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La Planificación de Eventos desde una perspectiva Gerencial (página 2)



Partes: 1, 2

Por ultimo la planeación
establece objetivos
estándares que facilitan el control. Si no
estamos seguros de lo que
tratamos de lograr, no podemos determinar si lo hemos logrado. Al
planear desarrollamos los objetivos. En la función de
control comparamos el desempeño real con lo planificado,
identificamos las desviaciones significativas y tomamos las
medidas necesarias. Sin la planeación no puede haber
control. He aquí la relación directa que se
establece entre estas dos funciones
directivas. Si usted no va a controlar mejor no
planifique.

Los Tipos de planes y
los eventos

Un plan[4]es un modelo
anticipado de la realidad futura , ya sea a corto como a largo
plazo.

El autor James Stoner expone en su libro Administración Tomo I que los planes se
clasifican en dos grandes grupos: los
Planes Estratégicos y los Planes Operativos.

Los planes estratégicos: aquellos que se
aplican a toda la
organización, que establecen los objetivos generales
de la organización para el largo y mediano plazo
y buscan determinar la posición de la organización
en términos de su ambiente, por
lo que su delimitación es bien general y de un modo
simple.

Por Planeación estratégica, se entiende:
Que es un proceso que
los gerentes realizan para sus organizaciones,
que tiene un mayor alcance. Es el tipo fundamental de
planeación de medios que
incluye la identificación y organización de las
fuerzas de una organización o institución para
posicionarla con éxito
en su ambiente.

Par el establecimiento de una Administración Estratégica, se
requiere del cumplimiento de los siguientes aspectos
claves
:

  • 1. Establecimiento claro de las
    metas.

  • 2. Actividad de la formulación de la
    estrategia: un modelo que crea una estrategia basada en las
    metas de la organización.

  • 3. Implantación de la
    estrategia.

  • 4. El control estratégico que
    proporciona una retroalimentación en cuanto a su
    progreso.

Los planes operacionales son los planes que
especifican, en el corto plazo, la manera en que se van a lograr
los objetivos generales. Su elaboración es más
específica y detallada (plan de trabajo).

Los planes estratégicos son diseñados por
los altos ejecutivos y la
administración de mandos medios para lograr las metas
generales de la organización, mientras que los planes
operacionales indican como serán implantados los planes
estratégicos mediante las actividades diarias,
proporcionan los detalles necesarios para incorporar la estrategia a las
operaciones
cotidianas.

Relación de los Tipos de Planes atendiendo a
Estructura,
Alcance y Relación con los
Objetivos:[5]

Monografias.com

Según estos elementos, el evento puede
considerarse parte de una acción
específica que se realiza dentro del sistema
organizativo y que responda a una estrategia previamente
precisada (plan operativo) o se puede diseñar toda una
estrategia que responda a su realización (plan
estratégico)[6]. Para esto hay que
tener en cuenta algunos elementos como:

  • Tipo de Institución u
    Organización.

  • Tipo de Evento.

  • 1. Clasificación según su forma
    de organización.

  • 2. Clasificación según su
    alcance.

  • 3. Clasificación según se
    temática[7]

Cuando se refiere al Tipo de Institución u
Organización, hay que conocer que en el mundo existen
organizaciones, que su misión es
la de organizar eventos de
cualquier magnitud, prestando ese servicio
especializado a otras Organizaciones que lo contraten. La
Planificación Estratégica
deberá contener estrategias
completas en relación a un evento dado, es decir, la
planificación de eventos en esta empresas por lo
general constituirán planes estratégicos que
contendrán sus metas estratégicas. Por otra parte
existen otras organizaciones que realizan eventos de gran alcance
como: universidades, ministerios,
Centros especializados etc., y no es ese su objeto social, sin
embargo internamente organizan sus propios eventos
independientemente de las particularidades que exige la
clasificación de los mismos. Estas organizaciones
tendrán entonces que hacer énfasis en las
clasificaciones de los eventos para planificarlos atendiendo al
tipo de plan que corresponda.

Al tener en cuenta la clasificación de los
eventos, por ejemplo los que se asocian dentro de la
clasificación según su forma de
organización, es decir, que se refieren al nivel de
complejidad que requiere el mismo para su organización
como(reuniones, mesas redondas, conferencias, asambleas, paneles)
pueden incluirse dentro de los planes operativos estos eventos
por su generalidad constituyen acciones
concretas a corto plazo que responden a objetivos generales de la
organización u institución proporcionan los
detalles necesarios para incorporar la estrategia a las
operaciones cotidianas. Por tanto puede considerarse su
planificación dentro de un plan operativo.

