La auditoria operacional como instrumento para la gestión efectiva de los gobiernos locales en el marco de generación de confianza ciudadana (página 3)
Según el MAGU (1998)[5], el
informe
representa el producto final
del trabajo del
auditor y en él se presentan sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios
fundamentados como consecuencia del análisis de las evidencias
obtenidas durante la fase de ejecución. En esta fase el
auditor comunica a los funcionarios de la entidad objeto de la
auditoría, los resultados obtenidos
presentados como deficiencias significativas y las
recomendaciones para promover mejoras en la ejecución de
las operaciones, a
fin que la
administración adopte medidas correctivas y evite su
ocurrencia en el futuro. Las características y la estructura del
informe, básicamente, se encuentran establecidas por la
NAGU 4.40 Contenido del informe. Por lo tanto, el contenido de un
informe de examen especial es el siguiente: Síntesis
gerencial; Introducción; Conclusiones; Observaciones y
Recomendaciones; Anexos. La síntesis gerencial tiene como
objetivo hacer
que el informe de examen especial sea de mayor utilidad para los
usuarios del informe. En su contenido la síntesis debe
presentar en forma exacta, clara y justa los aspectos más
importantes del informe, a fin de evitar errores de interpretación. La introducción del
informe proporciona al usuario de éste datos importantes
relativos a la entidad bajo examen, los que brindan una base
apropiada para comprender con mejor claridad el mensaje que
comunica dicho documento. En su contenido se incluyen: Motivo del
examen, Objetivos y
alcance, Antecedentes y base legal de la entidad y comunicación de hallazgos de
auditoría. La conclusión es el juicio del auditor
basado en la observación formulado como resultado del
examen practicado. En caso necesario, la conclusión debe
precisar la naturaleza de
la responsabilidad incurrida por los funcionarios o
servidores
públicos en el ejercicio de sus funciones.
Cuando la responsabilidad identificada sea de carácter penal, el auditor debe revelar los
hechos detectados en términos de presunción de
indicios razonables de comisión de delito; debiendo
obtener el asesoramiento legal que corresponda. Las observaciones
están constituidas por las deficiencias o incumplimientos
a la normativa legal y otras normas
reglamentarias identificadas durante el examen que, en
determinados casos requerirán la adopción
de correctivos por parte de los funcionarios de la entidad y, en
otros, generarán responsabilidades específicas que
se derivan de las evidencias obtenidas durante la fase de
ejecución. El informe de examen especial debe reflejar
solamente los comentarios sobre observaciones significativas,
debiendo los asuntos de menor importancia ser comunicados por el
auditor mediante un memorándum para que la entidad adopte
las medidas que considere pertinente. Debe ponerse especial
cuidado en la presentación de la relación de
funcionarios comprendidos en las observaciones, a fin de evitar
errores en la identificación de las responsabilidades que
les compete por su gestión. El informe de examen especial debe
incluir los comentarios y aclaraciones por escrito presentados
por los funcionarios de la entidad comprendidos en las
observaciones. Esta información debe ser evaluada por el
auditor e incluida en forma breve en el informe, sin dejar de
reflejar el sentido de los comentarios o aclaraciones.
También debe incluirse la opinión del auditor que
resulte de la evaluación
de tales argumentos. Las recomendaciones se refieren a las
acciones
correctivas sugeridas por el auditor con el fin de corregir la
deficiencia identificada. Deben estar dirigidas a los
funcionarios que tengan competencia para
disponer la adopción de correctivos y encaminadas a
superar la causa del problema detectado. La elevación y
remisión del informe se sujeta a lo dispuesto en las
normas correspondientes.
