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Análisis de los procesos administrativos de una panadería, pastelería y charcutería (página 2)




Partes: 1, 2, 3


Capitulo V: Se refiere a las conclusiones y recomendaciones emanadas del estudio realizado.

Finalmente, se detallan las referencias bibliográficas y electrónicas que sustentaron los aspectos de la investigación, así mismo, se presentan los anexos respectivos.

CAPÍTULO I

El problema

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

En esta nueva era las organizaciones presentan situaciones de complejidad, dinamismo y alta competitividad donde solo serán exitosas aquellas empresas que desarrollen capacidades de flexibilidad, adaptación, optimización de sistemas, generando así una ventaja competitiva que permita enfrentar los cambios empresariales y a esos competidores, logrando alcanzar sus objetivos de una forma eficaz y eficiente.

De igual forma, en las organizaciones sigue siendo un tabú las forma y las maneras de llevar a cabo cada día los procesos administrativos; siendo este según Faylos (1969)"… deben hacerse de una manera secuencial de tal modo que el desempeño de las funciones administrativas puedan lograr los objetivos trazados. (p. 103).

Así mismo, cabe agregar que la organización es la estructura la cual determina las jerarquías necesarias y agrupaciones de actividades con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social y para que exista una buena administración que día a día sigue siendo una inestabilidad la manera de llevar consecutivamente los procesos administrativos, lo cual expresa Chiavenato (2003) "…Dinámico solo cuando el concepto de función se aborda desde esta perspectiva, este permite la corrección y el ajuste continuo, mediante la retroalimentación, de este modo el proceso administrativo no es mas que un ciclo, sino una interacción dinámica", (p. 319).

De lo anterior se deduce que todas las organizaciones tanto públicas como privadas, tienden a buscar su eficiencia aprovechando al máximo los recursos disponibles mediante la aplicación de criterios de escasez en virtud de la severa recepción económica que afecta al mundo, sobre todo en estas económicas, dependiendo de algún producto de explotación como es el caso venezolano.

Del mismo modo, cabe destacar que una organización es el escenario donde se desarrollan todos los procesos administrativos, los cuales hacen un trabajo eficiente cuando esto se cumple a cabalidad cada uno de ellos, ya que son quienes colocan en un buen funcionamiento a una empresa; por lo tanto Melinkoff (1998), define una organización:

"Es un proceso de la administración con carácter de instrumento esencial donde se adecuan los procesos administrativos que se convierten en procesos productivos que adquieren la categoría de técnicas y es parte integrante de las fuerzas productivas, donde establecen forma de trabajo dentro de la estructura organizativa. (p. 46)".

Considerando de tal forma, que todas las organizaciones deben presentar continua y detalladamente cada uno de los procesos; siendo este según Chiavenato (2003), es "…la secuencia sistemática para realizar las tareas, medios, métodos o maneras de ejecutar ciertas actividades" (p. 16), debido a esto es importante resaltar que los procesos administrativos son aquellas funciones que el administrador debe realizar parta que se logren los objetivos en la forma mas racional posible, es decir, con optima utilización de los recursos.

Seguidamente, se dice que los procesos administrativos contribuyen a la

formación de una organización, porque son quienes proporcionaban los fundamentos para el estudio de la administración, además sirven con directrices para que el gerente analice y entienda un problema determinado y lo lleve a los objetivos y medios concernientes para alcanzarlos.

En tal sentido, comenzar a ejecutar o colocar en práctica cada uno de ellos tomando en cuenta como primer paso la planeación, la cual es la que permite definir los objetivos e implementar planes para conseguirlos, eligiendo los medios necesarios, según Chiavenato (1993), define el termino planear con los objetivos y escoger anticipadamente el mayor curso de acción para alcanzarlo, colocando como ideal el enfoque integral de la planificación que es el mayor vehiculo para el desenvolvimiento de una creatividad que difieran resultados óptimos.

Por otro lado, organizar se caracteriza por dividir el trabajo y designar personas que lleven a cabo la coordinación de este recurso, ya que para lograr objetivos deben orientarse en un fin común, tal como lo define Chiavenato (1993), organizar es determinar las actividades necesarias para el alcance de los objetivos planeados, además de agrupar las actividades es una estructura lógica y asignar las actividades a personas especificas, (p. 256)..

De acuerdo a esto, la organización es aquella parte de la administración que implica establecer la estructura intencional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización, se encuentra orientada hacia unos objetivos por que esta diseñada a alcanzar los resultados, por otro lado se encarga de organizar, integrar y estructurar los recursos del organismo.

Al mismo tiempo, la dirección viene dada de la mano de la organización y la planeación y se enfoca en dirigir, liderar y motivar los esfuerzos hacia un propósito, además de accionar y dinamizar la empresa, por tal motivo Stonner (1992), lo define con "la relación interpersonal de los administradores en todos los niveles de la organización y de sus respectivos subordinados" (p. 28).

Evidentemente es la dirección quien influye en las personas para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización, por que es quien planea, organiza, integra y controla las técnicas útiles que permitan dirigir y realizar mejor el trabajo.

Visto de esta forma, el control como ultima función del proceso administrativo viene a definir los estándares de desempeño y emprender la acción correcta para garantizar la continuidad de los objetivos, es el control quien determina el desempeño con el fin d que se cumplan los objetivos de la organización, es por lo tanto que Weihrich, (1989), lo define como un sistema sencillo de retroalimentación, donde los administradores deben detectar estándares y planes con lo que mas adelante llevaran a cabo las correcciones (p. 595).

Sin dudas el control, es la base de la consecución que sigue luego de planear, organizar, hacer, evaluar y mejorar las expectativas de una organización.

Sin embargo, para que exista una administración efectiva donde se desarrolle solo va a depender de la alta complejidad con el cual presente sus alternativas, según lo expresa Mardelly (1999), "es un proceso que consiste en planear, organizar, ejecutar el desempeño para determinar y lograr los objetivos manifestados mediante el uso de seres humanos u otros recursos" (p. 16).