En cambio si se
tiene en cuenta la realización de un evento con una
temática de mayor alcance (Jornada Científica
Nacional) puede este planificarse a través de un plan
estratégico ya que puede este evento por si solo
establecer una estrategia que, abarque un período de
tiempo
extenso, afecte una amplia gama de actividades e incluya la
formulación de objetivos.

El proceso de
planificación

Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de
pasos o etapas que van completando determinados resultados
intermedios hasta conformar el resultado final.

Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a
cabo el proceso de su elaboración, pero también
resulta posible identificar algunos pasos comunes que aparecen en
cualquier proceso de planificación:

  • 1. Establecimiento de objetivos y
    políticas.

  • 2. Organización del proceso de
    confección del plan.

  • 3. Captación, clasificación y
    selección de informaciones.

  • 4. Proyección del plan( primer
    modelo).

  • 5. Evaluación de la proyección
    del plan.

  • 6. Elaboración del plan modelo
    definitivo.

Establecimiento de
objetivos y políticas

En este primer paso se define la dirección hacia la cual debe ir el plan. El
Comité Organizador debe cuestionarse ¿qué
queremos lograr con la realización de este evento?
¿Por qué se debe realizar? ¿Qué o
quién debe destacarse? ¿Cuáles son los temas
a tratar?

La formulación de estos objetivos, implica
comprender la misión de la organización y deben
estar diseñados en consecuencia de las estrategias de
Marketing o
Corporativa.

Por su parte las políticas
establecerán dentro de que marcos el plan va a ser
confeccionado, estas se utilizaran como medidas de control de las
acciones ejecutadas.

Es importante señalar en este primer paso del
proceso que existen eventos que se celebran periódicamente
y por lo general, cuentan ya con un plan de acción
previamente conformado. En estos casos, el comité
organizador se encuentra ante una posición de certeza, es
decir, conoce bien las posibles desviaciones que puedan ocurrir,
lo cual facilita un mejor desenvolvimiento ante la
ejecución de las acciones del plan. Esto es una fortaleza
que debe ser utilizada en pos de la mejor planificación. A
pesar de ello cada edición, puede traer nuevas metas
superiores y debe ser asumida como un nuevo evento. Y el primer
paso del proceso de planificación seguirá siendo
clave para el éxito del mismo.

Organización
del proceso de confección del plan

La confección del plan ya sea operativo o
estratégico, requiere de un cuidadoso trabajo y debe ser
adecuadamente planificado, organizado y controlado. Es decir, el
proceso de confección del plan debe ser dirigido igual que
se hace una actividad cualquiera o con el sistema organizativo en
su conjunto

Captación, clasificación y selección
de informaciones.

La confección del plan incluye un proceso
complejo de tomas de decisiones que demandan gran cantidad y
calidad
determinada de información sin la cual el proceso no es
posible, al menos eficientemente. La información necesaria
en relación a un evento puede ser de muy diversos tipos y
relacionada a factores de importancia como:

  • 1. Comportamiento de eventos
    anteriores.

  • 2. Tendencias actuales de la realización
    del mismo.

  • 3. El Público al que se
    dirige.

  • 4. Su espacio físico.

  • 5. Fechas y duración.

  • 6. Presupuesto.

  • 7. Recursos humanos.

  • 8. Apoyos institucionales.

  • 1. Comportamiento de eventos
    anteriores.

En el caso de que se realice el plan para un evento
efectuado con cierta periodicidad, es recomendable contar con la
información necesaria del comportamiento
de los anteriormente realizados para, sobre la base de las
desviaciones y resultados positivos, confeccionar el nuevo
plan

  • 2. Tendencias Actuales de la
    realización del mismo.

Conocer las tendencias actuales de la realización
de eventos exitosos tanto en el país como el mundo, que se
encuentren dentro de la misma clasificación del que se
está planificando, sería provechoso, en aras de que
si las condiciones de la organización lo permiten,
poder incluir
los aspectos positivos que incidan en la eficiencia y
eficacia del
mismo.

  • 3. Público:

Se deben conocer las características de las
personas que participaran en el evento (rangos, estatus ,
invitados especiales, personalidades, líderes de
opinión, jurado, prensa,
expositores; participantes extranjeros, participantes nacionales,
los patrocinadores, competencia,
crítica
especializada, etc) esto implica un análisis minucioso de los gastos a sus
necesidades, inquietudes e intereses por el evento.

