capital
contable (patrimonio) y el capital social (aportes de los
socios), determinando la diferencia entre el activo total y el
pasivo total, incluyendo en el pasivo los aportes de los
socios.

Esta es la estructura del estado de cambios en la
situación financiera para sociedades
limitada:

Estado de flujo de
efectivo: Aquél que en forma anticipada, muestra
las salidas y entradas en efectivo que se darán en una
empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente
se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto
y duración de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Balance comparativo: Se refiere a un documento contable
que nos proporciona información sobre los aumentos o
disminuciones que han tenido el Activo, el Pasivo y el Capital
Contable de operaciones que se efectúan durante un
ejercicio.

 Para poder saber las modificaciones en que incurrieron
el Activo y el Pasivo, así como del aumento o
disminución del Capital referente a los movimientos
practicados en un ejercicio, es indispensable comparar el Balance
que se formula al principio del ejercicio y el Balance que se
formula al termino del ejercicio, esto si se quiere practicar un
balance comparativo durante el ejercicio, el Balance inicial
será el que se formula al inicio y el Balance final
será el Balance al cual se requiere saber la
información.

 En otras palabras podemos distinguir entre Balance
inicial y Balance final, el primero se refiere al principio de un
ejercicio determinado y el Balance final se refiere al del
término del ejercicio. En resumen el Balance Comparativo
es el que compara el Balance inicial contra el Balance final.

 Capital contable: El Capital Contable tiende a
afectarse (aumentar o disminuir) cuando un ente económico
se ve afectado en sus cuentas de Activo o Pasivo, así
tenemos que las disminuciones de Capital Contable se deben al
egreso o pago o cuando se reduce el Capital parcialmente (los
socios retiran parte del capital). Por otro lado se aumenta
cuando se perciben ingresos o aportaciones adicionales de Capital
Contable (los socios aportan más capital a la
empresa).

Catalogo de cuentas: contiene todas las cuentas que se
estima serán necesarias al momento de instalar un sistema
de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir
incorporando las cuentas que en el futuro deberían
agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros
  coherentes con la implementación de un catalogo de
  cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata
  de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de
  las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La
numeración se basa en el sistema métrico decimal.
Se comienza por asignar un número índice a cada
grupo de cuentas tanto del Balance
General como del estado de resultado, de la manera
siguiente:

Balance General

• Activo

• Pasivo

• Capital

Estado de Resultado

• Ingreso

• Costos

• Gastos

• otros ingresos

Egresos:

Son costos y gastos
de comercialización y operaciones
técnicas, financieras, administrativas, propias de la
actividad de seguros privados
que realizan entidades de seguro,
intermediarias y auxiliares.

Los egresos de cada entidad se realizan de acuerdo a modalidad
y especialidad, sujetos a disposiciones legales en vigencia y
reglamentos emitidos por la superintendencia de Pensiones,
Valores y Seguros -Intendencia de Seguros.

Ingresos: Entrada de dinero en la empresa procedentes
de la venta de bienes o servicios típicos de su
explotación. En sentido amplio se consideran
también ingresos, los ingresos financieros y los ingresos
accesorios a la explotación, ventas, y cualquier cuenta de
resultados que de lugar a un cobro o derecho de cobro.

Póliza:

Es el documento de carácter interno en la que se registran las
operaciones y se anexan los comprobantes de dichas
operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro
manual que
consiste en términos generales en emplear un documento
individual para registrar cada operación teniendo como
característica que permite una mayor división del
trabajo:

• Las pólizas se hacen con un original y con los
  ejemplares según las necesidades de la empresa.

• En las pólizas se debe hacer constar las firmas de
  las personas que intervienen en su formulación,
  revisión y autorización con el fin de fijar
  responsabilidades.

• Concluida la anotación de los registros de las
  pólizas se debe de archivar en numeración
  progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor
  facilidad.

• Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben
  las cuentas en los registros de las pólizas y con los
  totales se forman un solo asiento de concentración que
  pasa al diario general.

• Los asientos de concentración que recibe el diario
  general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos
  para la elaboración de los estados financieros

TIPOS DE PÓLIZAS:

Póliza Contable

La póliza es un documento en el que se asientan las
operaciones desarrolladas por el municipio y toda la
información necesaria para su identificación.

Se elabora una póliza por cada grupo de
cuentas.

Los datos contenidos
en las pólizas se registrarán en el libro diario,
para después ser concentrados en el libro mayor.

Las pólizas contables se pueden
clasificar en:

          
 Póliza de
ingresos.                   
Póliza de egresos.
         Póliza de
diario.

En la póliza de ingresos se anotan
diariamente las operaciones que representan ingresos, es decir,
entradas de dinero en efectivo para el municipio.

Los elementos que la póliza de
ingresos debe contener son:

·      
Especificación del tipo de póliza.

·       Nombre del
ayuntamiento.

·       Columnas para el
número de cuenta, número de subcuenta y nombre de
las cuentas.

·       Columnas para el
parcial, el debe y el haber.

·       Renglón
para sumas iguales.

·       Espacio para
anotar el concepto.

·       Espacios para
anotar quién la formuló, quién la
revisó y quién la autorizó.

·       Espacio para
señalar la fecha y número de póliza.

Para elaborar este tipo de pólizas se deben tomar en
cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos del
municipio; asimismo, se deben anotar las claves numéricas
correspondientes al catálogo de
cuentas.

La póliza de egresos sirve para anotar las
operaciones que impliquen egresos o salidas de dinero en efectivo
para el municipio.

Los elementos de la póliza de
egresos son:

• Especificación del tipo de póliza que se
  elabora.

• Nombre del ayuntamiento.

• Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas,
  etc.

• Columna para el número de cuenta.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para señalar quién la
  formuló, quién la revisó y quién
  la autorizó.

• Espacios para la fecha y el número de
  póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida
un cheque o haya
salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto
realizado). Debe contener los datos de la aplicación
contable de acuerdo a las claves del catálogo de
cuentas.