Por otro lado, según Hernández
(1998)[6], la auditoria operacional nació
por la necesidad que tenía la alta dirección o gerencia de
estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los
informes
operativos como de los informes financieros. El termino
"Operaciones" surge como la designación de actividades y
funciones no financieras que aparecen en la declaración de
las responsabilidades de los auditores internos, publicada por el
Instituto de Auditores Internos. En los últimos 30
años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de
auditoria llamada "Auditoria Operativa" que tiene en
consideración el rápido conocimiento
de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones
hacen de su administración. La necesidad de la
auditoria operacional fue anticipada por William P. Leonard, de
Estados Unidos
de Norteamérica, quién definió a esta
técnica como "examen comprensivo y constructivo de una
estructura
organizacional de una empresa", o
cualquier componente de las mismas, tales como una
división o departamento, así como de sus planes y
objetivos, sus métodos de
operación y la utilización de los recursos
físicos y humanos. Conforme se van creando diversas
ciencias,
técnicas, métodos, principios,
actividades y demás líneas de conocimiento, que
sirvan de apoyo la gestión eficaz de las empresas, se da
en el país el establecimiento de la auditoria operacional
con el propósito de coactivar el logro eficiente de los
objetivos que las organizaciones se proponen.
Analizando a Hernández (1998)[7],
la Auditoría operacional es la actividad profesional que
se encarga de promover la eficiencia en las
operaciones, además de evaluar la calidad de las
operaciones. La Auditoría Operacional es una actividad que
conlleva como propósito fundamental el préstamo de
un mejor servicio a la
administración proporcionándole
comentarios y recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia
de las operaciones de una entidad. Aún cuando la costumbre
ha asignado el nombre de Auditoría Operacional, en el
ejercicio de su práctica el auditor operacional no
únicamente debe revisar la operación en sí
habrá de extenderse a la función de
esa operación. Ejemplo: Si se revisa la operación
de facturación, esta se inicia, en el departamento de
embarques y concluye al enviarse la factura para
su cobro, en este momento el auditor debe cerciorarse que
efectivamente es recibida y automáticamente ya
alcanzó la operación de crédito
y cobranzas. La Auditoría Operacional debe ser una
función operacional dada, en el ejemplo se
denominará Auditoría operacional a la
función de Facturación. La Auditoría
Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del
Contador Público como Auditor Operacional. Para una buena
ejecución de esta técnica requiere introducirse en
otras disciplinas como son: Análisis de
sistemas, Ingeniería
Industrial (para revisar costos y producción), Mercadotecnia
(para revisar ventas),
Relaciones Industriales, etc.
Interpretando a Argandoña
(2007)[8], no existe aun una metodología que aplique un auditor
operativo en la realización de su labor; el auditor
operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como
auditor. Básicamente se aplican cuatro
características de la auditoria operacional: i)
Familiarización: Los auditores deben conocer cuales son
los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a
determinar los resultados; ii) Verificación: Requiere que
los auditores examinen en detalle una muestra selecta
de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo
estadístico; el tamaño de esta dependerá de
su propio criterio basado en el grado de confianza que sea
necesario para que represente razonablemente la población de la cual se seleccionó.
Al realizar la verificación los auditores usualmente
están interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto
y costo; iii)
Evaluaciones Y Recomendación: El auditor debe reservarse
para la conclusión del examen, los auditores proporcionan
un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones
con la dirección departamental cuando comentan los hechos
que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la
Gerencia que todas las diferencias se corrigieron antes de que se
emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto
por parte de la dirección General como de la Operativa.
Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor
está totalmente seguro; como
resultado de su examen; iv) Informar De Los Resultados A La
Dirección: La auditoria operacional por su propia
naturaleza está orientada hacia el futuro la
justificación de su existir, se basa en las
recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro
más saludable para la empresa, a
través del logro de una mayor eficiencia, eficacia y
economía empresarial.