Por otra parte, la pequeña y mediana empresa (PYME), a nivel mundial a desempeñado un papel en el desarrollo de la economía industrializada, igual que los países en desarrollo, la (PYME), ha contribuido significativamente en el crecimiento económico, evidenciando su papel en la aceleración del ritmo de industrialización y la promoción al espíritu empresarial.

En relación a lo antes planteado, la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal", ubicado en Yumare, Municipio Manuel Monge del Estado Yaracuy, dedicada a la producción y venta de pan y otros productos ya determinados, como son; víveres, charcutería, entre otros, según observaciones efectuadas y comentarios por parte de la clientela, se dice que presenta una serie de inconvenientes como lo son desabastecimiento de pan, falta de conocimiento del personal de dicha área, generalmente no existe variedad en los productos, lo que conlleva a definir que no se están implementando los procesos administrativos, ya que estos son la base principal para toda organización, y sin ellos se generan una serie de consecuencias, tales como; desaprovechamiento de ganancias, ya que se encuentra en un buen punto competitivo, logrando perdida de clientes al no encontrar el producto deseado.

En resumen, se decide realizar un análisis sobre los procesos administrativos de la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal", ubicada en Yumare, Municipio Manuel Monge del Estado Yaracuy, con la finalidad de una u otro forma solventar el problema y dar alternativas a la situación que se esta suscitando.

Debido a estas observaciones, surgen las siguientes interrogantes:

¿Cuál es la situación que presenta la empresa en cuanto a los procesos administrativos?

¿Cuáles son las variables que afectan el proceso administrativo de la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal"?.

¿Qué estrategias se utilizaran pata optimizar el logro de los procesos administrativos de la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal", ubicada en Yumare, Municipio Manuel Monge del Estado Yaracuy?.

Una vez expuestas todas las interrogantes, se le dará solución al problema planteado, esperando que sea de gran utilidad, además de beneficioso para todos los miembros que pertenecen a la organización.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General.

Analizar los procesos administrativos de la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal", ubicada en Yumare Municipio Manuel Monge Estado Yaracuy.

Objetivos Específicos.

  • 1. Diagnosticar la situación que presenta la empresa en cuanto a los procesos administrativos.

  • 2. Determinar las variables que afectan los procesos administrativos de Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal ".

  • 3. Diseñar estrategias para optimizar los procesos administrativos de Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal".

Justificación e Importancia

Los procesos es la secuencia sistemática de las funciones para realizar las tareas, por medio de métodos o maneras de ejecutar ciertas actividades; sin importar sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar para alcanzar los objetivos deseados.

Más aún en las tendencias observadas en los últimos años indican que existirá un mayor crecimiento en las organizaciones siempre y cuando los problemas administrativos de la empresa estén dentro de los parámetros aceptables que permitan cada día obtener calidad en los productos y maximizar las ganancias llevando consigo una buena administración y cumplimiento de total cabalidad de cada una de los procesos administrativos.

Ante esta situación, se justifica realizar este estudio referido a proyectar espacio de desenvolvimiento empresarial, promoviendo alternativas de desarrollo que responda a la meta trazada, elevando la eficacia en la toma de dediciones y elevar la disponibilidad de convertirse en la empresa líder o en una fuente competidora.

Según lo antes expuesto el mismo esta dirigido a adoptar estrategias para optimizar los procesos administrativos ya que de una u otra forma se va a mejorar el servicio de la misma logrando de esta manera alcanzar los objetivos planteados, por consiguientes el presente estudio esta enmarcado en las líneas de investigación: Los procesos administrativos y su alta efectividad en la empresa. Del mismo modo el estudio se ubica en el eje conceptual de los procesos administrativos con la finalidad de analizarlo y observar la oportunidad que esta presenta, además para facilitar la forma de decisiones acorde con los resultados.

En este orden de ideas, es importante resaltar que dicha investigación se basa en primer lugar en conocer la problemática, determinar las causas que afectan dichos procesos y diseñar estrategias que permitan de una u otra manera dar soluciones que se consideren para lograr los objetivos trazados. Por ultimo esta investigación traerá beneficios sociales y económicos tanto para los trabajadores como para la empresa ya que se diagnosticara la situación que presente la misma, aportando la posible alternativa mediante el diseño de estrategias de análisis para el proceso administrativo.

CAPÍTULO II

Marco teórico

Antecedentes de la investigación

Todo estudio que se pretende realizar requiere como paso previo, la revisión de temas ya existente relacionados con el trabajo que se elabora. Por lo que se hace necesaria la consulta de tópicos asimilados con el mismo, por tal motivo, en el presente capitulo se citan investigaciones, que de una a otra manera han contribuido a generar antecedentes sobre el tema referido el análisis de los procesos administrativos de la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal". De Yumare Estado Yaracuy.

En consecuencia se han estudiados y se citan experiencias anteriores relacionadas con los factores que posiblemente estén actuando de manera similar ante problemática por las cuales atraviesa la Panadería, Pastelería y Charcutería "El Terminal" donde lo que se pretendes relacionar experiencias, métodos, tipos de investigación, instrumentos utilizados entre otros, a la situación presente de la empresa citando de igual forma antecedentes tanto internacionales como nacionales.

Antecedente Internacional

Eusa Feregrino, R.J., Gonzáles Ríos, R (2004) En su tesis de licenciatura, que lleva por nombre Reingeniería del Proceso de Administración de Documento en la Obra Publica del Estado de Pueblas (SEDECAP), el cual realizo para optar al titulo de licenciada en Administración de empresa, en la Escuela de Negocios, Universidad de las Américas Puebla.

Según estos autores afirman que el problema que presenta esta organización es la falta de planificación, coordinación y evaluación dentro de sus procesos administrativo debido a la resistencia al cambio, falta de gerencia inadecuados planes de adiestramiento, carencia de un solidó departamento de mejoras de procesos que permitan otorgar unidades a la empresa, falta de registro de todos los procesos emprendidos, además de crear reuniones entre los empleados de la organización que permitan conocerse mejor, compartir inquietudes y romper con la rutina eventual.