4. Espacio físico.

Este es un elemento que tributa directamente a los
resultados del evento por lo que es necesario conocer , las
características del lugar y las condiciones materiales en
las que se desarrollará el mismo, se debe ser exhaustivos
en la

búsqueda de sedes o locales que,
ajustándose a nuestro presupuesto,
brinden la mayor comodidad y seguridad para
que la percepción
sobre el encuentro sea la más satisfactoria.

5. Duración.

La duración, es algo que también debe
conocerse para a través de la planificación
garantizar el equilibrio
necesario entre la duración y los intereses de los
participantes, así como también la eficacia del
presupuesto de gastos asignado.

6. Presupuesto

El presupuesto constituye la expresión financiera
de un plan, mediante esta expresión resulta posible
homogeneizar todos los elementos del plan, pues emplea una base
de medida común que permite hacer agregados.

Por medio del presupuesto se planifica y se ejecuta el
financiamiento
de los gastos según el evento que se está
planificando:

Gastos de imagen.

Gastos de imprenta.

Alquiler de locales.

Transportación.

Personal de apoyo.

Medios audiovisuales.

Ornamentación, Señalización e
Indicadores.

Contratación de seguros.

Catering:

En los gastos personales se tiene en cuenta:

Alojamiento..

Obsequios.

Y otros que se consideren necesarios.

La conformación meticulosa de un plan de recursos
financieros evitará que el evento se convierta en una
catástrofe económica. Lo que no se calcule en el
presupuesto quedará fuera del plan de acciones, por lo que
se hace

Imprescindible considerar cada detalle por ínfimo
que parezca.[8]

7. Recursos
humanos:

Es importante conocer como quedaran limitadas las
responsabilidades de cada uno de los miembros del comité
organizador, para establecerlas dentro del plan así como
delimitar los implicados en cada acción. La
concentración de fuerzas en sólo unos miembros no
ayuda a la eficiencia del trabajo. También es necesario
dejar definido el personal de apoyo
que se contrata para

trabajar en el evento.

  • 9. Apoyos institucionales:

El comité organizador debe estar muy bien
informado acerca de cada una de las Organizaciones que apoyan o
patrocinan el evento y de la posible proliferación de
connotaciones peyorativas que puedan disminuir el prestigio del
encuentro.

Proyección del plan( primer
modelo)

Una vez que se tiene la información sobre el
comportamiento de estos y otros aspectos que se consideren
necesarios, se procede a elaborar la primera versión del
plan de acción para cada una de las
etapas[9]Este primer modelo no es el definitivo de
la realidad que queremos alcanzar, sino una representación
de las primeras consideraciones a las cuales se ha
llegado.

Evaluación de la proyección del
plan.

El primer modelo confeccionado debe someterse al
criterio de aquellos que deben participar en su análisis y
evaluación y a las autoridades (en este
caso, la totalidad del comité Organizador) que deben
decidir sobre la continuación del trabajo hacia la
confección del plan definitivo

Elaboración del plan modelo
definitivo.

Como resultado de la evaluación del plan, el
nivel de dirección que
corresponda[10]determina que se confeccione el
plan siguiendo aquella alternativa que es considerada la
mejor.

En muchos casos este plan definitivo requiere de la
elaboración de otros derivados, por ejemplo, a niveles
inferiores de dirección o a niveles mayores de detalle,
proceso el cual debe iniciarse.

La aprobación del plan definitivo debe llevarse a
cabo mediante un acto formal por la persona
autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos los
ejecutores y se procede a iniciar el proceso de su
ejecución (durante el evento) y control (después
del evento).

El período de
planeación de un Evento.
Principios a tener en
cuenta

La planificación de un evento tiene un
período de duración en correspondencia a las
características del mismo y a la capacidad de
organización que tengan sus responsables. Para tener la
medida del horizonte del plan ya sea para un período corto
o prolongado, así como para establecer una adecuada
coordinación de todas las acciones
propuestas, es necesario tener en cuenta varios principios:

  • El plan no es un objetivo en sí mismo, sino
    uno de los medios de que dispone la Organización para
    obtener buenos resultados.

  • El plan debe proponer realizaciones concretas,
    audaces, pero posibles dentro de las políticas
    establecidas.

  • El alcance y nivel de detalle del plan debe estar
    adaptado al nivel de dirección del objeto de
    planificación.

  • Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en
    los planes, menor el peligro de pérdida que se
    producirán por hechos inesperados. La flexibilidad
    introducida implica costos y el plan más inflexible
    será el menos costoso si los hechos posteriores
    comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la
    decisión.

