Auditoría de Caja y Bancos (página 2)

Efectuar la revisión de los reembolsos y
conciliaciones bancarias por un periodo de hasta tres meses
anteriores a la fecha de la Auditoría. Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidad material) a los responsables de
los pagos indebidos de las dietas.Revisar
los expedientes del ingreso de Comedor cafetería
correspondiente al año 2007 y aplicar lo establecido en el
Manual de
Procedimiento.

Generalidades

De existir
inconformidad con la evaluación
otorgada debe establecer reclamación por escrito al
área de Auditoría de la UNE en un plazo no mayor de
20 días después de recibir copia del informe, de
acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 322 del 2003
del Ministerio de Auditoría y Control.De
acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de
Auditoría y Control la entidad deberá informar al
área de Auditoría de la UNE, en un término
no mayor de 30 días a partir de la fecha de
recepción del informe, el plan de medidas
elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.Por otra
parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159,
capítulo V, artículo 14 se debe discutir en el
Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la
auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma
el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar
las deficiencias consignadas.Queremos hacer llegar nuestro
agradecimiento a todos los trabajadores, especialistas y
dirigentes de la Empresa por el
apoyo y la facilidad brindada para obtener la documentación requerida, lo que
permitió llevar a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo.

Auditoría
de cuentas por cobrar

CONCEPTO DE CUENTAS POR
COBRAR:Las Cuentas por
Cobrar son derechos
legítimamente adquiridos por la empresa que,
llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho,
recibirá a cambio
efectivo o cualquier otra clase de
bienes y
servicios.Atendiendo a su origen, las cuentas por
cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventas de
bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o
servicios.

a) Documentos por
Cobrar:Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar
documentadas a través de letras, pagarés u otros
documentos, proveniente exclusivamente de las operaciones
comerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las
estimaciones de deudores incobrables por este concepto y por
los intereses no devengados por la sociedad.

b) Deudores Varios (neto):Corresponde a todas
aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones
comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del
personal o
deudores de ventas de activos fijos. La
estimación de deudores varios incobrables debe ser
rebajada para su presentación en el balance.c) Documentos
y Cuentas por Cobrar a Empresas
Relacionadas:Documentos y cuentas por cobrar a empresas
relacionadas, descontados los intereses no devengados que
provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de
recuperación no excede de un año a contar de la
fecha de los estados
financieros.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR
COBRAR:

· Comprobar si las cuentas por cobrar son
auténticas y si tienen origen en operaciones de
ventas.

· Comprobar si los valores
registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en
pesos).

· Comprobar si estos valores
corresponden a transacciones y si no existen devoluciones
descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

· Comprobar si hay una valuación
permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las
cuentas por cobrar para efectos del balance.

· Verificar la existencia de deudores
incobrables y su método de
cálculo
contable.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR
COBRAR:Respecto al Control
Interno.El análisis de crédito
se dedica a la recopilación y evaluación de
información de crédito de los
solicitantes para determinar si estos están a la altura de
los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de
una política
para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la
política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por
cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones
legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por
cobrar se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de
control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las
condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las
cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien
corresponda.

8. Verificar que las cuentas por cobrar
estés adecuadamente respaldadas.

9. Comprobar que las cuentas por cobrar
estés vigentes y que las medidas de seguridad se
apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)

10. Verificar la existencia de un manual de
funciones del personal encargado del manejo de las cuentas
por cobrar. Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los
clientes y
deudores.

11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.

12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar
contra cuentas a cobrar.

13. Controlar Notas de débito y de
crédito (Rebajas por volúmenes de compras,
etc).

14. Mantener cheques anulados con orden de no
pago, devueltos y emitidos de nuevo.

Procedimientos:

1. Verificar físicamente junto con la
persona
responsable de las cuentas por cobrar los documentos que
respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de
títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e
investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de
títulos en empresas relacionadas.

4. Comparar el resultado de la
comprobación física con el mayor
de Inversiones en
Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las
empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir
corresponde a los documentos por cobrar a empresas
relacionadas.

6. Verificar que los datos de los
deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y
laboral,
etc.

7. Comprobar la validez de los documentos, es
decir, que los documentos estén legalizados con firma,
timbre y estampillas, ante Notario.

8. Verificar datos de los avales en caso que
existieran, nombre, RUT, domicilio, etc.

9. Verificar que los avales, en caso que
existieran, hayan firmado debidamente los documentos.

10. Verificar el historial de todos los
documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a
bancos e
instituciones
financieras (como factoring, por
ejemplo).

11. Verificar qué cuentas por cobrar han
sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido
pagadas o protestadas.

12. Examinar las autorizaciones para la venta que
originó el respectivo documento por cobrar.

13. Examinar la boleta de venta que
originó el documento por cobrar, chequear que correspondan
los valores y plazos y ver si coinciden.

14. Examinar las facturas de clientes, así
como otros documentos justificativos de las cuentas por
cobrar.

15. Seleccionar un número de documentos
por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las
entradas de aquellos en los registros
contables.

16. Analizar esta partida y conciliar su saldo
con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios
y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas.

17. Chequear que existan los registros de deudas
para con la empresa de los propios trabajadores de la
empresa.

18. Verificar que exista factura o
boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa.

19. Verificar que los montos cobrados por
concepto de intereses hayan sido debidamente calculados.

20. En caso de existir arriendos por cobrar,
verificar que exista el contrato de
arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de
arriendo.

21. En el caso que existan reclamaciones por
cobrar a compañías de seguros,
verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado
ante un determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas
por cobrar a proveedores.

Se refiere a los casos en que, después de
haber realizado una compra de mercaderías y haberla
pagado, tal mercancía resultó defectuosa o
llegó con algún faltante, y el proveedor
atenderá el reclamo mediante una nota de
crédito.

23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si
coincide con los documentos que respalden la
devolución.

24. Verificar si existen depósitos en
garantía de cumplimientos de contratos, por
ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier
obra o prestar un determinado servicio, y el
contratante exige que se haga un depósito garantizado que
el objetivo de
tal contrato será cumplido.

25. Chequear que el monto reembolsado corresponda
a la garantía citada en el punto anterior.

26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los
accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los
accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos
diferentes a lo que todavía deban del capital que
suscribieron.

27. Verificar si existen anticipos a proveedores.
En algunas oportunidades, una empresa se ve
en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el
abastecimiento de mercadería o de la prestación del
servicio.

 A esta empresa le surge, por lo tanto, un
derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida
la mercadería o el servicio que ha comprado.28. Chequear
que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores
corresponda con los documentos que respalden esta
situación. Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicación física de
documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los
documentos incobrables para verificar que se usaron todas las
instancias para el cobro de éstos.

3. Verificar que se ha usado el método
adecuado en el cálculo de la estimación de deudores
incobrables.

4. Comprobar si la base para la estimación
se ajusta a las disposiciones legales.

5. Revisar en el Mayor la cuenta
Estimación de Deudores Incobrables.

6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores
incobrables por concepto de inflación y/o
corrección monetaria sean calculados y registrados.

7. Verificar si ha habido deudores incobrables
que se hayan presentado a cancelar una deuda.

8. Comprobar que esta situación aparezca
en los registros contables.

Conclusión

Respecto a los documentos por cobrar es
importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia
física de éstos así como verificar su
formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse
realmente en dinero.El
programa que
hemos mostrado contiene pruebas que
varían de acuerdo a cada profesional responsable de la
Auditoría, pues de acuerdo a la aplicación de
éstas el Auditor basará su opinión en
relación a la situación real de la empresa.

Autor:

Julio