Para finalizar concluyeron que es importante llevar a cabo con eficaz eficiencia cada uno de los pasos que comprenden los procesos administrativos ya que estos permiten lograr el funcionamiento de las actividades de la organización y así obtener efectivamente los resultados esperados que se ajusten a su visión, misión y política evitando riesgo de desequilibrios organizacional y económico dentro de sus estados financieros, de igual forma señalan, que debe existir un departamento especializado capaz de enfrentar cualquier dificultad o cambio que se presente en el camino.

Antecedentes Nacionales

Vásquez (2004), en la tesis titulada formulación de mejoramiento continuo de los procesos administrativos en la dirección de la universidad centro occidental Lisandro Alvarado UCLA Barquisimeto Estado Lara, cual fue propuesto a la universidad Fermín toro, en la escuela de administración, siendo un trabajo de grado para obtener el titulo de licenciado en administración empresa, lo cual se basó en un diseño de campo con una modalidad descriptiva, planteando como objetivo general diagnosticar los procesos administrativos en la dirección de planificación de la UCLA conociendo las necesidades de cada una de las unidades que la conforman e identificando las funciones de cada unida y puesto de trabajo.

El autor concluyo que la dirección de planificación de la UCLA presenta problemas en cuanto al manejo de proceso administrativo y la forma como afecta a gran parte de la organización.

Este antecedente implica o muestra la importancia que tiene la efectividad de los procesos administrativos.

Salcedo, J. (2004) en su trabajo titulado "Influencia del Proceso Administrativo en el Departamento de venta de la Empresa Proter & Gramble, C.A. Valencia Estado Carabobo ", el cual se obtuvo información a través de un cuestionario que se le aplico a un determinado numero de personas. La metodología empleada es del proyecto factible y de proceso de análisis de los resultados que estos obtuvieron fue del 90% de la muestra.

En este contexto el autor hace énfasis de la importancia que tiene cada uno de los procesos que deben cumplirse dentro de una organización ya que son el piloto fundamental en el desarrollo de las actividades que realiza una empresa como tal.

De igual manera, Pandares (2005) en su trabajo titulado, análisis del proceso administrativo del área de compra de la empresa Cerámicas Caribes CA ubicada en el Municipio Bruzual del Estado Yaracuy, el cual realizo para optar al titulo de TSU en administración en el IUTY, y se enmarco en el estudio de campo en la modalidad descriptiva tuvo como finalidad analizar los procesos administrativos del área de compra.

Una vez realizada el análisis a los resultados de la investigación, determinó que existe ciertas actividades que pueden ayudar a mantener efectivamente los procesos administrativos dentro de una empresa ya que son la base fundamental para el desarrollo de las actividades.

Este trabajo contribuye con la investigación ya que resalta la importancia de la realización e utilización de los procesos administrativos dentro de una organización.

Así mismo, Almeida, L. (2005) en su tesis de grado titulada " Política para un Departamento Administrativo ", realizado en la empresa Orinoco C.A del Estado Carabobo tomó como base un diagnostico mediante el cual se determinó que ese departamento no contaba con lineamientos claramente establecidos, para ellos se tomó una muestra de 30 empleados, los cuales aplico la variedad del problema, con un diseño tipo proyecto especial y un nivel descriptivo, con este estudio demostró la importancia de establecer la política e implementación en el departamento administrativo.

Lo resaltante de esta investigación es la coincidencia en considerar los procesos administrativos como una herramienta fundamental de gestión administrativa, que le garantiza el buen manejo de los recursos financieros haciéndose evidente que cuando una institución enfoca su gestión en el ámbito legal las actividades se desarrollan mejor y los objetivos se hacen mas fáctibles de cumplirse.

La relación de todos los trabajos utilizados como antecedentes y el tema de estudio es que ambos presentan a los procesos administrativos como la base esencial de toda organización para así alcanzar todos los objetivos y metas propuestas.

Bases Teóricas

En esta parte del capitulo se exponen las bases teóricas obtenidas de los grandes estudios desarrollados permitiendo de esta manera una secuencia coherente al presente trabajo, donde cada una de sus aportes permitirán desarrollar las diferentes bases del proceso y facilitar una visión mas precisa de los distintos conceptos que aquí se desarrollaran dentro de los que se encuentra:

Administración

El papel de la administración en la sociedad moderna, que todas las organizaciones operan en beneficio de la comunidad, su continuidad y crecimiento depende de la eficacia, la tarea de la administración es por lo tanto, asegurar la continuidad de la organización para que siga atendiendo las exigencias y necesidades que cambian rápidamente, le corresponde a la administración la tarea de diagnosticar esos cambios.

Verificar su tendencia y ajustar el comportamiento de la organización a nuevas oportunidades propiciado por las nuevas circunstancia.

En tal sentido Fylor (1969) lo define como el proceso por el cual se ejecutan un propósito determinado poniéndolo en vigor y vigilándolo (Pág. 23).

Para finalizar podemos decir que la administración. Se volvió tan importante como el propio trabajo hacer ejecutado no en un fin en si misma, es un medio de hacer que las cosas sean realizadas de la mayor forma posible con el menor costo con la mayor eficiencia y eficacia.

Características de la Administración

La administración posee ciertas características inherentes que la diferencias de otras disciplinas:

  • Universalidad: Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una empresa industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, entro otros.

  • Valor Instrumental: Su finalidad es eminentemente practica, resulta ser un medio para lograr un fin.

  • Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existen aisladamente. Todas las partes existen simultáneamente.

  • Amplitud de Ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal.

  • Especificidad: Tiene características propias que le proporcionan su carácter especifico.

  • Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

  • Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo en donde se aplican.

Importancia de la Administración

Después de haber estudiado sus características, resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. Por l que es necesario mencionar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

  • Universalidad: Demuestra que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social.

