4) Tramo de control o tramo
administrativo.6) Centralización o
Descentralización en la toma de decisiones.
Estos componentes definen la forma que tendrá
la
organización. La forma es sumamente importante por lo
que influye sobre el trabajo de
los individuos. Por ejemplo, una estructura muy
vertical, con una larga cadena de mandos y tramos de control corto no
va a favorecer el trabajo en equipo
por el contrario si queremos incentivar el trabajo en
equipo necesitamos una estructura mas horizontal. ¿Por
qué? Pues pregúntese lo siguiente
¿Dónde se sentirá mas libre de dar sus
opiniones en una reunión de trabajo: Con compañeros
de jerarquía similar a las suya, o con su jefe o con el
jefe de su jefe?
La Estructura
Organizacional
Representa la percepción
que tienen los miembros de la organización acerca de la cantidad de
reglas, procedimientos,
trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en
el desarrollo de
su trabajo. La medida en que la organización pone el
énfasis en la burocracia,
versus el énfasis puesto en un ambiente de
trabajo libre, informal e inestructurado.
Define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente
las tareas de trabajo. Existen 6 elementos claves a los que
necesitan enfocarse los gerentes cuando diseñan la
estructura de su organización estos son:
Especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando,
tramo de control, centralización y descentralización y
formación.
Características de los Sistemas
Organizacionales
Es la disposición de las personas que lo forman
de contribuir en acción:
es decir disposición de sacrificar el control de su propio
comportamiento
para beneficiar la coordinación para alcanzar el objetivo que
los une. Esta razón es la que fundamenta la existencia de
roles y funciones dentro
de las organizaciones:
Diferenciadas pero interrelacionadas.
La complejidad de las organizaciones, tema que se
vincula con las estructuras
organizacionales; cabe mencionar que las organizaciones deben
mantener un equilibrio de
actividad con respecto al medio. Por lo general las iniciativas
empresariales en sus inicios mantienen estructuras simples, sin
mayores complejidades para los procesos
productivos o humanos. Al crecer la demanda de lo
ofrecido por la organización es natural que la
organización crezca, en términos de estructura,
para poder
satisfacer la demanda existente. Este caso no es solo para las
"salidas del sistema", el
crecimiento afecta también las "entradas del
sistema".
Según Chiavenato 2000 las principales
características de la complejidad de un sistema son las
siguientes
Complejidad: Referente a la estructura,
diferenciación vertical y horizontal existente entre
las organizaciones.Anonimato: Referido al énfasis que se hace en
las tareas u operaciones mas no en las personas.Rutinas Estandarizadas: Procedimientos y canales de
comunicación.Estructuras personalizadas no oficiales: Propios de
la estructura informal.Tendencias a la especialización y la
proliferación de funciones: el objetivo es separar las
líneas de autoridad formal de la competencia
profesional o técnicaTamaño: Numero de personas y dependencias que
conforma la organización.
A.) Modelo Básico de Sistemas
Insumos, Procesos, Transformación,
Salidas.
Es importante acotar, que dentro de los sistemas existen
parámetros los cuales se definen como:
Insumos o influjos: abastecen al sistema de
los necesarios para cumplir su misión.Entradas: son los ingresos del sistema que
pueden ser recursos materiales, recursos humanos o
información. Estas constituyen la fuerza de arranque
que suministra al sistema sus necesidades operativas; y
suelen ser: en serie (resultado o la salida de un sistema
anterior con el cual el sistema en estudio está
relacionado en forma directa), aleatoria (al azar, donde el
termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico,
estas representan entradas potenciales para un sistema) y
retroacción (reintroducción de una parte de las
salidas del sistema en sí mismo.)Insumos y unidad de entrada: los insumos son
todos los alimentadores de un sistema, y la unidad de entrada
es por donde se reciben los insumos.Proceso: es lo que transforma una entrada en
salida, como tal puede ser una máquina, un individuo,
una computadora, un producto químico, una tarea
realizada por un miembro de la organización, etc. En
la transformación de entradas en salidas debemos saber
siempre como se efectúa esa transformación. Con
frecuencia el procesador puede ser diseñado por el
administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja
blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no
se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las
entradas se transforman en salidas. En otras palabras se le
conoce como la transformación de los insumos de
acuerdo con los métodos propios de la
tecnología del sistema.Transformación: es demasiado compleja.