TEORÍAS DE GESTIÓN EFECTIVA DE LOS
GOBIERNOS LOCALES
Interpretando a Terry (1995)[9],
gestión efectiva es el sistema por el
cual las entidades son dirigidas y controladas. La estructura de
la gestión especifica la distribución de los derechos y responsabilidades
entre los diferentes participantes. La gestión efectiva
también prevé la estructura a través de la
cual se establecen los objetivos de la entidad, los medios para
alcanzar estos objetivos, así como la forma de hacer un
seguimiento a su desempeño. Las normas de la gestión
efectiva surgen como respuesta a la exigencia de lograr metas y
objetivos. En el caso de los gobiernos locales, la comunidad
vecinal, como protagonista principal de los servicios que
prestan estas entidades, necesita de una gestión efectiva,
para protegerse, hacer valer sus derechos, así como
cumplir sus obligaciones.
Con la gestión efectiva, se ha demostrado que las
entidades pueden acumular mayor valor
institucional, reducen los costos de financiamiento, prestan mejores servicios, todo lo
cual es una ventaja competitiva para las entidades. La
gestión efectiva, se define de múltiples formas,
dependiendo del punto de vista, convicciones y
comprensión. Así, se puede decir que es la fuerza que
dirige una entidad y que es responsable de su éxito o
fracaso. Se puede decir que es el desempeño para concebir
y lograr los resultados deseados por medio de los esfuerzos de un
grupo que
consiste en la utilización del talento humano y los
recursos. Puede decirse que es lograr que se hagan las cosas
mediante la participación dinámica de la gente. También que es
la satisfacción de las necesidades económicas y
sociales, siendo productivo para el ser humano, para la
economía y para la sociedad. Que
es un recurso para alcanzar los objetivos.
Interpretando a Koontz & O´Donnell
(2003)[10], la gestión efectiva es un
proceso
distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar,
coordinar y controlar; desempeñado para determinar y
lograr los objetivos, mediante el uso de los recursos
humanos y de otros recursos. La gestión efectiva es
una abstracción diseñada a convertir los recursos
desorganizados en el logro de objetivos útiles, efectivos
y de total provecho para los usuarios y la comunidad. Este se
logra utilizando con efectividad recursos no humanos, trabajando
con personas y motivándolas para usar su plena capacidad.
La gestión efectiva está relacionada al
cumplimiento de las acciones, políticas,
metas, objetivos, misión y
visión de la empresa; tal como
lo establece la gestión
empresarial moderna.
Analizando a Stoner (2000)[11], la
gestión efectiva, es el proceso emprendido por una o
más personas para coordinar las actividades laborales de
otras personas con la finalidad de lograr resultados de alta
calidad que una persona no
podría alcanzar por si sola. En este marco entra en
juego la
competitividad, que se define como la medida en
que una empresa, bajo condiciones de mercado libre es
capaz de producir bienes y
servicios que superen la prueba de los mercados,
manteniendo o expandiendo al mismo tiempo las
rentas reales de sus empleados y socios. También en este
marco se concibe la calidad, que es la totalidad de los rasgos y
las características de un producto o servicio que refieren
a su capacidad de satisfacer necesidades expresadas o
implícitas.
Según la Ley Nº
27972.- Ley Orgánica de Municipalidades; los gobiernos
locales son entidades básicas de la
organización territorial del Estado y
canales inmediatos de participación vecinal en los asuntos
públicos, que institucionalizan y gestionan con
autonomía los intereses propios de las correspondientes
colectividades; siendo elementos esenciales del gobierno local,
el territorio, la población y la organización. Las municipalidades
provinciales y distritales son los órganos de gobierno
promotores del desarrollo
local, con personería jurídica de derecho
público y plena capacidad para el cumplimiento de sus
fines. Los gobiernos locales gozan de autonomía política,
económica y administrativa en los asuntos de su
competencia. La autonomía que la Constitución Política del
Perú establece para las municipalidades radica en la
facultad de ejercer actos de gobierno, administrativos y de
administración, con sujeción al ordenamiento
jurídico. Las municipalidades provinciales y distritales
se originan en la respectiva demarcación territorial que
aprueba el Congreso de la
República, a propuesta del Poder
Ejecutivo. Sus principales autoridades emanan de la voluntad
popular conforme a la Ley Electoral correspondiente. Las
municipalidades de centros poblados son creadas por ordenanza
municipal provincial. Los gobiernos locales representan al
vecindario, promueven la adecuada prestación de los
servicios
públicos locales y el desarrollo integral, sostenible
y armónico de su circunscripción.
