Conceptos básicos y principales de registros y controles (página 3)
Los elementos que lo conforma n son: Referencia del número de contrato, identificación de la empresa, fecha de inicio del contrato, nombre y datos personales de la persona que dirige la empresa. (Contratante), nombre y datos personales de la persona que prestara los servicios profesionales. (Contratado), cláusulas del contrato así: objeto del contrato, valor del contrato, plazo del contrato, prohibiciones, terminación del contrato, controversias, aceptación del contrato, cumplimiento del contrato, cierre del contrato con firmas de quien dirige y el que prestara los servicios, podrá constar de un adeudo indicando ratificación de firma ante un abogado, quien pegar timbres de ley.
Para la realización de un contrato, es necesario obtener una póliza de fianza administrativa, autorizada por el gobierno, con base al salario y tiempo aceptado con el equivalente al 10% del valor total de los servicios contratados, en las instituciones o empresas bancarias que prestan dicho servicio como el Banco G y T continental.
Currículum Vitae
Conjunto de datos relativos a la situación personal, profesional o laboral del candidato a un trabajo, Currículum Vitae literalmente su expresión latina significa "la carrera de la vida".
Elementos que forman un Currículum Vitae:
Datos generales personales, nombre, lugar de nacimiento y fecha, numero de cedula de vecindad, teléfonos de residencia y móvil, educación universitaria, educación media, educación no formal, afiliaciones, experiencia docente, libros publicados, temas escritos en revistas, periódicos, etc., cursillos y talleres educativos en que participo, cargos desempeñados por elección, otros y firma original con tinta negra.
Ejemplo:
Curriculum Vitae
A Datos Personales
Nombre:
Edad:
Estado Civil:
Lugar de nacimiento:
Fecha de nacimiento:
Teléfono residencia:
Teléfono móvil
E mail:
B Estudios Realizados
Educación Parvularia:
Educación Primaria:
Educación Básica:
Educación Diversificada:
Educación Universitaria:
C Experiencia Laboral
D Experiencia Técnica Profesional
Finiquito
Es una certificación que respalda y salda una cuenta de un trabajo ejecutado por el contratado, en una institución comercial, una institución empresarial de educación, en un proyecto educativo o no educativa, en un Ministerio del gobierno central, en una Universidad, etcétera, que se da para constancia de que están ajustadas y satisfecho el alcance que resulta de ellos, es acabar, concluir y rematar con el caudal del estado de cuentas, o con otra cosa.
Elementos que conforman el finiquito
a. Nombre de la empresa o institución
b. Nombre de la persona con datos de identificación: título profesional, cedula o pasaporte
c. Solvencia de la oficina de contabilidad saldando el caudal de enseres, inventariados
e. Tiempo laborado, fecha y firma del representante legal del contratante
Carta de presentación
La carta de presentación que usted enviara adjunto al currículum vitae, según sea una respuesta concreta o una oferta de trabajo o un auto candidatura, que no responde a una búsqueda de personal de una empresa determinada, debe de tener dos elementos comunes que deberá anotar y tomar en cuenta. Siendo estos:
No repita lo que posteriormente va a desarrollar en el currículo vitae, aunque si puede utilizar la carta para resaltar los aspectos o cualidades que mejor se ajustan a los requerimientos del puesto.
Evite un tono excesivamente efusivo, tanto en el saludo como en el interés que manifieste por el puesto.
Evite destinatarios genéricos. Diríjase a una persona concreta por ejemplo: el director de Recursos humanos.
Señale dos o tres características significativas, sus puntos fuertes, con los que espera cautivar a la empresa a la que se dirige.
La carta debe estar bien estructurada comenzando por explicar por que se dirige a la empresa, mencionando el currículo vitae que adjunta y concluyendo con una llamada a posibles posteriores contactos o entrevistas. Olvídese de maquinas de escribir, utilice siempre la computadora en Microsoft Word.
Despídase sin demasiados rodeos y firme de puño y letra la carta utilizando tinta negra.
Cuando se trata de una auto presentación tiene que evitar dar la impresión de que envía el mismo currículum vitae a todas las empresas. (4:28)
Ejemplo
Guatemala 12 de noviembre, de 2008
Señor
Director de Recursos Humanos
Tabacalera S.A.
Presente.
Señor Director de Recursos Humanos:
Me es grato presentarme ante su persona, haciendo de su conocimiento que poseo el titulo de: Licenciada en Administración de Empresas, con amplia experiencia en el ramo, habiendo trabajado en dicho puesto en tres empresas cuyo nombre y tiempo de laborar en ellas señalo en el currículo que adjunto a la presente a cuyos gerentes con toda libertad puede pedir referencias sobre de mi persona.
Atentamente:
(f)_____________________________________
Aura Marina Osorio.