  • Simplificación de Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad.

  • Productividad y Eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

  • Bien Común: Proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

Administración Pública

Es la ejecución y la observancia de la política gubernamental. según ha sido delineada para autoridades competentes y por lo tanto a ella concierne los problemas. Poderes, organización y técnicas que lleva implícita de las leyes y políticas formuladas por la dependencia gubernamentales encargadas de ellos.

La administración pública es la ley en acción: es la parte ejecutiva del gobierno.

En consecuencia significa primordialmente las labores de las empresas civiles que se encarga, por mandato legal de tramitar los trabajos públicos que se les han asignado. La administración concentra su estudio en aquellos aspectos de organización, procedimientos y método que son comunes a la mayoría de las oficinas administrativas.

Tal como lo expresa Amaro (1993), dados los problemas económicos y sociales generados por la crisis existente en distintos ordenes de la vida actual el estado moderno asumió una responsabilidad de gran envergadura basada en la orientación de los procesos económicos de la sociedad sea cual sea su concepción política. En este orden, el citado autor destaca:

"El estado en su misión de satisfacer los servicios públicos de la comunidad, encara graves problemas en la prestación del mismo, debido a la demanda y expansión de los sectores tradicionales, como; salud, educación, agricultura, transporte, justicia, bienestar, defensa, hidrocarburos y minas". (Pág. 03).

Así mismo, indica este autor que el acto administrativo es la expresión de la voluntad del estado mediante su principal instrumento; la administración pública la cual cumplirá sus fines en la medida que los titulares de las distintas instalaciones publicas para ejercer su poder con eficiencia. Todo lo anterior, permite afirmar la importancia de la funcionalidad de los entes públicos sobre todos aquellos cuya responsabilidad es garantizar diversos servicios a la colectividad.

Los Principios de la Actividad de la Administración Pública:

De acuerdo con el artículo 141 de la Constitución, la Administración Pública se fundamenta en "los principios de honestidad, participación, celeridad eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho". Estos mismos principios los repite el artículo 12 de la LOAP al precisar que la actividad de la Administración Pública se desarrollará con base a los principios antes mencionados.

Principio de la simplicidad: El artículo 12 de la LOAP dispone que la simplificación de los trámites administrativos será tarea permanente de los óranos y entes de la Administración Pública, así como la supresión de los que fueren innecesarios, todo de conformidad con los principios y normas que establezca la ley correspondiente. Este principio tiene el objeto de racionalizar los trámites que realizan los particulares ante la Administración Pública, mejorar la eficiencia, pertinencia y utilidad, a fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad en las mismas; reducir los gastos operativos; obtener ahorros presupuestarios; cubrir insuficiencias de carácter fiscal y mejorar las relaciones de la Administración Pública con los ciudadanos.

Principio de información general (Internet). A fin de dar cumplimiento a los principios establecidos en la LOAP, ésta dispone (art. 12) que los órganos y entes de la administración Pública deberá utilizar las nuevas tecnologías que desarrolle la ciencia, tales como los medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para su organización, funcionamiento y relación con las personas.

Principio de publicidad de los actos generales: La norma recoge el principio general del comienzo de la eficacia de los actos administrativos de efectos generales (normativos) o de carácter general (destinados a varios sujetos de derecho), sujetándolo a la publicación en la Gaceta Oficial.

Principio de la sujeción a los planes, metas y objetos. Los órganos entes de la Administración Pública, en su funcionamiento, deben sujetarse a las políticas, estrategias, metas y objetivos que se establezcan en los respectivos planes estratégicos y compromisos de gestión.

Principio de la eficacia. Los entes de la Administración Pública debe perseguir el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y compromisos de gestión; así como la evaluación y control del desempeño institucional y de los resultados alcanzados.

Principio de la adecuación de los medios financieros a los fines. La asignación de recursos a los órganos y entes de la Administración Pública se debe ajustar estrictamente a los requerimientos de su funcionamiento.

Principio de coordinación: Conforme con el artículo de la LOAP, las actividades que desarrollen los órganos y entes de la administración pública deben estar orientadas al logro de los fines y objetivos del Estado, para lo cual deben coordinar su actuación bajo el principio de unidad orgánica.

Administración Privada

Concierne a las actividades de los particulares y en todos sus ordenes y es, por lo tanto muy amplia. La industria es la ilustración mas evidente de la administración privada, pero también la encontramos altamente desarrollada en los organismos eclesiásticos, los colegios y las instituciones privadas de beneficencia.

Puede ser, de tipo internacional, como ciertas sociedades de carácter cultural, político y social y carteles que se van mas allá de las fronteras de un país, además de tipo nacional, regional o local, bancaria, industrial comercial, agrícola entre otros.

Administración Mixta

La administración mixta o cuasi-pública se refiere a las actividades de aquellos organismos que están bajo jurisdicción tanto del poder público como del sector privado, y a ellos corresponden las instituciones de participación estatal, descentralizadas o autónomas. Por el ámbito que abarca, la administración mixta puede ser de carácter institucional, nacional y regional, y por la estructura del organismo al que sirve puede ser de tipo descentralizado, autónomo, semioficial, de participación etc.

Comparación Entre Administración Pública y Privada

Mucho se ha discutido sobre la administración pública, es una disciplina independiente de la administración privada y por el contrario ambas son partes de una disciplina general llamada "administración". Existen suficientes motivos para pensar que esto último es lo correcto y que no justifica en forma alguna la existencia de dos disciplinas separadas, Sin embargo, podemos conocer que dentro de cada esfera en particular, existen situaciones específicas que lo caracteriza, así como que tienen grandes analogías.

Diferencias entre Administración Publica y Privada

Dimock (1999), que la administración pública se caracteriza porque es menos idónea que la privada, porque la limitan sus responsabilidades, que están enmarcadas en reglamentos que no pueden cambiar a voluntad. Además esta sujeta a cambios imprevistos o premeditados de política, lo cual se traduce en cambios de administración. El remedio para estas desventajas creación de servidores públicos profesionales permanentes, que ocupen los puestos de mas alta jerarquía, y proveer de ciertas autonomías a la administración para alejarla de estas influencias.

