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El secretario judicial (página 2)



Partes: 1, 2

En el modelo
Inglés
el secretario judicial o "Master" se le atribuyen
múltiples funciones
procesales, no solo de ordenación, sino también de
dirección, decisión y
ejecución.

En el modelo Latinoamericano, que es el más
extendido, incluyendo Iberoamérica, se incluía al
secretario judicial español,
hasta antes de la nueva configuración de la Ley
Orgánica del Poder Judicial
del 1 de julio de 1,985 atribuyéndole funciones parecidas
a las funcione del "Rechtspfleger" de Alemania.

En este modelo desempeñan funciones tradicionales
de documentación, comunicaciones, ejecución,
conservación y registro. Siendo
uno de los más avanzados a nivel Latinoamericano
Argentina, que se confieren al secretario judicial facultades de
ordenación mediante la firma de las providencias de mero
trámite o simples, desde la Ley de 13 de octubre de 1953,
posteriormente recogida en el Código
Procesal Civil y comercial de La Nación
de 20 de septiembre de 1,967.

El modelo alemán, aplicable en la
República Federal Alemana y en Austria desde 19, 21 y
1926 respectivamente, el Secretario judicial bajo la
denominación de "Rechtspfleger", es un funcionario
judicial, que ingresa mediante concurso por oposición con
un titulo medio, equivalente a diplomado universitario,
realizando un curso de intensa preparación en Derecho
Procesal.

En la Ley de 5 de Noviembre de 1969 de la
República Federal Alemana que regula el estatuto del
"Rechtspfleger" aparecen 150 conceptos en relación con las
atribuciones que se le encomiendan al Secretario judicial, lo que
hace que los jueces se dediquen a su función
peculiar de resolver controversias, es decir a cumplir con la
función reservada que les da la Constitución de juzgar.

En esta ley se destacan funciones jurisdiccionales muy
amplias peo también se definen con claridad las
atribuciones de juzgamiento, de esta manera este modelo es
propuesto para el resto de Europa, por la
Unión
Europea de secretarios de la Jurisdicción, desde
1,984, y es tomado en cuenta desde el 16 de septiembre de 1986
proponiéndosele a los países miembros de la
unión europea que encomienden los asuntos no contenciosos
a otros órganos distintos de los jueces, para prevenir y
reducir la sobrecarga de trabajo de los
jueces.

En el modelo español, tradicionalmente las
funciones del secretario han sido limitadas, aunque siempre se ha
destacado la función de depositarios de la fe
pública judicial y consiguiente documentación de
las actuaciones judiciales, así como la de dar cuenta de
los asuntos y conservación de los mismos, es hasta que 1,
985 que se da comienzo a un nuevo camino, en su artículo
473 de la Ley Orgánica del Poder Judicial
dice que " Asisten a los jueces y Tribunales en el ejercicio de
sus funciones de conformidad con lo establecido en esta ley, y en
la Ley Procesal".

En el Salvador se
anuncia una modificación de la estructura
judicial con una redistribución de las funciones
exclusivas de los Secretarios que debiera pretender una
renovación profunda de la oficina judicial,
para la buena administración de justicia. La
misma ha comenzado a aplicarse en área penal en el centro
de justicia Penal de Soyapango, a partir del año dos mil
ocho y se prevé que se extienda en las más grande
ciudades de El Salvador.
En este programa de
modernización no debe restarse la importancia del
Secretario judicial, pues es muy relevante, su función
está enraizada con su enorme trascendencia
histórica pero con los ojos puestos en la
modernización del sistema
judicial.

Al secretario le son propias las funciones de fedatario
público, de documentación, de comunicación y cooperación
judicial

1.- LA FE
PÚBLICA JUDICIAL

El Secretario Judicial, es miembro del órgano
jurisdiccional, es decir, forma parte de los Juzgados y
Tribunales de justicia a quienes se atribuye la potestad
jurisdiccional en el artículo 172 de la
Constitución. La potestad jurisdiccional consiste en
juzgar y hacer ejecutar lo juzgado; sobre este orden de ideas,
para juzgar rectamente es necesario, como paso previo, dotar de
seguridad
jurídica y ordenar adecuadamente los actos procesales que
conforman el juicio debido a que todos tienen derecho.