La póliza de diario sirve para anotar las
operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o
salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se
elabora.

• ·       Nombre del
  ayuntamiento.

• ·       Columnas para
  el número de cuenta, subcuenta y nombre.

• ·       Columnas para
  el parcial, el debe y el haber.

• ·      
  Renglón para sumas iguales.

• ·       Espacios para
  anotar quién la formuló, quién la
  revisó y quién la autorizó.

• ·       Espacios para
  señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones
tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a
crédito, cobro de documentos descontados,
etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de
registro sirve para establecer un control y llevar
un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de
registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en
forma progresiva y cronológica cada una de las
pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los
movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros
de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro
mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la
información contable se recopile con mayor detalle que el
que aparece en los estados financieros. El libro mayor
también se utiliza como medio de reclasificar y resumir
por cuentas la información detallada
cronológicamente en el libro diario.

El objetivo de estas unidades es que conozcamos de que manera
está influenciada la tecnología en el área
de contabilidad, primero saber como ha ido evolucionando la
contabilidad desde cuando inicio, cuando el hombre se vio
en la necesidad de implementar un sistema de símbolos gráficos que años mas tarde se
transformaron en jeroglíficos, para poder tener un control
de su vida económica y de lo que poseían como los
bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, y consumía,
entre otros; esto debido a que su memoria no le bastaba para
guardar la información que se requería, y como ha
sido el proceso desde entonces hasta la actualidad. La
tecnología ha sido un factor importante dentro de la
contabilidad porque gracias a ella se ha podido mejorar el
mecanismo de la forma como se llevaba a cabo la contabilidad, ya
que todo era a mano y era mas tardado; ahora con los programas
informáticos; los sistemas de información que sirve
para ordenar, clasificar y registrar todas almacenar y procesar
la información y las operaciones que se requieren,
además de los sistemas de computo administrativos, que en
su base de datos
tienen diferentes paquetes contables que ayudan a facilitar el
trabajo del contador de una manera mucho mas rápida y
confiable, como lo son cuentas por
cobrar, nominas,
pólizas de egresos, ingresos y diario, entre otros
mas.

ESTRUCTURA DE UN
SISTEMA CONTABLE

Un sistema de información contable sigue un modelo
básico y un sistema de información bien
diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo /
beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente
del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos
básicos utilizando relacionada con las actividades
financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir,
sin embargo el proceso contable involucra la
comunicación a quienes estén interesados y la
interpretación de la información
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: en un sistema
  contable se debe llevar un registro sistemático de la
  actividad comercial diaria en términos
  económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo
  de transacciones que se pueden expresar en términos
  monetarios y que se deben registrar en los libros de
  contabilidad. Una transacción se refiere a una
  acción terminada más que a una posible
  acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos
  comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
  términos monetarios.

• Clasificación de la información: un registro
  completo de todas las actividades comerciales implica
  comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande
  y diverso para que pueda ser útil para las personas
  encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
  información de debe clasificar en grupos o
  categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a
  través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la información: para que la
  información contable sea utilizada por quienes toman
  decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una
  relación completa de las transacciones de venta de una
  empresa como Marx seria demasiado larga para que cualquier
  persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de
  comprar mercancías necesitan la información de
  las ventas resumidas por producto. Los
  gerentes de almacén necesitarán
  la información de ventas resumida por departamento,
  mientras que la alta gerencia de Marx necesitará la
  información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro,
clasificación y resumen constituyen los medios que se
utilizan para crear la información contable. Sin embargo,
el proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra
la comunicación de esta información a quienes
estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones
comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios
usuarios externos que tienen interés en
las actividades financieras de la empresa.

UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE

La contabilidad va más allá del proceso de
creación de registros e informes. El
objetivo final de la contabilidad es la utilización de
esta información, su análisis e
interpretación. Los contadores se preocupan de comprender
el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la
relación que existe entre los eventos comerciales y los
resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un nuevo
edificio; y buscan las tendencias significativas que sugieren lo
que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información
contable, también deben tener un conocimiento
acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas
significan. Una parte importante de esta comprensión es el
reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de
contabilidad. Un gerente
comercial u otra persona que este
en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta
que punto la información contable se basa en estimativos
más que en mediciones precisas y exactas.

Características de un sistema de
información contable efectivo.

Un sistema de información bien diseñado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación
aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la
administración control sobre las operaciones de la
empresa. Los controles internos son los métodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones,
proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros
contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la
pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la
estructura, el personal, y las características especiales
de un negocio en particular.

Objetivos de la información
contable.

La información contable debe servir fundamentalmente
para:

Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente
económico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entes, los cambios que hubiesen experimentado
tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

• Predecir flujos de efectivo.

• Apoyar a los administradores en la planeación,
  organización y dirección de los negocios.

• Tomar decisiones en materia de inversiones y
  crédito.

• Evaluar la gestión de los administradores del ente
  económico.

• Ejercer control sobre las operaciones del ente
  económico.

• Fundamentar la determinación de cargas tributarias,
  precios y tarifas.

• Ayudar a la conformación de la información
  estadística nacional.

• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto
  social que la actividad económica representa para la
  comunidad.

CUALIDADES DE LA
INFORMACION CONTABLE

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la
información contable debe ser comprensible, útil y
en ciertos casos se requiere que además la
información sea comparable.

• La información es comprensible cuando es clara y
  fácil de comprender.

• La información es útil cuando es pertinente
  y confiable.

• La información es pertinente cuando posee el valor
  de realimentación, valor de predicción y es
  oportuna.

• La información es confiable cuando es neutral,
  verificable y en la medida en la cual represente fielmente
  los hechos económicos.

Importancia de la contabilidad en función de los
usuarios de la información. La contabilidad es de gran
importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de
llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios
aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener
información de carácter legal.