Analizando a Chiavenato (1998)[12], la
administración de los Gobiernos Locales adopta una
estructura gerencial sustentándose en principios de
programación, dirección,
ejecución, supervisión, control
concurrente y posterior. Se rige por los principios de legalidad,
economía, transparencia, simplicidad, eficacia,
eficiencia, participación y seguridad
ciudadana, y por los contenidos en la Ley 27444. Las
facultades y funciones se establecen en los instrumentos de
gestión y la ley Orgánica de
Municipalidades.
Analizando a Terry (1995)[13], la
administración de los Gobiernos Locales está bajo
la dirección y responsabilidad del gerente
municipal, funcionario de confianza a tiempo completa y
dedicación exclusiva designado por el alcalde, quien puede
cesarlo sin expresión de causa. La Gerencia Municipal es
el órgano de dirección de más alto nivel
técnico y administrativo de la Municipalidad, responsable
de ejecutar y viabilizar el cumplimiento de las disposiciones que
emanen de la Alcaldía y del Concejo Municipal a
través de ésta. Asimismo, es la encargada de
dirigir, coordinar y supervisar las actividades de los
órganos que están bajo su mando. Bajo estas
premisas, se orienta a buscar y lograr altos niveles de gerencia
en la administración municipal y que los mismos se
traduzcan en servicios de calidad a la comunidad. Está a
cargo de un funcionario de confianza designado por el Alcalde con
categoría de Gerente Municipal, quien depende directamente
del mismo.
MARCO CONCEPTUAL DE LA
INVESTIGACIÓN
Actividades de control gerencial
Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y
otro personal de la
entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en sí mismas implican la forma correcta
de hacer las cosas, así como también porque el
dictado de políticas y procedimientos y
la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio
más idóneo para asegurar el logro de objetivos de
la entidad.
Alcance
Implica la selección
de aquellas áreas o asuntos que serán revisados a
profundidad en la fase de ejecución. Esta decisión
debe ser efectuada teniendo en cuenta la materialidad,
sensibilidad, riesgo, factibilidad y
costo, así como la trascendencia de los posibles
resultados a informar.
Ambiente de Control Interno
Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule
e influencie las tareas de las personas con respecto al control
de sus actividades. Como el personal resulta ser la esencia de
cualquier entidad, sus atributos constituyen el motor que la
conduce y la base sobre la que todo descansa. Los factores del
ambiente
interno de control son: integridad y valores
éticos; asignación de autoridad y
responsabilidad; estructura organizacional; política de
administración
de personal; respondabilidad; clima de
confianza en el
trabajo.
Áreas generales de
revisión
Son aquellos asuntos seleccionados en esta etapa de la
auditoría. Tales áreas están referidas a:
Protección y control de recursos públicos;
Cumplimiento de leyes, normas y
regulaciones aplicables; Economía y eficiencia;
Procedimientos para medir e informar sobre la efectividad el
programa o
actividad; Evaluación del programa o actividad;
Procesamiento y control del sistema de administración
financiera y el sistema de
información computarizada-SIC; Auditoría
interna.
Asuntos más importantes
Representan aquellas actividades clave de los sistemas y
controles aplicados que, de acuerdo a la opinión del
auditor, resultan vitales para el éxito del ente a ser
examinada. Constituyen asuntos que tienen importancia en esta
etapa, pero que deben ser examinados y confirmados en la fase de
ejecución de la auditoría.
Auditoría de gestión
Es un examen objetivo, sistemático y profesional
de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una
evaluación independiente sobre el desempeño de una
entidad, programa o proyecto
orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía
en el logro de las metas programadas y en el uso de los recursos
públicos para facilitar la toma de
decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones
correctivas y mejorar su responsabilidad ante el
público.