La potestad jurisdiccional se compone de las facultades
de: a) decisión, b) documentación; c)
ordenación y d) ejecución. De ellas la decisoria
(iuris dicere) se atribuye a los jueces y magistrados ( art. 172
de La Constitución y la documentadora; (fe pública
judicial) a los Secretarios de los Juzgados y Tribunales desde la
atribución 3a concedida en el art. 66 de La Ley
Orgánica Judicial en lo sucesivo LOJ, al Secretario
General de la Corte Suprema de justicia, otras funciones se
constituyen de ordenación y ejecución que son
compartidas con el juez en el caso de los tribunales colegiados
con el Presidente del Tribunal.

La fe pública judicial es la potestad del
Estado que
tiene por finalidad dotar de seguridad jurídica a los
actos procesales (dimanantes del órgano judicial o
producidos por las partes del proceso o
quienes tengan interés
legítimo), principio reconocido constitucionalmente en el
articulo 2. El logro de la seguridad jurídica o certeza
del derecho está en relación de medio a fin con la
cosa juzgada, de manera que ambas se encuentran indisolublemente
unidas. La finalización de la controversia procesal
mediante resolución firme solo será posible si el
camino que lleva a la pacificación del conflicto
suscitado, goza a su vez de la presunción de verdad de lo
acontecido y ello por ahora se logra con la actuación del
secretario judicial, siendo "el único funcionario
competente para dar fe con plenitud de efectos de las actuaciones
judiciales. La plenitud de la fe pública en los actos en
que la ejerza el Secretario no precisa la intervención
adicional como podría ser el caso de presencia de
testigos.

2.- FUNCION DE
DOCUMENTACIÓN

La fe pública judicial se plasma en documentos,
instrumentos o soportes materiales, en
los que se deja constancia de la autenticidad e integridad de lo
acontecido, emitido o recibido en el Juzgado o Tribunal, de tal
modo que la fe pública judicial no podría ejercerse
sin la facultad de documentación que se atribuye en la
atribución 4ª del artículo 66 de la LOJ, al
Secretario Judicial.

El Fedatario del órgano judicial no documenta tan
solo actos de parte o de aquellos que ostenten interés
legítimo, sino también actos procesales del Juez o
Magistrado, autorizándolos con su firma. Esta
intervención no tiene carácter de supervisión en cuanto a la
corrección de la aplicación que del Derecho se haga
en la resolución que se autentifica, pero si dota de
legalidad
formal a las providencias, autos y
sentencias en cuanto otorga la seguridad jurídica atinente
a su autoría, lugar, fecha e integridad de su contenido,
dotando a la resolución de la certeza necesaria para dejar
instituido, sin lugar a dudas, cual es la declaración de
voluntad del Juez o Magistrado en el ejercicio de sus funciones
jurisdiccionales, en un lugar y fecha determinados.

El secretario deja constancia de lo actuado en
actas

2.1.- Actas:

Las actas tienen por objeto dejar constancia de la
realización de un acto procesal o de un hecho con
trascendencia procesal (art. 123 inc. 2° Pr.Pn,. Se extienden
para dejar constancia de intervenciones de parte, acreditando
como se produjeron, las peticiones, manifestaciones y, en su
caso, la resolución del Juez o Magistrado.

Los códigos con contenido oral disponen que se
recogerá en acta de todo lo actuado, de manera que las
actuaciones orales, vistas y comparecencias, deberán
registrarse en los indicados soportes aptos para la
grabación y reproducir el sonido y la
imagen o, sin
no fuere posible, solo el sonido, y, si el Tribunal lo considera
oportuno, se unirá a los autos una transcripción
escrita. Art. 363 CPP.,

El acta de las actuaciones orales es la modalidad de
documentación más relevante y donde la fe
pública judicial despliega toda su virtualidad, pues en
ella se plasma la prueba que se vaya practicando en el proceso,
encaminada a demostrar los hechos alegados por las partes o, en
la jurisdicción penal, averiguados de oficio por el
Tribunal, ya que a través de aquella quedará
patente lo sucedido, no solo para los interesados, sino
también para el propio órgano judicial y, sobre
todo, a los efectos de valoración ulterior en sede de
apelación, casación o jurisdicción
constitucional.

Actos de diligenciamiento.

Son aquellos dedicados a acreditar, sobre todo, la
presentación de escritos, en cuyo caso se expresará
el día y hora de presentación (art. 66
atribución 4ª de la LOJ. Precitado).

FUNCION DE
COMUNICACION y COOPERACION JUDICIAL

Como garantía de veracidad de las comunicaciones
procesales con las partes, terceros con interés
legítimo y otros órganos jurisdiccionales, se
encomienda a los Secretarios Judiciales la acreditación
fehaciente de la autenticidad de la
comunicación, de su contenido, de la remisión y
recepción íntegras y del momento en que se
hicieron. Ello es así como consecuencia de la
ostentación por el Secretario Judicial de la fe
pública judicial.