A-1 459,687
Memoria de labores
Es el estudio escrito sobre lo realizado de una planificación, guardando las perspectivas en mejorar y restituir datos, conservando las metas propuestas de la información básica para el futuro funcionamiento de las acciones por realizar.
Elementos que conforman la memoria de labores:
Introducción: son los datos de la empresa, informando los objetivos alcanzados en cada política que fueron puestos en práctica como:
Equidad.
Interculturalidad.
Calidad/excelencia.
Democratización.
Sostenibilidad.
Política equidad, componentes, área, programa, actividades realizadas, evidencias del logro.
De igual manera las políticas de interculturalidad, calidad/excelencia, democratización, sostenibilidad, llevan los mismos componentes, área programa, actividades realizadas y evidencias de logro.
Instructivo para la memoria de labores
La memoria de labores deberá tener:
I. Aspecto administrativo: En este aspecto se anotaran las actividades realizadas que se relaciones con la coordinación, dirección, ejecución y control de los recursos físicos, financieros, institucionales y humanos que intervienen en el hecho educativo.
II. Aspecto Técnico Pedagógico: En este aspecto se anotaran las actividades relacionadas con la docencia, por ejemplo: planes, programas y proyectos docentes, capacitación al personal docente en servicio, adecuación curricular, supervisión, evaluación del rendimiento escolar y orientación escolar.
III. Aspecto proyección comunitaria: En este aspecto se anotaran las actividades realizadas con fines de proyección e interacción escuela/comunidad que hayan contribuido a promover su desarrollo y mejoramiento. (programas, proyectos, etc.)
IV. Aspecto cultural, cívico y deportivo: En este aspecto se anotaran las actividades de carácter cultural, cívico y deportivo que hayan llevado a cabo durante el ciclo escolar.
Esta memoria de labores deberán ser entregada en hoja tamaño oficio siguiendo el siguiente esquema horizontal.
Plan operativo anual (POA)
Es la visión de lo que se puede desarrollar o producir, conforme al marco normativo que regula su organización interna, como los fines (de la educación) y políticas de la organización, con los elementos específicos de la planificación administrativa educativa.
El propósito de este informe como modelo de matriz, es darle un alto grado de dirección al desarrollo administrativo y funcional de la organización, durante un periodo, en educación generalmente es el ciclo escolar.
Los elementos que conforman el plan operativo anual son:
Tipo de organización Principales problemas Misión
Política Objetivos Acciones
Metas: cualitativas Estrategias Programación
Cronograma Responsables Del recurso
Plan operativo
Es un modelo sencillo de comprender y utilizar, es la idea del desarrollo de las actividades de una empresa educativa, dirigidas a cada uno de los sectores o ramas que involucran con pertinencia y con la misma naturaleza a todo el cuerpo de gerencia o el staff administrativo, directores de programas o niveles educativos, docentes, catedráticos titulares, catedráticos auxiliares, grupos de interacción docente, gobierno de padres de familia y personal de seguridad y servicios de autobús, todos con un criterio positivo, para la solución de cualquier problema que surgiere.
Los elementos que lo conforman son:
Actividades,
Recursos, Humanos, técnicos, materiales, físicos.
Responsable.
MODELO DE PLAN OPERATIVO ANUAL
Modelo de matriz
No._______de_______
Empresa_______________________________________Cuadro de diagnostico
Unidad______________________Periodo evaluado_______Fecha __________
Problemas: planificación__Organización____Dirección___Control___Otros__
Sub – unidades ejecutadas__________________________________________
Notificación
Notificar es informar al interesado de una gestión administrativa, lo resuelto respecto a ella; ya sea que la resolución sea definitiva o en caso contrario, se le indicara el procedimiento a seguir, ejemplo:
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE HUMANIDADES
NOTIFICACIÓN
Guatemala, 25 de septiembre de 2008 Enviada a las diez horas A.M.
12 Avenida "A" 1-27 zona 2, Barrio Moderno, Ciudad de Guatemala
Señora: Maria Antonia Ríos Marroquín (f)_________________________
Recibido Por_______________________________ (f)________________________
Nombre de la persona que recibe
Notificado por:___________________________________________________
Nombre de la persona que notificó
Puesto o cargo:___________________________________________________
Telegramas urgentes
Son aquellos que se depositan con la condición de que sean transmitidos urgentemente a su destino.
Telegrama a cobrar
Este servicio solamente lo utilizan algunas empresas: Organismo judicial por ejemplo en donde las oficinas centrales pagan los servicios a la empresa de correos.
Telegrama en clave
Son los que en lugar de estar escritos con letras o palabras completas, únicamente llevan signos o claves especiales, los utilizan las empresas de correos y la Policía Nacional Civil.