  • Un factor limitante es algo que obstaculiza el logro
    de un objetivo deseado. Si se reconocen los factores
    limitantes en una situación dada, se puede estrechar
    la búsqueda de alternativas a aquellas que superen a
    esos factores. El principio es el siguiente: "sólo
    cuando se reconocen y se resuelven aquellos factores que
    representan un serio obstáculo en nuestro camino hacia
    la meta, podemos seleccionar el mejor curso alternativo de
    acción."

Lo complejo de la aplicación de este principio es
la búsqueda y reconocimiento de ellos factores limitantes,
que en ocasiones son obscuros. En la planeación esto se
hace interminable debido a la variabilidad de los factores
limitantes por el momento dado. Lo que hoy es decisivo,
mañana puede entorpecer la planeación o lo que hoy
es un factor limitante, mañana puede carecer relativamente
de importancia.

La planificación de un evento debe verse como un
proceso donde se establezcan las políticas, estrategias,
objetivos, acciones, recursos, tiempo y en función de ello
construir un modelo teórico de lo que se quiere alcanzar
con la realización del mismo para un momento posterior,
mediato o inmediato. Este modelo es el plan y el resto de las
funciones directivas (organización, mando y control) deben
ser capaces de convertir esta teoría
en realidad concreta, convirtiéndolo en un instrumento que
se subordine a los objetivos que se planteen. En la medida en que
se logre ese espacio de comunicación entre la organización y
los públicos objetivos, que es en esencia la razón
de existir del evento como actividad organizacional, este proceso
de planificación tendrá validez.

Bibliografía
Consultada

Carnota, Orlando. Teoría y Práctica de la
Dirección Socialista. Editorial Pueblo y Educación .La Habana
1990.

Colectivo de Autores. Selección de
Aspectos esenciales de la Teoría y Práctica
económica en el pensamiento de
Ernesto Che Guevara
Tomo I Editorial Ciencias
Sociales. Habana 1990.

González. Laura Legna. Guía
teórico-práctica para la Organización de
Eventos. La Habana, Cuba.
2007

Inda González Ana Mahé. El ciclo
administrativo según diferentes autores. CETED
2002.

Stoner, J. Administración. – – 5. ed. – – México DF:
Prentice Hall Hispanoamerica S.A., 1996.

Urrusuno, Carvajal ILeana. Fundamentos de la
Dirección. Editorial Félix Varela 2007.

 

 

 

 

Autoras:

Lic. Susana Cabrera Rodríguez

Lic. Maidolis González
Pérez

Profesoras de Administración. Universidad de
Granma.

[1] Selección de Aspectos esenciales
de la Teoría y Práctica económica en el
pensamiento de Ernesto Che Guevara Tomo I Editorial Ciencias
Sociales. Habana 1990.

[2] Ibíd.

[3] .Inda González Ana Mahé. El
ciclo administrativo según diferentes autores. CETED
2002

[4] Existen diferencias semánticas
entre planear y planificar. Algunas de ellas guardan
relación con el tiempo en que se enmarca: se planifica
en el corto plazo, se planea en el largo plazo. La
planificación es parte de la planeación pero no
se agota en ella. Es decir, la planificación concretiza
en acciones lo que la planeación diseña en
escenarios futuros.

[5] Debido a que los planes
estratégicos afectan diversas actividades
organizacionales, mientras que los planes operativos tienen un
alcance muy estrecho y limitado, algunos especialistas hacen
una distinción entre metas estratégicas y
objetivos operativos.

[6] Para que la organización avance de
manera efectiva, las metas y los planes operativos tienen que
reflejar los planes estratégicos, así como la
misión general de la empresa. El
evento hay que planificarlo siguiendo esta premisa.

[7] González. Laura Legna : Estas
clasificaciones (…)no son excluyentes entre sí.
Por el contrario, un evento puede ser clasificado a la vez
según estos tres parámetros. Guía
teórico-práctica para la Organización de
Eventos. La Habana, Cuba. 2007 p.17

[8] González Laura Legna. Guía
teórico-práctica para la Organización de
Eventos. La Habana, Cuba. 2007

[9] El plan de acción debe contener
objetivo,
las actividades, responsables, fecha de ejecución,
implicados, recursos necesarios etc.).Ver Ilineana
Urrusuno.

[10] El Jefe del Comité organizador
será el encargado de aprobar la ejecución del
plan de acción propuesto

Partes: 1, 2
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