El reto radica en facilitarle al destinatario la lectura y
el manejo de sus correos, de tal manera que se tiene que tomar en
cuenta no solo lo que está escribiendo sino lo que el
destinatario va a leer. Supongamos que usted le escribe a
Mengano, él es un hombre muy
ocupado que hace un montón de cosas a la vez. Si usted le
escribe un e-mail cuyo asunto es "reunión de la junta",
él no sabrá de qué junta está
hablando. Cuando recibe un mensaje de
nanamoryelvamend&yahoo.com o de zsh999&hotmail.com o de
mrm&latinmail.com Mengano queda como loco porque no tiene ni
idea quienes son esos remitentes. Si encima de esto el contenido
reza "Ajá, es una idea magnífica, respóndeme
y yo me encargo de avisarle a Perensejo", peor todavía. De
qué rayos habla?, dirá Mengano.
Usted me dirá que Mengano debería ser
más cuidadoso y saber quién es Perensejo y saber de
que junta se trata, pero entre tanto tumulto de papeles y de
información no es de suponer que Mengano
ordene su agenda y datos y tampoco
le corresponde a usted hacerlo por él. Lo que usted
sí puede hacer y además es su deber es facilitarle
las cosas a Mengano con sus mensajes a la hora de escribirle los
e-mail.
Estas son algunas ideas para que usted escriba un buen
e-mail:
Escriba un "asunto" específico y significativo.
De la misma manera como un libro ocupa de
un título, un e-mail requiere de un asunto. Un "hola"
podría bastar para un amigo, pero para el resto resulta
fastidioso… cómo que hola!?, hágale saber a
Mengano de qué se trata el asunto, una reunión, una
oferta, una
presentación, una oportunidad, un chiste, una tarjeta,
etcétera y si no es nada parecido, quizá lo mejor
es que no lo envíe. Si el mensaje tiene que ver con una
cita entonces incluya la fecha en el renglón del asunto
"Cita: 220501", esto es efectivo para establecer el nivel
apropiado de precisión o de urgencia. Si hay algún
sitio en donde se efectuará entonces también
indíquelo también (Cita: 220501, Hotel PAVOREAL), porque a propósito,
Mengano vieja con frecuencia.
Muchas veces ponemos en el renglón del asunto
algo que no viene al caso, es peor aun dejarlo en blanco, pero es
imperdonable poner algo así como "Mensaje para Mengano",
porque si llega a su buzón lógicamente es para
él, o no?. Otro error es introducir un título vago
tal como "Hola, solicitud…" (de qué?), o "Importante"
(ello lo decide el lector), o "Urgente" (será para quien
lo escribe); no obstante poner "Urgente firmar documento de la
Cía XYZ", sí es algo específico y
significativo y quizá también sea de verdad urgente
e importante.
Exprésele al lector lo que usted desea, una vez
que Mengano sabe lo que usted quiere dígale lo que debe
hacer o que usted quiere que él haga: tiene que confirmar
la cita, leer el plan de inversión y dar su aprobación,
enviarle dinero, la
fecha en la que debe comunicar etcétera, porque usted
sí sabe lo que quiere pero Mengano no y mientras él
le va echando una ojeda a sus e-mail no se va a poner a adivinar,
quizá deje su e-mail para más adelante, pero si es
vago e impreciso lo más probable es que lo elimine de
inmediato. Con suerte Mengano le contestó y para cuando lo
hizo ya olvidó o pasó el tema, bueno es dejarse un
trozo del correo… cierto es que algunos correos que han ido y
vuelto varias veces se vu3elven pesados y lentos por lo que
está muy bien cortarles todo lo viejo y dejar
únicamente lo último. Otra cosa, no abuse nunca de
los anexos. Los anexos son útiles si quiere enviar
documentos
extensos o formateados, pero jamás deben sustituir al
texto normal
de un e-mail, no obligue al lector a tener que bajar
tamaña carga que requiere de tanto tiempo para
enterarse de lo que pudo haber sabido con sólo desplegar
el texto del mensaje, además piense que usted quiere que
Mengano lea su correo y lo más probable es que él
prefiera revisar el resto de sus mensajes y dejar los anexos para
más tarde y ese más tarde con lo ocupado que
siempre está quizá no llegue y al final su correo
se quede sin leer.
Tenemos que ser más asertivos!, saber escribir un
buen email es parte de ello, hay que ir al grano y decir lo que
tenemos que decir de una vez, nada de eso como cuando nos
encontramos con una contestadora o un beeper y no se nos ocurre
dejar el mensaje –sea el asunto- sino un desperdicio todo
el tiempo para hablar basura y al final
un "…llámame, es urgente".
Ahora, continuando con los correos: si tiene que enviar
un anexo, asegúrese de explicar con claridad su contenido:
un boletín de prensa, una hoja
de vida, un plan de
negocios, una ley, un contrato (muy
bien, pero de qué trata?). Fue horrible para Mengano la
navidad pasada
que recibió una explosión de tarjetas (como
aquellas de papel que se usaron en el pasado y las pegaban en las
paredes o las colgaban de los arbolitos de navidad, recuerdan?);
la verdad es que él prefiere y es más considerado
un corto saludo y él sabe todo lo que hay que hacer para
cargar un archivo .jpg y
cómo se envía a todo su directorio de amigos y con
eso no lo impresionas… por el contario, si te agradece un corto
pero significativo saludo dirigido exclusivamente a él.
Además, de todos es conocido que los benditos anexos son
portadores de virus y ante la
duda todo el mundo opta por borrarlos de inmediato y es por eso
que Mengano no abrirá y borrará todo lo que no le
haya sido enviado de manera específica a él,
simplemente no verá ningún archivo .exe al menos
que el remitente le indique su contenido, porque aquella vieja
regla de borrar los correos de desconocidos ya pasó a la
historia, ahora
se borran todos los mensajes enviados aun los de los conocidos…
ellos se infectaron y sin darse cuenta contaminaron a sus amigos.
De ser posible y lo es, utilice un archivo SIG que consiste en un
pequeño bloque de texto que acompaña
automáticamente a cada mensaje enviado, con esto usted le
permite saber a Mengano quien es usted (nombre completo, tal vez
un número de teléfono o mejor aun un slogan como el de
nuestro amigo "mejor, mejor y mejor").
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