Diferentes combinaciones de entradas o su combinación
en diferentes órdenes de secuencia pueden originar
diferentes situaciones de salida. En tal caso la
función de proceso se denomina una "caja negra",
utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que
elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos
que a determinadas corresponden determinadas salidas y con
ello poder inducir, presumiendo que a determinados
estímulos, las variables funcionaran en cierto
sentido.Salidas: Son los resultados que se obtienen
de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas
pueden adoptar la forma de productos, servicios e
información. Las mismas son el resultado del
funcionamiento del sistema o, alternativamente, el
propósito para el cual existe el sistema. Las salidas
de un sistema se convierten en entrada de otro, que la
procesará para convertirla en otra salida,
repitiéndose este ciclo indefinidamente.Retroalimentación: La
retroalimentación se produce cuando las salidas del
sistema o la influencia de las salidas de los sistemas en el
contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o
información. La retroalimentación permite el
control de un sistema y que el mismo tome medidas de
corrección sobre la base de la información
retroalimentada.Ambiente: es el medio que rodea externamente
al sistema. Un sistema siempre estará relacionado con
el contexto que lo rodea, o sea, el conjunto de objetos
exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a
éste, y a su vez el sistema influye, aunque en una
menor proporción, influye sobre el
contexto.
Modelo de
Sistemas Integrados: Subsistemas de Objetivos, y
valores
Se considera la organización como un sistema
socio técnico abierto integrado de varios subsistemas. Con
esta perspectiva, una organización no es simplemente un
sistema técnico o social. Mas bien, es la integración y estructuración de
actividades humanas en torno de varias
tecnologías. Las tecnologías afectan los tipos de
entradas a la organización, la naturaleza de
procesos de transformación, y los productos que
surgen del sistema.
Sin embargo, el sistema social determina la afectividad
y eficiencia en la
utilización de la tecnología
B.1) Subsistema de Objetivos y
Valores:
Es uno de los más importantes. La organización toma
muchos de estos valores de un medio ambiente
sociocultural más amplio. Una premisa básica es que
la organización como subsistema de la sociedad debe
lograr ciertos objetivos determinados por el sistema que la
envuelve. La organización cumple con una función
para la sociedad, y si quiere tener éxito
en recibir entradas, debe responder a los requerimientos
sociales.
B.2) Planeación: (filosofía, objetivos)
Fijación de Objetivos: Identificar los
objetivos organizacionales es una función básica
del administrador.
Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El
sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones
futuras deseadas que la organización trata de alcanzar.
Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de
ventas y
fechas límite para la terminación del
trabajo.
Planeación:
Una vez que se tienen los objetivos, la labor
administrativa pasa a planear los medios de
alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y
cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global
y políticas generales más programas
específicos y procedimientos. La integración de la
toma de
decisiones a través de la organización y en el
tiempo. La
planeación ofrece un medio a los administradores y a las
organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente.
El ritmo acelerado del cambio en los
factores políticos, tecnológicos, económicos
y otros, destaca la necesidad de una atención permanente a la estrategia de
reformulación.
B.3) Subsistema técnico (tecnología,
equipos, conocimientos, enfoques gerenciales)
El subsistema técnico se refiere a los
conocimientos necesarios para el desarrollo de las tareas. La
tecnología organizacional incluye técnicas,
equipos, procesos e instalaciones utilizados en la
transformación de los insumos en productos. El subsistema
técnico está determinado por el propósito de
la organización y varía conforme a los
requerimientos de la tarea, incluyendo las técnicas
utilizadas en la transformación de entradas en productos.
Esta determinado por los requerimientos de trabajo de la
organización, y varia dependiendo de las actividades
particulares. La tecnología para fabricar
automóviles difiere sustancialmente de la utilizada en una
refinería de petróleo o una compañía
electrónica. De la misma manera, los
requerimientos de trabajo y la tecnología en un hospital
son diferentes a los de una universidad. El
subsistema técnico adquiere su forma de acuerdo con la
especialización de conocimiento y
habilidades requeridas, los tipos de maquinaria y equipo
implicados, y la disposición de las instalaciones. La
tecnología afecta la estructura de la organización,
así como su subsistema psicosocial.