Tarifas a pagar
Los telegramas particulares de una a veinte palabras Q. 3.60
Los telegramas comerciales de una a veinte palabras Q. 5.50
Los telegramas urgentes pagan el doble Q. 11.00
Los telegramas circulares pagan por destinatario Q. 5.00
El tiempo para llegar a su destino es de 24 horas.
Recibo
Es el documento que se extiende como constancia de haber recibido un valor o cambio de otro o de un servicio prestado. En el que quien firma declara haber recibido alguna cosa o una cantidad. También es el comprobante de pagos efectuados.
Para estar legalmente extendidos tienen que tener impreso los mismos datos de la factura. En caso de que sea un recibo conforme a ley, debe extenderse en formulario impreso y ha de llevar adheridos los timbres fiscales, con el 12% de IVA, se exceptúan los recibos cuyo valor no excede de Q. 1.00, así como aquellos que se extienden en las ventas por abonos, ya que el impuesto del timbre se paga por el importe total de la venta, por el comerciante al momento de presentar su declaración trimestral.
Elementos que conforman el recibo:
Numero, Fecha, nombre de la persona de quien se recibe el valor, cantidad en letras y números, motivo por el cual se extiende, firma y nombre de quien lo extiende.
Consta de talón que es el archivo de la empresa y el original; existe otro sistema con copia, usando papel carbón. El original regularmente es de color blanco, el duplicado en color amarillo o verde, este sirve para control contable. (3:7)
Clases de horario escolar
Horario escolar:
Cada grado o sección debe tener su horario respectivo y su plan de trabajo. Regularmente este horario es completamente autónomo y es el personal con el Sub. Director quien debe de trazarlo, estructurarlo y darlo a conocer, porque los diferentes grados trabajaran en forma independiente.
En las escuelas o empresas educativas demasiado grandes con 1,500 alumnos, todos los alumnos deben salir a recreo a la misma hora, para evitar que la bulla de unos grados interrumpa la tarea de otros. En este caso, el horario general del establecimiento educativo debe regir a todos, pero dentro de las horas de clase, cada grado puede tener su horario diferente de acuerdo con las circunstancias, tal es el caso el uso de fluor, merienda, etc. De todos modos el horario debe ser rígido; únicamente deberá servir para distribuir las labores e impartir la enseñanza de acuerdo con el tiempo disponible y las condiciones especiales, intereses, el cansancio, los conocimientos, las aptitudes, etc.
Cuando formulamos un horario debemos tomar en cuneta: Los objetivos específicos de la educación que proponemos alcanzar en el establecimiento y la comunidad; las condiciones de los alumnos y los docentes, los que laboran en varios establecimientos llamados especialistas, la forma de organización del trabajo escolar y las facilidades que ofrecen en el edificio y el medio.
Horario abierto
Todo el personal debe ser de tiempo completo, deben de ser especializados en la materia a impartir, profesional, universitario a nivel intermedio o con un titulo universitario en grado de licenciado, master o doctor, con mentalidad abierta, pues es un horario flexible ya que los tiempos no son todos del mismo tamaño, ni las asignaturas se imparten durante los mismos días a la misma hora durante la semana.
Los catedráticos deben poseer una excelente preparación pedagógica. La aulas son fijas, el alumno tiende a buscar las aulas donde se imparten las asignaturas (Proyecto Pemem I, II, III). Las asignaturas más difíciles se colocan por la mañana y las menos fáciles por la tarde…
Horario tipo cerrado
Es de aspecto mosaico regular en donde el día disponible de labores se divide en cuadros todos del mismo tamaño, correspondientes a un periodo de actividad de enseñanza para cada una de las asignaturas del currículo que se repite todos los días a la misma hora.
Las asignaturas más difíciles se colocan en las primeras horas de la mañana y las menos difíciles inmediatamente después de la hora de almuerzo, o salen a media mañana o a media tarde dependiendo de la jornada, matutina, intermedia, vespertina, y nocturna; en semana de lunes a viernes, plan sábado, o plan domingo.
Los factores como el tamaño del aula, el numero de profesores de tiempo completo, las actividades programadas, el numero de alumnos (22 a 25 por aula), los recursos disponibles son factores del horario tipo abierto, inclusive la salida a recreo no tienen que salir alumnos y maestros al mismo tiempo. (4:39)
Organigrama
Es un grafico de muestra bajo la forma de documento de conjunto, la estructura organizativa de una empresa, con sus funciones y relaciones; las principales líneas de dirección y comunicación y curso de la autoridad y responsabilidad siguen en los diferentes niveles jerárquicos.
Representa una jerarquía o escala de jefes que se extiende de los niveles superiores hasta los inferiores. La vía jerárquica es el camino que siguen a través de los diferentes grados de la estructura organizativa, las comunicaciones que emanan de la autoridad superior o las que son dirigidas.
