Propuesta de bases metodológicas para el manejo de evaluación de riesgos en el marco del control interno (página 2)

Partes: 1, 2

Según la práctica internacional una manera de
realizar la identificación del riesgo es a
través de la elaboración de un mapa de
riesgos, el cual como herramienta metodológica resume
un inventario de los
riesgos
ordenada y sistemáticamente, definiendo en primera
instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripción de cada uno de estos y
finalmente las posibles consecuencias con las medidas
adoptadas.

En la propuesta de metodología se plantea tener en cuenta las
variables
siguientes a la hora de confeccionar el Mapa:

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Descripción del Riesgo: posibilidad de
ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el
normal desarrollo de
las funciones de la
entidad, el área o el proceso que se
trate y le impidan el logro de sus objetivos.

Causas y Condiciones: se refiere a los factores
internos o externos que provocan o propician la
manifestación de los riesgos identificados.

Incidencias o posibles consecuencias: corresponde a los
posibles efectos ocasionados por el riesgo, los cuales se pueden
traducir en daños de tipo económico, social,
administrativo, moral entre
otros.

Medidas adoptadas: se refiere a la medidas aplicadas
por la
administración y dirigidas a contrarrestar las
posibles causas.

Análisis del riesgo

El objetivo del
análisis es el de establecer una
valoración y priorización de los riesgos con base
en la información ofrecida por los mapas elaborados
en la etapa de identificación, con el fin de clasificar
los riesgos y proveer información para establecer el nivel
de riesgo y las acciones que
se van a implementar. Se han establecido dos aspectos para
realizar el análisis de los riesgos identificados:
Probabilidad: la posibilidad de ocurrencia del riesgo;
esta puede ser medida con criterios de frecuencia o teniendo en
cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden
propiciar el riesgo, aunque éste no se haya presentado
nunca. Y el Impacto: consecuencias que puede ocasionar a
la
organización la materialización del riesgo. El
análisis del riesgo dependerá de la
información sobre el mismo, de su origen y la
disponibilidad de los datos. Para
adelantarlo es necesario diseñar escalas que pueden ser
cuantitativas o cualitativas o una combinación de las
dos.

A continuación se presentan algunos ejemplos de las
escalas que pueden implementarse para analizar los riesgos.

Análisis cualitativo: se refiere a la
utilización de formas descriptivas para presentar la
magnitud de consecuencias potenciales y la posibilidad de
ocurrencia. Se diseñan escalas ajustadas a las
circunstancias de acuerdo a las necesidades particulares de cada
organización o el concepto
particular del riesgo evaluado.

Escala de medida cualitativa de Probabilidad: Se deben
establecer las categorías a utilizar y la
descripción de cada una de ellas, con el fin de que cada
persona que
aplique la escala mida a
través de los parámetros siguientes:

Alta (es muy factible que el hecho se presente),
Media (es factible que el hecho se presente), Baja
( es muy poco factible que el hecho se presente).

Ese mismo diseño
puede aplicarse para la escala de medida cualitativa de
Impacto, estableciendo las categorías y la
descripción, por ejemplo: Alto (si el hecho llegara
a presentarse, tendría alto impacto o efecto sobre la
entidad), Medio ( Si el hecho llegara a presentarse
tendría medio impacto o efecto en la entidad), Bajo
(Si el hecho llegara a presentarse tendría bajo impacto o
efecto en la entidad).

Con base en los ejemplos anteriormente expuestos, el
comité de control o el
equipo de trabajo en
coordinación con los encargados de los
procesos
pueden construir sus propias escalas de acuerdo a la naturaleza de
la entidad y a las características de los procesos y
procedimientos, de forma que éstas escalas
se ajusten al análisis de los riesgos identificados.

Análisis cuantitativo: este análisis
contempla valores
numéricos; la calidad depende
de lo exactas y completas que estén las cifras utilizadas,
la forma en la cual la probabilidad y
el impacto es expresada y las formas por las cuales ellos se
combinan para proveer el nivel de riesgo que puede variar de
acuerdo al tipo de riesgo.El riesgo puede ser calculado como:

Ocasiones en que se
ha originado una apropiación indebida de
recursos

No. de los empleados que realizan la
actividad

Al igual que para determinar las escalas cualitativas, el
diseño de las escalas cuantitativas debe contar con la
participación de las personas encargadas de los procesos y
con el grupo
encargado de liderar la administración del riesgo.

Una vez realizado el análisis de los riesgos con base a
los aspectos de probabilidad e impacto, se recomienda utilizar la
matriz de
Priorización de los riesgos que permite determinar
cuáles requieren de un tratamiento inmediato.

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Cuando se ubican los riesgos en la matriz se define cuales de
ellos requieren acciones inmediatas, que en este caso son los del
cuadrante B, es decir los de alto impacto y alta
probabilidad; los que no requieren acciones inmediatas (pero
desde luego requieren que se formulen) los ubicados en el
cuadrante C bajo impacto y baja probabilidad, respecto a
los ubicados en las casillas A y D es la entidad la
que debe seleccionar de acuerdo a la naturaleza del riesgo cuales
va a trabajar primero; los de alto impacto pero baja
probabilidad o los de alta probabilidad y bajo impacto
ya que estos pueden ser peligrosos para el logro de los objetivos
institucionales, por las consecuencias que presentan en el caso
de los ubicados en la casilla A o por lo constante de su
presencia en el caso de la casilla D.