En efecto, la atribución 9ª del art. 66 de
la LOJ prescribe que corresponde a los Secretarios la
práctica de las notificaciones, citaciones y
emplazamientos

Comunicaciones:

El Secretario Judicial es el responsable del servicio de
notificaciones, que se realizarán por él mismo o
por el funcionario que el designe, esta función no puede
ser encomendada a persona ajena a
secretario judicial, los mecanismos para lograrlo pueden ser
realizada por distintos medios siempre
y, cuando pueda acreditarse que el destinatario la ha recibido.
Si el lugar es fuera del asiento del tribunal el secretario puede
de forma directa solicitar el auxilio a otro secretario para que
diligencie el acto.

Pudiendo también evacuar edictos en los casos en
los que él no pueda averiguarse el domicilio del
demandado, a afectos de su apersonamiento,

Debe recordarse que los actos de comunicación
serán nulos si no se ajustan a las prescripciones legales
y causan indefensión, debiendo la parte interesada
denunciar la nulidad en el primer acto o comparecencia, pues de
lo contrario se le dará por enterado, quedando sanado y
surtiendo efectos desde entonces.

Cooperación judicial:

Es la labor que anunciamos con anterioridad que
corresponde a los Secretarios Judiciales la práctica de
los actos de cooperación judicial o resulta claro cuando
se trate de actos de comunicación. Tratándose de
actos de prueba, la resolución sobre su práctica
incumbe al Juez, atribuyéndose al Secretario la
función de cursar los despachos necesarios para su
práctica, que incluirán las peticiones de auxilio
judicial.

Información y Certificaciones:

Otra de las funciones de los secretarios judiciales esta
íntimamente vinculada con la atención a los usuarios del sistema, esta
tarea junto con la expedición de certificaciones no son
otra cosa mas que un efecto de la fe pública judicial, la
expedición de certificaciones, implica la
trascripción autenticada de uno o varios actos procesales
documentados o de documentos incorporados al proceso por su
original.

La función de información es una función asignada
a los secretarios judiciales, implica un ejercicio de los
particulares del derecho a información; las
certificaciones son parte de los medios a través de los
cuales se canaliza la publicidad de las
actuaciones judiciales, este punto no es muy pacifico en el
cometido a que funcionario debe de dársele tal
función

ORDENACIÓN DEL PROCESO

RESOLUCIONES PROCESALES.

Al Secretario Judicial le incumbe dar a los autos el
trámite que la ley establezca, dictando diligencias de
ordenación o efectuando la dación de cuenta para la
resolución, por providencia o auto, de cuestiones
procesales que requieran una decisión o de las que se
deriven cargas o afecten a derechos de las
partes.

DACION DE CUENTA

Deberá darse cuenta de los escritos y documentos
presentados y de las actas que se hubieren autorizado fuera de la
presencia judicial, en el mismo día o al siguiente
hábil art. _________

3.- EJECUCION
PROCESAL

Junto a la decisión, documentación y
ordenación del proceso, la facultad de legítima
coerción o ejecución forzosa, integra la potestad
jurisdiccional, ya que los Juzgados y Tribunales juzgan y hacen
ejecutar lo Juzgado (art. 117.3).

La potestad de coerción se atribuye al
órgano judicial en la medida en que debe vigilar y
controlar el cumplimiento de los títulos de
ejecución judiciales o de los extra judiciales que hubiere
homologado, aprobado o despachado, en garantía de las
partes afectadas para la efectividad de la tutela judicial
que, como derecho fundamental proclama el artículo 24 de
la Constitución.

Los actos de ejecución procesal se pueden llevar
a cabo materialmente por

JEFATURA DEL PERSONAL

Corresponde a los Secretarios Judiciales ostentar la
Jefatura directa del Personal de la
que son titulares, si perjuicio de la superior dirección
de Jueces y Presidentes.

como directores de la oficina judicial, ejercen la
jefatura directa del personal colaborador, responden del buen
funcionamiento de aquella ordenando el trabajo de
sus integrantes e impartiendo al efecto las instrucciones
pertinentes; velar por el cumplimiento de las obligaciones
de aquellos.

