Técnicas de Archivística a Implementar en los Juzgados de Paz de la República Dominicana (página 2)

Medidas a Implementar:

Proponemos tres tipos de medidas, una de carácter provisional, que consistirá
en el traslado provisional de los documentos y
expedientes, mientrás se realicen las reparaciones de
lugar y se habilite de manera apropiada el archivo, para que
los expedientes no sean tan afectados, con las reparaciones o
cualquier otro trámite tendente a adecentar el
área. Una segunda medida, que identificamos como
"definitiva", tendente a reparar las instalaciones
físicas, y una tercera, no menos importante, a los fines
de ofrecer mantenimiento
adecuado al archivo, que serán las medidas de
conservación.

• Medidas Provisionales.

• Medidas Definitivas.

• Medidas de Conservación.

Medidas Provisionales:

Ponderar la posibilidad de trasladar de manera temporal
los documentos y expedientes que conforman el archivo, con el
objeto de que se haga lo menos traumático posible, la
reparación de las instalaciones físicas.

De lograrse el traslado provisional de los expedientes
que conforman el archivo se puede realizar de manera paralela,
una evaluación
de la documentación, para verificar si existen
expedientes que serían pasibles de traslado a la nave
central de la SCJ, y no sobrecargar de manera indiscriminada el
archivo, una vez lograda su anhelada
rehabilitación.

Medidas Definitivas:

Puertas y Ventanas.

Ante el estado de
deterioro que afecta los archivos del
Juzgado de Paz, se hace necesario la habilitación de las
instalaciones físicas, procurando el lugar idóneo
para la labor de conservación de los
expedientes.

Partiendo de que se ha puesto en conocimiento a
las Autoridades de la Suprema Corte de Justicia,
recomendaríamos la reparación del techo, ya que las
filtraciones pueden degenerar en males posteriores, en ese mismo
orden de pioridades será prudente la habilitación y
reparación de las ventanas.

El área destinada al archivo debe ofrecer
condiciones de conservación para la documentación,
tomando en cuenta las condiciones propias de nuestro clima, en tal
sentido y partiendo de que nuestro país, por nuestra
condición de isla caribeña, es común que la
humedad sea uno de los aspectos más desfavorables para la
conservación de la documentación y expedientes. Es
oportuno verificar la instalaciones en lo que respecta a la
ventilación, su estructura
como mecanismo de protección no solo en lo que respecta a
la amenaza de la humedad, sino también ante situaciones
climatológicas como lo es la constante amenaza de ciclones
y huracanes[1]se debe de partir de qué
tanta seguridad se
ofrece ante dicha amenaza.

Instalaciones eléctricas.

Aprovechando las labores de reconstrucción, se
hace prudente verificar las instalaciones
eléctricas, para analizar su estado a los
fines de que si se hace necesario realizar algún cambio, que el
mismo se ejecute.

Exterminio de Ratas y Plagas:

Esta situación de suma atención, por el peligro que representa
para los archivos como para el ser humano, debe ser atacada de
raíz, en tal sentido proceder a furmigar el archivo, una
vez se hayan realizado los trabajos de reparación del
techo, ventanas o cualquier otro trabajo de esa
índole.

En ese mismo sentido se debe implementar y respetar la
regla de no comer, beber o fumar dentro del archivo, por todos lo
riesgos que
conllevan la práctica de estos hábitos.

Preparación y Capacitación del Personal

La tarea de archivar va más allá de
guardar documentos, por lo que requiere que su personal sea el
idóneo, de manera tal que se haga oportuno evaluar las
aptitudes y actitudes del
personal dedicado a esta tarea, y es que no basta con que
estén capacitados sino que también apliquen los
conocimientos adquiridos, que valoren la importancia del rol que
desempeñan.

La Capacitación del personal del archivo, debe
abarcar los siguientes aspectos de manera general, a saber: a)
Historia de los
Archivos, b) Archivística, c) Técnicas
de Archivo, d) Atención al Usuario, c) Relaciones
Humanas, así como formación que obedezca a los
parámetros del proyecto de
ley general de
archivos.