Los problemas se acentúan en la administración pública debido a las condiciones políticas gubernamental, las restricciones legales etc., que están por encima de una autonomía administrativa y la libertada de acción.

Una distinción muy común entre ambos tipos de administración es aquella que se refiere a los fines. Desde el punto de vista objetivo, es indiscutible que existe una distinción tajante el objeto del gobierno es servir a los ciudadanos, procurar la continuidad de los servicio. En cambio el propósito de la empresa privada es la obtención del lucro. Sin embargo, no puede negarse que existen empresas privadas que trabajan no solo con fines no lucrativos, sino que aun desarrollan actividades que, en principio, corresponden al Estado.

Proceso

Para dar seguimiento a una series de actividades con enfoque para llevar a cabo las labores eficientemente. Es necesario tomar en cuenta sus procedimientos o pasos que permiten dar consecución y orden a cualquier labor que se desempeñe.

Por tal motivo Chiavenato (2003) la define como: la secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas , medio, métodos o manera de ejecutar ciertas actividades sin importar sus niveles ni funciones se comprometen continuamente en actividades interrelacionadas como planear, organizar dirigir y controlar los objetivos deseados (Pág. 16)

Proceso administrativo

A pesar que la administración sea una disciplina relativamente nueva su desarrollo fue muy rápido lo que permite entonces los procesos administrativos vengan a formar papel importante dentro de una organización, puesto que ellos son las bases sustancial para la creación y desarrollo de las actividades que se desean realizar.

Por lo tanto Stonner (1992) define:

"Los procesos administrativos como el conjunto de operaciones o procedimientos a seguir dentro de una organización para cumplir con total cabalidad las actividades planteadas y de este mismo modo lograr un mayor desenvolvimiento en las evaluaciones y alcanzar el máximo rendimiento de todos los empleados en el interés y de esta manera obtener los objetivos planteados".

De igual manera, Thielen (1995), señala que los procesos administrativos "son todas aquellas funciones que el administrador debe realizar para que se logren los objetivos en la forma mas racional posible, es decir, con la optima utilización de los recursos"

Ventajas Del Proceso Administrativo.

  • Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

  • Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

  • Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

  • Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

  • Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

  • Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

  • Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de sus aplicaciones requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

Por consiguiente a continuación se desarrollaran de una manera precisa y sencilla cada uno de los procesos administrativos.

Planificación

Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Es la función administrativa que determina cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que deben hacerlo para alcanzarlo.

Por su parte Chiavenato (1987) define como planear es decir los objetivos y escoger anticipadamente el mayor curso de acción para alcanzarlo.

Principios de la Planificación

  • Primacía de elementos de administración (planificación, Organización dirección - coordinación - control).

  • Iniciación del proceso de gestión empresarial.

  • Flexibilidad, variables no previstos por acciones coyunturales y estructurales que requieren programación.

  • Sincronización, a nivel y horizontal de la organización.

  • Objetivos ¿Qué queremos alcanzar?

  • Estrategias ¿Cómo lograr los objetivos y que alternativas se debe emplear?

  • Programas de acción. ¿Qué operaciones hay que alcanzar?

  • Políticas internas ¿Qué orientación y prioridad deben alcanzarse?

  • Procedimientos ¿Cómo se hace?

  • Normas de control ¿Qué parámetros, medidas se utilizan en la evaluación?

Fases de la Planificación

  • Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad.

  • Diagnostico. Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad.

  • Explicación de porque lo planificado es como es y no como debería ser.

  • Prognosis: descripción de cómo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales continúan actuando igual que hasta el presente.

  • Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos

  • Selección de instrumentos para transformar lo existente en lo deseable y posible. Selección preliminar Evaluación. Selección final de conjuntos de instrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definición de mecanismos para implementar y revisar los planes.

  • La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas y presupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones y responsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones.

  • Requiere de un análisis de la realidad o diagnostico que contiene:

  • Fortalezas y debilidades

  • Además incluye la formulación de planes, que definen:

  • Políticas

  • Metas y estrategias del plan.

Pasos de Planificación,

  • 1- Detección de las oportunidades: es el verdadero punto de partida de la planeación.

  • 2- Establecimiento de objetivos: consiste en difundir y establecer objetivos para todas las empresa y para cada unidad de trabajo lo cual debe realizarse a corto o a largo plazo.

  • 3- Desarrollo de premisas: establecer, obtener, difundir, consenso para utilizar premisas como pronostico políticas y los planes existentes en las compañías.

  • 4- Fijar los cursos alternativos de acción: consiste en buscar cursos alternativos de acción para llevar a cabo aquellos que no resulten evidente.

  • 5- Determinar los cursos alternativos de acción: consiste en adoptar un plan después de haber examinado sus puntos débiles o fuertes evaluados, ponderados de acuerdo a las metas.

Clasificación de la Planificación

Es importante destacar que el modelo que se construye en esta concepción obedece a una visión sistemática lineal es decir elemental.

La proyección en ese sentido sustenta al método, sin olvidar el campo de las probabilidades de las cuales echan mano. Por tanto, la amplitud del universo poblacional, de relaciones, sucesos, sujetos, objetos, es variable.

Posee limitaciones tantas por una rigidez (determinismo) como por su escasa aplicación, poco afines con la dinámica social contemporánea, que propone y desarrolla visiones totalmente nuevas, toda vez que los problemas actuales carecen de paralelo. Por tanto, la funcionalidad del uso exclusivo de esta postura limitada.

Prospectiva: La prospectiva es una concepción y una praxis de elevados alcances creativos y muy gratificantes por el aprendizaje que conlleva, basta mencionar su carácter holista (total): toma una cuenta la economía, la política, la educación y otras disciplinas relevantes en decisiones que marcan la dirección del futuro de la sociedad.