Carta de representación
Documento mediante el cual el nivel competente de la
entidad examinada reconoce haber puesto a disposición del
auditor toda la información requerida, así como
cualquier hecho significativo ocurrido durante el período
bajo examen. Si se ha examinado varias áreas de la
entidad, deberá recabarse varias cartas de
representación.
Causa
Representa la razón básica (o las razones)
por la cual ocurrió la condición, o también
el motivo del incumplimiento del criterio o norma. La simple
expresión en el informe de que el problema existe, porque
alguien no cumplió apropiadamente con las normas, es
insuficiente para convencer al usuario del informe.
Condición
Comprende la situación actual encontrada por el
auditor al examinar un área, actividad u
transacción. La condición, entendida como lo que
es, refleja la manera en que el criterio está siendo
logrado. Es importante que la condición haga referencia
directa al criterio, en vista que su propósito es
describir el comportamiento
de la entidad auditada en el logro de las metas expresadas como
criterios.
Conclusiones
Son juicios del auditor, de carácter profesional,
basados en las observaciones formuladas como resultado del
examen. Estarán referidas a la evaluación de la
gestión en la entidad examinada, en cuanto al logro de las
metas y objetivos, utilización de los recursos
públicos, en términos de eficiencia y
economía y cumplimiento de la normativa legal.
Controles
Medios a través de los cuales la gerencia de una
entidad asegura que el sistema es efectivo y es manejado en
armonía con eficiencia y economía, dentro del marco
legal vigente.
Control de calidad
Conjunto de métodos y procedimientos
implementados dentro de la Contraloría General de la
República u otra entidad auditora para obtener seguridad
razonable que la auditoría llevada a cabo y el informe
correspondiente cumplen con las Normas de Auditoría
Gubernamental -NAGU-.
Control Interno
Es un proceso continuo realizado por la dirección
y gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar
seguridad razonable, respecto a sí están
lográndose los objetivos de control
interno siguientes: Promover la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones y, la calidad en los servicios
que debe brindar cada entidad pública; Proteger y
conservar los recursos públicos contra cualquier
pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto
ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas
gubernamentales; y, Elaborar información financiera
válida y confiable, presentada con oportunidad.
Control interno financiero
Comprende el plan de
organización y los métodos, procedimientos y
registros que
tienen relación con la custodia de recursos, al igual que
con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la
presentación de información financiera,
principalmente, los estados
financieros de la entidad o programa.
Control interno gerencial
Comprende el plan de organización,
política, procedimientos y prácticas utilizadas
para administrar las operaciones en una entidad o programa y
asegurar el cumplimiento de las metas establecidas, así
como los sistemas para medir, presentar informes y monitorear la
ejecución de los programas.
Comunicación
Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre
los roles y responsabilidades individuales involucradas en el
control interno de la información financiera dentro de una
entidad.
Criterios de auditoría
Comprende la norma con la cual el auditor mide la
condición. Es también la meta que la
entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad
de medida que permite la evaluación de la condición
actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida
de carácter legal-operativo o de control que regula el
accionar de la entidad examinada.
Economía
La economía está relacionada con los
términos y condiciones en los cuales se adquiere recursos,
sean éstos financieros, humanos, físicos o de
sistemas computarizados, obteniendo la cantidad y nivel apropiado
de calidad, al menor costo, en la oportunidad requerida y en el
lugar apropiado.
Ejecución (fase)
Fase de la auditoría de gestión
focalizada, básicamente, en la obtención de
evidencia suficiente y competente sobre los asuntos
significativos (líneas de auditoría) aprobados en
el plan de auditoría.
Efectividad
Se refiere al grado en el cual un programa o actividad
gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que
pretendían alcanzarse, previstos en la legislación
o fijados por otra autoridad.