Tecnología: es el conjunto de habilidades
que permiten construir objetos y máquinas
para adaptar el medio y satisfacer nuestras necesidades. La
actividad tecnológica influye en el progreso social y
económico, pero también ha producido el deterioro
de nuestro entorno (biosfera). Las
tecnologías pueden ser usadas para proteger el medio
ambiente y para evitar que las crecientes necesidades provoquen
un agotamiento o degradación de los recursos materiales y
energéticos de nuestro planeta.
Conocimiento: Es lo que el Intelecto permite
comprender y aprender a través de los sentidos y lo
que en la realidad es.
B.4) El subsistema estructural (Tareas, Flujo de
Trabajo, Flujo de Información, Procedimientos,
reglas)
Se refiere a las formas en que las tareas de la
organización están divididas
(diferenciación) y son coordinadas (integración).
En un sentido formal, es el conjunto de roles de las
interacciones deliberadamente planificados y diseñados. El
subsistema estructural se concreta en la estructura, es un
sistema artificial diseñado con el fin de aumentar la
eficiencia del subsistema psicosocial.
Cuando el subsistema estructural se aplica al subsistema
psicosocial surgen los subsistemas informales como consecuencia
de los desajustes normales que se producen al unir los dos
primeros subsistemas.
A partir de esta diferenciación sistémica
de la organización se plantea la necesidad lógica
de estudiar la interacción entre los subsistemas
organizacionales que se originan en la diferenciación,
para lo cual, se introducen en el modelo los
procesos que sirven como vínculos o enlaces entre dichos
subsistemas. Estas relaciones se mantienen mediante los procesos
de comunicación, influencia y decisión,
a través del subsistema administrativo de la
organización.
Este subsistema juega un papel central en la
determinación de objetivos, planeación, diseño
de la organización, control de actividades y en la
relación de la organización con su medio
ambiente.
Flujos de Trabajo
La actividad diaria de las organizaciones implica la
definición y ejecución de flujos de trabajo es
decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en
paralelo por distintos miembros para la consecución de un
mismo objetivo.
Los flujos de trabajo de muchas de estas organizaciones
incluyen en su secuencia de tareas la gestión
de documentos, como
por ejemplo: la generación y aprobación de
órdenes de compra, autorizaciones de notas de pedido,
aprobaciones de crédito, procesos de reclamaciones, pago de
facturas de proveedores,
etc.
Este tipo de tareas se llevan a cabo normalmente de
forma manual
empleándose una gran cantidad de horas en trabajos
administrativos (e incurriendo en grandes costes de
explotación) debido al volumen masivo de
documentos a manejar, la alta dependencia de papel, el traslado
de información entre personas, la falta de conocimiento de
los procesos de la empresa o la
dificultad para medir el cumplimiento de estándares y
costos involucrados.
Esto implica una ejecución lenta y sin un control
fiable sobre la misma, en un entorno con demandas crecientes de
competitividad, calidad y
servicio al
cliente; mejora continua de los procesos; mejor
coordinación, comunicación y cooperación;
mayor agilidad y flexibilidad de los sistemas que soportan el
negocio.
El movimiento de
información en la organización se denomina flujo
de información.
Todo el personal
administrativo y profesional en el programa de
planificación
familiar necesita utilizar información para tomar
mejores decisiones. Una vez que se decide el tipo de
información que cada persona o unidad
requiere, debe determinarse la manera más eficiente para
obtener y transmitir la información
El Procedimiento
Es el cauce formal de la serie de actos en que se
concreta la actuación administrativa para la
realización de un fin. El procedimiento tiene por
finalidad esencial la emisión de un acto
administrativo.
A diferencia de la actividad privada, la
actuación pública requiere seguir unos cauces
formales, más o menos estrictos, que constituyen la
garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la
actuación es conforme con el ordenamiento jurídico
y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los
ciudadanos.
Se configura como una garantía que tiene el
ciudadano de que la
Administración no va a actuar de un modo arbitrario y
discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento
administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado
puede conocer y que por tanto no va a generar
indefensión.