La prospectiva es flexible, ya que reconoce la movilidad social como un elemento que se debe considerar. Se interesa por la realización de planes, programas, proyectos y acciones que ayudan a la consecución del escenario deseado, bien se puede decir que el escenario probable es un nivel de transición para llegar al escenario deseable.

Es recomendable diseñar escenarios deseables y construir la estructura y las estrategias necesarias para lograrlo. Se puede empezar por la propia casa, con la familia o de manera personal.

Debe señalarse que la prospectiva es un excelente vehiculo de creatividad en la que todo un equipo se diviniza con una gran carga de compromisos y responsabilidades un circulo de información procesada, clasificada e interpretada y con la direccionalidad que da la institución (organización) a la que se esta vinculando el trabajo.

Tipos de Planificación

Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según Stonner (2001), los gerentes usan dos tipos básicos de planificación. La planificación estratégica operativa, La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.

La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos:

a) estrategia

b) administración estratégica

c) cómo formular una estrategia

  • Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser consistente con los objetivos organizacionales.

  • Administración estratégica: es el proceso que se sigue para que una organización realice la planificación estratégica y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general se piensa que el proceso de administración estratégica consiste en cuatro pasos secuencia les continuos:

a) formulación de la estrategia

b) implantación de la estrategia

c) medición de los resultados de la estrategia

d) evaluación de la estrategia.

La planificación operativa: consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg, (2001) Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos fundamentales no excluyentes, los cuales se presentan a continuación.

a) Planificación Operativa

b) Planificación Económica y Social

c) Planificación Física o Territorial. Según el período que abarque puede. ser:

- de corto plazo

- de Mediano plazo

- de largo plazo.

Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).

Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.

Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.

  • Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.

  • Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de 5 años.

  • Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años.

Según Cortés (1998), los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.

Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:

  • 1- Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento mecánico.

  • 2- Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos: plan de seguridad industrial.

  • 3-  Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.

  • 4- También pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos, las normas y los métodos de trabajo. Las políticas son líneas generales o directivas amplias que establecen orientación para la toma de decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal.

Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.

Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.

Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para realizar actividades repetitivas.

Alcance de la Planificación

Además de las jerarquías de los objetivos existe una jerarquía de la planificación:

  • 1- Planeación estratégica: es la planeación más amplia de la organización sus características son:

- Proyectada a largo plazo.- Abarca la empresa como totalidad.

- Esta definida por la cúpula de la organización.

  • 2- Planeación táctica: es la que se realiza en el nivel departamental, sus características son:

- Proyectada a mediano plazo.

- Incluye todos los departamentos.

- Se encuentra definida el nivel intermedio para cada departamento.

  • 3- Planeación operacional: es la realizada para cada tarea o actividad.

- Sus características son proyectadas a corto plazo.

- Incluye cada tarea por separada.

- Esta definida en el nivel operacional para cada tarea.

Importancia de la Planificación

La planificación es fundamental por ser el proceso que se establecen las metas y se eligen los medios para alcanzar dichas metas; sin planes los gerentes no pueden saber como organizar a su personal ni sus recursos debidamente.

Sin planificar son muchas las posibilidades de alcanzar sus metas y saber cuando y donde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio satisfactorio, con mucha frecuencia, los planes diferentes afectan el futuro de toda la organización.

Organización

Es aquella parte de la administración que implica establecer la estructura intencional de los papeles que deben desempeñar las personas en una organización. Esta constituido por personas y se encuentra orientada hacia objetivos porque esta diseñada a alcanzar los resultados.

Por otro lado se refiere al acto de organizar, integral y estructural los recursos de organismo involucrados en su administración entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Por consiguiente Chiavenato (1993) la define como:

Determinar las actividades especificas necesarias para el alcance de los objetivos planeados además de agrupar las actividades en una estructura lógica y asignar las actividades a personas especificas (Pág. 256)

Principios de la Organización

  • Principio de la especialización: surge como resultado de la limitación del potencial humano.

  • Principio de la unidad de mando: establece que cada subordinado sobre un mismo mando debe recibir órdenes de un solo jefe.

  • Principio de equilibrio-autoridad - responsabilidad: establece el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico al igual que la autoridad.

Elementos de una Organización

  • Autoridad: es el derecho de una persona a exigir a otra que cumpla con los deberes enumerados.

  • Responsabilidad: es la obligación de responder a la ejecución de los pasos propuestos por la integración de cada uno de los entes de la organización.

  • Deberes: son las actividades asignadas a un individuo las cuales debe realizarlas para cumplir con el objetivo de supuesto.

Pasos de la Organización

  • 1- Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo.

  • 2- Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.

  • 3- Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.

  • 4- Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.

  • 5- División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.

  • 6- Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización. La Departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de otras.

  • 7- Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de controlo tramo administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quien.

  • 8- Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de la organización.

Componentes de la Organización

  • Tarea: el trabajo realizado en una empresa experimenta un proceso de división que origina la especialización de actividades y funciones.

  • Personas: cada persona es designada para ocupar un cargo, que es una porción específica del trabajo global.

  • Órganos: el trabajo y las personas se agrupan en órganos, en la medida en la que llega características un objetivo semejante, los órganos se disponen en niveles jerárquicos y áreas de actividades.

  • Relaciones: las relaciones son quizás el concepto más importante en la función de la organización.

Tipos de Organización

  • Organización formal: es la que se basa en una división de trabajo razonal que especializa órganos y personas en determinadas actividades.

  • Organización informal: es aquella emerge espontánea y naturalmente entre las personas a partir de las relaciones humanas que han de desempeñarse en su cargo.

Funciones de la organización

  • Identificación y la clasificación de las actividades requeridas.

  • La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos.

  • La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo.

  • La estipulación de coordinación horizontal (en un mismo o similar nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas generales, una división y un departamento) en la estructura organizacional.

Jerarquía: Fijar la autoridad y la responsabilidad correspondiente a cada nivel existe dentro de una organización.

Puesto: Las obligaciones y requisitos que tienen en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeñada por una persona.