Eficiencia
Está referida a la relación existente
entre los bienes o servicios producidos o entregados y los
recursos utilizados para ese fin, en comparación con un
estándar de desempeño establecido.
Efecto
Constituye el resultado adverso o potencial que resulta
de la condición encontrada. Generalmente, representa la
pérdida en términos monetarios originada por el
incumplimiento en el logro de la meta. La identificación
del efecto es un factor importante al auditor, por cuanto le
permite persuadir a la gerencia acerca de la necesidad de adoptar
una acción
correctiva oportuna para alcanzar el criterio o la
meta.
Estructura de control interno
Es el conjunto de planes, métodos, procedimientos
y otras medidas, incluyendo la actitud de la
dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable
respecto a que están lográndose los objetivos del
control interno.
Estructura organizacional
Proporciona el marco dentro de la cual se planean,
ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr
los objetivos u metas establecidos
Etica
Está conformada por valores
morales que permiten a la persona adoptar decisiones y tener
un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde
cumplir en la entidad
Hallazgo de auditoría
Este concepto es
utilizado para describir el resultado de la comparación
que se realiza entre un criterio y la situación actual
encontrada durante el examen a un área, actividad u
operación o circunstancias en las cuales el criterio fue
aplicado. Un hallazgo de auditoría representa algo que el
auditor ha encontrado durante su examen y comprende una
reunión lógica
de datos, así como la presentación objetiva de los
hechos y otra información pertinente. Es toda
información que a juicio del auditor, permite identificar
hechos o circunstancias importantes que inciden en forma
significativa en la gestión de la entidad auditada, tales
como debilidades o deficiencias en los controles gerenciales o
financieros y que, por lo tanto, merecen ser comunicados en el
informe; siendo sus elementos: condición, criterio, causa
y efecto.
Integridad
Constituye una calidad de la persona que mantiene
principios morales sólidos y vive en un marco de
valores.
Evidencia de auditoría
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor.
Reporte de revisión
estratégica
Documento que contiene los resultados de la
ejecución del plan de revisión estratégica
que deberá servir de base para la formulación del
plan y programa de auditoría para la fase
ejecución. Constituye uno de los elementos más
importantes resultante del proceso de planeamiento de
la auditoría. Este documento es elaborado por el auditor
encargado y el supervisor responsable y es aprobado por el nivel
gerencial correspondiente.
Monitoreo
Representa al proceso que evalúa la calidad del
control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar en
forma dinámica, cambiando cuando las circunstancias
así lo requieran. Se orienta a la identificación de
controles débiles, insuficientes o innecesarios y,
promueve su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo de tres
formas: (a) durante la realización de actividades diarias
en los distintos niveles de la entidad; (b) de manera separada
por personal que no es el responsable directo de la
ejecución de las actividades, incluidas las de control; y,
(c) mediante la combinación de ambas
modalidades.
Observación
Esta referida a hechos o circunstancias significativos
identificados durante el examen que pueden motivar oportunidades
de mejoras. Si bien el resultado obtenido adquiere la
denominación de hallazgo, para fines de
presentación en el informe se convierte en
observación.
Papeles de trabajo
Documentos que contienen la evidencia que respalda los
hallazgos, observaciones, opiniones de funcionarios responsables
de la entidad examinada, conclusiones y recomendaciones del
auditor. Deben incluir toda la evidencia que se haya obtenido
durante la auditoría.
Planeamiento
Fase de la auditoría durante la cual el auditor
se aboca a la identificación de que examinar, como, cuando
y con que recursos, así como la determinación del
enfoque de la auditoría, objetivos, criterios y estrategia.
Plan de revisión
estratégica
Acciones limitadas de evaluación, durante la fase
Planeamiento, tendientes a determinar el alcance del examen
así como su auditabilidad.