La gente que participa en el mundo de los negocios:
propietarios, gerentes, banqueros, corredores de bolsa,
inversionistas utilizan los términos y los conceptos
contables para describir los recursos y las actividades de todo
negocio, sea grande o pequeño. Aunque la contabilidad ha
logrado su progreso más notable en el campo de los
negocios, la función contable es vital en todas las
unidades de nuestra sociedad. Una persona debe explicar sus
ingresos y presentar una declaración de renta. A menudo,
una persona debe proporcionar información contable
personal para poder comprar un automóvil o una casa,
recibir una beca, obtener una tarjeta de crédito o
conseguir un préstamo bancario. Las grandes
compañías por acciones son
responsables ante sus accionistas, ante las agencias
gubernamentales y ante el público. El gobierno, los
estados, las ciudades y los centros educativos, deben utilizar la
contabilidad como base para controlar sus recursos y medir sus
logros. La contabilidad es igualmente esencial para la
operación exitosa de un negocio, una universidad, una
comunidad, un
programa
social o una ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto
conocimiento de contabilidad si desean actuar en forma
inteligente y aceptar retos que les impone la sociedad.

Las personas que reciben los informes contables se denominan
usuarios de la información contable.

Un gerente comercial u otra persona que esté en
posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciará
hasta que punto la información contable se basa en
estimativos mas que en mediciones precisas y exactas.

REQUERIMIENTOS DE
INFORMACIÓN Y SU ENTORNO

Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se
estudia la empresa mediante el enfoque de sistemas, es el
ambiente, el
medio en que esta inserta y al cual pertenece con un sentido de
dependencia. Esta dependencia y subordinación de la
empresa a su entorno, le plantea determinadas exigencias a las
cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.

La finalidad de toda empresa puede plantearse en tres planos
diferentes:

• Producir bienes y /o servicios en forma eficiente de
  manera de satisfacer mejor las necesidades de la
  población.

• Lograr resultados positivos en el desarrollo de sus
  actividades.

• Permitir la realización del hombre en su trabajo y
  contribuir a su desarrollo integral, por una parte, y por
  otra cumplir con las obligaciones sociales y públicas
  a las que se encuentra obligada por el hecho de ser miembro
  de una comunidad.

Lo anterior, es sin considerar el fin último de la
empresa que es lograr la supervivencia y desarrollo para alcanzar
sus objetivos.

El entorno necesita información de los tres aspectos.
Esta información se materializa en estados a informes que
provienen del sistema de información de la empresa.

Los centros que requieren información se identifican
como organismos e instituciones
de carácter sectorial y nacional, tales como ministerios,
superintendencia de: Sociedades
Anónimas, Bancos e
Instituciones Financieras, y el Banco Central. La
información que necesita el entorno, tradicionalmente en
su mayor parte, se satisface mediante los estados financieros que
proporciona el subsistema de información contable. Dicha
información se caracteriza por ser agregada.

En cambio, los requerimientos de información interna
son relativamente mayores y más complejos, debido a que la
información es la base en que se sustenta la permanente
toma de decisiones que se produce en todos los niveles y en todas
las áreas de la empresa. Si consideramos además,
que las funciones principales el proceso
administrativo (identificadas como investigación y
diagnostico, planificación y control) determinan
necesidades de información diferenciada con
características opuestas, resultan evidentes las
dificultades que enfrenta el sistema de información para
"producir" lo que de él se espera. Así, por
ejemplo, en la
investigación y diagnostico interesa la
información de hechos pasados y presentes y es, por lo
tanto, objetiva y posible de verificar. En cambio, la
planificación requiere de información proyectada
que muestre consecuencias de diversas alternativas; esta
información es subjetiva, aún cuando se basa en
hechos conocidos y tienda a no ser verificable.

El control, por su parte, necesita de estándares que le
permitan medir y evaluar, en consecuencia, la información
debe permitir vigilar los resultados oportunamente con el objeto
de efectuar correcciones. Para ello debe ser fácilmente
accesible y lo mas cercanamente posible al lugar donde se
realizan los hechos.

En muchas oportunidades el verdadero problema no se encuentra
en no disponer de la información necesaria, sino que esta
dado por la situación contraria, es decir, tener demasiada
información. Esta situación proviene principalmente
de las siguientes causas:

• No existe un estudio tendiente a determinar las reales
  necesidades de información.

• No se revisan en forma periódica las necesidades de
  información para:

• Detectar aquella que ya no sea útil y eliminarla
  del sistema.

• Recoger los nuevos requerimientos y agregarlos al
  sistema.

• Cuando se realiza lo señalado en a y en b,
  generalmente resulta un trabajo largo y difícil
  determinar las necesidades de los usuarios, dado que estos no
  tienen claridad suficiente respecto de sus funciones y de sus
  atribuciones

LIMITACIONES DE
LA INFORMACIÓN CONTABLE

Primero que nada las limitaciones de la información
contable van a depender del tipo de información que se
está utilizando, ya que la información depende del
giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de
las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos
todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en
la información que afecta al control, relación con
los costos de la empresa y con la toma de decisión de la
empresa.

 Costos Unitarios

Es importante conocer los costos unitarios del producto si es
que se desea hacer un corte del inventario, o
medir las utilidades. Estos datos son útiles para el
control de los costos y la toma de decisiones. Esta
información puede conducir a que se tomen medidas en
cuanto a los precios, esto
es útil cuando la empresa fija los precios de sus
productos.

Las limitaciones que tiene esta información en lo que
se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son
las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios,
generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los
costos incrementales y no los del promedio. Muchas empresas con
el fin de ofrecer esta información ocupan los costos
variables ya que pueden considerarse incrementales.

2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos
e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de
decisiones los costos asignados no son pertinentes.

3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en
los costos unitarios generalmente son una aplicación de
tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estándares

Los costos estándares son costos científicamente
predeterminados que sirven de base para medir la actuación
real. Los costos estándares contables no necesitan
incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de
costos de fabricación generalmente están integrados
de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre
esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de
costos estándar. En si estos costos son lo contrarios
a los costos reales; los costos estándares se determinan
con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:

1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a
una estructura conceptual especifica.