Los sistemas basados en reglas trabajan mediante la
aplicación de reglas, comparación de
resultados y aplicación de las nuevas reglas basadas en
situación modificada. También pueden trabajar por
inferencia lógica dirigida, bien empezando con una
evidencia inicial en una determinada situación y
dirigiéndose hacia la obtención de una
solución, o bien con hipótesis sobre las posibles soluciones y
volviendo hacia atrás para encontrar una evidencia
existente (o una deducción de una evidencia existente) que
apoye una hipótesis en particular.
B.5) Subsistema Psicosocial: (Recursos
Humanos, Actitudes,
Motivación, Liderazgo,
Comunicación)
Integrado por individuos y grupos en
interacción. Consiste en el comportamiento individual y
la
motivación, relaciones de función y
posición, dinámica de grupos y sistemas de
influencia. Se ve afectado también por sentimientos,
valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente
dentro de la organización. Estas fuerzas crean el
"clima
organizacional" dentro del que los participantes humanos
realizan sus actividades y desempeñan su función.
Por tanto, se prevé que los sistemas psicosociales
difieren significativamente entre las diversas organizaciones.
Ciertamente, el clima para la
persona en la línea de ensamble es diferente del de un
científico en el laboratorio o
el de un medico en el hospital.
El subsistema psicosocial integrado por individuos y
grupos en interacción. Consiste en el comportamiento
individual y la motivación, relaciones de función y
posición, dinámica de grupos y sistemas de
influencia. Se ve afectado también por sentimientos,
valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente
dentro de la organización. Estas fuerzas crean el "clima
organizacional" dentro del que los participantes humanos realizan
sus actividades y desempeñan su función.
Este subsistema juega un papel central en la
determinación de objetivos, planeación,
diseño de la organización, control de actividades y
en la relación de la organización con su medio
ambiente.
Se ven íntimamente ligados a los siguientes
aspectos:
Recursos Humanos
Se de denomina de esta manera al trabajo que aporta el
conjunto de los empleados o colaboradores de esa
organización. Pero lo más frecuente es llamar
así a la función que se ocupa de seleccionar,
contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la
organización. Estas tareas las puede desempeñar una
persona o departamento en concreto (los
profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la
organización.
Cultura Organizacional, Clima Organizacional o Cultura
Corporativa, comprende las actitudes, experiencias,
creencias y valores, tanto personales como culturales, de una
organización.
Se ha definido como "una suma determinada de valores y
normas que son
compartidos por personas y grupos de una organización y
que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos
con el entorno de la organización. Los valores
organizacionales son creencias e ideas sobre el tipo de objetivos
y el modo apropiado en que se deberían conseguir. Los
valores de la organización desarrollan normas,
guías y expectativas que determinan los comportamientos
apropiados de los trabajadores en situaciones particulares y el
control del comportamiento de los miembros de la
organización de unos con otros
Motivación:
Es una característica de la Psicología humana que
contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores
que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana
de un sentido particular o comprometido. Las metas de la
organización son inalcanzables a menos que exista el
compromiso permanente de los miembros de la
organización.
Liderazgo:
En forma gerencial es el proceso de
dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de
influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas,
empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las
cualidades del liderazgo del gerente serian
irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder
entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de
diferentes forma para influir en la conducta de los
seguidores de diferentes manera.
Comunicación:
La comunicación es el fluido vital de una
organización, los errores de comunicación en mas de
una organización han ocasionado daños muy severos,
por tanto la
comunicación efectiva es muy importante para los
gerentes ya que ella representa la hebra común para las
funciones
administrativas Los gerentes preparan planes hablando con
otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la
autoridad y
distribuir los trabajos. De igual manera las políticas
motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan
en razón del intercambio regular de información las
como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar
enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden
ser un lugar ideal para aprender esta lección
Comparación entre el Modelo de
Sistemas Integrados y las Funciones
Administrativas
Las labores administrativas pueden ser descritas en
términos de funciones básicas que son realizadas a
fin de que la organización alcance sus fines. Tomar
decisiones que mantienen un equilibrio dinámico a tiempo
que alcanza los objetivos que significan éxito, es decir
el desempeño organizacional. Los
administradores podrían no seguir consecuentemente un
proceso formal de fijación de metas planeación
integración de recursos, organización,
implementación y control.