Elementos que le conforman:
Los organigramas constan de rectángulos y líneas; los rectángulos representan las unidades administrativas y las líneas su función es mostrar la relación entre las unidades administrativas.
Las líneas llenas continuas indican la autoridad formal, relación de mando, comunicación y vía jerárquica.
Las líneas llenas verticales indican a la autoridad sobre las unidades inferiores.
Las líneas llenas horizontales indican la especialización y correlación.
Las líneas punteadas o discontinuas son empleadas para indicar relación de coordinación o asesora.
Requisitos
Deben ser claros.
Uniformidad en la confección de los organigramas, ya que conduciría a una acertada interpretación y buen empleo de los mismos.
La actualización es importante para que el organigrama muestre e informe lo que sucede y los cambios dentro de la organización.
Beneficios
Se destaca el ordenamiento que debe existir en toda empresa.
Se destacan las anormalidades que puedan existir en el funcionamiento de una empresa y su organización.
Muestra una forma Grafica y fácil de interpretar la estructura organizativa de una empresa.
Formas de presentación
Se pueden presentar en cinco formas diferentes que son:
Verticales, horizontales, circulares, escalares y de trazado mixto.
Organigrama vertical
Su forma se asemeja a la de una pirámide, ya que sus unidades se desplazan jerárquicamente en dirección descendente.
Organigrama horizontal
Son una modalidad de los verticales, describen la estructura de una empresa de la izquierda a la derecha, ubicando los niveles superiores al lado izquierdo, desplazándose los niveles inferiores hacia la derecha.
Organigrama circular
Los niveles jerárquicos están presentados por medio de círculos concéntricos con una dirección que va desde adentro hacia fuera, siendo los círculos internos los principales niveles jerárquicos y en cuyo alrededor se concentran los otros círculos que representan los otros niveles de organización en función de su importancia.
Organigrama escalar
Son pocos usados, muestra la estructura jerárquica de una organización, utilizando márgenes o sangría.
Organigrama trazado mixto
Resulta de la combinación de varios criterios de ramificación. Eliminan la dificultad que presentan los verticales que sufren un ensanchamiento exagerado en sus ramificaciones cuando se trata de graficas de una estructura compleja y de gran magnitud. (2:35)
Guía para manejo de libros de control administrativo (7:43-45)
BIBLIOGRAFÍA
1- Acuerdo Gubernativo No. MINISTERIO DE EDUCACIÓN: 121 de fecha 15 de marzo de 1,999
2- Block, Alberto y Otros Desarrollo de Capacidades Administrativas, Edit. Trillas México. 1978
3 – Cardona Recinos, Fredy. Herramientas I, Ediciones Superación Guatemala 2001
4- Cardona Recinos, Fredy Registros y Controles: su aplicación a la Práctica Administrativa Ediciones Superación Guatemala, 2005
5- Correspondencia Segundo Curso, Primer, Curso, Alicia Guerra. Guatemala
6- Decreto Ley No. 1,748 Ley de Servicio Civil, Congreso de la República de Guatemala de fecha 10 de octubre de 1997
7 -Eddie Eugenio Tohon Martínez. Instrumentos de Registros y Control Administrativo EPS PFASE FHUSAC Guatemala 2000 (Págs. 43 – 45)
8- Fotocopias DEDG. Dirección de Educación Departamento Guatemala.
9- Efraín Aguilar Torres. Asesoría Administrativa, Impresiones San José, Guatemala, 1999. (Pág.28, 29,22)
10- INAP. Documentos Específicos de la Administración Educativa, 1981
11- Curso de Redacción de Documentos III parte. Inst. Licda. Ma. Del Carmen de Fernández. Guatemala
12- Elaboración Técnica de Documentos Oficiales. Inst. Licda. Ma. Del Carmen de Fernández. Guatemala
13- Elaboración Técnica de Documentos Oficiales. Actas y Memorándum. Inst. Licda. Ma. Del Carmen de Fernández. Guatemala
14- Manual de Coordinador Técnico Administrativo DDEDU. MINEDUC. Guatemala 1999 (Págs. 72 – 73)
15- Manual de Supervisión Educativa Compilación y Acotaciones PEODEVOS OEA. Dirección General de Educación Escolar. MINEDUC. Guatemala 1996 (Págs. 53-59)
16- Miguel Francisco Estrada Administración II. Organización. Dirección Control. Recopilación únicamente para fines docentes. FCES USAC. Guatemala.
17- Reyes Ponce, Agustín. Administración Moderna. Edit. Limusa. México 1994 (Págs. 30 – 31)
18- Tratado de Correspondencia Comercial y Oficial. Neftali Duque Méndez. Caracas 1969.
19- USAC, FHUSAC, Manual de Procedimientos para la Supervisión Educativa 1993
Autor:
Fredy Cardona Recinos
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