Informar o dar curso a cualquier solicitud del personal
de la oficina que pueda afectar al funcionamiento de aquella;
poner en conocimiento
de la autoridad
competente las necesidades de medios personales y materiales
necesarios para su funcionamiento, dirigiendo las propuestas
adecuadas; poner en conocimiento de la autoridad competente los
hechos determinantes de responsabilidad disciplinaria o penal;
confeccionar la estadística judicial;

Como directores de la oficina judicial están
obligados a respetar las instrucciones que reciban de la Corte
Suprema de Justicia.

De todo lo anterior se deduce claramente que al
Secretario Judicial le corresponde la jefatura directa de la
Secretaría o dirección de la oficina judicial en
primera instancia organizando los efectivos personales y
materiales de manera inmediata y respondiendo de su buen
funcionamiento, mientras el Juez o Magistrado ostentará la
jefatura superior de la oficina judicial, organizando, en su
caso, esos mismos efectivos por mediación del Secretario
Judicial contando con los informes que
le proporcione y que deberán ser recabados, pudiendo en el
supuesto de discrepancia expedir las instrucciones por
escrito.

En este sentido, como director superior o indirecto de
la oficina judicial, el Juez o Magistrado tiene potestad
disciplinaria respecto al Secretario Judicial, de tal modo que
éste debe responder administrativamente ante aquel, en
caso de infracción de ley

Los supuestos de más grave vulneración de
deberes serán exigibles ante la Sala de Gobierno
(sanción de reprensión, multa y suspensión),
ante el Ministerio de Justicia (traslado forzoso) y ante el
Consejo de Ministros (separación).

El Secretario Judicial deba responder disciplinariamente
en el ejercicio de la potestad fedataria que tiene atribuida y
que debe ejercer de forma autónoma e independiente,
debiendo quedar libre de ingerencias extrañas al desempeño de las funciones documentadoras
que tiene encomendadas y que se hallan instituidas en
garantía de la seguridad jurídica propugnada por el
art. 9.3 de la CE.

AMPLIACION DE LAS
FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL

La doctrina científica procesalista abunda
reiteradamente en esta necesidad, que resolvería gran
parte del atasco permanentemente denunciado por los profesionales
del Derecho, traducido en las proscritas dilaciones indebidas en
muchas ocasiones, y sería acorde a la especial
preparación que como técnicos tienen los
Secretarios Judiciales en la disciplina del
Derecho Procesal.

Así, Herce Quemada, Vázquez Sotelo,
Almagro Nosete, Gimeno Sendra, Moreno Catena, Pedraz Penalva,
Prieto Castro, Seoane Cacharron, Tomé Paule, Martin Ostos,
Calvo Sánchez, Villagómez Cebrián, Ortiz
Navacerrada y tantos otros.

Art. 73 LOJ.- Los Jueces actuarán con un
Secretario, que deberá estar autorizado para el ejercicio
del cargo por la Corte Suprema de Justicia
.

Art. 81 CPC.- Todos los Jueces actuarán con
un Secretario que sea vecino de la República, de
veintiún años cumplidos, de notoria buena conducta y que
sepa leer, escribir, que tenga instrucción en la
práctica judicial y esté en ejercicio de la
ciudadanía. Lo actuado sin la concurrencia
del Secretario es nulo, salvo lo dispuesto en el artículo
1115 C. Pc.

En las faltas o
impedimentos temporales del Secretario, el Juez podrá
nombrar un Secretario interino, dando cuenta de su nombramiento a
la unidad técnica correspondiente además de la
oficialía mayor y secretaria general de la honorable corte
suprema de justicia; ello para el registro de firmas
correspondiente.

Art. 78 LOJ.- Son obligaciones de los Secretarios de
Juzgados, las siguientes:

1ª Practicar de la manera prevenida por la ley
los emplazamientos, citaciones y notificaciones que se ofrezcan
dentro y fuera de la oficina;

2ª Guardar secreto en las materias que lo
exijan;

3ª Cuidar de los archivos que
estén a su cargo; que los expedientes tengan sus
carátulas, que estén cosidos y foliados por su
orden y con el aseo debido, sin perjuicio de la responsabilidad
que cabe al Juez;

4ª Las contenidas en las fracciones 1ª,
2ª, 4ª, 8ª, 9ª y 14ª del artículo
70 de esta Ley

5ª Las que les impongan otras
leyes
.

Las diligencias mencionadas en la fracción
1ª de este artículo, también podrán
practicarse por el Secretario Notificador, y en materia penal,
las citaciones de testigos y jurados podrán además
verificarse por el Citador del Tribunal.