El sistema administrativo funciona con el contexto de un
medio externo subsistemas internos metas y valores,
técnicos, estructurales y sociales. La toma de
decisión es central. Los administradores toman decisiones
en una gran variedad de asuntos algunos son rutinarios y otros
son mas complejos en general la labor administrativa incluye lo
siguiente:
Decidir que hacer a pesar de la incertidumbre gran
diversidad y una cantidad de información potencialmente
relevante. Lograr que estas cosas rehagan a través de un
conjunto grande y diverso de personas a pesar de de tener poco
control de ellos sobre la mayoría de ellos.
Algunos planes, estrategias,
prioridades son explícitos y son escritos. Los
administradores tienen que preocuparse también por una
amplia gama de asuntos menos explícitos que requieren
decisiones cotidianas. Pocas decisiones administrativas son
finales, mas bien la labor administrativa incluye una corriente
continua de opciones y acciones que
deben ser vigiladas para ver si el sistema esta marchando bien.
Los administradores están literalmente en medio de mucho
procesos interactivos que requieren un flujo continuo de
decisiones a fin de mantener un equilibrio dinámico, los
buenos administradores participan continuamente en la
detención de problemas y
oportunidades, también son capaces de desarrollar
prioridades con base en criterios como importancia, urgencia y
factibilidad,
concentran su atención en los problemas de mayor
prioridad, asuntos que marcan una gran diferencia en
términos de desempeño en la organización. Al
tiempo que reconocen la importancia de la adaptación y la
innovación, los administradores son
responsables de que un trabajo se haga, de mantener
suficientemente estabilidad y continuidad para alcanzar los
objetivos trazados.
a) Fijacion de objetivos: el sistema de
objetivos hace incapie en las condiciones futuras deseadas
que la organización trata de alcanzar. Las metas
especificas incluyen cantidades de producción con
objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas limites para
la terminación del trabajo.b) Planeación: una vez que se mantienen
los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los
medios de alcanzarlos, decidir de antemano que se va a hacer
y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia
global y políticas generales, mas programas
específicos y procedimientos. La integración de
la toma de decisiones a través de la
organización y el tiempo. La planeación ofrece
un medio a los administradores y a las organizaciones para
enfrentar un cambio en su medio ambiente.c) Integración de recursos: los recursos
son necesarios para realizar los planes y es responsabilidad
de la administración integral, los recursos requeridos
y vigilar que se utilicen eficazmente. Para cualquier
operación u organización hay requerimientos
financieros, materiales, humanos y tecnológicos. Las
operaciones de rutina requieren una continua disponibilidad
de recursos en la forma de flujo de efectivo, materias
primas, esfuerzos humanos y métodos de
trabajo.d) Organización: la labor administrativa
incluye también el desarrollo y mantenimiento de una
estructura para la realización de los planes
establecidos y el logro de los objetivos relevantes. Los
diagramas de flujo de trabajo muestran el proceso de
transformación utilizado en producir bienes y
servicios. La labor administrativa incluye dividir el trabajo
en componentes sustanciales y luego integrar los
resultados.e) Aplicación (implementación):
los objetivos, planes, recursos y diseños son parte de
la reparación; desarrollar la capacidad de actuar. Sin
embargo nada ocurre hasta que se utiliza el esfuerzo para
alcanzar los resultados deseados. Un nuevo producto debe ser
producido y vendido. Un procedimiento para reducción
de costos debe ser utilizado en lugar de los métodos
existentes.
En general, la cantidad de esfuerzo humano implicado en
la aplicación e implementación es una
función de la capacidad del administrador para influir en
otros subordinados como compañeros y jefes.
En los buenos administradores crean un clima dentro del
cual la gente se siente motivada para actuar bien.
f) Control: medir y evaluar los resultados son
pasos necesarios a fin de sopesar el desempeño
organizacional y determinar que tan bien ha realizado su
labor el administrador. Controlar es la función
administrativa referente a mantener la actividad
organizacional dentro de los límites permitidos, de
acuerdo con las expectativas. Está muy
interrelacionados con y depende de la
planeación.g) Las funciones administrativas básicas
son altamente independientes. Tradicionalmente no se realizan
paso por paso. Los administradores son al final responsable
por la realización de las funciones básicas que
son los medios para alcanzar el desempeño
organizacional y para asegurar una capacidad continua para
hacerlo.