2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no
puede calcularse con precisión.

3.- No se tiene la certeza de que las normas se han
establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o
flexibilidad.

SISTEMA DE
INFORMACIÓN CONTABLE

Objetivo:

El objetivo principal del sistema de información
contable en las empresas, es facilitar el registro contable de
las operaciones que se efectúan en las mismas de una
manera más fácil y cómoda, manejando
los sistemas de información en la cual permite que la
empresa evite realizar dichos registros en forma manual. De igual
manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las
áreas para que así pueda tomar mejores decisiones y
dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor
competitividad

Un sistema de información: Es un conjunto de
elementos conectados que recoge datos, los procesa y convierte en
información, almacena y posteriormente lo da a conocer a
sus usuarios. La contabilidad es un sistema de
información, ya que captura, procesa, almacena y
distribuye información vital para la correcta toma de
decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha
desempeñado la contabilidad es controlar y organizar las
diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la
situación en que esta se encuentra, de una manera
ágil, oportuna y útil, para llevar a cabo los
propósitos que se quieren realizar y así cumplir
con los objetivos. El SIC no sólo ha de ser un
sistema que facilite información, que permita a la
dirección de la empresa ejercer un simple
control técnico sobre la misma, sino que debe permitir la
toma de decisiones. También el sistema de
información contable es una buena vía para que las
empresas tengan una comunicación mas adecuada tanto
interno como externo, ya que por medio de la notificación
que se estará dando en dichas empresas habrá una
mejor organización y una buena toma de decisiones
que los lleve a mejorar día a día y ser
competitivos en el mercado.

Es conveniente crear un sistema de información contable
mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que
realmente sucede en la
organización y ayude a tener mejores herramientas para
una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el
continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas
a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe
tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la
tecnología y el riesgo. Los
usuarios exigen calidad y confianza en la información que
les suministra de acuerdo con los comportamientos sociales e
individuales. Como señala John Kotter, las empresas
están protegiendo "un nuevo modelo de negocios que anime y
recompense la creatividad,
el servicio de
alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el
conocimiento en el centro de planificación
estratégica"

La contabilidad debe plantear un sistema de información
basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es
una forma para que los entes creen valor. Como dice Kaplan y
Norton "las estrategias, que son las únicas formas
sostenibles que tienen las organizaciones de
crear valor, están cambiando, pero las herramientas para
medirlas no " Desde mi punto de vista personal y retomando un
poco lo ya mencionado el sistema de información es de suma
importancia en la organización de las empresas
además la creatividad y el desempeño de cada
empleado, no importa el área de trabajo solo que haya una
buena comunicación entre ellos para así las
actividades que se pretendan realizar tengan éxito y
sea de buena calidad por el mismo bien de la empresa. Para que
tenga una mejor toma de decisiones.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

Un sistema de información contable comprende los
métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y
resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. La
información contable se puede clasificar en dos grandes
categorías: la contabilidad
financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de
costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra
la información que se facilita al público en
general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los
accionistas, los acreedores, los clientes, los
proveedores,
los analistas financieros, entre otros, aunque esta
información también es de mucho interés para
los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad
permite obtener información sobre la posición
financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la
rentabilidad
de la empresa.

PROPÓSITO
Y NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

El propósito de la contabilidad es proporcionar
información financiera sobre una entidad económica
de alguna empresa. Quienes toman las decisiones administrativas
necesitan de esa información financiera de la empresa para
realizar una buena planeación y control de las actividades
de la organización. El papel del sistema contable de la
organización es desarrollar y comunicar esta
información. Para lograr estos objetivos se puede hacer
uso de computadoras, como también de registros manuales e
informes impresos, pero para que todo esto sea posible la empresa
debe de proporcionar la información adecuada para poder
llevar acabo dicho registro y llevar un control de una forma
adecuada de la empresa y así tener una buena
administración de la misma y llegar a tomar buenas
decisiones.

TIPOS DE PROGRAMAS ENTRE EL USUARIO Y EL
EQUIPO

SISTEMAS INFORMÁTICOS

Informática: El término
informática proviene de la fusión
de los términos "Información" y
"automática", y se define como la ciencia que
estudia el tratamiento automático y racional de la
información, como soporte de los conocimientos y comunicaciones
humanas, llevado a cabo mediante elementos automáticos,
así como el conjunto de técnicas, métodos y
máquinas aplicadas a dicho tratamiento. La
real academia española de la lengua, da la
siguiente definición: "Conjunto de conocimientos
científicos y técnicas que hacen posible el
tratamiento automático de la información por medio
de computadoras electrónicas". De esta última
definición podemos deducir que hay tanto una ciencia
informática como unas técnicas
informáticas.

Cuando se ocupa de la información como materia esencial
de estudio, con esta información es preciso: representarla
en forma eficiente y automatizable, transmitirla sin errores ni
pérdidas, y almacenarla para poder acceder a ella y
recuperarla tantas veces como sea preciso, procesarla para
obtener nuevas informaciones más elaboradas y más
útiles a nuestros propósitos

Sistemas informáticos: Conjunto de elementos
interconectados o relacionados para el tratamiento de
información. El más básico es un ordenador
típico. Los más complejos son las redes, sistemas de
procesamiento en paralelo.

En este término suelen incluirse los elementos
físicos, el software, y otros
relacionados. Así el contenido en "hardware" de una
habitación en la que se encuentra instalado un ordenador
también se puede denominar "el sistema", es decir, amplios
elementos fabricados por distintas empresas y con diferentes
cometidos. Suele contener este término el software
básico, tal como el sistema
operativo, y los compiladores,
depuradores, enlazadores. También un conjunto de programas
dedicados a una aplicación específica, lo que
incluye este software, el básico, los soportes, la
documentación, manuales de procedimiento.

