Manejo de documentos (página 2)

Partes: 1, 2

Las autorizaciones son documentos
escritos mediante el cual una persona otorga a
otros derechos,
permisos o facultades para que realice acciones
precisas a nombre del otorgante.

Partes de una autorización:

Titulo del documento: se refiere a la palabra
autorización, la cual se escribirá en letras
mayúsculas y debidamente centradas a unos 12 espacios
del borde superior de la hoja de papel.
Texto: es el escrito que narra la naturaleza y
alcance del derecho, permiso o facultad que el otorgante
confiere a una segunda persona, para que esta actúe en
nombre de la primera.
Lugar y fecha: se escribe el nombre de la localidad
donde se expide la autorización y a
continuación la fecha en letras.
La firma: comprende el nombre y apellido de la
persona que suscribe la autorización.

Documentos
privados: de origen mercantil

Los documentos privados de origen mercantil son aquellos
escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción
de carácter comercial. Estos documentos se
clasifican en negociables y no negociables.

1. Negociables: son aquellos títulos o
pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de
crédito, esos documentos mercantilistas sustituyen el
dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre
ellos se encuentran los cheques, las letras de cambios, los
pagares.

Letras de cambio: es un documento o titulo de
crédito, a la orden y con formalidad legal, que lleva
en si la obligación incondicional de una persona, para
pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar
conveniente.
Cheque: es una orden de pago escrita y redactada en
formulario especial, por medio de la cual el dueño de
una cuenta corriente bancaria exija al banco la entrega de
una suma de dinero a favor de si mismo o de un tercero, y con
cargo a dicha cuenta corriente.
Tipos de cheques: nominativo, a la orden y al
contador.
Pagare: es otro documento de crédito que
contiene la promesa incondicional que una persona llamada
"suscriptor", hace a otra denominada "tenedor", de pagar a su
orden una suma de dinero acordada, en lugar y fecha
determinados.

Diferencia pagare con la letra de
cambio y cheque

a) El pagare es una promesa de pago, mientras
que la letra de cambio y el cheque son ordenes de
pago.
b) En el pagare intervienen 2 personas; en la
letra de cambio y cheque intervienen ordinariamente 3
personas (librado, librador y beneficiario).
c) el pagare no puede extenderse al contador,
mientras que el cheque si, pero esta practica no se
recomienda por razones de seguridad.
2. No negociables: Son aquellos dados para dar
fe o constancia de haberse realizado una operación
comercial.

Orden de pago: es un formulario preparado por el
agente responsable del almacén, quien solicita ante el
departamento de compras la adquisición de determinados
artículos.
Cotización: es la lista de determinados
productos o servicios que ofrecen los proveedores a sus
clientes o futuros compradores.
Factura: es un formulario, para relacionar una
cuenta detallada, que el vendedor entrega al comprador, con
la especificación de las mercancías negociadas
o servicios prestados. La factura puede ser sustituida por
comprobantes de maquinas registradas emitidas por vendedores
o sujetos no contribuyentes al impuesto si el contribuyente
posee maquinas autorizadas por el SENIAT con Memoria
Fiscal.
El vale: es un documento de uso interno en una
oficina o empresa, es una constancia escrita que representa
un valor convertible en dinero. El vale se emite cuando por
ejemplo se entrega a un empleado una cantidad de dinero
determinada, ya sea para comprar algún material o
articulo que no haya en existencia, o desea que se le
proporcione un adelanto sobre su sueldo.
Recibo: es un documento mediante el cual el acreedor
reconoce expresamente haber recibo del deudor dinero u otra
cosa, a efecto del pago o cumplimiento de la
obligación.
Documentos bancarios:
Planilla de deposito en cuenta corriente: es un
formulario empleado para describir la composición de
un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta
corriente de un banco.
Planilla de deposito en cuenta de ahorro: es un
formulario empleado para describir la composición de
un deposito de dinero hecho a favor de una determinada cuenta
de ahorro, en un banco o entidad de ahorro y
préstamo.
Planilla de retito de cuenta de ahorro: es un
formulario empleado por el cuenta ahorrista para solicitar al
banco o entidad de ahorro y préstamo el retiro de una
determinada cantidad de dinero, la cual será cargada a
su cuenta.
Recibo de pago: es un formulario empleado por el
tarjetahabiente para cancelar en el banco la cuota mensual de
sus consumos con la tarjeta de crédito.
Estado de cuenta bancario: es una relación
que los bancos envían a cada uno de sus clientes
cuentacorrentistas al final de cada mes, en el cual se dan
detalles de todos los abonos y cargos efectuados a la
respectiva cuenta durante el mes, con indicación de
los saldos inicial y final, y después de cada
operación.

Conclusión

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha
creado normas especiales
de carácter técnico y disposiciones legales para
impresión, archivo y
conservación de los distintos documentos que se utilizan
en las operaciones
mercantiles.

Aún los formularios de
simple orden interno para tramitación entre dependencias
de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de
un lote de mercancías, identificar un envío de
dinero o
exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna
cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de
Compras, haciendo
mención de la fecha y número de una solicitud de
compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo
establecido.

Los documentos
mercantiles son documentos de crédito
de mucha importancia para realizar las transacciones legales en
cualquier país. Esas transacciones suelen tener su base
legal en el Código de
Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a
las mismas.

Tanto la letra de cambio, como
el pagaré
y el cheque son
documentos de crédito son mucha importancia ya que los
mismos conforman una garantía de recuperación del
valor de la
prestación de un servicio o de
la venta de
algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante
su emisión, el tomador puede recurrir a fuentes
legales establecidas para hacer efectivo su pago.