Manual de procedimientos para el control de bienes y ventas dentro del almacén general de una ferretería (página 2)

• Verificar que las salida de almacén de
  artículo de oficina o formas impresa se
  efectúen de acuerdo al costo promedio de la fecha de
  baja, con base al calculo efectuado en el sistema de
  almacenes

• Proporcionar copia del "vale al almacén" o
  del listado "consumo de papelería por área
  responsable". Cuando las áreas centrales o los
  estatutos lo requieran.

• Reportar mensualmente a la gerencia de registro e
  información contable, las entradas, salidas y bajas
  que procedan de bienes del consumo del almacén
  general.

• Efectuar las aclaraciones y/o conciliaciones que
  requiera la gerencia de registro e información
  contable y, en su caso, efectuar los ajustes necesarios para
  evitar partidas no conciliadas.

• Suspender la recepción y abastecimiento de
  artículos y materiales durante el levantamiento de
  inventario y comunicar con oportunidad la suspensión a
  todas las áreas de la institución.

• Mantener permanentemente actualizadas las tarjetas
  de control del almacén general y los movimientos en el
  sistema del almacén

• Mantener resguardados y debidamente controlados en
  el sistema de almacén, los movimientos en el sistema
  de almacén.

• Mantener resguardados y debidamente controlados en
  el sistema de almacén, los artículos sujetos a
  devolución.

• Identificar una vez al año por lo menos, los
  bienes de consumos obsoletos o deteriorados, dictaminar su
  reaprovechamiento o rehabilitar y tramitar su destino final
  conforme a las normas establecidas.

• Realizar de acuerdo al programa establecido en
  coordinación con la auditoria general, una vez al
  año, el inventario físico de existencias de
  bienes de consumo y comunicar a la gerencia de registro e
  información contable, el resultado es el
  mismo.

POLITICAS GENERALES

• Nombrar un responsable de solicitar, recibir y
  custodiar los artículos de papelería y formas
  impresas.

• Solicitar mediante "Vale al Almacén", firmado
  por funciones de nivel Gerente o superior, del 1º al
  5º día hábil del mes, los artículos
  de oficina y formas impresas que requiera.

DEFINICIONES

Almacén: Sitio donde se encuentra los
bienes de
consumo de la
ferretería

Inventario: procedimiento que
se efectúa para conocer la cantidad de bienes de consumo
que se tienen en existencia.

Lotus Notes: Programa de cómputo que se
utiliza para enviar información a través de la red interna de la
institución.

Método de
trabajo

Este diagrama
presenta de forma general las actividades para elaborar las
actividades para elaborar documentos.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO EN EL
ALMACEN GENRAL Y PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES DE CONSUMO
DE LENTO O NULO MOVIMIENTO

METODO DE TRABAJO

Este diagrama presenta de forma general las
actividades.

DIAGRAMA DE FLUJO

ABASTECIMIENTO DE BIENES DE CONSUMO AL
ALMACEN GENERAL

DIAGRAMA DE FLUJO

VENTAS AL CONTADO

VENTAS A CREDITO

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO

REGISTRO DE OPERACIONES

Glosario de
abreviaturas y conceptos técnicos

• Archivar: Guardar documentos o
  información en un archivo.

• Adquirir: comprar.

• Autorizar: Dar o reconocer a
  alguien facultad o derecho para hacer algo.

• Bodeguero: Persona que tiene a
  su cargo la bodega.

• Cajera: En los comercios,
  bancos, etc., persona encargada de la caja.

• Cliente: Persona que utiliza con
  asiduidad los servicios de un profesional o
  empresa.

• Crédito: Cantidad de
  dinero, o cosa equivalente, que alguien debe a una persona o
  entidad, y que el acreedor tiene derecho de exigir y
  cobrar.

• Chofer: Persona que, por oficio,
  conduce un automóvil.

• Conservar: Mantener algo o
  cuidar de su permanencia.

• Construcción:
  Acción y efecto de construir.

• Computadora: Someter datos al
  tratamiento de una computadora.

• Cantidad: Cierto número
  de unidades.

• Descarga: Acción y efecto
  de descargar.

• Domicilio: Lugar en que
  legalmente se considera establecido alguien para el
  cumplimiento de sus obligaciones y el ejercicio de sus
  derechos.

• Despacha: Resolver o tratar un
  asunto o negocio.

• Diagrama. Figura gráfica
  que representa las relaciones entre las diferentes partes de
  un conjunto o sistema.

• Empleado de mostrador: persona
  que atiende al cliente.

• Factura: Relación de los
  objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa
  u otra operación de comercio.

• Imprimir: Marcar en el papel o
  en otra materia las letras y otros caracteres gráficos
  mediante procedimientos adecuados.

• Materiales: Cada una de las
  materias que se necesitan para una obra, o el conjunto de
  ellas.

• Mercancía: Cosa mueble
  que se hace objeto de trato o venta.

• Negocio: Ocupación,
  quehacer o trabajo.

• Procedimiento:
  Actuación por trámites judiciales o
  administrativos.

• Negocio: Ocupación,
  quehacer o trabajo.

• Presupuesto: Cómputo
  anticipado del coste de una obra o de los gastos y rentas de
  una corporación.

• Recibir: Dicho de una persona:
  Tomar lo que le dan o le envían.

• Responsable. Que debe responder,
  rendir cuentas de sus actos ó de los otros.

• R.F.C: Registro Federal del
  Contribuyente.

• Solicitud: Memorial en que se
  solicita algo.

• Truper: nombre de la empresa de
  Ferretería Industrial.

• Subsecuente: Dicho de una cosa:
  Seguir inmediatamente a otra.

• Sistema: Conjunto de reglas o
  principios sobre una materia racionalmente enlazados entre
  sí.

• S.A de C.V: Sociedad
  Anónima y de Capital Variable.

• Verificar: Comprobar o examinar
  la verdad de algo.

• Vale: Nota o apuntación
  firmada y a veces sellada, que se da a quien ha de entregar
  algo, para que después acredite la entrega y cobre el
  importe.

Conclusión

Este manual de
procedimientos fue hecho con la intención de saber
cual es la estructura
funcional de esta empresa, desde la
mínima actividad que se elabora, hasta el puesto
más alto, este manual sirve como
un análisis, en cuanto a su estructura ya la
forma de manejar los recursos, pero
analizándolos paso a paso.

Permite conocer el funcionamiento interno
por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de
un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.

Que se desee emprender tareas de
simplificación de trabajo como
análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.

Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente. Para
uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las
responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de
auditoria, evaluación
del control
interno y su evaluación.

Autor:

Manuel Enrique González
Rodríguez