Información: Comunicación o
adquisición de conocimientos que permiten ampliar o
precisar los que se poseen sobre una materia determinada.
Podría entenderse que si no se consigue alguna de las dos
finalidades señaladas, no habría
información, pero es prácticamente imposible que no
concurra alguna de ellas cuando un ser humano se encuentra ante
una exposición
de conocimientos. Para que la información sea la adecuada
se tendrán que cumplir unos cuantos requisitos:
precisión, significatividad, etc.

PROGRAMAS
INFORMÁTICOS

Un programa informático, secuencia de instrucciones que
una computadora
puede interpretar y ejecutar.

Un programa informático es el conjunto de
instrucciones que ha de ejecutar un ordenador para realizar una
tarea dada. Dichas instrucciones pertenecen a un lenguaje de
programación determinado.

Los pasos que realiza un ordenador para ejecutar un programa
son:

• . Carga del programa desde el disco a memoria.

• . Ejecución del programa desde la memoria

Todos los programas se ejecutan desde la memoria del
ordenador, esto es debido a que los discos actuales son muy
lentos.

Se denomina software, programática,
equipamiento lógico o soporte lógico
a todos los componentes intangibles de una computadora, es decir,
al conjunto de programas y procedimientos necesarios para hacer
posible la realización de una tarea específica, en
contraposición a los componentes físicos del
sistema (hardware). Esto incluye aplicaciones informáticas
tales como un procesador de
textos, que permite al usuario realizar una tarea, y software
de sistema como un sistema operativo, que permite al resto de
programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes
físicos y el resto de aplicaciones

SISTEMAS
INFORMÁTICOS

Un sistema informático es la síntesis
de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema
informático típico emplea un ordenador que usa
dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar
datos. El ordenador personal o PC, junto con la persona que lo
maneja y los periféricos que los envuelven, resultan de
por sí un ejemplo de un sistema informático.
Internet en cambio no lo es pero se defiende, sino es más
bien una red de
redes.

Incluso el ordenador más sencillo se clasifica como un
sistema informático, porque al menos dos componentes
(hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino
significado de "sistema informático" viene mediante la
interconexión. Muchos sistemas informáticos pueden
interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema
mayor. El interconexión de sistemas informáticos
puede tornarse dificultoso debido a las incompatibilidades. A
veces estas dificultades ocurren entre hardware incompatible,
mientras que en otras ocasiones se dan entre programas
informáticos que no se entienden entre sí.

Un sistema informático suele estar compuesto por una
unidad central de proceso (CPU), dispositivos de
entrada, dispositivos de
almacenamiento y dispositivos de salida. La CPU incluye una
unidad aritmético-lógica
(ALU), registros, sección de control y bus lógico. La unidad
aritmético-lógica efectúa las operaciones
aritméticas y lógicas. Los registros almacenan los
datos y los resultados de las operaciones. La unidad de control
regula y controla diversas operaciones. El bus interno conecta
las unidades de la CPU entre sí y con los componentes
externos del sistema. En la mayoría de las computadoras,
el principal dispositivo de entrada es el teclado.
Dispositivos de almacenamiento
son los discos duros,
flexibles (disquetes) y compactos (CD).
Dispositivos de salida que permiten ver los datos son los
monitores e
impresoras.

SISTEMAS DE CÓMPUTO
ADMINISTRATIVOS.

Un sistema administrativo contiene datos acerca de todas las
operaciones efectuadas por una organización y ayuda a los
administradores a tomar decisiones y desarrollar sus funciones.
Estos sistemas se diseñan para las actividades de
seguimiento, control, toma de decisiones y las actividades
administrativas de la gerencia.
Proporcionan reportes periódicos en vez de
información instantánea sobre las operaciones.

SISTEMAS DE APOYO A LAS DECISIONES

Los sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) usan computadoras
para el facilitar el proceso de toma de decisiones de tareas
semiestructuradas.

Estos sistemas están diseñados no para
reemplazar el criterio administrativo, sino para apoyarlo y hacer
mas efectivo el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de
respaldo a las decisiones ayudan también a los gerentes a
reaccionar rápidamente a los cambios de necesidades. Por
lo tanto, queda claro que el diseño de un sistema efectivo
requiere de un conocimiento profundo de cómo los gerentes
toman las decisiones.

ENFOQUE DE
SISTEMAS A LA TOMA DE DECISIONES

Por lo general no se puede tomar decisiones en un ambiente de
sistema cerrado. Además, cada departamento o
sección de una empresa; los gerentes de estas unidades
organizacionales tiene que ser sensibles a las políticas
y programas de otras unidades organizacionales y de toda la
empresa. Más aún, las personas dentro de la empresa
son parte del sistema social y sus pensamientos y actitudes se
tienen que tomar en cuenta cada vez que un gerente toma una
decisión.

Los gerentes para solucionar sus problemas toman en cuenta los
diversos elementos del ambiente del sistema no significan que
renuncien a su papel como tomadores de decisiones. Alguien tiene
que seleccionar un curso de acción entre diversas
alternativas, tomando en cuenta los acontecimientos y fuerzas en
el ambiente de una decisión.

TIPOS DE SISTEMAS DE APOYO A LAS
DECISIONES:

• Sistema de Soporte a la toma de Desiciones (DSS)

• Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS)

• Sistemas para la toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

• Sistemas Expertos de Soporte a la toma de Decisiones
  (EDSS)

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE
SOPORTE  A LA TOMA DE DECISIONES

Interactividad: sistema computacional con la
posibilidad de interactuar en forma amigable y con respuestas a
tiempo real con el encargado de tomar decisiones.

• Tipo de decisiones: Apoya el proceso de toma de decisiones
  estructuradas y no estructuradas.

• Frecuencia de Uso: Tiene una utilización frecuente
  por parte de la administración media y alta para el
  desempeño de su función.

• Variedad de Usuarios: Puede emplearse por usuarios de
  diferentes áreas funcionales como ventas,
  producción, administración, finanzas y recursos
  humanos.

• Flexibilidad: Permite acoplarse a una variedad determinada
  de estilos administrativos: Autocráticos,
  Participativos, etc.

• Desarrollo: Permite que el usuario desarrolle de manera
  directa modelos de decisión sin la
  participación operativa de profesionales en
  informática.