Plan de Auditoría
Tiene por propósito definir el alcance global de
la auditoría de gestión, en términos de
objetivos generales y objetivos específicos por
áreas que serán materia de
examen. Este documento incluye: Origen de la acción;
Objetivos de la auditoría; Alcance de la auditoría,
especificando períodos; Áreas que serán
examinadas, incluye objetivos específicos y alcance;
Criterios de auditoría a utilizarse; Recursos de personal
y especialistas que se necesitan; Información
administrativa; Presupuesto de
tiempo; Informes a emitir y fechas de entrega; Formato tentativo
del informe.
Política
Se define como la declaración general que
guía el pensamiento
durante la toma de decisiones. La política es una
línea de conducta
predeterminada que se aplica en una entidad para llevar a cabo
todas las actividades, incluyendo aquellas no
previstas.
Políticas de administración de recursos
humanos
Se relacionan con la contratación,
orientación, capacitación, evaluación,
asesoría, promoción, remuneración del personal
de la entidad.
Procedimientos operativos
Son los métodos utilizados por el personal de la
entidad para efectuar las actividades de acuerdo con las
políticas establecidas. También son series
cronológicas de acciones requeridas, guías para la
acción que detallan la forma exacta en que deben
realizarse ciertas actividades.
Programa de auditoría
Documento, preparado por el auditor encargado y el
supervisor encargado, donde se señala las tareas
específicas que deben ser cumplidas por el equipo de
auditoría para llevar a cabo el examen, así como
los responsables de su ejecución y los plazos fijados para
cada actividad.
Procedimientos de auditoría
Son operaciones específicas que se aplican en una
auditoría e incluyen técnicas y prácticas
que son considerados necesarios en las circunstancias.
Recomendaciones
Constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la
administración de la entidad examinada para la
superación de las observaciones identificadas. Deben estar
dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer
su adopción y estar encaminadas a superar la
condición y las causas de los problemas.
Respondabilidad (traducción del inglés
accountability)
Se entiende como el deber de los funcionarios o
empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y, ante el
público, por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o
por una misión u
objetivo asignado y aceptado.
Revisión estratégica
Tiene como objetivo explorar en forma efectiva y
eficiente las áreas de trabajo de auditoría
establecidas durante la etapa de revisión general y
profundizar el
conocimiento inicial de los asuntos más
importantes.
Síntesis
Tiene como objetivo hacer que el informe sea de mayor
utilidad para los usuarios. Como de los receptores de los
informes sólo leerán la síntesis, es
importante que ésta refleje el contenido del informe de
manera clara y precisa. La síntesis debe presentar en
forma exacta, clara y justa los aspectos más importantes
del informe, a fin de evitar errores de
interpretación.
Sistema de información contable
Está constituido por los métodos y
procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e
informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La
calidad de la información que brinda el sistema afecta la
capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que
permitan controlar las actividades de la entidad.
Sistema de Información Computarizada
(SIC)
Parte de un sistema general de información que
emplea el equipo, los métodos y los procedimientos
necesarios para procesar la información por medios
electrónicos.
Sistema
Cualquier conjunto cohesionado de elementos que
están dinámicamente relacionados para lograr un
propósito determinado.
Técnicas de auditoría
Son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el
auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente su
opinión.
Conclusiones
1. La auditoria operacional es la herramienta
facilitadora de la gestión efectiva de los gobiernos
locales.2. La auditoria operacional contribuye con la
eficiencia de la gestión de los gobiernos
locales.3. La auditoria operacional favorece la
economía de la gestión de los gobiernos
locales.4. La auditoria operacional coopera con la
efectividad de la gestión de los gobiernos
locales.5. La eficiencia es un elemento de la
gestión efectiva que está referida a la
relación existente entre los servicios municipales
entregados a los vecinos y los recursos utilizados por los
gobiernos locales; en comparación con un
estándar de desempeño establecido.6. La economía es un componente de la
gestión efectiva que está relacionada con los
términos y condiciones bajo los cuales los gobiernos
locales adquieren recursos al nivel razonable de calidad, en
la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo
posible.7. La efectividad es un elemento de la
gestión efectiva que se refiere al grado en que los
gobiernos locales logran sus metas y objetivos u otros
beneficios fijados por las leyes y la
administración.