Relación
entre las Funciones Administrativas y el Análisis de
Gestión
Es importante partir de la toma de decisiones para poder
relacionar las funciones administrativas y el análisis de gestión.
La toma de decisiones es un proceso en que uno escoge
entre dos o mas alternativas.
Existen pasos en el proceso de la toma de decisiones los
cuales son:
Determinar necesidad de una
decisiónIdentificar los criterios de
decisiónAsignar peso a los criterios (ponderar)
Evaluar las alternativas
Seleccionar la mejor alternativa
Funciones administrativa
La toma de decisiones invade las 4 funciones
administrativas; de hecho esto explica porque los administradores
cuando planean organizar dirigen y controlan, son con frecuencia
llamados tomadores de decisiones.
La Planeación define las metas de la
organización, establece una estrategia global para el
logro de esas metas.
Ejemplo de decisiones en la
planeación:
¿Cuáles son los objetivos de la
planeación de la organización a largo
plazo?
¿Qué estrategias son mejores para lograr
este objetivo?
¿Cuáles deben ser los objetivos a Corto
Plazo?
La organización diseña la estructura de la
empresa
incluye la determinación de las tareas a realizar, como se
agrupan las tareas, quien reporta a quien y donde se toman las
decisiones.
Ejemplo decisión en la
Organización:
¿Como deben diseñar los
puestos?
¿Quién esta mejor calificado para ocupar
un puesto vacante?
¿Cuándo debe una organización
instrumentar una estructura diferente?
La dirección se encarga de motivar sus
subordinados, redirige las actividades de otro, se escoge el
canal de comunicación mas adecuado, se resuelve el
conflicto
entre miembros o se solucionan la resistencia al
cambio.
Ejemplo decisión en la
dirección
¿Como se maneja a un grupo de trabajadores que
parezca tener una motivación baja?
¿Cómo afectara a un cambio especifico a la
productividad
del trabajador?
Ejemplo decisión de Control
¿Qué actividades en la organización
necesitan ser controladas?
¿Cómo debo controlar esas
actividades?
¿Cuándo esta la organización
desempeñándose de manera efectiva?
Una vez explicada la influencia de la toma de decisiones
en cada una de las funciones administrativas, cabe destacar las
relaciones existentes entre las funciones y el análisis de
gestión.
Cuando se comprende el análisis de gestión
se va evaluar el grado de eficiencia y eficacia, con el
cual se están cumpliendo la planificación, organización,
dirección y control.
El analista debe empezar con la primera función
administrativa, la planeación la cual permite establecer
la misión,
visión, estrategias de la empresa para luego estudiar las
personas que ocupan los cargos si están
desempeñando un gran trabajo, si los recursos que se
utilizaron para el logro de los objetivos fueron indicados
(organización), verificando a su vez como son las relaciones
humanas en la empresa, si hay productividades los
trabajadores, motivación (dirección) y en el ultimo
lugar exponer los resultados con un control previo, dando
propuestas, alternativas, corrigiendo las fallas
La gestión administrativa de una empresa de la
empresa es un proceso dinámico donde conviven pasado,
presente y futuro. En este proceso se combinan activamente,
análisis del pasado (gestión), previsión y
evaluación de alternativas futuras
(planeamiento)
y la instrumentación del plan
presente.
El proceso de análisis de gestión puede
resumirse en una serie de acciones:
La recopilación de los datos físicos y
económicos.La imputación de ingresos y
egresos.La homogenización de la moneda de
cálculo.El calculo de resultados.
El análisis de resultados.
El objetivo de esta norma es homogenizar los criterios
de ordenamiento e imputación de dato, su expresión
monetaria y la mitología de calculo. Resaltando su
importancia en el objetivo final del análisis de
resultados, tomando la información que nos brinda el
análisis de gestión sobre las mejores decisiones
sobre el uso de los recursos de la empresa. Esta metodología permite mejorar el plan de la
empresa en base las conclusiones emergente del análisis y
comparación de los resultados previstos y los obtenidos en
el ejercicio analizado.
