El Historial de Proyectos, Elemento de Mejoramiento Continuo para la Gerencia de Proyectos (página 2)
Las inversiones
que realiza el Estado
peruano son comprometidas mediante la Ley N° 26850
Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Este
proceso es
sumamente importante para el desarrollo del
país; por lo que, se piensa que todo ciudadano
tendría que estar interesado en conocer los resultados
referentes a los siguientes temas:
¿Cuáles son los resultados reales de las
inversiones del Estado en los proyectos de
construcción?¿Qué beneficios reales se lograron con las
obras entregadas al término de los proyectos de
construcción?¿En el caso de los proyectos no exitosos,
qué lecciones aprendidas se han rescatado?
Pero evidentemente, es difícil que las instituciones
públicas y privadas encargadas de la gerencia de
los proyectos puedan
dar respuestas claras y explícitas. El tema central de la
propuesta significa poner en valor el
historial de proyectos y el mejoramiento continuo, lo cual
significa disponer de resultados sistematizados; esta es una de
las razones que sustenta la presente investigación sobre el historial de
proyectos.
Muy a menudo los logros surgen después de un arduo y
constante trabajo
referente a temas de interés
nacional. Sin lugar a dudas, el monitoreo de las inversiones en
la construcción son un tema de interés
nacional, no solo para el Perú, sino para cualquier
país, por este motivo se presenta el trabajo en
este importante congreso: PMI GLOBAL CONGRESS 2004 – LATIN
AMERICA y se espera recibir la retroalimentación respectiva.
Evidentemente, a todos interesa que tales inversiones alcancen
los resultados que la población espera y de no ser así,
por lo menos estar informados al respecto. En el caso de existir
fracasos, la población espera se tomen, como
mínimo, acciones para
determinar las causas de los fracasos y se eviten éstas en
los siguientes proyectos.
La propuesta se sustenta en trabajos de investigaciones
realizadas por el suscrito y en su participación en
proyectos de construcción públicos y privados.
También, se toma como referencia una serie de reportajes
difundidos por los medios de
opinión
pública, sobre resultados de proyectos. Una primera
evaluación global de esta información permite afirmar que hace falta
la implementación y el uso de una metodología estructurada de gerencia de
proyectos en nuestro país.
Adicionalmente, se espera que las personas que conforman los
diversos organismos de la
administración del Estado peruano y las entidades
privadas decidan aplicar la metodología de gerencia de
proyectos, como parte de su rutina y procedan a monitorear los
resultados alcanzados.
El modelo
conceptual que sustenta la propuesta es el mostrado en la figura
01, es posible apreciar las dos variables
principales que se insertan en el ciclo de vida
de los proyectos y que le permitirá al Sector
Construcción cumplir con su visión:
El historial de proyectos y,
El mejoramiento continuo
Según la opinión de muchas personas que
participan en el Sector Construcción, hay un alto
índice de rotación del personal de mano
de obra directa, pero no se ha evaluado que también el
índice de rotación de los profesionales que
dirigen, administran los proyectos, también es alto. A
opinión del suscrito este problema es aun más
crítico, ya que el costo de las
decisiones depende del nivel de los cargos, las funciones y
responsabilidades. Este es un sustento adicional para implementar
el historial de proyectos, ya que la revisión
"obligatoria" de lo ocurrido en determinados proyectos
permitirá evitar que se cometan los mismos errores, en los
nuevos proyectos.
La situación antes descrita hace que el proceso de la
toma de
decisiones requiera del soporte de un historial de proyectos,
ésta sería la única forma de aspirar al
mejoramiento continuo. En caso contrario (cuando no exista la
base de información) habría que confiar en la buena
voluntad y la experiencia del responsable; esto representa
demasiado riesgo para los
proyectos en desarrollo, ya que habrá casos en los cuales
el responsable no aplique sus lecciones aprendidas y tampoco
existirían evidencias del
uso de la información global de los proyectos
ejecutados.
La figura 02 muestra el
proceso lógico de la toma de las decisiones y demuestra
como el historial de proyectos permitirá incrementar la
base de conocimientos y con esto mejorar la capacidad de los
involucrados con el Sector Construcción.
Centros educativos
construidos por INFES
Los gráficos 1 y 2 muestran las cifras
resultantes de la gestión
de INFES, en lo referente a la construcción de centros
educativos en todo el Perú, en el periodo analizado (1992
al 2004). El grafico 1 muestra la construcción por
año y el grafico 2 detalla el acumulado de centros
educativos construidos, con fondos de Tesoro Público.