• Interacción Ambiental: Permite la posibilidad de
  interactuar con información externa como parte de los
  modelos de decisión.

• Comunicación Inter.-Organizacional: Facilita la
  comunicación de información relevante de los
  niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a
  través de gráficas. 

• Acceso a base de Datos: Tiene la capacidad de acceder
  información de la base de datos corporativos.

• Simplicidad: Simple y fácil de aprender y utilizar
  por el usuario final.

COMPONENTES
FUNCIONALES QUE INTEGRAN UN DSS:

Una de las características que poseen un DSS es la
facilidad que un usuario, sin tener conocimientos amplios sobre
sistemas computacionales, pueda desarrollar sus propios modelos de
decisión. Estos modelos son construidos con ayuda de
herramientas, que en términos generales se clasifican en
herramientas de hardware y software. Las primeras están
constituidas por todos los elementos del hardware, incluyendo
microcomputadoras, monitores de alta resolución,
impresoras, etc. Las herramientas de software son aquellas que
permiten al usuario generar sus propias aplicaciones, manipular
su información particular y, en general, interactuar con
el DSS. 

EL MODELO

Esta facilidad permite al usuario utilizar  modelos
clásicos, que se encuentran desarrollados y disponibles,
formando la base de modelos. Estos pueden incluir:

• Inventarios

• Control de proyectos

• Programación lineal

• Simulación

• Colas

• Análisis Estadísticos

• Planeación financiera de escenarios

Es una representación abstracta en donde se ilustran
los componentes o relaciones de un fenómeno.

LA BASE DE DATOS

Es una colección de datos actuales o históricos
de un número de aplicaciones o grupos, organizada para un
acceso fácil a partir d una gama de aplicaciones.

Otras de las facilidades de los DSS, es la posibilidad de
manejar y almacenar información, incluyendo funciones
tales como:

• Acceso a las bases de datos corporativas.

• Generación de información privada en bases
  de datos locales.

• Manipulación de la información a
  través de técnicas de manejo de
  información, consolidaciones, etc.

BASES DE DATOS CORPORATIVAS. Es la base de datos que integra
toda la información de la compañía, la cual
pueden consultar los diferentes usuarios para construir y
utilizar herramientas para la toma de decisiones.

BASES DE DATOS LOCALES Y ARCHIVOS
PROPIETARIOS. Las bases de datos
locales y los archivos propietarios son generadas y utilizadas
por los usuarios, para lo cual debe de tomarse de la base de
datos corporativa. Las bases de datos locales y los archivos
propietarios pueden ser manipuladas por el usuario, permitiendo
su creación, consulta y modificación.

SISTEMA DE SOFTWARE 

Permite una interacción fácil entre los usuarios
del sistema y la base de datos del DSS y la base de modelos.

INTERFASE CON EL USUARIO

Una parte fundamental de los DSS es facilidad
para explorar la información a través de gráficas de alta calidad y reportes que se
diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo,
así como la disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel
para facilitar la consulta de información que contiene la
base de datos.

La mayoría de los DSS permiten a los usuarios
desarrollar sus propios modelos de decisión. Esto implica
la posibilidad de manejar entrada, procesamiento, almacenamiento,
y salida de información.

En este sentido el usuario diseña sus propios formatos
de entrada y salida, así como la estructura de
almacenamiento de información y las funciones de
procesamiento, de tal forma que el sistema puede evolucionar de
manera permanente, a través de los cambios que
periódicamente se van integrando a la aplicación.
Esta forma de desarrollo denominada prototipo, es diferente al
proceso tradicional de desarrollo de un sistema transaccional
típico. En este último, el usuario tiene que
definir de antemano todos los requerimientos de sus sistemas de
aplicación durante las fases de análisis antes de
iniciar la fase de diseño.

Otra característica que se deriva de estos Sistemas de
desarrollo es el concepto de aplicaciones desechables; es decir,
modelos de decisión que fueron desarrollados en un tiempo
muy corto, para apoyar una decisión particular. Una vez
tomada la decisión no repetitiva, el modelo que se
desarrolló carece de valor y desecha, o bien, se almacena
para usarse con modificaciones en una decisión posterior.
 

FACTORES PARA EL ÉXITO DE UN DSS
 

Capacitación

• Involucramiento

• Experiencia de los usuarios

• Apoyo de la alta dirección

• Nivel de utilización

• Novedad de la aplicación

APLICACIONES.

Una de las aplicaciones que se podrían tener en el
modelo de soporte a la toma de decisiones es que puede utilizarse
en la industria para
desarrollar y actualizar el presupuesto de
operaciones y financiero, el cual debido a la extensa gama de
productos y líneas que maneja es necesario incorporarla a
través de un modelo computacional. Es importante resaltar
la conveniencia de que toda la información que se utiliza
en este modelo provenga de los sistemas transaccionales de la
empresa, tales como contabilidad, general, facturación,
etc.

Ejemplo de Aplicaciones:

Organización                              
Aplicación Bank of América………………….. Perfil del
cliente
Burlington Coat Factory…………. Local del negocio e inventarios
National Gypsum………………….. Planeación
corporativa y dirección

TENDENCIAS
FUTURAS.

• Apoyo a las decisiones simultáneas: Los sistemas de
  apoyo en un futuro tendrán una fuerte tendencia a
  apoyar el proceso de decisiones en grupo a través de
  los sistemas de apoyo para la toma de decisiones en grupo. Lo
  cual será posible gracias al desarrollo  e
  innovación  de las comunicaciones de datos en
  funciones tales como correo electrónico, redes locales
  y teleconferencias. 

• Sistemas distribuidos de apoyo a las decisiones: Lo
  anterior implica la existencia de sistemas de apoyo a las
  decisiones desarrolladas en diversas localidades remotas,
  reforzando las comunicaciones de datos entre los mainframes o
  servidores y las computadoras personales, lo cual será
  útil para la toma de decisiones secuenciales. En este
  caso se requerirá de los principales paquetes de
  apoyo  a las decisiones secuenciales. En este caso se
  requerirá de los principales paquetes de apoyo a las
  decisiones se desarrollen para que corran en computadoras
  personales y mainframes, para lo cual deben resolver las
  interfaces entre ellas.