Ponemos especial atención en las tésnicas
y parámetros de archivar, pues hay que identificar bajo
que parámetros el personal de archivo desempeña
habitualmente su trabajo. Dentro de las técnicas de
archivo implementadas mayormente en los diferentes tribunales,
está la práctica de archivar bajo el sistema
numérico[2]siendo este sistema el
idóneo, en el entendido de que ofrece mayores alternativas
ante la constante actividad de los tribunales. Es importante que
el personal sea capacitado sobre las técnicas y manejo de
archivos judiciales, que hagan consciencia de la labor que
desempeñan, es decir que esten lo suficientemente
capacitados para entender que archivar no es simplemente agrupar
documentos o papeles, y que "el archivo es la memoria de
la institución"[3] y en este caso del
juzgado, que esto obedece a criterios particulares, y que lo
ideal es que toda la documentación esté accesible
al público que la requiera.

Medidas de Conservación

Una vez logrado el buen estado de las instalaciones
físicas y la capacitación del personal, de donde se
podría decir que se rescató el archivo, se hace
necesario que se le dedique al archivo, una atención
especial, tendente a mantenerlo en buenas condiciones, en ese
sentido ofrecemos las recomendaciones siguientes:

• Mantenimiento de pinturas, puertas y ventanas de
  manera periódica.

• Instalación de extintores contra
  incendios.

• Instalaciones de anaqueles previendo el aumento
  de la documentación del juzgado.

• Pasar revista periodicamente del personal y las
  instalaciones por parte del juez.

• Capacitación y retroalimentación
  del personal del tribunal.

• Fumigación períodica del
  archivo.

• Restricción del personal que accesa al
  archivo.

• Levantamiento de un libro "control" donde se
  registre la secuencia de las actividades de
  mantenimiento.

• Tomar previsiones ante la eventual
  promulgación de la Ley General de
  Archivos[4]

Hay que reconocer que todas estas iniciativas
sólo podrán materializarse con el apoyo de la
Suprema Corte de Justicia, y de manera especial con el personal
del Juzgado, de manera tal que hay que incentivarlos e invitarlos
a formar parte de lo que será patrimonio de
la comunidad.

Conclusión

Al momento de visitar por vez primera nuestro futuro
Juzgado, será fundamental introducirnos al área del
archivo, de manera tal, que podamos de manera inmediata levantar
un inventario de las
condiciones en que se encuentre a nuestra entrada en funciones, para
identificar de que adolecen sus instalaciones, su personal y de
los métodos
aplicados para su funcionamiento.

Dependiendo de los aspectos negativos encontrados se
podrá formular el proyecto de rescate, tomando las medidas
pertinentes, siendo una de las más importante la
capacitación del personal y de su integración en las funciones de
mantenimiento del archivo, previendo cualquier situación
que pueda dar lugar a un mal posterior, y en ese mismo sentido
dar mantenimiento periódico
a todo el archivo obedeciendo a sus características
particulares.

A partir del levantamiento de inventario, se puede tomar
una panorámica del ritmo de trabajo no solo del archivo,
sino también del juzgado en sí. Ante la
problemática de un archivo en mal estado, por más
loables que sean las intenciones, no se puede tomar medidas a la
ligera, y es que hablar del archivo, es hablar de parte del
patrimonio histórico de la comunidad.

Bibliografía

• Anteproyecto Ley General de Archivos.

• Balasse, Marie-France. Gestión de Archivos
  Judiciales, primer módulo.

Autor:

Elías Santini
Perera

Santo Domingo, DN.

Viernes 06 de Julio del año
2007.

[1] En República
Dominicana las corrientes oceánicas modifican el
clima tropical, forjando una estación lluviosa que
abarca los meses de mayo hasta noviembre. Almanaque Mundial
2007.

[2] Se identifican como principales sistemas de
archivo: el alfabético, el numérico y el
alfanumérico.

[3] Balasse, Marie-France. Gestión de Archivos Judiciales, primer
módulo.

[4] Ante la eventual promulgación del
proyecto de ley general de archivo, se estipulará que la
SCJ deberá remitir sus archivos cada 50 años al
AGN, siendo los archivos de los diferentes juzgados de paz
parte del Poder Judicial,
es necesario que de manera inmediata estemos preparados para la
aplicación de los parámetros a seguir en la
actividad de archivar, en el entendido de que no toda la
documentación será considereda útil para
su traslado, obedeciendo a los siguientes criterios que es
oportuno que conozca el personal de archivo, como son el
valor
administrativo de la documentación y el interés
histórico de los expedientes. Será necesario que
se comiencen a aplicar los estándares internacionales en
las técnicas de archivo de manera tal que sea lo menos
traumático posible el traslado de los expedientes a la
SCJ, para su posterior envio al AGN.