En el horizonte elegido se presentaron cuatro cambios en los
criterios de adjudicación de las obras, esta
situación, como se supone, tendrá ciertos impactos
positivos o negativos en los proyectos comprometidos en cada uno
de los periodos indicados en el cuadro 2 (ver siguiente
pagina).
Las cifras globales son: 2 697 colegios construidos en el
Perú, de los cuales hay 1 546 construidos con fondos del
Tesoro Público y 364 construidos en la capital de la
Republica, Lima. Esta será la muestra para la presente
investigación.
La figura 3 muestra que la mayor cantidad de obras se
ejecutaron dentro del periodo 1, el numero ascendió a una
total de 1 184 centros construidos, el total de centros
construidos con fondos del Tesoro Público fue de 1 545. Es
igualmente importante evaluar el ritmo de obras ejecutadas por
año, las graficas 1 y 2
demuestran el ritmo de construcción por año y la
cantidad de obras acumulada (construidas) de colegios por periodo
anual.
Los gráficos 1 y 2 fueron construidos a partir del
cuadro 1.
Grafico 1 Grafico 2
En la fotografía
se muestra uno de los centros educativos construidos por INFES,
es el C.E. 1142, ubicado en el Distrito de Vitarte en Lima.
Respecto de los cambios de los criterios de
adjudicación, se podría plantear la hipótesis siguiente:
¿Las variaciones de los criterios de
adjudicación tendrían un impacto negativo en los
indicadores de
calidad
resultantes de los proyectos?
Si se logra demostrar la hipótesis,
podría emitirse la premisa siguiente: "Las decisiones
referente a cambios en los criterios de adjudicación de
las obras, debería ser evaluada revisando el impacto de
los criterios, vigentes, para lo cual es necesario mantener un
historial de proyectos". Justamente, la necesidad de la
medición del impacto será el medio
probatorio para la toma de una decisión adecuada. Esta
demás indicar la urgente necesidad de evitar o de alejar
de este tema cualquier indicio de matices o decisiones
eminentemente políticas.
En las conclusiones se señalan los aspectos más
importantes de la
investigación realizada.
¿Cuál
es el marco del sistema de contratación del Estado
peruano?
El periodo de análisis del marco reglamentario del
sistema de
contratación del Estado, es el mismo, bajo el cual se
evaluaron las obras realizadas por INFES y que también
coincide con el de la existencia de INFES. El periodo en
análisis va desde el año 1992 hasta el 2004.
Es importante hacer la revisión del impacto de los
cambios de criterios de adjudicación de las obras, en lo
referente a las variables más importantes: Costo y
Tiempo.
Eficiencia de la
inversión en la construcción (EIC)
Lo que se requiere es evaluar la metodología de
análisis y monitoreo de la eficiencia de la
inversión en el Sector Construcción.
Para el presente caso se revisará la ejecución de
obras de INFES, en el Departamento de Lima y con recursos del
Tesoro Público.
La figura 4 muestra tres cocientes o proporciones, pero el que
interesa a efectos del presente trabajo es la relación que
permite calcular la EIC:
Un tema de suma importancia será conocer el valor de la
EIC para las inversiones en la construcción. La
interrogante que surge es ¿Cuál es el valor actual
de EIC? De una evaluación rápida se puede arribar
que no existe información al respecto. El aporte del tema
también esta orientado a plantear alternativas orientadas
a implementar, mejorar y monitorear este índice.
Presentación
del historial de proyecto
El historial de proyectos consta de dos partes:
Una primera conformada por fichas básicas de cada
uno de los proyectos construidos.La segunda constituida por una tabla dinámica que
permite obtener información según los
requerimientos de la persona interesada en determinados
datos.
Los cuadros y gráficos obtenidos del historial de
proyectos serán los mostrados en el título:
Resultados esperados del historial de proyectos.
Resultados esperados
del historial de proyectos
El cuadro muestra que hay 327 obras adjudicadas en el periodo
1 (este periodo va desde el año 1992 hasta el 02/09/1998),
esta cifra representa el 89.84% del total de obras ejecutadas en
Lima. La mayor parte de las obras fueron adjudicadas entre el 70
al 90% del valor referencial (277 en total, lo cual representa un
69.4% del total de obras, en el periodo).
De acuerdo a las previsiones del presente trabajo, el
historial de proyectos debería constituir muy pronto una
herramienta básica para la toma de decisiones, por parte
de de las personas que tienen y tendrán el rol de gerencia
los proyectos de construcción. Se considera que el logro
de la visión del Sector Construcción,
también dependerá en gran medida de que se disponga
de la citada herramienta. La mayor parte de las normas
internacionales, orientadas a la gestión, tienen como base
conceptual el mejoramiento continuo, y de acuerdo a los
resultados del presente trabajo, el historial de proyecto,
será un elemento estratégico para el logro de tal
objetivo.