Art. 83 CPC.- Son deberes de los
Secretarios:

1º Recibir los escritos que presenten las
partes, anotando al margen el día y hora de su
presentación y autorizando esta razón con su
firma.[1]Al recibirlos preguntarán a la
parte si están firmados por ella o a su ruego por otra
persona, anotando también esta
circunstancia;

2º Practicar dentro de veinticuatro horas los
emplazamientos, citaciones y notificaciones que se ofrezcan
dentro y fuera de oficina; salvo que se practiquen por copia,
esquela o edicto, que entonces se harán dentro de cuarenta
y ocho horas;

3º Guardar secreto en las materias que lo
exijan;

4º Cuidar de los archivos que están a su
cargo, que los expedientes tengan sus carátulas, que
estén cosidos y foliados por su orden y con el aseo
debido, sin perjuicio de la responsabilidad que cabe al
Juez.

Art. 82 LOJ.- El Secretario es el Jefe inmediato del
personal subalterno y tiene a su cargo la
administración de la oficina. Cuidará, en
consecuencia, de que los demás empleados cumplan sus
obligaciones.

Art. 128 Inc. II CPP.- A los secretarios les
corresponderá ordenar las notificaciones, citaciones,
disponer la custodia de objetos secuestrados, llevar al
día los registros y
estadísticas, dirigir al personal auxiliar,
informar a las partes, además auxiliar en todos los
trabajos materiales de sus funciones que el juez o tribunal le
indique.

Art. 129. – La sentencia es la que se dicta luego de
la vista pública para dar término al juicio y la
resolución que ponga término a un procedimiento
abreviado; auto, el que resuelve un incidente o una
cuestión interlocutoria o, en su caso, para dar
término al procedimiento; y, decreto, cuando sean
decisiones de mero trámite
.

Las decisiones que toma directamente el secretario,
según el artículo anterior, también se
denominarán decretos
.

Art. 131 CPP.- Las sentencias y los autos
serán suscritos por el juez o todos los jueces del
tribunal que actúe; los decretos por el secretario
o, en su caso, por el juez o el presidente del
tribunal.

La falta de firma producirá la nulidad del
acto, salvo disposición en contrario expresamente
determinada por la ley.

SOBRE LA PARTICIPACION DEL SECRETARIO JUDICIAL EN EL
CAMBIO DE
SISTEMA ORGANICO

En estos días de cambios estructurales, por
primera ves se ha tomado en cuenta al funcionario que en el
día a día se encuentra en contacto directo con los
usuarios, eso esta muy bien y es un logro de la actual administración, ya que por mucho tiempo se ha
mantenido en una mejor postura a persona que detentan funciones
administrativas, sin que a la fecha se haya detectado un
significativo progreso o aporte forense.

Lo anterior puede partir de dos supuestos: primero, los
encomendados no quisieron aportar todo su conocimiento o segundo
el objeto de estudio no fue digerible por parte de los ya
enunciados. Pero hoy es el turno de los que ocupan tan
prestigioso cargo, así que el producto de
ello debe mostrarse en beneficio de la población en general o dicese del
usuario.

EN EL ORDEN CIVIL.

El secretario de actuaciones es la especie de
funcionario judicial que autoriza, tanto las actuaciones como
resoluciones del juzgador, impregnando de autenticidad toda
actividad jurisdiccional del tribunal; además de poseer
atribuciones de carácter administrativas y otros del orden
jurisdiccional que ejecuta.

La actividad que realiza el secretario de actuaciones en
el proceso civil se encuentra regulada tanto en el Código
de Procedimientos
Civiles como en la Ley Orgánica Judicial,
básicamente se resume en requisitos para optar al cargo y
las responsabilidades que adquiere en su ejercicio. La
intervención del secretario de actuaciones en los actos
jurisdiccionales es relevante al grado de sancionar su ausencia,
con la invalidez del acto, es decir con nulidad procesal,
según el artículo 81 Pr.C., esta misma exigencia
sobre la presencia del secretario, se extiende en cualquiera de
las instancias inclusive a nivel de la sala de lo civil, cuando
conoce en sus respectivas competencias.

 

 

 

 

 

 

Autor:

José Mauricio
Mercadillo

[1] La negativa a recibir esos escritos o
peticiones sin causa justificada podría corresponder a
los tipos penales regulados en los Arts. 320 ( Actos
Arbitrarios )ó 321 (Incumplimiento de Deberes )CP

Partes: 1, 2
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