El analista de
Gestión (Papel del analista de Gestión) frente a
las funciones básicas administrativas
El analista de gestión administrativa,
también llamado como Auditoria Administrativa o Auditoria
Operativa, tiene como principal objetivo medir la eficiencia
organizacional, y de igual manera, evaluarlos resultados de la
acción de la acción gerencial, en términos
de conocer si realmente se están logrando los objetivos y
metas planeadas por la empresa, en todos sus áreas y
funciones.
El profesional de la administración cuando realiza un
análisis de gestión tiene como objetivo evaluar la
calidad de la gerencia, a
partir de determinar si las metas se están logrando con la
optimización de los recursos disponibles, o sea, en este
caso, los resultados de los estados
financieros constituyen para el analista de gestión,
solo un medio de cuantificar eficacia, la eficiencia y la
productividad de la acción gerencial en cualquier
área de la empresa.
Para el desarrollo de un análisis de
gestión, se requiere la formulación previa de un
programa de trabajo. Este programa es un plan detallado de todas
las actividades que van a guiar el curso del análisis. Es
necesario tener claro y preciso las preocupaciones y necesidades
de la empresa- cliente, ello
permitirá diseñar un programa de acuerdo a las
condiciones particulares de la empresa y el alcance del
trabajo.
La elección de las técnicas cualitativas o
cuantitativas necesarias para hacer un buen trabajo de
análisis de gestión va a depender de la
experiencia, y conocimiento del profesional de la administración, y sobre todo de su
capacidad para determinar la factibilidad de la
aplicación. Las técnicas son variadas, por ello el
analista de gestión debe contar con una bibliografía de consulta
que incluya texto,
revistas y trabajos relacionados con la ciencia
administrativa y demás disciplinas
complementarias.
Se puede resumir, entonces, que el perfil de un
profesional que se desempeñe como un analista de
gestión o auditor administrativo, tiene que contener las
tres habilidades o destrezas básicas que propone el
educador y ejecutivo Robert Katz, esta son:
Habilidades o destrezas técnicas
Habilidades o destrezas conceptuales o
sistemáticasHabilidades humanas.
No se debe dejar pasar por alto, la capacidad de
líder
que tendrá que tener un analista de gestión
profesional, para ser un gran motivador de su equipo de trabajo.
Su desempeño como líder- facilitador le
exigirá adoptar un estilo moderno de dirección, con
las características siguientes:
Ser colaborador, amigable y humano.
Ser participativo y generador re
opciones.Saber entender que su misión es detectar
errores y lograr correcciones.Ser respetuoso para hacer recomendaciones y
observaciones.Saber identificar problemas, sus causas y
efectos.Saber inspirar confianza
Saber compartir información.
Entre otros.
Conclusión
Se puede concluir diciendo que el analista de
gestión es el mejor aliado de la sana
administración de una sociedad empresarial, por cuanto
que, aplicado por los Licenciados en Administración
competentes y capacitados, disminuye los niveles de riesgo para que
fracasen las empresas privadas
o publicas del país.
Conceptos
Básicos
Los factores que influyen en la organización
son:
Culturales: Ideales, valores y normas prevalecientes en
la sociedad.
Tecnológicos: Grado y perspectivas del avance
científico y tecnológico.
Educativos: Niveles de escolaridad y preparación
para el trabajo productivo.
Políticos: Sistema
político y situación política
general.
Legales: Legislación que afecta la
interacción de las organizaciones.
Recursos naturales: Disponibilidad y condiciones
climáticas, orografiítas, hidrográficas,
etc.
Demográficos: Edad, sexo,
número y distribución de recursos
humanos.
Sociológicos: Estratificación y movilidad
sociales.
Económicos: Estado de la
economía y acción de los agentes
económicos.
Autor:
Lilibeth Carrasco
Briceño Francia
Marin Flirenny
Guzman Eulymer
Prof. Coromoto Villalta
Enviado por:
Karen Rivas
Barcelona, 16 de Enero de 2009.
UNIVERSIDAD DE ORIENTE
NÚCLEO DE
ANZOÁTEGUI
ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
APLICADAS
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
ANALISIS DE GESTION
ADMINISTRATIVA
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