La tabla dinámica construida, permitirá
analizar la información resultante de las obras realizadas
en Lima, se espera poder arribar
a la demostración del impacto positivo o negativo en los
indicadores de calidad de los proyectos, principalmente tiempo,
costo. El objetivo buscado con la investigación es la
demostración que un cambio en los
criterios de adjudicación no puede obedecer a
iluminaciones de algunos, debería representar la
búsqueda del fortalecimiento del Sector
Construcción sin perder de vista el beneficio a la
sociedad en su
conjunto.
Evaluación de
los tiempos de ejecución
Del cuadro 5 se obtiene que para el periodo 1, hubieron un
total de 230 proyectos atrasados lo que representa un 70.34%
respecto del total (327 proyectos).
El detalle grafico es mostrado a continuación.
La revisión de los datos del cuadro
5 permite obtener los siguientes resultados:
Hubieron un 65.11% (237) de proyectos que no cumplieron el
plazo comprometido.En el periodo 1 este resultado fue de 230 proyectos que
concluyeron atrasados, esta cifra representa un 70.34% del
total del periodo (327 proyectos).
Evaluación de
los costos de ejecución
Del cuadro 6 se obtiene que en el periodo 1, hubieron un total
de 319 proyectos que excedieron al presupuesto
contratado (97.6%) y que los costos finales
fueron mayores hasta un 20% respecto del monto contratado.
El cuadro 6 refleja la sensibilidad que tienen los criterios
de adjudicación en los resultados alcanzados.
Según el desarrollo de la investigación ya se
visualiza que los cambios en los criterios de adjudicación
de las obras no pueden lograr el objetivo sin el respaldo de la
necesidad de implementación de metodologías, tales
como: la gerencia de proyectos, la gestión de
calidad, los costos de calidad, el historial de proyectos y
con lo cual se aspiraría recién al mejoramiento
continuo como base de la gerencia de proyectos.
El detalle grafico es mostrado en la siguiente pagina.
Conclusiones
Los resultados del presente trabajo permiten demostrar que los
cambios en los criterios de adjudicación del sistema de
contratación del Estado peruano, particularmente los del
periodo 1, generaron un impacto negativo en los resultados de los
proyectos ejecutados en Lima. Los resultados comprobados son los
siguientes: 230 proyectos de un total de 364, no cumplieron el
plazo previsto lo cual representa un 70.34%, 319 proyectos de un
total de 364, no cumplieron con el costo contratado lo cual
representa un 97.6% del total.
Aun cuando, por aplicación de los criterios de
adjudicación del periodo 1 se contrataron un total de 277
proyectos dentro del 70 al 90% del valor referencial, se
obtuvieron los resultados siguientes: solo en el 17% se
cumplieron con el plazo y solo en el 2% de los proyectos se
cumplió con el monto contratado; por lo tanto, lo del
menor costo quedo sólo en ilusión. En el resto de
proyectos, es decir, el 98% (319 proyectos) el costo final
excedió hasta en un 20% del monto contratado.
Un total de 351 proyectos fueron contratados a montos menores
al valor referencial, sin embargo solo en el 4.4% (16 proyectos)
se cumplió con el monto contratado.
Es preciso señalar que la aplicación de los
criterios de adjudicación que sólo señalan
buenas intenciones sin especificar la implementación de
metodologías de gestión, tales como: la gerencia de
proyectos, la gestión de calidad, los costos de calidad,
el historial de proyectos se queda en eso: "ilusiones o buenas
intenciones", los resultados así lo demuestra.
Finalmente, cualquier cambio en los criterios de
adjudicación, necesita un análisis del impacto
real, en los resultados de los proyectos, para lo cual es
necesario el historial de proyectos. Adicionalmente, el historial
es necesario para el mejoramiento continuo de la gerencia de
proyectos. El país no puede darse el lujo de tomar
decisiones, sin un respaldo formal y sustentado, la
investigación realizada permite llegar a esta
conclusión.
Bibliografía
Texto Único Ordenado de la Ley N° 26850
Datos de ejecución y proyectos de INFES
(http://www.infes.gob.pe/)Los costos relativos a la calidad, como herramienta para
mejorar la eficiencia de las inversiones públicas en
la Construcción en el Perú, Rubén
Gómez Sánchez S.
Autor:
Ing. Rubén Gómez Sánchez
Soto
Director Gerente,
Ingeniería y Servicios
Tecnológicos S.A.C.
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