Determinación
del nivel del riesgo

La determinación del nivel de riesgo es el resultado de
confrontar el impacto y la probabilidad con los
controles existentes en los diferentes procesos y
procedimientos que se realizan. Para evaluar esta etapa se deben
tener muy claros los puntos de control existentes en los
diferentes procesos, los cuales permiten obtener
información para los efectos de la toma de
decisiones, estos niveles de riesgo pueden ser:

ALTO (cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la
entidad o unidad).

(Impacto y probabilidad alta vs controles).

MEDIO (cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad
media).

(Impacto alto – probabilidad baja o Impacto bajo –
probabilidad alta vs controles).

BAJO (cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja),(
Impacto y probabilidad baja vs controles).

II- Manejo del Riesgo.

Cualquier esfuerzo que emprendan las entidades en torno a la
valoración del riesgo llega a ser en vano, si no culmina
en un adecuado manejo y control de los mismos definiendo acciones
factibles y efectivas, tales como la implantación de
políticas, estándares,
procedimientos y cambios físicos entre otros, que hagan
parte de un plan de
manejo.

Para el manejo del riesgo se pueden tener en cuenta algunas de
las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una
de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

Evitar el riesgo: Es siempre la primera alternativa a
considerar. Se logra cuando en el interior de los procesos se
generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o
eliminación, resultado de unos adecuados controles y
acciones emprendidas.

Reducir el riesgo: Si el riesgo no puede ser evitado
porque crea grandes dificultades operacionales, el siguiente paso
es reducirlo al más bajo nivel posible. La
reducción del riesgo es probablemente el método
más sencillo y económico para superar las
debilidades antes de aplicar medidas más costosas y
difíciles. Se consigue mediante la optimización de
los procedimientos y la implementación de controles.

Dispersar y atomizar el riesgo: Se logra mediante la
distribución o localización del
riesgo en diversos lugares.

Transferir el riesgo: Hace referencia a buscar respaldo
y compartir con otro parte del riesgo como por ejemplo se
trasladan las operaciones de
ventas a otra
parte o físicamente se traslada a otro lugar. Esta
técnica es usada para eliminar el riesgo de un lugar y
pasarlo a otro o de un grupo a otro.

Asumir el riesgo: Luego de que el riesgo ha sido
reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se
mantiene, en este caso el gerente del
proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y
elabora planes de contingencia para su manejo.

Una vez establecidos cuales de los anteriores manejos del
riesgo se van a concretar, estos deben evaluarse con
relación al beneficio-costo para
definir, cuales son susceptibles de ser aplicadas y proceder a
elaborar el plan de manejo de riesgo, teniendo en cuenta,
el análisis elaborado para cada uno de los riesgos de
acuerdo con su impacto, probabilidad y nivel de riesgo.
Posteriormente se definen los responsables de llevar a cabo las
acciones especificando el grado de participación de las
dependencias en el desarrollo de cada una de ellas. Así
mismo, es importante construir indicadores,
entendidos como los elementos que permiten determinar de forma
práctica el comportamiento
de las variables de riesgo, que van a permitir medir el
impacto de las acciones.

Para elaborar el plan de manejo de riesgos es necesario tener
en cuenta si las acciones propuestas reducen la
materialización del riesgo y hacer una evaluación
jurídica, técnica, institucional, financiera y
económica, es decir considerar la viabilidad de su
adopción.

La selección
de las acciones más convenientes para la entidad se puede
realizar con base en los siguientes factores: el nivel del
riesgo, el balance entre el costo de la implementación de
cada acción
contra el beneficio de la misma.

Una vez realizada la selección de las acciones
más convenientes se debe proceder a la preparación
e implementación del plan, identificando
responsabilidades, programas,
resultados esperados, medidas para verificar el cumplimiento y
las características del monitoreo. El éxito
de la implementación del plan requiere de un sistema de
control
interno administrativo efectivo el cual tenga claro el
método que se va a aplicar.

Es importante tener en cuenta que los objetivos están
consignados en la planeación
anual de la entidad, por tal razón se sugiere incluir el
plan de manejo de riesgos dentro de la planeación, con el
fin de no solo alcanzar los objetivos sino de implementar
también las acciones.

III- Monitoreo de los Riesgos.

Una vez diseñado y validado el plan para administrar
los riesgos, es necesario monitorearlo permanentemente teniendo
en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para
la organización, el monitoreo es esencial para asegurar
que dichos planes permanezcan vigentes y que las acciones
estén siendo efectivas. Evaluando la eficiencia en la
implementación y desarrollo de las acciones de control, es
esencial hacer revisiones sobre la marcha del plan de manejo de
riesgos para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que
pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones
preventivas.

El monitoreo debe estar a cargo de los responsables del
área y del Comité o Grupo de Control Interno y su
finalidad principal será la de aplicar los correctivos y
ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del
riesgo.

Autoevaluación

La evaluación del plan de manejo de riesgos se debe
realizar con base en los indicadores de
gestión diseñados para tal fin y los resultados
de los monitoreos aplicados en diferentes períodos.
Así mismo, se evaluará como ha sido el
comportamiento del riesgo y si se han presentado nuevos riesgos
que deban ser combatidos. Si bien es cierto se esta realizando
una evaluación, no se puede entender que esta es la etapa
final del proceso, todo lo contrario con la evaluación se
está obteniendo información importante para
reformular el plan de manejo de riesgos, agregar las acciones
para combatir los nuevos riesgos detectados, generar dentro de
las dependencias y áreas un ambiente de
compromiso, pertenencia y autocontrol y posibilitar a
través de la retroalimentación el mejoramiento en el
logro de los objetivos institucionales.

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