Cobertura de la Organización

  • Organización a nivel global: es aquella que abarca la empresa con una totalidad.

  • Organización a nivel de departamento: es la que abarca cada departamento de la empresa.

  • Organización a nivel de tareas y operaciones: es la que se enfoca en cada tarea, actividad u operación.

Dirección

La dirección constituye la tercera función administrativa que se sigue la planeación y la organización, definida la planeación y la organización falta ser que las cosas marchen bien, es este el propósito de la dirección accionar y dinamizar la empresa esta relacionada con la acción como la puesta en marcha y tiene mucho que ver con las personas.

Además consiste en influir sobre las personas para que contribuyan a la obtención de las metas de la organización. Por tal motivo stonner (1992), la define como:

La función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización y de sus respectivos subordinados. La dirección es un proceso interpersonal que determina la relaciones de los individuos debe incluir dos aspectos guías y motivar el comportamiento (Pág. 28).

Elementos de la Dirección

  • El Jefe: Es aquel que tiene la función de liderar.

  • Los dirigidos: Son a los que dirige el jefe.

  • La Situación: Es el momento donde se lleva a cabo la dirección.

  • Importancia: Estimula y dirige a las personas al logro de los objetivos propuestos o trabajos.

Alcances de la dirección

Dirigir significa expresar los planes a los demás y dar instrucciones para ejecutarlos teniendo como mira los objetivos para alcanzar la dirección. Puede presentarse en los siguientes niveles:

  • Nivel global: abarca la empresa como totalidad, es la dirección propiamente dicha.

  • Nivel operacional: abarca cada grupo de persona o tareas, se denomina supervisión.

Importancia de la Dirección

La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

En efecto, si se prevé, planea, organiza, integra y controla, es sólo para bien realizar. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos si no se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.

Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo.

Control

La función administrativa del control es la redacción del desempeño con el fin de asignar que se cumplen los objetivos de las empresas y los planes diseñados para alcanzarlos.

El control es la función de todo administrador desde el presidente hasta los supervisores.

Por otro lado Weihrich (1989), lo define como:

Se considera como un sistema sencillo de retroalimentación donde los administradores deben detectar estándares y planes con los que mas adelante llevaran a cabo las correcciones (Pág. 595).

Del mismo modo se puede citar que la palabra control puede asumir varios significados:

  • Control como función restrictiva y coercitiva: utilizado con el fin de cohibir o limitar ciertos tipos de desvíos indeseables o de comportamiento no aceptado.

  • Control como sistema automático de regulación utilizado con el fin de mantener un grado constante de flujo o de funcionamiento.

  • Control como función administrativa es el control como parte del proceso administrativo como la plantación la organización y la dirección.

La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquellas que plano organizó y dirigió se ajuste, tanto como sea posible en los objetivos previamente establecidos.

Principios de Control

  • De garantía del objetivo: contribuye a la consecución de los objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los planes para emprender la acción correctiva.

  • De definición de los estándares: se basa en objetivos precisos y establecidos de manera conveniente.

  • De excepción: cuando un trabajador se concentra más en sus esfuerzos mejor serán los resultados.

  • De acción: solo se justifica cuando indica disposiciones capaces de corregir los desvíos detectados o comprobado respecto a los planes.

Elementos del Control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

  • Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que

establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

  • Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

  • Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

  • Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

  • Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

  • Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

  • Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

  • Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

Fases del Control

  • Establecimiento de estándares o criterios: representa el desempeño deseado.-Observación del desempeño: busca obtener informaron precisa sobre lo que se esta controlando.

  • Comparación del desempeño con el estándar establecido: se hace por medio de graficas, informes, índices, porcentaje, medidas, estadísticas, permite además la predicción de otro resultado posterior y localizar dificultades.

  • Acción correctiva: es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos para alcanzar los objetivos de la mejor manera.

Tipos de control

Existen tres tipos básicos de control, en función de los recursos, de actividad y de los resultados dentro de la organización. Estos son: el control preliminar, concurrente y de retroalimentación. El primero se enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos utilizados en la organización. El segundo, vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la función de la planificación, y último tipo de control se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las operaciones entre sí.

Bases del control

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra

memoria y fijamos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo esta conformado por dos elementos principales: base y altura. Podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

  • Planear y organizar.

  • Hacer.

  • Evaluar.

  • Mejorar.

  • Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

  • El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, o sea, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

  • El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.

  • La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.

Áreas del control

El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa.

Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de controlo monitoreo.

Las principales áreas de control en la empresa son:

  • Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

  • Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

  • Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

  • Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

  • Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

  • Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados, entre otros.

  • Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

  • Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

  • Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros

  • Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender comercializar los productos o servicios producidos.

  • Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

  • Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

  • Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días

  • Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

Reglas del control

Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control:

  • 1- Establecimiento de los medios de control.

  • 2- Operaciones de recolección de datos.

  • 3- Interpretación y valoración de los resultados.

  • 4- Utilización de los mismos resultados.

La primera, y la última de estas etapas son esencialmente propias del administrador; la segunda, ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera, suele ser del administrador, con la ayuda del técnico. Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada grupo, hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.

Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización:

  • 1- La organización es la expresión de los planes, y a la vez un medio de control. Por eso cuando el control "rompe" los canales de la organización sistemáticamente, distorsiona y trastorna ésta los reportes que se obliga a los obreros, entre otros, que entreguen a contabilidad u otro departamento de control "directamente", tienden a distorsionar la organización.

  • 2- Además, los mismos controles pierden eficacia muchas veces el dato escueto no sirve, pues necesita de la interpretación o adiciones que debe hacerles el jefe de cada departamento que es quien tiene la visión general del mismo.

Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controladora, para aplicar el que sea más útil.

  • 1. Para determinar la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación de los medios de control:

  • Puramente personales, supervisión, revisión de operaciones, entre otros.

  • 2- Para lo que se refiere a la "naturaleza de la función controladora", ubique lo que se refiere a "los medios de control".

Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión, hace que, o bien no pueda adecuadamente la función, o bien se tienda a abandonar el control como inservible. Muchos están en contra del empleo de controles, precisamente por su inflexibilidad.

Por ello es tan útil el empleo de los presupuestos flexibles. En ellos se registran en forma gráfica sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas horizontales, y las variables proporcionales, como líneas oblicuas. En el eje de las abscisas se señala el número de unidades producidas, vendidas, etc.

Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones. El control de tipo "histórico", mira hacia el pasado. De ahí que, muchas veces, cuando reporta una desviación o corrección, ésta es ya imposible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo más que se pueda.

Deben tener preferencia, por ello, los tipos de control que tienen "preestablecida" su norma o estándar, aunque éste sea aproximado, presupuestos, pronósticos, estimaciones, etcétera.

Los controles debe ser claros para todos cuantos d algunas manera han de usarlos. De ahí la necesidad de limitar "tecnicismos". Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en los "especialistas", como un medio de "hacer valer su puesto". Pero la verdadera manera de lograrlo, es obteniendo el máximo efecto del control, y éste no se dará, si todos los que han de emplearlo, no lo entienden perfectamente.

Por la misma razón, debe cuidarse de estar instruyendo permanentemente sobre la necesidad de los controles y sobre su táctica y terminología, a quienes han de intervenir en su operación. Los controles deben llagar lo más concentrados que sea posible a los altos niveles administrativos, que los han de utilizar.

Por esta razón debe encarecerse siempre la utilización de gráficas para el control, ya sean simples líneas, gráficas de Gantt, de punto de equilibrio, etc. Nótese además el beneficio de poder aplicar las técnicas de la estadística.

Los controles deben conducir por sí mismos de alguna manera a la acción correctiva. No sólo deben decir "que algo está mal", sino "donde, por qué, quien es el responsable, etcétera". En la utilización de los datos deben seguirse un sistema. Sus pasos principales serán:

  • 1- Análisis de los "hechos".

  • 2- Interpretación de los mismos.

  • 3- Adopción de medidas aconsejables.

  • 4- Su iniciación, y revisión estrecha.

  • 5- Registro de los resultados obtenidos.

Es indispensable no confundir "los hechos", con su interpretación valorativa.

El control puede servir para lo siguiente:

  • 1- Seguridad en la acción seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido).

  • 2- Corrección de los defectos.

  • 3- Mejoramiento de lo obtenido.

  • 4- Nueva planeación general.

  • 5- Motivación personal.

Técnicas para el control

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

  • Contabilidad

  • Auditoria

  • Presupuestos

  • Reportes, informes

  • Formas

  • Archivos (memorias de expedientes)

  • Computarizados

  • Mecanizados

  • Gráficas y diagramas

  • Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

  • Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.

  • Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.

  • Métodos cuantitativos

  • Redes

  • Modelos matemáticos

  • Investigación de operaciones

  • Estadística

  • Cálculos probabilística

  • Unidad del tema.

  • Concentración sobre las acepciones

  • Claridad y concisión

  • Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales.

  • Equilibrio entre la uniformada y la variedad.

  • Frecuencia de los reportes.

  • Evaluación de la información.

Fallas en el Proceso de Control

Normalmente la no consecución de los objetivos fijados con anterioridad que han sido medidos y evaluados por un sistema de control deben expresarse con una explicación que se fundamenta en la búsqueda de respuestas. El papel del analista debe ser objetivo y centrarse en las técnicas utilizadas y los criterios que le fundamentan, para no caer en errores típicos de la supervisión como son los siguientes:

  • Cacería de brujas: el sistema se encamina a la búsqueda de síntomas y culpables en vez de causas y posibles soluciones. Es cierto que como decía WEINER "los sucesos imprevistos e inesperados provocan un mayor intento de explicación que el resto" 1 pero esto provoca que se trate de personificar el error en aras de encubrir otros que le dieron origen.

  • Esparcimiento de la responsabilidad: el Proceso de control puede no ser demasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado, lejos de apoyar el restablecimiento del equilibrio, reacciona negativamente.

  • Obsesión: el Proceso de control se vuelve obsesivo, hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso, creando, además, un clima de baja confianza ya que limita la libertad individual para actuar y auto controlarse.

  • Nostalgia: el sistema pone demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

El Control Organizacional Desde el Punto de Vista Humano

El control social corresponde a todos los medios y métodos utilizados para inducir a las personas o grupos a corresponder a las expectativas de una organización social o de la propia sociedad. Hemos visto que las organizaciones sociales, y también las empresas, ejercen poder o control sobre las personas. El poder es una condición que consiste en ejercer una voluntad sobre otra persona o grupo de personas, pudiendo controlar de este modo su comportamiento. El poder es legítimo cuando los individuos que lo ejercen están investidos de autoridad. La autoridad para ejercer el poder es institucionalizada por medio de documentos escritos, como estatutos, manuales de la organización, descripción de cargos, circulares, cartas, etc., debidamente publicados para conocimiento general de las personas involucradas.

El control social puede hacerse también mediante normas, reglas y reglamentos. Éstos pueden ser prescriptivos o restrictivos. Son prescriptivos cuando especifican lo que las personas deben hacer; son restrictivos cuando especifican algo que las personas no deben hacer.

Entre los principios de la organización se establece dicha normalización o especificaciones de lo que debe o no hacer o ejercer una persona. Institucionalmente es preferible referir el potencial humano como principal materia prima de la empresa; a través del principio de especialización y el principio de paridad autoridad-responsabilidad se delegan y especifican las funciones básicas a cumplir por este elemento de la organización (la persona). La organización como tal ha tenido muchas acepciones y se ha trazado a través de muchas teorías, una de ellas, y muy nombrada, por cierto, es la teoría burocrática de Max Weber. Esta teoría "privilegia la estructura organizacional como medio de garantizar que todo suceda de acuerdo con lo establecido previamente, es la estructura burocrática. Ante todo, la estructura burocrática significa control; en todo sentido.


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