• Apoyo gráfico: Los soportes gráficos
  agilizaran la visualización de la información y
  por ende, la velocidad con que se tomen las decisiones.

• Computadoras personales: Se seguirán utilizando las
  computadoras personales para el apoyo al proceso de toma de
  decisiones, principalmente con el uso de hojas
  electrónicas, gráficas y bases de datos
  personales.

• Reconocimiento de voz: Se tenderá a sistemas
  altamente compatibles que puedan incluso trabajar con
  patrones de reconocimiento de voz, lo cual minimizará
  la entrada de información por medio del teclado.

• Descentralización del  proceso de toma de
  decisiones: Tradicionalmente el proceso de toma de decisiones
  ha estado centralizado en la mayoría de las
  organizaciones. Sin embargo, los estándares de trabajo
  que imponen las técnicas de calidad total y
  reingeniería de procesos presuponen que las decisiones
  deben tomarse en el nivel más bajo posible de la
  organización, a fin de poder reaccionar con rapidez a
  las continuas y cambiantes demandas de los clientes. Esto
  requerirá que las personas dispongan de
  información fresca y actualizada en todos los niveles
  de la empresa

SISTEMA MANEJADOR
DE BASE DE DATOS.

El DBMS es un conjunto de programas que se encargan de manejar
la creación y todos los accesos a las bases de datos. Se
compone de un lenguaje de
definición, de datos de un lenguaje de manipulación
de datos y de un lenguaje de consulta. El lenguaje de
definición de datos (DDL) es utilizado para describir
todas las estructuras de
información y los programas que se usan para construir,
actualizar, e introducir la información que se contiene en
una base de datos. El DDL contiene un diccionario de
datos que se utiliza para almacenar y crear las definiciones
de los datos. Incluyendo localización, forma en que se
almacena y algunas otras características. El lenguaje de
definición de datos debe permitir describir los datos y
las estructuras de los archivos del sistema, especificando la
forma en que serán agrupados en registros o divididos en
campos. Una vez  que se tiene la definición de la
base de datos, el DBMS se encarga de construir y generar las
estructuras de información de manera
automática.

El lenguaje de manipulación de datos (DML) es utilizado
para escribir programas que crean, actualizan y extraen
información de las bases de datos. A pesar de que el DBMS
proporciona gran ayuda al programador en ocasiones es necesario
escribir programas para extraer datos dando respuestas a
requisiciones especiales. El lenguaje de consulta (SQL) es
empleado por el usuario para extraer información de la
base de datos. El lenguaje de consulta permite al usuario hacer
requisiciones de datos sin tener que escribir un programa, usando
instrucciones como el SELECT, el PROJECT y el JOIN. 

La secuencia conceptual de operaciones que ocurren para
accesar cierta información que contiene una base de datos
es la siguiente: 1.- El usuario solicita cierta
información contenida en la base de datos. 2.- El DBMS
intercepta este requerimiento y lo interpreta. 3.- El DBMS
realiza las operaciones necesarias para accesar y/o actualizar la
información solicitada.

Una de las ventajas del DBMS es que puede ser invocado desde
programas de aplicación que pertenecen a sistemas
transaccionales escritos en algún lenguaje de alto nivel
para la creación o actualización de las bases de
datos, o bien para efectos de consulta a través de
lenguajes propios que tienen las bases de datos o lenguajes de
cuarta generación.

TELEFONÍA
IP

Hasta hace relativamente poco tiempo, la voz era transmitida
de forma diferente a los datos. Pero… ¿Por que no
convertir la voz a datos y transmitirla como tal? La respuesta a
esta pregunta nos la da el concepto de telefonía IP. En el
desarrollo de la telefonía IP ha tenido mucho que ver el
espectacular auge que ha sufrido Internet en los últimos
años, puesto que para transmitir la voz en forma de datos
nos apoyamos de forma directa en el protocolo IP,
pilar básico de Internet.

La tecnología IP es una tecnología inmediata a
la de VOIP, de forma
que permita la realización de llamadas telefónicas
ordinarias sobre redes IP u otras redes de paquetes utilizando un
PC, gateways y teléfonos estándares. En general,
servicios de comunicación (voz, fax,
aplicaciones de mensajes de voz)

OBJETIVOS

El tema de la telefonía IP aparece cada vez con mayor
frecuencia en todas partes del mundo ya sea en entornos
domésticos, profesionales; aun ritmo mucho mayor las
empresas privadas están renovando sus sistemas
telefónicos para adoptar una tecnología llamada
telefonía IP. En la agenda de los directivos y jefes de
tecnología de las empresas, que buscan herramientas que
les permitan ser mas rentables y les ayude a los empleados a
aumentar su productividad generando así mayores ingresos a
la empresa, es atractivo integrar sus Comunicaciones a una sola
red,
económica y flexible, en especial si tienen grandes
necesidades telefónicas. Antes, el modelo que
seguían las organizaciones consistía en una red
para los datos y en un conmutador para las comunicaciones de voz.
Hoy la tendencia señala que en una sola red pueden
transmitirse estos dos contenidos, además de video (a estas
redes que soportan datos, voz y video se les conoce como
"convergentes"). Para transmitirlo, se utiliza el Protocolo de
Internet (IP), que es un estándar para el acceso a
Internet y redes empresariales.

IMPORTANCIA

Su importancia radica en que Telefonía IP frente a la
tradicional: es muy barata, es decir este sistema reduce los
costos de las llamada (hasta un 74%), cuyo precio depende del
mercado pero no del tiempo de conexión. Como las llamadas
se utilizan usando una red de costos (como Internet) la
reducción en costos puede ser grande, especialmente para
las compañías con sucursales en distintas ciudades
o países, debido al ahorro en tarifas de larga distancia
del mundo ya se realizan mediante redes IP, los principales
beneficios de la telefonía IP son: ahorros en costos de
interconexión, existe una mejor administración de
cambios y movimientos, mayor facilidad para cambiar sitios de
trabajo, mejor productividad de trabajadores remotos, es decir
trabajadores que se encuentran distantes de las empresas,
reducciones del viaje del personal del soporte de sistemas.

