Técnicas de Archivística a Implementar en los Juzgados de Paz de la República Dominicana
Introducción
En la República Dominicana,
donde factores como la mala administración pública
y la falta de continuidad de proyectos, inciden de manera
directa en el deteriorio de las instalaciones físicas de las
instituciones oficiales, se
aprecia la habilitación de instituciones estatales en
locales no apropiados para su funcionamiento, y en aquellos casos
en que se prevé la construcción de una empresa pública no se
toma en cuenta que el área destina al archivo sea apropiada a tales
fines.
En lo que respecta de manera específica al Poder Judicial, se han tomado las
medidas pertinentes de manera progresiva, a los fines de
habilitar áreas de archivos dignas de su función, sin embargo por
tratarse de una tarea que opera sobre años de descuidos y
olvido por parte de anteriores administraciones, el cambio y adecuación de
las estructuras de archivos se
toma su tiempo, no obstante a la fecha
se aprecien cambios significativos, y como casos particulares es
propio señalar el Archivo o Nave Central, los archivos del
Palacio de Justicia de Ciudad Nueva, y de
manera especial los archivos de la Jurisdicción
Inmobiliaria.
Es de entender que todo tribunal cuente con un área
destinada al archivo de documentos y expedientes, como
resultado directo de su atribuciones jurisdiccionales, así
como también de su actividad administrativa, en tal sentido
se entiende que los integrantes de todo tribunal, directa o
indirectamente sean responsable de la conservación de sus
archivos.
Con la actividad permanente de los tribunales sus
archivos están en constante crecimiento, por lo que la
responsabilidad en la
conservación y mantenimiento de los mismos,
debe ser proporcional a dicha actividad, debe estar supervisada
por un personal competente que rinda a
la tarea de archivar la responsabilidad que amerita.
Sin ánimo de justificar una mala practica en el
manejo de los archivos en un Juzgado de Paz cualquiera, se puede
presentar la situación de que su archivo se encuentre en un
total deterioro, tanto en lo que respecta al área destinada
a tales fines, como las técnicas o ausencia de
éstas, para la actividad de archivar. Ante tal
situación lo primero que nos preocupa sería como
enfrentar y dar solución a esta situación de la que
todos somos responsables. Es común que el área
destinada al archivo sea siempre la menos apropiada, y que la
misma a su vez sirva de desahogo para el tribunal, o como un
área alterna para que el personal del tribunal se alimente,
o que el personal a su cargo sea el menos capacitado, y es que
inciden situaciones que han perpetuado el hecho de que si no se
sabe donde ubicar a un empleado se le envíe sin vacilar al
archivo "ponlo a archivar", y peor aún, casi siempre es el
personal peor pagado.
Si a las circunstancias enunciadas precedentemente le
sumamos el desconocimiento de la población de la
importancia de los archivos, su conservación, de las
técnicas apropiadas para archivar, entenderíamos el por
qué puede que existan aún dentro del Poder Judicial "archivos" en
mal estado y ofreciendo un
servicio
deficiente.
Usted ha sido nombrado Juez en una pequeña
ciudad, digamos Las Matas de Farfán. Los archivos son un
desastre, hay ratones, el edificio tiene filtraciones, las
ventanas estan rotas y los archivos se mojan. Además, el
personal no ha sido capacitado. Por donde empieza para adecentar
el lugar.
¿Cúales son las medidas a
tomar?
Ante la alarmante y posible situación en el Juzgado
de Paz precitado, lo que exige medidas de carácter urgente,
será prudente elaborar un inventario donde conste
cúal es la situación actual del archivo, identificando
las posibles causas de los males presentes, de manera tal que en
el futuro, esas circunstancias sean tomadas en cuenta para evitar
volver a caer en esa situación.
En el suspuesto fáctico que se nos ha presentado
tenemos los siguientes resultados:
"Situación del Archivo del
Juzgado de Paz del Municipio de Las Matas de
Farfán"
Planta Física:
Filtraciones en el techo.
Ventanas rotas.
Los archivos están expuestos a las incidencias
del clima (se mojan).Hay plagas (ratas).
Personal del Archivo:
Personal carente de capacitación para
desempeñarse como archivistas.
Se han identificado dos tipos de males que inciden en el
deterio del archivo, uno que responde a las instalaciones
físicas y otro a la falta de preparación del personal
encargado del área. Ante tales males se hace necesario tomar
las medidas y acciones de lugar, para lo que
será necesario poner en conocimiento de inmediato a
las autoridades administrativas competentes del Poder Judicial,
de manera específica a aquellas que sean entendidas en la
materia, para que tomen
conocimiento de tal situación; en ese mismo sentido
será prudente informarles de las medidas de carácter
inmediato puestas en marcha en el tribunal, así como
también las de carácter mediato, para posteriormente
recibir del departamento competente, la asesoría
técnica requerida.
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