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La Planificación de Eventos desde una perspectiva Gerencial



Partes: 1, 2


    1. El proceso de planificación

    2. Establecimiento de objetivos y
      políticas

    3. Organización del proceso de confección del
      plan

    4. El período de planeación de un Evento. Principios
      a tener en cuenta

    5. Bibliografía Consultada

    "El plan (….)
    debe ser una cosa muy pensada, donde se ponga todo el entusiasmo
    revolucionario para producir lo más que se pueda, pero al
    mismo tiempo, toda
    la conciencia
    revolucionaria para no anunciar la producción de lo que no se puede
    anunciar."

    Ernesto Che
    Guevara.[1]

    La realización de un evento por parte de una
    institución u organización constituye un espacio para
    establecer una comunicación más directa y efectiva
    tanto con su público interno como el externo, siempre
    sobre la base de un objetivo a
    alcanzar.

    Independientemente de las clasificaciones o
    peculiaridades propias de los eventos (forma de
    organización, alcance, temática.) existen elementos
    comunes o generales en el desempeño que deben de asumir sus
    organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que
    conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos
    denominado: Planificación, Organización
    (divide e integra el trabajo y
    se establecen las relaciones y jerarquía), Mando
    (activa y asegura el funcionamiento del sistema
    organizativo) y Control (determina si las tareas se
    comportan según lo previsto, detecta reales y posibles
    desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).

    Estas funciones directivas que conforman el contenido de
    la Dirección como actividad de las ciencias
    Sociales tienen un carácter cíclico e interactivo de
    ahí que conforman un sistema, propiciando un conjunto de
    acciones que
    brindan como resultado una situación deseada.

    Un sola de estas funciones puede descomponerse a su vez,
    en el resto de los otros tres elementos, lo que significa que
    también puede ser estudiada como un ciclo en si y
    además como un sistema con todas sus particularidades. Es
    decir, La planificación constituye un proceso, que
    se organiza, se dirige y se controla.

    Es considerada la función
    más importante del ciclo directivo, hay estudiosos que la
    asocian a la locomotora que conduce un tren de actividades
    organizativas, de dirección y de control.

    ¿En qué consiste la planificación
    como función directiva? : En determinar con
    anticipación los objetivos
    tendentes a satisfacer definidas necesidades, así como
    señalar las actividades o tareas que deben realizarse y
    los recursos que se
    requieren para poder alcanzar
    los objetivos propuestos en un tiempo también
    determinado.
    [2] Un autor, a modo más
    sintético, sostiene que planificar es establecer las metas
    correctas y después elegir los medios
    correctos para lograr dichas metas.[3]

    Es necesario destacar que el proceso de
    planificación de un evento establece un esfuerzo
    coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo
    general denominado Comité Organizador, las personas que
    conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias
    como: talento organizativo, comunicativo, directivo,
    humanístico; una actitud
    creativa y pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como
    ejecutor, con una amplia autoridad,
    habilidades para negociar, etc. El comité organizador
    junto a su responsable principal es el encargado de llevar a cabo
    la planificación, la
    organización, la dirección y el control de todo
    lo que se haga en relación al evento.

    Otro elemento importante a considerarse lo constituyen
    las razones del por qué la planificación del
    evento:

    • Concentrar la atención en los
      objetivos.

    • Reducir la incertidumbre y el cambio.

    • Posibilitar la operación
      económica.

    • Ayudar a los directivos a controlar.

    El esfuerzo coordinado que se requiere, proporciona
    orientación al responsable y al resto del comité
    organizador designado. Cuando todos los que están
    involucrados sepan hacia donde deben dirigirse y que es lo que
    deben aportar para lograr la realización exitosa del
    evento que se planifica, pueden empezar a organizar sus
    actividades, a cooperar y trabajar en equipo.

    La planificación reduce la incertidumbre, es
    decir minimiza la falta de información. La existencia de un plan
    previamente pensado ayuda a dar respuestas ante situaciones que
    se presenten, estén fuera de control y puedan atentar
    contra el cumplimiento exitoso del tipo de evento que se
    planificó: anticipar los posibles cambios, considerar el
    impacto de los mismos y desarrollar las respuestas adecuadas.
    También implica y explica la secuencia de las acciones que
    podrían tomarse en respuesta al cambio.

    La planeación
    reduce las actividades antieconómicas como por ejemplo los
    costos
    excesivamente altos, algo que desafortunadamente muchas veces
    ocurre. Posibilita establecer un mayor control, cuando son claros
    los medios y los fines. La eficacia se torna
    obvia.

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