La reducción de costos de telefonía IP se da en
las actividades de administración, mantenimiento
y operación del PBX (Private Branco Exchange o Private
Business Exchange, el uso de un PBX evita conectar todos los
teléfonos de una empresa de manera separada a la red de
Telefonía local publica, evitando a su vez que se tenga
que tener una línea propia con cargos mensuales y salidas
de llamadas hacia la central telefónica que regresen
nuevamente para comunicarse internamente) y de la red.

Por ejemplo; cuando una empresa requiere instalar un nuevo
teléfono en el sistema tradicional, alguien
tiene que hacer la instalación de la línea, revisar
el cableado, realizar la programación del sistema, en cambio con la
Telefonía IP se puede activar o desactivar un
teléfono simplemente oprimiendo un botón en el PBX
IP, y la Telefonía IP, se conecta en cualquier punto de la
red y el sistema lo reconoce de inmediato. La mayor
distribución geográfica en varias ciudades de un
mismo país de muchas compañías ha sido uno
de los factores que ha impulsado la Telefonía IP, cuando
las compañías estaban basadas en un solo lugar, era
evidentemente mucho más fácil realizar reuniones
personales. Pero cuando se tienen empleados en el otro lado del
mundo, ¿Cómo puede haber una comunicación
efectiva? Ofreciendo una solución a este dilema esta la
tecnología de Voz sobre
IP(VO IP) es el transporte de
voz encapsulada en paquetes de datos, utilizando el Protocolo de
Internet (IP) sobre redes privadas o públicas. Es la base
de las comunicaciones IP, pero es simplemente el medio de
transporte y por si solo no ofrece mayores ventajas sobre las
tecnologías de telefonías tradicionales pero por
otra parte, la voz o telefonía por Internet es un servicio
que permite a cualquier persona hacer y recibir llamadas
telefónicas utilizando una conexión a Internet en
lugar de la telefonía publica tradicional.

En cuanto a la mejora de la productividad, los proveedores
creen que Telefonía IP es un gran facilitador del teletrabajo.
Hoy, una persona puede estar en cualquier lugar del mundo y
recibir una llamada en su línea IP como si fuera una
llamada local. En países como Japón y
Estados Unidos
muchas están Pagándoles a sus empleados una
conexión a Internet de alta velocidad en sus casas, con
aplicaciones de Telefonía IP, pues en ciertos casos son
más eficientes y ahorran los costos relacionados con las
oficinas (esto implica arriendos, servicios, etc.)

VENTAJAS Y
DESVENTAJAS

A continuación se presentara algunas aplicaciones de la
telefonía IP en forma precisa con el objetivo de que el
lector tenga mayor información sobre Telefonía IP Y
capte su grado de importancia, véase las siguientes:

• Administración inteligente de llamadas. El usuario
  escoge como reaccionar ante una llamada a su línea IP:
  puede responder por medio de una aplicación del Chat,
  contestar con voz (el modo más tradicional),
  seleccionar que la línea del tono de ocupado
  según quien llame, o redirigir la llamada a otro
  numero, entre otras opciones.

– Servicios de directorio. Acceso inmediato a los
números telefónicos de todos

los integrantes de un grupo o de una empresa.

– Mensajeria unificada e instantánea. Ya no es
necesario consultar el casillero de Voz, las cuentas de correo
electrónico y el fax en equipos o sistemas diferentes,
pues con la telefonía IP todo se puede hacer con la misma
aplicación.

• Servicios de presencia. Así como una
  aplicación de mensajeria instantánea (como MSN
  Messenger) "avisa" a los usuarios que alguien se ha
  conectado, un usuario de Telefonía IP puede saber que
  personas están disponibles de inmediato para
  hablar.

Conferencia y videoconferencia entre mas de dos usuarios.

• Centro de contacto y gestión de relaciones con los
  clientes.

• Como anteriormente se dijo, sirve para comunicar
  sucursales o para "ejecutivos móviles", que
  están de viaje o no permanecen en sus oficinas, esto
  es todo lo referente para empresas distribuidas.

• Integración con aplicación de misión
  critica. El usuario puede acceder desde su teléfono
  IP, según su cargo, a información relacionada
  con ventas, inventarios, producción, inteligencia de
  negocios, etc.

• Comunicación multimedia. Además de la
  comunicación de voz, dos o más personas pueden
  intercambiar archivos de todo tipo. Por ejemplo, durante una
  llamada una persona esta exponiendo el tema y ve que se puede
  apoyar en una presentación en Power Point o un video.
  Si presiona un botón en el Teléfono IP, puede
  enviar el archivo a su interlocutor y ambos pueden
  visualizarlo simultáneamente.

– Otras aplicaciones especializadas, que ponen en el
Teléfono IP o en la pantalla del computador del
usuario información de todo tipo, como tasa de
interés, itinerarios, publicidad
dirigida, rastreo de paquetes, agenda diaria, despertadores,
boletines directorios.

– Comunicación desde cualquier lugar. Por ejemplo, un
vendedor o un "trabajador móvil" pueden tener un
"Softphone" en su computador, trabajar desde su cargo o de otro
lugar, y tener la posibilidad de hablar por teléfono desde
su equipo.

Sin embargo, existen algunas desventajas, son la calidad de la
comunicación (ecos, interferencias, interrupciones,
sonidos de fondo, distorsiones de sonido, etc.) que
pueden variar según la conexión a Internet y la
velocidad de conexión ISP; solo lo pueden usar aquellas
personas que poseen una computadora con moden y una línea
telefónica; además algunos servicios no ofrecen la
posibilidad de que el computador reciba llamadas
telefónicas.