Recomendaciones
PARA LA AUDOTORIDADES DE LOS GOBIERNOS
LOCALES:
Se recomienda que dispongan la ejecución de
auditorias
operativas a sus procesos y
operaciones para determinar el grado de economía,
eficiencia y efectividad en el cual están utilizando los
recursos.
Asimismo se recomienda a la auditoria operacional como
la herramienta facilitadora de la gestión efectiva de los
gobiernos locales
PARA LOS TRABAJADORES DE LOS GOBIERNOS
LOCALES:
Se recomienda que den las facilidades a los auditores
operacionales para que lleven a cabo su trabajo y de ese modo
determinen el grado de economía, eficiencia y efectividad
en el cual están utilizando los recursos asignados para la
realización de sus funciones.
PARA EL ORGANO DE CONTROL
INSTITUCIONAL:
Se recomienda al personal de este órgano llevar a
cabo auditorías operacionales para demostrar sus
conocimientos y experiencia en la evaluación de la
economía, eficiencia y efectividad de los recursos que
utilizan los gobiernos locales.
Asimismo se recomienda que realicen exámenes
operacionales objetivos, multidisciplinarios orientados a obtener
evidencia suficiente, competente y relevante sobre la
economía, eficiencia y efectividad.
PARA LOS VECINOS DE LOS GOBIERNOS
LOCALES:
Se recomienda que tengan total confianza en la auditoria
operacional como herramienta que examina el grado de
economía, eficiencia y efectividad de los recursos que les
corresponde para que se reflejen en servicios
efectivos.
PARA LOS AUDITORES EN GENERAL:
Se recomienda marketear adecuadamente el producto
auditoria operacional, de tal modo que tenga un uso masivo,
porque es la herramienta facilitadora de la gestión
efectiva de los gobiernos locales y cualquier otro tipo de
ente.
Se recomienda que apliquen deontología, ética y
moral en cada acción de control operacional que lleven
a cabo, para dejar bien en alto la profesión de
auditoria.
Referencias
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SA.
Autor:
Domingo Hernández Celis
Lima – Perú
2009
[1] El MAGU, es un documento oficial de uso
obligatorio para la realización de auditorias
financieras, de gestión y exámenes especiales
(auditorias operacionales). Fue publicado el año 1998 y
actualmente mantiene su plena vigencia.
[2] Manual de
Auditoria Gubernamental 1998- Contraloría General de la
República. Pág. 154
[3] Ibídem. Pág. 154-155
[4] Ibídem. Págs. 155-156
[5] Ibídem. Pág. 157
[6] HERNÁNDEZ Rodríguez,
Fernando (1998) La auditoria operativa. Lima: Editorial San
Marcos SA. Pág..347
[7] Ibídem. Pág. 444.
[8] ARGANDOÃ'A Dueñas, Marco
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Presupuestal y de Gestión Gubernamental. Lima. Marketing
Consultores SA. Pág. 796
[9] Terry, G.R. (1995) Principios de
Administración. México: Compañía Editorial
Continental SA. Pág. 774.
[10] KOONTZ, Harold & O´DONNELL,
Cyril (2003) Curso de Administración Moderna-Un
Análisis de Sistemas y Contingencias de las Funciones
Administrativas. México. Litográfica Ingramex
SA. Pág… 936
[11] STONER, Freeman Gilbert (2000)
Administración. México. Compañía
Editorial Continental SA. De CV. Pág. 649
[12] Chiavenato, Idalberto (1998).
Introducción a la Teoría General de la
Administración. Santa Fe de Bogotá-Colombia. Mc.
Graw Hill Interamericana SA. Pág. 2498
[13] Terry, George R. (1995) Principios de
Administración. México: Compañía
Editorial Continental SA. Pág. 774
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